Coaching der GmbH - · PDF file21. Oktober 2013 Themenbereiche Coaching entlang Ihrer...

Wir bewegen Innovationen
Coaching der GmbH
fr europische Projekte
Dr. Bernhard Iking / Bernd Meyer
ZENIT GmbH
21. Oktober 2013, Mlheim an der Ruhr

21. Oktober 2013
Themenbereiche
Coaching entlang Ihrer Bedrfnisse und Fragen
Seite 2 ZENIT GmbH | Wir bewegen Innovationen
1. Pflichtdokumente
2. Empfohlene Dokumente
3. Inhaltliche Berichte
4. Frmliche Kostenabrechnungen (Form C)
5. Erstattungsfhige Kosten, Projektbuchhaltung
6. Geistige Eigentumsrechte (IPR)
7. Weiteres

21. Oktober 2013
1. Pflichtdokumente Grant Agreement
Unsere Pflichten, das sind die Rechte anderer auf uns (Friedrich Nietzsche www.zitate.de)
Grant Agreement = Regelung zwischen Geldgeber (europische Kommission inklusive
Managementagenturen wie REA) mit Konsortium, wird von allen Partnern
unterschrieben, Koordinator stimmt es mit Projektsachbearbeiter ab, enthlt
Pflichtanhnge
=> Rechtsgrundlage; Definition von Rollen (Koordinator, Partner), Rechte und Pflichten,
Fristen, Berichte, Audits
=> Rechtsgrundlage bei Vertragsverletzungen wie z. B. fehlende Berichte
(Extremfall: Rckforderung des Zuschusses)
=> Description of Work (DoW) als verbindliche Anlage, Weiterentwicklung des Antrags
Muster verfgbar: http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html
http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.htmlhttp://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.htmlhttp://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.htmlhttp://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.htmlhttp://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html

21. Oktober 2013
1. Pflichtdokumente Consortial Agreement
Tue deine Pflicht so lange, bis sie deine Freude wird (Marie von Ebner-Eschenbach www.zitate.de)
Konsortialvertrag = Regelungen innerhalb des Konsortiums
=> Entscheidungsverfahren (Institutionen, Hufigkeit, Stimmengewichtung)
=> Verteilung des Zuschusses
(wichtig: rechnerische Ermittlung entlang von Konsortialpartnern, Kostenarten und
Frderquote muss nicht gleich der Verteilung innerhalb des Konsortiums sein)
=> Grundstzliche Regelung der geistigen Eigentumsrechte (noch nicht Detailkonzept)
Muster verfgbar: http://www.desca-fp7.eu
DESCA = DEvelopment of a Simplified Consortium Agreement for FP7
Checklist verfgbar: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf
http://www.desca-fp7.eu/http://www.desca-fp7.eu/http://www.desca-fp7.eu/ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf

21. Oktober 2013
2. Empfohlene Dokumente
Mut zur Lcke; eher Wrterbucher als Bedienungsanleitung
1. Financial Guidelines
=> Erluterung der erstattungsfhigen Kosten, z. B. nur whrend der Laufzeit
=> Trennung von direkten und indirekten Kosten
direkte Kosten = Personal
und andere direkte Kosten wie Reisekosten, Materialien, Anschaffungen
Achtung: Mehrwertsteuer nicht erstattungspflichtig!
=> Kostenarten und Frderquoten (RTD = 50 oder 75%, Demonstration 50%,
Management = 100%, Other = 50%)
=> Kostenmodelle, abhngig von dem Antragsteller (Standard Flatrate 20%, Sonder
Flatrate 60%, Individueller Satz inklusive vereinfachtes Verfahren
Verfgbar: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf
2. Dokumente fr hufig vorkommende Fragen oder Spezialflle => Konsortialvernderungen, Vorlagen Berichtswesen, Anlagen fr Einzelgruppen oder
spezifische Instrumente (Guides)
=> relevant vor allem fr Koordinator oder bei Betroffenheit
Verfgbar: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdfftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdfftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdfftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdfftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdfhttp://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.htmlhttp://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.htmlhttp://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

21. Oktober 2013
3. Inhaltliche Berichte
Ergebnisse, Zwischenberichte, Endbericht
1. Deliverables, Milestones
=> definiert im DoW; Gliederung ergibt sich durch Aufgabe / Konsortium
=> Charakter: ein Bericht, ein Prototyp, eine Internetseite etc / ffentlich, intern etc.
=> Verantwortlich: WP und task leader
=> Verwaltung im Participant Portal / SESAM (Frist Ende des Monats, in dem
sie geplant sind, nicht Ende des Projekts, Aufgabe des Koordinators)
Verfgbar: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home
2. Zwischenberichte plus Abschlussbericht => Hufigkeiten definiert im Grand Agreement, Flligkeit 60 Tage nach Ende Zeitraum
=> Vorgegebene Struktur (Leitfaden und Vorlage verfgbar unter:
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project-reporting_en.pdf
http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html Guidance documents)
=> DoW als Basis, gegen die berichtet wird
=> Finanzieller Report / Dokumente (z. B. Audits) = Bestandteil, bereinstimmung Form C
=> Abschlussbericht (ffentliche Zusammenfassung, Nutzungs- / Verbreitungsplan)
=> Versptung oder kein Bericht = rechtliche Konsequenzen s. GA
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/homeftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project-reporting_en.pdfftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project-reporting_en.pdfftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project-reporting_en.pdfhttp://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.htmlhttp://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.htmlhttp://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

21. Oktober 2013
4. Frmliche Kostenabrechnungen
Abrechnungslogik europische Projekte
Kostenart / Zulssige Kosten
F&E (RTD)
Demons-tration
Manage-ment
Andere (u. a. Verbreitung)
Direkte Kosten (Personal / andere direkte Kosten)
Indirekte Kosten (direkte Kosten * Institutsfaktor)
Unterauftrge (keine direkten Kosten)
Gesamtkosten
Zuschuss / Contribution of EC 50% 75%
50% 100% 100%
Ein Arbeitspaket = eine Kostenart, daher Zeiterfassung auch Arbeitspaketen!!

21. Oktober 2013
Form C, I., ber das Participant Portal, digitale Signatur

21. Oktober 2013
Form C, II., ber das Participant Portal, digitale Signatur

21. Oktober 2013
To be considered eligible, the costs must be:
1. Actually incurred (not estimated, budgeted or imputed)
When actual costs are not available at the time of establishment of the
financial statement, the closest possible estimate may be declared in
conformity with the accounting principles of the beneficiary. However, these
estimates should be adjusted when the actual costs are available.
2. Incurred by the beneficiary
Supporting documents proving occurrence, the bookkeeping and the
payment must be kept by the beneficiary
3. Incurred during the duration of the project
5. Erstattungsfhige Kosten, Buchhaltung
Generelle Regeln bzw. Tipps aus hufigen Fehlern I

21. Oktober 2013
To be considered eligible, the costs must be:
4. mined according to the usual accounting and management principles
and practices of the beneficiary
However, the beneficiary must adjust its usual accounting and management
practices if they are not in line with the FP7 rules
5. Used for the sole purpose of the project under the principles of
economy, efficiency and effectiveness
The standard of good housekeeping in spending public money.
6. Recorded in the accounts of the beneficiary
7. Annex I should include a general description of costs.
Some types of costs (such as subcontracts) must be clearly identified in the
estimated budget of the project (Annex 1)
Generelle Regeln bzw. Tipps aus hufigen Fehlern II

21. Oktober 2013
Summen, aber Nachweispflicht fr Einzelbuchungen
Kostenart /
Zulssige Kosten
F&E
(RTD)
Demons-
tration
Manage-
ment
Andere (u. a.
Verbreitung)
Direkte Kosten 20.642,30 15.112,50 6.323,12 4.587,30
Beispiel fr F&E, andere Kostenarten werden genauso berechnet!
Herr Mller, 4.776,84 (108 h * 44,23 ) individueller Stundensatz
Frau Becker 9.406,98 (198 h * 47,51 individueller Stundensatz
Summe Personal 14.183,82
Summe Reisekosten 2.112,45 (ohne MWSt., Reise a+b+c, inklusive Verpflegung)
Summe Material 1.123,46 (ohne MWSt., Belege)
Summe An

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