ASP: Neue Lösungen für Archivierung und Dokumenten-Management? | IIR | Dr. Ulrich Kampffmeyer |...

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ASPNeue Lösungen für Archivierung und

Dokumenten-Management? P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Zürich, IIR Fachkonferenz20.02.2001


Themen

• Definitionen

• Nutzenargumentation

• Markt

• Technik

• Szenarien

• Vorgehensplanung


Definitionen


ASP - Application Service Providing

Ursprüngliche AnsätzeBereitstellung von Anwendungen von zentralen Servern, die über das Internet lokal genutzt werden

NC-RechnerNetwork Computing

SchwerpunkteSoftwareverteilungSchlanke ClientenNutzung über Browser und AppletSpeicherung der Daten aus den Anwendungen(Nebeneffekt)


ASP - eine Erfindung der Internet-Ära ?

Rezentralisierung von AnwendungenÜberwindung Problematik Client/ServerAnknüpfen an „Host“-Szenarien

Rechenzentren nannten ihre Dienstleistung nie ASP ...

Abgrenzung möglich ?

Betrieb durch DritteNutzung mit Internet-MittelnNutzung nur bei BedarfOrtsunabhängige NutzungNeue Abrechnungsmodelle


Neuer Schwerpunkt im DM-Umfeld(seit 1997)

Bereitstellung von Speicherraum auf zentralen Servern, der über das Internet lokal genutzt wird

SchwerpunkteBereitstellung von SpeicherraumVerwaltung von Daten und DokumentenNutzung über Browser und AppletNeue Qualität im Outsourcing

DMCODocument Management Complete Outsourcing

nicht mehr nur Scannen, sondern auchkompletter Betrieb von Archiv- und DMS-Lösungen


Nutzenargumentation


Anwender

• unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar

• hohe Verfügbarkeit durch sicher und redundant beim Provider ausgelegten Systeme

• keine eigene Hardware

• kein eigenes Personal

• keine Software-Integrations- und Update-Problematik

• keine Migrationsproblematik

• geringe Einführungskosten

• Wandlung von Investitionen in laufende Kosten

• Dienstleistungen aus einer Hand

• sicher kalkulierbare Kosten


ASP-Anbieter

• Extreme Kundenbindung bei revisionssicherer Archivierung

• Wettbewerbsvorteile durch neues Dienstleistungsangebot

• Bessere Nutzung von Eigeninvestitionen

• Hohe Auslastung von Leitungen durch Dokumentengröße

• Abrechnung über Telefonrechnung

• Vordringen in das „Content-Management“ (Speicherung von Inhalten)

• Möglichkeit des Vordringens in das „Enterprise Portal“-Geschäft

• Zusätzliche Dienstleistungen durch Customizing

• Nutzbarkeit der gleichen Plattform für Eigenanwendungen


ASP DMCO Probleme

• Sicherheit

• Performance (Bandbreite)

• Konfigurationsmanagement

• Mandantenfähigkeit

• Benutzerverwaltung

• Anwendungsintegration

• Administration durch Benutzer

• Skalierbarkeit

• Abhängigkeit vom Anbieter

• Verfügbarkeit

• Rechtsfragen

• Abrechnung


Zusammenfassung Nutzen

Letztendlich ist die Nutzung von ASP-Diensten eine Vertrauensfrage!!


Markt


ASP Trendthemen

• E-Business-Portale

• Software-Distribution & Softwarevertrieb

• Provider-Dienstleistungen

• Internet-Technologie-basierte Produkte


ASP Prognosen

• ASP im Web-Umfeld jährliches Wachstum ca. 200%

• Content Providing neben B2B stärkster Entwicklungstrend

• Content Verfügbarkeit entscheidend für ganze Branchen (Film, Verlage) und wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Provider

aber auch• 60% der derzeitigen Anbieter, besonders kleinere

Unternehmen werden verschwinden

• das Geschäft werden die Großen mit hoher technischer Sicherheit und Vertrauensvorschuß machen


Auswirkungen für Softwarehersteller

• Herkömmliche Lizensierungsmodelle greifen

nicht mehr

• Kannibalisierung des eigenen Partner- und

Endkundengeschäftes

• Durch OEM-Lösungen keine eigenständige

Visibilität beim Endkunden

• Herkömmliches Software-Design ist überholt


Auswirkungen für Technologietrends

• Virtuelle Unternehmen und Roaming User

• Web-basiertes Home-Office

• Merge von Telekommunikation, TV und

Computer

• E-Business-Third-Party-Plattform-Anbieter


DMCO

Trend: vollständiges Outsourcing aller Document Related Technologies (Hardware, Software, Service, Betrieb) an zentrale oder verteilte Provider mit

„Pay-per-View“, „Pay-per-Index“, „Pay-per-Transaction“

„Pay-per-Login“, „Per-per-Click“, „Pay-per-Volume“

und anderen Abrechnungsmodellen

Aber auch„Inhouse-Hosting“„Mobile Operation“„Leasing“


Anbieter

• „echte“ TelCo`s (eigene RZ, eigene Leitungen) z.B. TeleKom, NetCologne u.a.

• Tel-Provider (eigene RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. MobilCom, Talkline u.a.

• Rechenzentren (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. SKO, VB, Datev, Behörden u.a.

• „Sekundär“-Betreiber (eigenes RZ, eigene Leitungen) z.B. DB, Veba, RWE u.a.

• Systemdienstleister (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. DEBIS u.a.

• sonstige z.B. CISCO, GE, u.a.


Anwender

Direkte Anwender• Großkonzerne

• verteilte Unternehmen mit Filialstruktur

• Mittelstand und Kleinunternehmen

Indirekte Anwender im Rahmen neuer Dienstleistungsangebote

• Kunden von Versicherungen, Banken, Handelshäusern etc.

• Supply-Change-Management

• Logistik-Ketten


ASP Verbände

ASP Verband International seit 1998

ASP Verband in Deutschland seit 2000

Interessenprobleme durch heterogene Mitgliederschaft:

große Softwareanbieter (Microsoft)

kaufmännische Software und Portale (SAP)

Outsourcing-Firmen (z.B. DEBIS)

Integratoren (z.B. CSC Ploenzke)

Provider (z.B. Web.de)

u.a.

• Foren und Veranstaltungen


ASP DMCO Anbieter

Traditionelle DMS-Anbieter: DRT-Software-Produkte• Produkt verfügbar: AsOne, CE, DocMan, EASY, FileNET,

iXOS, JetForm, Opentext, Staffware, Tibco, u.a.

• im Produktivbetrieb: AsOne, JetForm, Tibco u.a.

• in Vorbereitung: ACS, CE, OnBase, SER, Tower, u.a.

Traditionelle DMS-Anbieter: ASP Dienstleistungen• im Produktbetrieb: daa, Datasec, DocHarbor, Docustore,

DocMan, u.a.

• in Vorbereitung: SRZ u.v.a.


ASP DMCO Anbieter

• Wettbewerb von „ausserhalb“: Software-Produkte (Content Management)

IBM, Lotus, Microsoft, Oracle, SAP ...

Wettbewerb von „ausserhalb“: ASP-DienstleistungenDebis, IBM, EDS, Siemens ...

Wettbewerb durch Provider: Software-ProdukteYahoo, Web.de und zukünftig auch andere Portalbetreiber ...


Technik


Angebotstypen

Web SpaceSpeicherraum mit Zugriff über File- oder URL-Strukturen

Web Content ManagementSpezialisierte Repository Systeme mit eigenen Ordnungs- und Zugriffsstrukturen (vorrangig XML, aber auch traditionelle DMS als Backbone)

Web ArchiveWeb-fähig gemachte Lösungen mit traditionelle Referenz-Datenbank-Architektur und separatem Repository

E-Business StoreNachgelagerte DM-, WF- und CM-Dienste, integriert in Portal-Architekturen und unsichtbar für den Anwender


Kommunikationsgrundlagen

Internet über öffentliche LeitungenSicherheits- und Performance ProblemeNutzung mit BrowserKeine direkte AnwendungsintegrationImportproblematik

VPN Virtual Private Network / Inhouse WANRelativ hohe Sicherheit und verfügbarkeit

Nutzung mit Browser und AppletGegebenenfalls spezielle Serverkomponenten InhouseAnwendungsintergation ist möglich


Internet und VPN

ASP beruht auf der Internettechnologie, dieses

impliziert nicht die Verwendung des Internet!


Szenarien


Nutzungstypen

• View-Only

• View & Store

• Shared Repositories

• Distributed Repositories


View Only

View-Only

• Zugriff auf Repositories beim Provider mit Browser,

asynchrone Wege der Speicherung der Information (Service

Companies und Nearline Download erforderlich)

... die einfache Lösung


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Datenspeichern

COLD, Papier, Office-Doc`s als COLD

Aufbereitete, indizierte Doc`s

View Only


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Datenabrufen über Browser

über Browser im LAN(opt. Server im Unternehmen)

View Only


SW

Provider

Dienst-leister

Unter-nehmen

Projekt &Service

Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider

View Only


SW

Provider

Dienst-leister

Unter-nehmen

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityArchiv Server

BrowserExporter

ErfassenIndizieren manuellIndizieren automatischToolsExporterimporter

FallbackVersionstoolSW-Distributions-Tool

View Only


View & Store• Applet-basierte Nutzung, die auch das Speichern online

ermöglichen (Schnittstellen zu Office-, BK- und

Anwendungssoftware sowie Service

Companies und Nearline Download erforderlich)

... schon etwas schwieriger, aber noch in 2001 „State-of-the-

Art“

View & Store


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Datenspeichern

Direktes online und nearline Speichern

COLD, Papier, zeitversetztes Nearline

Aufbereitete, indizierte Doc`s

View & Store


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Datenabrufen

View & Store


SW

Provider

Dienst-leister

Unter-nehmen

Projekt &Service

Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider

View & Store


SW

Provider

Dienst-leister

Unter-nehmen

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceArchiv Server

BrowserAppletBenutzerverwaltungKonverterSecurity

ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter


View & Store


Shared Repositories• ASP-Providerlösung für veröffentlichte oder

sicherheitsarchivierte Informationen kombiniert

mit gleichartiger Inhouse-Lösung (traditionelle

Clienten; ansonsten wie View & Store mit

zusätzlichen Server- Diensten)

... sehr schwierig, aber sehr interessant für Unternehmen die

bereits DMS-Lösungen besitzen und gemischt ASP über

Browser im Rahmen einer Migrations- oder

Vereinheitlichungsstrategie fahren wollen

Shared Repositories


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Datenspeichern

Shared Repositories


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Datenabrufen

Shared Repositories


SW

Provider

Dienst-leister

Unter-nehmen

Projekt &Service

Vertrieb und Projektabwicklungüber Provider und/oder SW-Anbieter

Shared Repositories


SW

Provider

Dienst-leister

Unter-nehmen

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server

BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools

ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter


Shared Repositories


Distributed Repositories• Im Unterschied zu Shared Repository Kombination

verschiedener Repositories an unterschiedlichen

Standorten; Eigenanwendungen und ASP-

Anwendungen

... teuere Großprojekte mit multiplen DMS, ASP sowie

zentralen, lokalen, dezentralen und verteilten Lösungen z.B.

für Filial-Unternehmen, Supply-Chain-Management mit

Partnern, internationale Großkonzerne

Distributed Repositories


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Filiale

SCM-Partner

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Datenspeichern

Zahlreiche und verschiedeneWege der Informationsstellung

Infoaustauschzwischen den Beteiligten



SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Filiale

SCM-Partner

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Datenabrufen



SW

Provider

Dienst-leister

Unter-nehmen

SCM-Partner

Projekt &Service

Vertrieb und Projektabwicklungüber SW-Anbieter



SW

Provider

Dienst-leister

Unter-nehmen

SCM-Partner

Filiale

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server

BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools

BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerToolsErfassen

Indizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter




Vorgehensplanung


Klärung technischer Probleme

• Benutzerverwaltung/Directory (Harmonisierung mit Kundeninstallation)

• Import von Office-/Groupwareobjekten über Applet

• Einbindung in Exchange/Notes/SAP-Umgebungen

• Middleware-Plattform und Schnittstellen

• Modulare, kombinierbare Dienste

• Programmiersprache

• Digitale Signatur

• Kryptographie

• Ausfallsicherheit

• Accounting Software

• Pflegetools (Datenbank, Übergabe Änderungen, Offline-Indizierung, etc.)


Klärung Zuständigkeiten und Ressourcen

• Verantwortliche Leitung

• Mitarbeiter

• Programmierungsressourcen für Anbindung

• Einbettung in strategische DV-Planung

• Einbettung in definierte Prozesse


Anbietervergleich

• Geschäftsmodell

• Lizensierungsmodelle

• Zielgruppendefinition und Bewertung

• Szenarienspezifikation und Priorisierung aus Bedarfssicht

• Wirtschaftlichkeitsmodelle

• Klärung rechtlicher Fragen von Archiv-ASP

• Investitionsplanung

• Organisatorische Aufhängung


Produkt- und Entwicklungsstrategie

• Gesamtarchitektur

• Definition Middleware und einheitliche Schnittstellen

• Modulplan (vorhanden, geplant, kundenspezifisch zu entwickeln)

• Produkt-/Projektabgrenzung

• Verfügbarkeit für

• Szenario View Only

• Szenario View & Store

• Szenario Shared Repositories

• Szenario Distributed Repositieres

• Positionierung zur Weiterentwicklung vorhandener und Schaffung neuer Module und Produkte


Nötige Schritte

• Definition Anwendungsszenarien zur Festlegung der benötigten Funktionalität

• Wirtschaftlichkeit

• Zustimmung Revision, Controlling etc.

• Pflichtenheft

• Technische Umsetzungsplanung

• Festlegung Schnittstellen, Middleware,

• Nutzung vorhandener Module

• Fertigstellung erforderliche Unterlagen


Laufende Aktivitäten

• Grundsätzliche Konzeption ASP mit Berater

• Vorbereitung Klassifikation der internen Zielgruppen

• Erste Kontakte mit Vorstellung Grundansatz Abstimmung zu Produkt-Strategie mit Produktmanagement beim ASP

• Ermittlung Potential bei vorhandenen „Named Accounts“


Vielen Dank !

Felix v. [email protected]

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