Datenaustausch

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Getrenntes verwalten der Personen und der Beitragsdaten

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 1 -

Wenn im Verein die Verwaltungsarbeit auf mehreren Computern erfolgen soll, müssen die Arbeitsbereiche exakt abgesprochen werden.

Vorstandsmitglied „A“ wird die Daten aller Personen des Vereins in der

Vereinsverwaltung pflegen.

Vorstandsmitglied „B“ hat die Aufgabe den

Beiträge einzuziehen.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 2 -

Vorstandsmitglied „A“ wird die Ersterfassung durchführen und die Daten der Personen in das Vereinsprogramm importieren bzw. per Hand eintragen.

Entsprechend der Beitragsordnung des Vereins werden von „A“ die Beitragsarten im Menü „Voreinstellungen / Beiträge“ eingetragen.

Personenverwaltung

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 3 -

Nach der Ersterfassung wird durch Vorstandsmitglied „A“ eine Datensicherung über das Menü „Datei / Datenbank sichern...“

durchführen.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 4 -

Diese Datensicherung - mit dem Dateityp .backup - wird von Vorstandsmitglied „A“ an Vorstandsmitglied „B“ per Internet oder per

Diskette mit der Post oder auch persönlich z.B. per CD-ROM übergeben.

Vorstandsmitglied „B“ hat bisher noch keine

Daten im Vereinsprogramm

erfasst!

Die Datensicherung Verein.backup soll nun zur „Einrichtung“ der Vereinsverwaltung von

Vorstandsmitglied „B“ verwendet werden!

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 5 -

Nach dem Wiederherstellen beim Vorstandsmitglied „B“ haben beide Vorstandsmitglieder exakt den gleichen Datenbestand auf ihren Computern.

Das getrennte verwalten der Personen und des Beitragseinzug kann beginnen!

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 6 -

Vorstandsmitglied „A“ und „B“ sprechen nun Ihre Aufgabengebiete in der Personenverwaltung exakt ab!

Ich werde in der Personenverwaltung nur die Bankverbindungen und die Beiträge

unserer Mitglieder eintragen, aktualisieren und ergänzen.

In den Voreinstellungen werde ich nur die Register „Beiträge“ und Bankleitzahlen“

bearbeiten.

Ich werde in der Personenverwaltung alle Datenfelder – außer die

Bankverbindungen und die Beiträge – bearbeiten und in den

Voreinstellungen „fasse“ ich die Register „Beiträge“ nicht mehr an. Auch im Register „Bankleitzahlen“

werde ich nichts mehr ändern.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 7 -

Beide Vorstandsmitglieder können jetzt – nach erfolgter

Absprache – in der Personenverwaltung die Datenpflege vornehmen.

Vorstandsmitglied „A“ aktualisiert in „Personen“ die Anschriften und Telefonnummern etc., fügt Ausbilder

hinzu und führt z.B. die Ausleihe der Instrumente.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 8 -

In den Voreinstellungen und dem Register „Beiträge“ korrigiert „B“

einige Vereinsbeiträge, die Vorstandsmitglied „A“ falsch

hinterlegt hat.

In den Voreinstellungen / Bankleitzahlen werden von „B“ die Bankleitzahlen und Kreditinstitute

angelegt.Interessant!

Als lfd. Nummer wurde von „B“ ebenfalls die Bankleitzahl verwendet. Dadurch werden die Bankleitzahlen

der Größe nach sortiert.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 9 -

In den „Personen“ werden von Vorstandsmitglied „B“ die Bankverbindungen eingetragen und die Mitgliedsbeiträge den Mitgliedern zugeordnet.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 10 - Vorstandsmitglied „B“ möchte nach der Aktualisierung aller

Bankverbindungen den Beitrag erheben und per Lastschriftverfahren einziehen.

Da Vorstandmitglied „A“ in der Personenverwaltung – während „B“ die Bankdaten aktualisierte – Änderungen vornahm, macht sich an dieser Stelle der Austausch

der Personenverwaltung von „A“ nach „B“ erforderlich.

Der Datenaustausch soll per Email über das Internet erfolgen.Um die Beiträge schnell einzuziehen, macht sich zur Abstimmung

eine telefonische Kontaktaufnahme notwendig.

Ja, hallo, hier ist „B“. Ich habe die Bankverbindungen in die

Personenverwaltung eingepflegt. Für den Beitragseinzug benötige ich von Dir die aktuellen Personendaten z.B. zur Kontaktaufnahme bei evtl.

auftretenden Problemen.

Hallo!?

Prima! Ich fertige eine Datenaustauschdatei der Personenverwaltung an und werde die

Felder der Bankverbindung und Beiträge in der Austauschdatei ausblenden.

Bis bald!

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 11 -

Vor dem Datenaustausch ist

unbedingt über „Datei / Datenbank

sichern...“ eine Datensicherung

anzufertigen!Danach betätigt er

den Schalter „Austausch“.

Personen einschalten und

den Schalter„Felder auswählen“.

Alle Felder zur Bankverbindung

ausschalten.

Um die Felder der Beiträge

auszuschalten nach unten blättern

Alle Beitragsfelder

ausschalten und OK.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 12 -

Speichern Sie die Austauschdatei in einen Ordner Ihrer Wahl, um sie dann als Anlage per Email zu versenden.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 13 -

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 14 -

Öffnen Sie hier die Dialogbox „Datei einfügen“

und fügen Sie aus dem Ordner Ihrer Wahl die

Datenaustauschdatei an.

Die Datenaustauschdatei ist verschlüsselt und kann deshalb von Vorstandsmitglied „A“ zum

Vorstandsmitglied „B“ per Email gesendet werden.

Vorstandsmitglied „B“ speichert die Austauschdatei aus der Anlage in einen Ordner ihrer Wahl.

Ihre Austauschdatei als Anlage !

Wechseln Sie nun in Ihr Email-Programm.

Vor dem Einlesen der Datenaustauschdatei ist auch

von Vorstandsmitglied „B“ unbedingt über „Datei /

Datenbank sichern...“ eine Datensicherung anzufertigen!

Danach betätigt sie den Schalter „Austausch“.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 15 -

Aus dem Ordner Ihrer Wahl öffnen Sie die

Datenaustauschdatei.Über „Felder auswählen“ wird kontrolliert, ob die

Bank- und Beitragsfelder in der Tat

ausgeblendet sind.

Die Felder wurden von „A“ für die Datenübertragung gesperrt. Das ist korrekt!

Sollten die Felder einmal nicht gesperrt sein, schalten

Sie die Felder an dieser Stelle dann selbst aus.

Nach der Kontrolle OK

Sie können den Schalter „Datensätze...“ einschalten, wenn Sie zwischenzeitlich Datensätze z.B. für Testzwecke eingetragen hatten.Wenn Sie wollen, können Sie auch nur einen Testlauf durchführen.

Nach ein- bzw. ausschalten der zwei Schalter, OK.

Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 16 -

Der Beitragseinzug

kann nun mit den aktuellen Daten vorgenommen

werden.

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