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Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag

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INTEGRITY PROGRAM

Im Rahmen des IFS Integrity Program führt IFS MANAGEMENT zur Sicherung der Qualität des IFS

unterschiedliche Maßnahmen durch, deren Schwerpunkt in der Überprüfung der von den

Zertifizierungsstellen und ihren Auditoren durchgeführten Audits liegt. Unterschieden werden kann

zwischen den Maßnahmen im Rahmen des Beschwerdemanagements und präventiven Maßnahmen

zur Qualitätssicherung.

(1) Im Rahmen des Beschwerdemanagements können von IFS MANAGEMENT sogenannte

Investigation Audits durchgeführt werden, die der Bearbeitung und Aufklärung von Beschwerden

bezüglich bereits durchgeführter IFS-Audits dienen. Je nach Art und Umfang der jeweiligen

Beschwerde kann ein Investigation CB Office Audit (siehe I. (1) a) unten), ein Investigation On-

Site Supplier Audit (siehe unten I. (1) b) und/oder ein Investigation Witness Audit (siehe I (1) c)

unten) durchgeführt werden. Ziel ist es hierbei immer, den Grund für die Beschwerde festzustellen

sowie mögliche Verstöße gegen die Anforderungen des IFS aufzudecken.

(2) Im Rahmen der präventiven Qualitätssicherungsmaßnahmen werden sogenannte Surveillance

Audits durchgeführt. Diese dienen der stichprobenartigen Überprüfung der durchgeführten IFS-Audits

unabhängig vom Vorliegen von Beschwerden. Es gibt drei Arten der Surveillance Audits: die

Surveillance CB Office Audits (siehe I. (2) a) unten), die Surveillance On-Site Supplier Audits

(siehe I. (2) b) unten) und die Surveillance Witness-Audits (siehe I. (2) c) unten).

Sind im Rahmen des Beschwerdemanagements sämtliche Informationen zur Aufklärung der

Beschwerde gesammelt worden und lassen diese Informationen einen Verstoß des Schweregrades 1

oder 2 gegen die Anforderungen des IFS vermuten oder konnten im Rahmen der Surveillance Audits

wichtige Hinweise für einen möglichen Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 gesammelt werden, gibt

IFS MANAGEMENT diese Informationen an das IFS-Sanktionskomitee (siehe I. (4) unten) weiter.

Zusätzlich werden alle anderen Recherchen durch das IFS Quality Assurance Management, die einen

Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 gegen die Anforderungen des IFS vermuten lassen, an das IFS-

Sanktionskomitee weitergeleitet.

Das Sanktionskomitee entscheidet über das Vorliegen und den Schweregrad des mutmaßlichen

Verstoßes (für Themen, bei denen Verstöße des Schweregrades 1 oder 2 vermutet werden).

Verstöße des Schweregrades 3 (basierend auf IFS-Datenbank-Analysen) können vom IFS Quality

Assurance Management selbst beurteilt werden, müssen jedoch durch den Vorsitzenden (Jurist) des

Sanktionskomitees bestätigt werden.

IFS MANAGEMENT verhängt sodann je nach Schweregrad des Verstoßes und des Vorliegens

vorangegangener Verstöße Sanktionen (siehe IV. unten).


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Das nachfolgende Schaubild stellt den groben Aufbau des IFS Integrity Program dar:

On-Site

Supplier

Audit

Integrity

Program

Surveillance

Audits

IFS Quality

Management - Ausreichende

Anhaltspunkte

vorhanden/ Verstoß

des Schweregrades

1 oder 2

wahrscheinlich

Investigation

Audits

Beschwerde-

management

Präventive QS-

Maßnahmen

Witness-

Audit

CB Office

Audit CB

Office

Audit

On-Site

Supplier

Audit

Vorsitzender

Jurist

Verteter des

Handels

Vertreter der

Industrie

Sanktionskomitee

Teilnehmer der

Zertifizierungsstellen

ohne Stimmrecht

Witness-

Audit

IFS Quality

Management - eigene

Entscheidung über

Verstöße des

Schweregrades 3 auf

Grundlage von

Datenbankanalysen,

bestätigt durch den

Vorsitzenden (Jurist)


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I. Definitionen

(1) Investigation Audits

Investigation Audits sind IFS Audits, die aufgrund einer IFS MANAGEMENT vorliegenden Beschwerde

im Auftrag der IFS MANAGEMENT durchgeführt werden.

Abhängig vom Gegenstand der jeweiligen Beschwerde und der Art des Audits, das zur Aufklärung der

Beschwerde am besten geeignet erscheint, entscheidet IFS MANAGEMENT, ob ein Investigation CB

Office Audit, ein Investigation On-Site Supplier Audit und/oder ein Investigation Witness Audit (siehe I.

(1) a) - c) unten) durchgeführt wird.

IFS MANAGEMENT kündigt das Investigation Audit der betreffenden Zertifizierungsstelle und/oder

dem zertifizierten Unternehmen mit einem Vorlauf von 0 - 48 Stunden an (per E-Mail und per Fax an

die in der IFS-Datenbank hinterlegten Kontaktadressen). Auf § 2 Ziffer 3 des Rahmenvertrages wird

verwiesen.

IFS MANAGEMENT stellt sicher, dass der mit dem Investigation Audit beauftragte Auditor die Fach-

sowie die Sprachkompetenz besitzt (bzw. ein Dolmetscher anwesend ist), das betreffende Audit

durchzuführen. Zudem wird die wirtschaftliche und persönliche Unabhängigkeit gewährleistet, indem

IFS MANAGEMENT immer vor der Beauftragung prüft, ob der Auditor zwei Jahre vor dem

Investigation Audit keine wirtschaftliche Beziehungen zum Unternehmen hatte, und indem der Auditor

verpflichtet wird, zwei Jahre nach dem Audit keine wirtschaftlichen Beziehungen zum Unternehmen zu

unterhalten. Außerdem muss der Auditor bei der IFS MANAGEMENT eine Verpflichtungserklärung zur

Unabhängigkeit sowie zur Geheimhaltung unterzeichnen.

Es gibt drei Arten der Investigation Audits: Investigation CB Office Audit, Investigation On-Site

Supplier Audit und/oder Investigation Witness Audit.

a) Investigation CB Office Audits

Investigation CB Office Audits sind Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder

von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor in der nach dem IFS akkreditierten Zertifizierungsstelle

stattfinden, um eine vorliegende Beschwerde aufzuklären. Ziel ist es dabei, anhand von

Aufzeichnungen und Rechnungen die Arbeit der Zertifizierungsstelle im vorliegenden Fall zu

überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage einer Checkliste, welche die Anforderungen des

Rahmenvertrages, des vorliegenden Addendums und möglicherweise weiterer zukünftiger

Vertragsergänzungen sowie die relevanten Anforderungen der IFS-Standards und der IFS-Regularien

in ihrer jeweils aktuellen Version enthält. Zweck des Audits ist die Überprüfung der Dokumente zu

Zertifizierungsverfahren, wobei der Schwerpunkt auf dem Inhalt der Beschwerde liegt. Diese Audits

können in Kooperation und gemeinsam mit anderen Standardeignern durchgeführt werden, die

ihrerseits entsprechende Vereinbarungen mit der Zertifizierungsstelle getroffen haben. Vor

Durchführung des CB Office Audit wird IFS MANAGEMENT der Zertifizierungsstelle Auskunft darüber

geben, ob und welcher andere Standardeigner am Audit teilnimmt. Sobald der Termin für das CB


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Office Audit vereinbart wurde, informiert IFS MANAGEMENT die jeweilige Akkreditierungsstelle, damit

diese als Beobachter am Audit teilnehmen kann. Nach Abschluss des CB Office Audit-Verfahrens

schickt IFS MANAGEMENT eine Kopie des endgültig geprüften CB Office Audit-Berichts und der von

der Zertifizierungsstelle definierten Korrekturmaßnahmen an die jeweilige Akkreditierungsstelle.

b) Investigation On-Site Supplier Audits

Investigation On-Site Supplier Audits sind IFS-Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT

angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor auf Grundlage der jeweils aktuellen

Version der IFS-Checkliste im zertifizierten Unternehmen stattfinden, um eine vorliegende

Beschwerde aufzuklären. Ziel ist es dabei zum einen, das zertifizierte Unternehmen – also die

Bedingungen des bestehenden Zertifikates – und zum anderen den Auditor des Originalaudits –

anhand der Angaben im Originalauditbericht zu prüfen. Es handelt sich dabei nicht um ein reguläres

IFS-Audit. Es ist thematisch fokussiert auf den Inhalt der Beschwerde. IFS Quality Assurance

Management entscheidet über die Auditdauer.

Beschließt IFS MANAGEMENT, neben dem zertifizierten Unternehmen auch die beschwerte

Zertifizierungsstelle zu informieren, erfolgt die Ankündigung zeitgleich vor dem Audittermin. Die

Zertifizierungsstelle erhält in diesem Fall die Gelegenheit, einen Beobachter an dem geplanten Audit

teilnehmen zu lassen.

Wird die beschwerte Zertifizierungsstelle von IFS MANAGEMENT über das geplante Audit im Vorfeld

unterrichtet, ist es der Zertifizierungsstelle untersagt, jedweden Kontakt (auch nicht über Dritte) mit

dem zertifizierten Unternehmen aufzunehmen. Falls das zertifizierte Unternehmen Kontakt mit der

Zertifizierungsstelle aufnimmt, dürfen keinerlei Auskünfte zum laufenden Beschwerdefall und/oder

dem anstehenden Investigation Audit gegeben werden. Der Verstoß gegen dieses Verbot stellt einen

Verstoß des Schweregrades 2 dar (siehe I. (5) b) unten).

c) Investigation Witness Audits

Investigation Witness Audits sind IFS-Audits, bei denen ein reguläres Zertifizierungsaudit durch einen

bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten „Witness Auditor“

begleitet wird, um eine vorliegende Beschwerde aufzuklären. Ziel ist es dabei, die Arbeit des Auditors

in einer Auditsituation durch Beobachtung der Vorgehensweise und seiner Bewertungen der IFS-

Anforderungen zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage der regulären IFS-Checkliste,

wobei das Ergebnis des Investigation Witness Audit hauptsächlich in einem Abgleich der Bewertungen

des Auditors und des beobachtenden Witness Auditors besteht. Der Witness Auditor begleitet die

Teile des Audits, die für die Aufklärung der Beschwerde relevant sind, sodass die Witness-Zeit von der

eigentlichen Auditdauer abweichen kann. IFS MANAGEMENT und die Zertifizierungsstelle

vereinbaren gemeinsam, wann und bei welchem Unternehmen das jeweilige Witness-Audit stattfinden

soll.


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(2) Surveillance Audits

Surveillance Audits sind IFS-Audits zur Überprüfung des IFS-Systems, die von IFS MANAGEMENT

durchgeführt werden. Die Auswahl der Zertifizierungsstellen, IFS-zertifizierten Unternehmen und/oder

der Auditoren, bei denen Surveillance Audits durchgeführt werden, erfolgt nach einem auf objektiven

Kriterien beruhenden Zufallsprinzip. Objektive Kriterien sind zum Beispiel die Anzahl der von der

betreffenden Zertifizierungsstelle ausgestellten Zertifikate, Analyse der IFS-Datenbank zu Auditzeit

oder Auditergebnissen, Prüfung der hochgeladenen Auditberichte und weitere Kriterien.

IFS MANAGEMENT stellt sicher, dass der mit dem Surveillance Audit beauftragte Auditor die Fach-

sowie die Sprachkompetenz besitzt (bzw. ein Dolmetscher anwesend ist), das betreffende Audit

durchzuführen. Zudem wird die wirtschaftliche und persönliche Unabhängigkeit gewährleistet, indem

IFS MANAGEMENT immer vor der Beauftragung prüft, ob der Auditor zwei Jahre vor dem

Surveillance Audit keine wirtschaftliche Beziehungen zum Unternehmen hatte, und indem der Auditor

verpflichtet wird, zwei Jahre nach dem Audit keine wirtschaftlichen Beziehungen zum Unternehmen zu

unterhalten. Außerdem muss der Auditor bei der IFS MANAGEMENT eine Verpflichtungserklärung zur

Unabhängigkeit sowie zur Geheimhaltung unterzeichnen.

Es gibt drei Arten von Surveillance Audits: die Surveillance CB Office Audits, die Surveillance On-Site

Supplier Audits und die Surveillance Witness-Audits:

a) Surveillance CB Office Audits

Surveillance CB Office Audits sind Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder

von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor in der nach dem IFS akkreditierten Zertifizierungsstelle

stattfinden, um die Qualität stichprobenartig ausgewählter Zertifizierungsverfahren anhand einer

Dokumentenprüfung zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage einer Checkliste,

welche die Anforderungen des Rahmenvertrages und des vorliegenden Addendums und

möglicherweise weiterer zukünftiger Vertragsergänzungen sowie die relevanten Anforderungen der

IFS-Standards und IFS-Regularien in ihrer jeweils aktuellen Version enthält. Diese Audits können in

Kooperation und gemeinsam mit anderen Standardeignern durchgeführt werden, die ihrerseits

entsprechende Vereinbarungen mit der Zertifizierungsstelle getroffen haben. Vor Durchführung des

CB Office Audit wird IFS MANAGEMENT der Zertifizierungsstelle Auskunft darüber geben, ob und

welcher andere Standardeigner am Audit teilnimmt. Surveillance CB Office Audits werden in der Regel

durch IFS MANAGEMENT im Voraus angekündigt. Sollte bei einer von der Zertifizierungsstelle

beantragten Terminverschiebung auch der zweite Termin nicht zustande kommen und sollte das

Scheitern des zweiten Termins auf das Verhalten der Zertifizierungsstelle zurückzuführen sein, stellt

dies die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht im Sinne des § 9 Ziffer 1 des Rahmenvertrages

dar und kann eine außerordentliche Kündigung zur Folge haben. Sobald der Termin für das CB Office

Audit vereinbart wurde, informiert IFS MANAGEMENT die jeweilige Akkreditierungsstelle, damit diese

als Beobachter am Audit teilnehmen kann. Nach Abschluss des CB Office Audit-Verfahrens schickt


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IFS MANAGEMENT eine Kopie des endgültig geprüften CB Office Audit-Berichts und der von der

Zertifizierungsstelle definierten Korrekturmaßnahmen an die jeweilige Akkreditierungsstelle.

b) Surveillance On-Site Supplier Audits

Surveillance On-Site Supplier Audits sind IFS-Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT

angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor auf Grundlage der jeweils aktuellen

Version der IFS-Checkliste im zertifizierten Unternehmen stattfinden. Ziel ist es dabei zum einen, das

zertifizierte Unternehmen – also die Bedingungen des bestehenden Zertifikates – und zum anderen

den Auditor des Originalaudits – anhand der Angaben im Originalauditbericht zu prüfen. Es muss nicht

in jedem Fall ein vollständiges IFS-Audit sein.

Surveillance On-Site Supplier Audits werden in der Regel von IFS MANAGEMENT ca. 48 Stunden

vorher angekündigt. Die Ankündigung kann unterbleiben bzw. weniger als 48 Stunden betragen, wenn

Anzeichen dafür bestehen, dass die Lebensmittelsicherheit in Gefahr ist und/oder mit einer

Vertuschung von Missständen gerechnet werden muss.

IFS MANAGEMENT wird über ihren Internetauftritt und dort verfügbare Dokumente die Öffentlichkeit

über die diesbezügliche Politik der IFS MANAGEMENT informieren. Die Zertifizierungsstellen sind

ihrerseits aufgefordert, ihre Kunden darüber zu informieren. Es wird auf § 2 Ziffer 3 des

Rahmenvertrages verwiesen.

Beschließt IFS MANAGEMENT, neben dem zertifizierten Unternehmen auch die Zertifizierungsstelle

zu informieren, erfolgt die Ankündigung zeitgleich. Die Zertifizierungsstelle erhält in diesem Fall die

Gelegenheit, einen Beobachter an dem geplanten Audit teilnehmen zu lassen.

Wird die Zertifizierungsstelle von IFS MANAGEMENT über das geplante Surveillance Audit im Vorfeld

unterrichtet, ist es der Zertifizierungsstelle untersagt, jedweden Kontakt (auch nicht über Dritte) mit

dem zertifizierten Unternehmen aufzunehmen. Falls das zertifizierte Unternehmen Kontakt mit der

Zertifizierungsstelle aufnimmt, dürfen keinerlei Auskünfte zum anstehenden Surveillance Audit

gegeben werden.

c) Surveillance Witness Audits

Surveillance Witness Audits sind IFS-Audits, bei denen ein reguläres Zertifizierungsaudit durch einen

bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten „Witness Auditor“

begleitet wird. Ziel ist es dabei, die Arbeit des Auditors in einer Auditsituation durch Beobachtung der

Vorgehensweise und seiner Bewertungen der IFS-Anforderungen zu überprüfen. Diese Überprüfung

erfolgt auf Grundlage der regulären IFS-Checkliste, wobei das Ergebnis des Surveillance Witness

Audit hauptsächlich in einem Abgleich der Bewertungen des Auditors und des beobachtenden

Witness Auditors besteht. IFS MANAGEMENT und die Zertifizierungsstelle vereinbaren gemeinsam,

wann und bei welchem Unternehmen das jeweilige Witness-Audit stattfinden soll.


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(3) Audits zur Bestätigung der Kompetenz der Zertifizierungsstelle oder des Auditors

Diese Audits sind erforderlich, wenn gegen eine Zertifizierungsstelle und/oder einen Auditor aufgrund

eines nachgewiesenen Verstoßes oder mehrerer nachgewiesener Verstöße Sanktionsmaßnahmen

erlassen worden sind (siehe unter IV. unten). Zur Durchführung dieser Audits ist keine offizielle

Ankündigung durch IFS MANAGEMENT notwendig. Vielmehr werden in diesen Fällen Absprachen

zwischen IFS MANAGEMENT und der Zertifizierungsstelle getroffen, wann und gegebenenfalls bei

welchem Unternehmen das jeweilige Audit stattfinden soll. Es gibt zwei Arten dieser Audits: Witness

Audits zur Bestätigung der Kompetenz eines Auditors und CB Office Audits zur Betätigung der

Kompetenz einer CB.

a) Witness Audits zur Bestätigung der Kompetenz eines Auditors:

Diese Witness Audits sind IFS-Audits, bei denen im Rahmen einer erteilten Sanktionsmaßnahme

gegen einen IFS-Auditor ein reguläres Zertifizierungsaudit durch einen bei IFS MANAGEMENT

angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor begleitet wird. Ziel ist es dabei, die

Arbeit des Auditors in einer Auditsituation durch Beobachtung der Vorgehensweise und seiner

Bewertungen der IFS-Anforderungen zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage der

regulären IFS-Checkliste, wobei das Ergebnis des Witness Audits hauptsächlich in einem Abgleich der

Bewertungen des Auditors und des beobachtenden Witness Auditors besteht. Die Überprüfung soll

vor allem die Beseitigung des Problems in den Fokus stellen, welches zur Sanktionsmaßnahme

geführt hat. Ein positives Ergebnis führt zur Bestätigung der Zulassung des Auditors, IFS-Audits

durchzuführen.

b) CB Office Audits zur Bestätigung der Kompetenz der Zertifizierungsstelle

Diese CB Office Audits sind Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS

MANAGEMENT beauftragten Auditor in der von der Sanktion betroffenen Zertifizierungsstelle im

Rahmen einer erteilten Sanktionsmaßnahme durchgeführt werden. Diese Überprüfung erfolgt auf

Grundlage einer Checkliste, welche die Anforderungen des Rahmenvertrages und des vorliegenden

Addendums und möglicherweise weiterer zukünftiger Vertragsergänzungen sowie die relevanten

Anforderungen der IFS-Standards und IFS-Regularien in ihrer jeweils aktuellen Version enthält. Die

Überprüfung soll vor allem die Beseitigung des Problems in den Fokus stellen, welches zur

Sanktionsmaßnahme geführt hat. Diese Audits können in Kooperation und gemeinsam mit anderen

Standardeignern durchgeführt werden, die ihrerseits entsprechende Vereinbarungen mit den

Zertifizierungsstellen getroffen haben. Vor Durchführung des CB Office Audit wird IFS MANAGEMENT

der Zertifizierungsstelle Auskunft darüber geben, ob und welcher andere Standardeigner am Audit

teilnimmt.

(4) Sanktionskomitee


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Das Sanktionskomitee besteht insgesamt aus einem Pool von folgenden Personen: ein Vorsitzender

(ein Jurist), Vertreter des Handels, Vertreter aus der Industrie sowie Vertreter aus

Zertifizierungsstellen (nicht stimmberechtigt). Falls notwendig können weitere Gastteilnehmer (z.B.

Experten aus Akkreditierungsstellen) das Komitee in Fachfragen unterstützen, sind aber ebenfalls

nicht stimmberechtigt. Jeder einzelne Fall wird von 4 Komiteemitgliedern („Komiteeausschuss“)

geprüft. Dabei handelt es sich um den Komiteevorsitzenden und je einen Vertreter des Handels, der

Industrie und der Zertifizierungsstellen. Die Auswahl des jeweiligen Komiteeausschusses erfolgt durch

IFS MANAGEMENT nach einem zufallsbasierten, rotierenden Auswahlverfahren. IFS MANAGEMENT

prüft und stellt sicher, dass die ausgewählten Mitglieder von den am Fall beteiligten Unternehmen

weder persönlich noch wirtschaftlich, direkt oder indirekt, abhängig sind.

Der Komiteeausschuss ist dafür zuständig, eine Entscheidung über das Vorliegen eines Verstoßes

des Schweregrades 1 oder 2 und die Schwere dieses Verstoßes zu treffen. Entschieden wird der Fall

nur vom Vorsitzenden und den Vertretern des Handels und der Industrie, da der Vertreter der

Zertifizierungsstelle nicht stimmberechtigt ist, sondern nur einen fachlichen Beitrag leisten soll. Der

Ausschuss wird einberufen, sobald IFS MANAGEMENT alle für die Beurteilung eines Falls

erforderlichen Informationen gesammelt hat und IFS MANAGEMENT konkrete Anzeichen dafür hat,

dass ein Auditor und/oder eine Zertifizierungsstelle gegen die Vertragsanforderungen oder relevante

Anforderungen des IFS-Standards verstoßen hat.

Entscheidung des Sanktionskomitees:

Erscheint ein Verschulden einer Zertifizierungsstelle oder eines Auditors als wahrscheinlich, werden

sämtliche relevanten Informationen in einem geschützten Bereich des IFS-Portals in anonymisierter

Form den Mitgliedern des Sanktionskomitees zugänglich gemacht. Das Sanktionskomitee strebt an,

innerhalb von 4 Wochen nach Bereitstellung der Daten zu entscheiden, ob und von wem

(Zertifizierungsstelle oder Auditor) ein Verstoß vorliegt und welchen Schweregrad der Verstoß

(Schweregrad 1 oder Schweregrad 2) hat.

Nachdem das Sanktionskomitee IFS MANAGEMENT das Ergebnis seiner Entscheidung mitgeteilt hat,

prüft IFS MANAGEMENT, ob der betroffene Auditor bzw. die betroffene Zertifizierungsstelle in der

Vergangenheit bereits Verstöße begangen haben. Abhängig vom Schweregrad des Verstoßes und

der Anzahl der bereits begangenen Verstöße der Zertifizierungsstelle bzw. des Auditors wird eine

erste Warnung oder entsprechende Sanktionen ausgesprochen (siehe IV (1) a) - e), Schaubilder mit

Sanktionen und Strafen für Zertifizierungsstellen und Auditoren bei unterschiedlichen Schweregraden

der Verstöße).

(5) Schweregrade der Verstöße

Es gibt zwei Schweregrade von Verstößen, die eine Zertifizierungsstelle und/oder ihre Auditoren bei

der Auditierung und Zertifizierung gemäß den IFS-Standards begehen können. Zusätzlich gibt es

einen dritten Schweregrad des Verstoßes, den eine Zertifizierungsstelle bei der Auditierung und

Zertifizierung gemäß den IFS-Standards begehen kann.


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Themen, die wahrscheinlich zu einem Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 führen, werden an das

Sanktionskomitee weitergeleitet. Die Entscheidung darüber, ob ein Verstoß des Schweregrades 3

vorliegt, wird durch das IFS Quality Assurance Management beurteilt und durch den Vorsitzenden

(Jurist) des Sanktionskomitees bestätigt.

Anmerkung: Je nach Sachlage kann die Entscheidung des Sanktionskomitees zu beidem führen - zu

einem Verstoß des Auditors und einem Verstoß der Zertifizierungsstelle.

Die unten genannten Beispiele für die unterschiedlichen Schweregrade der Verstöße erheben keinen

Anspruch auf Vollständigkeit; je nach Sachlage können auch andere Themen als Verstoß der

Schweregrade 1-3 eingestuft werden.

a) Schweregrad 1

Nicht akzeptable Arbeitsleistung, die die Kompetenz der Zertifizierungsstelle und/oder des Auditors

insgesamt infrage stellt: Verstoß gegen die Vertragsanforderungen und/oder die Anforderungen des

IFS-Standards, wobei der Verstoß in der Regel mit einer Gefährdung der Produktsicherheit und/oder

einem Gesetzesverstoß in Verbindung steht. Relevant sind nur die Gesetze, die in direktem

Zusammenhang mit der IFS-Zertifizierung stehen.

Beispiele für Verstöße des Schweregrades 1 der Zertifizierungsstellen

Im Rahmen des Zertifizierungsprozesses (Review-Prozess) verkennt die Zertifizierungsstelle

offensichtliche Fehler in einem Auditbericht, wodurch die Produktsicherheit gefährdet wird

und/oder aus dem ein Gesetzesverstoß folgt.

Die Zertifizierungsstelle erfüllt eine oder mehrere Sanktionsmaßnahmen nicht, die gegen sie

verhängt wurden, weil sie bereits einen Verstoß mit Schweregrad 1 begangen hat.

Beispiele für Verstöße des Schweregrades 1 der Auditoren

Ernsthafter Fehler eines Auditors bei der Auditierung eines Unternehmens, durch den die

Produktsicherheit gefährdet wird und/oder aus dem ein Gesetzesverstoß folgt.

Der Auditor gibt falsche Informationen/Beurteilungen in seinem Auditbericht an, wodurch die

Produktsicherheit gefährdet wird und/oder aus dem ein Gesetzesverstoß folgt.

b) Schweregrad 2

Sehr schlechte Arbeitsleistung der Zertifizierungsstelle und/oder eines Auditors, welche unverzüglich

ernsthafte Verbesserungsmaßnahmen erfordert: Fehlerhaftes Verhalten im Rahmen eines Audits

und/oder Verletzung der IFS-Regeln im Hinblick auf die vorgeschriebenen Arbeitsabläufe im

Zertifizierungsprozess, wobei dieses Fehlverhalten in der Regel nicht mit einer Gefährdung der

Produktsicherheit und/oder einem Gesetzesverstoß in Verbindung steht. Relevant sind nur die

Gesetze, die in direktem Zusammenhang mit der IFS-Zertifizierung stehen.


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Die Berechnungsmatrix des IFS-Food Standards, Version 6,die zusätzlichen im IFS-Food

Standard, Version 6 beschriebenen Bestimmungen und die Doktrin für Zertifizierungsstellen

wurden zur Festlegung der Auditdauer nicht beachtet.

Die Zertifizierungsstelle hat einen/mehrere Auditoren nicht durch ein mindestens alle zwei

Jahre stattfindendes Witness Audit vor Ort gemäß den Regeln in der aktuellen Version der

IFS-Standards überwacht und/oder es gibt keine(n) dokumentierte(n) Witness-Bericht(e).

Die Zertifizierungsstelle hat ihre Auditoren nicht in Übereinstimmung mit den IFS Regularien

regelmäßig (mindestens einmal im Jahr in einem zweitägigen Kurs) geschult und es gibt

kein(e) Dokument(e) zur Teilnahme an den Schulungen.

Im Rahmen des Zertifizierungsprozesses verkennt die Zertifizierungsstelle offensichtliche

Fehler in einem Auditbericht, wodurch die Produktsicherheit nicht gefährdet wird.

Ein Audit wurde durch einen Auditor / ein Auditteam ohne den zur Durchführung des Audits

erforderlichen Produktscope und/oder Technologie-Scope ausgeführt.

Die gemäß Standardanforderungen erforderliche Aussetzung eines aktuellen Zertifikats ist im

IFS-Portal nicht erfolgt.

Die Zertifizierungsstelle hat bereits einen Verstoß des Schweregrades 3 für die Thematik

"fehlende Aussetzung des aktuellen Zertifikats höchstens 2 Arbeitstage nach dem Audit"

erhalten und innerhalb der nächsten 6 Monate wurde bei > 5 % aller IFS-Audits mit Major-

oder KO-Bewertung die Aussetzung des aktuellen Zertifikats weiterhin nicht innerhalb von

höchstens 2 Arbeitstagen nach dem Auditdatum durchgeführt.

Ein Audit wurde von einem Auditor durchgeführt, der nicht die erforderliche

Sprachenzulassung für das entsprechende Land hat (Land, für das kein Dolmetscher gemäß

der Liste in der Doktrin für Zertifizierungsstellen eingesetzt werden darf).

Ein Audit wurde von einem Auditor durchgeführt, der nicht die erforderliche

Sprachenzulassung für das entsprechende Land hat (Land, für das ein Dolmetscher gemäß

der Doktrin für Zertifizierungsstellen eingesetzt werden darf), ein Dolmetscher wurde nicht

zusätzlich eingesetzt und/oder die Auditzeit wurde nicht dementsprechend erhöht.

Hinweise im zur IFS-Geschäftsstelle gesendeten Lebenslauf eines Auditors sind nachweislich

nicht korrekt.

Die Zertifizierungsstelle kontaktiert das zertifizierte Unternehmen, direkt oder indirekt,

zwischen Ankündigung und Durchführung eines geplanten Integrity On-Site Audits, nachdem

sie von IFS MANAGEMENT darüber informiert wurde.

Sanktionen, die verhängt wurden, weil ein Verstoß mit Schweregrad 2 festgestellt wurde,

werden nicht erfüllt.

Die Zertifizierungsstelle hat nicht an der jährlichen Konferenz der Zertifizierungsstellen

teilgenommen (unter Bezugnahme auf § 3, Ziffer 4 des Rahmenvertrags).


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Beispiele für Verstöße des Schweregrades 2 der Auditoren

Der Auditor gibt im Auditbericht falsche Informationen/Beurteilungen an, die nicht die

Produktsicherheit betreffen.

Der Auditor erwähnt im Scope des Audits Produkte, die während des Audits nachweislich

nicht hergestellt wurden.

Der Auditor erwähnt Daten und Uhrzeiten im Auditbericht, aber er war nachweislich zu den

erwähnten Daten und Uhrzeiten nicht an diesem Standort.

Ein Audit wird durch einen Auditor / ein Auditteam ohne den zur Durchführung des Audits

erforderlichen Produkt-Scope und/oder Technologie-Scope durchgeführt. Der fehlende

Produkt- Scope oder Technologie-Scope ist erforderlich um ein qualitatives und umfassendes

Audit des Unternehmens zu garantieren.

Ein Audit wird durch einen Auditor durchgeführt, der zum Zeitpunkt des Audits keine aktuelle

IFS-Zulassung hat.

c) Schweregrad 3

Sonstige Verstöße gegen den IFS-Standard, die IFS-Prüfsystematik und andere IFS-Prüfvorschriften.

Die unten genannten Punkte basieren auf Datenbankrecherchen der IFS-Geschäftsstelle. In jedem

Fall wird das Thema an die Zertifizierungsstelle mit der Bitte um interne Untersuchung sowie eine

Stellungnahme weitergeleitet. Ist die Stellungnahme ausreichend, wird von IFS Quality Assurance

Management geprüft, ob das vorliegende Problem richtiggestellt werden konnte oder ob ein Verstoß

der Zertifizierungsstelle wahrscheinlich ist.

Die Entscheidung darüber, ob ein Verstoß des Schweregrades 3 vorliegt, wird durch das IFS Quality

Assurance Management beurteilt, dies muss jedoch durch den Vorsitzenden (Jurist) des

Sanktionskomitees bestätigt werden.


Der Auditor führt in ein und demselben Unternehmen hintereinander mehr Audits durch, als

gemäß den aktuellen IFS Regularien erlaubt ist. Dieser Fakt ist durch die Datenbankanalyse

nachgewiesen und die Stellungnahme der Zertifizierungsstelle kann diesen Fall nicht

klarstellen.

Bei > 5 % aller IFS-Audits mit Major- oder KO-Bewertung, die innerhalb von 6 Monaten durch

IFS QAM analysiert wurden, wurde das aktuelle Zertifikat nicht innerhalb von höchstens 2

Arbeitstagen nach dem Audittermin außer Kraft gesetzt.

Bei einer Reklamationsbearbeitung schickt die Zertifizierungsstelle selbst nach zwei

Erinnerungsmails keine Stellungnahme an die IFS Büros. Bei administrativen Beschwerden


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heißt dies, dass eine Zertifizierungsstelle selbst nach zwei Erinnerungsmails innerhalb eines

Monates nach dem Versand der ersten E-Mail mit der Benachrichtigung über eine

administrative Beschwerde keine Reaktion zeigt. Bei qualitativen Beschwerden heißt dies,

dass eine Zertifizierungsstelle selbst nach zwei Erinnerungsmails innerhalb von zwei Monaten

nach dem Versand der ersten E-Mail mit der Benachrichtigung über eine qualitative

Beschwerde keine Reaktion zeigt.

Sanktionen, die verhängt wurden, weil ein Verstoß mit Schweregrad 3 festgestellt wurde,

werden nicht erfüllt.

Die Zertifizierungsstelle hat nach einer vorherigen ersten Warnung ihr mangelhaftes Ergebnis

bezüglich eines oder mehrerer administrativer CB Indikatoren in weiteren sechs Monaten

Analysezeit nicht verbessert.

(6) Analysen des IFS Quality Assurance Management (administrative Indikatoren der

Zertifizierungsstelle)

IFS Quality Assurance Management begutachtet alle sechs Monate verschiedene administrative

Indikatoren für Zertifizierungsstellen.

Im Folgenden sind Beispiele für diese administrativen Indikatoren beschrieben.

Falls eine Zertifizierungsstelle die IFS-Regeln für administrative Indikatoren innerhalb der ersten

Sechs-Monats-Analyse nicht beachtet, führt dies zu einer ersten Warnung. Sechs Monate später wird

eine weitere Auswertung durchgeführt. Wurde innerhalb dieser sechs Monate keine Verbesserung

erreicht, wird das Ergebnis dieser Auswertung zur Akkreditierungsstelle geschickt. Zusätzlich stellt IFS

Quality Assurance Management einen Verstoß des Schweregrades 3 für die Zertifizierungsstelle fest,

was durch den Vorsitzenden (Jurist) des Sanktionskomitees bestätigt werden muss.

Administrative Indikatoren der Zertifizierungsstellen:

Unzureichende Arbeitsleistung, welche die Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen erfordert,

wobei dies im Zusammenhang mit administrativen Fehlern der Zertifizierungsstelle steht.

Der Terminkalender des IFS-Portals wurde innerhalb von sechs Monaten für > 5 % der von

der Zertifizierungsstelle durchgeführten IFS-Audits nicht angewendet (bezugnehmend auf Teil

1, 3.3 des IFS Food Standard, Version 6).

Innerhalb von sechs Monaten wurden > 5 % der von der Zertifizierungsstelle durchgeführten

IFS-Audits nicht rechtzeitig (acht Wochen nach dem Audittermin) in das IFS-Portal

hochgeladen (bezugnehmend auf Teil 1, 6.1 des IFS Food Standards, Version 6).

Die IFS-Geschäftsstelle erhielt innerhalb von sechs Monaten administrative Beschwerden für

> 2 % der von der Zertifizierungsstelle durchgeführten IFS-Audits aus unterschiedlichen

Beschwerdegründen (z.B. Bericht nicht hochgeladen, Datum im Terminkalender fehlt, neue


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COID-Nummer für bestehendes Unternehmen, kein ausreichender Grund für die Sperrung

des Zertifikats, ...).

(7) Sonstige Definitionen

IFS :

Sämtliche Standards, welche von der IFS MANAGEMENT unter der Marke „International

Featured Standards“ vertrieben werden.

II. IFS Beschwerdemanagement

(1) Grundsätzliches In der Regel erhält IFS MANAGEMENT Beschwerden über IFS-Audits von Handelshäusern. Dazu

verwenden die Handelshäuser das offizielle IFS-Beschwerdeformular. Darüber hinaus können IFS

MANAGEMENT aber auch von Zertifizierungsstellen, Mitarbeitern von IFS-zertifizierten Unternehmen

oder sonstigen natürlichen oder juristischen Personen Beschwerden oder Hinweise zugehen, die in

der gleichen Weise im Beschwerdemanagement behandelt werden wie die Beschwerden der

Handelshäuser. Folgende Sachverhalte können Gegenstand einer Beschwerde sein (kein Anspruch

auf Vollständigkeit):

a) Ein Produkt, welches in einem IFS-zertifizierten Standort produziert wurde, entspricht nicht den

relevanten IFS-Vorgaben an die Produktsicherheit oder anderen rechtlichen Vorgaben, die in direktem

Zusammenhang mit der IFS-Zertifizierung stehen.

b) Ein IFS-zertifizierter Standort spiegelt nicht den Zustand wider, der im aktuellen Auditbericht

dargestellt ist bzw. der aufgrund des auf dem aktuellen Zertifikat angegebenen Gesamtergebnisses

angenommen werden kann.

c) Angaben in einem bestehenden IFS-Bericht oder Angaben eines ausgestellten IFS-Zertifikates

widersprechen erheblich den Feststellungen, die während eines zeitlich nach dem IFS-Audit

durchgeführten Lieferantenaudits gemacht wurden.

d) Sonstige Informationen, die ein vermeintliches Fehlverhalten von den am IFS-Zertifizierungssystem

Beteiligten (IFS-zertifiziertes Unternehmen, Auditor, Zertifizierungsstelle) anzeigen. Diese können

beinhalten:

allgemeine Informationen, wie z.B. Abweichungen des Auditberichts von den wahren

Begebenheiten oder Anpassungen des Produktionsprozesses mit Auswirkungen auf die

menschliche Gesundheit bzw. die Produktsicherheit und/oder


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administrative Mängel im Rahmen der IFS-Audits, wie z.B. Fehler in den IFS-Zertifikaten

und/oder nicht oder nicht richtig und/oder nicht vollständig in das IFS-Portal hochgeladene

IFS-Berichte.

(2) Ablauf a) Den IFS-Büros geht eine Beschwerde im Regelfall über das IFS-Beschwerdeformular von

Handelsunternehmen zu. Qualitative Beschwerden werden ausschließlich durch das IFS Quality

Assurance Management in Berlin bearbeitet. Administrative Beschwerden werden auch durch die

örtlichen Büros (Berlin, Paris, Mailand) bearbeitet.

b) Durch einen Vergleich des Inhaltes der Beschwerde mit den über das IFS-Portal verfügbaren

Informationen wird geprüft, ob die Beschwerde nachvollziehbar ist. Falls diese nicht nachvollziehbar

ist, wird der Zertifizierungsstelle die Beschwerde ausschließlich zur Kenntnis sowie dem

Beschwerdeführer eine entsprechende Mitteilung übermittelt. Der Fall wird dann als abgeschlossen

betrachtet. Ist die Beschwerde nachvollziehbar, wird sie in der internen Beschwerdemanagement-

Datenbank erfasst.

c) Im Regelfall wird der Inhalt der Beschwerde an die Zertifizierungsstelle mit der Bitte um interne

Recherche sowie eine Stellungnahme weitergeleitet. Die Information der Zertifizierungsstelle kann

unterbleiben, sofern die IFS MANAGEMENT durch diesen Schritt eine Beeinflussung der

Beschwerdeaufklärung vermutet.

Handelt es sich um eine Beschwerde, die die inhaltliche Qualität von IFS-Audits oder IFS-

Auditberichten betrifft, bittet IFS MANAGEMENT die Zertifizierungsstelle um eine Stellungnahme zu

Ursache und eingeleiteten Maßnahmen zur Beseitigung des Problems innerhalb von zwei Wochen.

Handelt es sich um Beschwerden, die administrative Fehler in z.B. IFS-Auditberichten, IFS-Zertifikaten

oder im IFS-Portal aufzeigen, bittet IFS MANAGEMENT die Zertifizierungsstelle um Stellungnahme

und Beseitigung des vorliegenden Problems innerhalb einer Woche. Sofern ein triftiger Grund vorliegt,

kann die Zertifizierungsstelle IFS MANAGEMENT um Verlängerung der Frist bitten. Die

Stellungnahme muss schriftlich per E-Mail oder Post erfolgen.

d) Kann nach der Prüfung der Stellungnahme der Zertifizierungsstelle der Grund für die Beschwerde

nicht eindeutig aufgeklärt werden bzw. das Problem nicht beseitigt werden, organisiert IFS

MANAGEMENT in der Regel ein Investigation Audit. Welche Art des Investigation Audits durchgeführt

wird, hängt vom Inhalt der Beschwerde und von den noch fehlenden Informationen ab. Dazu wird ein

unabhängiger Auditor von der IFS MANAGEMENT ausgewählt, beauftragt und mit den vorliegenden

relevanten Informationen versorgt.


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Falls keine weiteren Informationen benötigt werden, und scheint die Ursache für die Beschwerde

gelöst worden zu sein, wird der Beschwerdeführer gebeten, dem Abschluss des Verfahrens

zuzustimmen (in diesem Fall weiter mit g) unten).

e) Der beauftragte Auditor lässt IFS MANAGEMENT das Ergebnis des Audits zukommen. IFS

MANAGEMENT leitet den Auditbericht unverzüglich an die Zertifizierungsstelle und ggf. das

betroffene Unternehmen weiter. Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen

nach Erhalt des Berichtes dazu schriftlich Stellung zu nehmen. Nimmt die Zertifizierungsstelle nicht

fristgerecht Stellung, kann IFS MANAGEMENT mit dem Verfahren fortfahren.

Wurde im Investigation Audit eine Major- und/oder K.O.-Bewertung vergeben, die eine

Zertifikatsaussetzung notwendig macht, kommt es darüber hinaus zu den folgenden Maßnahmen:

Wurde das Audit durch einen Beobachter der betreffenden Zertifizierungsstelle begleitet, ist die

Zertifizierungsstelle verpflichtet, das Zertifikat innerhalb von 3 Werktagen nach Erhalt des Ergebnisses

außer Kraft zu setzen.

Wurde das Audit ohne Kenntnis der betreffenden Zertifizierungsstelle bzw. ohne Anwesenheit eines

Beobachters der Zertifizierungsstelle durchgeführt, erhält die Zertifizierungsstelle die Gelegenheit, IFS

MANAGEMENT innerhalb 7 Tagen nach Erhalt des Ergebnisses darüber zu informieren, ob sie die

Ergebnisse des Audits anerkennt oder ablehnt. In der Zwischenzeit wird IFS MANAGEMENT das

auditierte Unternehmen in der IFS-Datenbank mit einem Warnzeichen markieren. Wird das

Warnzeichen in der Datenbank gesetzt, werden alle Datenbanknutzer, die als Handelshäuser oder als

zertifizierte Unternehmen registriert sind und das betroffene Unternehmen in ihrer Favoritenliste

hinterlegt haben, automatisch per E-Mail über das Ergebnis des Kontrollaudits informiert. Das

Warnzeichen ist auch für die beteiligte Zertifizierungsstelle sichtbar. Erkennt die Zertifizierungsstelle

das Ergebnis an bzw. gibt die Zertifizierungsstelle keine fristgerechte Erklärung innerhalb von 7 Tagen

ab, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, das Zertifikat innerhalb von weiteren 3 Werktagen außer

Kraft zu setzen. Akzeptiert die Zertifizierungsstelle die Ergebnisse des Investigation Audits nicht, muss

IFS MANAGEMENT ein triftiger Grund sowie ein Nachweis vorgelegt werden, dass weder die

Produktsicherheit in Gefahr ist, noch ein Verstoß gegen rechtliche Vorgaben (z.B. das

Lebensmittelrecht) erfolgt bzw. dies durch Korrekturmaßnahmen beseitigt ist.

Wurde die Aussetzung des Zertifikats durch die Zertifizierungsstelle vollzogen, erhalten alle Nutzer

(Handelshäuser und zertifizierte Unternehmen), die Zugang zur IFS-Datenbank haben und das

betroffene Unternehmen in ihrer Favoritenliste hinterlegt haben, eine E-Mail-Benachrichtigung des

IFS-Auditportals über die Aussetzung des aktuellen Zertifikats. Zudem wird das betreffende

Unternehmen in der Datenbank mit einem entsprechenden Hinweis noch für drei Monate nach der

Aussetzung des Zertifikats für alle Datenbanknutzer sichtbar sein.


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f) Nachdem alle relevanten Informationen (Ergebnis Investigation Audit, Stellungnahme(n) der

Zertifizierungsstelle) bei IFS MANAGEMENT eingegangen sind, wird geprüft, ob die Datenlage

ausreichend ist, um den Grund für die Beschwerde zu identifizieren. Wurde ein Investigation Audit

durchgeführt und liegen noch keine ausreichenden Informationen vor, wird ein erneutes Investigation

Audit angesetzt.

g) Ist die Datenlage ausreichend, wird von IFS MANAGEMENT geprüft, ob das vorliegende Problem

bereits behoben wurde und/oder ein Verstoß des Auditors und/oder der Zertifizierungsstelle

wahrscheinlich ist. Wurde das Problem bereits behoben und/oder ist ein Verstoß des Auditors/ der

Zertifizierungsstelle unwahrscheinlich, wird der Fall geschlossen und dem Beschwerdeführer ein

abschließender Bericht zugesendet.

Ist die Datenlage für eine Entscheidung ausreichend und wurde das Problem noch nicht behoben und

erscheint ein Verstoß als wahrscheinlich, werden sämtliche relevanten Informationen in einem

geschützten Bereich des IFS-Portals in anonymisierter Form den Mitgliedern des Sanktionskomitees

zugänglich gemacht. Das Sanktionskomitee strebt an, innerhalb von 4 Wochen nach Verfügbar-

machen der Daten zu entscheiden, ob und von wem ein Verstoß vorliegt sowie ggf. welchen

Schweregrad der Verstoß hat.

h) Nachdem das Sanktionskomitee IFS MANAGEMENT das Ergebnis seiner Entscheidung mitgeteilt

hat, prüft IFS MANAGEMENT, ob der betroffene Auditor und/oder die betroffene Zertifizierungsstelle

in der Vergangenheit bereits Verstöße begangen haben. Abhängig vom Schweregrad des Verstoßes

und der Anzahl der bereits begangenen Verstöße der Zertifizierungsstelle und/oder des Auditors wird

eine Warnung, eine Aussetzung oder eine außerordentliche Kündigung des Rahmenvertrags

ausgesprochen (siehe IV 1) a) - e), Schaubilder mit Sanktionen und Strafen für Zertifizierungsstellen

und Auditoren bei unterschiedlichen Schweregraden der Verstöße).

i) Nach der Entscheidung über den Verstoß und/oder der Einleitung von Sanktionsmaßnahmen wird

die zuständige Akkreditierungsstelle über den Fall informiert. Erkenntnisse aus einem

abgeschlossenen Fall, die für die Auslegung und/oder Weiterentwicklung des IFS eine Rolle spielen,

werden allen Zertifizierungsstellen und Handelshäusern zur Verfügung gestellt.

j) Der Fall gilt als abgeschlossen, wenn der Beschwerdeführer einen abschließenden Bericht von IFS

MANAGEMENT erhält.

III. Ablauf im Rahmen der präventiven Qualitätssicherungsmaßnahmen von IFS

MANAGEMENT

(1) IFS MANAGEMENT wird sämtliche Informationen über Verstöße gegen die Vorgaben des IFS, die

IFS MANAGEMENT im Rahmen der Surveillance Audits erhält, genau so behandeln, als ob IFS

MANAGEMENT die Informationen im Rahmen des Beschwerdemanagements erhalten hätte. Dies


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bedeutet, dass der vorstehend unter II. (2) e) – i) dargestellte Ablauf des Beschwerdemanagements

auch im Rahmen der präventiven Qualitätssicherungsmaßnahmen zur Anwendung kommt. Dies

bedeutet ferner, dass im Falle des Vorliegens eines Verstoßes gegenüber der Zertifizierungsstelle und

ihren Auditoren dieselben Sanktionen verhängt werden, wie es in einem Beschwerdefall der Fall ist.

Desweiteren wird für den Fall, dass in einem Surveillance On-Site Supplier Audit ein K.O. oder ein

Major vergeben wird, die Zertifizierungsstelle aufgefordert, das Zertifikat des betroffenen

Unternehmens, wie in II. (2) e), beschrieben, außer Kraft zu setzen.

(2) IFS MANAGEMENT wird sämtliche Informationen, die über Routinebegutachtungen von IFS-

Berichten, IFS-Zertifikaten oder anderen zur Verfügung stehenden Daten oder über

Auswertungsmöglichkeiten feststellt werden und die auf einen Verstoß gegen die IFS Anforderungen

hinweisen, ebenfalls in gleicher Weise behandeln, wie IFS MANAGEMENT es tun würde, wenn IFS

MANAGEMENT die Informationen im Rahmen des Beschwerdemanagements erhalten hätte.

IV. Sanktionen

Sanktionen werden gegenüber der Zertifizierungsstelle und/oder ihren Auditoren verhängt, wenn das

Sanktionskomitee nach Prüfung aller vorliegenden Informationen zu dem Ergebnis gekommen ist,

dass ein Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 der Zertifizierungsstelle und/oder ihres Auditors vorliegt

und IFS MANAGEMENT entsprechend informiert hat.

Sanktionen für Verstöße des Schweregrades 3 werden gegenüber der Zertifizierungsstelle verhängt,

wenn nach der Untersuchung aller Punkte und Stellungnahmen IFS Quality Assurance Management

entscheidet, dass ein Verstoß des Schweregrades 3 durch die Zertifizierungsstelle begangen wurde

und der Vorsitzende (Jurist) des Sanktionskomitees den Verstoß des Schweregrades 3 bestätigt hat.

Entscheidend für die Art der Sanktionen ist die Anzahl der in der Vergangenheit von dem betreffenden

Auditor und/oder der betreffenden Zertifizierungsstelle bereits begangenen Verstöße und der

Schweregrad dieser Verstöße. IFS MANAGEMENT wird die entsprechende Akkreditierungsstelle

informieren, sobald ein Verstoß der Zertifizierungsstelle und/oder ihres Auditors festgestellt wurde,

d.h., wenn eine erste Warnung ausgesprochen wurde oder weitere Sanktionen erfolgen. Die

Verjährungsfrist für bereits begangene und geahndete Verstöße beträgt 3 Jahre, unabhängig davon,

ob der Auditor die Zertifizierungsstelle wechselt.

Stellt das Sanktionskomitee (oder IFS Quality Assurance Management bei Verstößen des

Schweregrades 3 mit Bestätigung durch den Vorsitzenden des Sanktionskomitees) begangene

Verstöße fest, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, die folgenden eventuell entstandenen Kosten zu

ersetzen:

- Kosten der innerhalb des Integrity Programs durchgeführten Audits,


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- Kosten des Sanktionskomitees in Zusammenhang mit dem festgestellten Verstoß

- Kosten für die Sanktionsmaßnahmen nach der Entscheidung über den Verstoß (z.B. zusätzliches CB

Office Audit zur Bestätigung der Zulassung der Zertifizierungsstelle, IP-Witness Audit zur

Bestätigung der Kompetenz des Auditors, GAP-Training, oder ein von IP verlangtes

Kalibrierungstraining).

Es besteht eine Verpflichtung, die Kosten zu ersetzen, unabhängig davon, welche der in den

folgenden Schaubildern beschriebenen Strafen gegenüber der Zertifizierungsstelle und/oder dem

Auditor verhängt wurde. Die Kosten sind fällig, sobald IFS MANAGMENT die Zertifizierungsstelle über

den Verstoß informiert und die Kosten in Rechnung gestellt hat.

Desweiteren müssen bei einem Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 eines Auditors alle durch diesen

Auditor durchgeführten Audits durch die Zertifizierungsstelle überprüft werden, um zu beurteilen, ob

weitere Fehler bei bereits durchgeführten Audits gemacht wurden. Dies gilt für alle Audits mit einem

gültigen IFS-Zertifikat.

Bei einer Suspendierung der Zertifizierungsstelle wird der gesamte Zertifizierungsprozess gestoppt

und die Zertifizierungsstelle darf keine IFS-Zertifikate mehr ausstellen. Insbesondere kann die

Zertifizierungsstelle vom Datum der Suspendierung an keine IFS-Zertifikate mehr ausstellen, selbst für

Audits, die bereits durchgeführt wurden, aber sich noch im Zertifizierungsprozess befinden (Prüfung

des Berichts, Zertifizierungsentscheidung, usw.).

Das bedeutet dass, vom Zeitpunkt der Suspendierung an:

Unternehmensstandorte mit ausstehenden Audits

Die Zertifizierungsstelle darf keine Audits planen oder durchführen, während sie suspendiert ist.

Unternehmensstandorte, bei denen Audits aktuell für den Zeitraum der Suspendierung geplant sind,

müssen von der Zertifizierungsstelle kontaktiert werden. Diese Standorte sollten sich an eine andere

für den betreffenden IFS Standard zugelassene Zertifizierungsstelle wenden.

Unternehmensstandorte mit ausstehenden Zertifikaten

Die Zertifizierungsstelle darf während ihrer Suspendierung keine Zertifikate ausstellen und keine

Zertifizierungsentscheidungen treffen.

Bestehende Zertifizierungen für Unternehmensstandorte

Zur Gewährleistung der Gültigkeit der aktuell ausgestellten Zertifikate müssen die von der

Zertifizierungsstelle durchgeführten Prozesse geprüft werden. Inhalt und Umfang der Prüfung hängen

vom Grund der Suspendierung ab.


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(1) Schaubilder der Prozesse zu Sanktionen bei unterschiedlichen Schweregraden von

Verstößen

a) Verstoß des Schweregrades 1 für Zertifizierungsstellen

Information an IFS

Office Berlin

bezüglich der

Entscheidung zum

Schweregrad des

Verstoßes

vorherige Verstöße

der CB im internen IFS

QAM registriert?

Warnung und Strafe:

- Erstattung der Kosten für

IP Audit und

Sanktionskomitee

- Durchführen eines internen

CB Trainings

- Festlegen entsprechender

Korrekturmaßnahmen

- Strafe: 5.000€

Nachweis der CB an

IFS QAM: Durchführen

eines internen CB

Trainings und

Festlegen

entsprechender

Korrekturmaßnahmen

innerhalb von 3

Wochen nach Erhalt er

Warnung

Warnung und Strafe:

- Erstattung der Kosten für IP

Audit und Sanktionskomitee


CB Trainings


Korrekturmaßnahmen

- Strafe: 10.000€

außerordentliche

Kündigung des

Rahmenvertrages

Nein

Ja

2. Verstoß

zusätzlicher

Verstoß

Schweregrad 1 für

das Nichterfüllen

der Forderungen

der Warnung

3. Verstoß

Sperrung der CB

für 1 Jahr

Erfüllen der IFS

Anforderungen für

CBs zur Zulassung

als IFS CB

Unterschreiben des

neuen

Rahmenvertrages

Ergebnis des CB

offcie Audits ist

positiv?

Keine

Bestätigung

für CB

Nein

interne Registrierung

des Verstoßes durch

IFS QAM

Nachweis der CB an IFS

QAM:Durchführen eines

internen CB Trainings

und Festlegen

entsprechender

Korrekturmaßnahmen

innerhalb von 3 Wochen

nach Erhalt er Warnung

zusätzlicher

Schweregrad 1

Verstoß für das

Nichterfüllen der

Forderungen der

Warnung

Nein

Neustart des IP

Prozesses für CB

CB office Audit

(wenn mind.3 IFS

Audits durchgeführt

wurden)

Nein



IFS QAM

Bestätigung der CB

Ja

Neuer

Rahmenvertrag

verliert Gültigkeit

Ja

Entsprechende

Nachweise

erhalten?

Entsprechende

Nachweise

erhalten?

Ja


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b) Verstoß des Schweregrades 1 für Auditoren

Information an IFS

Office Berlin

bezüglich der

Entscheidung zum

Schweregrad des

Verstoßes


des Auditoren in

internem IFS QAM

registriert?

Sperrung bis zur

Teilnahme an GAP-

Kurs oder

calibration training

Nein

2ter Verstoß

Ja

Forderung nach

GAP-Kurs oder


ErstprüfungNein

Durchführung IP

witness audit

Ergebnis des IP

witness audit

positiv?

Ja

Sperrung für 12

Monate

nach 12 Monaten

Sperrung

Forderung nach

Erstprüfung

Ja

IFS

Prüfungsver

fahren

Nein

Zulassung als IFS

Auditor

Auditor besteht

Erstprüfung?

Auditor nimmt an GAP-Kurs

oder calibration training

innerhalb eines Jahres teil?

Ja

Nein

Im Fall des 2ten Verstoßes beginnt der IP Prozess nach der Zulassung als IFS Auditor von vorn.


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c) Verstoß des Schweregrades 2 für Zertifizierungsstellen

Information an IFS

Office Berlin

bezüglich der

Entscheidung zum

Schweregrad des

Verstoßes


der CB im internen IFS

QAM registriert?

Warnung und Strafe:

- Erstattung der Kosten für

IP Audit und

Sanktionskomitee


CB Trainings


Korrekturmaßnahmen

Nachweis der CB an

IFS QAM:

Durchführen eines


und Festlegen

entsprechender

Korrekturmaßnahmen

innerhalb von 3

Wochen nach Erhalt er

Warnung

Warnung und Strafe:

- Erstattung der Kosten für IP

Audit und Sanktionskomitee


CB Trainings


Korrekturmaßnahmen

- Strafe: 3.000€

Außerordentliche

Kündigung des

Rahmenvertrages

Nein

Ja

2. Verstoß 4. Verstoß

zusätzlicher

Verstoß

Schweregrad 2 für

das Nichterfüllen

der Forderungen

der Warnung

warning and penalty:

- Erstattung der Kosten für IP Audit

und Sanktionskomitee

- Durchführen eines internen CB

Trainings


Korrekturmaßnahmen

- Strafe: 5.000€

3. Verstoß

Sperrung der CB

für 1 Jahr

Erfüllen der IFS

Anforderungen für

CBs zur Zulassung

als IFS CB

Unterschreiben des

neuen

Rahmenvertrages

Durchführung CB

office Audits durch

IP

Ergebnis des CB

offcie Audits ist

positiv?

Bestätigung der CB

Ja

No

confirmation

of CB

Nein



IFS QAM

Nachweis der CB an IFS

QAM:

Durchführen eines

internen CB Trainings und

Festlegen entsprechender

Korrekturmaßnahmen

innerhalb von 3 Wochen

nach Erhalt er Warnung

Ja

5.d zusätzlicher

Verstoß

Schweregrad 2 für

das Nichterfüllen

der Forderungen

der Warnung

Nein

Neustart des IP

Prozesses für CB

Nein



IFS QAM



IFS QAM

CB office Audit

(wenn mind.3 IFS

Audits durchgeführt

wurden)

Verfahren: CB

office Audits

Neuer

Rahmenvertrag

verliert Gültigkeit

Ja

IFS QAM erhält

entsprechende

Nachweise?

IFS QAM erhält

entsprechende

Nachweise?


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d) Verstoß des Schweregrades 2 für Auditoren

Information an IFS

Office Berlin

bezüglich der

Entscheidung zum

Schweregrad des

Verstoßes

Vorherige Verstöße

Des Auditors im internen

IFS QAM registriert?

Warnung:

Auditor darf Audits

durchführen

Nein

2. Verstoß

Sperrung für 3

Monate

3. Verstoß

Ja

Forderung nach

GAP-Kurs oder


innerhalb eines

Jahres nach erster

Warnung

Erstprüfung

Forderung nach

GAP-Kurs oder


Bestätigung als IFS

Auditor

Sperrung für 12

Monate

Bestätigung als IFS

Auditor

interne Registrieung


IFS QAM

Durchführung IP

witness audit

Ergebnis des IP

witness audit ist

positiv?

Ja

Keine

Bestätigung

als IFS

Auditor

Nein

IFS

Prüfungsver

fahren



IFS QAM

Erstprüfung

IFS

Prüfungsver

fahren

Nein

Ja

Auditor nimmt an

GAP-Kurs oder calibration

training innerhalb eines

Jahres teil?

Nein

Ja

Auditor besteht

Erstprüfung? Nein

Ja

Auditor nimmt an

GAP-Kurs oder

calibration training teil?

Ja

Nein

Auditor besteht

Erstprüfung?

Im Fall des dritten Verstoßes beginnt der IP Prozess nach der Zulassung als IFS Auditor von vorn.


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e) Verstoß des Schweregrades 3 für Zertifizierungsstellen

Information an IFS Office

Berlin bezüglich der

Entscheidung zum

Schweregrad des

Verstoßes

Warnung

-Durchführen eines


- Festlegen

entsprechender

Korrekturmaßnahmen

3.-5. Verstoß > 5 Verstöße

Warnung und Strafe

-Durchführen eines


- Festlegen

entsprechender

Korrekturmaßnahmen

- Strafe: 500 €

Sperrung für 3 Monate

Bestätigung der CB

Durchführung eines CB

office Audits

Ergebnis des CB office

Audits positiv?

Ja

Keine Bestätigung

der CBNein

interne Registrierung des

Verstoßes durch IFS QAM

Nachweis der CB an

IFS QAM:

Durchführen eines


und Festlegen

entsprechender

Korrekturmaßnahmen

innerhalb von 3

Wochen nach Erhalt

der Warnung

zusätzlicher

Verstoß

Schweregrad

3 für das

Nichterfüllen

der

Forderungen

der Warnung


Verstoßes durch IFS

QAM

Ja

Weiterer Prozess ist

abhängig von der Anzahl der

Verstöße Schweregrad 3


Verstoßes durch IFS

QAM

Ja Weiterer Monat Sperrung und ein zusätzliches CB

office Audit

IFS QAM erhält

entsprechende

Nachweise?

Nein

IFS QAM erhält

entsprechende

Nachweise?

Nein

Nachweis der CB an

IFS QAM:

Durchführen eines


und Festlegen

entsprechender

Korrekturmaßnahmen

innerhalb von 3

Wochen nach Erhalt

der Warnung

Ist der Grund für den Erhalt eines Verstoßes der Selbe wie beim vorherigen Verstoß, wird die Strafe verdoppelt.


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V. Pflichten der Zertifizierungsstelle

Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, die von ihr beauftragten Auditoren über das vorliegende

Integrity Program und die damit verbundenen Sanktionen zu informieren. Eine entsprechende

Aufklärung hat schriftlich zu erfolgen und muss IFS MANAGEMENT nachgewiesen werden.

Im Inhalt dieses Dokuments wird insbesondere ausgeführt, dass jedem Auditor bewusst ist, dass bei

einem Verstoß gegen die Regeln der IFS-Standards und der dazugehörigen IFS-Regularien IFS

MANAGEMENT das Recht hat, den entsprechenden Fall an das Sanktionskomitee zur Entscheidung

weiterzuleiten. Das Sanktionskomitee kann für Auditoren direkt Verstöße feststellen und in diesen

Fällen können die Auditoren dazu verpflichtet sein, an IFS-Schulungen teilzunehmen oder können für

eine bestimmte Zeit als IFS-Auditoren suspendiert werden.

Jeder Verstoß wird für jeden Auditor aufgezeichnet, um einen Überblick über die "Geschichte" des

Auditors zu erhalten. Auch bei einem Wechsel der Zertifizierungsstelle werden die Verstöße für

Auditoren für einen Zeitraum von 36 Monaten nicht aufgehoben. Bei einem Wechsel der

Zertifizierungsstelle darf IFS MANAGEMENT die neue Zertifizierungsstelle über die früheren immer

noch gültigen Verstöße dieses Auditors informieren.

Die Zertifizierungsstellen senden Kopien der von Ihren IFS Auditoren unterschriebenen

Bestätigungsdokumente, die das Integrity Program betreffen, an das IFS MANAGEMENT.

Alte und neue Kunden sind über den Inhalt des Integrity Programs und mögliche Auswirkungen auf

ihr Unternehmen schriftlich zu informieren.

Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, IFS MANAGEMENT einen Ansprechpartner für das Integrity

Program mitzuteilen. Diese Person ist für die Kommunikation im Zusammenhang mit dem

Beschwerde- und Sanktionsmanagement mit IFS MANAGEMENT zuständig. Falls es diesbezüglich

zu personellen Veränderungen kommt, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, dies unverzüglich IFS

MANAGEMENT schriftlich mitzuteilen.

Berlin, 01.02.2013 ……………………………………. Ort, Datum Ort, Datum

……………………………………. ……………………………………. IFS MANAGEMENT GmbH Zertifizierungsstelle

(Unterschrift und Firmenstempel)

Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag - tuev-sued.de · PDF fileSupplier Audit Vorsitzender Jurist...

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