Update E-Rechnung, Mobiles Scannen & GoBD · 2019. 1. 8. · Update E-Rechnung, Mobiles Scannen &...

Update E-Rechnung, Mobiles Scannen & GoBD

Stefan GroßPeters, Schönberger & Partner

Chancen nutzen, Risiken minimieren

Update E-Rechnung, Mobiles Scannen & GoBD 2

Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigenRechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. SpezielleUmstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zuabweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungenkönnen daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf IhreUmstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuer-beraters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungenbesprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichendeAuffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.

Disclaimer


Der größte Hotelbetrieb der Welt hat keine eigenen Betten …

Der größte Händler der Welt hat keine eigenen Läden …

Das größte Taxi-Unternehmen der Welt hat keine eigenen Fahrzeuge …

Die größten Software-Unternehmen der Welt lassen die Kunden programmieren …

Die Wirtschaft verändert sich fundamental …


Klarer Trend zur Digitalisierung des Steuerrechts …

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GoBD

XRechnung

E-Rechnung

MobilesScannen


Wrap-UpGoBD


GoBS und GDPdU-Nachfolger

Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit

Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen

Anforderungen an die Aufbewahrung

Vorgaben zum Datenzugriff

Elektronische Erfassung von Papierdokumenten

Verfahrensdokumentation

Die GoBD im Überblick


evtl.Konvertierungen

„OriginäresFormat“

Papieraufbewahrung

Originalkann digitalisiert werden GoBD

Elektronische Aufbewahrung

Papierrechnung

E-Rechnung

Aufbewahrung: Digitalisate vs. originär elektronisch


GoBD gestatten künftig Scannen im Ausland

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Neufassung ortsneutral

Bildlichen Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden

Dazu wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland an den Ortder elektronischen Buchführung verbracht und dort bildlich erfasst (digitalisiert) werden

Voraussetzung: Die Digitalisierung erfolgt zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland


GoBD erleichtern künftig Konvertierung

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Die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend (Bildung von „Äquivalenzklassen“)

Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen

Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)

Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren

Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werdennicht eingeschränkt


Grundsatz: E-Mails sind als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig

Keine Aufbewahrungspflicht soweit nur als „Transportmittel“

Außersteuerliche Gründe beachten

Datenschutz – DSGVO!

Sonderfall(e) E-Mails

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Mathematisch technische Auswertungen

Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne

Maschinelle Auswertbarkeit

„IDEA-Auswertbarkeit“ E-Mails/DMS Bildschirmabfragen etc.

Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff


Im Fokus: Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

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Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständigund schlüssig ersichtlich sind

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigenDritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein

Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion)

Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrens-dokumentation

Ziel: Steuerliche Verfahrensdokumentation mit Ausführungen zum GoBD-Kontrollumfeld


„PSP Template“ Verfahrensdokumentation

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Sicherstellung GoBD Compliance

Sachlogischer Prozess

Anforderungen GoBD Kontrollumfeld

Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle


Dokumentation nach Best Practice

0 Präambel

1 Überblick und Zielsetzung (Zielesetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD,

generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen)

2 Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS),

Aktivitäten-Split, Cloud-Lösung)

3 Sachlogische Beschreibung je ProzessGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-/UStG-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

4 Elektronische AufbewahrungGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

5 Bereitstellung (Z1 bis Z3)GoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

6 IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT-Kontrollumfeld (ITGC),

IT-Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)


Hauptdokumentmit im Wesentlichen

unveränderten Inhalten+

Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, …

Arbeitsanweisungen, …Verfahrens-beschreibungen

im Detail

Technische Unterlagen,Handbücher, …

Versionierung und Aufbewahrung beachten:Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und

über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren.

Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente


Verfahrensdokumentation als „Must-have“

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Scannen, bildliche Erfassung, Mobiles Scannen, …

(Elektronischer) Belegeingang und Belegausgang

Elektronische Aufbewahrung und Datenzugriff

Steuerliches IKS, Tax CMS, …

Deep Dive Verfahrensdokumentation am 11. Dezember 2018


GoBD 2.0 – Die geplante Neufassung im Überblick

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Das Fotografieren von Belegen durch mobile Geräte (Mobiles Scannen) ist dem stationären Scanvorgang gleichgestellt

Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Geräte im Ausland

Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig

Unter bestimmten Voraussetzung ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichendund es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion

Cloud-Systeme sind explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen


Wrap-UpMobiles Scannen


Mobile Capture – Vom Smartphone in die Buchführung


Die Vorteile liegen auf der Hand

Mehrwert

Mobiles Ablichten von Reisekostenbelegen, Tankquittungenoder Hotelrechnungen

Ortsunabhängig

Direkte Anbindung an DMS/ECM

Direkte Mitarbeiter-Integration in die Prozesskette

Direkte Prozessübergabe Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung

Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten

Qualitätssicherung durch spezielle Scan-Apps


GoBD gestatten Mobiles Scannen (Klarstellung)

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Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen (Technologieneutral)

Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt

Unabhängig von der jeweiligen technischen Ausprägung müssen allerdings die Anforderungen der GoBD durchweg erfüllt werden

Bildliche Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden


GoBD-Anforderungen konkret

Anforderung

Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlichübereinstimmt, wenn es (über das DV-System per Bildschirm) lesbar gemacht wird

Alle Belege, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt wurden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden (Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit)

Der mobil erfasste Beleg ist mit einem eindeutigen Index zu versehen, der zentral für alle Belegarten vergeben wird

Der fotografisch generierte und via App übermittelte Beleg ist zeitnah ins Unternehmens-archiv zu überführen (Zeitgerechtheit)

Für Zwecke des Datenzugriffs sind die digitalisierten Belege bereitzustellen(maschinell auswertbar)

Steuerlichen Verfahrensdokumentation, die für den End-to-end-Prozess dezidiert darlegt, wie die Anforderungen der GoBD eingehalten werden („GoBD-Kontrollumfeld“)

Deep Dive Mobiles Scannen am 29. Januar 2019


Wrap-UpE-Rechnung


RechnungRechnungs-aussteller

Rechnungs-empfänger

Steuerliche Sicht: Auf den ersten Blick ganz einfach …


Aber: Auf die Verarbeitungstiefe kommt es an !

Papier Bilddatei

PDF

TIF

JPG

E-Rechnung

EDIFACT

XML

JSON

Automatisierte Verarbeitungstiefe


Die GoBD als Framework

E-Rechnung

GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme


Formatdschungel und Lesbarkeit

ebxml

EDIFACT

EDIFURN

EDITRANS

EDIWHEEL

EDITEX

RINET

ETIS

EDIPAP EDIGAS

EDIFICE

EANCOM

ODETTE

EDI@ENERGY

ZUGFeRD

EDILEKTRO

XÖV

CEFIC

VDA 4938

CEN PC434

Cross IndustryInvoice

Papier

AS2

(S)FTP

HTTPS

EMail

RFC

ENX

OFTPII

X400

OFTP

SOAP


Sonderfall Hybridformate

PDF XML

ZUGFeRD


Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland

EU-Ausland

Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland

E-Rechnung § 146 Abs. 2a AO

Drittland

§ 14b UStGOnline-Zugriff

Cloud-Systeme sind nach der Neufassung explizit

in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen


Wrap-UpXRechnung


Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung


Definition der elektronischen Rechnung

1Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistungabgerechnet wird

2Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt undempfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist

3Ausgangspunkt: Europäische Norm („CEN-Datenmodell“), nationale Umsetzung über die sog. XRechnung (Datenaustauschformat)

4 Reine Bilddateien (PDF, etc.) sind nicht zulässig

5 Hybridformat (z. B. ZUGFeRD) muss in der Datenrepräsentanz die Legaldefinition erfüllen


Inhalte XRechnung


Die XRechnung als Katalysator …

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Positives Signal für die Wirtschaft

Verpflichtende Vorgabe schafft Breitenwirkung

XRechnung als Blaupause für B2B

Die XRechnung als Prozessbeschleuniger

Deep Dive XRechnung am 18. Januar 2019


Ein Blick ins Ausland …


Elektronische Rechnungstellung in anderen EU-Ländern

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Die Blockchain kommt …

0

1

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3

4

5

Rechnung

100

+19

119

GutschriftVorsteuer

Leistender Fiskus Leistungsempfänger


Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen

www.psp.eu/themen/gobd

www.psp.eu/themen/elektronische-

rechnung www.psp.eu/themen/tax-compliance

www.psp.eu/themen/elektronische-

rechnung

http://www.psp.eu/themen/gobd

http://www.psp.eu/themen/elektronische-rechnung

http://www.psp.eu/themen/tax-compliance

http://www.psp.eu/themen/elektronische-rechnung


Der PSP GoBD-Alert

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Sie können sich kostenlos registrieren unter: https://www.psp.eu/abo/

https://www.psp.eu/abo/


Webinare im „Landeanflug“

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Deep Dive Verfahrensdokumentation

Deep Dive XRechung

Ohne GoBD keine Tax Compliance

Deep Dive Mobiles Scannen

Deep Dive Tax CMS

11. Dezember 201810:00 – 11:00 Uhr

18. Januar 201910:30 – 11:15 Uhr

15. März 201910:30 – 11:30 Uhr

29. Januar 201910:30 – 11:15 Uhr

12. Februar 201910:30 – 11:30 Uhr

Anmeldung zu den PSP-Webinaren unter: www.psp.eu/ueber-psp/webinare

http://www.psp.eu/ueber-psp/webinare


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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Peters, Schönberger & PartnerRechtsanwälte Wirtschaftsprüfer SteuerberaterSchackstraße 280539 MünchenTel.: +49 89 3 81 72 - 0Fax: +49 89 3 81 72 - 204 E-Mail: [email protected]: www.psp.eu

Stefan Groß[email protected]

Pilot

Jakob [email protected]

Co-Pilot

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