Benutzerhandbuch · 7.4. Änderungen an der Planstelle ... Falls das Modul SAP-PI im Einsatz ist,...

SAP umantis MM Interface (V2.7.0)

Campus Solution 728

Benutzerhandbuch

SAP umantis MM Interface

Solution SAP umantis MM Interface

Datum 17. Januar 2017

Version 2.7.0

SAP Release ab ECC 6.0

Benutzerhandbuch SAP umantis MM Interface 17. Januar 2017 Seite 1 / 21 HR Campus AG

Inhaltsverzeichnis

Änderungsnachweis ..................................................................................................................................... 3

Abbildungsverzeichnis ................................................................................................................................. 3

Tabellenverzeichnis ...................................................................................................................................... 3

1. Zweck des Dokuments .................................................................................................................. 4

2. Produktbeschreibung .................................................................................................................... 4

2.1. Ausgangslage .................................................................................................................................. 4

2.2. Stammdaten ..................................................................................................................................... 4

2.3. Organisationsstrukturen ................................................................................................................... 4

2.4. Berechtigungen nach Mass ............................................................................................................. 5

3. Berechtigungssteuerung mit Infotyp 9728 .................................................................................. 5

3.1. Infotyp 9728 ..................................................................................................................................... 5

3.1.1. Rolle im umantis ............................................................................................................................... 5 3.1.2. Erlaubte umantis Module ................................................................................................................. 6 3.1.3. Erlaubte Organisationseinheiten ...................................................................................................... 6

4. Export der Stammdaten................................................................................................................. 7

4.1. Export der Organisationsstruktur (OM-Export) ................................................................................ 7

4.1.1. OM-Export Selektionsmaske ........................................................................................................... 7 4.2. Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) ............................................................................... 8

4.2.1. PA-Export Selektionsmaske ............................................................................................................ 8

5. Import der Daten ins umantis ..................................................................................................... 10

5.1. Importarten ..................................................................................................................................... 10

5.1.1. Teilimport ....................................................................................................................................... 10 5.1.2. Komplettimport ............................................................................................................................... 10 5.2. Manueller Import ............................................................................................................................ 10

5.2.1. Manueller Import Organisationseinheiten ...................................................................................... 10 5.2.2. Manueller Import Personalstammdaten ......................................................................................... 11 5.3. Automatischer Import über SOAP .................................................................................................. 12

5.4. Überprüfung der Importe ................................................................................................................ 12

5.4.1. Analyse des Import-Protokolls bei nicht komplett geschriebenen Einträgen ................................. 13

6. Pflege im SAP für die umantis MM Schnittstelle ...................................................................... 14

6.1. Der Mitarbeiter wechselt zu einer anderen Organisationseinheit / Abteilung behält aber den Vorgesetzten (1 Mitarbeiter pro Planstelle).................................................................................... 14

6.2. OE Wechsel ohne Änderung des Vorgesetzten (Mehrere Mitarbeiter pro Planstelle) Ausnahme ....................................................................................................................................................... 14

6.3. Der Mitarbeiter wechselt in eine OE und erhält einen neuen Vorgesetzten (1 oder mehrere Mitarbeiter pro Planstelle) .............................................................................................................. 16

6.4. Änderung der Planstellenbezeichnung ohne Änderung des Vorgesetzten ................................... 18

6.5. Vorgesetzter ändert, MA bleiben bestehen.................................................................................... 19

7. umantis SAP Impact .................................................................................................................... 19

7.1. Abkürzungen .................................................................................................................................. 19

7.2. Eintritt ............................................................................................................................................. 19

7.3. Austritt ............................................................................................................................................ 19

7.4. Änderungen an der Planstelle ........................................................................................................ 19

7.5. Organisatorischer Wechsel ............................................................................................................ 20


Änderungsnachweis

Version Beschreibung der Änderung Datum Autor

Tabelle 1: Änderungsnachweis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Infotyp 9728 zur Pflege der Berechtigungen .............................................................................. 5 Abbildung 2: Infotyp 9728 – mögliche Rollen .................................................................................................. 6 Abbildung 3: Infotyp 9728 – mögliche Module ................................................................................................ 6 Abbildung 4: /HRC/S728_UMA_002 Export der Organisationsstruktur .......................................................... 7 Abbildung 5: /HRC/S728_UMA_001 - Stammdatenexport ............................................................................. 8 Abbildung 6: Import der Organisationsstruktur .............................................................................................. 11 Abbildung 7: Import der Mitarbeitendendaten ............................................................................................... 11 Abbildung 8: Neuen Mitarbeitenden Import erstellen .................................................................................... 12 Abbildung 9: Importprotokoll .......................................................................................................................... 12 Abbildung 10: Drag&Drop der Planstelle im SAP OM ................................................................................... 14

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Änderungsnachweis ....................................................................................................................... 3 Tabelle 2: Parameter des OM-Exports ............................................................................................................ 8 Tabelle 3: Parameter des Stammdaten-Exports ............................................................................................. 9


1. Zweck des Dokuments

Das vorliegende Dokument wird Kunden der HR Campus AG mit dem Erwerb der Solution 728 ausgeliefert und beinhaltet die Benutzerdokumentation, worin das für die Verwendung der Solution notwendige Grund-wissen vermittelt wird.

Zielgruppe sind hierbei die Endanwender der Solution selbst sowie ggf. Schulungspersonal, welches mit der internen Schulung von Mitarbeitern / Endanwendern betraut ist.

2. Produktbeschreibung

Die SAP umantis Schnittstelle ist eine SAP Schnittstelle, welche alle Daten exportiert, die für den Betrieb von umantis Mitarbeitermanagement benötigt werden. Die Schnittstelle bietet eine ganze Reihe an vordefi-nierten Stammdatenfelder. Zusätzlich kann jedes Feld separat noch übersteuert oder weitere Kundenfelder aktiviert werden. Um die verschiedenen Terminologien zu verbinden, bietet dieses Interface zudem eine Reihe von Mappingtabellen an.

Die Schnittstelle beinhaltet zwei Datenexporte, welche für den Betrieb von umantis essentiell sind:

der Export von Mitarbeiterstammdaten sowie

der Export der Organisationsstruktur.

Zusätzlich bietet die SAP umantis Schnittstelle auch die Möglichkeit einer Berechtigungssteuerung über einen kundeneigenen Infotypen.

2.1. Ausgangslage

Wenn Ihre HR Prozesslandschaft auf verschiedenen Softwaresystemen basiert und Sie nebst SAP HCM auch das umantis Mitarbeitermanagement einsetzen, dann betreiben Sie entweder redundante Datener-fassung oder Sie suchen nach Lösungen für die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den beiden Systemen.

Das zentrale System für alle HR Stammdaten ist sicherlich SAP HCM; aber wie schaffen Sie es, jederzeit automatisiert aktuelle und zugleich konsistente Daten auch in umantis bereitzustellen?

Die HR Campus SAP umantis MM Schnittstelle stellt die ideale Lösung für alle Firmen dar, die sich für SAP und umantis entschieden haben.

2.2. Stammdaten

Diese intelligente Schnittstellenlösung versteht die Sprache beider Anwendungen und beinhaltet ein gros-ses vordefiniertes Set an zu übermittelnden Daten, welches jeweils kundenspezifisch ergänzt und ange-passt werden kann. Sämtliche in umantis verwendeten Felder sind in der Schnittstelle vordefiniert und kön-nen einzeln gesteuert werden.

Intelligente Matchingtabellen ermöglichen nicht nur einen 1:1 Transfer von Daten, sondern auch Datenum-wandlung oder das Zusammenfügen von mehreren Quellfeldern aus SAP (z.B. Vorname, Name) in ein kombiniertes Datenfeld in umantis. Die Schnittstelle bietet Ihnen somit die Flexibilität, die Sie benötigen, um die SAP Daten optimal in umantis verwenden zu können.

Weiterhin können direkt in der Schnittstelle auch Berechnungen durchgeführt werden, was häufig im Be-reich der Gehaltsdaten notwendig ist, um z.B. einen monatlichen in einen jährlichen Wert zu konvertieren.

Über verschiedene Selektionsoptionen kann der Datenexport auf verschiedenste Populationen einge-schränkt werden.

2.3. Organisationsstrukturen

Damit auch in umantis die Führungsstrukturen immer aktuell sind, verfügt die HR Campus SAP umantis Schnittstelle auch über einen OM-Export, der es ermöglicht, das gesamte Organisationsmanagement in die in umantis bekannten Abteilungsstrukturen zu konvertieren und zu exportieren.


2.4. Berechtigungen nach Mass

Ein besonderes Highlight stellt die Berechtigungssteuerung dar, die es ermöglicht, sämtliche umantis-Berechtigungen direkt aus SAP HCM heraus zu steuern. Dies erleichtert die Benutzerverwaltung erheblich und gibt Ihnen die Möglichkeit, den Zugriff auf sensible HR Daten von einem zentralen System aus kontrol-lieren zu können.

3. Berechtigungssteuerung mit Infotyp 9728

3.1. Infotyp 9728

Mit dem SAP umantis Schnittstelle wird ein kundeneigener Infotyp mitgeliefert. Mit diesem Infotypen kön-nen die umantis Berechtigungen über das SAP gesteuert werden. Auf dem Infotyp können die Rolle, die erlaubten Module sowie zusätzliche Organisationseinheiten definiert werden.

Bitte beachten:

Vor der ersten Installation muss überprüft werden, ob der Infotyp 9728 schon im System verwendet wird!

Abbildung 1: Infotyp 9728 zur Pflege der Berechtigungen

3.1.1. Rolle im umantis

In diesem Feld können Sie die Rolle des Mitarbeitenden definieren. Initial erhält jede Person, welche eine Leiterplanstellenverknüpfung hat die Rolle „Vorgesetzter OEplus“ im umantis und alle anderen erhalten die Rolle „Mitarbeiter“. Alle davon abweichenden Rollen können hier via Auswahlmenü gepflegt werden.

Mögliche Rollen, die Sie im IT9728 pflegen können:


Abbildung 2: Infotyp 9728 – mögliche Rollen

3.1.2. Erlaubte umantis Module

Hier kann definiert werden welche Module ein Mitarbeiter im umantis im Zugriff haben soll. Die einzelnen Module sind als Auswahlliste hinterlegt (F4-Auswahl). Wenn alle Benutzer im umantis die gleichen Module haben sollen, dann können diese in der Feldsteuerung als Festwerte definiert werden. Sobald aber bei einem Mitarbeitenden auf dem IT9728 Module zugewiesen sind wird der Festwert übersteuert und es wer-den die Module vom IT9728 für den entsprechenden Mitarbeitenden mitgegeben.

Mögliche Module, die Sie im IT9728 pflegen können:

Abbildung 3: Infotyp 9728 – mögliche Module

3.1.3. Erlaubte Organisationseinheiten

Initial wird jeder Person die Organisationseinheit mitgegeben mit welcher die Planstelle verknüpft ist. Somit hat jeder mit der Rolle Vorgesetzter OEplus Zugriff auf die eigene Organisationseinheit und alle die darun-ter liegen im OM. Soll der Vorgesetzte nur auf seine eigene Organisationseinheiten Zugriff erhalten, wird das über die Rolle „Vorgesetzter“ gesteuert (ohne OEplus).

Falls jedoch der entsprechende Vorgesetze noch Zugriff auf weitere, einzelne Organisationseinheiten er-halten soll, können diese im IT9728 eingetragen werden.


4. Export der Stammdaten

4.1. Export der Organisationsstruktur (OM-Export)

Damit im umantis die Organisationsstruktur für die gesamte Berechtigungsgrundlage steht, werden die gewünschten Organisationseinheiten aus dem SAP exportiert.

4.1.1. OM-Export Selektionsmaske

Mit der Transaktion /HRC/S728_UMA_002 wird die Selektionsmaske für den OM-Export geöffnet. Die ge-wählten Selektionsparameter können in einer Variante gespeichert werden (mittels Save-Button) um sie jederzeit wieder aufrufen zu können.

Der OM-Export exportiert jeweils die gesamte Organisationsstruktur. Diese wird benötigt, da beim Import der PA-Daten das Feld „Organisationseinheit“ überprüft wird. Folglich muss die OM-Struktur zeitlich immer vor der PA-Struktur ins umantis importiert werden.

Abbildung 4: /HRC/S728_UMA_002 Export der Organisationsstruktur

Parameter Erklärung

Wurzel-OE Wählen Sie hier die oberste OE, deren Struktur Sie exportieren möchten.

OE-Bezeichnung mit Kürzel Wählen Sie diese Box an, wenn Sie die OE-Bezeichnung inkl. Der OE-Kürzel exportieren möchten.

Stichtag für Datenselektion Wählen Sie den Stichtag (Gültigkeitsdatum), mit wel-chem die Daten selektiert werden sollen.

Setze Tagesdatum (Batchlauf)

Wählen Sie diese Box, falls Sie für den Export das Ta-gesdatum setzen möchten (für Batch-Lauf oder zum Speichern von Varianten). Übersteuert Stichtag für Da-tenselektion.

Pfad und File für Download Geben Sie hier an, wo und mit welchem Namen das File gespeichert werden soll.

Codepage (F4-Parameter) Zur Darstellung von Umlauten im empfangenden Sys-tem. Für umantis UTF-8 nötig (Code 4110)

Download Applikationsserver Für Batch-Jobs

Download auf Workstation Für ad-hoc Exporte


Direkte Übertragung über PI Falls das Modul SAP-PI im Einsatz ist, kann auch eine direkte Übertragung an umantis gemacht werden

Direkte Übertragung SOAP

Über SOAP kann die Übertragung direkt aus SAP erfol-gen ohne manuellen Download der Dateien. Die not-wendigen Settings müssen bei der Installation vorge-nommen werden.

Tabelle 2: Parameter des OM-Exports

4.2. Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export)

Der Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) ist das Kernstück des Interfaces. Es werden alle benö-tigten Mitarbeiterdaten aus dem SAP exportiert.

4.2.1. PA-Export Selektionsmaske

Der Selektionsbildschirm für den Export wird über die Transaktion /HRC/S728_UMA_001 aufgerufen. Auf dieser Oberfläche kann die zu exportierende Population spezifisch eingegrenzt werden. Mittels Klick auf „weitere Selektionen“ können weitere Selektionskriterien hinzugefügt werden. Stichtag für die Datenselekti-on und der Speicherpfad können frei definiert werden. Beim Auswahlpunkt „Codepage“ wird empfohlen den Parameter UTF-8 auszuwählen. Die Daten können auf den Applikationsserver (für Batch-Jobs), auf die lokale Workstation (ad-hoc Exporte) oder über SAP-PI direkt ins umantis geschrieben werden. Wie beim OM-Export können die gewählten Selektionsparameter in einer Variante gespeichert werden (mittels Save-Button).

Abbildung 5: /HRC/S728_UMA_001 - Stammdatenexport

Parameter Erklärung

Personalnummer Selektieren Sie hier bspw. nur bestimmt Personalnum-mern


Personalbereich Sie können Ihre Selektion auf den Personalbereich einschränken.

Personalteilbereich Sie können Ihre Selektion auch auf den Personalteilbe-reich einschränken.

Stichtag für Datenselektion Wählen Sie den Stichtag (Gültigkeitsdatum), mit wel-chem die Daten selektiert werden sollen.

Setze Tagesdatum (Batchlauf)

Wählen Sie diese Box, falls Sie für den Export das Ta-gesdatum setzen möchten (für Batch-Lauf oder zum Speichern von Varianten). Übersteuert Stichtag für Da-tenselektion.

Pfad und File für Download Geben Sie hier an, wo und mit welchem Namen das File gespeichert werden soll.

Codepage (F4-Parameter) Zur Darstellung von Umlauten im empfangenden Sys-tem. Für umantis UTF-8 nötig (Code 4110)

Download Applikationsserver Für Batch-Jobs

Download auf Workstation Für ad-hoc Exporte

Direkte Übertragung PI Falls das Modul SAP-PI im Einsatz ist, kann auch eine direkte Übertragung an umantis gemacht werden

Direkte Übertragung SOAP

Über SOAP kann die Übertragung direkt aus SAP erfol-gen ohne manuellen Download der Dateien. Die not-wendigen Settings müssen bei der Installation vorge-nommen werden.

Zukünftige Eintritte liefern

Wählen Sie diese Box, wenn Sie auch Eintritte in Zu-kunft berücksichtigen möchten.

ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass nur ‚wirkliche‘ Eintritte in Zukunft korrekt verarbeitet werden. Falls Sie befristete Mitarbeitende haben, die jeweils wie-der auf die gleiche Planstelle gesetzt werden, oder wenn Sie Lernende übernehmen, muss die Schnitt-stelle angepasst werden.

Tabelle 3: Parameter des Stammdaten-Exports


5. Import der Daten ins umantis

Zuerst muss immer das Organisationsfile ins umantis importiert werden. Wenn die Organisationsstruktur durch den OM-Import angelegt wurde, kann danach das Personenstammdatenfile importiert werden.

5.1. Importarten

5.1.1. Teilimport

Der Teilimport wird lediglich verwendet, wenn nicht alle Daten übermittelt werden, sondern zum Beispiel nur ein Datensatz, welcher ergänzt werden muss. Mit einem Teilimport werden keine Datensätze historisiert. Es werden nur bestehende aktualisiert und neue ergänzt.

5.1.2. Komplettimport

In der Regel wird empfohlen, den Komplettimport zu verwenden. Damit werden alle Mitarbeitenden historisiert, von welchen kein Datensatz mehr im Stammdatenfile enthalten ist (weil Sie zum Beispiel nicht mehr aktiv sind im SAP). Für den Komplettimport muss daher immer eine vollständige Datei mit allen Datensätzen, welche im umantis aktiv sein sollen verwendet werden, da sonst zu viele Mitarbeitende historisiert werden. Der Komplettimport prüft jeweils die Datensätze, welche sich seit dem letzten Import verändert haben und aktualisiert diese.

5.2. Manueller Import

5.2.1. Manueller Import Organisationseinheiten

Damit die Mitarbeiter der richtigen Organisationseinheit zugeordnet werden, muss der Upload der OE Struktur immer vor dem Upload der Stammdaten erfolgen.

Um in den umantis Importbereich zu kommen, klicken Sie auf IMPORTE oben rechts in der Navigations-leiste. Die Organisationsstruktur ist technisch im umantis eine Auswahlliste und dementsprechend muss hier die Option „Neuer Import Auswahlliste“ gewählt werden.

Anschliessend kann die XML-Datei hochgeladen werden. Prinzipiell wird bei Daten aus dem SAP immer ein Komplettimport durchgeführt. Dabei werden abgegrenzte Organisationseinheiten auch im umantis his-torisiert. Falls eine Organisationsstruktur aus verschiedenen Quellsystemen zusammengesetzt wird, kann mit unterschiedlichen Quellsystemschlüsseln gearbeitet werden.

Steigen Sie als Administrator ins umantis ein und klicken Sie auf Importe.

Klicken Sie bei den Aktionen NEUER IMPORT auf „+ Auswahllisten“

Geben Sie dem Import einen Namen

Laden Sie das File hoch

Wählen Sie die Importart: „XML Import: Auswahlliste importieren (Komplettimport) Bsp. Org.Einheiten“

Wenn Sie die Benachrichtung aktivieren, erhalten Sie eine E-Mail, sofern der Import nicht abgeschlossen werden konnte

Starten Sie den Import

Es wird empfohlen, bei Reorganisationen die Option „Alle Datensätze aus der Datei importieren“ anzuwählen


Abbildung 6: Import der Organisationsstruktur

5.2.2. Manueller Import Personalstammdaten

Unter „Neuer Import“ kann nun ein neuer Mitarbeiter-Import gestartet werden.

Dieser soll erst gestartet werden, nachdem der Upload der OE-Struktur erfolgreich abgeschlossen wurde, damit eine korrekte Zuordnung der zu importierenden Mitarbeitenden zur jeweiligen OE vorgenommen werden kann.

Steigen Sie als Administrator ins umantis ein und klicken Sie auf IMPORTE.

Klicken Sie bei den Aktionen NEUER IMPORT auf „+ Mitarbeiter/Stellen“

Abbildung 7: Import der Mitarbeitendendaten

Geben Sie dem Import einen Titel

Laden Sie das File hoch

Wählen Sie die Importart: „XML Import: MitarbeiterInnen importieren (Komplettimport)“

Setzen Sie ein Flag bei Benachrichtigung aktivieren. Dann erhalten Sie eine E-Mail sofern der Import nicht abgeschlossen werden konnte


Abbildung 8: Neuen Mitarbeitenden Import erstellen

5.3. Automatischer Import über SOAP

Durch die SOAP Anbindung kann der Import der Mitarbeiter und Organisationsdaten automatisiert erfolgen. Dazu muss für beide Programme eine entsprechende Variante angelegt werden, welche im SAP als Job regelmässig ausgeführt wird.

5.4. Überprüfung der Importe

Falls ein Import wegen Fehlern nicht abgeschlossen werden konnte, können Sie als umantis Administrator ins umantis einsteigen und per Logfile eine Fehleranalyse durchführen. Bei der Übersicht der Importe sind

die unvollständigen Importe mit gekennzeichnet (letzte Spalte).

Klicken Sie auf den Namen des Imports, um zu den Details zu gelangen. Es wird dokumentiert, wieviele Einträge in der XML Datei sind und wieviele davon geschrieben werden konnten.

Abbildung 9: Importprotokoll

Zusätzlich wird immer ein Import-Log.txt erstellt, welches die Fehler bei den nicht geschriebenen Datensätze aufzeigt. Mehr Informationen zu häufigen Fehlern sind auf dem umantis Wiki (Onlinehilfe) dokumentiert:


https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/Importe#H.C3.A4ufige_Logfile-Errors_-_Tipps_.26_Tricks

5.4.1. Analyse des Import-Protokolls bei nicht komplett geschriebenen Einträgen

Falls Ihre Importdatei mehr Einträge hat, als geschrieben werden, müssen Sie das Import-log.txt analysieren, um die Stammdaten im SAP-System dann korrigieren zu können. Dazu öffnen Sie das Import-Log.txt und wählen CTRL+F. Damit erhalten Sie oben Links in Ihrem Browser ein Eingabefenster. Geben Sie dort ‚error‘ ein und durchsuchen Sie das Log-File nach Error-Meldungen. Sie können dann feststellen, bei welcher Person und welcher Information der Error erscheint und warum. Ggf. müssen Sie in Ihrem Import-File nach der entsprechenden Personalnummer suchen, um die Ursache für den Error zu finden.

Korrekturen sind IMMER im SAP-System zu machen (--> danach ein neues File generieren und dieses wieder hochladen).


6. Pflege im SAP für die umantis MM Schnittstelle

Nachfolgend wird erläutert, wie Änderungen im SAP Organisationsmanagement durchgeführt werden sol-len, beim Einsatz der SAP umantis Mitarbeitermanagement Schnittstelle.

6.1. Der Mitarbeiter wechselt zu einer anderen Organisationseinheit / Abteilung behält aber den Vorgesetzten (1 Mitarbeiter pro Planstelle)

Die Planstelle wird per drag and drop verschoben

Abbildung 10: Drag&Drop der Planstelle im SAP OM

In umantis: Die Organisationseinheit wird geändert.

6.2. OE Wechsel ohne Änderung des Vorgesetzten (Mehrere Mitarbeiter pro Planstelle) Ausnahme

Dies betrifft einige Ausnahmen, ist aber nicht der Normalfall

Da sich mehrere Personen auf der gleichen Planstelle befinden, ist es nicht möglich, die gesamte Planstelle zu verschieben

Personalmassnahme: Organisatorischer Wechsel durchführen (Transaktion PA40). D.h. der Mitarbeitende erhält eine neue Planstellen ID.

Drag&Drop


(Start: Transaktion PA40 Personalmassnahme)

1. Personalnummer eingeben

2. Art der Massnahme wählen (hier Organisatorischer Wechsel)

3. Massnahme ausführen (Bei jedem Screen, alle benötigten Informationen

eintragen und Speichern)

4. Wichtig für OM: Feld Planstelle

In umantis: In umantis wird die alte Planstelle historisiert und eine neue Planstelle mit der neuen Nummer angelegt. Da sich der Vorgesetzte nicht geändert hat, sieht der Vorgesetzte sowohl die aktive Stelle des Mitarbeiters, wie auch die historisierte Stelle. Alle Inhalte, die er beim Mitarbeitenden unter Mitarbeitergespräch eingefüllt hat, sind nur auf der historisierten Stelle zu finden. Der Vorgesetzte schliesst das Mitarbeitergespräch mit dem Mitarbeitenden auf der historisierten Stelle ab und beim nächsten Zyklus verwendet er die aktuelle Stelle.


ACHTUNG: Falls Sie das Historisieren verhindern möchten, können Sie dies machen, indem Sie vor dem Import ins umantis folgende Einstellungen vornehmen.

Klicken Sie auf MITARBEITER und suchen Sie den entsprechenden Mitarbeiter im Mitarbeiterverzeichnis. Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters und dann auf Einstellungen. Tragen Sie die neue Planstellennummer unter Stellenschlüssel ein.

So ändert sich in umantis lediglich die bestehende Stelle und es wird keine neue angelegt.

6.3. Der Mitarbeiter wechselt in eine OE und erhält einen neuen Vorgesetzten (1 oder mehrere Mitarbeiter pro Planstelle)

Personalmassnahme: Organisatorischer Wechsel durchführen (Transaktion PA40). D.h. der Mitarbeitende

erhält eine neue Planstellen ID.


(Start: Transaktion PA40 Personalmassnahme)

1. Personalnummer eingeben

2. Art der Massnahme wählen (hier Organisatorischer Wechsel)

3. Massnahme ausführen (Bei jedem Screen, alle benötigten Informationen

eintragen und Speichern)

4. Wichtig für OM: Feld Planstelle

In umantis: In umantis wird die alte Planstelle historisiert und eine neue Planstelle mit der neuen Nummer angelegt. Da sich der Vorgesetzte geändert hat, sieht der „alte“ Vorgesetzte nun den Mitarbeitenden auf der historisierten Stelle und kann auch das Mitarbeitergespräch zu ende führen. Der „neue“ Vorgesetzte sieht die aktive Planstelle des Mitarbeitenden und kann ebenfalls das Mitarbeitergespräch durchführen. Der „neue“ Vorgesetzte sieht also die Historie des Mitarbeitenden nichts.


6.4. Änderung der Planstellenbezeichnung ohne Änderung des Vorgesetzten

Falls sich lediglich die Bezeichnung der Planstelle ändert, sollte keine neue Planstelle im SAP ange-legt, sondern nur die Bezeichnung geändert werden

Ändern Sie die Planstellenbezeichnung, indem Sie das korrekte Datum setzen und dann auf „Organi-sation und Besetzung“ klicken, damit Sie in den Änderungsmodus gelangen. Anschliessend können Sie unter den Details die Planstellenbezeichnung ändern

Kundenspezifischer Report laufen lassen oder manuell bei Einzelfällen

In umantis: Hier wird lediglich die Planstellenbezeichnung geändert. Alles andere bleibt gleich.


6.5. Vorgesetzter ändert, MA bleiben bestehen

Mittels der Massnahme ‚Organisatorischem Wechsel‘ wird der neue Vorgesetzte der Leiterplanstelle des bisherigen Vorgesetzten zugeordnet.

Im umantis wird der bisherige Vorgesetzte durch den neuen ersetzt.

7. umantis SAP Impact

Nachfolgend sind die wichtigsten Informationen im Umgang mit SAP während des Einsatzes von umantis Mitarbeitermanagement, in Kombination mit der SAP umantis Schnittstelle, erläutert.

7.1. Abkürzungen

OE: Organisationseinheit

VG: Vorgesetzter

MA: MA

PB: Personalbetreuer

7.2. Eintritt

Bei einem Eintritt im SAP muss der Infotyp 9728 lediglich bei den Ausnahmen gepflegt werden.

Nachfolgend sind alle Ausnahmen aufgelistet:

Ausnahme Feld Rolle Feld Erlaubte Module Feld Org.Einheiten

VG, der auf zusätzliche OEs zugreifen muss

Vorgesetzter OEplus Entsprechende OEs eintragen

MA im OM, der aber in umantis eine Führungs-rolle hat

Vorgesetzter OEplus Entsprechende OEs eintragen

MA, der in umantis Rolle PB hat

Personalbetreuer Entsprechende OEs eintragen

MA, der in umantis Rolle Administrator

Administrator Oberste OE eintragen

MA, der in umantis Rolle Geschäftsführer

Geschäftsführer Oberste OE eintragen

7.3. Austritt

Bei einem Austritt muss nichts weiter beachtet werden. Da in der Schnittstelle jeweils nur die aktiven Mitar-beitenden übermittelt werden. Wenn die Stammdaten bei einem Vollimport in umantis die Daten des aus-getretenen Mitarbeiters nicht mehr enthalten, wird dieser in umantis historisiert. Somit kann sichergestellt werden, dass nicht Personen auf umantis Zugriff haben, die nicht mehr im Unternehmen arbeiten.

7.4. Änderungen an der Planstelle

ACHTUNG: Im umantis hängt das Mitarbeitergespräch an der Planstelle. D.h. die Verknüpfung zur Plan-stelle (Planstellen ID entscheidend) darf nur geändert werden, wenn es sich um einen organisatorischen


Wechsel handelt und die Person anschliessend einen anderen Vorgesetzten mit anderen Aufgaben (neues Mitarbeitergespräch) hat.

Bei grösseren Umstrukturierungen und Änderungen im Organisationsmanagement ist zu beachten, dass der Name der Planstelle ohne weiteres geändert werden kann, ohne negative Auswirkungen im umantis. Die Planstelle wird dann ebenfalls in umantis unbenannt.

Falls jedoch anstatt der Umbenennung der Planstelle eine neue erstellt wird, obwohl der Mitarbeiter keine neue Arbeit (neues Mitarbeitergespräch) benötigt, wird in umantis die alte Planstelle historisiert und die neue aktive Planstelle wird in umantis angelegt.

7.5. Organisatorischer Wechsel

Bei einem Organisatorischen Wechsel innerhalb des Unternehmens, sollte der Mitarbeiter eine neue Plan-stelle erhalten, da er nun andere Aufgaben zu erledigen hat. Der Infotyp 9728 muss nicht gepflegt werden, ausser es handelt sich um eine Ausnahme, die unter Punkt 7.2 Eintritt aufgelistet ist.

In umantis wird die alte Planstelle historisiert und die neue Planstelle angelegt. Der Mitarbeiter und sein neuer Vorgesetzte können nun das Mitarbeitergespräch wie gewohnt durchführen.


HR Campus wünscht Ihnen einen erfolgreichen Einsatz unserer bewährten Solution.

Falls Sie Fragen oder Anregungen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

HR Campus AG

Tel. 0844 55 44 55

[email protected]

mailto:[email protected]

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