Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,...

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) und GDPdU

GoBD meets DMS

Stuttgart, 9. Oktober 2014

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung & Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen & Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Abkürzung GoBD

GZ IV A 4 - S 0316/13/10003

DOK 2013/0333833

Entwurf vom April 2014

http://www.elektronische-steuerpruefung.de/bmf/gobd-entwurf.pdf

Zielsetzung

Ablösung der GoBS

Ablösung GDPdU

Konkretisierung von Einzelthemen

Verweis auf diverse BFH-Urteile

Entwurf wurde zur Abstimmung an Verbände gegeben

Umfangreiche Stellungnahmen von Bitkom, AWV, IDW etc. wurden zurückgemeldet

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Themenbereiche der GoBD

1. Anwendungsbereich

2. Verantwortlichkeit

3. Allgemeine Anforderungen

4. Belegwesen (Belegfunktion)

5. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung

6. Internes Kontrollsystem (IKS)

7. Datensicherheit

8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen

9. Aufbewahrung

10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

11. Datenzugriff

12. Zertifizierung und Software-Testate

13. Anwendungsregelung

Bezug zu DMS-Lösungen

Bisherige Regelwerke & Verlautbarungen

GOBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

GOBSGrundsätze ordnungsgemäßer DV-

gestützter Buchführungssysteme, 1995

Anlage zum BMF-Schreiben

Präzisierung im Hinblick

auf DV-Buchführung

Schreiben BMF vom 7.11.1995

HGBz.B. §§ 238, 239, 257, 261

AO 1977z.B. §§ 90, 145, 146, 147, 148

GDPdUvom 16. Juli 2001

UStG§ 14: Aufbewahrung von

Rechnungen

Verweis auf

FAIT 1Grundsätze ordnungsmäßiger

Buchführung bei Einsatz von

Informationstechnologie



Electronic Commerce


Buchführung beim Einsatz

elektronischer Archivierungsverfahren

Vom IDW konkretisiert

Verweis auf

Steuervereinfachungs-

gesetz 2011Elektronische Rechnungen

Konkretisierung in

Verweis auf Fristen im HGB §257

Detaillierung

für digitale

Betriebsprüfung

SigG, SigV(Signaturgesetz,

Signaturverordnung)

BDSG(Bundesdatenschutzgesetz)

BMF-SchreibenVereinfachung der elektronischen

Rechnungsstellung

vom 2. Juli 2012

Konkretisierung in

Verweis auf

4

Die GoBD: Ersatz von GoBS & GDPdU

GOBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

GOBDGrundsätze zur ordnungsmäßigen

Führung und Aufbewahrung von

Büchern, Aufzeichnungen und

Unterlagen in elektronischer Form sowie

zum Datenzugriff

Präzisierung im Hinblick

auf DV-Buchführung

Schreiben BMF Entwurf vom April 2013

HGBz.B. §§ 238, 239, 257, 261

AO 1977z.B. §§ 90, 145, 146, 147, 148

UStG§ 14: Aufbewahrung von

Rechnungen



Informationstechnologie



Electronic Commerce


Buchführung beim Einsatz

elektronischer Archivierungsverfahren

Vom IDW konkretisiert

Steuervereinfachungs-

gesetz 2011Elektronische Rechnungen

Konkretisierung in

Verweis auf Fristen im HGB §257

Detaillierung

für Aufbewahrung

und digitale

Betriebsprüfung

SigG, SigV(Signaturgesetz,

Signaturverordnung)

BDSG(Bundesdatenschutzgesetz)

BMF-SchreibenVereinfachung der elektronischen

Rechnungsstellung

vom 2. Juli 2012

Konkretisierung in

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Anwendungsbereich

Relevant für steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, z. B. nach

§§ 90 Abs. 3, 141 bis 144 AO

§ 22 UStG, §§ 4 Abs. 3 S. 5, 4 Abs. 4a S. 6, 4 Abs. 7

§ 41 EStG

Fokus: Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten, Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen

Definition der Begriffe Aufzeichnung, Bücher, Geschäftsvorfälle, DV-System

Verweis auf die Grundsätze ordnungsmäßger Buchführung (GoB) als Grundlage

Keine technischen Vorgaben, eher Analogieschlüsse

Vergleich zwischen handschriftlich geführten Handels-büchern im verschlossenen Schrank mit elektronischen Handelsunterlagen mit elektronischen Zugriffschutz

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Verantwortlichkeit & Grundsätze

Definition der Ordnungsmäßigkeit über Grundsätze

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Verbuchung

Vollständigkeit

Richtigkeit

Zeitgerechtheit

Ordnung

Unveränderbarkeit

Die Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erhalten bleiben

Gilt auch für freiwillig geführte Unterlagen

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Grundsätze der Wahrheit, Klarheit & fortlaufenden Verbuchung

Vollständigkeit

Vollständige und lückenlose Aufzeichnung / Aufbewahrung

Maschinelle, organisatorische und programmierte Kontrollen erforderlich (z. B. Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, automatisierte Vergabe von Datensatz-nummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern).

Zusammenfassung von Datenbeständen zulässig, wenn Einzelbuchung ebenfalls aufbewahrt werden

Richtigkeit

Korrektheit der Buchung

Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen

Zeitgerechtheit

Geschäftsvorfall ist möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung zu erfassen

Sammeln und zeitversetzte Verarbeitung wird nicht als zeitgerecht angesehen

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Grundsätze der Wahrheit, Klarheit & fortlaufenden Verbuchung

Ordnung

Bücher und Aufzeichnungen müssen nach Ordnungsprinzipien geführt, einzeln und sachlich geordnet

Beispiele für keine ausreichende Ordnung: nur Beleg- oder Buchungsdatum, nur Kontoauszugnummer, nur Name

Belegfunktion

Weiterhin grundsätzlich gültig: Keine Buchung ohne Beleg

Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden

Neu: Auch ein DV-Verfahren darf Belegfunktion besitzen

Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium und zum Buchungsdatum

Papierbelege: Auf dem Papierbeleg

Elektronischer Beleg: Datensatz mit Angaben zur Kontierung und eine elektronische Verknüpfung (z. B. Index, Paginiernummer, Barcode, Dokumenten-ID)

Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben

und aufbewahrt werden.

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Sicherstellung der Unveränderbarkeit

Nachvollziehbarkeit, nicht Unveränderbarkeit

Zitat: »Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist«

Änderungen sind sehr wohl zulässig: »Veränderungen und Löschungen von und an Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und anderen Unterlagen müssen protokolliert werden.«

Technische Umsetzungsmöglichkeiten

Hardwaremäßig (z. B. unveränderbare Datenträger)

Softwaremäßig (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten, Sicherungen, Sperren, Protokollierung)

Aussagen zur Ablage im Dateisystem

»Die Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.«

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Aufbewahrung von Dokumenten

Verweis auf AO, HGB, EStG, UStG

Geordnete Aufbewahrung

z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch

Art der Aufbewahrung ist unverändert

empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich

andere Unterlagen inhaltlich

Elektronische Unterlagen müssen elektronisch aufbewahrt werden

Beispiel E-Mail: Dient eine E-Mail nur als »Transportmittel«, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)

Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar

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Aufbewahrung & Buchungsinformationen

Verweis zur Buchung

Elektronische Dokumente sind mit einem unveränderbaren und eindeutigen Index zu versehen

Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument während der gesamten Aufbewahrungsfrist

Buchungsvermerke

Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, farblichen Hervorhebungen usw. darf unabhängig von seiner technischen Ausgestaltung - keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben

Diese Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet ist

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Umfang der Aufbewahrung

Aufbewahrung im Ursprungsformat

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden

Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, Verträge, Verfahrens-dokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen

Bei Einsatz von Kryptografietechniken sind die verschlüsselte und die entschlüsselte Unterlage und die verwendeten Schlüssel aufzubewahren. Werden Signaturprüfschlüssel verwendet, sind die eingesetzten Schlüssel aufzubewahren.

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Umfang der Aufbewahrung

Ausweitung

Erfolgt im Rahmen des Scan-Vorgangs eine Verarbeitung (z. B. Optical-Character-Recognition-Verfahren, OCR-Verfahren) sind die dadurch gewonnenen Informationen inhaltlich aufzubewahren.

Neben den Daten in Form von Datensätzen und den elektronischen Dokumenten sind auch die zugehörigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form sowie die internen und externen Verknüpfungen vollständig und in unverdichteter, maschinell auswertbarer Form aufzubewahren

Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen.

Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind.

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Aufbewahrung von Stammdaten & Systemeinstellungen

Protokollierung von Änderungen

in Einstellungen oder die Parametrisierung der Software

in Stammdaten (z. B. Abkürzungs- oder Schlüsselverzeichnisse, Organisationspläne)

in Bewegungsdaten (z. B. Umsatzsteuerschlüssel, Währungseinheit, Kontoeigenschaft)

Umgang mit Stammdaten

Problem der oft mangelhaften Historisierung von Stammdaten wurde adressiert

Ggf. müssen Stammdatenänderungen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern.

Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein

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Datenzugriff & maschinelle Auswertbarkeit

Anforderungen der GDPdU und der Fragen- und Antworten-Kataloge wurden eingearbeitet und erweitert

Art der Außenprüfung begrenzt nicht den Datenzugriff

Zugriffsarten Z1-Z3:

Z1 und Z2: Keine Neuerungen

Neu für Z3: Gilt jetzt auch für Dokumente: Die Finanzbehörde kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen… elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden.

Vorhandene bekannte Anforderungen

mathematisch-technische Auswertungen (wahlfreie Sortier-, Summier-, Verbindungs- und Filterungsmöglichkeiten)

Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig

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Anforderungen an die Systemabschaltung

Auswertbarkeit muss erhalten bleiben

ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems über die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten

Überführung in ein quantitativ und qualitativ gleichwertiges neues System

erforderlichen Datenumwandlung (Migration) darf ausschließlich das Format der Daten (z. B. Datums- und Währungsformat) umgesetzt,

keine inhaltliche Änderung der Daten

Die vorgenommenen Änderungen sind zu dokumentieren

Eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien ist unzulässig, soweit nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten sind.

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Nachvollziehbarkeit & Zertifizierung

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit soll progressive und retrograde Prüfung ermöglichen

Eineindeutig von der Buchung zum Beleg

Nachvollziehbarkeit wird durch das Stichwort »Verfahrensdokumentation« adressiert

Sachverständige Dritte soll schnell einen Überblick über Systeme und Verfahren geben

Definition von Kompetenzen: Von einem sachverständigen Dritten kann zwar Sachverstand hinsichtlich der Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 AO und allgemeiner DV-Sachverstand erwartet werden, nicht jedoch spezielle, produktabhängige System- oder Programmierkenntnisse

Relevant sind die aktuellen und die historischen Verfahren

Versionierung der Dokumentation erforderlich

Alte Dokumentenstände müssen auch aufbewahrt werden

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Stichwort »Verfahrensdokumentation« ist ein prominentes Thema

Über 20 Erwähnungen im BMF-Schreiben

Hohe Gewichtung im Dokument

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit steht vor den inhaltlichen Grundsätzen im BMF-Schreiben

Keine detaillierte Themenübersicht für die Inhalte einer solchen Dokumentation, aber:

was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist

Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozess

z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung,

Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion

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Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus

einer allgemeinen Beschreibung

einer Anwenderdokumentation

einer technischen Systemdokumentation

einer Betriebsdokumentation

Arbeitsanweisungen am Beispiel des Scan-Vorgangs

wer darf scannen, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird

welches Schriftgut gescannt wird

ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist

wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit

wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Auch Dokumentation erforderlich für

Tabellendaten (Stammdaten, Bewegungsdaten)

Metadaten wie z. B. Grund- oder Systemeinstellungen, geänderte Parameter

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Stichwort »Verfahrensdokumentation« ist ein prominentes Thema

Fazit: Nicht verunsichern lassen Fazit

Die GoBD besitzen in vielen DMS-relevanten Bereichen einen erfreulichen Konkretisierungsgrad!

Immer wichtig: Quellen prüfen

Originalquellen lesen

Bei Sekundärliteratur prüfen, welche Beweggründe der Autor haben könnte

Häufigster Beweggrund: Wirtschaftliches Interesse

Mit Prüfern abstimmen

Gelebte Praxis ist oft halb so kritisch wie die Theorie

Interpretationsspielraum nutzen

Gesetze sind oft allgemein

Technik ist konkret

Handeln und Riskieren

In jedem Fall etwas tun

Nicht „zu fahrlässig“

Möglichkeit der Korrektur ist immer gegeben

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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Ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung: Beispiele zum Thema Vollständigkeit

Bereich Typische Anforderungen

Lückenlose Aufbewahrung aller Dokumente

Vollständige Anlieferung Sicherstellung der Transaktionskontrolle (Bsp. Import-

Prozesse) Funktionen zur Konsistenzprüfung von Dokumenten und

Datenbestand intern (Dokumente ohne Index und umgekehrt) oder extern (bspw. offene Barcodes mit SAP)

Keine Löschmöglichkeit vor Ende der Aufbewahrungsfrist

Prüfung vollständige Erfassung

Technische Reports zur Prüfung der Vollständigkeit Arbeitsanweisung

Vollständige Dokumente

Alle relevanten Seiten und Anhänge eines Dokumentes sind vorhanden

Bei E-Mails sind relevante Attachments vorhanden Ggf. Rückseitenerfassung Vermeidung von Doppelseiteneinzug beim Scannen

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Ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung: Beispiele zum Thema Richtigkeit


Gleichheit Bildliche / inhaltliche Gleichheit der Dokumente Zuordnung Netto-Daten zu Hintergrund-Layout

Archivierungsformate Nutzung gängiger Dateiformaten (PDF, Office, TIFF, JPG) Konvertierung in Langzeitformate

Scannen Scan-Einstellungen (Farbe, DPI, Kontrast , Dokumententrennung, Doppelerfassung, QS, etc.)

Regelung für Papier-Dokumente, die zusätzlich im Original aufgehoben werden sollen

Konvertierung und Kompression

Kein Informationsverlust bei Kompression / Konvertierung Keine Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit bei

steuerlich relevanten Dateien

Indexierung Regelwerke und Prüfungen Qualitätssicherungs-Regeln, bspw. 4-Augen-Prinzip

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Ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung: Beispiele zum Thema Zeitgerechtheit


Zeitnahe Überführung in Archivumgebung

Automatische Archivierung aus Anwendungen, wenn möglich

Arbeitsanweisung zur zeitnahen Überführung von Dokumenten (bei früher oder später Erfassung)

Datums-Zuordnung Datumsfeld aus dem der Archivierungszeitpunkt erkennbar ist (auch in Protokollen)

Datumsfeld, aus dem sich die Aufbewahrungsfrist ermitteln lässt

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Ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung: Beispiele zum Thema Vertraulichkeit


Authentifizierung Sichere Systemanmeldung (Personalisierter Log-in, Log-in-Regeln, Passwort-Regeln, AD-Integration)

Berechtigungssystem Funktionale Rechteprofile (lesen, ändern, löschen etc.) Unterschiedliche Sichtbarkeit auf Dokumentenbestände

über Berechtigungen Trennung nach Mandanten Trennung von Administration zu normalem Zugriff Bei Bedarf: Protokollierung des Zugriffs

Löschen und Ändern Ändernde Aktionen können speziellen Anwendern zugeordnet werden

Bereitstellung an Dritte

Besondere Maßnahmen bei der Bereitstellung von Dokumenten an Dritte (Bsp. Verschlüsselung, Wasserzeichen)

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Ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung: Beispiele zum Thema Ordnung


Aufbewahrungspflicht Definition der relevanten Dokumente (keine vollständige Aufbewahrung von allem)

Unterscheidung Arbeitsversionen und finale Dokumente

Elektronische Ablagestrukturen

Definierte Akten- / Indexstrukturen (numerische Zuordnung, Dokumentarten, Datum etc.)

Vermeidung persönliche Strukturen für aufbewahrungspflichtige Dokumente

Eindeutigkeit Eindeutige Dokumenten-IDs Bei Buchungsbelegen: Eineindeutige Zuordnung von

Buchung zu Beleg

Lösch-Funktionen Funktionen zum Löschen nicht mehr relevanter Informationen

Kontrollierter Löschprozess (Vorschlagsliste, 4-Augen-Prinzip, Protokollierung)

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Ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung: Beispiele zum Thema Nachvollziehbarkeit


Protokollierung von Änderungen an Dokumenten

Protokollierung von ändernden Aktionen (Import, Index-änderungen, Löschungen) inkl. Personen- und Datumszuordnung

Aufbewahrung der Protokolle entsprechend der Aufbewahrungsfrist der Dokumente

Protokollierung von administrativen Einstellungen

Protokollierung von Berechtigungseinstellungen, Indexregeln, Fristen etc.

Protokollierung Systemfehler

Protokollierung Fehlersituationen

Verfahrens-dokumentation

Dokumentation des Archivierungsverfahrens für sachverständige Dritte

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Ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung: Beispiele zum Thema Unveränderbarkeit


Unveränderbarkeit Dokumente

Dokumente und deren Metadatenstrukturen dürfen nur nachvollziehbar verändert werden

Protokollierung von ändernden Prozessen Versionierung / Historisierung von Dokumenten / Daten Einsatz von unveränderbaren Speichermedien,

Hashwerten, Signaturen zur Kontrolle und Vermeidung von Änderungen

Notiz-Funktion verändert nicht die Dokumente Sicherstellung Unveränderbarkeit / Nachvollziehbarkeit

bei administrativem Zugriff (auch über Betriebssystem)

Unveränderbarkeit Protokollierung

System-Protokolle dürfen nicht verändert oder gelöscht werden

Unveränderbarkeit dokumentation

Versionierung / Historisierung der Dokumentation

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Ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung: Beispiele zum Thema Sicherheit


Allgemeine IT-Sicherheit

Zugangsschutz IT-Systeme (Zugang Räume) Schutz gegen Brand, Wasser, Katastrophe

Test- und Freigabe Testumgebung Systematische Tests und Testverfahren Definiertes Freigabeverfahren, Transportsystem

Datensicherung Mehrstufiges Backup-Verfahren

Verfügbarkeit Systemauslegung entsprechende Business-Anforderungen

Geordnetes und dokumentiertes Fehlermanagement Wartungs- und Service-Regelungen Massen-Export-Funktion

Notfall-Betrieb Regelungen und Systeme für den Notfall-Betrieb

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