Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter die Alternative ...€¦ · Zertifiziert von SAP®...
Transcript of Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter die Alternative ...€¦ · Zertifiziert von SAP®...
Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter
– die Alternative zu SAP® Bordmitteln
Arndt Wesener, Benteler RV, Interne Revision
Zoran Jotanovic, Audicon GmbH, Sales Manager
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Agenda
o Kurzvorstellung Audicon
o Praxisbeispiel SmartExporter (A. Wesener, Benteler RV GmbH)
o Live-Präsentation und Funktionen im Detail
o Nächste Schritte
Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter – die Alternative zu SAP® Bordmitteln
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Führender Spezialist für Datenprüfung
Audicon
Software-Lösungen, Know-how
und Dienstleistungen für Audit,
Risk und Compliance
Anwender in D: über 30.000
User weltweit: über 400.000
Öffentliche Hand: Finanzverwaltung seit 2002 / Zoll seit 2007
WPG / StGB: Alle 25 größten (inklusive aller „Big 4“)
Unternehmen: 100 der 120 umsatzstärksten in Deutschland
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Technologie-Partnerschaften
SAP® Software Solution & Technology Partner
Audicon
Microsoft Gold Certified Partner (Gold Application Development)
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Eine Auswahl unserer Kunden …
Audicon
aus der Industrie
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Agenda
o Kurzvorstellung Audicon
o Praxisbeispiel SmartExporter (A. Wesener, Benteler RV GmbH)
o Live-Präsentation und Funktionen im Detail
o Nächste Schritte
Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter – die Alternative zu SAP® Bordmitteln
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 7
WER WIR SIND
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 8
BENTELER International AG
AUF EINEN BLICK
Weltweit
79Werke,
91Niederlassungen und
Handelshäuser
Umsatz 2014
7,556 Mrd. Euro.
F&E an
32Standorten in
18 Ländern
Niederlassungen in
37Ländern
Umsatz 2014 ̴1 Mrd. Euro
Rund 3.600 Mitarbeiter
Steel/TubeAutomotive
Umsatz 2014 ̴ 5,8Mrd. Euro
Rund 21.500 Mitarbeiter
Distribution
Umsatz 2014 858 Mio. Euro
Rund 1.400 Mitarbeiter
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 9
WIE SMART IST
SMARTEXPORTER?
Benteler RV GmbH
Arndt Wesener
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 10
| KURZUMFRAGE
| WIESO SMARTEXPORTER?
| WIE SMART IST SMARTEXPORTER?
| SO SMART IST SMARTEXPORTER!
| STANDARDISIERUNG
| PRÜFUNGSSTANDARDS HEUTE
INHALTSVERZEICHNIS
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 11
Bevor wir Ihnen eine Antwort bieten,
haben wir zunächst 4 kurze Fragen an Sie…
SmartExporter
KURZUMFRAGE
Kurzumfrage 1/4
Kurzumfrage 2/4
Kurzumfrage 3/4
Kurzumfrage 4/4
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 16
WIESO SMARTEXPORTER?
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 17
BENTELER International AG
WUSSTEN SIE SCHON, DASS PRO MINUTE BEI
BENTELER…
…
300E-Mails von außen
zugestellt werden,
nachdem 80% als SPAM
geblockt werden?
… ca.
1,5 KM Stahlrohre
gezogen/geschweißt
werden?
… mehr als
20.000Dialogschritte im SAP
bearbeitet werden?
… mehr als
200FI-Belege im SAP gebucht
werden?
… ca.
15.000Warenbewegungen
stattfinden?
… ca.
2.500Fertigteile an unsere
Kunden ausgeliefert
werden?
… je Maschine Airbag-Rohre
für
8Fahrzeuge geschnitten
werden?
… etwa
5GB Datenwachstum
entsteht?
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 18
Sie stehen vor einer Einkaufsprüfung und haben die Frage zu klären, wie viele
Vorgänge am Einkauf vorbei durch die Fachabteilungen selber beschafft werden:
Rechnungen ohne Bestellbezug
Belegdatum auf der Rechnung liegt vor dem Anlagedatum der Bestellposition
Sie möchten wissen, bei welchen Materialnummern in den letzten drei Jahren
größere Einkaufspreissteigerungen erfolgten
Darüber hinaus interessiert es Sie sehr, wie sichergestellt wurde, dass diese
zeitgleich an den Kunden weiterbelastet wurden
Haben Sie Dubletten bei den Lieferanten-Stammdaten und wie erkennen Sie
solche? Entspricht der Pflegestatus der Stammdaten den Unternehmensvorgaben?
WENN SIE MIT SAP® ARBEITEN, DANN BRAUCHEN SIE DARAUS DATEN!
SmartExporter Speed-Dating
WIESO SMARTEXPORTER?
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 19
Projekt: „DATENBESCHAFFUNG“
Das Ziel:
Spezifisch Messbar Attraktiv Realisierbar Terminiert
S: Klare Vorgabe, welche Felder aus welchen Tabellen benötigt werden
M: Die Daten müssen vollständig heruntergeladen werden
A: Es soll ein Format vorliegen, das problemlos weiterbearbeitet werden kann
R: Kann ich die Datenmenge mit meinem Tool analysieren?
T: Ist die Datenbeschaffung bis zum gesetzten Termin möglich?
SmartExporter Speed-Dating
WIE SMART IST SMARTEXPORTER?
S M TRA
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 20
SE16: ist ok für Customizing-Daten und kleinere Datenmengen, jedoch ein Problem
mit Abbrüchen und unvollständigen Extrakten bei großen Tabellen wie BSEG,
MSEG, u.a.
Reports: können eine gute Basis sein! Aber kennen Sie einen Report, der bei den
eingangs erwähnten Fragestellungen weiterhilft? Wollen Sie einen Report
schreiben lassen? Wie verarbeiten Sie die Daten weiter?
SAP® Query: Kann weiterhelfen aber das Extraktions-Problem von SE16 bleibt.
Spezifisch Messbar Attraktiv Realisierbar Terminiert
BEI BENTELER HABEN WIR EINE ALTERNATIVE GESUCHT…
SmartExporter Speed-Dating
SAP® BORDMITTEL?
S M TRA
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 21
… UND MIT SMARTEXPORTER GEFUNDEN!
S: Das Datadictionary wird aus dem jeweiligen SAP®-System übernommen. Felder
und Filter grenzen die zu exportierenden Daten ein. Es können Tabellen-Joins
heruntergeladen werden
M: Auch aus großen Tabellen werden die Daten vollständig heruntergeladen
A: Das Format ist frei wählbar, das direkte Überführen in IDEA ist Trumpf
R: Mit IDEA kann jedes Datenvolumen weiterverarbeitet werden, alternative
Formate für andere Analysetools sind ausreichend vorhanden
T: Die Daten können vom Prüfer ad-hoc oder per Scheduler beschafft werden,
ohne nennenswerte Belastung für das System!
SmartExporter Speed-Dating
SO SMART IST SMARTEXPORTER!
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 22
STANDARDISIERUNG
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 23
Beispiel Anlagenbuchhaltung
Vor-SmartExporter-Ära
Datensatzbeschreibung vorhanden aber: benutzerabhängige Auswahl der Felder /
Beschriftungen bei der Datenbeschaffung
Nur eingeschränkte Wiederverwendbarkeit der IDEA Import Masken
SE16 – nach Excel: Bearbeiten der Daten / Formate benutzerabhängig
Risiko, dass nicht standardisierte Analysen stattfinden
Automatisierte Stichprobengewinnung war nur schwer realisierbar
SmartExporter Speed-Dating
ANFÄNGE DER PRÜFUNGSAUTOMATION
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 24
Mit SmartExporter
Prüferunabhängige Datenbeschaffung
In SmartExporter unter den Favoriten den Eintrag „Fixed Assets
Plausibility V.1.2" wählen
SAP® -Verbindung und Filter überprüfen (Buchungskreis,
Bewertungsbereich, Jahr festlegen) sowie Datenanforderung
starten
Direkte Datenanalyse in IDEA
IDEA Script „AbweichungenVonLiniearAFA.iss" öffnen und
parametrisieren
XLS-Ergebnisdatei mit Anlagen, bei denen der tatsächliche vom
erwarteten Restbuchwert abweicht
SmartExporter Speed-Dating
PRÜFUNGSSTANDARDS HEUTE
© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 25
Fazit:
Die Standardisierung von Prüfungshandlungen ist der Schlüssel
zu mehr Effektivität und Effizienz in der Revision
Hierbei kommt der Datenbeschaffung eine bedeutende Rolle zu
SmartExporter ist unser zuverlässiges Hilfsmittel für die
Beschaffung großer und kleiner Datenmengen für die
automatisierte Weiterverarbeitung in IDEA und darüber hinaus
SmartExporter Speed-Dating
PRÜFUNGSSTANDARDS HEUTE
Agenda
o Kurzvorstellung Audicon
o Praxisbeispiel SmartExporter (A. Wesener, Benteler RV GmbH)
o Live-Präsentation und Funktionen im Detail
o Nächste Schritte
Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter – die Alternative zu SAP® Bordmitteln
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
Live-Präsentation (Screenshots im Handout)
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter-Aufruf aus AIS TaxAudit Professional
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter-Aufruf aus AIS TaxAudit Professional
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter-Aufruf aus AIS TaxAudit Professional
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Einsatzbereiche
Interne Revision
Steuerabteilung (z. B. für GoBD)
Finanz- und Rechnungswesen (z. B. für WP)
IT-Abteilung (z. B. für Migrationen)
Controlling (z. B. flexible Auswertungen)
Personal (z. B. für LSt.-Außenprüfung)
etc.
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Interne Revision
Unabhängig von IT durch ad-hoc Datenexporte bei
Einhaltung der Sicherheits-/Compliance-Vorgaben
Komplettprüfung durch Auswahl benötigter Tabellen
bis auf Feldebene (reduziertes Datenvolumen)
Verschiedene Datenformate für Auswertungen in allen Analysesystemen
Vordefinierte Datenanforderungen = „Export auf Knopfdruck“
Keine exakten Kenntnisse der SAP®-Tabellen notwendig
Joins
SmartExporter – Einsatzbereich in der…
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Steuerabteilung
Datenexport im Beschreibungsstandard
für den Betriebsprüfer
Vorgefertigte Favoriten für Standard-Datenanforderungen, z. B.
BEA-Modell
Braunschweiger Modell
Kaum manueller Aufwand
Keine Archivierung in DART nötig
Keine Konfiguration der DART Segmente notwendig
SmartExporter – Einsatzbereich in der…
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Finanz- und Rechnungswesen
Datenexport im Beschreibungsstandard oder einem anderen
gewünschten Datenformat (IDEA, AIS…)
Wirtschaftsprüfer kann Datenanforderung ohne Zugriff auf
SAP®-System erstellen
Bei Einsatz von IDEA und TaxAudit Professional
Nutzung der Datenanforderung aus AIS TaxAudit Professional möglich
Vorprüfung der extrahierten Daten in IDEA und AIS TaxAudit Professional
SmartExporter – Einsatzbereich in…
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
IT-Abteilung
Anwender haben nur Lese-Zugriff
Kontrolle über Serverlast durch asynchrone bzw. genauere
Datenanforderungen; keine Timeouts
Kontrolle über Berechtigungen und Exporte (Protokollierung)
Cut-Over-Prüfungen bei Releasewechsel
Unterstützung bei Erstellung und Austausch von Favoriten für die
Fachabteilungen möglich
Datenextraktion für den Betriebs-/ Wirtschaftsprüfer sowie für
Fachabteilungen, wenn beide SmartExporter einsetzen, möglich
SmartExporter – Einsatzbereich in der…
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Controlling
Keine Abhängigkeit mehr von vordefinierten Views: Erstellung eigener
„Reports“
Vermeidung von Entwicklungs- bzw. Consultingkosten, da aufwändige
Projekte zur Erstellung neuer Reports für das Berichtswesen wegfallen
Zugriff auf verschiedene Systeme und Buchungskreise
Verschiedene Datenformate für Auswertungen in allen Analysesystemen,
bspw. ODBC-Format für direktes Streaming in Microsoft SQL Server
SmartExporter – Einsatzbereich im…
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Personalbereich
Zugriff auf komplexe Clustertabellen ab SE 2015 R1
Flexible Auswertungen über verschiedene Organisationsbereiche und
Buchungskreise (Beispiel: Reisekostenabrechnung)
Zugriff auf aktuellste HR-Daten – jederzeit
SmartExporter – Einsatzbereich im…
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Zugriff auf archivierte Daten und SmartExporter
SmartExporter
Online Online/Nearline Offline
Dateisystem Ablagesystem*Datenbank
Datenbanktabellen Archivdateien Archivdateien
SmartExporter
Schreiben und Löschen
Archivzugriff
SAP®-System
* z. B. Festplatten, optische Medien, Bänder
Ablegen
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Zugriff auf archivierte Daten – Optionen
SmartExporter
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Systemvoraussetzungen
SmartExporter
SAP®-System
• Unterstütztes SAP®-Release:
4.6C (Unicode/non-Unicode)
oder höher
• SAP® Standard-
Komponenten oder
SmartExporter SAP®-
Komponenten
Windows Client
• Betriebssystem: Microsoft
Vista, …, 8.1, 10, Windows
Server 2008 R2
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Zertifiziert von SAP® Integration and Certification
Center (SAP ICC)
Für Integration mit SAP® NetWeaver 7.00,
7.30, 7.31 und 7.40 oH (on HANA)
SAP® Partner Information Center:
„Audicon 5th company world wide who
certified on SAP® HANA”
19. März 2015: Zertifizierung der
SmartExporter SAP® Komponente 4.0.0000
für Integration mit SAP® NetWeaver 7.31
SmartExporter – SAP®-Zertifizierung
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Die Vorteile im Überblick
SmartExporter
Self-Service für
alle Mitarbeiter
Zugriff auf alle
relevanten SAP®-
Datenquellen
sicher und compliant
SAP®-zertifiziert
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Agenda
o Kurzvorstellung Audicon
o Praxisbeispiel SmartExporter (A. Wesener, Benteler RV GmbH)
o Präsentation und Funktionen im Detail
o Nächste Schritte
Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter – die Alternative zu SAP® Bordmitteln
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
3 Schritte zu Ihrer einfachen Datenextraktion
SmartExporter
Präsentation zu
SmartExporter
Entscheidung
für SmartExporter
Online Training zur
Implementierung und
Einrichtung
1 2 3
Start
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
SmartExporter
Der Standard für flexible Datenlieferungen und Reports aus SAP®.
Einfach. Sicher. Schnell.
www.smartexporter.de
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Nicht verpassenAudicon Webinare für die Interne Revision
Audicon Webinare
Monat Webinartitel Referenten Datum
AprilGoBD kompakt: Erfahrungen
aus einem Jahr GoBD
Hr. Lindgens
(Bundeszentralamt für Steuern)15.04.
Mai
Betriebsprüfung bei SAP®-
Systemen – effiziente Lösung
mit SmartExporter
Hr. Motsch (HR Group)
Christine Keppler20.05.
JuniBewährte Kontrollen im
Order-to-Cash Prozess
Hr. Puschkasch (Bona)
René Opgenorth17.06.
IR-Webinarprogramm: audicon.net/themen/interne-revision
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Fragen Anregungen
GO
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net
Wir freuen uns auf weiteren Austausch mit Ihnen.
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Zoran JotanovicSales Manager | Audicon GmbH
Arndt WesenerInterne Revision | BENTELER RV
© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net