Mein Name ist TomasBahr, ich bin Bürolei-tender Beamter beimAmt Dänischer Wohldin Gettorf, einerAmtsverwaltung imKreis Rendsburg-Eckernförde. Wir sindein Team aus 36 Mit-arbeiterinnen und

Mitarbeitern für die Fachbereiche Finanzen, Baurecht, Ord-nungswesen, Schulen, Kindergärten und Kultur.

Unter anderem bin ich für die Organisation der Arbeitsabläufezuständig. Daher liegt mir viel an der schnellen und wirtschaft-lichen Erledigung unserer Arbeiten. Im Schreibdienst verwen-deten wir noch alte analoge Diktiertechnik (Bänder). Die Um-stellung auf digitale Diktiertechnik, verbunden mit Spracher-kennung, sahen wir als Möglichkeit, den Aufwand zu verrin-gern und Kapazitäten für andere Aufgaben zu nutzen.

Unser Diktatmanagement sah so aus:Die/Der Mitarbeiter/innahm das Diktat mitseinem Kassettengerätauf. Das Band wurde indas Fach des Schreib-dienstes gelegt, dortvon der Sekretärin indas Abspielgerät ge-

legt und in Word geschrieben. Die Word-Datei wurde in derDateiablage gespeichert. Nach dem Korrekturlesen wurde derSchriftsatz erneut gedruckt und versandt.

Auf der Suche nach einer effizienteren Lösung wurden wir aufden Findentity Spracherkennungsserver von Thax Softwareaufmerksam. Dieser arbeitet in Verbindung mit der Spracher-kennungssoftware Dragon NaturallySpeaking von Nuance, wo-bei er die Anwendung der Spracherkennung sehr viel verein-facht. Der Spracherkennungsserver schreibt unsere Diktate vonallein „im Hintergrund“, ohne dass wir viel damit zu tun haben.Optimiert wird das System durch den zusätzlichen Einsatz von

Findentity Dictate Lite und passender Diktiertechnik. Dadurchsteht uns neben der bloßen Spracherkennung ein professionel-les System für die Diktataufnahme und -verwaltung mit ent-sprechender Optimierung zur Verfügung.

Wir können sagen, dass wir mit dem System einen neuenAssistenten zu unserem Team zählen dürfen.

Wie das funktioniert? Ganz einfach:Das gesprochene Diktat wird von der Findentity Diktatverwal-tung zusammen mit Aktenzeichen, Priorität etc. an den Fin-dentity Spracherkennungsserver geschickt, sobald als Sachbe-arbeiter „Spracherkennungsserver“ gewählt wird. Dieser über-setzt es in ein Word-Dokument. Die Schreibkraft braucht nurnoch Korrektur zu lesen! Dabei hört sie das Diktat und kanngegebenenfalls vorhandene Fehler überschreiben. SpezielleKorrekturmenüs, wie sonst bei Spracherkennung üblich, wer-den nicht gebraucht.

Und das Beste ist:Als lernendes System werden neue Wörter und Korrekturenautomatisch in den Wortschatz übernommen. Wir sparen er-heblich Zeit ein, die wir an anderen Stellen sehr gut nutzenkönnen. Die Tätigkeit wird angenehmer und die Qualität derFallbearbeitung steigt. Beigetragen dazu hat auch die guteBeratung, Installation und Schulung durch die engagiertenThax-Mitarbeiter. Das Unternehmen hat uns alles „aus einerHand“ geliefert, inklusive der Diktiergeräte, und individuelleWünsche erfüllt. Insgesamt ist das Diktatmanagement nachmeiner Einschätzung optimal gelöst.

Anwenderbericht Findentity Spracherkennungsserver und digitales Diktatmanagement

Findentity Spracherkennungsserver –der neue Assistent beim Amt Dänischer Wohld

THE FUTUREOFFICE COMPANY.

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