Cogneon Praesentation Erfahrungsbericht Schaeffler Wiki Knowtech 2009

09.10.2009 Die Schaeffler GruppeSeite 1

Erfahrungsbericht Schaeffler Wiki

Wissensvernetzung und –verteilung im Kontext der Lernenden Organisation

Vortrag auf der KnowTech am 07.10.2009

Agenda

1. Unternehmen Schaeffler

2. Enwicklungspfad Wissensmanagement bei Schaeffler

3. Vorgeschichte Schaeffler Wiki

4. Erfolgsfaktoren Schaeffler WikiWiki-AnwendungsfälleRollen, Regeln, Prinzipien und Werte

5. Erfahrungen (Lessons Learned)

6. Ausblick09.10.2009 Die Schaeffler GruppeSeite 2


Globale KundennäheMitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte

Mitarbeiter Umsatz (Gj. 2008) 180 Standorteweltweit: rund 66.000 weltweit: rund 8,9 Mrd. Euro in mehr als 50 Ländern

Werke Vertrieb

FAGINALuK


Die Schaeffler Gruppe Operative Führungsstruktur

Schaeffler Automotive

Unt

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ten Schaeffler Industrie Schaeffler

Aerospace

Aerospace

Superprecision

Kupplungs-systeme

SystemhausGetriebe

Getriebe-systeme

AutomotiveAftermarket

Ersatzteile und

Services fürWerkstättenund Handel

Motor-systeme

Motoren-elemente

Riemen-und

Ketten-triebe

Getriebe-anwen-dungen

IndustrieAftermarket

Anwendungen Vertrieb

Regionen/Länder

Branchen-manage-ments:

ConsumerProducts

HeavyIndustrie

Antriebs-technik

Produktions-maschinen

Windkraft

Bahn

Kugellager

Nadellager

Kegelrollen-lager

Pendellager

Zylinderrollen-lager

Linear-technologie

Ersatzteile

Service

Über-wachungs-konzepte

Aufbereitung

Fahrwerk-systeme

Fahrwerk-anwen-dungen

undNeben-

aggregate


ProduktbeispieleAnhand des VW Tiguan

Entwicklungspfad Wissensmanagementbei Schaeffler

Entwicklungspfad WM bei Schaeffler

1. Konzeption Wissensmanagement (Mensch, Organisation, Technik; Mensch steht im Mittelpunkt der Wissensmanagementaktivitäten) (2003).

2. Wissensaspekte im Mitarbeiter-Entwicklungsgespräch und Management Training verankert (2003).

3. Start der ersten Kunden-Community, die erste aus dem Fachbereich (Key-Account) gewünschte und praktizierte "Community of Practice" (später "Networks of Competence" genannt) (2003).

4. Piloten zur Einführung der Methode Expert Debriefing (Wissensbewahrung) von Mitarbeitern auf dem Weg in den Ruhestand. Erste Erprobung des Einsatzes von Wikis zur Wissensbewahrung aus diesen Expert-Debriefings (2006).

5. Entwicklung Gedankenmodell der Wissenslandkarte zur Strukturierung von Inhalten in Informationssystemen (2007).

6. MediaWiki für den Schaeffler Wiki Pilotbetrieb aufgebaut (2007).09.10.2009 Die Schaeffler GruppeSeite 7

Wissensmanagement bei Schaeffler


Die Schaeffler Gruppe ist ein lernendes Unternehmen.

Kommunikation und Wissensteilung sind selbstverständlich.

Jeder Mitarbeiter ist ein Wissensarbeiter.

Dadurch tragen alle zur Weiterentwicklung des Unternehmens und zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Visi

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Vorgeschichte Schaeffler Wiki

Vorgeschichte Schaeffler Wiki

1. Drei Ursprünge der „Idee Schaeffler Wiki“:Vor 2006 erste Versuche mit „inoffiziellen Wikis“Einsatz von Wikis in den ersten Expert-Debriefing-Pilotprojekten ab 2005Kontakte zu und Beispiele von anderen Unternehmen

2. Schaeffler Wissenslandkarte als Grundstruktur des Schaeffler Wikis

3. Ab 2007 Pilotbetrieb des Schaeffler Wiki (Mediawiki)


Erfolgsfaktor Wiki-Anwendungsfälle

Erfolgsfaktor Wiki-Anwendungsfälle


Hinweis: zu jedem Wiki-Anwendungsfall wurde mindestens einer Person die Rolle des Wiki-Gärtners zugewiesen.

Wiki-Anwendungsfälle:1. Wettbewerberwissen2. FAQ-Sammlung3. Veranstaltungs-

dokumentation4. Wälzlagerwissen5. Getriebewissen6. Newsletter7. Studienabschluss-

arbeiten

Wiki-AnwendungsfallGetriebe- und Wälzlagerwissen

1. Portal Getriebe entstand aus der Idee heraus ein Getriebelexikon als Buch herauszubringen.

2. Erarbeitung der Inhalte (vergleichbar zum Wälzlagerwissen) im Wiki.

3. "Redaktions-/ Freigabeprozesse" aufgrund externer Publikation notwendig.

4. Umfang:– Portal Getriebe:

170 Wiki-Seiten– Portal Wälzlager:

150 Wiki-Seiten


Wiki-Anwendungsfall FAQ-Sammlung

1. Antworten auf Fragen, die oft gestellt werden (FAQ = Frequently Asked Questions).

2. Abbildung von FAQs im Wiki hat gegenüber Office-Dokumenten und E-Mail den Vorteil, dass Wissenssilos vermieden werden.

3. Aufbau einer FAQ im Wiki ist sehr einfach.

4. Aktuell im Schaeffler Wiki FAQ-Seiten zu mehr als 30 Themen.


Wiki-Anwendungsfall Newsletter

1. Eher ungewöhnlicher Anwendungsfall: Ein Newsletter zu aktuellen Themen der Entwicklung sollte nicht als E-Mail verteilt, sondern im Wiki abgebildet werden.

2. Jeder Beitrag im Newsletter ist wieder eine Wiki-Seite.

3. Pro Newsletter-Ausgabe (monatlich) entstehen 4-5 hochwertige Seiten.

4. Newsletterausgaben gehören zu den Top-10-Seiten.

5. Weitere Newsletter sind entstanden.


ErfolgsfaktorRollen, Regeln, Prinzipien und Werte

Wiki-Rollen

Ein Wiki-Leser kann die Inhalte eines Wikis lesen und Änderungen über die Beobachtungsfunktionen verfolgen.Ein Wiki-Nutzer kann die Inhalte eines Wikis lesen, erstellen, bearbeiten, verschieben, kommentieren und Änderungen über die Beobachtungsfunktionen verfolgen.Ein Wiki-Gärtner hat die gleichen Berechtigungen wie ein Wiki-Nutzer und kann zusätzlich Wiki-Seiten löschen/wiederherstellen und Versionen einer Wiki-Seite löschen. Er ist für die Erfüllung des definierten Anwendungsfalles und die Unterstützung der Wiki-Nutzer zuständig.Ein Wiki-Besitzer ist inhaltlich und organisatorisch für das jeweilige Wiki verantwortlich. Er hat die gleichen Berechtigungen wie ein Wiki-Gärtner und kann zusätzlich Wiki-Seiten sperren/entsperren, zwischen Wikis verschieben, exportieren, den Wiki-Disclaimer ergänzen sowie Wiki-Rollen an Personen vergeben. Ein Wiki-Adminstrator ist für die Administration (z.B. Update, Backup) und die technische Weiterentwicklung (z.B. Erweiterungen/Plugins) der Wiki-Software verantwortlich. Er kann Wiki-Bereiche anlegen/löschen, das Layout konfigurieren sowie die System-Tabellen pflegen.


Wiki-Regeln, -Prinzipien und -Werte

Die Wiki-Regeln (z.B. Redundanzfreiheit, Objektivität, Artikellänge, Zuordnung zu Kategorien) werden in einer Wiki-Richtlinie (die die bestehende Intranet-Richtlinie ergänzt) festgelegt.

Die Einhaltung der Wiki-Regeln wird durch insgesamt 31 Qualitätskriterien in 7 Kategorien, einen "Werkzeugkasten mit Vorlagen (zwischenzeitlich knapp 100 Vorlagen und Textbausteine z.B. zu Methode, Kunde, Lieferant, Standort, FAQ, Protokoll, Studienabschlussarbeit, Forschungsbericht, Tutorial) und die im Wiki gepflegte Online-Hilfe, die mittlerweile 70 Wiki-Seiten umfasst, unterstützt.

Die wichtigsten Prinzipien und Werte für das Schaeffler Wiki sindJeder darf etwas Neues hinzufügen!Jeder darf alles lesen!Jeder darf alles verändern!Jeder muss damit rechnen, dass sein Artikel verändert wird!Jede Version kann wiederhergestellt werden!Jeder ist bekannt!


Erfahrungen (Lessons Learned)

Erfahrungen (Lessons Learned) (1/2)

1. Den Nutzen von Wikis kann man nicht rein kognitiv verstehen, man muss viel ausprobieren.

2. Konkrete Wiki Anwendungsfälle sind ein kritischer Erfolgsfaktor.

3. Ähnlich den Community-Moderatoren bei den Networks of Competence (Communities of Practice) sind bei Wikis die Wiki-Gärtner ein kritischer Erfolgsfaktor. Sie müssen erfolgskritische Regeln, Prinzipien und Werte vermitteln und vorleben.

4. Die Barriere für die Nutzung von Mediawiki als Wiki-Software ist aufgrund des Bekanntheitsgrades durch die Wikipedia niedriger als bei anderer Wiki-Software. Allerdings ist der Umgang mit Bildern und Dokumentanhängen in Mediawiki (im Vergleich zu Confluence) nicht intuitiv.

5. Der Redaktionsprozess im Wiki ist im Vergleich zu einem CMS umgekehrt: der Wiki-Gärtner gibt nicht frei, sondern beobachtet die Änderungen (per E-Mail-Benachrichtigung oder RSS) und greift nur bei Bedarf ein.


Erfahrungen (Lessons Learned) (2/2)

6. Vorlagen und die konsequente Nutzung von Kategorien („viele Wege führen nach Rom“) sind zur Strukturierung notwendig.

7. Das Wiki ermöglicht das Experimentieren mit „ungewöhnlichen“Anwendungsfällen, die sich als Erfolg herausstellen können (Beispiel Newsletter).

8. Konkrete Prozesse/Initiativen wie Aufräumaktionen, Beratungsprozess für die Fachbereiche, Redaktionssitzung/Wiki-Gärtner-Treffen sind notwendig.

9. Die Kopplung des Community-of-Practice-Ansatzes mit einem Wiki bringt viele Synergien.

10.Neben dem von allen Mitarbeitern mit gleichen Rechten zugreifbaren Firmenwiki gibt es Bedarf für Wikis, die nur bestimmten Personenkreisen zugänglich sind (z.B. Abteilungs-, Projekt-, Themenwikis). Hierfür ist die Software Mediawiki nicht geeignet.


Ausblick

Ausblick


1. Aufgrund des starken Wachstums (Stand 17.07.2009: 1.721 Seiten) wurde im Juni 2009 eine Wiki-Aufräuminitiative gestartet.

2. Als Abschluss der Aufräumarbeiten wird im Oktober 2009 eine Schaeffler Wikimania (Wiki-Gärtner-Treffen) mit allen Beteiligten durchgeführt.

3. Parallel läuft seit 2008 ein Projekt gemeinsam mit der Schaeffler IT, in dem ein Lasten- und ein Pflichtenheft für die zukünftige Software des Schaeffler Wikis entstanden sind.

4. Zusätzlich wird das Thema Wiki-Analyse, diesystematische Auswertung von guten Praktikenim Wiki, an Bedeutung gewinnen.

Kontakt


Folien, Notizen, Podcast und Feedback: http://www.cogneon.de/node/2874

Paul SerenSchaeffler KG(Leiter Wissensmanagement)[email protected]

Simon DückertCogneon [email protected]://www.twitter.com/SimonDueckert

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