Unternehmensweites Dokumentenmanagement mit

Alfresco® bei SIGNA

Franz HillebrandGeschäftsführer SIGNA Informationstechnologie GmbH17.09.2014 1

SIGNA UNTERNEHMENSGRUPPE

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SIGNA ist es in den ersten 16 Jahren ihres Bestehens gelungen, sich mit einem Immobilienvermögen von über 6 Milliarden Euro und einem Umsatzvolumen ihrer Retailbeteiligungen von über 3 Milliarden Euro zu einem Unternehmen europäischen Formats zu entwickeln. Die Gruppe umfasst zwei zentrale Kerngeschäftsbereiche: SIGNA Real Estate und SIGNA Retail.

SIGNA REAL ESTATEAn sieben Standorten in Österreich, Deutschland, Italien und der Schweiz sind im Bereich SIGNA Real Estate rund 150 Mitarbeiter beschäftigt und managen ein Immobilien-vermögen von über 6 Milliarden Euro. SIGNA Real Estate untergliedert sich in vier unabhängige Bereiche:

• SIGNA PRIME SELECTIONInvestition und Halten außergewöhnlicher Immobilien in besten Innenstadtlagen Europas

• SIGNA DEVELOPMENT SELECTIONInvestition in klassisches Immobilien-Development

• SIGNA REAL ESTATE MANAGEMENTServiceprovider in den Bereichen Akquisition, Entwicklung, Research, Vermietung, Bau- & Asset Management sowie Verkauf

• SIGNA FUNDSImmobilien-Investment-Produkte

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SIGNA RETAILDer gesamte Handelssektor wird im Bereich SIGNA Retailgebündelt. Mit über 20.000 Mitarbeitern an über 100Standorten erzielen die vier voneinander unabhängigenGesellschaften einen Umsatz von rund 3 Milliarden Euro proJahr und zählen damit zu den großen Unternehmen imdeutschen Einzelhandel.

• THE KADEWE GROUPIkonen wie KaDeWe in Berlin, Alsterhaus in Hamburg und Oberpollinger in München bilden die legendäre Gruppe an Kaufhäusern im Premiumsegment

• KARSTADT SPORTSZweitgrößter Sportartikelanbieter in Deutschland

• KARSTADT WARENHAUSGroßer deutscher Warenhauskonzern mit über hundertjähriger Tradition

• EATALY DISTRIBUZIONEEines der am schnellsten wachsenden und erfolgreichsten Gastronomie- und Foodkonzepte bringt italienisches Feinkost-Konzept nach Deutschland, Österreich und in die deutschsprachige Schweiz.

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2008

2016

INFORMATION – COMMUNICATION – EXPERIENCE = ICE

So gingen wir an den Start 2008:

IT Ziele:• Unstrukturierten Daten auf Fileservern organisieren und strukturieren.• Eine funktionierende Suche bereitstellen.• Berechtigungen und Security (inkl. Audit) neu organisieren und bereitstellen.• Versionen und „Löschsicherheit“ bei Dokumenten.

Geschäftsziele:

• Der Exit (Verkauf) eines Projekts muss gemäß internationalen Standards abgewickelt werden können.

• Größtmögliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Hinblick auf das gesamte Projektgeschehen herstellen.

• Es besteht eine einheitliche Datenbasis mit allen relevanten Informationen zu den Projekten, sodass eine möglichst effiziente Informationsgewinnung gewährleistet ist.

STRUKTUR SIGNA ABLAGE/DOKUMENTE

Struktur:• Objekt Ablage (Objekte, Oberbau und

Managementgesellschaften)• Business Area (IT, HR, etc.)

Vorgehensweise:• Finale Dokumente vs. Arbeitsdokumente

Spezialität:• Datenräume und Due Diligence

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EXPERIENCE ODER EXPERIMENT ODER DAS ERSTE JAHR NACH GO LIVE!

• permanente Änderungswünsche der Ablage, keine Absprache, kein OWNER

• Geschwindigkeit• Wiederstand formierte sich (ich arbeite

seit 5 Jahren so…..)• Workflow für Qualitätssicherung zu

komplex und zu kompliziert• keine Absprachen in der Ablage und

Diskussion zw. Google Typen und Ordnerfetischisten

• Schattenablagen auf Laufwerk C:• Outlook forever

Und dann war da noch der HERO Status oder das Pinky and the Brain Syndrom.

STATUS HEUTE

• Die Systeme sind etabliert und akzeptiert.• Neuankömmlinge sind begeistert von der Struktur und dem System.• Die Verantwortlichkeiten und Zugriffe sind klar geregelt und werden gelebt.• Es wurde ein Ablagestruktur Gremium eingerichtet, etabliert und dieses wird auch

anerkannt (aktuelle Ablagestruktur Version 2.3).• Es liegen Ablagerichtlinien und Handbücher auf.• Regelmäßige Schulungen und Auffrischungen werden angeboten und

verpflichtend durchgeführt.• Es wird auf hohem Niveau gejammert (sonst wäre es ja langweilig).

WARUM NUN ZWEI DMS SYSTEME?

• Sharepoint Pfad/Dateinamen Beschränkung verursacht uns immer wieder Probleme:

• Für Sharepoint Freigaben von „Bereichen“ an Externe über das Internet fehlt uns der Mut.

• Es fehlen einfachere Möglichkeiten von Aktionen auf Ordnern in SharePoint. • User Verwaltung (Externe und Interne) nur über AD möglich. • Unklare SharePoint Strategie von Microsoft.

Und noch viele andere Gründe führen uns Richtung

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/Projekte/76/02 Liegenschaft und Gebude/02.01 Liegenschaft/02.01.05 Rechtliche Belastungen/Sondernutzungserlaubnisse Nr. 404, 405 u 408/HSBK_2011-12-01_SonBe_EK_Schreiben des Bezirksamtes Charlottenburg mit Erhebungsbescheid von Sondernutzungsgebühren.pdf

UND IN WAHRHEIT HABEN WIR NOCH EIN DRITTES DMS (ODER DIGITAL ASSET MANAGEMENT?)

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Cumulus für die Bilddatenbank und Zusammenarbeit mit den Werbeagenturen und Print Medien.

SHAREPOINT UND ALFRESCO OBERFLÄCHE ANGEPASST

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EINE FRAGE DES CLIENTS/ZUGRIFFS

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ZIEL - ONE CLIENT FOR ALL

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DIE ZUKUNFT• Sharepoint als Plattform bleibt bestehen für:

– Elektronischer Rechnungslauf– Zeiterfassung– Intranet (News, Mitarbeiterinformationen, Bilder und Videos interner Veranstaltungen)– Vorlagen– Videokonferenz Reservierungssystem– Mitarbeitersuche und Stellenbeschreibungen– Urlaubskalender und Veranstaltungskalender– Dokumentenablage für Business Area – Eigenentwicklungen (aktuell LOAN Reporting)– Uvm.

• Alfresco als Plattform für:– Objektablage– Zusammenarbeit mir externen– Unsere „DropBox“

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ALLES WIRD EINS (ZUMINDEST AUS DER ANWENDER SICHT)

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