Schritt für Schrittin die digitale Zukunft

Das papierlose Büro

03 Einleitung

04 Gründe

08 Herausforderungen

13 Schritte

24 Fazit

25 Das Unternehmen Sage

26 Impressum

Inhaltsangabe

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Das Modell des papierlosen Büros existiert schon seit Jahrzehnten. Technische Neuerungen scheinen einen Arbeitsplatz, der vollkommen ohne Papier auskommt, mittlerweile in greifbare Nähe gerückt zu haben. Aber ist das Modell des papierlosen Büros auch heute schon umsetzbar? Welche Hilfsmittel stehen zur Verfügung, um Dokumente vollständig zu digitalisieren? Und mit welchen Kosten ist die Umstellung auf ein (weitgehend) papierloses Büro eigentlich verbunden? Fragen wie diese versuchen wir im Folgenden zu klären, sodass die ersten Schritte auf dem Weg zum papierlosen Büro hoffentlich etwas leichter fallen.

Dass man über kurz oder lang vollkommen auf ausgedruckte Dokumente verzichten könnte, steht außer Frage. Rein technisch könnte das papierlose Büro wohl schon heute umgesetzt werden. Doch muss das papierlose Büro in seiner reinen Form daher zwangsweise als das Zukunftsmodell des modernen Arbeitens betrachtet werden? Tatsächlich stößt man beim Verzicht auf jedwedes Papier am Arbeitsplatz durchaus auf das eine oder andere Hindernis – nicht nur rechtlicher Natur.

Einleitung

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Die Gründe für die Umstellung auf ein papierlos arbeitendes Büro sind vielfälltig. Neben Umweltschutz als Motiv fallen in erster Linie Kosten- und Zeitersparnisse sowie Arbeitserleichterungen ins Gewicht.

Arbeitseffizienz und KostenersparnisDie aus einer gestiegenen Arbeitseffizienz heraus resultierende Kostenersparnis macht sich im papierfreien Büro gleich auf mehreren Ebenen bemerkbar. Zu nennen sind die folgenden Punkte:

• Schnelle Dokumenteneinsicht: In einem papierlosen Büro liegen sämtliche wichtigen Dokumente digital vor. Das zeitaufwendige Wühlen in unübersichtlichen Aktenordnern entfällt daher dank einfacher Suchoptionen und die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter steigt merklich. Auch die Aktualisierung von Dokumenten ist schnell erledigt.

• Archivierung nimmt kaum Zeit in Anspruch: Da Dokumente ausschließlich in digitaler Form in vorgesehene Ordner abgelegt und lediglich verschlagwortet werden müssen, entfallen zeitaufwendige Archivierungsarbeiten.

• Druck- und Versandkosten entfallen: Im Idealfall verlassen in einem papierlosen Büro weder Rechnungen noch sonstige Dokumente die digitale Welt. Druck- und Versandkosten entfallen somit komplett.

• Raum und Energiekosten sinken: Da Papierarchive im papierfreien Büro überflüssig geworden sind, können entsprechende Räume anderweitig genutzt oder komplett eingespart werden. Mit diesem Schritt ist auch eine entsprechende Einsparung der Energiekosten verbunden.

Umwelt- und ressourcenschonend arbeitenKein Zweifel, das papierlose Büro ist für die Umwelt die bessere Alternative. Durch den Verzicht auf Papier werden wichtige Ressourcen geschont und die Umwelt entlastet. Doch der Weg hin zum wirklich papierfreien Büro ist wesentlich umfassender als es zunächst den Anschein hat. So schließt

Gründe

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der Verzicht auf Papier streng genommen nicht nur die täglich anfallenden Dokumente wie Rechnungen, Handouts etc. ein, sondern erstreckt sich über den gesamten Büroalltag.

Exkurs: Der ökologische FußabdruckVor knapp zwei Jahrzehnten entwickelt, hat das Konzept des ökologischen Fußabdrucks zu einem breiteren Verständnis der ökologischen Zusammenhänge beigetragen. Es handelt sich dabei um ein Modell, das zwar stark reduktionistisch angelegt ist, die Beziehung von Mensch und Umwelt aber sehr eingängig veranschaulicht. So beschreibt der ökologische Fußabdruck die Fläche der Erde, welche notwendig ist, um den Lebensstandard eines einzelnen Menschen zu unterhalten. Das schließt Nahrungs- und Kleidungsproduktion ebenso ein wie die Herstellung sonstiger Konsumgüter und Müllentsorgung.

Auf die Thematik des papierlosen Büros übertragen bedeutet dies: Je weniger Papier verbraucht wird (und später wieder recycelt werden muss), desto kleiner wird der ökologische Fußabdruck. Unternehmen, die wirklich nachhaltig grün arbeiten wollen, sollten daher sämtlichen Papierquellen im Büro abschaffen oder zumindest drastisch reduzieren – auch die „versteckten“.

Papierverzicht im Büroalltag Im Folgenden werden die wichtigsten verstecken Papierquellen unter die Lupe genommen.

Verstecke Papierquelle Problematisierung Tipps zur Umsetzung

Visitenkarten Der Tausch von Visitenkarten ist in vielen Branchen fester Bestandteil der Business-Eti-kette. Schon aus diesem Grund erscheint es schwierig auf diese zu verzichten.

• Einmal erhaltene Visitenkarten können umgehend digitalisiert und auf diese Weise mehreren Mitarbeitern zugäng-lich gemacht werden. Weitere Visiten-karten müssen daher nicht angenom-men werden.

• Eigene Visitenkarten können ohne Pro-bleme elektronisch – etwa als Mailan-hang – verschickt werden.

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Verstecke Papierquelle Problematisierung Tipps zur Umsetzung

Zeitschriften In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, eine große Zahl an Fachzeitschriften zu abonnieren, sodass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, auf dem neuesten Stand zu bleiben.

• Zu den meisten Fachthemen gibt es mittlerweile zahlreiche redaktionell betreute Blogs, die Zeitschriften zu-mindest zum Teil ersetzen können.

• Nahezu jede größere Zeitschrift bietet heute Online-Versionen ihrer Ausgaben an, die komplett papierfrei eingesehen werden können.

Handschriftliche Notizen

Er ist leicht, schnell bei der Hand und vollkommen geräuschfrei. Nicht verwunderlich, dass hand-schriftliche Notizen – beispiels-weise bei Meetings – vielfach auf einem Notizblock angefertigt werden. Keine Frage, große, leis-tungsstarke Laptops können den klassischen Notizblock nicht ersetzen.

Glücklicherweise ist heute eine große Zahl an handlichen Netbooks und Tablets erhältlich, die durchaus in der Lage sind den Notizblock ohne Einschränkungen zu ersetzen. Langfristig machen sich garantiert auch die Anschaf-fungskosten bezahlt.

DatenaustauschEin weiterer Grund für die Umstellung auf ein papierfreies Büro ist der wesentlich effizientere Datenaustausch. Verschiedene Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es, Daten jederzeit zu aktualisieren und in Echtzeit zu synchronisieren. Durch Cloud-Lösungen hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf entsprechende Datenpools und kann diese nach eigenem Ermessen erweitern. Der Datenaustausch geht durch die Digitalisierung von Dokumenten nicht nur schneller, sondern kann auch von überall aus durchgeführt werden.

Aufbewahrung und DokumentationErfolgt die Aufbewahrung und Dokumentation von Daten fast ausschließlich digital, werden Papierarchive de facto überflüssig. Dies steigert nicht nur die Arbeitseffizienz, sondern spart auch Raum- und Energiekosten. Auch Backups empfindlicher Daten nehmen dank kompakter externer Festplatten und USB-Sticks kaum Platz weg und können daher beliebig oft angefertigt werden.

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Arbeiten von überallEiner der gewichtigsten Gründe für das Arbeiten in einem papierlosen Büro ist die räumliche Ungebundenheit. Dokumente können von überall aus eingesehen und verändert werden. Dies bringt nicht nur einen höheren Arbeitskomfort, sondern auch konkrete Kosteneinsparungen mit sich:

• Home Office: In einem papierfreien Büro wird das Home Office zu einer erwägenswerten Alternative – speziell für Mitarbeiter, die in den eigenen vier Wänden konzentrierter arbeiten können. Die Beschäftigung von Mitarbeitern im Home Office ist mit zusätzlichen Raumkosteneinsparungen verbunden.

• Produktivitätssteigerung: Da ein Arbeiten auch während Zugfahrten und in ähnlichen Szenarien möglich ist, kommt es zu weiteren Produktivitätssteigerungen.

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Auf viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer wirkt das Modell des papierlosen Büros zu Recht überaus attraktiv. So lässt sich durch den Verzicht auf lästige Ausdrucke einerseits langfristig Zeit und Geld sparen, andererseits ist dieses Vorgehen auch noch vorteilhaft für die Umwelt. Dennoch sollte man bei aller Euphorie keine allzu überstürzten Entscheidungen treffen, denn die Umstellung auf ein papierloses Büro geht mit so mancher Herausforderung einher, die nicht unterschätzt werden sollte. Umso wichtiger sind eine gründliche Planung und ein durchdachtes Vorgehen.

Die elektronische SignaturMit dem Verzicht auf Papier fällt auch die Möglichkeit weg wichtige Dokumente mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen. Als Ersatz für die persönliche Unterschrift kann auf die sogenannte elektronische Signatur zurückgegriffen werden. Dabei handelt es sich um bestimmte Daten, die mit wichtigen elektronischen Dokumenten verknüpft werden können und so eine eindeutige Identifizierung des Verfassers erlauben.

SchwierigkeitenFür sich genommen könnte die Möglichkeit der elektronischen Signatur problemlos in die Reihe der Vorteile des papierlosen Büros eingeordnet werden. In der Praxis gehen mit der Verwendung elektronischer Signaturen jedoch diverse Probleme einher, die nicht außer Acht gelassen werden sollten:

• Eingeschränkte Verfügbarkeit: Die Verfügbarkeit von entsprechenden Lösungen und Geräten ist noch immer nicht überall gegeben.

• Umständliche Lösungen: Viele Lösungen zur elektronischen Signatur sind vergleichsweise umständlich und bedürfen einer hohen Einarbeitungszeit.

• Mangelndes Wissen: Das Wissen über den Umgang mit elektronischen Signaturen ist nicht überall gleich weit verbreitet, sodass einigen

Herausforderungen

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Geschäftspartnern und Kunden schlicht das Know-how zum Arbeiten mit elektronischen Signaturen fehlt.

• Sicherheitsbedenken: Die Prüfung der elektronischen Signatur setzt eine entsprechende Software voraus. Diese könnte jedoch selbst mit Malware infiziert worden sein, sodass eine Fälschung der Signatur nicht ausgeschlossen werden kann. Eine Prüfung der Software selbst ist jedoch sehr aufwendig.

Die Gute Nachricht: Allmählich beginnt sich die elektronische Signatur durchzusetzen, sodass die Chancen gut stehen, dass sie in absehbarer Zukunft verstärkt zum Einsatz kommt.

Die Rechtsgültigkeit elektronischer SignaturenElektronische Signaturen werden in allen Mitgliedsstaaten der EU als rechtsgültiger Ersatz für handschriftliche Signaturen anerkannt. Ob eine elektronische Signatur die gesetzlichen Rahmenbedingungen erfüllt und vor Gericht Bestand hat, hängt aber auch von der eingesetzten Art der elektronischen Signatur ab. Die folgenden Fälle sind zu unterscheiden:

• Allgemeine elektronische Signatur: Bei der allgemeinen elektronischen Signatur handelt es sich um die einfachste Form, die keine besonderen Anforderungen erfüllen müssen. Bereits eine einfache Urheberangabe zählt daher als allgemeine elektronische Signatur. Diese Art der Signatur eignet sich daher lediglich für formfreie Vereinbarungen, die nicht zwangsweise in schriftlicher Form festgehalten werden müssen.

• Fortgeschrittene elektronische Signatur: An eine fortgeschrittene elektronische Signatur werden wesentlich höhere Anforderungen gestellt. Sie wird mit einem einmaligen Signaturschlüssel erstellt, über den lediglich der Urheber verfügt. Zudem muss die Signatur – etwa mittels eines Prüfschlüssels – eindeutig identifizierbar sein. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur erlaubt eine wesentlich eindeutigere Identifizierung des Erstellers als eine einfache elektronische Signatur, sodass die Echtheit einer entsprechenden Signatur im

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Falle eines Rechtsstreits leichter vor Gericht bewiesen werden kann. Dennoch dürfen fortgeschrittene Signaturen lediglich bei formfreien Vereinbarungen eingesetzt werden.

• Qualifizierte elektronische Signatur: Die qualifizierte elektronische Signatur muss strenge Vorgaben erfüllen und eine eindeutige Zuordnung und Identifizierung des Unterzeichners erlauben. Sie beruht auf einem qualifizierten Zertifikat und erlaubt es nachträglich durchgeführte Änderungen des entsprechenden Dokuments einzusehen. Qualifizierte elektronische Signaturen können handschriftlichen Unterschriften weitestgehend ersetzen. So können sie auch bei Vereinbarungen zum Einsatz kommen, bei denen die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist.

Ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen?Seit Juli 2011 sind elektronische Rechnungen und Papierrechnungen rechtlich gleichgestellt. Dabei müssen elektronische Rechnungen dieselben Punkte aufweisen wie herkömmliche Papierrechnungen.

Dank neu entwickelter Formate können elektronische Rechnungen einheitlich erstellt und sicher versandt werden. Zu nennen wäre in diesem Zusammenhang etwa das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte Rechnungsformat mit dem eingängigen Namen „ZUGFeRD“. Dieses erlaubt es, Rechnungen in einem einheitlichen Format zu erstellen, unkompliziert via PDF zu übermitteln und Daten zwischen Unternehmen, Kunden und Behörden sicher auszutauschen. Weitere Informationen zum Thema können auf ferd-net.net eingesehen werden.

Datenverlust und HackerangriffeErgeben sich in papierzentrierten Büros in erster Linie Probleme beim Archivieren und Wiederauffinden von Dokumenten, sieht sich das papierfreie Büro den Herausforderungen der vernetzten, digitalen Welt gegenübergestellt. Einerseits kann es – etwa bei einem Serverumzug – zum Verlust von wichtigen Daten kommen, andererseits besteht die Gefahr Opfer eines Hackerangriffs zu werden. Zur weitestgehenden Entschärfung beider Problempunkte ist eine nachhaltige Planung erforderlich.

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Die Allgegenwart von PapierPapier ist im Büroalltag allgegenwärtig und beschränkt sich längst nicht nur auf Rechnungen, Verträge und wichtige Dokumente. Viele Mitarbeiter neigen dazu, selbst simple E-Mails auszudrucken. Auf dem Weg ins papierlose Büro muss daher auch viel Überzeugungsarbeit geleistet werden, um die Druckgewohnheiten der Mitarbeiter langfristig ändern zu können.

UmstellungskostenElektronische Signaturen werden in allen Mitgliedsstaaten der EU als rechtsgültiger Ersatz für handschriftliche Signaturen anerkannt. Ob eine elektronische Signatur die gesetzlichen Rahmenbedingungen erfüllt und vor Gericht Bestand hat, hängt aber auch von der eingesetzten Art der elektronischen Signatur ab. Die folgenden Fälle sind zu unterscheiden:

• Software: Für ein papierloses Büro werden verschiedenste Softwareprogramme zur elektronischen Datenverarbeitung unabdingbar. Dies beschränkt sich längst nicht nur auf klassische Textbearbeitungsprogramme, die in deutschen Büros ohnehin bereits vielfach im Einsatz sind, sondern umfasst auch – unter Umständen teure – Dokumentenmanagementsysteme, die eine leichte Auffindbarkeit der gespeicherten Dokumente sicherstellen sollen. Auch Softwareprogramme zur Erstellung und Prüfung elektronischer Signaturen müssen beschafft werden.

• Geräte: Leistungsfähige Scanner sind unabdingbar, um vorhandene Papiermengen sowie Dokumente von Kunden und Geschäftspartnern digitalisieren zu können. Abhängig von der Menge des Papiereingangs wird unter Umständen ein ganzes Bataillon der Geräte zur Bewältigung des lästigen Papierkrams benötigt. Zudem müssen Geräte zur Erstellung von elektronischen Signaturen gekauft werden.

• Schulungen: Einen weiteren Kostenpunkt stellen EDV-Schulungen für Mitarbeiter dar. Außerdem können Kosten für externe Experten entstehen, die bei einer reibungslosen Umstellung auf ein papierloses Büro helfen können.

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Exkurs: Die Gefahr von MischformenIn der Praxis ist eine vollständige Umstellung auf ein papierloses Arbeiten in der Regel nicht realisierbar – schon allein, weil zahlreiche Kunden und andere Unternehmen, mit denen Geschäftspartnerschaften bestehen, noch immer stark auf den Einsatz von Papier setzen.

Bei einem unvollständigen Verzicht auf Papier besteht sogar die Gefahr, dass der Einsatz von EDV-Systemen das ursprüngliche Anliegen konterkariert. Dies ist etwa dann der Fall, wenn durch die EDV-Nutzung Kopien verbreitet werden, die von unterschiedlichen Mitarbeitern separat ausgedruckt werden. Zudem entsteht bei besagten Mischformen ein hoher Aufwand in der Synchronisation der Daten. So müssen Papiereingänge digitalisiert werden und gewisse Dokumente für Kunden wiederum ausgedruckt werden.

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Der Weg ins papierlose Büro ist kein leichter und muss entsprechend bedachtsam gegangen werden. Bestimmte Überlegungen und Anschaffungen sind dabei unverzichtbar. Im Folgenden sollen daher die konkreten Schritte auf dem Weg ins papierlose Büro betrachtet werden.

Das richtige Werkzeug I – Hardware im papierfreien BüroUnternehmen, die ihre Arbeitsweise erfolgreich auf das papierfreie Büro umstellen wollen, sind zwangsweise auf die Verwendung moderner Hardware-Produkte angewiesen. Die Zahl der notwendigen Werkzeuge reicht dabei vom Scanner über Festplatten und Server bis hin zum modernen Tablet. Angesichts der Vielzahl an erhältlichen Produkten fällt die Auswahl der richtigen Hardware nicht so leicht wie es zunächst den Anschein haben mag.

ScannerAuf einen Scanner kann kein papierloses Büro verzichten. Einerseits ist ein solcher bei der Umstellung auf das papierlose Arbeiten essenziell, müssen doch Unmengen an Dokumenten digitalisiert werden. Andererseits wird es in absehbarer Zukunft nicht möglich sein, die eingehende Papiermenge auf null zu reduzieren, sodass mit einer kontinuierlichen Digitalisierung wichtiger Dokumente gerechnet werden muss. Aber welche Punkte machen einen guten Scanner eigentlich aus? Und wo liegen die Vorteile eines mobilen Scanners gegenüber einem Arbeitsplatzscanner?

Scanner verschiedener Anbieter unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch in ihren Funktionen zum Teil massiv. Die folgenden Mindestanforderungen sollte jeder Scanner in einem papierlosen Büro erfüllen:

Schritte

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• Auflösung: Eine hohe Auflösung wird zwar von vielen Herstellern angepriesen, in der Regel genügt jedoch eine Auflösung von 300 dpi, um die eingescannten Dokumente gut lesen zu können.

• Scangeschwindigkeit: Prinzipiell gilt,s Je höher die Auflösung, desto niedriger die Scangeschwindigkeit. Schon aus diesem Grund ist es sinnvoll, keine allzu hohe Auflösung zu wählen. Die benötigte Scangeschwindigkeit hängt nicht zuletzt von der Menge der einzuscannenden Dokumente ab. Während für kleinere Unternehmen schon niedrige Scangeschwindigkeiten von wenigen Scans in der Minute ausreichen mögen, können in größeren Unternehmen Scangeschwindigkeiten von 100 Scans in der Minute durchaus sinnvoll sein.

• Automatisches Entfernen leerer Seiten: Leere Seiten ohne Informationen sollten beim Scannen automatisch aussortiert und nicht mitbearbeitet werden.

• Automatische Schräglagenkorrektur: Auch schräg eingezogenes Papier sollte von einem guten Scanner selbstständig gemäß der Leserichtung gerade gerückt werden.

• Automatische Größenerkennung: Da im Arbeitsalltag unterschiedliche Dokumentengrößen zum Einsatz kommen, sollte ein Scanner in der Lage sein, das jeweilige Format zu erkennen und einen sauberen Scan vorzunehmen.

Tipp:Falls oft Über- und Kleinstformate gescannt werden müssen, lohnt sich unter Umständen die Anschaffung eines Flachbettscanners, der schwierige Formate ebenso wie besonders dünnes Papier korrekt einscannen kann. Für einige Scannermodelle sind allerdings auch externe Flachbetten erhältlich, die bei Bedarf einfach an das verwendete Gerät angeschlossen werden können.

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Mobiler Scanner oder Arbeitsplatzscanner?Bei der Anschaffung eines Scanners stehen Unternehmen vor der prinzipiellen Frage, ob Arbeitsplatzscanner oder mobile Scanner besser zur Bewältigung des Scanvolumens geeignet sind. Auch eine Kombination der beiden Varianten kann sinnvoll sein. Im Folgenden sollen mobile Scanner und Arbeitsplatzscanner im direkten Vergleich gegenübergestellt werden.

Scannertyp Mobiler Scanner Arbeitsplatzscanner

Standort Wie der Name schon nahelegt, sind mobile Scanner nicht an einen festen Standort gebunden.

Arbeitsplatzscanner lassen sich, einmal installiert, nur noch schwer bewegen.

Scangeschwindigkeit Gegenüber Arbeitsplatzscannern ist das tägliche Scanvolumen von mobilen Scannern sicherlich begrenzt. Doch auch mobile Scanner erreichen durch-aus Scangeschwindkeiten von 20-30 Scans in der Minute.

Arbeitsplatzscanner sind ideal, um ein größeres Dokumentenvolumen einzuscannen. Je nach Modell liegt die Scangeschwindigkeit bei bis zu 100 Scans in der Minute.

Größe/Gewicht Mobile Scanner zeichnen sich durch ihre geringe Größe und ihr niedriges Gewicht aus.

Arbeitsplatzscanner sind groß und schwer.

Preis Gute mobile Scanner sind durchaus in niedrigen Preisklassen zu finden.

Arbeitsplatzscanner bewegen sich im mittleren bis höherem Preisniveau.

Für Großkonzerne kann sich unter Umständen auch die Anschaffung von Produktionsscannern mit einem sehr hohen Scanvolumen lohnen. Diese sind jedoch sehr teuer und für kleinere und mittelständische Betriebe im Regelfall nicht notwendig.

E-ReaderWas ist naheliegender als herkömmliches Papier durch elektronisches zu ersetzen? Für die gelegentliche Lektüre von Fachliteratur und Blogbeiträgen sind E-Reader bestens geeignet. Dank hoher Akku-Laufzeiten und einem niedrigen Anschaffungspreis sind sie

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herkömmlichem Papier in vielen Punkten sogar überlegen. So bringen E-Reader die folgenden Vorteile mit sich:

• Hohes Datenvolumen: Die meisten E-Reader können große Datenvolumen speichern, sodass man jederzeit eine kleine Bibliothek an E-Books mit sich führen kann.

• Anzeigenanpassung: In der Regel ist eine Anpassung der Textgröße an die individuellen Bedürfnisse ohne Probleme möglich.

TabletLange Zeit waren Notebooks das Nonplusultra für das moderne Büro. Heute bekommen diese jedoch zunehmend Konkurrenz von den wesentlich kleineren und leichteren Tablets, die im Regelfall mit höheren Akkulaufzeiten überzeugen. Zum papierlosen Arbeiten von unterwegs können diese mittlerweile durchaus sinnvoll herangezogen werden. Bestimmte Kriterien sollten Tablets, die primär zum Arbeiten verwendet werden, aber erfüllen.

• Displaygröße: Wer den Tabletcomputer nicht nur zum Aufrufen von E-Mails benutzt, wählt am besten eine Displaygröße ab 10 Zoll. Damit bleibt das Tablet handlich, eignet sich aber auch, um darauf zu schreiben.

• Speicherkapazität: Wird ein Tablet zum mobilen Arbeiten benutzt, ist eine gewisse Speicherkapazität für Dokumente und Videos notwendig. In der Regel sind 8 GB hierfür ausreichend. Die weit verbreitete (und wesentlich teurere) Höchstgrenze von 64 GB muss in den wenigsten Fällen ausgeschöpft werden.

• USB-Anschluss: Der standardmäßig integrierte Mini-USB-Anschluss reicht zum Speichern und Verschieben kleinerer Datenmengen aus. Nur wenn regelmäßig größere Datenmengen auf externen Festplatten abgespeichert werden müssen, lohnt sich die Anschaffung eines Tablets mit normalem USB-Anschluss. Das Angebot an solchen Tablets ist allerdings begrenzt.

• Zubehör: Sehr sinnvoll ist die Anschaffung einer externen Tastatur für das Tablet – sei es eine Bluetooth- oder eine Docking-Tastatur. Längere Texte können auf diese Weise wesentlich bequemer geschrieben werden.

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• Apps: Zahlreiche Apps und Softwareprogramme erleichtern das Arbeiten mit Tablets. Neben klassischen Programmen wie Microsoft Office sind gerade verschiedene Organizer und digitale Notizblöcke sehr sinnvoll.

Festplatten/ServerZur Speicherung digitaler Dokumente sind neben USB-Sticks mit geringeren Speicherkapazitäten in erster Linien Festplatten notwendig. Backups von Dateien können nicht nur auf den Festplatten unterschiedlicher PCs, sondern auch auf externen Festplatten angelegt werden. Zur Übermittlung von Dokumenten und zur Nutzung von Cloud-Lösungen sind zudem leistungsstarke Server notwendig.

Das richtige Werkzeug II – Die Einrichtung der Softwareumgebung im papierfreien BüroEbenso wichtig wie die Hardware ist die Einrichtung einer passenden Softwareumgebung für das papierfreie Büro. Dies umfasst grundlegende Fragen der Datenspeicherung ebenso wie die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen und Cloud-Lösungen.

Speichern von Dokumenten – PDF als StandarformatSämtliche digitalen Dokumente sollten grundsätzlich im PDF-Format gespeichert werden. Dies hat den folgenden Grund: Die als PDF gespeicherten Unterlagen können von allen Betriebssystemen problemlos durchsucht werden, sodass mit entsprechenden Stichworten jedes Dokument wiedergefunden werden kann – egal, wo es abgespeichert ist. Zudem empfehlen sich beim Speichern die folgenden beiden Punkte:

• Benennung: Es liegt nahe, die abgespeicherten Dokumente so zu benennen, dass sie eindeutig identifiziert werden können. Neben einer thematisch passenden Verschlagwortung kann auch ein Datum sehr sinnvoll sein.

• Hierarchische Ordneranlage: Um gespeicherte Dokumente bei einer fehlerhaften Benennung im Notfall auch ohne aufwendige Suchaktion

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finden zu können, empfiehlt es sich, hierarchisch gestaltete Ordner anzulegen. Eine Gliederung kann beispielsweise nach Projekt, Jahr oder Inhalt erfolgen.

Kalender und Mails synchronisierenUm ein koordiniertes Arbeiten ohne Papier zu ermöglichen, ist die Synchronisation von E-Mails, Kalendern, Adressbüchern und wichtigen Notizen erforderlich. Hierzu stehen Unternehmen eine ganze Reihe von Programmen zur Verfügung. Auch sogenannte Dokumentenmanagementsysteme können Daten synchronisieren.

Exkurs: DokumentenmanagementsystemeMit zunehmender Dokumentenanzahl wird auch die Verwaltung schwieriger. Über kurz oder lang wird daher der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), welches Verwaltung, Handling und Archivierung elektronischer Dokumente erleichtert, notwendig werden. Die Auswahl entsprechender Software-Produkte ist groß. Die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt hängt nicht nur vom Preis, sondern auch von dessen Funktionalität ab. Nicht alle DMS sind für jede Branche geeignet. Im Zweifelsfall lohnt es sich, bei der Umstellung auf ein DMS den Rat eines Experten einzuholen. Übrigens: Je nach Funktion sind für Dokumentenmanagementsysteme verschiedene Namen in Gebrauch. Streng genommen handelt es sich beispielsweise auch bei einem ERP-System um ein DMS. Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen nicht zuletzt auch die Synchronisation von Daten.

BackupsAn die Stelle von Ausrucken treten Formen der elektronischen Datenspeicherung. Die entsprechenden Daten können beispielsweise auf externen Festplatten oder USB-Sticks abgespeichert und so archiviert werden. Ein papierloses Datenarchiv nimmt nicht nur kaum Raum ein,

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sondern kann auch beliebig oft vervielfältigt werden. Wichtig: Um Datenverluste zu vermeiden, sollten stets mehrere Sicherheitskopien angefertigt werden.

Speicher in der CloudKeine Frage, die Cloud ist auf dem Vormarsch. Auch für das papierlose Büro bringen Cloud-Lösungen erhebliche Vorteile mit sich. So sind sämtliche in der Cloud abgelegten Dokumente für jeden Mitarbeiter zu jeder Zeit verfügbar – sei es auf dem PC, dem Laptop oder auf mobilen Geräten. Umständliche Ausdrucke werden damit obsolet. Zudem bieten die meisten Anbieter Backup-Optionen an, mit denen automatisch Sicherheitskopien erstellt werden können. Das Risiko eines Datenverlustes wird auf diese Weise weiter minimiert.

Buchhaltung in der CloudDie Buchhaltung ist ein leidiges Thema, das leider nicht umgangen werden kann. Angesichts der komplexen und zeitaufwendigen Thematik legen die meisten Unternehmen ihre Buchhaltung in die Hände eines Steuerberaters, was natürlich seinen Preis hat. Gerade für kleinere Unternehmen ergibt sich so ein nicht zu unterschätzender Kostenpunkt. Cloud-Lösungen bieten in diesem Zusammenhang eine sinnvolle Alternative. So sind mit der Buchhaltung in der Cloud die folgenden Vorteile verbunden:

• Kostengünstig: Viele Cloud-Lösungen punkten mit einem kostengünstigen Einstiegspreis, zu dem bereits alle notwendigen Funktionen verfügbar sind.

• Einfache Anwendung: Die Eintragung und Änderung von Daten erfolgt einfach und intuitiv und bedarf in der Regel keiner langen Einarbeitungszeit.

• Automatische Änderungen: Viele Änderungen werden automatisch durchgeführt, sodass die Daten stets auf dem neuesten Stand sind und menschliche Fehler minimiert werden.

• Mobiler Zugriff: Der Zugriff auf das Cloud-System ist von überall aus möglich. Im Zweifelsfall können direkt beim Kunden Auftrags- und Rechnungsdetails gecheckt werden.

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• Teilweise Kopplung mit Expertenberatung möglich: Einige Anbieter bieten einen kostenpflichtigen Zusatzservice an, in dessen Rahmen die eigene Buchhaltung von Experten kontrolliert wird.

Papierfreie ZusammenarbeitNutzt man die schon heute zur Verfügung stehenden Hard- und Softwareprodukte, steht der erfolgreichen Umstellung auf das papierlose Büro nichts mehr im Wege. Dank elektronischer Signaturen, dem elektronischen Rechnungsformat ZUGFeRD und den umfassenden Kollaborationen in der Cloud bietet die papierfreie Zusammenarbeit verschiedenste Vorteile. Von vielen Unternehmen gefürchtet sind allerdings einige rechtliche Aspekte des papierlosen Büros. Wie etwa sieht es bei Rechnungen aus? Müssen diese in Papierform für den Steuerberater archiviert werden? Tatsächlich sind elektronische Rechnungen den Rechnungen im Papierformat gleichgestellt; Rechnungen müssen dem Steuerberater nicht zwangsweise im Papierformat zur Verfügung gestellt werden.

Wichtig: Für elektronische Rechnungen gilt sogar das Gegenteil: Sie müssen zwangsweise auch elektronisch archiviert werden. Auch die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren muss eingehalten werden.Allgemein sollte man bei der elektronischen Archivierung stets auf die folgenden Punkte achten:

• Wiederauffindbarkeit: Sämtliche Dokumente sind so abzuspeichern, dass sie jederzeit wiedergefunden werden können. In der Regel empfiehlt sich hierfür das PDF-Format.

• Anzeige und Ausdruck: Alle abgespeicherten Daten müssen problemlos angezeigt und ausgedruckt werden können.

• Aufbewahrungspflicht: Je nach Art des Dokuments müssen diese über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies ist beispielsweise bei Rechnungen der Fall.

• Informationsverlust ausschließen: Im Falle eines Datenumzugs ist sicherzustellen, dass es zu keinem Informationsverlust kommt.

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Digitale SicherheitDas Thema Sicherheit spielt in der digitalen Welt eine größere Rolle als je zuvor. Wer papierlos arbeitet, muss zwangsweise auf Hard- und Software zurückgreifen, die prinzipiell angreifbar ist. Um die Gefahr so weit wie möglich zu minimieren, gilt es, bestimmte Sicherheitsvorkehrungen zu treffen.

Grundlegende SicherheitsvorkehrungenIn der Geschäftswelt gelten prinzipiell die gleichen Grundregeln zur digitalen Sicherheit wie für private Internetnutzer:

• Antivirenprogramme und Firewalls: Antivirenprogramme und Firewalls bilden den wirksamsten Schutz gegen Hackerangriffe, Viren und Trojaner.

• Aktualisierung: Sämtliche verwendeten Softwareprogramme sollten stets auf dem neuesten Stand gehalten werden, sodass potenziell bestehende Sicherheitslücken schnellstmöglich wieder geschlossen werden können.

• Information: Auch die eigenen Mitarbeiter sollten für das Thema der digitalen Sicherheit sensibilisiert werden. Durch eine verantwortungsvolle Internetnutzung lassen sich viele Bedrohungen umgehen.

Exkurs: Rudimentäre Papierarchive unverzichtbar?Je nach Art des Dokuments müssen diese über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies ist beispielsweise bei Rechnungen der Fall. Bei empfindlichen Dokumenten empfiehlt sich in jedem Fall die Aufbewahrung in ausgedruckter Form, sodass kleine Papierarchive auch in einem weitestgehend papierlos arbeitenden Büro nicht vollkommen ausgeschlossen werden können.

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Tipps und Tricks zum Schutz Ihrer Privatsphäre im WebDer Schutz der eigenen Privatsphäre und vor allem der Schutz der Kundendaten stehen bei der Internetnutzung stets an erster Stelle. Die folgenden Tipps und Tricks helfen dabei die Privatsphäre vor dem Zugang Dritter zu schützen:

• Vorsicht vor Phising: Phising-Mails können durchaus so raffiniert ausfallen, dass sie auf den ersten Blick nicht als solche zu erkennen sind. Grundsätzlich gilt daher: Niemals auf via Mail empfangene Links klicken, die fragwürdig erscheinen. Auch Zugangsdaten und Passwörter sollten alleine auf eine Mailanfrage hin niemals herausgegeben oder geändert werden.

• Passwortsicherheit: Verwenden Sie möglichst lange Passwörter, die aus einer Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Diese sind für Hacker wesentlich schwerer zu knacken. Wichtig: Verwenden Sie niemals dasselbe Passwort für verschiedene Programme.

• Keine öffentliche Computer nutzen: Cloud-Lösungen verführen dazu, auf diese von den verschiedensten Geräten aus zuzugreifen. Öffentliche Computer (in Internetcafés, Bibliotheken etc.) sollten allerdings strengstens gemieden werden. Man kann sich nie sicher sein, wie aktuell die Antivirenprogramme entsprechender Geräte sind. Gut möglich, dass ein öffentlicher PC bereits von einem schädlichen Trojaner befallen ist, der in der Lage ist, private (Kunden-)Daten auszuspähen.

DatenschutzFür das papierlose Büro gelten die gleichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen wie für das herkömmliche Büro. Die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen und Cloud-Lösungen kann hierbei unter Umständen zu Problemen führen. Etwa dann, wenn zu viele Mitarbeiter Zugriff auf vertrauliche Kundendaten haben. Es gilt daher stets im Vorfeld zu klären, wie empfindliche Daten mit den eingesetzten Lösungen ausreichend geschützt werden können.

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Easy Living: Papier sparen zu Hause und unterwegsNoch immer ist Papier allgegenwärtig, sodass man in absehbarer Zeit wohl kaum vollkommen auf dieses verzichten kann. Doch bereits das Sparen von Papier im privaten Bereich kann erhebliche Kostensenkungen nach sich ziehen und hilft dabei den ökologischen Fußabdruck zu verbessern. Mit den folgenden Tipps und Tricks kann man sowohl zu Hause und unterwegs als auch im Büro Papier einsparen.

• Recyclingpapier verwenden: Zumindest für den privaten und den geschäftsinternen Gebrauch ist Recyclingpapier bestens geeignet.

• Doppelseitig drucken: Oftmals bietet es sich an, Papierseiten doppelseitig zu bedrucken. Allein auf diese Weise können 50 Prozent der Ausdrucke eingespart werden.

• E-Mails bevorzugen: E-Mails sind gegenüber Briefen und Faxen klar die bessere Alternative.

• Zeitschriften abbestellen: Werden Zeitschriften tatsächlich benötigt oder kann man sich entsprechende Informationen ebenso gut online beschaffen?

• Alternativen suchen: Vor jedem anstehenden Ausdruck sollte man sich die einfache Frage stellen: „Gibt es eine Alternative zum Druck?“ Nicht selten ist das Ausdrucken eines Dokuments nicht notwendig und kann durch eine alternative Art der Darstellung bzw. Übermittlung ersetzt werden.

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Das papierlose Büro kann – zumindest in weiten Teilen – auch heute schon verwirklicht werden. Den bei der Umstellung anfallenden Kosten stehen langfristige Einsparungen durch verminderte Energie-, Raum- und Versandkosten gegenüber. Der Weg zum papierlosen Büro ist nicht ganz frei von Hindernissen. Angesichts eines hohen organisatorischen Initalaufwands sowie möglicher rechtlicher und datenschutzrechtlicher Probleme gilt es, stets mit Bedacht vorzugehen. Die Konsultation externer Experten und das Durchführen von Testläufen sind wärmstens zu empfehlen.

Fazit

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Sage ist Marktführer für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrech-nungs- und Bezahlsysteme und unterstützt die Ambitionen von Unternehmern weltweit.

Vor 30 Jahren begann Sage in Großbritannien selbst als ein kleines Unternehmen. Heute unterstützen 13.000 Mitarbeiter in 23 Ländern Millionen Unternehmen dabei, die Weltwirtschaft anzutreiben.

Sage erfindet die Unternehmensführung neu und vereinfacht sie mit smarter Technologie. Dafür arbeitet Sage eng zusammen mit einer wachsenden Gemeinschaft von Gründern, Unternehmern, Steuerberatern, Partnern und Entwicklern.

Als FTSE 100 Company ist sich Sage seiner gesellschaftlichen Verantwortung bewusst. Das Unternehmen hilft an seinen Standorten ortsansässigen Verbänden und Hilfebedürftigen durch die hauseigene Stiftung, die Sage Foundation.

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