Vergabestelle Vergabe Vergabe-Nr.

Geschäftszeichen

Stand 03/2010

Checkliste für die Beschaffung von Standard-Hard- und -Software

Anwendungsbereich der Checkliste Beschaffung von

- Standard-Hardware, z.B. PC, Laptop, Laserdrucker, Kopierer - Standard-Software, z.B. Betriebssysteme und Office-Programme,

oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte. Die Beschaffung kann dabei grundsätzlich jeweils als Kauf, Miete, Leasing oder Mietkauf gestaltet sein.

Übersicht über den Stand des Verfahrens

Schritte im Vergabeverfahren Erledigt

Datum

I. Vorbereitung des Vergabeverfahrens II. Bekanntmachung (Formular) III. Versand der Vergabeunterlagen IV. Auskünfte, Bieterfragen und -rügen V. Abgabe der Angebote (Submission/Angebotsöffnung) und Niederschrift (über verspätet und ungeöffnet) VI. Aufklärungsverhandlungen VII. Angebotswertung in vier Phasen VIII. Zuschlagsempfehlung/ggf. Aufhebung des Vergabeverfahrens IX. Oberhalb der Schwellenwerte: Bieterinformation nach § 101a GWB:

X. Zuschlagserteilung XI. Mitteilung an nicht berücksichtigte Bewerber XII. Bekanntmachung über die Auftragserteilung XIII. Vergabevermerk

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 2 / 22 -

I. Vorbereitung des Vergabeverfahrens 1. Marktübersicht – Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

TIPP

Ist Leasing oder Kauf günstiger? Ist ein Wartungs- und Servicevertrag sinnvoll? Dem Auftraggeber sollte bereits am Beginn der Beschaffung bewusst sein, dass Umweltaspekte (insbesondere der Energieverbrauch) der zu beschaffenden Standard-Hardware später einmal Wertungskriterium sein soll (vgl. § 4 Abs. 6 VgV 2010).

Punkt geprüft

2. Schwellenwert erreicht oder überschritten? Achtung – Schwellenwert gesenkt! Der Schwellenwert für Dienst- und Lieferleistungen beträgt im kommunalen Bereich seit 01.01.2010: 193.000,- €. Für den Zeitraum vom 01.01.2008 – 31.12.2009 betrug der maßgebliche Schwellenwert 206.000,- €.

ACHTUNG

Bestimmung des Auftragswertes: Isoliert betrachtet, wird die Beschaffung von Standard-Hard- und -Software häufig unterhalb des Schwellenwertes liegen. Falls die Beschaffungen auf der Grundlage eines Rahmenvertrages erfolgen, müssen Sie jedoch den Höchstwert aller während der Vertragslaufzeit zu beschaffenden Waren berücksichtigen (§ 3 Abs. 6 VgV). Bedenken Sie auch, dass bestimmte Einzelbeschaffungen nach § 3 Abs. 3 VgV auf das Gesamtvolumen während eines Haushaltsjahres hochgerechnet werden müssen. Auch Lose von gleichartigen Lieferleistungen sind zusammenzurechnen (§ 3 Abs. 7 VgV). Umgekehrt brauchen Lose von nichtgleichartigen Lieferleistungen nicht zusammengerechnet zu werden (§ 3 Abs. 7 Satz 4 VgV). Für viele Standardbeschaffungsfälle, wie beispielsweise PC und Monitore liegt es letztlich an Ihrer Argumentation im Vergabevermerk, ob es sich um gleichartige Lieferleistungen handelt. Wenn im Vergabevermerk auf unterschiedliche Abschreibungszeiträume und differierende Lebensdauer hingewiesen wird, so brauchen die Lose nicht zusammengerechnet zu werden!

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 3 / 22 -

3. Bagatellgrenzen überschritten a) 500,- € b) 100.000,- € c) Landesspezifische Regelung

HINWEIS

Bis 500,- € ist seit Einführung der VOL/A 2009 der Direktkauf möglich. Dies bedeutet, die Bagatellbeschaffung darf ohne jedes förmliche Vergabeverfahren durchgeführt werden (§ 3 Abs. 6 VOL/A). Soweit die Regeln des Konjunkturpakets II (noch) anwendbar sind, darf bis zu einem Auftragswert i.H.v. 100.000,- € frei zwischen den Verfahrensarten gewählt werden. In den einzelnen Bundesländern kann es zudem landesspezifische Regelungen mit ähnlichem Inhalt geben.

Punkt geprüft

4. Bestimmung der Auftragsart Bau-, Liefer- oder Dienstleistung?

HINWEIS

Bei der Lieferung von Standard-Hard- und -Software handelt es sich in der Regel um Lieferleistungen. Auch wenn bestimmte Dienstleistungsinhalte (z.B. Roll-out) integriert sind, prägt doch die Lieferleistung den Vertragsinhalt.

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 4 / 22 -

5. Wahl des richtigen Vergabeverfahrens? Das Vergaberecht will möglichst viel Wettbewerb. Daher bleibt die öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) auch in der neuen VOL/A oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte der Regelfall (vgl. § 3 Abs. 2 VOL/A, § 3 EG Abs. 1 VOL/A):

a) Regel: Öffentliche Ausschreibung (unterhalb der Schwellenwerte, / Offenes Verfahren (oberhalb der Schwellenwerte)

b) Ausnahme: beschränkte Ausschreibung (unterhalb der Schwellenwerte) / Nichtoffenes Verfahren (oberhalb der Schwellenwerte)

c) Seltene Ausnahme: freihändige Vergabe (unterhalb der Schwellenwerte) / Verhandlungsverfahren (oberhalb der Schwellenwerte)

HINWEIS

Ausnahmetatbestände sorgfältig prüfen! Gründe für die Auswahl des jeweiligen Vergabeverfahrens dokumentieren! Jede Abweichung vom Vorrang der öffentlichen Ausschreibung bedarf besonderer Begründung. Wird ausnahmsweise eine Beschränkten Ausschreibung oder Freihändigen Vergabe (nichtöffentliche Ausschreibung oder Verhandlungsverfahren) durchgeführt muss im Regelfall ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet werden. Der Verzicht auf einen Teilnahmewettbewerb ist nur in bestimmten eng begrenzten Ausnahmefällen zulässig und bedarf zusätzlich besondere Begründung.

TIPP

Freihändige Vergabe – unterhalb der Schwellenwerte – kann insbesondere bei Nachbestellungen (§ 3 Abs. 5 lit. d VOL/A) und Ersatzteilen und Zubehörstücken (§ 3 Abs. 5 lit. e VOL/A) in Betracht kommen. Das Verhandlungsverfahren – oberhalb der Schwellenwerte – kann insbesondere bei zusätzlichen Lieferungen zur Erweiterung oder zum Ersatz denkbar sein (§ 3 EG Abs. 4 lit. e VOL/A). Sie dürfen daher z.B. einige Windows-Lizenzen oder PC nachkaufen. Es darf jedoch nicht die ursprüngliche Lieferung durch eine andere ersetzt werden. Daher dürfen Sie nach den genannten Ausnahmetatbeständen beispielsweise nicht Windows Vista durch Windows 7 ersetzen.

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 5 / 22 -

6. (Ggf. besondere Verfahrensarten) a) Mit der Neufassung der VOL/A wurde eine ausschließlich elektronisch abzuwickelnde Variante der Öffentlichen Ausschreibung eingeführt: Das dynamische elektronische Verfahren (§ 5 VOL/A, § 5 EG VOL/A) kann unterhalb und oberhalb der Schwellenwerte Anwendung finden.

b) Ausschließlich oberhalb der Schwellenwerte gibt es den wettbewerblichen Dialog (§ 3 Absatz 7 VOL/A).

TIPP

Das dynamische elektronische Verfahren ist speziell für die Beschaffung von Standardwaren gedacht. Daher ist das dynamische elektronische Beschaffungssystem für die Beschaffung von Standard-Hard- und Software geeignet. Langfristig wird die Verwendung des dynamischen elektronischen Beschaffungssystems mit Arbeitsvereinfachungen verbunden sein. Bei den ersten Beschaffungen wird allerdings der bürokratische Aufwand beträchtlich gesteigert.

Der wettbewerbliche Dialog ist ausschließlich für hochkomplexe Beschaffungen gedacht. Bei der Beschaffung von Standardwaren scheidet die Anwendung des wettbewerblichen Dialogs von vornherein aus.

Punkt geprüft

7. (Ggf. besondere Beschaffungsformen) Rahmenverträge/Bezugsverträge sind in der Neufassung der VOL/A ausdrücklich zulässig (vgl. § 4 VOL/A, § 4 EG VOL/A).

Beispiel: Landesrahmenvertrag über den Bezug von Software, Microsoft Select-Vertrag.

TIPP

Es ist zu beachten, dass die Vertragsdauer grundsätzlich nicht 4 Jahre überschreiten darf (§ 4 Abs. 1 Satz 4 VOL/A, § 4 EG Abs. 7 VOL/A). Auch muss darauf geachtet werden, dass im Vertrag jeder Vertragspartner angegeben wird.

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 6 / 22 -

8. Nebenangebote? Für die Zulassung von Nebenangeboten spricht, dass der Auftraggeber die Kreativität der Bieter nutzen kann. Gegen die Zulassung von Nebenangeboten spricht, dass die Wertung komplexer wird (Frage der Gleichwertigkeit der Nebenangebote).

ACHTUNG

Die Neufassung der VOL/A bringt eine neue Rechtslage: Nach VOL/A 2006 waren Nebenangebote grundsätzlich zulässig. Nach VOL/A 2009 sind Nebenangebote jetzt unzulässig, es sei denn sie werden ausdrücklich zugelassen (§ 8 Abs. 4 VOL/A, § 9 EG Abs. 5 VOL/A).

TIPP

Grundsätzlich sind Nebenangebote eine interessante Methode, um die Kreativität der Bieter zu nutzen. Beispielsweise kann es interessant sein, anstatt des Fahrzeugkaufs Leasing oder statt des Leasings einen Full-Service-Vertrag zu vereinbaren. Allerdings müssen die Wertungskriterien so gefasst sein, dass auch die Nebenangebote gewertet werden können. D.h., die Wertungskriterien müssen die Vergleichbarkeit der Angebote sicherstellen. Aus diesem Grund müssen Sie einheitliche Mindestanforderungen formulieren, die auch von Nebenangeboten erfüllt werden müssen.

Punkt geprüft

9. Vergabe nach Losen? Die Vergabe nach Losen ist der vom Gesetzgeber gewollte Regelfall. Die zusammengefasste Vergabe ist die Ausnahme.

HINWEIS

Die Neufassung der VOL/A verschärft die Rechtslage: Es müssen grundsätzlich nicht nur Fachlose, sondern auch Mengen- bzw. Teillose gebildet werden (§ 2 Abs. 2 VOL/A, § 2 EG Abs. 2 VOL/A). Daher muss nicht nur beim Einkauf verschiedener Fahrzeugtypen (z.B. Kleinbusse einerseits, Kehrmaschinen andererseits) konsequent auf eine losweise Vergabe geachtet werden, auch beim Einkauf identischer Fahrzeugtypen muss die Aufteilung in Mengenlose zumindest erwogen werden. Der Verzicht auf die Aufteilung in Lose und der Zuschnitt der Lose müssen im Vergabevermerk begründet werden. Dabei ist an eine Reduktion des Wartungs- und Serviceaufwands sowie der Ersatzteilvorhaltung, an eine Verkürzung der Eingewöhnungszeit der Fahrer etc. zu denken.

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 7 / 22 -

10. Eignungskriterien Eignungsanforderungen müssen durch die ausgeschriebene Leistung gerechtfertigt sein (§ 6 Abs. 3 Satz 1 VOL/A, § 7 EG Abs. 1 Satz 1 VOL/A). Daher dürfen keinesfalls immer „formularmäßig“ Angaben zum Umsatz der letzten drei Jahre, zum Personal oder zu Referenzen über vergleichbare Aufträge abgefragt werden. Der Aufwand für die Eignungsprüfung wird bei reduzierten Auftragsvolumen (z.B. Kraftstoff in der Tankstelle um die Ecke) geringer ausfallen.

ACHTUNG

Die Neufassung der VOL/A bringt eine neue Rechtslage: Im Regelfall reichen Eigenerklärungen als Nachweis der Eignung aus. Will der Auftraggeber weitergehende Nachweise fordern, muss er dies im Vergabevermerk begründen (§ 6 Abs. 3 Sätze 2 und 3 VOL/A, § 7 EG Abs. 1 Satz 2 und 3 VOL/A). Auch im Bereich der VOL/A können Eignungsnachweise durch Präqualifikationsverfahren zugelassen werden (§ 6 Abs. 4 VOL/A; § 7 EG Abs. 4 VOL/A).

Punkt geprüft

11. (bei Teilnahmewettbewerb erforderlich:) Kriterien für die Auswahl der Teilnehmer am Wettbewerb. Dies entspricht dem Punkt Eignungskriterien

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 8 / 22 -

12. Leistungsbeschreibung = Herzstück jeder Vergabe

Leistung eindeutig und erschöpfend beschreiben Konstruktive Leistungsbeschreibung (= mit allen Details) oder

funktionale Ausschreibung (mit den gestellten technischen Anforderungen)

HINWEIS

Bei Standard-Hard- und -Software ist grundsätzlich eine konstruktive Leistungsbeschreibung sinnvoll. Die Produkte können genau spezifiziert werden. Allerdings können Sie ruhig funktionale Merkmale in die Ausschreibung aufnehmen. Dies ist spätestens bei Gewährleistungsfragen sinnvoll (z.B. welche Software soll laufen, wie viele User sollen gleichzeitig Zugriff haben?). Im Übrigen sollten Sie auch zur Abwehr des Vorwurfs diskriminierender Leistungsbeschreibungen an einigen Stellen auf funktionale Beschreibungen zurückgreifen (z.B. die Rechenleistung in – produktneutralen – MIPS angeben statt „Quad-Core mit 3.500 Mhz“ zu schreiben und damit den „bösen Schein“ zu setzen, Intel-Produkte zu bevorzugen).

Verwenden Sie – wo verfügbar – EN-, DIN-, ISO-, RAL-Normen oder vergleichbare Normen. Auch bei der Inbezugnahme von Normen ist – zumindest oberhalb der Schwellenwerte – der Zusatz „oder vergleichbar“ vorgeschrieben (§ 8 EG Abs. 2 VOL/A). D.h., die Bieter dürfen auch darlegen, dass ihre Leistung in der gleichen Weise den gestellten Anforderungen entspricht, wie dies bei solchen Leistungen der Fall ist, die den EN-, DIN-, ISO- und RAL-Normen exakt entsprechen.

Herstellerbezogene Beschreibungen und Nennen bestimmter Produkte und Namen („Markennamen“) ist nur in absolut seltenen Ausnahmefällen zulässig. Denken Sie in diesen Fällen immer Zusatz „oder gleichwertig“. Die Begründungen der Verwendung bestimmter Markennamen muss dokumentiert werden.

TIPP

Sprechen Sie also nicht von Intel-Chips, sondern nennen Sie die Software, die laufen soll und sprechen Sie allenfalls von einer X-86 Architektur. Verwenden Sie auch keine indirekten Hinweise auf die Intel-Welt. Auch die Nennung von Mhz-Zahlen für den Prozessortakt macht Sie angreifbar, weil diese Zahlen typischerweise nur für Intel-Prozessoren gelten. Geben Sie daher einfach – produktneutral – Rechenleistungen oder Benchmarks, z.B. in MIPS, an.

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 9 / 22 -

Ausreichende Angebots- und Ausführungsfristen festsetzen

TIPP

Aus der Ausschreibung dürfen sich keine ungewöhnlichen Wagnisse ergeben, auf die der Bieter sich nicht einstellen kann. Beispiel: Wenn Sie bestimmte Zugriffszeiten auf den Server über bereits vorhandene Datenkabel fordern, so lassen Sie die Bieter eigene Benchmarks (Messungen) mit den vorhandenen Kabeln durchführen. Geben Sie den Bietern dabei getrennte Termine.

Es dürfen nur erforderliche Sicherheiten oder Vertragsstrafen festgesetzt werden. Beachten Sie für Vertragsstrafen besonders § 9 Abs. 2 VOL/A, § 11 EG Abs. 2 VOL/A. § 11 VOL/B; für Sicherheiten § 9 Abs. 4 VOL/A, § 11 EG Abs. 4 VOL/A, § 18 VOL/B. Gewöhnliche Wagnisse (z.B. Preissteigerung bei Energieträgern und / oder Lohnkosten) dürfen den Auftragnehmern auferlegt werden.

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 10 / 22 -

13. Zuschlagskriterien Theoretisch war es früher denkbar, allein auf den niedrigsten Preis abzustellen.

TIPP

Mit der Neufassung der VgV 2010 kam eine neue Rechtslage: Der Energieverbrauch der zu beschaffenden Fahrzeuge soll Wertungskriterium sein (vgl. § 4 Abs. 6 VgV 2010). Dazu können bei den Bietern Angaben zum Energieverbrauch, aber auch Analyen zu den Lebenszykluskosten abgefragt werden. Neben dem Preis und dem Energieverbrauch dürfen auch andere Aspekte als Zuschlagskriterium festgeschrieben werden. Bei Hardware kann dabei z.B. an den Energieverbrauch bei PCs, Monitoren und Druckern, geringe Feinstaubemissionen bei Druckern und Kopierern oder auch die Ästhetik bei PCs und Monitoren gedacht werden. Zu beachten ist jedoch Folgendes: Weitere Nebenzwecke dürfen im Vergaberecht aber nur gefordert werden, wenn ein Zusammenhang mit der Hauptleistung besteht. Daher darf etwa die Ästhetik bei der Beschaffung von Hardware nur dann eine Rolle spielen, wenn die Hardware im Bereich des Kontaktes mit Publikum eingesetzt werden soll. Beispiel: Sie dürfen die Farbe schwarz für PC und Monitore für den Empfangsbereich positiv bewerten, bei Hardware, die für das Archiv (ohne Publikumsverkehr) beschafft werden soll, jedoch nicht. Damit stellen sich für den öffentlichen Auftraggeber komplexe Anforderungen:

Oberhalb der Schwellenwerte müssen Zuschlagskriterien mit Wertungsschema und Gewichtung in der Vergabebekanntmachung, spätestens aber in den Vergabeunterlagen transparent gemacht werden (vgl. § 9 EG Abs. 2 VOL/A)..

Beispiel: Für den niedrigsten Preis werden 10 Leistungspunkte vergeben. Für das Angebot mit dem höchsten Preis wird 1 Leistungspunkt vergeben. Die Angebote dazwischen werden entsprechend abgestuft bewertet.

Für den besten Service, den niedrigsten Energieverbrauch, für die beste Ästhetik werden jeweils 10 Leistungspunkte vergeben, usw.

Die erreichten Leistungspunkte werden sodann mit der Gewichtung multipliziert. Beispiel: Service 35%, Preis 35%, Energieverbrauch 20 %, Ästhetik 10 %. Achtung: Den Preis niemals unter 30 % setzen.

Formaljuristisch ist das vorstehend geschilderte Vorgehen unterhalb der Schwellenwerte (noch) nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Insoweit kann die Benennung der Zuschlagskriterien in der Reihenfolge der ihnen zuerkannten Bedeutung („Priorität“) noch ausreichen.

Beispiel: 1. Service, 2. Preis, 3. Energieverbrauch, 4. Ästhetik.

Die Rechtssicherheit wird sich aber auch hier erhöhen wenn komplexe Wertungsschemata und Gewichtung bekanntgegeben werden.

Bei IT-Beschaffungen können Sie auch auf die Richtwertmethode nach UfAB V zurückgreifen. Hier gibt es eine Vorlage auf der Basis einer Excel-Tabelle

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 11 / 22 -

(→http://www.cio.bund.de/cln_093/DE/IT-Angebot/IT-Beschaffung/UfAB/ufab_node.html) zurückgreifen. Auch bei diesem Verfahren werden Sie mit der Vergabe von Leistungspunkten beginnen.

14. Fristenmanagement Formaljuristisch bestehen insbesondere betreffend der Bekanntmachungsfristen zwischen Beschaffungen oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte deutliche Unterschiede. Oberhalb der Schwellenwerte werden ausdrückliche Vorgaben gemacht (§ 12 EG VOL/A). Unterhalb der Schwellenwerte wird nur vorgeschrieben, dass die Angebotsfristen „ausreichend“ sein müssen (§ 10 Abs. 1 VOL/A). Ein Auftraggeber sollte sich jedoch auch unterhalb der Schwellenwerte an den ausdrücklich formulierten Fristen oberhalb der Schwellenwerte orientieren.

TIPP

Offenes Verfahren Andere (Nichtoffenes, Verhandlungsverfahren, Wettbewerblicher Dialog)

Grundsatz: 52 Tage Grundsatz: 37 Tage

Verkürzung bei Vorinformation auf 36 Tage

Verkürzung bei Dringlichkeit (beschleunigtes Verfahren bei Nichtoffenem und Verhandlungsverfahren) 15 Tage

Elektronische Übermittlung auf 29 Tage Elektronischer Übermittlung 10 Tage

Elektronische Bereitstellung 22 Tage

Minimal: 22 Tage Minimal: 10 Tage

Wenn es schnell gehen soll: Verkürzungsmöglichkeiten prüfen. Dies ist z.B. bei Einsatz elektronischer Mittel („eVergabe“) möglich.

Längere Bekanntmachungsfristen sind immer möglich, z.B., um mehr Angebote zu erhalten.

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 12 / 22 -

15. Generalübernehmer / Projektanten Bei der Beschaffung von Standard Hard- und Software bedarf es in der Regel nicht des Einsatzes von Generalübernehmern/Projektanten.

Punkt geprüft

II. Bekanntmachung Bei Bekanntmachungen wächst die Bedeutung von zentralen Internetportalen. So erfolgt die Bekanntmachung oberhalb der Schwellenwerte über http://simap.europa.eu/index_de.html auf der TED-Datenbank (= Amtsblatt S der Europäischen Union).

TIPP

Die Online-Formulare des EU-Internetportals sind empfehlenswert, da selbsterklärend. Sie können sich dort auch ein Profil als Auftraggeber anlegen und dieses immer wieder verwenden. Auch unterhalb der Schwellenwerte ist die Bekanntmachung auf der TED-Datenbank möglich. In diesem Fall aber ankreuzen, dass die Bekanntmachung freiwillig erfolgt!

ACHTUNG

Die Neufassung der VOLA bringt eine neue Rechtslage: Auch unterhalb der Schwellenwerte steigt die Bedeutung von zentralen Internetportalen. Es ist nicht mehr zulässig eine Bekanntmachung auf einer Homepage „zu verstecken“. Wenn unterhalb der Schwellenwerte Bekanntmachungen über Internetportale erfolgen, so müssen diese über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können (§ 12 Abs. 1 Satz 2 VOL/A).

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 13 / 22 -

III. Versand der Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen:

1. Angebotsschreiben

(= Kurzfassung der Ausschreibung, enthält alle wesentlichen Angaben für den Entschluss eines Bieters, ein Angebot abzugeben oder nicht)

2. Angebots-/und Bewerbungsbedingungen

a) Angaben zur ausgeschriebenen Leistung

Leistungsort Leistungszeit Sicherheitsleistung

b) Hinweise zum Vergabeverfahren

Art der Vergabe Fristen Auftraggeber Berater des Auftraggebers Umgang mit Unklarheiten/Fragen zum Vergabeverfahren und zu den

Vergabeunterlagen Öffnung der Angebote Eignungsprüfung Zuschlagskriterien Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote Datenschutzklausel

c) Angebots- und Bewerbungsbedingungen

Form und Inhalt der Angebote Form (per Brief oder elektronisch?) Vordrucke Umgang mit Änderungen und Ergänzungen Unterschrift Preise Beizufügende Unterlagen Leistungsbeschreibung/-verzeichnis Vergütung der Angebote Urheberrechte Zulassung von Nebenangeboten Angebotsfrist Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote Bietergemeinschaften

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 14 / 22 -

Nachunternehmer Vertraulichkeit Sprache Aufklärungspflicht ...

3. Leistungsbeschreibung

Beispiel – PC, Laptop und Drucker für die Kommunalverwaltung X:

Leistungsgegenstand:

Los 1: Lieferung von ... Stück Arbeitsplatzcomputern mit folgenden Spezifikationen: - Verwendungszweck: Arbeitsplatzrechner für die Verwaltung. Sollen auf

oder neben dem Schreibtisch Platz finden.

- Prozessor: X-86 Architektur (Intel, AMD oder gleichwertig) mit einer Rechenleistung von XXXX MIPS

- Es soll folgende Software darauf laufen ... - Speicher ... - Schnittstellen - ...

Los 2: Lieferung von tragbaren Computern (Notebooks) mit folgenden Spezifikationen:

- Prozessor: X-86 Architektur (Intel, AMD oder gleichwertig) mit einer Rechenleistung von XXXX MIPS

- ...

- ...

Los 3: Lieferung von ... Stück Laserdrucker mit folgenden Spezifikationen:

- ...

Weitere Mindestanforderungen:

- für alle angebotenen Komponenten muss eine Garantieleistung von mindestens drei Jahren angeboten werden. Innerhalb dieser Garantiezeit müssen die Komponenten im Vor-Ort-Service sofort repariert bzw. ausgetauscht werden.

- Alle Komponenten müssen jeweils über eine gültige CE-Zertifikation verfügen. Das entsprechende CE-Zertifikat ist jeweils beizufügen.

- ... Lieferzeitpunkt …/ Lieferort:… TIPP

Die Regelungen für Gewährleistung, Service, Reaktionszeiten etc. können Sie zum Zweck der Arbeitserleichterung sowie der Vereinheitlichung Ihrer Vertragswerke

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 15 / 22 -

Formulierungen enthalten. Sie brauchen nur konkrete Zahlen einzutragen. Zu den EVB/BVB-IT sogleich.

4. Besondere und Ergänzende Vertragsbedingungen

ACHTUNG

Auftraggeber sind in der Regel durch das Haushaltsrecht verpflichtet, die einschlägigen EVB-IT oder BVB-IT anzuwenden. Diese können Sie beziehen über → http://www.cio.bund.de/DE/IT-Angebot/IT-Beschaffung/EVB-IT_Vertragstypen/evb-it_node.html.

Für die in der vorliegenden Checkliste behandelten Beschaffungsfälle gilt dabei Folgendes:

- Kauf von Standard-Hardware (z.B. PC, Drucker) ohne werkvertragliche Bestandteile/Dienstleistungselemente (also z.B. ohne Roll-out oder Entsorgung alter Hardware): EVB-IT Kauf

- Kauf von Standard-Hardware (z.B. PC, Drucker) mit werkvertraglichen Bestandteilen/Dienstleistungselementen (also z.B. mit Roll-out, mit Installation oder Entsorgung alter Hardware): EVB-IT Systemleiferungsvertrag

- Kauf von Standard-Software (z.B. Betriebssystem, Office-Programme) ohne werkvertragliche Bestandteile/Dienstleistungselemente (also z.B. ohne Installation oder Erstschulung): EVB-IT Überlassung Typ A

- Miete von Standard-Software (z.B. Betriebssystem, Office-Programme) ohne werkvertragliche Bestandteile/Dienstleistungselemente (also z.B. ohne Installation oder Erstschulung): EVB-IT Überlassung Typ B

- Überlassung (Kauf oder Miete) von Standard-Software (z.B. Betriebssystem, Office-Programme) mit werkvertraglichen Bestandteilen/Dienstleistungselementen (also z.B. ohne Installation oder Erstschulung): BVB-IT Überlassung Typ II (in Zukunft: EVB-IT Systemlieferungsvertrag)

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 16 / 22 -

IV. Auskünfte, Bieterfragen und –rügen

ACHTUNG

HINWEIS

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 17 / 22 -

V. Abgabe der Angebote (Submission/Angebotsöffnung) und Niederschrift )

HINWEIS

ACHTUNG

Punkt geprüft

VI. Aufklärungsverhandlungen

ACHTUNG

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 18 / 22 -

VII. Angebotswertung in vier Phasen

ACHTUNG

ACHTUNG

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 19 / 22 -

VIII. Zuschlagsempfehlung/ggf. Aufhebung des Vergabeverfahrens

TIPP

ACHTUNG

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 20 / 22 -

IX. Oberhalb der Schwellenwerte: Vorabinformation der Bieter nach § 101a GWB:

HINWEIS

Punkt geprüft

X. Zuschlagserteilung

ACHTUNG

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 21 / 22 -

XI. Mitteilung an nicht berücksichtigte Bewerber Punkt geprüft

XII. Bekanntmachung über die Auftragserteilung

ACHTUNG

Punkt geprüft

Vergabe-Nr.

Eigene Notizen:

Checkliste für die Beschaffung von Standard Hard- und Software Stand 03/2010 - Blatt 22 / 22 -

XIII. Vergabevermerk

HINWEIS

Punkt geprüft

Autor: Diese Checkliste wird durch Herrn Referenten beim Bundesministerium der Justiz Dr. Christopher Zeiss betreut. Hinweise zu Herrn Dr. Zeiss finden Sie im Bereich „Info“ des VergabeOffice.