Inhalt

Seite1 Lernziel 22 Definition Seriendokument 23 „Kochrezept“ Serienbrief mit MS-Word 34 Datenbasis 64.1 Eingabe über die Maske Arbeitsblatt (k_ExcelDB.doc) 74.2 Daten sortieren Arbeitsblatt (k_ExcelDB.doc) 74.3 Daten filtern Arbeitsblatt (k_ExcelDB.doc) 85 Elemente des Seriendruckes Arbeitsblatt (k_serienbrief.doc) 96 Privatbrief Einladung zum Tanzabend Arbeitsblatt (k_BriefTanz.doc) 107 Seriendruckfelder 118 Bedingungsfelder 119 In Tabellen rechnen WENN ODER Arbeitsblatt (k_WennOder.doc) 1210 Übungsaufgabe Urkunde 1411 Verschachtelte WENN-Funktion 14

http://www.pasquay.net/IT/index.php?uri_id=2001unter dieser Adresse zu finden:Datei Beschreibungf_ModulB2.ppt Bildschirmpräsentation für die Unterrichtssequenz mit

Privatbrief „Einladung zum Tanzabend“ und Zertifikat „Überlebenstraining“

k_BriefTanz.doc Kopiervorlage Schülerarbeitsblatt: Privatbrief, Einladung zum Tanzabend

k_ExcelDB.doc Kopiervorlage Schülerarbeitsblatt: Für Einzelbenutzer ist Excel als Datenbank geeignet

k_Serienbrief.doc Kopiervorlage Schülerarbeitsblatt: Elemente des Seriendrucks

k_WennOder.doc Kopiervorlage Schülerarbeitsblatt: In Tabellen rechnen: Seriendokument

ZertifikatUeberleben.doc Angabe für Schüler zur Erstellung des Zertifikats „Überlebenstraining“

l_Serienbrief.doc Lösungsvorschlag: Kopiervorlage Schülerarbeitsblatt, Elemente des Seriendrucks

ModulB2.doc Vorliegendes Dokuments_zertifikat.doc Seriendokument Zertifikat „Überlebenstraining“ zum

Durchblättern als Einstieg zur Unterrichtsstunde (muss vorher wieder mit zertifikat.xls verknüpft werden)

tanzAdressen.xls Arbeitsgrundlage für Schüler zum Verknüpfen mit Privatbrief, Einladung zum Tanzabend

tanzAdressenBahnhof.xls Fertige Datenbasis für Einladung zum Tanzabendzertifikat.xls Fertige Datenbasis für Zertifikat „Überlebenstraining“zertifikat_a.xls Arbeitsgrundlage für Schüler Zertifikat

„Überlebenstraining“

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Lernziel, Definition

1 Lernziel B2: Textverarbeitung - Korrespondenz (14)

Die Schüler erfassen, bearbeiten und gestalten themenorientierte Dokumente schneller und sicherer. Sie erfahren, dass Daten vorteilhaft zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden können und erweitern ihre Modellvorstellung für Dokumentstrukturen am Beispiel des Datenaustauschs zwischen Tabelle und Text.

Private und geschäftliche Korrespondenz unter Verwendung von Dokumentvorlagen und Textbausteinen

Textdokument und Tabelle im Seriendokument verknüpfen

2 Definition (http://de.wikipedia.org/wiki/Serienbrief)

Mit Serienbrief wird in Unternehmen und Organisationen eine Kategorie der Kommunikationslogistik bezeichnet. Der Serienbrief ist ein Dokument, das an viele Empfänger versendet wird. Das Dokument kann trotz gleichen Inhalts den Charakter eines persönlichen Anschreibens erhalten, indem die Adresse und die Anrede individualisiert werden. In zeitgemäßen Textprogrammen ist auch bei kleinen Ausgaben eine Funktion für Serienbriefe enthalten, deren bekanntester Vertreter der Werbebrief ist.

Für computergestützte Serienbriefe sind eine Datenbank und eine Serientextdatei (Hauptdokument) anzulegen. Die Datenbank besteht aus verschiedenen Datensätzen, u. a. Name, Firmenbezeichnung, Anschrift, Anrede etc.

Bei der Serientextdatei handelt es sich meist um einen Brief an mehrere Personen/Firmen. Durch Einfügung der variablen Daten wirken diese Schriftstücke individuell.

Sollen sie nur an einen begrenzten Teil der in der Datenbank enthaltenen Personen/Firmen gehen, ist es bei den gängigen Textsystemen möglich, die Datensätze nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Wenn beispielsweise ein Brief nur Frauen oder nur Leute, die in Köln wohnen, erreichen soll, bleiben alle Datensätze, auf die die Kriterien nicht zutreffen, unberücksichtigt.

In bestimmten Fällen können die variablen Textstellen nicht in die Datenbank aufgenommen werden. Dann ist es möglich, sog. Bedingungsfelder in die Serientextdatei zu fügen. Meist muss das Textsystem dafür verschiedene Gegebenheiten miteinander vergleichen. Auf diese Option lässt sich zum Beispiel zugreifen, wenn ein bestimmter Text oder ein Betrag nur unter bestimmten Bedingungen in die Serientextdatei hinein soll (z. B. bloß, wenn der Empfänger ein Mann ist).

Durch die Seriendruckfunktion lassen sich auch mühelos Adressetiketten (siehe Aufkleber) erstellen.

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Kochrezept

3 Kochrezept Quelle http://www.tfh-wildau.de/rhirte/informatik/word/serienbrief.htm

EinleitungSerienbriefe helfen, Büroarbeiten zu automatisieren. Ihre erstmalige Nutzung ist etwas anstrengend. Zwar wird man durch einen Assistenten unterstützt, trotzdem verwirrt die Vielfalt der Optionen. Als Starthilfe hier ein "Kochrezept". 

Absicht äußern, einfach beginnenWord starten. Es öffnet sich ein leeres Blatt. Im Menü <Extras><Seriendruck...> wählen.Der "Seriendruckmanager" lässt einem (außer " Abbruch") zunächst keine Wahl:

1 Hauptdokument: Erstellen.Jetzt kommt die erste Frage, was für ein Dokument. Wir wählen: SerienbriefNächste Frage ist, ob eine neues Dokument oder vorhandenes. Das vorhandene ist ausreichend:" Aktives Fenster" wählen.Jetzt kommt die erste Gelegenheit zu einem folgenschweren Fehler, das wäre nämlich, jetzt "Bearbeiten " zu wählen.Gehen Sie lieber erst über zu 

2 Datenquelle: Daten importieren Dass man nicht importieren kann, was nicht im Angebot ist, ist leider wahr. Aber es kommt nicht so schlimm: Man kann sogleich " Datenquelle erstellen..." wählen.

Wichtig zu verstehen, Feldnamen bezeichnen Arten von Daten, vorgewählt ist alles, was rechts im Fenster steht. Man muss also mit der Maus erstmal Ordnung schaffen. (Unerwünschten Feldnamen anklicken, " Feldnamen löschen" wählen). Was übrig bleibt, gilt.Wenn die Feldnamen komplett sind, " OK".Jetzt kommt ein " Speichern unter"-Fenster. Die Datenbasis soll so gesichert werden, dass sie später wiederzufinden ist. Deshalb bitte nicht "xxx.doc" oder "test.doc", besser wären z.B.  "Verwandte.doc" oder "Lieferanten.doc". " Speichern in:" dort muss der eigene Arbeitsordner stehen.Jetzt wieder eine Fangfrage, deren falsche Beantwortung diesmal nicht so schlimme Folgen hat, bearbeiten Sie lieber erst die Datenquelle!Danach dürfen Sie mit Hilfe einer Datenmaske einen Datenvorrat erstellen, zum Probieren reichen

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Kochrezept

etwa 5 komplette Datensätze. Nach OK landen Sie ohne weiter Warnung im so genannten Hauptdokument, Ihrem erst noch zu schreibenden Brief.

Brief schreibenWie man einen Brief schreibt, erkläre ich ausnahmsweise nicht. Es gibt eine neue Menüzeile:

Daran ist zunächst interessant der Bereich " Seriendruckfeld einfügen", denn er lässt die Auswahl unter den zuvor angelegten und mit Daten gefüllten Feldern zu. Überall dort, wo variable Daten erscheinen sollen, fügt man aus diesem Angebot das Passende ein. Es erscheinen in Ihrem Schreiben nun geklammerte Feldnamen an den Stellen, an denen variable Einträge erforderlich sind.

Die Formatierung, die Sie Ihrem Brief mitgeben wollen, müssen Sie so ausführen, als stünde der richtige Text da. Also, wenn der Ort groß und fett gedruckt werden soll, formatieren sie das Seriendruckfeld «Ort»entsprechend.

Sobald Seriendruckfelder eingefügt sind, wird der dritte Button von links " ABC" aktiv. Der Button funktioniert wie Nachttischlampe, an aus an... Button drücken bringt Erleuchtung,denn ...

jetzt kann man mit dem folgenden Datei-Steuerelement (Schon mal gesehen? Wenn nicht,

ausprobieren!) durch die Reihe der noch unfertigen Briefe blättern und beginnt zu ahnen, wie die Sache gedacht ist. Wahrscheinlich entdeckt man noch Fehler, wie fehlende Leerzeichen im Umfeld der Seriendruckfelder etc.

Die übrigen Buttons darf man ruhig testen, benötigt werden sie erst später. Und was ist mit dem Button " Bedingungsfeld einfügen"? Den sparen sich Anfänger

besser, auch auf die Gefahr, einige der Briefe so nicht abschicken zu können. Den Umgang mit Bedingungen, der hier durch einen Assistenten unterstützt wird, lernt man (muss man lernen), wenn man mit Datenbanken arbeitet.

Deshalb jetzt besser den Brief fertig schreiben.

Brief sichernKann sein, der Brief soll später noch verwendet werden; es empfiehlt sich, ihn zu speichern. Bedenken Sie, ein Serienbrief besteht im Prinzip aus dem Brief selbst und der Datenquelle, die eigens angelegt sein kann, wie hier oder natürlich eine bestehende Datenbank sein kann, mit deren Anlage (und Sicherung) Sie nichts zu tun haben.Wenn Sie sichern, bitte immer auf den Speicherort achten!

Unter den Buttons rechts finden Sie auch die Option:  " Ausgabe in ein neues Dokument".

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Kochrezept

Wenn Sie die nutzen, werden alle Ihre Briefe nacheinander komplett ausgefüllt und gespeichert. Danach wird die Datenquelle natürlich nicht mehr benötigt. Schlau, wie Sie sind, halten Sie das für vorteilhaft. Ist es aber nicht. Denn dieses Dokument ist riesig groß und verspielt den eigentlichen Vorteil eines Seriendruckdokuments, denn es kann auf Veränderungen im Datenbestand nicht mehr reagieren.

DruckenEs gibt zwei, auch schon beim ersten Versuch interessante Optionen. Sie finden Sie rechts in der Buttonleiste.

Seriendruck an Drucker  Wohin denn sonst? Es erscheint das übliche Druckerdialogfeld, Ihr Seriendruckdokument wird so oft gedruckt, wie Datensätz vorhanden sind. Dabei werden die Feldinhalte aktualisiert, jedes Dokument hat also eigenen Text. Das ist der schnelle und vollständige Weg.

Seriendruck  Hier gibt es Optionen, unter denen eine Auswahl erforderlich ist. Man kann die Ausgabe umlenken in eine neue Datei, E-Mail oder Fax oder auch zum Drucker. Insbesondere kann man hier den Ausdruck des Dokuments zur Voransicht auf einen einzigen Datensatz und das heißt auf eines der vielen  zu druckenden Dokumente beschränken. Die Taste "Verbinden" löst den gewünschten Ausgabevorgang aus.

Nutzung einer FormatvorlageJetzt wird es entsetzlich schwierig. Wir hatten oben mit einem leeren Blatt begonnen. Wählen Sie stattdessen <Datei><Neu...> und suchen Sie eine Formatvorlage aus. Danach beginnt der Ablauf wie hier geschildert. Das ist alles!

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Datenbasis

4 Datenbasis

Schüler erstellen eine Adressentabelle mit einem Textverarbeitungsprogramm oder besser mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Das Erfassen der Daten ist als Anwendung und Übung des Tastschreibens zu verstehen. Bei der Eingabe der Adressen der Klassengemeinschaft wird ein persönlicher Bezug hergestellt. Aus Gründen des Datenschutzes werden an dieser Stelle Fantasiedaten verwendet (tanzAdressen.xls).

Die so erstellte Datenbasis wird später in eine Datenbank übernommen. Die wichtigsten Normalisierungsregeln sollten deshalb berücksichtigt werden.

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Tabellenkalkulation

4.1 Eingabe über die Maske

Für Einzelnutzer ist Excel als Datenbank geeignet

Unter Daten/Maske erscheint folgendes Dialogfeld:

4.2 Sortieren

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Der 1. von 46 Datensätzen ist ausgewählt

Eingabe einer neuen Adresse

Der Datensatz wird gelöscht

Der gelöschte Datensatz kommt zurück

Datensätze darüber auswählen

Datensätze darunter auswählen

Maske wird festgelegt

Schließen speichert den Datensatz

Erst wird nach dem Namen von A bis Z sortiert, dann nach dem Vornamen.Das kann für bis zu drei Feldnamen durchgeführt werden.

Tabellenkalkulation

4.3 Daten filtern

Daten, in einem Tabellenkalkulationsprogramm erfasst, können gefiltert werden. In Anbahnung der Arbeit mit Abfragen und Berichten bei Datenbanken ist dieser Schritt wichtig. Der Schwerpunkt UND, ODER hilft bei der Eingabe von Bedingungsfeldern.

Aufgabe Beispiel Alle Datensätze ...ENTSPRICHT Name=D* deren Name mit dem Buchstaben D beginnenENTSPRICHT NICHT Wohnort<>Metten die nicht den Eintrag Metten enthaltenIST GRÖSSER ALS PLZ>94469 deren Postleitzahl größer ist als 94469IST GRÖSSER ODER GLEICH Beginn>29.1.88 der Schüler älter als 15 JahreIST KLEINER ALS Nr<50 deren Hausnummer kleiner als 50 istIST KLEINER ODER GLEICH Nr<=50 deren Hausnummer 50 und weniger istBEGINNT MIT D wo Einträge mit D beginntBEGINNT NICHT MIT D wo Einträge nicht mit D beginntENDET MIT er die mit er endenENDET NICHT MIT er die nicht mit er endenENTHÄLT Dennis die den Namen Dennis enthaltenENTHÄLT NICHT Dennis die nicht den Namen Dennis enthalten

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Mit dem Autofilter (Menüleiste Daten/ Filter...) kann man Datensätze filtern:Beispiel: alle mit dem Vornamen Dennis, die in Plattling wohnen.

Mit benutzerdefinierten Operatoren können spezielle Datensätze erzeugt werden

Seriendruck

5 Elemente des Seriendrucks

Zur Erstellung eines Serienbriefs müssen zwei verschiedene Dateien erstellt werden: das Hauptdokument mit dem gleichbleibenden Text und den so genannten Platzhaltern (Seriendruckfelder) und die Datenquelle, die Adressen und sonstige Daten der Empfänger enthält.

Das Hauptdokument

Das Hauptdokument enthält den Text, der für alle Ausdrucke gleich bleibt. An den Stellen, an denen beim Ausdruck die Daten aus der Datenquelle erscheinen sollen, werden Platzhalter (Seriendruckfelder) für die Feldnamen eingesetzt. Diese werden durch doppelte Spitzklammern gekennzeichnet.

Die Datenquelle

In die Datenquelle werden die Daten der Personen eingetragen, die den Brief erhalten sollen. Die Datenquelle besteht aus einem Steuersatz (oberste Zeile), der die einzelnen Feldnamen enthält. Auf diese Feldnamen wird mittels der Platzhalter im Hauptdokument Bezug genommen. Jede weitere Zeile einer Datenquelle definiert einen Datensatz. Dieser besteht aus den einzelnen Datenfeldern, in die die Informationen eingetragen werden. Die Datenquellen werden automatisch in Tabellenform erstellt.

Der Ausdruck

Beim Drucken des Serienbriefs werden automatisch die Platzhalter durch die entsprechenden Daten aus der Datenquelle ersetzt.

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Steuersatz

Datensatz

Datenfeld

Feldname

Seriendruck-felder fürFeldnamen

referenziert

referenziert

Seriendruck

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Seriendruck

6 Privatbrief

Als Einstieg in die Unterrichtsstunde wird der Klasse eine bereits fertig gestaltete Einladung gezeigt. (BriefTanz.doc mit Datenquelle tanzAdressenBahnhof.xls) der Lehrer blättert langsam die verschieden Briefe durch. Die Schüler sollen erkennen, dass nicht jede Einladung einzeln erstellt wurde, sondern dass es sich um ein Seriendruckdokument handelt.

Nachdem mit den Schülern die Zusammenhänge erläutert wurden, erhalten sie nun die Vorlagen für das Seriendokument (k_BriefTanz.doc und die Datenquelle tanzAdressen.xls) und den Arbeitsauftrag die Einladung in Gruppenarbeit selbst zu erstellen.

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Markus Mustermann 2007-11-09Immenstädter Straße 2194469 DeggendorfTel. 0991 9989745¶¶¶¶¶¶EilzustellungChristine TangoParkettgarten 794447 6Veranstaltungsort¶¶¶¶¶¶Tanzabend¶Liebe Christine,¶zu meinem Tanzabend lade ich Dich recht herzlich ein. Bitte ziehe das Tangokleid an. Ein südländisches Make-up wäre angebracht. Passende Schuhe mit hohem Absatz gehören dazu. Bringe bitte unbedingt Deinen Tanzpartner mit. Ein Sammeltaxi befördert Dich. [6Veranstaltungsort] Du wirst am Plattlinger Bahnhof von einem Bus abgeholt und wieder dorthin zurückgebracht. [*Bahnort] Der Eintrittspreis beträgt 20.- € [Herr]¶¶Viele Grüße,¶¶Markus Mustermann

Seriendruck

7 Seriendruckfelder

einzusetzten ist die nächste Aufgabe.

8 Bedingungsfelder

Bei der rot markierten Aufgabe sollen die Grenzen für Bedingungsfelder aufgezeigt werden. Die Bearbeitung der Datenquelle soll als Notwendigkeit erkannt werden.

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¶¶¶¶Eilzustellung¶«Vorname» «Name»¶«Straße» ¶«Nr»¶«PLZ» «Ort»¶¶¶¶¶¶¶Tanzabend¶¶Lieber «Vorname»,¶

Liebe [Frau] Christine,

zu meinem Tanzabend lade ich Dich recht herzlich ein.

Bitte ziehe das Tangokleid an. [Frau]

Ein südländisches Make-up wäre angebracht. [Frau]

Passende Schuhe mit hohem Absatz gehören dazu. [Frau]

Bringe bitte unbedingt Deinen Tanzpartner [Frau] mit.

Ein Sammeltaxi befördert Dich. [6Veranstaltungsort]

Du wirst am Plattlinger Bahnhof von einem Bus abgeholt und wieder dorthin zurückgebracht. [*Bahnort]

Der Eintrittspreis beträgt 20.- € [Herr]

Tabellenkalkulation

9 In Tabellen rechnen: WENN ODER

Zellelemente als Formeln oder Eingabedaten für Formeln

Zellelemente liefern Daten zur Verarbeitung. Ein Zellelement ist entweder

eine Zahl liefert Zahlenwert eine Zeichenkette liefert Textwert eine Formel liefert Formelwert

Wenn - FunktionFlussdiagramm

WENNGibt eine Wahrheitsprüfung an, die durchgeführt werden soll.Verwenden Sie die WENN-Funktion, um bedingte Tests an Werten und Formeln auszuführen.

SyntaxWENN([Prüfung];[Dann_Wert];[Sonst_Wert])

Prüfung ist ein beliebiger Wert oder Ausdruck, der WAHR oder FALSCH sein kann. Beispielsweise ist G2=“1Bahnort“ ein logischer Ausdruck; wenn der Wert in einer Zelle G2 gleich “1Bahnort“ ist, ist der Ausdruck WAHR. Andernfalls ist der Ausdruck FALSCH. Dieses Argument kann einen beliebigen Vergleichsberechnungsoperator annehmen.

Dann_Wert ist der Wert, der zurückgegeben wird, wenn Prüfung WAHR ist. Wenn dieses Argument beispielsweise die Textzeichenfolge "ja" ist und das Argument Prüfung als WAHR ausgewertet wird, zeigt die Funktion WENN den Text "ja" an. Wenn Prüfung WAHR und Dann_Wert leer ist, gibt dieses Argument 0 (Null) zurück. Um das Wort WAHR anzuzeigen, verwenden Sie den logischen Wert WAHR für dieses Argument. Dann_Wert kann eine andere Formel sein.

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Beginn

Ende

Ergebnis“ja“

Ergebnis“nein“

neinja

G2=“1Bahnort“

Tabellenkalkulation

Sonst_Wert ist der Wert, der zurückgegeben wird, wenn Prüfung FALSCH ist. Wenn es sich bei diesem Argument beispielsweise um die Textzeichenfolge "nein" handelt und das Argument Prüfung zu FALSCH ausgewertet wird, zeigt die Funktion WENN den Text "nein" an. Wenn Prüfung FALSCH ist und Sonst_Wert nicht angegeben wird (d. h., auf Dann_Wert folgt kein Semikolon), wird der logische Wert FALSCH zurückgegeben. Wenn Prüfung FALSCH und Sonst _Wert leer ist (d. h., auf Sonst _Wert folgt ein Semikolon und eine schließende Klammer), wird der Wert 0 (Null) zurückgegeben. Wenn_Wert kann eine andere Formel sein.

Syntax

ODER([Wahrheitswert1];[Wahrheitswert2]; ... )

Wahrheitswert1;Wahrheitswert2   ;...   sind 1 bis 30 Bedingungen, die überprüft werden sollen und jeweils entweder WAHR oder FALSCH sind.

Hinweise

Die Argumente müssen als Wahrheitswerte, WAHR oder FALSCH, oder in Matrizen oder Bezügen ausgewertet werden, die Wahrheitswerte enthalten.

Enthält ein als Matrix oder Bezug angegebenes Argument Text oder leere Zellen, werden diese Werte ignoriert.

Enthält ein angegebener Bereich keine Wahrheitswerte, gibt ODER den Fehlerwert #WERT! zurück.

Sie können unter Verwendung einer ODER-Matrixformel prüfen, ob ein bestimmter Wert innerhalb einer Matrix vorhanden ist. Drücken Sie zum Eingeben einer Matrixformel STRG+UMSCHALT+EINGABETASTE.

Beispiel

=WENN((ODER(G2="1Bahnort";G2="2Bahnort";G2="3Bahnort";G2="4Bahnort"));"ja";"nein")

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Aufgabe 2

10 Übungsaufgabe Urkunde

Als Einstieg in die Unterrichtsstunde wird der Klasse ein bereits fertig gestaltetes Zertifikat gezeigt. (s-Zertifikat.doc mit Datenquelle zertifikat.xls) Aus dem optischen Impuls heraus ergibt sich der Anlass für spontane Schüleräußerungen zum Thema. Nachdem die Schüler sich zum Dargestellten geäußert haben, blättert der Lehrer langsam die verschieden Urkundentypen durch, die jeweils von der erteilten Note abhängig sind. Die Schüler werden aufgrund ihres Wissenstandes sehr schnell erkennen, dass nicht jedes Zertifikat einzeln umständlich erstellt worden ist, sondern dass es sich um ein Seriendruckdokument handelt.Im Anschluss daran erfolgt eine kurze Wiederholung der Grundlagen des Seriendokuments, indem noch einmal die wesentlichen Bestandteile besprochen werden. Nachdem mit den Schülern die Zusammenhänge erläutert wurden, erhalten sie nun die Vorlagen des Zertifikats (ZertifikatUeberleben.doc und die Datenquelle zertifikat_a.xls) und den Arbeitsauftrag das eingangs gezeigte Zertifikat in Gruppenarbeit selbst zu erstellen.

11 Verschachtelte WENN-Funktion

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Beginn

Ende

E2 =1

Ergebnis“Held“

ja

E2 =2

E2 =3

Ergebnis“Major“

Ergebnis“Kämpfer“

Ergebnis“Freund“

ja ja

nein

nein

nein

Aufgabe 2

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Syntax:

WENN([Prüfung1];[Dann_Wert];[Sonst_Wert]

WENN([Prüfung2];[Dann_Wert];[Sonst_Wert]

WENN([Prüfung3];[Dann_Wert];[Sonst_Wert] )))

Eingabe:

=WENN(E2=1;"Held";WENN(E2=2;"Major";WENN(E2=3;"Kämpfer";"Freund")))