Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

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Anforderungen der europäischen Finanzkontrolle an die Abwicklung von Forschungsprojekten

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Übersicht

• 1. Prüfungsziele, -anlässe, -ergebnisse

• 2 Externe und interne Prüfungen• 3. Prüfungsabschnitte• 4. Prüfungs-Check Liste• 5. Follow-up der Prüfungen• 6. Beispiele von festgestellten Fehlern/Mängel• 7. Management des 5.FRP und Ausblick auf 7.Rahmen-

programm• 8.Referenzen

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1. Prüfungsziele, -anlässe, -ergebnisse

1.1.- Finanzprüfung (Ordnungs- und Rechtmäßigkeit

- Performance Prüfung

1.2. – Zuverlässigkeitsprüfung

- Thematische Prüfungen

1.3. - Jahresbericht

- Sonderbericht

- Stellungnahmen

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2. Externe und interne Prüfungen

2.1 Europäischer Rechnungshof (Prüfung der

Rechnungslegung und Mittelverwendung der EU;

Entlastung)

2.2. Prüfung durch die Kommission

2.3. Zertifizierung der cost-statements

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3. Prüfungsabschnitte

Prüfungsplanung (Risikoanalyse; APM; AWP)

Stichprobe; Projektauswahl

Aktenprüfung Kommission

Prüfungsankündigung (vor Ort)

Vor Ort Prüfung

Vorläufige Prüfungsfeststellungen an die Kommission

Endgültige Bemerkungen (ggf. Bezug in Berichten) – follow-up

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4. Prüfungs-Check list -1

Informationen über den Zuwendungsempfänger

- Statut, Eigentümerverhältnisse, letzte Jahresabschlüsse mit Prüfungsbericht

- Organisationsplan

- Liste der mit dem Projekt befassten Personen

- Interne Vorschriften o. Richtlinien für die finanzielle und wissenschaftliche Vw. des/der EU-Verträge

- Liste aller abgeschlossenen u. laufenden F&E Verträge mit der Kommission (1997 – 2004)

- Liste anderer EU Zuwendungen (Referenz, Beträge) (1997 –2004)

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4. Prüfungs-Check list -2

Eingang und Verteilung der Zuwendungen

Projekt Berichte und Vertragsänderungen

Rechnungslegungssystem für das Projekt

Detaillierte Liste und Zusammenfassung der/des cost statement

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4. Prüfungs-Check list –3

Personalkosten

- Liste der Personen (Zeitraum im Projekt; Position;

Kategorie)

- Arbeitsverträge (bzw. Nachweis der Abordnung)

- Gehaltsliste und Nachweis der Gehaltszahlungen

- Kalkulation der Stundensätze (Btto plus Abgaben)

- Bestätigte Zeitnachweise aller am Projekt beteiligten

Personen

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4. Prüfungs-Check list - 4

Anschaffungen von Geräten (inkl.Leasing)

- Originalrechnung

- Abschreibungsberechnung

- Inventarverzeichnis (sofern für das Projekt)

- Benutzernachweis (z.B. Laborlogbuch)

- physischer Nachweis

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4. Prüfungs-Check list - 5

Unterverträge

- Vergaberichtlinien des Zuwendungsempfängers

- Originalvertrag (mit datierten Unterschriften inkl. Techn.

Anhänge)

- Anfrage und Genehmigung durch die Kommission

- Rechnungen

- Nachweis der Lieferungen/Leistungen

- Status/Eigentümerverhältnisse des Untervertragsnehmers

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4. Prüfungs-Check list - 6

Reisekosten

- interne Reiserichtlinien

- Liste mit allen Personen, Zielen, Daten und Kosten der

projektbezogenen Reisen

- Genehmigte (Dienst-)Reiseanträge

- Kommissionsgenehmigung für Länder außerhalb der

EU/EFTA

- Rechnungen für Reisen, Unterkunft etc. und boarding card

bzw. Tickets

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4. Prüfungs-Check list - 7

Verbrauchsmaterial

- interne Vorschriften zur Beschaffung

- Bestellung

- Rechnungen

- Lagerentnahmenachweis

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5. Follow-up der Prüfungen

Kommission veranlasst Nachgang bei Zuwendungsempfänger (Zusatzprüfung; Stellungnahme des ZWEmpfängers; Rückforderungen ggf. „red flag procedure“

Bei Unregelmäßigkeiten: OLAF

Überprüfung der von der Kommission getroffenen Maßnahmen und Bericht im Jahresbericht (follow-up der Hofbemerkungen und Auflagen im Entlastungsverfahren)

Impact assessment der RP

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6. Beispiele von festgestellten Fehlern/Mängel

• Antragsverfahren (Evaluierung)

• Verträge

• Zahlungen

• Fehlende Zeiterfassung

• Budgetierte statt reale Kosten

• Überhöhte Abrechnungen

• Doppelabrechnungen

• Fehlende Projektbuchhaltung

• Reisekosten

• Geräte und Verbrauchsmaterialien

• Fehlende Zielerreichung

• Berichtswesen

• Unzureichende Zertifikate

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7. Management des 5.RP und Ausblick auf 7. Rahmenprogramm

• Systemanalyse und Tests des Management des 5.RP hat erhebliche Schwachstellen nachgewiesen.

• Zahlreiche Empfehlungen zur nachhaltigen Verbesserung (z.B. IT Instrumente, Antragsverfahren, Rolle des Koordinators, Bedeutung des audit certificates; Sanktionen)

• Intensive Diskussion mit Fachministerien auf Basis des SB u. mit EP, im Hínblick auf 7RP (eventuell “avis” vom ERH)

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8.Referenzen

• Sonderbericht Nr. 9/99 „Forschungsmaßnahmen im Bereich der Landwirtschaft u. Fischerei; Programm FAIR“ ABL C 92 30.03.2000

• SB Nr.10/2000 „GFSM Vergabe von öffentlichen Aufträgen“, ABL C 172 21.06.2000

• SB Nr. 9/2000 „Ausbildung und Mobilität von Forschern“, ABL C 349 10.12.2001

• SB Nr.2/2002 „Sokrates und Jugend für Europa“, ABL C 136 07.06.2002

• SB Nr. 1/2004 „Verwaltung indirekter FTE Aktionen (5.RP)“, ABL C 99 23.04.2004

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Kontakte:

Prof. Dr. Hendrik FEHR

Abteilungsleiter am Europ. Rechnungshof

12, rue Alcide De Gasperi

L-1511 Luxemburg+352.43 98 45503 hendrik.fehr@eca.eu.int

www.eca.eu.int

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