Benutzerdokumentation PPDB Projekte PPDB Projekte.pdf · Version Datum Status Änderungen und...

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Luzern, 20. Januar 2015 Seite 1/50

Projekt- und Publikationsdatenbank (PPDB) PPDB Bereich: Projekte Prozess: Ablauf von Forschungs- und Dienstleistungsprojekten Änderungsverzeichnis Version Datum Status Änderungen und Bemerkungen Bearbeitet von Nr. 0.1 22.10.2013 Entwurf Initialversion Martin Heimberg Nr. 0.2 28.10.2013 Entwurf Überarbeitung, neue Prozesse Martin Heimberg Nr. 0.3 03.11.2013 Entwurf Überarbeitung mit neuen Printscreens Martin Heimberg Nr. 0.4 26.11.2013 Entwurf Überarbeitung, Supportprozess Michael Wanner Nr. 0.5 29.11.2013 Entwurf Überarbeitung, Korrekturen Martin Heimberg Nr. 0.6 30.12.2013 Entwurf Neue Masken, Schriftgrösse Michael Wanner Nr. 1.0 17.01.2014 In Bearb. Kapitel 6 Michael Wanner Nr. 1.1 20.01.2014 In Bearb. Überarbeitung, Status, Kapitel IV Martin Heimberg Nr. 1.2 23.01.2014 In Bearb. Überarbeitung Kapitel 2.1.2.5 Michael Wanner Nr. 1.3 04.03.2014 In Bearb. Überarbeitung Bilderupload Michael Wanner Nr. 1.4 12.03.2014 In Bearb. Kapitel 3.2.6 und neu 3.2.7 Michael Wanner Nr. 1.5 20.03.2014 In Bearb. Kapitel III und 3.2.5 Michael Wanner Nr. 1.6 20.03.2014 In Bearb. Überarbeitung Prozesse (keine Freigabe

für Bilderupload durch M&K) Michael Wanner

Nr. 1.7 12.06.2014 In Bearb. Verknüpfung Projekt mit Publikationen Kapitel 2.1.2.5

Michael Wanner

Nr. 2.0 22.10.2014 In Bearb. Ergänzungen Release 2.0 in 2.1.2.5, 2.2, 3.2.4, 3.2.5, 3.2.7 und 4.2.4

Michael Wanner

Nr. 2.1 20.1.2015 Final Anpassung Kapitel 2.1.2.5 Michael Wanner

Luzern, 20. Januar 2015 Seite 2/50 Projekt- und Publikationsdatenbank (PPDB)

Inhaltsverzeichnis I. Einleitung ............................................................................................................................... 3 I.i. Was ist die PPDB? ............................................................................................................... 3 I.ii. Aufbau der Dokumentation .................................................................................................. 3 II. Prozesslandkarte ..................................................................................................................... 4 III. Übersicht der Status in der PPDB............................................................................................ 5 IV. Erste Schritte in der PPDB ...................................................................................................... 7 IV.i. Anmeldung/Login PPDB ..................................................................................................... 7 IV.ii. Organisationszugehörigkeit angeben .................................................................................... 9 V. Stellvertretung bestimmen .................................................................................................... 10 VI. Stellvertretung übernehmen .................................................................................................. 11 1 Projekteröffnung und Freigabe .............................................................................................. 12 1.1 Prozessbeschreibung .......................................................................................................... 13 1.2 Prozessschritte/Anleitung................................................................................................... 13 2 Erfassung und Einreichung der Projekte ................................................................................ 14 2.1 Erfassung und Einreichung der Projekte (mit eigenem SAP KTR) ...................................... 15 2.1.1 Prozessbeschreibung ....................................................................................................... 16 2.1.2 Prozessschritte/Anleitung ................................................................................................ 16 2.2 Erfassung und Einreichung der Projekte (ohne eigenen SAP KTR) ..................................... 25 3 Freigabeprozess (Projektstammdaten) ................................................................................... 33 3.1 Prozessbeschreibung .......................................................................................................... 34 3.2 Prozessschritte/Anleitung................................................................................................... 34 3.2.1 Prozessstart ..................................................................................................................... 34 3.2.2 E-Mail an den Freigeber .................................................................................................. 34 3.2.3 Kontrolle des Projektes ................................................................................................... 35 3.2.4 Projekt zurückweisen ...................................................................................................... 35 3.2.5 Projekt auf Publizierung (Veröffentlichung) prüfen ......................................................... 36 3.2.6 Projekt freigeben ............................................................................................................. 37 3.2.7 Felder, die im Internet angezeigt werden ......................................................................... 38 4 Projektdurchführung und Controlling .................................................................................... 39 4.1 Prozessbeschreibung .......................................................................................................... 40 4.2 Prozessschritte/Anleitung................................................................................................... 40 4.2.1 Prozessstart ..................................................................................................................... 40 4.2.2 Überwachung Enddatum (geplantes Ende) ....................................................................... 40 4.2.3 Projekt prüfen auf Nachbearbeitung ................................................................................. 40 4.2.4 Nachbearbeitung ohne durchlaufen des Freigabeprozesses ............................................... 41 4.2.5 Nachbearbeitung mit durchlaufen des Freigabeprozesses ................................................. 43 4.2.6 E-Mail Erinnerung und Nachbearbeitung ......................................................................... 44 5 Projektabschluss ................................................................................................................... 46 5.1 Prozessbeschreibung .......................................................................................................... 47 5.2 Prozessschritte/Anleitung................................................................................................... 47 5.2.1 Prozessstart ..................................................................................................................... 47 5.2.2 E-Mail Erinnerung .......................................................................................................... 47 5.2.3 Abschlussarbeiten ........................................................................................................... 47 5.2.4 Enddatum und Projektstatus anpassen .............................................................................. 48 5.2.5 Ende................................................................................................................................ 48 6 Supportablauf ....................................................................................................................... 49 6.1 Technische Probleme ......................................................................................................... 49 6.2 Fachliche Probleme ........................................................................................................... 50


I. Einleitung Diese Benutzerdokumentation dient den involvierten Stellen innerhalb der Hochschule Luzern für die Unterstützung Ihrer Arbeit.

I.i. Was ist die PPDB? PPDB steht für Projekt- und Publikationsdatenbank. Es handelt sich um die Datenbank der Hochschule Luzern, welche die einheitliche Erfassung und Verwaltung von Projekten (Forschungs- und Dienstleistungsprojekten), Publikationen und Achievements ermöglicht. Die PPDB besteht aus drei Bereichen:

- Projekte - Publikationen/Achievements - Reporting

I.ii. Aufbau der Dokumentation Diese Benutzerdokumentation behandelt den Bereich Projekte in der PPDB. Diese Benutzerdokumentation richtet sich streng nach der Prozesslandkarte und den damit verbundenen Prozessen. Die Benutzenden gelangen anhand der Prozesslandkarte direkt in das entsprechende Kapitel und werden durch die Prozesse und die PPDB geführt.


II. Prozesslandkarte Die Abbildung 1 zeigt in Form einer Prozesslandkarte den Ablauf von Forschungs- und Dienstleistungsprojekten und soll einen Überblick über die Prozesse verschaffen. Die Benutzenden gelangen anhand der Prozesslandkarte direkt in das entsprechende Kapitel und werden durch den Prozess und die PPDB geleitet.

Abbildung 1: Prozesslandkarte Rollen: Die Benutzenden nehmen in der PPDB eine Rolle ein. Basierend auf dieser Rolle können Sie aus der Prozesslandkarte entnehmen, in welchen Prozessschritten die Benutzenden involviert sind und welche Schritte getätigt werden müssen. Die Abbildung 2 zeigt die einzelnen Rollen in Form einer Legende. Diese Legende finden Sie auf der Prozesslandkarte und auf jedem Prozess. Sie informiert über die einzelnen Rollen, die im jeweiligen Prozess involviert sind. Die Prozessschritte im Prozess und die Rollen in der Legende sind in der gleichen Farbe markiert.

Legende:

Projektleiter/inRechnungswesen und

ControllingFreigeber

(Projektstammdaten)

SAP/PPDB

Abbildung 2: Legende/Rollen


III. Übersicht der Status in der PPDB Die folgende Auflistung zeigt die verschiedenen Status, welche ein Projekt in der PPDB haben kann. Es wird beschrieben, wie das Projekt zu diesem Status kam und welches die anschliessenden Tätigkeiten sind. Nr. Status PPDB Kurzbeschreibung Wann trifft der Status zu?

Was ist zu tun? 1 Neu SAP Projekt Import Das Projekt wurde aus SAP in die PPDB importiert

und wurde noch nicht bearbeitet. Projekt vervollständigen oder verwerfen Die Projektleitung muss das Projekt vervollständigen oder kann es verwerfen. Projekte, die nach dem SAP Import nicht in der PPDB geführt werden möchten (z.B. Projekte mit Sammel-KTR), können mit dem Knopf „nicht in PPDB aufnehmen“ verworfen werden. Diese Projekte sind anschliessend nur noch für die Administratoren ersichtlich.

2 in Bearbeitung Projekt zum Vervollständigen

Die Projektleitung sieht unter dem Navigationspunkt „Pendenzen“ die eigenen Projekte, welche manuell oder über den SAP Import erfasst wurden. Die Projekte sind unvollständig und müssen bearbeitet werden.

3 zurückgewiesen Projekt zur Überarbeitung/ Nachbearbeiten

Der/die Freigeber/in hat das eingereichte Projekt zurückgewiesen. Die Projektleitung sieht unter dem Navigationspunkt „Pendenzen“ die zurückgewiesenen Projekte, welche nochmals überarbeitet und wieder eingereicht werden müssen.

4 Eingereicht Projekt zum Freigeben Die Projektleitung hat das Projekt in der PPDB vollständig erfasst und zum Freigeben eingereicht. Der/die Freigeber/in kontrolliert die Eingabe der Projektleitung auf Richtigkeit und Qualität und gibt das Projekt frei.

5 Freigegeben Projekt veröffentlicht

Der/die Freigeber/in hat das eingereichte Projekt freigegeben. Publizierung im Web (Veröffentlichung) Jene Projekte, bei denen der Vermerk „Auf HSLU Website (Extern)“ ausgewählt wurde, sind auf der Webseite der Hochschule Luzern ersichtlich.


6 zum Abschliessen

Projekt zum Abschliessen

Die Projektleitung wird per E-Mail über den Projektabschluss informiert und das Projekt ist in der Pendenzenliste ersichtlich. Die Projektleitung verlängert die Projektdauer oder ergänzt die Projektinformationen (z.B. Abstract). Bei Anpassung der Projektinformation durchläuft das Projekt wieder den Freigabeprozess.

7 Abgeschlossen Projekt Abgeschlossen

Das Projekt hat das Enddatum (geplantes Ende) erreicht und ist abgeschlossen. Die Projektleitung und das Controlling werden per E-Mail über den Projektabschluss in der PPDB informiert. Das Controlling löst allfällige Folgeprozesse aus.

8 Archiviert Projekt archiviert Das Projekt möchte man nicht mehr in der PPDB anzeigen lassen. Archivierte Projekte sind nur noch für Administratoren, Projektleitende und Forschungskoordinierende ersichtlich.

9 Nicht in PPDB aufnehmen

Projekt ist in der Datenbank, aber nur noch für Administratoren (Helpdesk) ersichtlich

Das Projekt möchte man nicht mehr in der PPDB anzeigen lassen. Projekte sind nur noch für Administratoren ersichtlich. Soll das Projekt wieder angezeigt werden, kann der Helpdesk Projekt wieder in den Status in Bearbeitung versetzen.


IV. Erste Schritte in der PPDB

IV.i. Anmeldung/Login PPDB Alle Mitarbeitenden der Hochschule Luzern mit einem Benutzerkonto haben standardmässig Zugriff auf die PPDB. Für den Zugriff auf die PPDB führen Sie folgende Schritte aus: 1) Öffnen Sie Ihren Browser (Empfohlen: Internet Explorer oder Safari) 2) Geben Sie folgende Adresse (URL) im Browser ein: https://ppdb.hslu.ch 3) Klicken Sie links in der Startseite auf den Link (URL)

„Login HSLU Mitarbeitende“.

Sie werden anschliessend auf die AAI-Anmeldemaske weitergeleitet.

4) Geben Sie in der AAI-Anmeldemaske Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und

bestätigen Sie die Eingabe mit dem Knopf „Login“.

5) Nach der erfolgreichen Anmeldung (Login) in der PPDB gelangen Sie zu Ihren

Pendenzen: (Meine Seite → Pendenzen).

ACHTUNG: Bei der ersten Anmeldung (Login) in der PPDB müssen Sie ihre

https://ppdb.hslu.ch/


Organisationszugehörigkeit angeben. Weitere Details erhalten Sie im Kapitel IV.ii - Organisationszugehörigkeit angeben.

Pendenzen Auf dieser Seite sind die offenen Pendenzen aufgelistet, welche bearbeitet werden müssen. Die Auflistung (Ansicht) der offenen Pendenzen kann je nach Benutzenden (Rolle) variieren. Es gibt zwei verschiedene Auflistungen (Ansichten):

- Projektleiter/in

- Projekte zum Bearbeiten/Einreichen/Nachbearbeiten

- Freigeber/in - Projekte zum Freigeben


IV.ii.Organisationszugehörigkeit angeben Die Benutzenden müssen nach der ersten Anmeldung (Login) in der PPDB ihre Organisationszugehörigkeit angeben. Diese Organisationszugehörigkeit dient zu späteren Auswertungszwecken. Es erfolgt keine Vererbung auf die nächst tiefere Ebene. Beispiel: Arbeitet jemand im Institut für Tourismus für das CC Tourismus und für das CC Mobilität müssen beide CC ausgewählt werden (beide Kästchen anklicken). Gehen Sie wie folgt vor:

1) Nach der erfolgreichen Erstanmeldung (Login) an der PPDB gelangen Sie zur Auswahl der Organisationszugehörigkeit:

2) Wählen sie Ihre Organisationszugehörigkeit Die Organisationszugehörigkeit wird immer auf der tiefst möglichen Ebene gewählt. Mehrfachselektion ist möglich. Diese Organisationszugehörigkeit dient zur späteren Auswertungszwecken.

3) Bestätigen Sie anschliessend Ihre Auswahl mit Klick auf den Knopf „Hinzufügen“.

tiefste Ebene wählen!


Nachträgliche Änderungen von Organisationszugehörigkeiten: Die Organisationszugehörigkeit kann jederzeit unter dem Menü: (Mein Profil → Bearbeiten → Organisationseinheit/en → Zuordnen) geändert werden.

V. Stellvertretung bestimmen Sie können in Ihrem Namen (Benutzer/in) eine Stellvertretung bestimmen, welche die gleichen Rechte wie Sie besitzen. Die zugewiesene Stellvertretung erhält sämtliche Funktionen und Berechtigungen. Die Stellvertretung wird wie folgt bestimmt: Arbeitsschritt Eingabemaske 1) Bei „Meine Seite“ „Stellvertretung bestimmen“ klicken.

2) Den Namen der Stellvertretung eingeben und den Knopf „Suche“ klicken. 3) Die in der PPDB gespeicherte Person erscheint und kann ausgewählt werden. Danach den Knopf „Speichern“ klicken.


VI. Stellvertretung übernehmen Das folgende Vorgehen zeigt, wie eine Person die Stellvertretung einer anderen Person übernimmt. Arbeitsschritt Eingabemaske 1) „Meine Seite“ „Stellvertretung übernehmen“ klicken.

2) Den Namen auswählen und den Knopf „Bestätigen“ klicken.

3) Sie sind nun mit dem Benutzerprofil Ihrer Stellvertretung angemeldet. Beispiel: Albert Einstein. Sie können nun im Namen von diesem Benutzenden Mutationen vornehmen.

Einstein, Albert

Einstein, Albert


1 Projekteröffnung und Freigabe

Abbildung 3: Prozess 1 - Projekteröffnung und Freigabe


1.1 Prozessbeschreibung Die Prozessschritte zeigen im Groben die zu tätigenden Vorarbeiten eines Forschungs- und Dienstleistungsprojektes. Die Projektleitung muss diverse Formulare korrekt ausgefüllt an die Vorgesetzten zustellen und visieren lassen. Anschliessend werden diverse Mutationen in den Systemen SAP und SAP ProTime getätigt. Das Controlling und/oder das Rechnungswesen hat die Eröffnung und Freigabe des Projektes in den Systemen bestätigt.

1.2 Prozessschritte/Anleitung Für diesen Prozessschritt wird keine Anleitung erstellt, da es keine Berührungspunkte zur PPDB gibt.


2 Erfassung und Einreichung der Projekte Erfassung und Einreichung der Projekte Die Projektleitung, das Rechnungswesen und das Controlling haben bereits die Formalitäten für die Projekteröffnung und Freigabe des Projektes im SAP abgeschlossen. Das Projekt wurde anschliessend durch das Rechnungswesen in SAP eröffnet und das Controlling hat die Projektbeteiligten in SAP ProTime berechtigt. In der PPDB können nun die Projekte auf zwei unterschiedliche Arten erfasst werden. Die Erfassungsart hängt vom Projektvolumen, respektive von der Projektgrösse ab. Wir unterscheiden:

Automatisch – mit eigenen SAP KTR (Import aus SAP)

Einzel-Projekte (> CHF 10‘000.-) mit einem eigenen Kostenträger (KTR) werden aus SAP automatisiert in die PPDB importiert. Siehe Kapitel → 2.1

Manuell – ohne eigenen SAP KTR Klein-Projekte (< CHF 10‘000.-) ohne einen eigenen Kostenträger (KTR), welche unter einem Sammel-KTR laufen, können in der PPDB manuell erfasst werden. Siehe Kapitel → 2.2


2.1 Erfassung und Einreichung der Projekte (mit eigenem SAP KTR)

Abbildung 4: Prozess 2.1 - Erfassung und Einreichung der Projekte (mit eigenem SAP KTR)


2.1.1 Prozessbeschreibung Mit dem Prozess „Erfassung und Einreichung der Projekte“ wird gewährleistet, dass die Projektleitung seine Forschungs- und Dienstleistungsprojekte in der PPDB erfasst und verwaltet.

2.1.2 Prozessschritte/Anleitung

2.1.2.1 Prozessstart

Das Projekt wurde in SAP als Einzel-Projekt eröffnet und hat einen eigenen KTR.

2.1.2.2 Import der Projekte in die PPDB und Erinnerung per E-Mail

Das Projekt wurde in die PPDB importiert. Die Projektleitung, das Controlling und das Rechnungswesen haben eine E-Mail über die Projekteröffnung und den Import in die PPDB erhalten. In dieser E-Mail befindet sich ein direkter Link (URL) zum importierten Projekt in der PPDB. Klicken Sie auf den Link (URL) in dieser E-Mail und Sie gelangen zur PPDB. Nach dem Import der Projekte in die PPDB haben die Projekte den Status „Neu“.

Status PPDB:Neu


2.1.2.3 Projekt prüfen auf Bedarf

Nach der erfolgreichen Anmeldung (Login) an der PPDB gelangen Sie zu Ihren Pendenzen: (Meine Seite → Pendenzen).

In den Pendenzen unter der Auflistung „Projekte zum Bearbeiten/Einreichen“ finden Sie alle Ihre Projekte, welche Sie als Projektleiter bearbeiten müssen. Prüfen Sie die aufgelisteten Projekte auf den Bedarf, ob diese in der PPDB erfasst/bearbeitet werden müssen. Für Details klicken Sie auf das Projekt (Klick auf ID).

2.1.2.4 Projekt nicht in PPDB aufnehmen

1) Projekt zurückweisen

Soll das importierte Projekt aus SAP in der PPDB nicht ersichtlich sein, muss dieses wie folgt verworfen werden: Öffnen Sie das Projekt mit klicken auf die (ID). Das Projekt kann im unteren Bereich der Seite durch klicken auf den Knopf „Nicht in PPDB aufnehmen“ verworfen werden.

Das Projekt muss nicht mehr bearbeitet werden und verschwindet aus den Pendenzen.


2.1.2.5 Projekt bearbeiten

Soll das importierte Projekt aus SAP in der PPDB ersichtlich sein, muss dieses wie folgt bearbeitet werden: Öffnen Sie das Projekt und füllen Sie alle mit dem Stern markierten Pflichtfelder (*) unter den PPDB Daten aus:

Dabei handelt es sich um Hilfstexte, die nach anklicken sichtbar werden. Z.B. Geben Sie Schlüsselwörter ein und trennen Sie diese mit Kommas.


Es können Texte aus einem Dokument in das Feld Abstract kopiert werden. Die korrekte Formatierung wird durch das klicken des Buttons „Einfügen“ sichergestellt. Es können Texte in deutscher und/oder englischer Sprache erfasst werden. WICHTIG: Um den Projekttitel, den Anriss Text sowie den Abstract zu speichern, muss unbedingt der Button „Hinzufügen“ geklickt werden.

Es können mehrere Weblinks hinterlegt werden. Der Typ "Projektseite Web" ist nur dann zu wählen, wenn es sich um eine manuell erstellte Microsite auf dem Internet handelt. Dieser Link übersteuert dann die automatisch generierte Projektseite im Web. Pro Projekt darf es maximal nur einen Link mit dem Typ „Projektseite Web“ geben. Ansonsten wählen Sie den Typ „Andere“ aus. Verknüpfung mit Projekten Hier haben Sie die Möglichkeit das Projekt mit einem oder mehreren dazugehörenden Projekten zu verknüpfen. Wählen Sie das Lead- bzw. Teil-Projekt aus.

Klick auf den Button „Hinzufügen“ ruft eine Suche auf.


Wählen Sie das entsprechende Projekt aus und klicken Sie an, ob es sich um das Leit- oder Teil-Projekt handelt. Die Verlinkung wurde nun manuell von einem Leadprojekt zu einem Teilprojekt gemacht. Die Verlinkung im Teilprojekt zum Leadprojekt wurde automatisch durch die Applikation gemacht. Das Teilprojekt ist auf „Mitarbeiter HSLU (Intern)“ zu setzen, das Leadprojekt auf „Auf HSLU Website (Extern)“. Die Logik der Verknüpfung von Lead- und Teilprojekten ist wie folgt: LEADPROJEKT Geheim Intern Extern

TEILPROJEKT Geheim Keine Keine Keine Intern Keine Verknüpfung Verknüpfung Extern Keine Verknüpfung Verknüpfung

Projektleitende des Leadprojektes erfassen danach im Leadprojekt die Projektleitende der Teilprojekte als Co-Projektleitende. Bei den Projektleitenden der Teilprojekte ist der Status „im Web anzeigen“ auf NEIN zu setzen. Verknüpfung mit Publikationen/Achievements Zu jedem Projekt können ein oder mehrere Publikationen/Achievements zugewiesen werden. Die Verlinkung geschieht, indem beim Titel Publikationen bzw. Achievements das zu importierende Objekt ausgewählt wird. Achten Sie darauf, dass der Veröffentlichungsstatus „Auf HSLU Website (Extern)“


ausgewählt ist, damit dies funktioniert.

Klick auf den Button „Import Publikationen“ bzw. „Import Achievement“ ruft eine Suche auf.

Bzw.

Geben Sie den Titel der zu verknüpfenden Publikation bzw. des Achievements oder den Namen der Autoren ein und wählen Sie diese aus. Klicken Sie „Speichern“. Die Publikation bzw. das Achievement wurde mit dem Projekt verknüpft. Die Verlinkung wurde nun manuell von einem Projekt A zu einer Publikation B gemacht. Die Verlinkung der Publikation B mit dem Projekt A wurde automatisch durch die Applikation gemacht. Dieser Prozess funktioniert auch in der entgegengesetzten Richtung. Man kann einer Publikation B das Projekt A zuweisen. Das System verlinkt dann automatisch das Projekt A mit der Publikation B. Publikation Projekt Sollte das Projekt eine Co-Projektleitung haben, kann via Suchfunktion die entsprechende interne oder externe Person gefunden werden.


Sie haben die Wahl interne und externe Projektleitende, Co-Projektleitende und Projektmitarbeitende im Web anzeigen zu lassen oder nicht.

Um das Feld „Top Projekt“ anklicken zu können, muss man über die Rolle „Forschungsleiter/in“ verfügen.

Haben Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt, können Sie im unteren Bereich der Seite durch klicken auf den Knopf „Speichern“ Ihre Änderungen speichern.

Nach dem Speichern ändert sich der Status des Projektes in der PPDB auf „in Bearbeitung“.

Status PPDB:in Bearbeitung

Hinzufügen von Projektfinanzierer/Projektpartnern Um Projektfinanzierer/Projektpartner anzufügen, klicken Sie im unteren Bereich der Seite den entsprechenden Link. Suchen Sie Projektfinanzierer/Projektpartner oder geben Sie in der Eingabemaske neue ein. Sie haben die Wahl externe Projektfinanzierer und Projektpartner im Web anzeigen zu lassen oder nicht.

Klicken Sie auf dieses Zeichen, um Projektfinanzierer oder Projektpartner im Web nicht anzeigen zu lassen. Es erscheint die folgende Maske. Bei „Im Web anzeigen“ ist automatisch Ja eingegeben. Wollen Sie das ändern, klicken Sie auf den Radiobutton Nein.


Hinzufügen von Dokumenten/Bildern Um Dokumente/Bilder anzufügen, klicken Sie im unteren Bereich der Seite auf den entsprechenden Link. Dokumente können nur im Format pdf. Hochgeladen werden. Hinweis Bilderupload: Bilder können in die PPDB hochgeladen werden. Bilder können nur im Format jpeg und png hochgeladen werden. Damit dieses korrekt dargestellt wird, muss folgendes gegeben sein: Pro Galerie (oder pro Projekt im Fall der PPDB) braucht es mindestens drei Bilder. Bilder sollten eine Mindestauflösung von 800x600 Pixeln haben. Die Bilder werden auf dem Internet angezeigt. Info-Mail: Wird das Projekt von der Projektleitung nicht innerhalb von 3 Wochen bearbeitet, wird die Projektleitung per E-Mail über die offenen zu vervollständigenden Projekte informiert.

2.1.2.6 Projekt zum Freigeben einreichen Projekt zum Freigeben einreichen

Nach Bearbeitung des Projektes vergewissern Sie sich, dass das Projekt vollständig ist, und reichen es zum Freigeben (zur Kontrolle) ein. Um das Projekt zum Freigeben (zur Kontrolle) einzureichen, können Sie im unteren Bereich der Seite durch klicken auf den Knopf „Einreichen“ das Projekt dem Freigeber weiterleiten.

Nach dem Einreichen ändert sich der Status des Projektes in der PPDB auf „Eingereicht“.

Status PPDB:Eingereicht

Info-Mail: Der/die Freigeber/in wird per E-Mail über die eingereichten Projekte informiert.


Damit eine Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden kann, wird bei einem Statuswechsel (z.B. von in Bearbeitung zu Einreichen) eine neue Version erstellt. Die Versionierung kann auch manuell erfolgen, wenn auf den Button „Versionierung erstellen“ geklickt wird. Das funktioniert nur, wenn bei „Publizierung (Veröffentlichung)“ „Auf HSLU Website (Extern)“ ausgewählt wurde, weil das ja extern gezeigt werden soll.

2.1.2.7 Projekt zurückziehen zum Bearbeiten Wurde das Projekt irrtümlich eingereicht oder möchte man nachträglich eine Nachbearbeitung des Projektes vornehmen, kann die Projektleitung über den Knopf „Zurückziehen zum Bearbeiten“ das Projekt jederzeit wieder in den Bearbeitungsstatus zurücksetzen. Klicken Sie im unteren Bereich der Seite auf den Knopf „Zurückziehen zum Bearbeiten“, um das Projekt wieder in den Bearbeitungsstatus zurücksetzen.

Nach dem Zurückziehen zum Bearbeiten ändert sich der Status des Projektes in der PPDB auf „in Bearbeitung“.



2.2 Erfassung und Einreichung der Projekte (ohne eigenen SAP KTR)

Abbildung 5: Prozess 2.2 - Erfassung und Einreichung der Projekte (ohne eigenem SAP KTR)


Bei diesen Projekten handelt es sich um Projekte ohne eigenen Kostenträger (KTR). Projekte mit eigenem KTR werden wie bisher in SAP eröffnet und danach in die PPDB importiert. Projekte ohne eigenen SAP KTR laufen in der Regel über einen Sammel-Kostenträger und werden in SAP nicht einzeln erfasst. Die notwendigen Berechtigungen im SAP ProTime werden auf den Sammel-Kostenträger vergeben. In der PPDB werden solche Projekte mittels klicken auf „Hinzufügen ohne KTR“ unter „Projekte“ eröffnet.

Es öffnet sich eine Maske. Zuerst werden die Projekt-Daten eingegeben.


2.2.1.1 Projekt bearbeiten

Füllen Sie alle mit dem Stern markierten Pflichtfelder (*) unter den PPDB Daten aus:

Dabei handelt es sich um Hilfstexte, die nach anklicken sichtbar werden. Z.B. Geben Sie Schlüsselwörter ein und trennen Sie diese mit Kommas. Es können Texte aus einem Dokument in das Feld Abstract kopiert werden. Die korrekte Formatierung wird durch das klicken des Buttons „Einfügen“ sichergestellt. Es können Texte in deutscher und/oder englischer Sprache erfasst werden.


WICHTIG: Um den Projekttitel, den Anriss Text sowie den Abstract zu speichern, muss unbedingt der Button „Hinzufügen“ geklickt werden.

Es können mehrere Weblinks hinterlegt werden. Der Typ "Projektseite Web" ist nur dann zu wählen, wenn es sich um eine manuell erstellte Microsite auf dem Internet handelt. Dieser Link übersteuert dann die automatisch generierte Projektseite im Web. Pro Projekt darf es maximal nur einen Link mit dem Typ „Projektseite Web“ geben. Ansonsten wählen Sie den Typ „Andere“ aus. Verknüpfung mit Projekten Hier haben Sie die Möglichkeit das Projekt mit einem oder mehreren dazugehörenden Projekten zu verknüpfen. Wählen Sie das Lead- bzw. Teil-Projekt aus.

Klick auf den Button „Hinzufügen“ ruft eine Suche auf.


Wählen Sie das entsprechende Projekt aus und klicken Sie an, ob es sich um das Leit- oder Teil-Projekt handelt. Die Verlinkung wurde nun manuell von einem Leadprojekt zu einem Teilprojekt gemacht. Die Verlinkung im Teilprojekt zum Leadprojekt wurde automatisch durch die Applikation gemacht. Das Teilprojekt ist auf „Mitarbeiter HSLU (Intern)“ zu setzen, das Leadprojekt auf „Auf HSLU Website (Extern)“. Die Logik der Verknüpfung von Lead- und Teilprojekten ist wie folgt: LEADPROJEKT Geheim Intern Extern

TEILPROJEKT Geheim Keine Keine Keine Intern Keine Verknüpfung Verknüpfung Extern Keine Verknüpfung Verknüpfung

Projektleitende des Leadprojektes erfassen danach im Leadprojekt die Projektleitende der Teilprojekte als Co-Projektleitende. Bei den Projektleitenden der Teilprojekte ist der Status „im Web anzeigen“ auf NEIN zu setzen. Verknüpfung mit Publikationen/Achievements Zu jedem Projekt können ein oder mehrere Publikationen/Achievements zugewiesen werden. Die Verlinkung geschieht, indem beim Titel Publikationen bzw. Achievements das zu importierende Objekt ausgewählt wird. Achten Sie darauf, dass der Veröffentlichungsstatus „Auf HSLU Website


(Extern)“ ausgewählt ist, damit dies funktioniert.

Klick auf den Button „Import Publikationen“ bzw. „Import Achievement“ ruft eine Suche auf.

Bzw.

Geben Sie den Titel der zu verknüpfenden Publikation bzw. des Achievements oder den Namen der Autoren ein und wählen Sie diese aus. Klicken Sie „Speichern“. Die Publikation bzw. das Achievement wurde mit dem Projekt verknüpft. Die Verlinkung wurde nun manuell von einem Projekt A zu einer Publikation B gemacht. Die Verlinkung der Publikation B mit dem Projekt A wurde automatisch durch die Applikation gemacht. Dieser Prozess funktioniert auch in der entgegengesetzten Richtung. Man kann einer Publikation B das Projekt A zuweisen. Das System verlinkt dann automatisch das Projekt A mit der Publikation B. Publikation Projekt Sollte das Projekt eine Co-Projektleitung haben, kann via Suchfunktion die entsprechende interne oder externe Person gefunden werden.

Haben Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt, können Sie im unteren Bereich der Seite


durch klicken auf den Knopf „Speichern“ Ihre Änderungen speichern. Sie haben die Wahl interne und externe Projektleitende, Co-Projektleitende und Projektmitarbeitende im Web anzeigen zu lassen oder nicht.

Nach dem Speichern ändert sich der Status des Projektes in der PPDB auf „in Bearbeitung“.


Hinzufügen von Projektfinanzierer/Projektpartnern Um Projektfinanzierer/Projektpartner anzufügen, klicken Sie im unteren Bereich der Seite den entsprechenden Link. Suchen Sie Projektfinanzierer/Projektpartner oder geben Sie in der Eingabemaske neue ein. Sie haben die Wahl externe Projektfinanzierer und Projektpartner im Web anzeigen zu lassen oder nicht.

Klicken Sie auf dieses Zeichen, um Projektfinanzierer oder Projektpartner im Web nicht anzeigen zu lassen. Es erscheint die folgende Maske. Bei „Im Web anzeigen“ ist automatisch Ja eingegeben. Wollen Sie das ändern, klicken Sie auf den Radiobutton Nein.

Hinzufügen von Dokumenten/Bildern Um Dokumente/Bilder anzufügen, klicken Sie im unteren Bereich der Seite auf


den entsprechenden Link. Dokumente können nur im Format pdf. Hochgeladen werden. Hinweis Bilderupload: Bilder können in die PPDB hochgeladen werden. Bilder können nur im Format jpeg und png hochgeladen werden. Damit dieses korrekt dargestellt wird, muss folgendes gegeben sein:

• Pro Galerie (oder pro Projekt im Fall der PPDB) braucht es mindestens drei Bilder.

• Bilder sollten eine Mindestauflösung von 800x600 Pixeln haben. Die Bilder werden auf dem Internet angezeigt. Info-Mail: Wird das Projekt von der Projektleitung nicht innerhalb von 3 Wochen bearbeitet, wird die Projektleitung per E-Mail über die offenen zu vervollständigenden Projekte informiert.

2.2.1.2 Projekt zum Freigeben einreichen Projekt zum Freigeben einreichen

Nach Bearbeitung des Projektes vergewissern Sie sich, dass das Projekt vollständig ist, und reichen es zum Freigeben (zur Kontrolle) ein. Um das Projekt zum Freigeben (zur Kontrolle) einzureichen, können Sie im unteren Bereich der Seite durch klicken auf den Knopf „Einreichen“ das Projekt dem Freigeber weiterleiten.



Info-Mail: Der/die Freigeber/in wird per E-Mail über die eingereichten Projekte informiert.

2.2.1.3 Projekt zurückziehen zum Bearbeiten Wurde das Projekt irrtümlich eingereicht oder möchte man nachträglich eine Nachbearbeitung des Projektes vornehmen, kann die Projektleitung über den Knopf „Zurückziehen zum Bearbeiten“ das Projekt jederzeit wieder in den Bearbeitungsstatus zurücksetzen. Klicken Sie im unteren Bereich der Seite auf den Knopf „Zurückziehen zum Bearbeiten“, um das Projekt wieder in den Bearbeitungsstatus zurücksetzen.




3 Freigabeprozess (Projektstammdaten)

Abbildung 6: Prozess 3 - Freigabeprozess


3.1 Prozessbeschreibung Mit dem Prozess „Freigabeprozess“ wird gewährleistet, dass die eingegebenen und eingereichten Projekte nochmals durch eine Zweitperson (Freigeber) geprüft werden. Dies ermöglicht ein 4-Augenprinzip, bevor Projekte auf der Webseite der Hochschule Luzern ersichtlich sind.

3.2 Prozessschritte/Anleitung

3.2.1 Prozessstart

Die Projektleitung hat das Projekt in der PPDB bearbeitet und zum Freigeben eingereicht.

3.2.2 E-Mail an den Freigeber

Info-Mail: Der/die Freigeber/in wird per E-Mail über die eingereichten Projekte informiert. In dieser E-Mail befindet sich ein direkter Link (URL) in die PPDB zu den eingereichten Projekten. Klicken Sie auf den Link (URL) in dieser E-Mail und Sie gelangen zur PPDB. Das Projekt hat in der PPDB den Status „Eingereicht“.



3.2.3 Kontrolle des Projektes

Nach der erfolgreichen Anmeldung (Login) an der PPDB gelangen Sie zu Ihren Pendenzen: (Meine Seite → Pendenzen).

In den Pendenzen unter der Auflistung „Projekte zum Freigeben“ finden Sie alle Ihre Projekte, welche Sie als Freigeber bearbeiten (freigeben) müssen. Kontrollieren Sie die aufgelisteten Projekte, ob diese korrekt eingereicht wurden oder eine Nachbearbeitung notwendig ist. Für Details klicken Sie auf das Projekt (Klick auf ID).

3.2.4 Projekt zurückweisen

Entspricht das eingereichte Projekt nicht den Anforderungen, so kann dieses mit dem Knopf „Zurückweisen“ abgelehnt werden. Das Projekt geht wieder zurück an die Projektleitung für die Nachbearbeitung.

Info-Mail: Die Projektleitung wird per E-Mail über die Nachbearbeitung des zurückgewiesenen Projektes informiert. Die Projektleitung muss das Projekt nochmals bearbeiten und anschliessend wieder einreichen. Nach dem Zurückweisen des Projektes ändert sich der Status des Projektes in der PPDB auf „in Bearbeitung“.


Es startet der Prozess „Erfassung und Einreichung der Projekte“ „Prozess Nr. 2“.


Damit eine Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden kann, wird bei einem Statuswechsel (z.B. von in Bearbeitung zu Einreichen) eine neue Version erstellt. Die Versionierung kann auch manuell erfolgen, wenn auf den Button „Versionierung erstellen“ geklickt wird. Das funktioniert nur, wenn bei „Publizierung (Veröffentlichung)“ „Auf HSLU Website (Extern)“ ausgewählt wurde, weil das ja extern gezeigt werden soll.

3.2.5 Projekt auf Publizierung (Veröffentlichung) prüfen

Der/die Freigeber/in prüft, auf welche Art das Projekt publiziert (veröffentlicht) werden soll. Öffnen Sie das Projekt mit klicken auf die (ID). Überprüfen Sie das Auswahlfeld „Publizierung (Veröffentlichung)“ und vergewissern Sie sich, dass diese Publizierungsart korrekt ist. Projekt nicht anzeigen?

Default-mässig ist beim Feld Publizierung „Projektteam (Geheim)“ gesetzt. Das bedeutet, dass dieses Projekt nur von Projektleitenden und Projektmitarbeitenden des entsprechenden Projektes sichtbar ist. Projekt nicht im Web anzeigen?

Soll das freizugebende Projekt nicht auf der Webseite der Hochschule Luzern (Internet) angezeigt werden, muss das Auswahlfeld „Mitarbeiter HSLU (Intern)“ ausgewählt sein. Sofern dieses Projekt den Status „Freigegeben“ hat, haben alle internen HSLU Mitarbeitenden via Projektsuche lesenden Zugriff auf dieses Projekt. Projekt im Web anzeigen?

Soll das freizugebende Projekt auf der Webseite der Hochschule Luzern (Internet) angezeigt werden, muss das Auswahlfeld „Auf HSLU Website (Extern)“ ausgewählt sein. Wird ein Projekt überarbeitet und in den Status PPDB „In Bearbeitung“ übergeben, wird das Projekt mit dem alten Bearbeitungsstand weiterhin im Internet angezeigt, solange der Publizierungsstatus „Auf HSLU Website (Extern)“ bleibt. Wird der Publizierungsstatus „Auf HSLU Website (Extern)“ entfernt, wird das Projekt ab der Folgenacht nicht mehr im Internet angezeigt. In Kapitel 3.2.7 werden die Felder beschrieben, welche auf dem Internet angezeigt werden.


3.2.6 Projekt freigeben

Entspricht das eingereichte Projekt den Anforderungen, so kann diesem im unteren Bereich der Seite durch klicken auf den Knopf „Freigeben“ zugestimmt werden.

Info-Mail: Die Projektleitung wird per E-Mail über das freigegebene Projekt informiert. Nach dem Freigeben des Projektes ändert sich der Status des Projektes in der PPDB auf „Freigegeben“.

WICHTIG: Bei interdisziplinären Projekten, bei welchen mehrere Projekt in SAP erfasst

wurden (z.B. Projekt A für Departement X und Projekt B für Departement Y), erhalten alle Freigebenden aller beteiligten internen Organisationen eine E-Mail, dass ein Projekt eingereicht wurde.

Es gibt jene Organisationseinheit das Projekt frei, welche für das Gesamt-Projekt verantwortlich ist.

Beim Projektvolumen wird nur jener Betrag eingegeben, welcher für das Projekt A bzw. B im Kalkulationssheet erwähnt wurde.


3.2.7 Felder, die im Internet angezeigt werden Es werden nur Projekte auf dem Internet angezeigt, welche in der PPDB beim Feld Publizierung (Veröffentlichung) „Auf HSLU Website (Extern)“ ausgewählt haben und das Projekt den Status PPDB „Freigegeben“ oder „Abgeschlossen“ hat. Folgende Felder werden auf dem Internet angezeigt: Projekttitel (deutsch/englisch) Anriss (deutsch/englisch) Abstract (deutsch/englisch) Projektleiter/in (intern/extern, wenn JA, bei im Web anzeigen) Co-Projektleiter/in (intern/extern, wenn JA, bei im Web anzeigen) Projektmitarbeiter/in (intern/extern, wenn JA, bei im Web anzeigen) Beteiligte internen Organisationen Externe Projektfinanzierer (wenn JA, bei im Web anzeigen) Externe Projektpartner (wenn JA, bei im Web anzeigen) Finanzierungstyp (KTI, SNF, Ressortforschung des Bundes, europäische

Forschungsprogramme, Ausland, Dritte, HSLU) Forschungsschwerpunkte und Themenfelder Projektstart Projektende Leistungsart (F&E, DL) Verknüpfte Publikationen Verknüpfte Achievements Weblinks Dokumente Bilder

WICHTIG: - Wird ein Projekt überarbeitet und in den Status PPDB „In Bearbeitung“ übergeben, wird

das Projekt mit dem alten Bearbeitungsstand weiterhin im Internet angezeigt, solange der Publizierungsstatus „Auf HSLU Website (Extern)“ bleibt.

- Wird der Publizierungsstatus „Auf HSLU Website (Extern)“ entfernt, wird das Projekt ab der Folgenacht nicht mehr im Internet angezeigt.


4 Projektdurchführung und Controlling

Abbildung 7: Prozess 4 - Projektdurchführung und Controlling


4.1 Prozessbeschreibung Mit dem Prozess „Projektdurchführung und Controlling“ wird gewährleistet, dass die erfassten und freigegebenen Projekte in der PPDB weiterhin bearbeitet werden können. Die Projektleitung wird aufgefordert die Projektinformationen in der PPDB stets aktuell zu halten.


4.2.1 Prozessstart

Das Projekt hat in der PPDB den Status „Freigegeben“.

4.2.2 Überwachung Enddatum (geplantes Ende)

Die Projektleitung führt das Projekt durch und überwacht den Endtermin. Die laufenden Projekte finden Sie unter dem Navigationspunkt: (Projekte → Projektliste). Für Details klicken Sie auf das Projekt (Klick auf ID).

4.2.3 Projekt prüfen auf Nachbearbeitung

Die Projektleitung prüft nach Bedarf die Projekte in der PPDB. Sind Nachbearbeitungen notwendig, können diese wie folgt durchgeführt werden: 1) Nachbearbeitung ohne durchlaufen des Freigabeprozesses (siehe: 4.2.4) 2) Nachbearbeitung mit durchlaufen des Freigabeprozesses (siehe: 4.2.5)


4.2.4 Nachbearbeitung ohne durchlaufen des Freigabeprozesses

Folgende PPDB Projektstammdaten können Sie jederzeit ändern, ohne dass das Projekt den Freigabeprozess durchlaufen muss: Änderung von: - Finanzierungstyp - Projektstart - Projektstatus (wird automatisch, basierend auf dem Enddatum angepasst) - Forschungsschwerpunkte und Themenfelder - Beteiligte interne Organisationen - Schlüsselwörter/Keywords - Web-Links - Hinzufügen von Projektfinanzierern und Projektpartnern - Hinzufügen von Dokumenten - Hinzufügen von Bildern Um die oben aufgeführten PPDB Projektstammdaten zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: 1) Änderung der PPDB Stammdaten Um die oben aufgeführten PPDB Projektstammdaten zu ändern, können Sie unter dem Navigationspunkt: (Projekte → Projektliste) das Projekt nachbearbeiten. Für Details klicken Sie auf das Projekt (Klick auf ID).

Änderung des Projektstatus Nach Eingabe oder Änderung des Enddatums (geplantes Ende) wird nachdem Sie


den Button „speichern“ betätigt haben, der Projektstatus automatisch angepasst. 2) Hinzufügen von Projektfinanzierer/Projektpartnern Um Projektfinanzierer/Projektpartner anzufügen, können Sie im unteren Bereich der Seite durch klicken auf den entsprechenden Link das Projekt überarbeiten. Suchen Sie Projektfinanzierer/Projektpartner oder geben Sie in der Eingabemaske neue ein. Sie haben die Wahl externe Projektfinanzierer und Projektpartner im Web anzeigen zu lassen oder nicht.

Klicken Sie auf dieses Zeichen, um Projektfinanzierer oder Projektpartner im Web nicht anzeigen zu lassen. Es erscheint die folgende Maske. Bei „Im Web anzeigen“ ist automatisch Ja eingegeben. Wollen Sie das ändern, klicken Sie auf den Radiobutton Nein. 3) Hinzufügen von Dokumenten/Bildern Um Dokumente/Bilder anzufügen, können Sie im unteren Bereich der Seite durch klicken auf den entsprechenden Link das Projekt überarbeiten. Dokumente können nur im Format pdf. hochgeladen werden.

Hinweis Bilderupload: Bilder können in die PPDB hochgeladen werden. Bilder können nur im Format jpeg und png hochgeladen werden. Damit dieses korrekt dargestellt wird, muss folgendes gegeben sein:

• Pro Galerie (oder pro Projekt im Fall der PPDB) braucht es mindestens drei Bilder.

• Bilder sollten eine Mindestauflösung von 800x600 Pixeln haben. Die Bilder werden auf dem Internet angezeigt.


4.2.5 Nachbearbeitung mit durchlaufen des Freigabeprozesses

Folgende PPDB Projektstammdaten können nur mit durchlaufen des Freigabeprozess geändert werden. Änderung von: - Projektvolumen - Enddatum (geplantes Ende) - Co-Projektleiter/in (intern und extern) - Projektbeteiligte Personen (intern und extern) - Publizierung (Veröffentlichung) - Projekttitel / Projektbeschrieb im Web (Titel, Anriss-Text, Abstract) Um die PPDB Projektstammdaten zu ändern, müssen Sie im unteren Bereich der Seite durch klicken auf den Knopf „Zurückziehen zum Bearbeiten“ das Projekt wieder in den Bearbeitungsstatus zurücksetzen.



Öffnen Sie das Projekt und füllen Sie alle mit dem Stern markierten Pflichtfelder (*) unter den PPDB Stammdaten aus:


Nach Bearbeitung des Projektes vergewissern Sie sich, dass das Projekt vollständig ist, und reichen es wieder zum Freigeben (zur Kontrolle) ein. Um das Projekt zum Freigeben (zur Kontrolle) einzureichen, können Sie im unteren Bereich der Seite durch klicken auf den Knopf „Einreichen“ das Projekt einreichen.



Info-Mail: Der/die Freigeber/in wird per E-Mail über eingereichte Projekte informiert.

Es startet der Prozess 3: „Freigabeprozess – Projektstammdaten“

4.2.6 E-Mail Erinnerung und Nachbearbeitung

Info-Mail: Die Projektleitung erhält 4 Wochen vor der Erreichung des Enddatums (geplantes Ende) eine E-Mail von der PPDB. In dieser E-Mail befindet sich ein direkter Link (URL) zum jeweiligen Projekt in der PPDB. Klicken Sie auf den Link (URL) in dieser E-Mail und Sie gelangen zur PPDB. Das Projekt hat in der PPDB den Status „Freigegeben“.

Nach der erfolgreichen Anmeldung (Login) in der PPDB gelangen Sie zu Ihren Pendenzen: (Meine Seite → Pendenzen).

Überprüfung des Enddatums In den Pendenzen unter der Auflistung „Projekte zum Nachbearbeiten“ finden Sie alle Projekte, welche Sie als Projektleiter/in nachbearbeiten müssen. Prüfen Sie das Enddatum (geplantes Ende) der Projekte. Für Details klicken Sie auf das Projekt (Klick auf ID). 1) Enddatum nicht korrekt


Ist das Enddatum nicht korrekt und/oder das Projekt kann noch nicht abgeschlossen werden, korrigiert die Projektleitung das Enddatum in der PPDB. Änderung des Enddatums (geplantes Ende) Um das Enddatum (geplantes Ende) zu ändern, folgen Sie den Anweisungen aus dem Kapitel 4.2.5 (Nachbearbeitung mit durchlaufen des Freigabeprozesses). Hinweis - Automatische Änderung des Projektstatus Nach Anpassung des Enddatums (geplantes Ende) und Betätigung des Buttons „speichern“, wird der Projektstatus automatisch angepasst.

2) Enddatum korrekt Ist das Enddatum korrekt, führt die Projektleitung das Projekt weiter bis es in die Phase „Projektabschluss“ kommt. Es startet der Prozess 5: „Projektabschluss“


5 Projektabschluss

Abbildung 8: Prozess 5- Projektabschluss


5.1 Prozessbeschreibung Mit dem Prozess „Projektabschluss“ wird gewährleistet, dass die Projektleitung in der PPDB die abgeschlossenen Projekte nochmals überprüft und den Status anpasst. Zusätzlich wird das Controlling über die abgeschlossenen Projekte informiert.


5.2.1 Prozessstart Das Projekt ist abgeschlossen. Das Projekt hat in der PPDB den Status

„Freigegeben“.

5.2.2 E-Mail Erinnerung

Info-Mail: Die Projektleitung und das Controlling erhalten bei Erreichung des Enddatums (geplantes Ende) eine E-Mail von der PPDB, dass das Projekt abgeschlossen ist. In dieser E-Mail befindet sich ein direkter Link (URL) zum jeweiligen Projekt in der PPDB.

5.2.3 Abschlussarbeiten

Die Projektleitung erstellt Abschlussberichte und führt zusammen mit dem Controlling die Projektauswertung durch. Die Projektleitung erfasst in der PPDB die aus dem Projekt entstandenen Dokumentationen und fügt diese dem Projekt hinzu.


5.2.4 Enddatum und Projektstatus anpassen

Die Projektleitung kontrolliert nochmals das Enddatum (geplantes Ende) und den Projektstatus. Ist das Enddatum (geplante Ende) oder der Projektstatus nicht korrekt und das Projekt kann aber abgeschlossen werden, korrigiert die Projektleitung das Enddatum und den Projektstatus in der PPDB. Änderung des Enddatums (geplantes Ende) → Bearbeitung mit durchlaufen des Freigabeprozesses: Für die Anpassung des Enddatums (geplantes Ende) muss das Projekt wieder den Freigabeprozess durchlaufen. Es startet der Prozess 2: Nachbearbeitung mit durchlaufen des Freigabeprozesses. → siehe Kapitel 4.2.5. Änderung des Projektstatus Nach Eingabe oder Änderung des Enddatums (geplantes Ende) wird nachdem Sie den Button „speichern“ betätigt haben, der Projektstatus automatisch angepasst.

5.2.5 Ende

Hier endet der Prozess „Ablauf Forschungs- und Dienstleistungsprojekte“.


6 Supportablauf Der folgende Supportablauf enthält alle betroffenen Organisationeinheiten, welche mit der Projekt- und Publikationsdatenbank (PPDB) in Verbindung stehen. Sie zeigt die Zusammenhänge und Abhängigkeiten der einzelnen Organisationseinheiten bei einem Supportfall auf.

6.1 Technische Probleme Unter Hilfe befinden sich relevante Dokumente.

Technische Probleme sind dem Helpdesk zu melden. Die Applikationsverantwortung mit dem technischen Betrieb der Applikation liegt bei IT Services. Technische Probleme sind z.B.: Die Applikation steht nicht zur Verfügung Eine Funktion (z.B. speichern, einreichen, freigeben, etc.) funktioniert nicht Ein Report kann nicht gedruckt werden Daten aus SAP oder Evento werden falsch in die PPDB importiert und/oder angezeigt


Abbildung 9: Supportablauf – technische Probleme

6.2 Fachliche Probleme Bei fachlichen Problemen nehmen Sie bitte Kontakt mit den Power Usern des entsprechenden Departements auf. Die Fachverantwortung der Applikation PPDB liegt beim Ressort F&E/WTT. Fachliche Probleme sind z.B.: Es ist nicht klar, welcher Inhalt in ein Feld gehört Prozesse sind unklar

Abbildung 10: Supportablauf – fachliche Probleme

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