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Besprechungsprotokolle in OneNote 1. Wählen Sie einen passenden Speicherort

Legen Sie ein neues Notizbuch auf Ihrem Fileserver oder SharePoint-Server an. Speichern Sie es in einem Ordner auf den alle Kolleginnen und Kollegen Zugriff haben, die das Protokoll öffnen sollen. Alternativ können Sie das Notizbuch auch auf OneDrive speichern. Dort müssen Sie es aber dann für alle Personen, die das Protokoll einsehen sollen, freigeben. Somit benötigt für diese Variante auch jeder einen Microsoft-Account (z. B. kostenlos bei www.outlook.com registrieren).

2. Protokoll erstellen Sie können nun in Ihrem Notizbuch eine neue Seite anlegen und hier das Protokoll verfassen. Nutzen Sie hierfür die vielen Möglichkeiten (Tabelle einfügen, Kategorien, Links einfügen, frei Hand Skizzieren usw.) die OneNote Ihnen bietet. Sie können allerdings auch aus einem Outlook-Termin ein Besprechungsprotokoll erstellen. Hierfür klicken Sie im Outlook-Termin auf „Besprechungsnotizen“. Das hat den Vorteil, dass die Kopfdaten (Besprechungsbetreff, Uhrzeit, Datum, usw.) automatisch in Ihr Protokoll übernommen werden.

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3. Aufgaben in Ihre Outlook-Aufgabenliste übernehmen Nachdem Sie das Protokoll erstellt haben, können Sie ganz einfach mit nur einem Mausklick Ihre ToDo’s in Ihre eigene Outlook-Aufgabenliste übernehmen. Von dort können Sie sie bei Bedarf auch an weitere Personen delegieren.

Zusatztipp: Protokoll-Vorlage erstellen Falls Sie für Besprechungen immer dasselbe Protokoll verwenden wollen, können Sie dieses auch in OneNote als Vorlage speichern.