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Buzzword-Dschungel Usability und User Experience als relevante Entscheidungskriterien bei der Auswahl einer Software

Whitepaper

InhaltInhaltsverzeichnis 02Einleitung 03

01 | Was ist Usability und warum ist sie heutzutage so wichtig bei der Entwicklung neuer Software? 05

02 | User Experience und Usability – Eine Norm, zwei Definitionen 08

03 | So macht es die WMD: Umsetzungsbeispiele für Usability in der xSuite for SAP 1001. Aufgabenangemessenheit 1002. Selbstbeschreibungsfähigkeit 1203. Steuerbarkeit 1304. Erwartungskonformität 1405. Fehlertoleranz 1506. Individualisierbarkeit 1607. Lernförderlichkeit 17

04 | Usability und User Experience – was lernt man daraus? 18

Über die WMD Group 19

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Die heutige Gesellschaft ist sowohl im privaten als auch geschäftlichen Umfeld eine erstklassige Usability und auch User Experience gewöhnt. Das fängt an beim Smartphone, der Bedienung moderner Apps auf mobilen Endgeräten, Webshops bis hin zu intuitiven Bedienkonzepten und Cockpit-Assistenten in PKWs. Funktionen und Anforderungen, die lange Zeit als Add-On und Neuerung angesehen wurden, werden zu Basisfunktionen und als selbstverständlich vorausge-setzt. Das bedeutet, dass Nutzer diese Funktionen bei weiteren Updates und Neuentwicklungen als Stan-dardfunktion erwarten. So wird es auch für den Markt immer anspruchsvoller, die Kundenbedürfnisse zu erkennen, abzudecken, Neues zu entwickeln und Standards zu halten.

Eines der meist benutzten Buzzwords der vergangenen Jahre ist „User Experience“, oder kurz gesagt UX. Wenn man sich die Worthäufigkeiten im heutigen Sprachge-brauch ansieht, fällt auf, dass User Experience das Wort Usability weitestgehend verdrängt hat. Wer demnach von User Experience spricht, meint auch Usability. Der internationale Berufsverband der Usability-Experten, die Usability Professionals Association (UPA), hat sich

sogar im Jahr 2012 umbenannt in User Experience Professionals Association (UXPA).1 Ein ganz ähnliches Bild zeigt ein Blick in die aktuellen Lehr- und Fachbü-cher. Dort findet man Begriffe wie „User Experience Design“, „Quantifying the User Experience“, „Measuring the User Experience“ oder „The UX Book“. 80-90 Prozent davon sind jedoch klassische Usability-Ansätze und -Methoden.2 Es entsteht der Eindruck, dass User Experi-ence nur Usability in einem neuen Namenskleid ist. Doch wäre das für eine Definition nicht zu einfach?

Wie viel wissen also Unternehmen aus der Software-branche und ihre Anwender heute über Usability und User Experience? Bei eigenen Überlegungen zu dieser Thematik kamen wir zu dem Schluss, dass das Ergebnis eher unbefriedigend ist. Denn auch wenn man im ersten Augenblick denkt, die Begriffe definieren zu können und sich auch schon ausgiebig mit Usability und User Experience beschäftigt hat, so fällt es doch im direkten Vergleich schwer, die beiden Begriffe inhaltlich richtig voneinander abzugrenzen und Handlungsfelder zu schaffen, um Anwender/innen leichter durch den Buzzword-Dschungel der heutigen Zeit zu leiten.

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1, 2 Burmester, M. Prof. Dr., User Experience = Usability plus X vom 25.07.2016 https://www.uid.com/de/aktuelles/user-experience-usability

Dieses Whitepaper soll sich eben genau mit diesen Fragen beschäftigen und Licht ins Dunkel des Dschungels unterschiedlicher Begriffe und Definitio-nen bringen. Es soll aufzeigen, warum Usability ein wichtiges Entscheidungsmerkmal bei der Auswahl einer Softwarelösung ist. Was bedeutet Usability, wie lässt sie sich von User Experience unterscheiden und welche Eigenschaften machen eine gute Usability aus? Abschließend zeigt die WMD einige konkrete Anwen-dungsbeispiele, wie gute Usability anhand einer Softwarelösung für Workflow Management in SAP aussehen kann und wie Anwender/innen gute Usability von Softwarelösungen erkennen können. Bedienprobleme fallen nämlich meist erst dann auf, wenn die Software bereits geraume Zeit in Gebrauch ist und dann wird klar: Sie kann zwar viel, aber irgend-wie nicht genau das, was gebraucht wird oder es ist nicht eingängig, wie dies dann tatsächlich funktioniert.

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Was ist Usability und warum ist sie heutzutage so wichtig bei der Entwicklung neuer Software?

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Viele Begriffe sind in Deutschland genormt. Auch das reibungslose Arbeiten mit Software ist in der Norm DIN EN ISO 9241 Teil 11 zur Gebrauchstauglichkeit definiert worden. In dieser Norm ist auch die Usability genau definiert. Sie besagt: Ein Nutzer muss in einem be-stimmten Kontext eine bestimmte Arbeitsaufgabe effektiv, effizient und zufriedenstellend bewältigen können.

„Usability ist das Ausmaß, in dem ein interaktives System durch bestimmte Benutzer in einem bestimm-ten Nutzungskontext genutzt werden kann, um festge-legte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen.“ (ISO 9241)

Das wirft allerdings die Frage auf, was eine „effektive, effiziente und zufriedenstellende Nutzung“ einer Software genau meint. Diese Aspekte werden in der Regel meist subjektiv wahrgenommen. Der Begriff Usability leitet sich von den Begriffen „Useful“ (nütz-lich) sowie „Utility“ (Nutzen) ab. Die Bedeutung von Usability kann mit Benutzerfreundlichkeit, Gebrauchs-tauglichkeit oder Benutzbarkeit übersetzt werden. Usability ist ein dehnbarer Begriff, der je nach Bedarf individuell benutzt und anders ausgelegt werden kann. Deswegen sind die Definitionsansätze oftmals etwas unterschiedlich in der Intention. Im Kern geht es bei Usability darum, wie „gut“ eine Aufgabe an einem interaktiven System ausgeführt werden kann. Ein solches System kann ganz unterschiedliche Ursprünge

haben. Es kann sich dabei um einen Gegenstand wie beispielsweise eine Milchtüte handeln, aber auch um ein Gerät wie zum Beispiel einen Herd, eine Website oder ein Softwaresystem.

Drei Merkmale, anhand derer Usability bewertet wird, werden – wie oben schon beschrieben – in der ISO Norm 9241 näher erläutert.

01. Ist das Ziel erreichbar? Ist die Aufgabe mit Hilfe der Software schaffbar? (Effektivität)

02. Wie viel Aufwand muss investiert werden? Welche Ressourcen müssen dafür eingesetzt werden und wie lange dauert es? (Effizienz)

03. Macht die Durchführung Spaß? (Zufriedenstellung)

Zufrieden ist der Anwender, wenn seine Erwartungen gegenüber der Software erfüllt oder übertroffen werden. Die Zufriedenheit ist abhängig von der jeweiligen sub-jektiven Erwartungshaltung des einzelnen Anwenders. Ein Softwaresystem, speziell sogar ERP-Systeme oder wenn man sich dem thematischen Fokus dieses White-papers wieder etwas nähert, einer Software zum Work-flow Management, sollte nicht nur einwandfrei funk-tionieren.

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Es sollte auch vorhersehen, welche Merkmale für alle denkbaren Anwender/innen zu einer „angenehmen Bedienbarkeit“ beitragen. Hierbei ist es die große Her-ausforderung, subjektives Erleben greifbar zu machen und Merkmale wie „angenehm“, „leicht bedienbar“ an objektiven Merkmalen festzumachen. Als Hilfestellung dafür setzt die Norm zur Usability auf sieben Kategori-en, die bei der Softwareentwicklung beachtet werden sollten.

Aufgabenangemessenheit

Die Aufgabenangemessenheit bezieht sich auf individu-elle Arbeitsaufgaben, für welche die Software eingesetzt werden soll. Das Workflow-Management-System sollte den Anwender so gut wie möglich darin unterstützen, seine Arbeitsaufgaben erledigen zu können. Optimaler-weise sollte die Software auf den einzelnen Arbeitschrit-ten aufbauen. Manchmal geschieht es leider, dass sich der Aufbau der Software zu wenig an den Arbeitsabläu-fen orientiert.

Selbstbeschreibungsfähigkeit

Die Eigenschaft „Selbstbeschreibungsfähigkeit“ bezieht sich auf alle in dem System verwendeten Elemente oder Funktionen, die vom Anwender während der Ausfüh-rung intuitiv bedient werden. Auch wenn ein Begriff oder eine Funktion nicht bekannt ist, sollte die Bedeu-tung selbsterklärend sein. Nur auf diese Weise ist es dem Nutzer möglich zu wissen, welche Informationen gefragt sind, was er als Nächstes eingeben soll und vor allem auch, was die Funktion bewirkt.

Steuerbarkeit

Die Steuerbarkeit bezieht sich auf die Orientierung und Navigation innerhalb des Systems. Es sollte dem Anwender jederzeit offensichtlich anzeigen, in welchem Dialog und an welcher Stelle er sich gerade befindet. Der Anwender muss in der Software selbst bestimmen können, ob er sich in einem Arbeitsablauf nach vorn oder noch einmal zu- rückbewegen möchte und mit welcher Geschwindigkeit.

Erwartungskonformität

Im Fokus der Erwartungskonformität stehen das Vorwis-sen und die Gewohnheiten der Anwender. Auf diese Gewohnheiten und das Vorwissen greift der Anwender beim Bedienen der Software unweigerlich zurück. Dazu zählt das Wissen über die Softwarebedienung im Allge-meinen, das im Laufe der Zeit durch die Bedienung bereits bekannter und im Unternehmen etablierter Software sowie ERP-Systeme gesammelt wurde. Daher ist es wichtig, dass sich die Abläufe der Workflow-Ma-nagement-Systeme und bereits verwendeten Systeme ähneln, damit keine Umgewöhnung stattfinden muss und eine gewisse Vertrautheit mit dem neuen System entsteht. Ein anderer wichtiger Punkt bezieht sich noch auf kulturell gelerntes Vorwissen, beispielsweise die Leserichtung von links nach rechts. Dieser Logik folgen die Anwender automatisch, daher sollte sich die logi-sche Nutzerführung in einer Software daran orientieren.

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Fehlertoleranz

Im Idealfall bezieht sich die Fehlertoleranz auf eine Gestaltung, die das Auftreten von Fehlern möglichst vermeidet. Dennoch bezieht sie sich ebenso auf den Umgang der angebotenen Software mit Eingabefeh-lern. Es ist unvermeidbar, dass sich beim Anwenden der Software über den ganzen Tag Fehler einschleichen. Man vergisst eine Eingabe, klickt aus Versehen falsch oder speichert einen fehlerhaften Wert. Das optimale Workflow-Management-System sollte gerade in die-sem Moment unterstützen, dass derartige Fehler mit wenig Aufwand zu korrigieren sind. Noch besser wäre der Fall, wenn die Software dem Anwender dabei hilft, fehleranfällige Stellen rechtzeitig zu erkennen und Fehler dadurch zu vermeiden.

Individualisierbarkeit

Individualisierbarkeit meint die Anpassbarkeit des Systems an die tatsächlichen Arbeitsabläufe und -gewohnheiten. Die Systeme sind in der Regel stan-dardmäßig dafür ausgelegt, dass viele Mitarbeiter/innen aus unterschiedlichen Unternehmen und Ab-teilungen damit arbeiten können. Dabei ist es ver-ständlich, dass nicht jeder Anwender/in alle Funktio-nen auf die gleiche Art und Weise nutzt. Daher sollte die Software individuell auf die jeweiligen Anforderun-gen anpassbar sein.

Lernförderlichkeit

Die Lernförderlichkeit oder Lernbarkeit bzw. Lernfähig-keit bezieht sich auf das Resultat aus allen bisherigen Usability-Kategorien zusammen. Wenn diese Merkma-le wie Steuerbarkeit und Selbstbeschreibungsfähigkeit nämlich gut umgesetzt sind, sollte der Umgang mit dem System leicht zu erlernen sein. Zwar ist es ohne Schulung oder entsprechende Ausbildung schwierig, sich die richtige Bedienung anzueignen, da die Softwa-re ein umfangreiches, fachspezifisches Programm ist. Dennoch kann die Software den Nutzer auch anleiten und unterstützen, Bedienabläufe leicht zu erkennen und zu erinnern.

Anhand der beschriebenen Kategorien – Aufgaben-angemessenheit, Selbstbeschreibungsfähigkeit, Steuerbarkeit, Erwartungskonformität, Fehlertoleranz, Individualisierbarkeit und Lernförderlichkeit – ist der erste Schritt zur Bestimmung und objektiven Beurtei-lungsfähigkeit gemacht. Trotzdem ist es so, dass sich Usability stets nach der Aufgabe richtet und somit immer individuell wahrgenommen und bewertet wird. Es gibt keinen pauschalen Kennwert, der für alle Nutzer gleichermaßen eine perfekte Usability definiert. Die meisten Usability-Prinzipien bestimmen sich letztlich dadurch, wie ein Mensch Informationen verarbeitet.

User Experience und Usability – Eine Norm, zwei Definitionen

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02Wer jetzt denkt, dass User Experience und Usability das Gleiche bedeuten, dem sei vorweg gesagt, dass diese Annahme nicht richtig ist. Auch wenn selbst in wissenschaftlichen Kreisen beide Begriffe nicht selten synonym verwendet werden.

Genauso wie der Begriff der Usability, ist die User Experience in der DIN EN ISO 9241 genormt. Die Norm beschreibt User Experience als die Zusammenfassung aller Erwartungen, Wahrnehmungen und Reaktionen des Anwenders, die er vor, während und nach der eigentlichen Nutzung „erlebt“. Dieser Ansatz einer Begriffsdefinition ist im ähnlichen Maße, wie der Begriff der Usability, weit gefasst.

„Wahrnehmungen und Reaktionen einer Person, die aus der tatsächlichen und/oder der erwarteten Benutzung eines Produkts, eines Systems oder einer Dienstleistung resultieren. […] Dies umfasst alle Emo-tionen, Vorstellungen, Vorlieben, Wahrnehmungen, physiologischen und psychologischen Reaktionen, Verhaltensweisen und Leistungen, die sich vor, während und nach der Nutzung ergeben.“ (DIN ISO 9241-210)

Wichtig beim Begriff der User Experience ist die subjek-tive Wahrnehmung der Anwender/innen sowie der Verlauf der Nutzung und etwaige Änderungen durch Verschiebung von Erwartungen versus Realität. Denn die Anwender/innen gehen mit bestimmten Erwar-tungen an eine neue Software heran, haben während der Nutzung Erlebnisse und verarbeiten diese nach der Nutzung wieder. Die Norm greift also an dieser Stelle auch die emotionale Rolle der User Experience mit auf.

Prof. Dr. Marc Hassenzahl ist Professor für „Ubiquitous Design/ Erlebnis und Interaktion“ am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Siegen.3 Er hat ein neues Verständnis von User Experience geschaffen. Seine Definition fokussiert die Emotionalität und zwar in dem Punkt der positiven und negativen Gefühle während der Nutzung eines Produktes oder Services.4 Wann aber erlebt der Anwender einer Software diese als emotional positiv? Genau dann, wenn bei der Nutzung psychologische Bedürfnisse erfüllt werden!

3 Über Marc Hassenzahl auf http://www.experienceandinteraction.com/pdmh/ 4 Vgl. Prof. Dr. Burmester, Michael von der UID https://www.uid.com/de/aktuelles/user-experience-usability

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Alle Anwender/innen haben grundsätzlich ähnliche psychologische Bedürfnisse, sie sind nur individuell unterschiedlich ausgeprägt. Speziell für die Nutzung von Technologie nennt Hassenzahl sechs Bedürfnisse5.

01. Autonomie02. Kompetenz03. Verbundenheit04. Popularität05. Stimulation06. Sicherheit

Beispielsweise zielt die Stimulation darauf ab, Neues kennenzulernen. Wohingegen Kompetenz als Bedürf-nis erfüllt ist, wenn sich ein Anwender als fähig gegen-über der Software einschätzt. Ein weiteres erfolgrei-ches Beispiel sind soziale Netzwerke, da sie die Bedürf-nisse nach Verbundenheit und Popularität erfüllen.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass User Experi-ence das gesamte Nutzungserlebnis eines digitalen Produktes oder einer Software umfasst, wobei die

subjektiven Empfindungen eines Anwenders gezielt einfließen und die Effekte vor und nach der Nutzung berücksichtigt werden.

Die Begriffe Usability und User Experience liegen also nah beieinander. Vereinfacht ausgedrückt ist die User Experience die Erweiterung der Usability, die noch die emotionalen Aspekte der Anwender berücksichtigt und versucht, den Anwender in ein positives Erlebnis zu ver-setzen. Wichtig in der Unterscheidung der beiden Begriffe ist außerdem, dass User Experience sich in drei Bereiche aufteilen lässt: Vor, während und nach der Nutzung entscheidet sich die User Experience, wohin-gegen die Usability sich ausschließlich auf den Zeit-raum während der Nutzung konzentriert.

Anwender/innen erwarten von Softwarelösungen heute eine positive User Experience. Gute Usability ist die Grundvoraussetzung für eine überzeugende User Experience. Damit ist Usability die Stellschraube, an der Softwarehersteller drehen können, um eine gute User Experience zu ermöglichen. Aus diesem Grund sollte Usability ein zentrales Qualitätskriterium für jeden Softwarehersteller sein.

5 Vgl. Prof. Dr. Burmester, Michael von der UID https://www.uid.com/de/aktuelles/user-experience-usability

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Die WMD ist seit fast 25 Jahren mit Prozesslösungen befasst und bedient als Softwarehersteller im Bereich SAP ERP über 600 Kunden mit der Produktfamilie xSuite for SAP. Aus dieser Erfahrung heraus wissen wir um die große Bedeutung einer konsequenten Orientierung an den Nutzer/innen bei der Softwareentwicklung. Usability ist dabei ein zentraler Baustein. Im nächsten Schritt möchten wir Ihnen Beispiele für die 7 Kategorien von Usability aufzeigen. Dies werden wir anhand der xFlow Fiori Apps tun, die wir seit 2017 anbieten.

01. Aufgabenangemessenheit

Die xSuite for SAP deckt verschiedene Aufgabenbereiche ab. Der Schwerpunkt liegt auf Procure-to-Pay-Prozessen wie der Erstellung und Freigabe von Beschaffungsanträ-gen und Bestellungen, der Bearbeitung von Bestellbe-stätigungen sowie der Rechnungsprüfung, -bearbeitung und -freigabe. Für diese Aufgabenbereiche haben die einzelnen Lösungen der xSuite for SAP jeweils einen breiten Funktionsumfang.

Unter dem Gesichtspunkt der Aufgabenangemessen-heit war für uns die Herausforderung, den Funktions-umfang bereitzustellen und gleichzeitig die Oberflächen zu gestalten, ohne sie zu überladen. Wir wollten einzelne Arbeitsschritte möglichst einfach abbilden, außerdem sollten diese mit wenigen Schritten erreichbar sein. Für uns besteht die Antwort darin, die einzelnen Arbeitsbe-reiche beziehungsweise Aufgaben als eigene Kacheln im Fiori Launchpad verfügbar zu machen. Dies hat den Vorteil, dass diese einzelnen Apps besonders übersicht-lich aufgebaut und für genau einen Aufgabenbereich optimiert sein können.

Wir lassen dem Nutzer die Wahl, wie granular er seine Aufgaben unterteilt haben möchte. Für einen schnellen und übersichtlichen Einstieg in die Bearbeitung gibt es die Kachel „Eingangskorb“, in der alle offenen Aufgaben für den Nutzer zu sehen sind. Auch die Anzahl der offenen Aufgaben wird für den besseren Überblick direkt in der Kachel angezeigt. Wenn dem Nutzer eine weitere Unterteilung angenehmer ist, kann er sich auch Arbeitsbereiche wie „FI Prüfung“ oder „MM Freigabe“ als eigene Kacheln auf seiner Fiori-Startseite anzeigen lassen.

So macht es die WMD: Umsetzungsbeispiele für Usability in der xSuite for SAP

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Eine Kachel für gesamten Eingangskorb

Eine Kachel für jeden Aufgabentyp im Eingangskorb

Der Nutzer kann auf seiner Fiori-Startseite beliebig Kacheln hinzufügen oder entfernen und die Anordnung der Kacheln verändern, sodass er die für ihn wichtigsten Bereiche im schnellsten Zugriff hat.

Individuelle Anordnung der Kacheln auf der Fiori-Startseite

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02. Selbstbeschreibungsfähigkeit

Die xSuite for SAP besteht aus fachspezifischen Lösun-gen mit dem Schwerpunkt Einkauf und Buchhaltung. Es werden für diese Fachbereiche typische Arbeitsschrit-te mit den zugehörigen Fachbegriffen abgebildet. Vor dem Hintergrund der Selbstbeschreibungsfähigkeit ergab sich für uns die Frage, wie viele Fachbegriffe müssen erklärt werden und an welcher Stelle, damit der gelegentliche Nutzer der Lösungen sich zurechtfindet und der Power-User gleichzeitig nicht abgelenkt wird?

Eine für uns wichtige Funktion, die in den einzelnen Fiori Apps durchgängig umgesetzt wird, ist das Mouseover. Wenn der Nutzer mit seinem Mouse-Zeiger auf einen Begriff oder ein Icon geht, erscheint nach einem Mo-ment ein kurzer Erklärtext zu diesem Begriff.

Eine weitere nützliche Funktion ist der grau hinterlegte Platzhaltertext, mit dem erklärungsbedürftige Felder vorausgefüllt sind. Ein Beispiel dafür ist die Hilfe, in welchem Format das Datum eingegeben werden muss.

Wir sind bemüht, möglichst „sprechende“ Icons zu verwenden. Dazu zählen ein Auge für „Vorschau“, ein Briefumschlag für „Weiterleiten“, eine Uhr für „Wieder-vorlegen“ oder eine Lupe für „Workitem öffnen“.

Icon und dazugehörige Mouseover-Beschreibung

Platzhaltertext als Eingabehilfe für das Datumseingabeformat

Icons mit den Auswählmöglichkeiten bei Workitems

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Diese Icons sind für alle Workitems (zum Beispiel Frei-gabe einer Bestellung, Prüfung einer Gutschriftsanfor-derung, Rückfrage zu einer Rechnung) identisch. Um sicherzustellen, dass die Bezeichnungen konsistent sind (beispielsweise nicht an einer Stelle „Sichern“ und an anderer Stelle „Speichern“), nutzen wir einen Termi-nologie-Guide. Einheitliche Bezeichnungen erleichtern es dem Nutzer, sich in die Software einzufinden.

Wir verwenden Ampelfarben zur Unterstützung. Bei-spielsweise sind „Sichern“ und „Freigeben“ grün hinter-legt und „Ablehnen“ oder „Abbrechen“ rot. Außerdem ist der Aufbau stets gleich: Links ist die positive Option (z. B. „Sichern“ oder „Freigeben“) und rechts ist die negative Option (wie „Ablehnen“ oder „Abbrechen“).

03. Steuerbarkeit

Um eine hohe Steuerbarkeit sicherzustellen, erfolgt der Zugriff auf die einzelnen Aufgabenbereiche beziehungs-weise Arbeitsschritte immer über Kacheln, die auf der Startseite von Fiori angezeigt werden. Die Kacheln sind immer gleich und sehr schlicht dargestellt: Name, even-tuell Untertitel, eventuell Anzahl der offenen Items, Icon.

Zurück zur Startseite mit der Übersicht der Kacheln gelangt der User jederzeit durch einen Klick auf das Häuschen-Icon, das in jeder Ansicht verfügbar ist.

Wenn der Nutzer seine offenen Aufgaben ausführen möchte, wird er direkt in den Bereich geleitet, in dem er dazu arbeiten muss. Ein Beispiel dafür ist, dass er bei der Aufgabe „FI Prüfung“ direkt in den Bereich „Kontierung“ gelenkt wird. Er muss nicht scrollen oder einen weite-ren Klick tun, um in das Feld zu kommen.

Beispiele Verwendung von Ampelfarben „Häuschen“-Icon, das in jeder Ansicht links oben zu sehen ist, mit Verlinkung zur Startseite

Beispiele für Aufbau von Kacheln auf der Fiori-Startseite

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04. Erwartungskonformität

Insbesondere durch die tiefe SAP-Integration erreicht die xSuite for SAP eine hohe Erwartungskonformität für den Nutzer: Für ihn stellen sich die xSuite-Lösungen nicht wie separate Anwendungen dar, sondern erschei-nen als Bestandteil der bereits bekannten SAP-Umge-bung. Dass kein separater Login erforderlich ist, son-dern der Einstieg über das Fiori-Launchpad erfolgt und auch die für SAP-User gewohnten F4-Wertehilfen zur Verfügung stehen, verstärkt den Eindruck einer einzi-gen, nahtlosen Lösung beim Nutzer.

Aufgrund der SAP-Integration müssen wir gewissen Vorgaben der SAP auch im App-Design folgen.

Wir halten uns aber auch bewusst an das Design von SAP. Unser Ziel im Design der Kacheln beziehungsweise Benutzeroberflächen ist es nicht, besonders farbenfroh, ausgefallen oder unverkennbar zu sein. Stattdessen wollen wir möglichst dicht am Look & Feel der SAP-Anwendungen bleiben, um dem Nutzer den Übergang so sanft wie möglich zu gestalten.

Da unser Design also immer auf den Spuren von SAP wandelt, freuen wir uns besonders, dass SAP mit Fiori auf das App-Format setzt. Dies ist nämlich die zweite Quelle von Erfahrungen: Insbesondere aus dem priva-ten Bereich kennen und schätzen die Nutzer heute Apps und den Zugriff auf Anwendungen über mobile Endgeräte. Somit ist die Umsetzung der xSuite als Fiori App für uns der nächste logische Schritt gewesen, um die Erwartungen unserer Anwender zu erfüllen.

FI-Prüfung bzw. FI-Freigabe in der mobilen Ansicht auf einem Tablet bzw. Smartphone

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05. Fehlertoleranz

Die Lösungen der xSuite for SAP unterstützen bei betriebswirtschaftlichen Prozessen, zum Beispiel der Bearbeitung von Rechnungen in der Buchhaltung. In diesem Umfeld ist es unerlässlich, dass die finalen Ergebnisse der Arbeitsschritte zu 100% korrekt sind. Deshalb ist Fehlertoleranz eine essenzielle Eigenschaft unserer Lösungen: Die Software bietet zum einen verschiedene Funktionen, um Fehler zu vermeiden, zum anderen sind Fehler auch einfach korrigierbar.

Einige Beispiele, wie die xSuite for SAP dabei hilft, Fehler zu vermeiden, sind: Die Software prüft Einga-ben inhaltlich, beispielsweise ob es eine Kostenstelle in einem bestimmten Buchungskreis tatsächlich gibt. Darüber hinaus wird der aktuelle Saldo angezeigt. Wenn Werte rechnerisch nicht stimmen, gibt die Soft-ware eine Warnung aus. Es gibt Pflichtfelder, wenn diese nicht ausgefüllt sind, kann die Bearbeitung nicht abgeschlossen werden. Außerdem gibt es einen Warnhinweis, wenn der User die Anwendung ohne zu speichern verlassen will. Die Software bietet eine Autovervollständigung: Wenn Sie in bestimmten Feldern die ersten Ziffern eingeben, zum Beispiel bei einer Kostenstelle, werden Ihnen die Auswahlmög-lichkeiten angezeigt.

Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen markiert

Anzeige des Saldos, mit Mouseover, Beispiel FI-Freigabe

Button „Prüfen“, mit Mouse-over, Beispiel FI-Freigabe

Workflow-Optionen „Weiterleiten“ (3.v.l.), „Zurücklegen“ (4.v.l.) und „Rückfragen“ (2.v.r)

Außerdem bietet die Software dem Nutzer die Möglich-keit, über Workflows Rückfragen zu stellen, Aufgaben zurückzulegen und Aufgaben weiterzuleiten. Die Opti-on „Prüfen“ ist ein fester Bestandteil der einzelnen Arbeitsschritte.

06. Individualisierbarkeit

Die Nutzung von Apps, beziehungsweise die Darstel-lung einzelner Aufgaben als Kacheln, bringt bereits eine große Flexibilität mit sich. Die einzelnen Kacheln lassen sich nach Wunsch ein-/ausblenden und verschieben. Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten zur Individuali-sierbarkeit, wie der Nutzer das GUI seinen Bedürfnis-sen entsprechend anpassen kann. Außerdem gibt es umfangreiche Möglichkeiten, wie die Software auf die

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speziellen Anforderungen der Branche, des Unterneh-mens oder der Abteilung ausgerichtet werden kann. Zu den individuellen Anpassungsmöglichkeiten zählt, dass die Oberfläche nicht nur auf Englisch sondern auch auf Deutsch und weiteren Sprachen verfügbar ist. Der Nutzer kann die Aufteilung und Reihenfolge der Spalten, die angezeigt werden, flexibel definieren. Zu-dem stehen verschiedene Erscheinungsbilder (Themes) zur Verfügung, sodass der Nutzer das GUI seinem Geschmack entsprechend gestalten kann. Ebenso kann der Login-Bildschirm individuell gestaltet werden.

Login-Bildschirm mit individuellem Hintergrund

Einstellungsmöglichkeiten bei Sprache und Datums-/Zeitformat

Auswahlmöglichkeiten bei den Themes

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07. Lernförderlichkeit

Die Lernförderlichkeit entsteht aus dem Zusammen-spiel der anderen Usability-Kategorien. Es spielt bereits eine gewisse Subjektivität in diese Kategorie hinein. Sie bildet somit den Übergang zur User Experience. Aus diesem Grund lässt sich die Lernförderlichkeit schwerer greifen und anhand von Screenshots auch schwerer nachvollziehbar belegen als die anderen Kategorien.

Daher möchten wir an dieser Stelle ein Beispiel brin-gen: Im Rahmen unserer WMD Academy bieten wir ein umfangreiches Schulungsprogramm zu unseren xSuite for SAP Lösungen an. Besonders beliebt sind dabei die Administrator-Schulungen. In diesen wird insbesonde-re die Konfiguration der Lösung für den Administrator gezeigt, also Aufgabenbereiche, die nicht vom User selbst wahrgenommen werden und auch nicht zu den täglichen Aufgaben zählen.

Für die Anwenderebene bieten wir keine regelmäßigen Trainings an, da wir für diese – im Gegensatz zu den Administratoren-Schulungen – nur eine sehr geringe Nachfrage haben. Unsere Kunden schulen ihre Nutzer in der Regel allein durch interne Einweisungen. Daraus lässt sich schließen, dass unsere xSuite-Lösungen für den Anwender so intuitiv und selbsterklärend sind, also das Kriterium Lernförderlichkeit erfüllen, sodass kein Bedarf nach intensiven Anwender-Trainings besteht.

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Es lässt sich also nicht mehr von der Hand weisen: Usability und User Experience sind häufig verwendete Buzzwords, die sich aus dem unternehmerischen Alltag nicht mehr wegdenken lassen. Die Begriffe sind eng verwandt und werden sogar schon synonym verwendet. Jedoch muss man die Begriffe klar voneinander abgren-zen: Usability bezieht sich auf den Gegenstand, der benutzt werden soll (im Fall der xSuite for SAP also die Software). Bei der User Experience steht hingegen der Nutzer/in im Fokus: Wie ist seine/ihre Wahrnehmung und Reaktion rund um die Benutzung? Die User Experi-ence kann somit nicht losgelöst vom User betrachtet werden.

Eine aktuelle Studie stellt fest, dass die Zufriedenheit mit den genutzten Technologien bei digitalen Arbeits-plätzen – also die gute User Experience – ein ganz ent-scheidender Faktor ist. Bei Unternehmen mit vergleichs-weise unbefriedigender technologischer Ausstattung der Arbeitsplätze ist die Kündigungsbereitschaft 650 Prozent höher als bei Unternehmen mit fortschrittli-chen, nutzerfreundlichen Technologien.6

Eine gute User Experience sollte somit eines der wichtig-sten Ziele bei der Auswahl einer Softwarelösung sein. Das eigentliche Kriterium auf dem Weg zu guter User Experience ist aber die Usability. Gute Usability führt in der Regel bereits zu gesteigerter Produktivität. Arbeits-schritte lassen sich schneller erledigen, Fehler werden vermieden, die Arbeitsergebnisse verbessern sich. Die Relevanz der User Experience tritt aber immer mehr zutage: Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels wird Mitarbeiterzufriedenheit immer wichtiger.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen im vorliegenden White-paper einige greifbare Beispiele geben, wie die sieben Kategorien von Usability in der Praxis aussehen können und so etwas Licht in den Buzzword-Dschungel bringen.

Usability und User Experience – was lernt man daraus?

6Vgl. Vogel IT-Medien GmbH: https://www.cloudcomputing-insider.de/studie-belegt-digitale-kluft-am-arbeitsplatz-a-739187/, abgerufen am 22.08.2018.

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WMD wurde 1994 gegründet. Als Softwarehersteller und SAP Silver Partner bieten wir mit unserer Informa-tionsmanagement-Plattform xSuite® im Bereich Doku-mentenmanagement besondere Kompetenz und Expertise an. Die ganzheitlichen Lösungen umfassen die Bereiche digitale Posteingangsverarbeitung, work-flowgestützte Rechnungs-, Bestell- und Auftragsbear-beitung, Akten- und Vertragsmanagement sowie Archivierung. Das Produktportfolio der klassischen On-Premises-Lösungen wurde um Services in der Cloud erweitert. Realisiert werden Projekte für Kunden aller Branchen unter Einbindung der jeweils im Einsatz befindlichen ERP-Systeme.

Die WMD bietet alles aus einer Hand: Analyse, Bera-tung, Projektrealisation, Hard- und Software, Service und Schulung. WMD unterstützt bei Themen wie GoBD und Verfahrensdokumentation und erarbeitet Lösungen, die effizient und kostensparend durch die digitale Betriebsprüfung führen. Die WMD hat ihren Hauptsitz in Ahrensburg (bei Hamburg) sowie Tochter-gesellschaften in Europa, Asien und den USA.

Über die WMD Group

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