1

Case Study Software-Implementierungfür Planungs- und Vertriebssysteme

Über den Deutschen Apotheker Verlag

Der Deutsche Apotheker Verlag ist der größ-te pharmazeutische Fachverlag in Deutsch-land. Er versorgt Apothekerinnen, Apotheker und Pharmazeutisch-technische Assistenten in Ausbildung und Beruf umfassend mit wissenschaftlichen und Fachinformationen. Das Programm des Verlags umfasst neben Zeitschriften wissenschaftliche und Fachbü-cher, Arzneibücher, Loseblattwerke, Daten-banken und andere elektronische Medien. Die Verlagsgruppe mit Sitz in Stuttgart und Gerlingen hat ca. 140 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Verlagsgruppe besteht aus den Verlagen

Deutscher Apotheker Verlag (gegründet 1861)

Wissenschaftliche Verlagsgesellschaft Stuttgart (gegründet 1921)

S. Hirzel Verlag (gegründet 1853)

Franz Steiner Verlag (gegründet 1949)

MedPharm GmbH Scientifi c Publishers (gegründet 1981)

MedPharm Polska (gegründet 2005)

und der Firma DAN Netzwerk Deutscher Apotheker (gegründet 2000), die im Inter-net das unabhängige Gesundheitsportal www.apotheken.de betreibt.

SchwerpunktPPM für Herstellung und Contracts, Rights & Royalties (CR&R), VBU, CCM, ABO, Presse

Zeitrahmen18-monatiges Implementierungsprojekt

StandorteStuttgart und Gerlingen

KontaktElke AicherLeiterin Vertrieb und Logistik, Projektleiterin Deutscher Apotheker Verlag eaicher@dav-medien.de

Birgit MaaßSenior ConsultantKlopotek & Partnerb.maass@klopotek.de

Ende Juni 2008 startete der Kick-Off, um beim Deutschen Apotheker Verlag (DAV) die unterschiedlichen Lösungen, die parallel im Einsatz waren, durch die Klopotek Standardsoftware zu ersetzen: ein System mit einer einheit-lichen Datenbank und einem zentralen Produkt- und Adresspool. Für die fünf Unternehmen, die zur DAV-Gruppe gehören, wurde eine große Zahl an Klopotek Modulen eingeführt: das Produktplanungs- und -management-system (PPM) für die Bereiche Herstellung und Contracts, Rights & Royalties (CR&R), das Vertriebssystem Buch (VBU), das Vertriebssystem Zeitschriften (ABO), das Customer Care Management (CCM) und das Presse-Modul. Die erste Faktur konnte bereits am 7. Januar 2010 erfolgreich durchgeführt werden. In unserem Interview erklärt Projektleiterin Elke Aicher, Leiterin Vertrieb und Logistik, warum die Standardisierung von Verlagsprozessen wichtig wurde, was sie von einem Hersteller von Standardsoftware für die Zukunft erwartet, und worin aus ihrer Sicht die Herausforderungen im Bereich neue Produkte bestehen.

Frau Aicher, als Projektleiterin auf DAV-Seite haben Sie die Implementierung von Klopo-tek begleitet und verantwortet. Können Sie uns zunächst sagen, worin die Defi zite der Altsysteme bestanden, die bei Ihrer Verlags-gruppe im Einsatz waren?

Unsere Verlagsgruppe umfasst an den Stand-orten Stuttgart und Gerlingen, die ca. 15 km voneinander entfernt liegen, fünf Unterneh-men. Wir haben zwei Herstellabteilungen, und wir arbeiten mit zwei Auslieferungen zusammen. Mit den Jahren wurden in den verschiedenen Bereichen unterschiedliche Systeme eingesetzt, und Sie können sich vor-stellen, dass so mit der Zeit sehr komplizierte Strukturen gewachsen sind. Man könnte von einem Software-Gemenge sprechen: zum Teil nicht miteinander kompatible Programme, Insellösungen, unterschiedliche Versionen.

Was waren die wichtigsten Anforderungen, die eine neue Software-Lösung für Ihr Unter-nehmen erfüllen muss?

Diese Ansammlung, wie ich sie eben be-schrieben habe, sollte durch eine gemeinsa-me Lösung ersetzt werden – für alle unsere zum Teil sehr unterschiedlichen Verlage. Dazu gehörte, dass wir auch unsere Abläufe mithilfe der neuen Anwendung standardisie-ren wollen. Vieles wurde bei uns mit hohem manuellen Aufwand erledigt, und wir haben von Anfang an gesagt: „Wir möchten die Dinge, bei denen es möglich ist, standardisie-ren, um Zeit zu gewinnen für neue, zeitauf-wändige Projekte, die uns wichtig sind.“

Hängen diese neuen Projekte, von denen Sie sprechen, auch mit neuen, digitalen Produkt-formen zusammen?

Der Deutsche Apotheker Verlag erwartet von Klopotek hohe Standardisierung und Zeitersparnis

2

Ja, wobei ich dazu sagen muss, dass sich unsere Weiterentwicklung und die Planung neuer Produkte von der fehlenden Software-Unterstützung noch nie hat aufhalten lassen. Wir haben zum Beispiel bereits sehr früh da-mit angefangen, Datenbanken anzubieten, und sind Vertriebspartner im deutschspra-chigen Europa für große US-Unternehmen geworden – trotz einer Software, die dies nur unzulänglich abbilden konnte. Es steckt dann aber ein sehr hoher Aufwand dahinter, solche Angebote verwalten zu können. Wenn eine Software es etwa nicht leistet, eine zeitraumbezogene Abrechnung für Online-Produkte zu ermöglichen, dann müssen Sie sich anders behelfen – wir haben das mit parallel geführten Excel®-Tabellen getan. Unsere Ideen waren immer sehr viel schneller als unsere Software. Jetzt, mit

Klopotek, fühlen wir uns für die Verwaltung neuer Produktformen besser gerüstet.

Ihre Verlagsgruppe ist ja zudem thematisch sehr breit aufgestellt, Sie bieten sowohl wissenschaftliche als auch Fachinformatio-nen an. Dies alles abzudecken scheint nicht leicht.

In der Tat. Wir haben am Beginn des Einfüh-rungsprojekts, als wir unsere Use Cases er-fassten, festgestellt, dass es eigentlich nichts gibt, das wir in unserem Haus nicht haben

– ob Online-Produkte, die auf Datenban-ken zugreifen, eBooks, Downloads, Bücher, DVDs, Loseblattwerke oder Zeitschriften. Wir bieten wirklich eine breite Palette von Produkten an, für die ganz unterschiedliche Anforderungen bestehen. Ich hatte im Pro-jektverlauf immer wieder den Eindruck, dass

wir die Möglichkeiten, die Klopotek bietet, schon ordentlich ausreizen müssen, um alles optimal zu verwalten.

Was waren – neben der Vielzahl an Verlags-prozessen und -produkten, die unterstützt werden – weitere Gründe für Ihre Entschei-dung für Klopotek?

Ein Hauptfaktor ist ganz klar, dass Ihr Unternehmen im Bereich Verlagssoft-ware Marktführer ist. Und Sie bieten eine Standardsoftware an, das heißt, wir gehen davon aus, dass Sie diese Standards auch weiterentwickeln und wir sie dann ohne große Anpassungen übernehmen können. Um ein Beispiel zu nennen: Wenn der ONIX-Standard für die VLB-Meldung geändert wird, dann wollen wir Ihre Lösung überneh-men, ohne selbst Zeit, Arbeit und Ideen zu investieren. Wir wollen möglichst nicht selber weiterent-wickeln, sondern an Ihren Weiterentwick-lungen partizipieren. Deshalb haben wir im Einführungsprojekt auch immer darauf geachtet, unsere Arbeitsweisen möglichst dem Standard anzupassen, den Ihre Soft-ware abbildet. Natürlich ist öfters einmal der Fall aufgetreten, dass wir uns gedacht haben, dieses oder jenes sollte vielleicht anders programmiert werden, damit es ganz genau unseren Bedürfnissen entspricht. Nach genauerem Überdenken haben wir uns dann aber doch fast immer dazu entschlossen, unsere Abläufe an Ihre Software anzupassen

– nicht zuletzt auch, damit Updates einfach möglich sind und wir keine Sonderanpassun-gen brauchen.

Der Deutsche Apotheker Verlag hat nahezu die gesamte Produktpalette von Klopotek eingeführt, um es genau zu sagen: PPM für die Bereiche Herstellung und Contracts, Rights & Royalties (CR&R), VBU, CCM, ABO und das Presse-Modul. Welche Aspekte der Software-Unterstützung sind für Sie nach dem Projekt besonders wichtig?

Das möchte ich aus dem Blickwinkel des Ge-samten beantworten: Unsere wesentlichen Kernbereiche werden durch die Software unterstützt. Wir haben für die ganze Ver-lagsgruppe ein System mit einer Datenbank; der zentrale Produkt- und Adresspool wird von allen Abteilungen genutzt. Es gibt auch einige Vorteile, die ich noch nicht wirklich anführen kann, weil wir noch dabei sind, die nötigen Voraussetzungen zu schaffen, damit sie greifen. Hierzu gehören der Vergleich der

“ Unsere Ideen waren immer sehr viel schneller als unsere Software. Jetzt, mit Klopotek, fühlen wir uns für die Verwaltung neuer Produktformen bes-ser gerüstet. ” Elke Aicher

“ Wir haben von Anfang an gesagt: Wir möchten die Dinge, bei denen es möglich ist, standardisieren, um Zeit zu gewinnen für neue, zeitaufwändige Projekte, die uns wichtig sind. ” Elke Aicher

Drei verschiedene Titeldatenbanken durch eine einheitliche Lösung für alle Kernbereiche des Verlags abge-löst: Elke Aicher erklärt, wie durch zentrale Datenhaltung und Standardisierung Zeitersparnis möglich wird.

3

Plan- und Ist-Kosten in der Kalkulation und die Web-Anbindung. Diese Dinge sollen bis Ende des Jahres funktionieren.

Wie bewerten Sie als Leiterin Vertrieb und Logistik die Unterstützung, die Klopotek speziell für den Bereich bietet, den Sie ver-antworten?

Wir haben im Vertrieb festgestellt, dass wir durch Klopotek einen wesentlich besseren Überblick über unsere Kunden und deren Kaufverhalten gewonnen haben. Mit Klopo-tek lässt sich dieses wichtige Wissen, das wir haben, sehr gut auswerten und nutzen.

In einigen Bereichen laufen die Prozesse noch, die Klopotek Software und Ihre Ver-lagsprozesse optimal aufeinander einzustel-len. Trotzdem, falls möglich, können Sie uns

schon jetzt etwas zu Ihren ROI-Erfahrungen mitteilen?

Lassen Sie mich ein Beispiel nennen. Wir hatten hier im Haus früher drei verschiedene Titeldatenbanken: eine für die Werbung, eine für unseren Internetauftritt und eine, um die Rechnungen zu schreiben. Jedes Produkt wurde dreimal eingegeben und gepfl egt. Dadurch, dass wir mit Klopotek jetzt nur noch eine Datenbank haben, schaf-

fen wir eine Zeitersparnis – und ähnliche Beispiele gibt es an verschiedenen Stellen.

Momentan ist der Umstellungsaufwand auf Ihre Software aber noch hoch, so dass Zeiter-sparnis und Mehraufwand durch Umstellung einander noch ziemlich die Waage halten. Das wird sich natürlich bald ändern, wenn sich alles eingespielt hat. Wie hoch genau die Zeitersparnis dann sein wird, kann ich aber jetzt noch nicht beziffern.

“ Wir haben im Vertrieb festgestellt, dass wir durch Klopotek einen we-sentlich besseren Überblick über unsere Kunden und deren Kaufverhalten gewonnen haben. Mit Klopotek lässt sich dieses wichtige Wissen, das wir haben, sehr gut auswerten und nutzen. ” Elke Aicher

Title Management

Product Marketing

Contracts, Rights & Royalties

Advertisement Sales and Management

Content to Web

Component ContentManagement

Editorial &Production

Order to CashSales and Distribution

Customer CareManagement

Klopotek SaaS– Software as a Service –

HerstellungPrint-produkte

DigitaleProdukte / Content

TitelpflegeProdukt- marketing

Verträge Rechte Honorare

Anzeigen-verkauf

Presse

Auslieferungprint

Auslieferungdigital

Produkt-entwicklung

Rechteverkauf

Marketing / Kommunikation

Auftrags-bearbeitung

Print- & Online-Katalog

Lager

Lektorat Planung

Verwaltung /Management

XML ONIX

CustomerService

Buchhaltung/Finanzen

Akquise

Klopotek Services

ManagementInformation

Beitrags-Management

Archiv

Verlag

ContentManagement

Die Klopotek Standardsoftware deckt die gesamte Wertschöpfungskette im Verlag für Print- und digitale Produkte ab. Wir integrieren alle Tools und Systeme, die unsere Kunden für ihre Content-Management- und Content-to-Web-Prozesse benötigen, in unser Gesamtportfolio.

Von der Planung bis zum Vertrieb – alles unter einem Dach

4

Wie sind Sie mit dem Projektverlauf und der Zusammenarbeit mit dem Klopotek Team zufrieden?

Die Kooperation war und ist rundum positiv. Wir hätten dieses Projekt – in dieser Dauer, in diesem Umfang – alleine nicht stemmen können. Wir haben uns sehr gut betreut gefühlt. Jeder Consultant hatte einen bestimmten Schwerpunkt, für den er dann auch Ansprechpartner war, das hat sehr gut funktioniert.

Es wurde bereits deutlich: Eine neue Ver-lagssoftware einzuführen ist mit beträcht-lichen Veränderungen im Unternehmen verbunden. Könnten Sie uns kurz erzählen, was bereits erreicht wurde und worin die nächsten Herausforderungen bestehen – auch organisatorisch?

Wir können problemlos ausliefern, Rechnun-gen schreiben und Geld vereinnahmen. Das

Kerngeschäft funktioniert also, aber es feh-len gewissermaßen noch die Satelliten – die externen Systeme. Die Feinabstimmung mit

den Rückmeldungen – aus der FiBu zurück in Klopotek zum Beispiel – die läuft noch nicht, das wollen wir bis Ende des Jahres geschafft haben. Bis zu diesem Zeitpunkt wollen wir

auch ein Projekt zur Dublettenbereinigung durchführen und die Lagerbewertung und Stückkostenberechnung auf den Weg brin-gen. Es ist also noch einiges zu tun.

Wie sehen Ihre längerfristigen Pläne für die Zusammenarbeit mit Klopotek aus? Worin

erwarten Sie in Zukunft Unterstützung durch unser Softwarehaus?

Da muss ich etwas ausholen. Wir bieten unseren Kunden unsere Produkte in unter-schiedlichen Formen und nach Möglichkeit auch in jeder Zusammenstellung an, wobei wir eher eine wachsende Formatvielfalt beobachten als dass das eine Element das andere verdrängen würde – also: Die Online-Datenbank ersetzt nicht das Buch. Das Loseblattwerk stirbt nicht, weil der Kunde die Blätter nicht mehr einsortieren mag und lieber die CD kauft, sondern es wird parallel alles abgefragt.

Deshalb müssen wir unsere Organisation umstellen und die Daten von Anfang an so vorhalten, dass wir daraus verschiedene Pro-dukte erstellen können, um mehr Kunden zu erreichen. Die Herausforderung besteht vor allem darin, Kombinationen von verschie-denen Produkten korrekt zu honorieren. Besonders in diesem Bereich setzen wir auf die Unterstützung durch Klopotek. Wir stellen uns das so ähnlich vor wie bei Ihrem OSP-Modul [Anm. d. Red: Online Subscription Product]. Dieses wurde bei Ihnen gerade fertig, als wir mit dem Einfüh-rungsprojekt begannen. Wir konnten uns das Modul ein halbes Jahr lang anschauen und testen – und dann fertig für unsere Bedürfnisse übernehmen. Das war für uns ideal.

Frau Aicher, vielen Dank für diese Einblicke in den Projektverlauf in Ihrem Haus. Wir sind davon überzeugt, Ihnen auch im Bereich Bundling und Honorierung neuer Produkte die Tools zu bieten, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

“ Wir haben uns sehr gut betreut gefühlt. Jeder Consultant hatte einen bestimmten Schwerpunkt, für den er dann auch Ansprechpartner war, das hat sehr gut funktioniert. ” Elke Aicher

"Angefangen hat alles 1914, als der Stuttgarter Apotheker und Chemiker Dr. Roland Schmiedel (1888–1967) die Schriftleitung der Süddeutschen Apotheker-Zeitung übernahm und 1919 das Eigentum an der Zeitschrift erwarb." (Quelle: www.deutscher-apotheker-verlag.de). Heute publiziert die auf diese unternehmerische Initiative zurückgehende DAV-Gruppe eine Vielzahl von Produkten: Zeitschriften, wissenschaftliche und Fach-bücher, Arzneibücher, Loseblattwerke, Datenbanken und andere elektronische Medien.

Klopotek & Partner GmbHSchlüterstr. 3910629 BerlinRedakteur: Dr. Stefan Kauferinfo@klopotek.dewww.klopotek.de

“ Die Herausforderung besteht vor allem darin, Kombinationen von ver-schiedenen Produkten korrekt zu honorieren. Besonders in diesem Bereich setzen wir auf die Unterstützung durch Klopotek. ” Elke Aicher