SUCCESS STORY

E N T E R P R I S E I N F O R M A T I O N M A N A G E M E N T

BRANCHE

Dienstleistung

KUNDE

Giesecke & Devrient GmbH

HERAUSFORDERUNGEN

n Beleglaufzeiten wurden trotz Personalausbau immer länger

n Prozesskosten und Skontoverluste nahmen kontinuierlich zu

LÖSUNG

n OpenText Vendor Invoice Management for SAP ® Solutions

GESCHÄFTSVORTEILE

n Automatisierung des Rechnungseingangs senkt Bearbeitungskosten um 50 Prozent

n Digitalisierung beschleunigt Gesamtprozess und senkt dadurch Skontoverluste um 90 Prozent

n Standardlösung spart Übersetzungs- und Anpassungskosten für internationalen Roll-out

Flexibilität wird für Giesecke & Devrient (G&D) immer wichtiger, um im Zuge der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaft gegenüber kleineren, agilen Konkurrenten auf Dauer zu bestehen. Deshalb hat die Konzernleitung vor einigen Jahren das strategische Projekt „CHANGE“ ins Leben gerufen, mit dem das Unter­nehmen das Ziel verfolgt, sämtliche Abläufe und Prozesse konsequent und kontinuier­lich an Kundenanforderungen und deren Veränderungen anzupassen.

Durch veränderte Produktpaletten, eine steigende Anzahl von Kunden und Outsourcing von Dienstleistungen steigt die Anzahl der Lieferanten und deren Rechnungen stetig an. Mussten im Jahr 2004 in Deutschland erst 32.000

„Vom Master of Disaster zum Invoice Master“: Giesecke & Devrient reduziert mit OpenText Skontoverluste um 90 ProzentBanknoten­ und Security­Spezialist meistert wachsendes Volumen an Lieferantenrechnungen effizient und kostensparend

Eingangsrechnungen geprüft und verarbeitet werden, waren es 2012 bereits 79.000. Verzögerungen, Skontoverluste und steigende Kosten waren die Folge. Durch den Umstieg auf die digitale Rechnungsverarbeitung von OpenText Vendor Invoice Management for SAP® Solutions (VIM) gehören diese Probleme der Vergangenheit an.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung senkt Kosten um 50 ProzentRund 1600 Mitarbeiter bei G&D sind am Standort München in den SAP Workflow der OpenText­Lösung eingebunden.Die Zustellung der Rechnungen erfolgt taggleich nach Rechnungseingang

Vertrauen ist das wichtigste Kapital des Tradi-tionsunternehmens Giesecke & Devrient, das mit seinen Produkten, Dienstleistungen und Lösungen

sichere Transaktionen und die Echtheit von Identitäten und Werten gewährleistet. Bekannt und groß geworden als Produzent und Drucker von Banknoten, erwirtschaftet der Konzern mit seinen über 11.000 Mitarbeitern weltweit mittlerweile knapp die Hälfte des Umsatzes von rund 1,8 Milliarden Euro im Jahr 2012 mit digitalen Sicherheitstechnologien. Doch nicht nur gegenüber Kunden, sondern auch intern und gegenüber Partnern erhebt Giesecke & Devrient den Anspruch, Technologieführer zu sein.

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SUCCESS STORY

elektronisch an den Rechnungsempfänger. Nach Freigabe der Rechnungen werden diese vom System automatisiert an die Rechnungsprüfung geroutet, gebucht und im Rahmen der Zahlungsziele reguliert.

Vor der Ersteinführung der OpenText­ Lösung erfolgte dieser Prozess per Hauspost. War ein Mitarbeiter, der die Bestellung ausgelöst hatte und in der Folge die zugehörige Rechnung freigeben sollte, krank, im Urlaub oder mit anderen Tätigkeiten beschäftigt, bestand keine Möglichkeit, die Rechnungsfreigabe an einen Kollegen zu delegieren. Die Mitar­beiter in der Rechnungsprüfung konnten nur warten, bis der Beleg bei ihnen eintraf. Dieser intransparente Ablauf war fehler­ und verzögerungsanfällig. Die Beleglaufzeiten wurden immer länger, die Skontoverluste immer größer. „Bis 2005 war unsere Rechnungsprüfung auf 7 Kollegen angewachsen, Tendenz weiter steigend. Das trieb die Kosten immer weiter in die Höhe und trotzdem konnten wir die Prozesse nicht beschleunigen“, berichtet Richard Schildberger, Director, Head of Invoice Verification bei Giesecke & Devrient in Deutschland. „Seit der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung mit OpenText bewältigen wir fast das Dreifache an Eingangsrechnungen mit weniger Personal. Insgesamt sind die Bearbeitungskosten pro Lieferantenrechnung dadurch um 50 Prozent gesunken.“

Höhere Prozessgeschwin­digkeit senkt Skontoverluste um 90 ProzentDurch die Digitalisierung des Rechnungs­eingangs nahm Giesecke & Devrient die Chance wahr, die eigene Rechnungs­prüfung vom Kosten­ zum Profitcenter weiterzuentwickeln und eine wichtige Rolle im Liquiditätsmanagement spielen zu lassen. „Über die Jahre haben sich die

Skontoverluste auf sechsstellige Beträge pro Jahr addiert. Mit Hilfe der OpenText­ Lösung konnten wir diese Summen um 90 Prozent reduzieren“, weiß Richard Schild­berger. Kernpunkt dieses Erfolgs bildet ein möglichst hoher Automatisierungsgrad, der 2014 noch einmal gesteigert wird. Denn im April erfolgte die Umstellung auf das so genannte „E­Invoicing“. Seither können die rund 4.000 Lieferanten des Unterneh­mens in Deutschland ihre Rechnungen, Gutschriften, Korrekturrechnungen und Anzahlungsbelege als PDF­Dateien an eine spezielle E­Mail­ Adresse schicken. Die Dateien werden im Anschluss von der OpenText­Lösung automatisch verarbeitet, archiviert und mittels Texterkennung ausgelesen. Auch die Prüfung nach Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes, der die notwendigen Angaben auf einer Rechnung festlegt, erfolgt automatisiert. Ist die eingegangene Rechnung unvollständig, erhält der Lieferant eine entsprechende Benachrichtigung. Die Steuerung des Gesamtprozesses übernimmt ein SAP­Workflow, wie überhaupt SAP das führende System im G&D­Konzern ist. Die Partnerschaft von OpenText mit SAP und die daraus resultierende nahtlose Integration auf Lösungsebene waren für Giesecke & Devrient daher auch ein wichtiger Grund, sich für die OpenText­ Lösung zu entscheiden. „Durch die Implementierung von OpenText Vendor Invoice Management haben wir uns in Sachen Rechnungsbe­arbeitung vom ‚Master of Disaster‘ zum ‚Invoice Master‘ gemausert“, freut sich Richard Schildberger.

Standardlösung bietet Komfort und ermöglicht SkalenerträgeDie automatisierte Verarbeitung von PDF­Rechnungen und die integrierte

„Seit der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung mit OpenText bewältigen wir fast das Dreifache an Eingangsrechnungen mit weniger Personal. Insgesamt sind die Bearbeitungskosten pro Lieferantenrechnung dadurch um 50 Prozent gesunken.“

RICHARD SCHILDBERGER, DIRECTOR, HEAD OF INVOICE VERIFICATION, GIESECKE & DEVRIENT GMBH

Texterkennung sind nur zwei der Vorzüge der OpenText­Lösung. „Auslöser für deren Einführung war der Umstieg auf ‚SAP ECC 6.0‘. So standen wir vor der Wahl, entweder unsere bestehende Projektlösung auf Basis von OpenText anzupassen oder die Standardversion von Vendor Invoice Management zu implemen­tieren“, erklärt Richard Schildberger.

Aufgrund der guten Erfahrungen mit Vendor Invoice Management Version 6.0, traf G&D die Entscheidung für das Upgrade­Projekt auf Release 7.0, in dessen Projektverlauf die Meilensteine für eine weltweite Template­Version für die größten Konzerngesellschaften gelegt wurden. Der Erfolg der OpenText­ Lösung in Deutschland führte zu dem Beschluss, sie ab 2014 international für die größten Konzerngesellschaften auszurollen und dadurch Skalenerträge zu erzielen, weil nur eine Vorlage für sämtliche Länder entwickelt werden muss. Eine Internationalisierung der bestehenden Projektlösung wäre demgegenüber ungleich teurer gewesen. Allein die geplante Übersetzung in die drei Sprachen Englisch, Spanisch und Slowakisch hätte 120.000 Euro gekostet – eine Summe, die den Investitionskosten für Vendor Invoice Management komplett gegengerechnet werden konnte. „Die Standardlösung bietet viele Vorteile“, resümiert Richard Schildberger. „Ein standardisierter Support durch den Hersteller und Releasefähig­keit zählen ebenso dazu wie komfortable Standardfunktionen, von denen ich nur die bequeme Möglichkeit der Rechnungs­freigabe per Smartphone oder Tablet herausgreifen möchte, deren Einsatz G&D ab Oktober 2014 plant. All das bringt uns unserem Ziel eines zentralen Systems mit Shared Services für alle Standorte weltweit und einem papierlosen Belegfluss vom Rechnungseingang bis zur Zahlung einen entscheidenden Schritt näher.“ n

(07/2014)02043DE