Breakfast@TaylorWessing Compliance im …€¦ · Seite 3 I. Compliance – Was ist das, wen...

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Präsentation von

Dr. Anja Disput und Dr. Dirk Rüffel, M.C.L.

Breakfast@TaylorWessingCompliance im Immobilienmanagement

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I. Compliance

1. Was ist das?

2. Wen betrifft es?

3. Was passiert bei (Non)Compliance?

II. Implementierung von Compliance im Immobilienunternehmen – ein Erfahrungsbericht

1. Organisation und Struktur

2. Erfassung

3. Kommunikation

4. Überwachung

III. Fazit

Compliance im Immobilienmanagement

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I. Compliance – Was ist das, wen betrifft es und was passiert bei (Non)Compliance?

Compliance im Immobilienmanagement

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I. Compliance

I. Compliance

1. Was ist das?

1.1 Aktuelle Diskussion

1.2 Bedeutung und Ziel

1.3 Entwicklung

1.4 Rechtliche Grundlagen

2. Wen betrifft Compliance?


3.1 Risiken

3.2 Vorteile

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I. Compliance

I. Compliance

1. Was ist das?



1.3 Entwicklung

1.4 Rechtliche Grundlagen



3.1 Risiken

3.2 Vorteile

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I. Compliance - Was ist das?

1. Der Begriff „Compliance“ (I)


� Compliance ist aus der aktuellen Diskussion nicht mehr wegzudenken

� In den Medien häufig im Zusammenhang mit Korruption, Kartellabsprachen, Datenschutz, Steuerdelikten, Umweltverstößen, etc. genannt

� Verankerung von Compliance im rechtlichen Umfeld nimmt zu, dennoch verfügte in 2010 über die Hälfte der deutschen Unternehmen über kein Compliance System

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1. Der Begriff „Compliance“ (II)


� Bedeutung:

• Einhaltung von rechtlichen Regeln (Gesetzen, Richtlinien und Verträgen) und ethischer Normen bzw. Selbstverpflichtungen

• Ergreifen von Maßnahmen, die Einhaltung von solchen Regeln gewährleisten

� Ziel:

• Prävention, Abwendung von Schäden für das gesamte Unternehmen• Überwachung• Qualitätssicherung• Schutz der Reputation• Risikomanagement• Information der Mitarbeiter

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1. Der Begriff „Compliance“ (III)

1.3 Entwicklung

� Corporate Social Responsibility USA 1930� Corporate Governance USA 1976� Whisteblower Protection Act USA 1989 � weitere Ausformung in den 1990ern, zunächst USA (z.B. Sarbanes-

Oxley-Act), dann weltweit� In Deutschland:• 1990er Beginn in der Kredit-/Finanzwirtschaft• 1992 „Vorkehrungen für die Einhaltung von kapitalmarktrechtlichen

Verhaltensregeln“ (Selbstverpflichtung der Kreditwirtschaft zum Schutz der Kunden vor Interessenskonflikten)

• Gesetze und Richtlinien ca. ab Ende der 90er bis heute, z.B. Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (Früherkennungssystem für Risiken), DCGK (2002), BaFin, IDW

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1. Der Begriff „Compliance“ (IV)

1.4 Rechtliche Grundlagen (I)

� Allgemeine Ordnungspflichten

• §§ 76 Abs. 1, 93 Abs. 1 AktG: Leitungssorgfalt der Vorstandsmitglieder

• § 91 Abs. 2 AktG: Überwachungssystem zur Früherkennung der den Fortbestand der Gesellschaft gefährdenden Entwicklungen

• § 107 Abs. 3 AktG: Prüfungsausschuss des Aufsichtsrates

• §§ 30, 130 OWiG, 93 Abs. 3 AktG, 43 Abs. 2 GmbHG: persönliche Haftung wegen Verletzung der Sorgfalts- und Organisationspflichten

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1. Der Begriff „Compliance“ (V)

1.4 Rechtliche Grundlagen (II)

� Bereichsspezifische Sondervorschriften

• §§ 31, 33 WpHG: „Einrichtung einer dauerhaften und wirksamen Compliance-Funktion“

• § 25a KWG: „ordnungsgemäße Geschäftsorganisation“• § 64a VAG: „ordnungsgemäße Geschäftsorganisation“• § 52a BImSchG: „Schutz vor Gefahren, Nachteilen und Belästigungen

sicherstellen“

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1. Der Begriff „Compliance“ (VI)

1.4 Rechtliche Grundlagen (III)

� Richtlinien

• DCGK Ziff. 4.1.3 (Fassung 2007): „Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance).“

• BaFin – MA-Comp (§§ 31, 33 WpHG), Rundschreiben Jan. 2011

• IDW PS 980, März 2011

• Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft e.V.

„Module“ für die Immobilienwirtschaft: Grundwerteerklärung, Verhaltensstandards, Verbindlichkeit, Kommunikation und Sicherstellung

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1. Der Begriff „Compliance“ (VII)

1.4 Rechtliche Grundlagen (IV)

� Zusammenfassung:

• Compliance basiert dem Grunde auf den gesetzlichen Vorgaben und wird von spezifischen Richtlinien ergänzt

• Es gibt kein „Compliance“-Gesetz, das die jeweils zu beachtenden Vorschriften bündelt

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I. Compliance

I. Compliance

1. Was ist das? 1.1 Aktuelle Diskussion1.2 Bedeutung und Ziel1.3 Entwicklung1.4 Rechtliche Grundlagen


3. Was passiert bei (Non)Compliance?3.1 Risiken3.2 Vorteile

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I. Compliance - Wen betrifft es?

2. Wen betrifft Compliance? (I)

� Grundpflicht jedes Geschäftsleiters, von der Gesellschaft vorhersehbare und vermeidbare Schäden abzuwenden

� Grundsätzlich ist jedes Unternehmen davon betroffen

• alle juristische Personen, insbesondere AGs, GmbHs, Gesellschaften im Konzernverbund

• auch natürliche Personen, Unternehmer, Kaufleute

� Umfang der Verpflichtung

• Einzelfallbezogen - abhängig von Organisationsform und Tätigkeitsfeld sowie den internen Vorgaben

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2. Wen betrifft Compliance? (II)


• Relevante Thematiken im Immobilienbereich z.B.:

- Betrug- Bestechung- Unterschlagung- Unlauterer Wettbewerb - Preisabsprache - Schwarzarbeit - Arbeitsschutz, Baustellenschutz, SiGeKo etc.- Baulogistik, Sicherheitsdienst, Verkehrssicherung- Brandschutz- Umweltschutz- Interessenskonflikt Kapitalgeber - Kunden

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2. Wen betrifft Compliance? (III)


• betroffen sind alle Bereiche eines Unternehmens, also

- Führungsebene

- Mitarbeiter

- Interne und externe Kommunikation

- Policies and Procedures

- Knowledge Management

- Schulung

- Geschäftsbeziehungen / Vertragspartner

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I. Compliance

I. Compliance

1. Was ist das?1.1 Aktuelle Diskussion1.2 Bedeutung und Ziel1.3 Entwicklung1.4 Rechtliche Grundlagen


3. Was passiert bei (Non)Compliance?3.1 Risiken3.2 Vorteile

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I. Compliance - Was passiert bei (Non)Compliance?


3.1 Risiken (I)

� Finanzieller Verlust für das Unternehmen, z.B. Straf- und Bußgelder, Geschäftsanteilswert sinkt

� Strafbarkeit und persönliche Haftung von Geschäftsführern und Vorständen

� Arbeitsplatzverlust� Imageverlust� Nichtigkeit von Verträgen

� Worst-Case: existentielle Bedrohung des Unternehmens

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I. Compliance - Was passiert bei (Non)Compliance?


3.1 Risiken (II) – Beispiele

� Straftat

• Bestechung • Untreue (Sonderboni, Reisekostenabrechnung, Vergabe risikobehafteter

Darlehen)• Beleidigung (auch möglich: Kündigungsrecht des Mieters, BGH Urteil v.

15.9.2010, Az. XII ZR 188/08)

� Ordnungswidrigkeit

• Keine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten – Bußgeld EUR 50.000 und höher

• Unterlassen von Aufsichtsmaßnahmen, z.B. Überwachung, Schulung, Belehrung oder Auswahl der Mitarbeiter – Bußgeld bis zu EUR 1.000.000

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I. Compliance – Was passiert bei (Non)Compliance?


3.1 Risiken (III) – Beispiele

� Schadensersatz

• Naturalrestitution, entgangener Gewinn

� Nichtigkeit von Verträgen

• Wirkt sich eine „Schmiergeldabrede“ im Hauptvertrag zu Lasten der geschädigten Partei aus, z.B. durch geringere Zahlung des Auftrags-oder Kaufpreises, ist der Vertrag nichtig

• Formerfordernisse (Bauvertrag / Grundstückskaufvertrag, BGH Urteil v. 22.7.2010, Az. VII ZR 246/08)

� Image

• „It takes twenty years to build a reputation and five minutes to ruin it.“ –Warren Buffet

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I. Compliance – Was passiert bei (Non)Compliance?


3.2 Vorteile

� Früherkennung, Prävention � Bewusstsein schaffen� Risikominimierung� Kostenersparnis, Effizienzsteigerung� Verschuldensvermutung (Organisationsverschulden) und Exkulpation

� Ist Compliance nicht selbstverständlich? Ja, aber….

….1.729 Gesetze mit 45.801 Einzelnormen und 2.656 Rechtsverordnungen mit 37.364 Einzelnormen….

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II. Implementierung von Compliance im Immobilienunternehmen –ein Erfahrungsbericht

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Argoneo Real Estate GmbH

argoneo combines global

investment expertise with local

and decentralized market and

asset management knowledge.

argoneo’s primary mission is to

manage the real estate portfolios

and single assets acquired by the

clients’ investment vehicles, most

of which are focused on prime

office and undervalued assets in

the most dynamic regions in

Germany and Europe.

argoneo is a German real estate

management company with assets

under management throughout

Europe. It is headquartered in

Frankfurt, with local branches in

Berlin, Hamburg and Muenchen.

Representative offices are also

located in Paris and Madrid. On

behalf of several institutional

investors, argoneo manages

commercial assets worth approx.

EUR 5,5 bn throughout Europe.

Madrid

Paris

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argoneo manages client

portfolios and core assets in

Germany and Europe. At approx.

1,6 million sqm (16 million sqft)

of total rental space in more than

100 assets, argoneo manages one

of the biggest commercial asset

management volumes in the

German real estate market. In

addition, it manages commercial

real estate amounting to approx.

500.000 sqm throughout Europe.

Argoneo Real Estate GmbH

Area under Management as of Dec. 31th, 2010 (sqm)

Portfolio under Management as of Dec. 31th, 2010 (sqm)

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I. Compliance



2. Erfassung

3. Kommunikation

4. Überwachung

III. Fazit

II. Implementierung von Compliance

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2. Erfassung

3. Kommunikation

4. Überwachung


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II. Implementierung von Compliance – Organisation und Struktur

� Bestimmung des Compliance Officers durch die Unternehmensführung:

„Ein Compliance Officer sollte im Idealfall ein Persönlichkeitsprofil ...

[haben], dass sich vor allem durch Standfestigkeit, Konflikfähigkeit, Mut und

Vertrauen auszeichnet“

Görling/Inderst/Bannenberg, Compliance, Seite 83, Rn. 13, 1. Auflage 2010

� Ausarbeitung einer Organisations- und Berichtsstruktur abhängig von der Größe des Unternehmens, evtl. auch Einschaltung externer Berater

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2. Erfassung

3. Kommunikation

4. Überwachung


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II. Implementierung von Compliance – Erfassung

� Es existiert kein "Compliance Gesetz", Corporate Governance Kodex der deutschen Immobilienwirtschaft nicht hilfreich:

„3.1.i Vorstand und Aufsichtsrat in Konzernobergesellschaften sollen die Führung der Geschäfte von abhängigen Gesellschaften, insbesondere hinsichtlich der Immobilienaktivitäten, sorgfältig überwachen.“

„3.9.i Immobiliengeschäfte zwischen dem Unternehmen und Mitgliedern des Vorstands oder des Aufsichtsrats sollen vermieden werden. Soweit sie dennoch abgeschlossen werden, sollen sie der Zustimmung des Aufsichtsrats unterliegen.”

„4.3.6.i Bei Immobiliengeschäften des Unternehmens sollte schon der Anschein eines Interessenkonfliktes vermieden werden. Bei jedem derartigen Geschäft müssen ausschließlich die Interessen des Unternehmens beachtet werden.”*

* Auszüge aus dem Corporate Governance Kodex der deutschen Immobilienwirtschaft

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� There is only the hard way: Erarbeitung der für das Unternehmen relevanten gesetzlichen Vorschriften durch:

• Bestandsaufnahme der Tätigkeiten des Unternehmens

• Prüfung aller gesetzlichen Vorschriften

• Filterung und Zusammenstellung der für das Unternehmen relevanten gesetzlichen Vorschriften

• Hilfreich ist eine Aufteilung in unterschiedliche Bereiche (z.B. Corporate, Banking, IT, HR, etc)

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Konkrete Beispiele aus dem Immobilienbereich (I):

� Erlaubnispflicht gem. §34c Gewerbeordnung (GewO) und Prüfpflichten gem. §16 Makler- und Bauträgerverordnung

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Konkrete Beispiele aus dem Immobilienbereich (II):

� Erlaubnispflicht gem. § 8 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG)

„Wer im Inland gewerbsmäßig oder in einem Umfang, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, Zahlungsdienste als Zahlungsinstitut erbringen will, bedarf der schriftlichen Erlaubnis der Bundesanstalt (für Finanzdienstleistungsaufsicht)“.

=> Problem: Weite Auslegung von Begrifflichkeiten

=> Zahlungsdienst: Erfassung aller Dienstleistungen eines Dritten, die die Ausführung einer Zahlung zwischen zwei Parteien unterstützen.

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Konkrete Beispiele aus dem Immobilienbereich (III):

� Regelungen zu Conflicts of Interest

=> Mitarbeiter sind für mehrere Kunden tätig, Vermittlung von Mietflächen

=> Berichtspflicht von Mitarbeitern, Offenlegung ggü. Kunden

� Anti-Korruptions Vorschriften (Deutschland)

„Kunden und Geschäftspartnern dürfen keine Vorteile oder Vergünstigungen angeboten, versprochen oder gewährt werden, die die Fähigkeit beeinträchtigen, objektive und faire geschäftliche Entscheidungen zu treffen“

=> keine klare Guideline für Mitarbeiter, Rückfragen vorprogrammiert, Einführung von Wertgrenzen?

� Anti-Korruptions Vorschriften (Ausland)

� US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)

� UK Anti-Bribery Act

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2. Erfassung

3. Kommunikation

4. Überwachung


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3. Kommunikation

� Code of Conduct: verbindlicher Verhaltenskodex für Mitarbeiter (Interessenskonflikte, Bestechlichkeit, Schutz vor Diskriminierung, Insiderhandel, IT-Sicherheit etc)

� Arbeitsvertrag (Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote etc)

� Direktionsrecht (Umsetzung von Compliance Themen durch spezifische Policies)

� Schulungen (Allgemeine Compliance Schulung, AGG etc)

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2. Erfassung

3. Kommunikation

4. Überwachung


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II. Implementierung von Compliance – Überwachung

4. Überwachung

� Interner Audit

� Prüfung durch Wirtschaftsprüfer (IDW EPS 980)

� Einzelkontrollen

� Einrichtung von Verstoßmeldestellen (Whistleblowing)

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III. Fazit

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III. Fazit

1. Compliance

� Umfangreich� Unbeliebt� Unvermeidbar

2. Compliance System

� System und Umsetzung abhängig vom Unternehmen/Tätigkeitsfeld und Risikoabwägung – einzelfallabhängig und nicht einfach

� System ist abhängig von seiner Akzeptanz� Gewährleistet Rechtssicherheit, vermeidet Haftungsrisiken

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Vielen Dank!

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:Tel: 069/97130-0Tel Direkt: 069/97130-360Fax: 069/97130-100eMail: [email protected]

Dr. Anja DisputTaylor Wessing Frankfurt

Partnerin, Real Estate

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:Tel: 069/244334-0Tel Direkt: 069/244334-403Fax: 069/244334-444eMail: [email protected]

Dr. Dirk Rüffel, M.C.LArgoneo Real Estate GmbH

Associate Director

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