Bewerbungsbedingungen C Verfahrensbrief Verhandlungsverfahren · Angebotspräsentation 10...

Seite 1 von 24 Bewerbungsbedingungen_C_Verfahrensbrief_Verhandlungsverfahren.docx / 13.04.2018

C

BEWERBUNGSBEDINGUNGEN

C. VERFAHRENSBRIEF ZUM

VERHANDLUNGSVERFAHREN

in dem Vergabeverfahren

„INGENIEURLEISTUNGEN STILLLEGUNG DEPONIE SCHWABACH“

der Stadtdienste Schwabach GmbH

(ABl. EU 2018/S 074-164710)

Stadtdienste Schwabach GmbH Vergabeverfahren „Ingenieurleistungen Stilllegung Deponie Schwabach“ (ABl. EU 2018/S 074-164710) | Bewerbungsbedingungen – C. „Verfahrensbrief zum Verhandlungsverfahren“


Inhalt

Bezugnahme auf die EU-Bekanntmachung 4 Teilnahmeberechtigung und Angebotsaufforderung zur Abgabe von indikativen

Angeboten 4 Übersicht über den Ablauf des Verhandlungsverfahrens 4 Ablaufbeschreibung 4 Termine 5 Verfahrensregelungen zum Verhandlungsverfahren 5

Konkretisierung und Änderung von Verfahrensregelungen 5 Veränderungen in der Bieterstruktur 6 Ortstermine 6 Bieterfragen 6 Entwurf des Ingenieurvertrags 7 Verwendung der Formblätter 7 Einreichung des indikativen Angebots, der Präsentationsunterlagen und des

Verhandlungsbedarfs 7 Prüfung der indikativen Angebote, Aufklärung und Nachforderung 9 Angebotspräsentation 10 Verhandlungsgespräch 11 Verbindliche Angebote 12 Wertungskommission, Entscheidung über die Zuschlagserteilung 12 Vertrauliche Angaben und Geheimhaltung, wettbewerbsbeschränkende Maßnahmen 12 Kostenersatz, Verbleib der eingereichten Unterlagen 13

Zuschlagskriterien 13 Vorgehen für die Zuschlagswertung 13 Einzelheiten zur Wertung des Honorarangebots 14 Zuschlagskriterien (Wertungsmatrix) 16 Verzeichnis der vom Auftraggeber für das Verhandlungsverfahren bereitgestellten

Vergabeunterlagen 23 Check-Liste der einzureichenden Unterlagen für das indikative Angebot, für die

Angebotspräsentation und für die Verhandlungen 23 Für das indikative Angebot 23 Für die Vorbereitung der Angebotspräsentation 24 Für die Vorbereitung der Verhandlungen 24



VORBEMERKUNG ZUM SPRACHGEBRAUCH

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wurden die am besten geeigneten Bewerber/ Bewerberge-meinschaften für die weitere Teilnahme am Verhandlungsverfahren ausgewählt. Diese Bewerber ha-ben eine Angebotsaufforderung erhalten und werden fortan nicht mehr als „Bewerber“, sondern als „Bieter“ bezeichnet.

Aus Gründen leichterer Verständlichkeit wird in diesem Verfahrensbrief einheitlich von „Bietern“ ge-sprochen. Hierunter sind neben Einzelbietern grundsätzlich auch Bietergemeinschaften zu verstehen. Bietergemeinschaften werden in diesem Verfahrensbrief nur gesondert erwähnt, wenn an die Bieter-gemeinschaften andere Anforderungen gestellt werden als an einen Einzelbieter oder es zum Ver-ständnis erforderlich ist.



Bezugnahme auf die EU-Bekanntmachung

Das vorliegende Dokument „Bewerbungsbedingungen – C. Verfahrensbrief zum Verhand-lungsverfahren“ ergänzt die Bekanntmachung des Auftraggebers in der EU-Bekanntmachung vom 17. April 2018 (ABl. EU 2018/S 074-164710) sowie die Bekanntmachungen des Auftrag-gebers in dem Dokument „Bewerbungsbedingungen – A. Allgemeine Vorgaben“. Auf die dor-tigen Ausführungen wird vollumfänglich Bezug genommen.

Teilnahmeberechtigung und Angebotsaufforderung zur Abgabe von indikativen Ange-boten

Teilnahmeberechtigt an diesem Verhandlungsverfahren sind nur diejenigen Unternehmen, die vom Auftraggeber nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs mit gesonderter Verfahrens-verfügung aufgefordert werden, ein indikatives Angebot einzureichen.

Der Auftraggeber wird zunächst zur Abgabe von indikativen Angeboten auffordern.

Im weiteren Verlauf wird er die Bieter zur Abgabe verbindlicher Angebote auffordern. Weitere Angebotsrunden behält er sich ausdrücklich vor.

Eine Verringerung der Bieterzahl von Angebotsrunde zu Angebotsrunde erfolgt nicht.

In der Angebotsaufforderung wird den Bietern mitgeteilt werden, bis wann die indikativen An-gebote und Lösungsvorschläge einzureichen sind.

Übersicht über den Ablauf des Verhandlungsverfahrens

Ablaufbeschreibung

1.1 Mit der Übersendung der Angebotsaufforderung tritt das Vergabeverfahren „Ingenieurleistun-gen Stilllegung Deponie Schwabach“ in die Phase des Verhandlungsverfahrens ein.

1.2 Die Bieter werden aufgefordert, ein indikatives Angebot einzureichen. Hierbei handelt es sich um ein unverbindliches Angebot, das die Grundlage für Verhandlungsgespräche mit den Bie-tern bildet. Der Zuschlag kann hierauf noch nicht erteilt werden; die Fehlerhaftigkeit des indi-kativen Angebots kann jedoch zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen.

1.3 Der Auftraggeber wird alle im Verfahren befindlichen Bieter zu einer Angebotspräsentation und einem Verhandlungsgespräch einladen.

1.4 Der Auftraggeber entscheidet auf der Grundlage der Verhandlungsgespräche über erforderli-che Anpassungen der Vergabeunterlagen (insbesondere des Ingenieurvertrags). Die Bieter werden anschließend zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufgefordert.

1.5 Das verbindliche Angebot der Bieter wird abschließend durch die Wertungskommission ge-wertet. Der Zuschlag wird nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB auf das wirt-schaftlichste Angebot gemäß den hier bekannt gemachten Zuschlagskriterien erteilt.



1.6 Der Auftraggeber behält sich vor, erforderlichenfalls weitere Verhandlungs- und Angebotsrun-den durchzuführen. Dies ist im Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens jedoch aus-drücklich nicht beabsichtigt.

1.7 Der Auftraggeber behält sich ferner vor, nach pflichtgemäßem Ermessen alle Bieter diskrimi-nierungsfrei erneut zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufzufordern (Zurückverset-zung), wenn dadurch eine ansonsten erforderliche Aufhebung des Vergabeverfahrens vermie-den werden kann.

1.8 Nähere Einzelheiten können den weiteren Abschnitten dieses Verfahrensbriefes entnommen werden.

Termine

Der Auftraggeber veröffentlicht dieses Dokument bereits bei Einleitung des Vergabeverfah-rens. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, bereits an dieser Stelle verbindliche Termine mitzuteilen.

Alle für die Bieter relevanten Termine werden den Bietern per Verfahrensverfügung rechtzeitig mitgeteilt. Der Auftraggeber wird hierbei angemessene Fristen für die Erstellung der Angebote festsetzen.

Die Abgabe der indikativen Angebote ist etwa für Mitte August 2018 vorgesehen (Änderun-gen vorbehalten).

Die Angebotspräsentation mit anschließendem Verhandlungsgespräch soll nach heutigem Stand voraussichtlich im Zeitraum 20. bis 21. September 2018 stattfinden (Änderungen vor-behalten).

Verfahrensregelungen zum Verhandlungsverfahren

Konkretisierung und Änderung von Verfahrensregelungen

Das Verhandlungsverfahren wird nach den Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbs-beschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt.

Der Auftraggeber behält sich vor, die hier bekanntgemachten Verfahrensregelungen in trans-parenter und alle Bieter gleich behandelnder Weise zu konkretisieren bzw. zu ändern, wenn der Verlauf des Verfahrens dies erfordert. Derartige Maßnahmen werden den Bieter umge-hend durch eine Verfahrensverfügung mitgeteilt.



Veränderungen in der Bieterstruktur

Die Bieter haben im Teilnahmewettbewerb ihre Eignung für die Beauftragung nachgewiesen. Nachträgliche Veränderungen in der Bieterstruktur gegenüber der im Teilnahmewettbewerb gemeldeten Zusammensetzung sind unzulässig und führen im Regelfall zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Ortstermine

Es wird von den Bietern erwartet, dass sie sich frühzeitig einen persönlichen Eindruck von der bestehenden Deponie machen.

Eine eigenmächtige Besichtigung ist nicht erwünscht. Vielmehr ist ein Ortstermin mit dem Auf-traggeber zu vereinbaren. Der Ortstermin wird für jeden Bieter gesondert angeboten.

Für die Terminvereinbarung steht Ihnen folgender Ansprechpartner zur Verfügung:

Herr Christian Eich Projektleiter Telefon: +49 (0)9122 936-261 E-Mail: [email protected]

Bieterfragen

Die Bieter können im Vorfeld zur Einreichung des indikativen Angebots Bieterfragen stellen. Die Bieterfragen können ausschließlich per E-Mail an folgende Adresse gestellt werden:

[email protected]

Die Antworten auf die Bieterfragen werden unter folgender Internetadresse zum Download bereitgestellt.

www.stadtwerke-schwabach.de/eod-deponie-sc

Den Bietern wird per E-Mail ein Hinweis erteilt, sobald neue Antworten auf Bieterfragen einge-stellt wurden.

Auch die Fragestellung selbst wird vom Auftraggeber im Internet veröffentlicht. Es wird daher gebeten, die Bieterfragen so zu formulieren, dass sie keinerlei Rückschlüsse auf die Identität des Fragestellers zulassen.

Der späteste Termin für die Einreichung von Bieterfragen wird mit der Aufforderung zur Ab-gabe des indikativen Angebots bekanntgegeben.



Entwurf des Ingenieurvertrags

Mit den Vergabeunterlagen hat der Auftraggeber den Entwurf des Auftraggebers für den Inge-nieurvertrag elektronisch bereitgestellt. Dem indikativen Angebot der Bieter ist dieser bereit-gestellte Vertragsentwurf unverändert zu Grunde zu legen. Eigenmächtige Änderungen des Vertragsentwurfs durch die Bieter sind unzulässig und führen zum Ausschluss aus dem Verga-beverfahren.

Sofern die Bieter Änderungen am Ingenieurvertrag wünschen, wird über diese im Rahmen der Verhandlungsgespräche verhandelt. Änderungswünsche sind hierfür auf dem Formblatt 8 „Verhandlungsbedarf“ einzureichen (siehe unten Ziffer 7.4).

Der Auftraggeber wird nach Abschluss der Verhandlungsgespräche mit allen Bietern darüber entscheiden, ob und welche Änderungen er am Entwurf des Ingenieurvertrags vornimmt. Sollte der Vertragsentwurf geändert werden, wird die Änderungsfassung einheitlich zur Grundlage für die verbindlichen Angebote der Bieter gemacht.

Andernfalls beziehen sich die verbindlichen Angebote auf den Vertragsentwurf, der bereits vorliegt.

Alle Bieter bieten in jeder Phase des Verhandlungsverfahrens stets auf einen einheitlichen, für alle Bieter gleich formulierten Ingenieurvertrag an.

Verwendung der Formblätter

Die Bieter werden verpflichtet, die vom Auftraggeber bereitgestellten Formblätter für die Ab-gabe des indikativen Angebots zu verwenden. Änderungen an den vorgedruckten Inhalten der Formblätter sind unzulässig und führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Ände-rungen des Bieters an seinen eigenen Eintragungen müssen eindeutig sein.

Einreichung des indikativen Angebots, der Präsentationsunterlagen und des Verhandlungs-bedarfs

7.1 Die Bieter werden mit Verfahrensverfügung des Auftraggebers aufgefordert, ein indikatives Angebot einzureichen.

Hierbei handelt es sich um ein unverbindliches Angebot, das die Grundlage für Verhandlungs-gespräche mit den Bietern bildet. Der Zuschlag kann hierauf noch nicht erteilt werden. Die Fehlerhaftigkeit des indikativen Angebots kann jedoch zum Ausschluss aus dem Vergabever-fahren führen.



7.2 Für das indikative Angebot ist mindestens die folgende Unterlage einzureichen:

˗ Formblatt 7 „Indikatives Angebot mit vorläufiger Honorarberechnung“

[Hinweis: Im Rahmen des indikativen Angebots verzichtet der Auftraggeber auf die Einreichung des Entwurfs des Ingenieurvertrags.]

Das indikative Angebot ist schriftlich einzureichen, das heißt eigenhändig im Original unter-schrieben. Kopierte, gestempelte oder gescannte Unterschriften erfüllen diese Anforderung nicht!

Das indikative Angebot soll vierfach auf Papier (ein unterschriebenes Original, drei Sätze Kopien) und zusätzlich als PDF-Datei auf Datenträger eingereicht werden.

7.3 Für die Vorbereitung der Angebotspräsentation sind mindestens die folgenden Unterlagen einzureichen:

˗ Präsentationsunterlage des Bieters für die Angebotspräsentation

Die Präsentationsunterlage des Bieters soll 10-fach auf Papier und zusätzlich als PDF-Datei auf Datenträger eingereicht werden.

7.4 Für das Verhandlungsgespräch ist der Verhandlungsbedarf vorab anzumelden. Hierzu sind folgende Unterlagen einzureichen:

˗ Formblatt 8 „Verhandlungsbedarf“ (Einreichung nur erforderlich, wenn seitens des Bie-ters tatsächlich Verhandlungsbedarf besteht)

Das Formblatt 8 „Verhandlungsbedarf“ des Bieters soll 10-fach auf Papier und zusätzlich als PDF-Datei auf Datenträger eingereicht werden.

7.5 Das Ende der Angebotsfrist wird den Bietern mit der Angebotsaufforderung mitgeteilt.

Das Ende der Angebotsfrist gilt einheitlich für die Abgabe des indikativen Angebots, der Prä-sentationsunterlage des Bieters und des Formblattes 8 „Verhandlungsbedarf“ (im Folgenden gemeinsam als „Angebotsunterlagen“ bezeichnet).

Der Bieter ist für die fristgemäße Einreichung der Angebotsunterlagen selbst verantwortlich. Die verspätete Einreichung des indikativen Angebots und/ oder der Präsentationsunterlage führt jeweils zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren, es sei denn, der Bieter hat die Frist-versäumung nicht zu vertreten. Das Verschulden von Post- und Paketdiensten ist dem Bieter zuzurechnen.

7.6 Die Angebotsunterlagen sind zwingend in einem verschlossenen Umschlag/ Paket einzu-reichen.



Der Umschlag / das Paket soll wie folgt gekennzeichnet sein:

„Indikatives Angebot im Vergabeverfahren

„Ingenieurleistungen Stilllegung Deponie Schwabach“ Bitte nicht öffnen!“

Die Angebotsunterlagen sind bei folgender Stelle einzureichen:

KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH für: Stadtdienste Schwabach GmbH RA Dr. Ulrich Blaschke Maxtorgraben 13 90409 Nürnberg

7.7 Die Einreichung der Angebotsunterlagen per eMail, Telefax oder Telefon ist nicht zulässig (§ 81 Satz 1 VgV).

Prüfung der indikativen Angebote, Aufklärung und Nachforderung

8.1 Der Auftraggeber wird die fristgerecht eingereichten indikativen Angebote im Hinblick auf ihre formale Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit sowie ihre fachliche und rechnerische Richtig-keit prüfen.

8.2 Der Auftraggeber behält sich vor, nach pflichtgemäßem Ermessen Aufklärung von den Bie-tern über das indikative Angebot zu verlangen. Für die Beantwortung der Aufklärungsfragen wird den Bietern eine angemessene Frist gesetzt.

8.3 Der Auftraggeber behält sich ferner vor, die Bieter nach pflichtgemäßem Ermessen sowie unter Einhaltung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung zur Nachreichung oder Vervollständigung von fehlenden oder unvollständigen leistungsbezogenen Unterlagen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, aufzufordern (§ 56 Abs. 2 Satz 1 VgV). Der Auftraggeber behält sich hierbei vor, Angaben aller Art einschließlich fehlender Un-terschriften und einschließlich fehlender Preisangaben nachzufordern, soweit dies nach nähe-rer Maßgabe von § 56 Abs. 3 VgV zulässig ist.

Keine Nachforderung erfolgt für die tragende Unterschrift des Bieters bzw. des Bevollmächtig-ten Vertreters der Bietergemeinschaft in dem Formblatt 7 „Indikatives Angebot mit vorläu-figer Honorarberechnung“. Der Auftraggeber geht davon aus, dass bei Fehlen dieser Unter-schrift kein wirksames indikatives Angebot eingereicht wurde.

Im Rahmen seiner pflichtgemäßen Ermessensbetätigung wird der Auftraggeber diskriminie-rungsfrei darüber entscheiden, ob eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet wird oder nicht. Wird eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet, wird der Auftraggeber alle be-troffenen Bieter diskriminierungsfrei zur Nachreichung der fehlenden oder unvollständigen Un-terlagen auffordern. Für die Nachreichung wird eine angemessene Frist gesetzt.



Es besteht keine Berechtigung der Bieter, fehlende oder unvollständige Unterlagen außerhalb einer allgemeinen Nachforderungsrunde nachzureichen oder zu vervollständigen.

Das Recht des Auftraggebers, nach pflichtgemäßem Ermessen fehlende Erklärungen und Nachweise nachzufordern oder deren Vervollständigung zu verlangen, begründet keine Ver-antwortung des Auftraggebers für die Vollständigkeit der eingereichten Angebote. Die Bieter bleiben für die vollständige und fristgerechte Einreichung aller erforderlichen Unterlagen selbst verantwortlich.

8.4 Die vom Bieter einzureichende Präsentationsunterlage des Bieters für die Angebotspräsen-tation wird vom Auftraggeber als leistungsbezogene Unterlage mit Bezug zur Wirtschaftlich-keitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien eingestuft. Eine Nachforderung oder Vervollständigung von fehlenden oder unvollständigen Präsentationsunterlagen nach Ende der Angebotsfrist schließt der Auftraggeber daher aus (§ 56 Abs. 3 VgV).

Das Fehlen der Präsentationsunterlage oder die Unvollständigkeit einer eingereichten Präsen-tationsunterlage führt zu Punktabzügen im Rahmen der Wertung, jedoch nicht zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Eine Aufklärung zu der Präsentationsunterlage des Bieters außerhalb der Angebotspräsenta-tion findet nicht statt. Rückfragen zu den Inhalten der Präsentationsunterlage werden im Rah-men der Angebotspräsentation unmittelbar an den Bieter gerichtet.

Angebotspräsentation

9.1 Alle Bieter, die ein indikatives Angebot eingereicht haben, werden vom Auftraggeber zu einer Angebotspräsentation eingeladen. Die Einladung entfällt, wenn der Bieter bis zu diesem Zeit-punkt wirksam aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen wurde.

Die Angebotspräsentation findet in den Geschäftsräumen des Auftraggebers in Schwabach statt. Der genaue Zeitpunkt wird mit Verfahrensverfügung rechtzeitig mitgeteilt.

9.2 Der Bieter erhält die Gelegenheit zu einer Angebotspräsentation. Die Vortragszeit des Bie-ters beträgt 60 Minuten. Anschließend besteht Gelegenheit für Rückfragen aus dem Wer-tungsgremium (nach Bedarf bis zu 30 Minuten).

Die Präsentation des Bieters soll in freiem und ungehindertem Vortrag erfolgen. Für die Ein-haltung der Zeitvorgabe und die angemessene Berücksichtigung aller geforderten Inhalte ist der Bieter selbst verantwortlich.

Die im Einzelnen geforderten Inhalte der Angebotspräsentation ergeben sich aus den bekannt-gemachten Zuschlagskriterien (siehe unten Ziffer V.3, unter Buchstabe A.).

Den Bietern wird empfohlen, sich hinsichtlich der Reihenfolge der Darstellung und der Gewich-tung der Präsentationsinhalte möglichst an der Reihenfolge und Gewichtung der Zuschlags-kriterien in der Tabelle zu orientieren.



9.3 Die im Rahmen der Präsentationsunterlage vorgelegten Arbeitsproben und der Vortrag des Bieters werden gemeinsam bewertet.

Andere als die in der Präsentationsunterlage bis zum Ende der Angebotsfrist eingereichten Unterlagen dürfen nicht vorgestellt oder besprochen werden.

9.4 Die aus dem Wertungsgespräch gewonnenen Eindrücke dienen insbesondere zur Bewertung des Projektleiters und des stellvertretenden Projektleiters.

Aus diesem Grund wird erwartet, dass beide Personen angemessene Anteile an der Präsen-tation des Bieters und bei der Beantwortung von Rückfragen des Auftraggebers übernehmen; ein unangemessener Redeanteil kann zu Punktabzügen im Rahmen der Wertung führen.

Außerdem wird das Rederecht im Rahmen der Angebotspräsentation auf den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter beschränkt. Andere als diese beiden Personen dür-fen im Rahmen der Angebotspräsentation und der Rückfragen keine Ausführungen machen.

Büroinhaber, Geschäftsführer, andere Teilprojektleiter und sonstige Mitglieder des Planungs-teams dürfen während der Angebotspräsentation anwesend sein, aber nicht das Wort ergrei-fen.

9.5 Der Auftraggeber stellt die Projektionsfläche und einen Beamer (VGA- und HDMI-Anschlusskabel) zur Verfügung. Der Präsentationsrechner ist vom Bieter selbst mitzubringen.

Verhandlungsgespräch

Das Verhandlungsgespräch mit den Bietern findet unmittelbar im Anschluss an die Angebots-präsentation statt.

Das Verhandlungsgespräch dient dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern (§ 17 Abs. 10 VgV).

Verlauf und Inhalt des Verhandlungsgesprächs sind ohne Einfluss auf die Angebotswertung nach den bekanntgemachten Zuschlagskriterien.

Anders als während der wertungsrelevanten Angebotspräsentation besteht im Verhandlungs-gespräch keine Beschränkung des Rederechts auf den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter.

Im Anschluss an die Verhandlungsgespräche wird der Auftraggeber prüfen und entscheiden, ob er Änderungen an den Vergabeunterlagen für die Anforderung verbindlicher Angebote vor-nimmt.



Verbindliche Angebote

Der Auftraggeber wird die Bieter nach Abschluss der Verhandlungsgespräche zur Abgabe ei-nes verbindlichen Angebots binnen angemessener, ggf. jedoch kurz gehaltener, Frist auffor-dern. Hierbei wird er mitteilen, ob aufgrund der Verhandlungsgespräche Änderungen an den Vergabeunterlagen, insbesondere am Entwurf des Ingenieurvertrags (siehe oben Ziffer 5), vor-genommen wurden.

Das Verfahren zur Abgabe verbindlicher Angebote ist grundlegend in der Vergabeunterlage „Bewerbungsbedingungen – D. Verfahrensbrief zur Einreichung der verbindlichen An-gebote“ dargestellt. Nähere Einzelheiten zur Abgabe des verbindlichen Angebots werden mit der Angebotsaufforderung mitgeteilt.

Der Auftraggeber weist vorsorglich bereits jetzt darauf hin, dass Gremienvorbehalte des Bie-ters im verbindlichen Angebot des Bieters nicht zugelassen sind. Die verbindlichen Angebote müssen vorbehaltsfrei abgegeben werden, so dass der Auftraggeber sie unmittelbar durch entsprechende Willenserklärung annehmen kann. Es obliegt dem Bieter, etwaige Gremienzu-stimmungen rechtzeitig einzuholen.

Der Auftraggeber beabsichtigt, lediglich einmal ein verbindliches Angebot einzuholen und auf dieser Grundlage den Zuschlag zu erteilen. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, auch zu verbindlichen Angeboten in erneute Verhandlungen mit den Bietern einzutreten und im An-schluss eines oder mehrere weitere verbindliche Angebote einzuholen.

Wertungskommission, Entscheidung über die Zuschlagserteilung

12.1 Die Wertung der indikativen und verbindlichen Angebote sowie der Angebotspräsentation er-folgt durch eine Wertungskommission.

Einzelheiten zur Wertung sind unter Ziffer V.1. beschrieben.

12.2 Die Entscheidung über die Zuschlagserteilung ist dem Geschäftsführer der Stadtdienste Schwabach GmbH vorbehalten.

Vertrauliche Angaben und Geheimhaltung, wettbewerbsbeschränkende Maßnahmen

13.1 Dem Bieter obliegt es selbst, diejenigen Teile seiner Angebotsunterlagen, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von der Zustimmung des Bieters auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (insbesondere an-dere Bieter) ausgehen (vgl. § 165 Abs. 3 Satz 2 GWB).

13.2 Mit dem Teilnahmeantrag haben sich alle Beteiligten verpflichtet, die im Rahmen des Verga-beverfahrens erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln und ausschließlich für die Zwecke dieses Vergabeverfahrens zu verwenden.



13.3 Bieter, die sich an wettbewerbsbeschränkenden Maßnahmen beteiligen, werden aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen. Das Gleiche gilt für Bietergemeinschaften, wenn sich min-destens ein Mitglied der Bietergemeinschaft an wettbewerbsbeschränkenden Maßnahmen be-teiligt, auch wenn dies für die anderen Mitglieder der Bietergemeinschaft nicht zutrifft.

Kostenersatz, Verbleib der eingereichten Unterlagen

Ein Kostenersatz für die Beteiligung am Verhandlungsverfahren wird nicht gewährt. Die ein-gereichten Unterlagen werden Eigentum des Auftraggebers und werden nicht an den Bieter zurückgesandt.

Zuschlagskriterien

Der Auftraggeber gibt das folgende Vorgehen für die Zuschlagswertung und die folgenden Zuschlagskriterien bekannt.

Vorgehen für die Zuschlagswertung

1.1. Allgemeine Hinweise zur Zuschlagswertung

Die Wertung der Angebote und der Angebotspräsentation erfolgt durch die Wertungskom-mission. Die Wertungskommission setzt sich aus Vertretern der Stadtdienste Schwabach GmbH sowie Vertretern der Stadt Schwabach zusammen.

Die Zuschlagswertung erfolgt für das letzte verbindliche Angebot des Bieters. Hierbei wird die bereits im Vorfeld erfolgte Bewertung der Angebotspräsentation unverändert in die Ermittlung der Gesamtpunktzahl einbezogen.

Unaufgefordert eingereichte Ausarbeitungen bleiben unberücksichtigt.

Die Zuschlagswertung erfolgt unter Berücksichtigung von Preis und Qualität der angebotenen Leistungen. Die Qualität der Leistung wird dabei anhand der Angebotspräsentation des Bieters bewertet, der Preis anhand des Honorarangebots des Bieters.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige Angebot, das die höchste Gesamtpunktzahl aller Angebote gemäß den Zuschlags-kriterien (Ziffer V.3) erzielt hat.

Bei gleicher Gesamtpunktzahl gilt folgende abgestufte Regelung zur Ermittlung des wirtschaft-lichsten Angebots:

˗ Haben zwei oder mehrere Angebote in gleicher Weise die höchste Gesamtpunktzahl erzielt, gewinnt von diesen Angeboten dasjenige Angebot, das die höchste Wertung im Kriterium „Präsentation“ (Abschnitt A. der Tabelle in Ziffer V.3) die höchste Wertung erzielt hat.



˗ Liegen auch dann noch Angebote gleichauf, entscheidet die Wertungskommission nach freiem Ermessen zwischen den gleichauf liegenden Angeboten.

1.2. Einzelheiten zur Wertung der Angebotspräsentation

1.2.1 Die Wertung der Angebotspräsentation erfolgt durch die Wertungskommission.

1.2.2 Die Angebotspräsentationen werden auf der Grundlage des mündlichen Vortrags der Bieter im Präsentationstermin und auf der Grundlage der Präsentationsunterlagen mit den Bestand-teilen gewertet, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist eingereicht wurden. Nachträglich freiwillig nachgereichte Unterlagen der Bieter oder neu eingefügte Unterlagen bleiben außer Betracht.

Fehlen einzelne Unterlagen, die im Rahmen der Angebotspräsentation vorgelegt werden soll-ten, führt dies nicht zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren, sondern zu Punktabzügen im Rahmen der Wertung (ggf. zu einem Punktabzug bis auf Null).

1.2.3 Die Festlegung der erzielten Wertungspunkte richtet sich nach den Zuschlagskriterien und dem Wertungsmaßstab, die in der Wertungsmatrix für die Angebotspräsentation bekannt ge-macht sind (Ziffer V.3, Abschnitt A.). Die Wertungskommission wird die dort eingeräumten Be-urteilungsspielräume stets in einer Art und Weise nutzen, die den Anforderungen an die Gleichbehandlung aller Bieter gerecht wird.

Einzelheiten zur Wertung des Honorarangebots

2.1 Anzubietende und vorgegebene Honorarparameter

Für Leistungen, die nach anrechenbaren Kosten vergütet werden, hat der Bieter entspre-chende Honorarsätze gemäß HOAI anzubieten. Die Honorarzone wird jeweils vom Auftrag-geber vorgegeben.

Für einzelne weitere Leistungen hat der Bieter jeweils ein Pauschalfesthonorar anzubieten.

Vom Bieter ist ferner ein allgemeiner Nebenkostensatz anzubieten.

Die Einzelheiten sind aus dem Formblatt 9 „Verbindliches Angebot mit vorläufiger Honorarbe-rechnung“ ersichtlich, das den Bietern für die verbindliche Angebotsabgabe nach Abschluss der Verhandlungen rechtzeitig zur Verfügung gestellt wird.

Für nach Stundensätzen zu vergütende Leistungen des Bieters setzt der Auftraggeber ein-heitliche Stundensätze fest, die nach Seniorität/ Qualifikation des jeweiligen Mitarbeiters ge-staffelt sind. Diese Stundensätze sind im Vertrag festgelegt (siehe dort § 14.4).

Die vom Bieter anzubietenden Honorarparameter sind im Formblatt 9 „Verbindliches Angebot mit vorläufiger Honorarberechnung“ einzutragen.



2.2 Honorarwertung anhand einer vorläufigen Honorarberechnung des Bieters

2.2.1 Gewertet wird das vom Bieter zu berechnende und im Formblatt 9 „Verbindliches Angebot mit vorläufiger Honorarberechnung“ anzugebende Gesamthonorar (netto).

Für diese Zwecke ist vom Bieter eine vorläufige Honorarberechnung anzustellen. Aus Gründen der Vergleichbarkeit der Angebote gibt der Auftraggeber für diese Honorarberechnung die je-weils anzusetzenden anrechenbaren Kosten vor, soweit die Vergütung auf anrechenbaren Kosten beruht (nicht bei Pauschalfestpreisen).

Der vorläufigen Honorarberechnung des Bieters sind ausschließlich die vorgegebenen an-rechenbaren Kosten im Formblatt 9 „Verbindliches Angebot mit vorläufiger Honorarberech-nung“ zugrunde zu legen.

Die vorläufige Honorarberechnung des Bieters wird seitens des Auftraggebers einer rechneri-schen Prüfung unterzogen und gegebenenfalls korrigiert.

2.2.2 Die Festlegung der erzielten Wertungspunkte richtet sich nach den Zuschlagskriterien und dem Wertungsmaßstab, die in der Wertungsmatrix für die Wertung des Honorarangebots be-kannt gemacht sind (Ziffer V.3, Abschnitt B.).

Stadtdienste Schwabach GmbH Vergabeverfahren „Ingenieurleistungen Stilllegung Deponie Schwabach“ (ABl. EU 2018/S 074-164710) | Bewerbungsbedingungen – C. Verfahrensbrief zum Ver-handlungsverfahren


Zuschlagskriterien (Wertungsmatrix)

Nr. Kriterium Erläuterung Max. Punkte

Wertung in %

Erreichte Punkte

Erreichbare Gesamtpunktzahl 1000

A. Präsentation 750

Die Wertung gemäß Abschnitt A. erfolgt gestuft nach dem folgenden Wertungsmaßstab, sofern nicht anders vermerkt.

100 % Der Bieter erfüllt das jeweilige Merkmal überdurchschnittlich. 80 % Der Bieter erfüllt das jeweilige Merkmal vollständig und plausibel. 60 % Der Bieter erfüllt das jeweilige Merkmal, jedoch liegen geringfügige Defizite vor. 40 % Es liegen in Bezug auf das jeweilige Merkmal einzelne schwerwiegende Defizite vor. 20 % Es liegen in Bezug auf das jeweilige Merkmal insgesamt schwerwiegende Defizite vor oder die Präsentation enthält in Bezug auf das jeweilige Merkmal fast keine wertungsfähigen Aussagen. 0 % Der Bieter erhält keine Punkte wegen unzureichender Angaben in Bezug auf das jeweilige Merkmal oder weil die Präsentation in Bezug auf das jeweilige Merkmal keine wertungsfähigen Aussagen enthält.

Für den freien und ungehinderten Vortrag des Bieters sind 60 Minuten vorgesehen. Anschließend stellt die Wertungskommission ihre Rückfragen.

A.1. Kurzinformation zum Werdegang des Büros des Bieters (maximal zwei Minuten) Ohne Wertung

A.1. Kurzinformation zum Werdegang des Büros des Bieters

Kurze Darstellung der wesentlichen Entwicklung des Büros des Bieters unter Nennung ausgewählter Referenzen.

Dieser Abschnitt fließt nicht in die Wertung ein.

Die Vorstellung des Unternehmens außerhalb der Wertung soll nicht



mehr als zwei Minuten beanspruchen, da sich das Büro bereits im Teil-nahmewettbewerb hinreichend dargestellt hat.

A.2 Fachliche Kurzvorträge des Bieters 440

A.2.1 Besonderheiten im Umgang mit nicht der DepV für die Deponieklasse II ent-sprechenden rein mineralischen Ober-flächenabdichtungen

Wertung nach o.g. Wertungsmaßstab für Abschnitt A.

Bewertung im Hinblick auf Ausführungen zu

- typischen Defiziten, die bei älteren mineralischen Oberflächen-abdichtungen im Vergleich zu den aktuellen Anforderungen vor-handen sein können,

- technischen Problemen, die sich bei älteren mineralischen Ober-flächenabdichtungen im Rahmen der Betriebsdauer ergeben können, und

- Lösungsansätzen zur Integration bestehender mineralischer Oberflächenabdichtungen in dem Stand der Technik entspre-chende Oberflächenabdichtungssysteme für die Deponie-klasse II.

80

A.2.2 Besonderheiten bei der Stilllegung von Deponien, die auf setzungsempfindli-chem Untergrund errichtet wurden und die teilweise unmittelbar an andere Deponien angrenzen



- typischen Defiziten, die bei solchen Deponien am Sickerwasser-erfassungssystem auftreten können, und Lösungsmöglichkeiten im Rahmen der Deponiestilllegung, sowie

- typischen Problemen, die bei solchen Deponien im Zusammen-hang mit der Herstellung der Oberflächenabdichtung auftreten

80



können, und Lösungsansätzen im Zusammenhang mit der De-poniestilllegung.

A.2.3 Besonderheiten bei der Stilllegung von Altdeponien mit bestehenden aktiven Entgasungssystemen



- typischen Defiziten, die bei solchen Deponien am Entgasungs-system vorhanden sein können, und Lösungsansätzen im Rah-men der Deponiestilllegung,

- der Anordnung von Deponiegasregelstationen auf oder am Rand des Deponiekörpers mit Darstellung der Vor- und Nach-teile und

- zur Darstellung der Problematik zurückgehender Deponiegas-mengen und diesbezüglichen Lösungsansätzen.

80

A.2.4 Naturschutzbelange bei der Nachnut-zung von Deponien



- der Berücksichtigung von Naturschutzbelangen bei der Planung von Oberflächenabdichtungen.

80

A.2.5 Arbeitsmethodik zur Terminsicherung Wertung nach o.g. Wertungsmaßstab für Abschnitt A.

Welche Methoden und Werkzeuge sollen bei der gestellten Aufgabe zur-Sicherung der Planungs- und Bautermine eingesetzt werden?

40

A.2.6 Arbeitsmethodik zur Qualitätssiche-rung


Welche Methoden und Werkzeuge sollen bei der gestellten Aufgabe zur Sicherung der Qualität bei der Planung eingesetzt werden?

40



A.2.7 Arbeitsmethodik zur Kostensicherung Wertung nach o.g. Wertungsmaßstab für Abschnitt A.

Welche Methoden und Werkzeuge sollen bei der gestellten Aufgabe zur Sicherung der Kosten bei Planung und Bauausführung eingesetzt wer-den?

40

A.3 Termine zur Abwicklung des Bauvorhabens 40

A.3 Vorstellung eines möglichen Termin-ablaufes (Grobterminplan)


Darstellung eines Grobterminplans für die Planungs- und Bauphase un-ter Berücksichtigung der erforderlichen Genehmigungszeitläufe, bei Ein-haltung der im Vertragsentwurf (dort § 12.2) genannten Vertragstermine und bei Eintaktung aller optional abgefragten Leistungselemente.

Bewertung im Hinblick auf

- die Vollständigkeit der Darstellung,

- die baufachliche Stimmigkeit und Angemessenheit der jeweils vorgesehenen Abläufe und Zeitfenster (unter Zugrundelegung der vom Auftraggeber vorgegebenen Termine).

Hinweis: Sollte der Bieter Zweifel an der Einhaltbarkeit der im Vertrag genannten Termine haben, sollen diese Zweifel ergänzend dargelegt werden. Der zu bewertende Grobterminplan hat jedoch die genannten Termine als gesetzt zu übernehmen.

40



A.4 Beurteilung des Projektteams 250

A.4.1 Projektleitung Wertungsmaßstab nur für das Kriterium A.4.1:

Gleitende Vergabe von 0 bis 110 Punkten zur Bewertung im Hinblick auf

- die Prognose eines erfolgreichen Transfers der beruflichen Er-fahrung und des beruflichen Werdegangs auf das hiesige Vorha-ben,

- einen angemessenen Anteil an der Präsentation,

- den Gesamteindruck aus der Präsentation (Auftreten, Darstel-lung der persönlichen Arbeitsweise, Eingehen auf Rückfragen)

110

A.4.2 Stellvertretende Projektleitung Wertungsmaßstab nur für das Kriterium A.4.2:

Gleitende Vergabe von 0 bis 110 Punkten zur Bewertung im Hinblick auf

- die Prognose eines erfolgreichen Transfers der beruflichen Er-fahrung und des beruflichen Werdegangs auf das hiesige Vorha-ben,

- einen angemessenen Anteil an der Präsentation,

- den Gesamteindruck aus der Präsentation (Auftreten, Darstel-lung der persönlichen Arbeitsweise, Eingehen auf Rückfragen).

110



A.4.3 Gesamtes Projektteam und Koordina-tion der Teammitglieder

Wertung nach dem o.g. Wertungsmaßstab für Abschnitt A.

Bewertung im Hinblick auf

- weitere Mitglieder des Projektteams mit Aufgabenzuordnung,

- die Bewältigung von Schnittstellen im Projektteam,

- die Vertretung innerhalb des Projektteams im Falle von Urlaub, anderweitiger Projektarbeit und Erkrankung,

- die Sicherstellung einer angemessenen Präsenz vor Ort,

- die sonstige Erreichbarkeit des Projektteams.

30

A.5 Gesamteindruck zum Angebot 20

A.5 Gesamteindruck zum Angebot Wertung nach dem o.g. Wertungsmaßstab für Abschnitt A.

Wertung unter Berücksichtigung folgender Gesichtspunkte

˗ Sorgfalt bei der Erstellung und Einreichung des indikativen An-gebots und der Präsentationsunterlagen,

˗ Vorlage der Unterlagen in der geforderten Anzahl und Darrei-chungsform,

˗ Übersichtlichkeit und ansprechende Gestaltung der Präsentati-onsunterlagen.

20



B. Honorarangebot 250

B. Honorarangebot Wertungsmaßstab nur für Kriterium B.:

Bewertet wird das Gesamthonorar (netto) gemäß dem letzten verbindli-chen Angebot des Bieters in dem Formblatt „Verbindliches Angebot mit vorläufiger Honorarberechnung“.

- Die volle Punktzahl erhält das Angebot des Bieters mit dem günstigsten Gesamthonorar. Weisen die Angebote mehr als ei-nes Bieters das identische günstigste Gesamthonorar auf, so er-halten alle diese Angebote die volle Punktzahl.

- 0 Punkte erhalten diejenigen Angebote, bei denen das Gesamt-honorar das 1,5-fache des Gesamthonorars des günstigsten An-gebotes erreicht oder übersteigt.

- Die Punkte für die übrigen Angebote werden nach folgender Preisformel linear interpoliert:

𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸ℎ𝑡𝑡𝐸𝐸 𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑡𝑡𝐸𝐸 𝐵𝐵𝐸𝐸𝐸𝐸𝑡𝑡𝐸𝐸𝐸𝐸 =

𝟐𝟐𝟐𝟐𝟐𝟐 𝑃𝑃.×𝐺𝐺𝐸𝐸𝐺𝐺𝐺𝐺𝐺𝐺𝑡𝑡ℎ𝑜𝑜𝑃𝑃𝑜𝑜𝐸𝐸𝐺𝐺𝐸𝐸 𝐵𝐵𝐸𝐸𝐸𝐸𝑡𝑡𝐸𝐸𝐸𝐸 − (𝑔𝑔ü𝑃𝑃𝐺𝐺𝑡𝑡𝐸𝐸𝑔𝑔𝐺𝐺𝑡𝑡𝐸𝐸𝐺𝐺 𝐺𝐺𝐸𝐸𝐺𝐺𝐺𝐺𝐺𝐺𝑡𝑡ℎ𝑜𝑜𝑃𝑃𝑜𝑜𝐸𝐸𝐺𝐺𝐸𝐸 × 1,5)

𝑔𝑔ü𝑃𝑃𝐺𝐺𝑡𝑡𝐸𝐸𝑔𝑔𝐺𝐺𝑡𝑡𝐸𝐸𝐺𝐺 𝐺𝐺𝐸𝐸𝐺𝐺𝐺𝐺𝐺𝐺𝑡𝑡ℎ𝑜𝑜𝑃𝑃𝑜𝑜𝐸𝐸𝐺𝐺𝐸𝐸 − (𝑔𝑔ü𝑃𝑃𝐺𝐺𝑡𝑡𝐸𝐸𝑔𝑔𝐺𝐺𝑡𝑡𝐸𝐸𝐺𝐺 𝐺𝐺𝐸𝐸𝐺𝐺𝐺𝐺𝐺𝐺𝑡𝑡ℎ𝑜𝑜𝑃𝑃𝑜𝑜𝐸𝐸𝐺𝐺𝐸𝐸 × 1,5)

250

Zwischensumme Teil A. 750

Zwischensumme Teil B. 250

Erreichte Gesamtpunktzahl 1.000



Verzeichnis der vom Auftraggeber für das Verhandlungsverfahren bereitgestellten Vergabeunterlagen

Die bei Verfahrenseinleitung vom Auftraggeber elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen für das Verhandlungsverfahren bestehen aus folgenden Unterlagen:

1) Bewerbungsbedingungen – C. Verfahrensbrief zum Verhandlungsverfahren

2) Formblatt 7 „Indikatives Angebot mit vorläufiger Honorarberechnung“

3) Formblatt 8 „Verhandlungsbedarf“

4) Bewerbungsbedingungen – D. Verfahrensbrief zur Einreichung der verbindlichen Ange-bote

5) Formblatt 9 „Verbindliches Angebot mit vorläufiger Honorarberechnung“ (zugleich An-lage 4 zum Ingenieurvertrag)

6) Formblatt 10 „Nachunternehmererklärung (ohne Eignungsleihe)“

7) Leistungsbeschreibung (zugleich Anlage 2 zum Ingenieurvertrag)

8) Ingenieurvertrag (Entwurfsstand vor Verhandlungen mit den Bietern)

9) Konvolut „Technische Unterlagen“ (zugleich Anlage 3 zum Ingenieurvertrag)

Check-Liste der einzureichenden Unterlagen für das indikative Angebot, für die Ange-botspräsentation und für die Verhandlungen

Für ein vollständiges indikatives Angebot, die geforderten Lösungsvorschläge sowie zur Vorbe-reitung der Angebotspräsentation und des Verhandlungsgesprächs sind bis zum Ende der An-gebotsfrist mindestens die folgenden Unterlagen einzureichen:

Für das indikative Angebot

� Formblatt 7 „Indikatives Angebot mit vorläufiger Honorarberechnung“ – mit eigenhändi-ger Unterschrift im Original!

� Datenträger mit PDF-Dateien zum indikativen Angebot



Für die Vorbereitung der Angebotspräsentation

� Präsentationsunterlage des Bieters

� Datenträger mit PDF-Dateien zur Angebotspräsentation

Für die Vorbereitung der Verhandlungen

� Formblatt 8 „Verhandlungsbedarf“ (falls Verhandlungsbedarf besteht)

Bitte denken Sie daran, die Unterlagen in der jeweils geforderten Anzahl einzureichen:

˗ Unterlagen für das indikative Angebot: vierfach (ein Original, drei Sätze Kopien)

˗ Unterlagen für die Angebotspräsentation: zehnfach

˗ Unterlagen für die Vertragsverhandlungen: zehnfach

Die auf Datenträger geforderten Dateien können nach Wahl der Bieter auf getrennten Datenträgern oder auf einem einheitlichen Datenträger gesammelt eingereicht werden.

Schwabach, den 13. April 2018

Stadtdienste Schwabach GmbH

Bewerbungsbedingungen C Verfahrensbrief Verhandlungsverfahren · Angebotspräsentation 10...

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