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DGQ Regionalkreis OWLIntegriertes Managementsystem

27.03.2014 127.03.2014

UWS Business Solutions GmbH

Gründung 1990

17 Mitarbeiter

3 Geschäftsführer

Standorte

Vallendar Paderborn

Fusion 2011

Prozess- und IT-Optimierung

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Unsere Philosophie

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Integrierte

Managementsysteme

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Warnung!

Sie gewinnen mit dem Begriff „Managementsystem“.

1 ManagementsystemeBuzzword Bingo

Quelle: http://dilbert.com/fast/1994-02-22/

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Jedes Unternehmen verfügt über ein „Managementsystem“, ansonsten würde es nicht existierten.

Der Grad des systematische Umsetzung der Managementaufgaben ist aber sehr unterschiedlich ausgeprägt.

Beispiel:

Pharma-, Chemie- oder Sicherheitsumfeld sind stark regulierte Branchen und müssen seitens der Gesetzgebung über systematische Ansätze verfügen.

Automotive-, Maschinenbau- oder Elektronikhersteller werden durch ihre Kunden aufgefordert, systematische Ansätze zu verfolgen.

Andere Branchen werden weder durch Kunden noch Gesetzesvorgaben gezwungen, Managementsysteme einzuführen.

ManagementsystemeGrundlage

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Viele Managementsysteme werden auf spezielle Anforderungen ausgerichtet:

- Qualität (z.B. ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 9100, ISO 29990, IFS, …)

- Umwelt (z.B. ISO 14001, EMAS, …)

- Energie (z.B. ISO 50001, …

- Arbeitssicherheit (z.B. ArbSchG, OHSAS 180001, …)

- Krisen oder Notfall (Notwendigkeit abgeleitet aus anderen Normen)

- Risiko (z. B. ISO/FDIS 31010, …)

- CSR (Corporate Social Responsibility z.B. SA 8000 CSR, …)

- Informationssicherheit (z. B. ISO/IEC 27005, …)

+ diverse weitere Systeme, wie z.B. Gesundheit, Futtermittel, Explosionsschutz, …

ManagementsystemeVielzahl von Anforderungen

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Nicht alles wird gleich als ein Managementsystem aufgesetzt!

Dies hängt ab von der Komplexität der Anforderung, bspw.: Risikomanagement

• als Verfahrensanweisung

• als Managementsystem

• nicht vorhanden

Dies hängt letztendlich von der Branche/Einsatzfeld ab, bspw.

• sicherheitsrelevanten Bereichen, wie z.B. Energie, Rüstung, … => MMS

• Handelsumfeld mit Standardprodukte => tendenziell eher AA

ManagementsystemeVielzahl von Anforderungen

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Die Anforderungen seitens der verschiedenen Normen, Gesetze oder auch Kundenvorgaben sind sehr vielfältig, aber …

… es gibt auch viele Überschneidungen, wie z.B.

- System muss die Strategie des Unternehmens unterstützen,

- System soll prozessorientiert aufgebaut werden,

- es muss einen Managementsystemverantwortlichen geben,

- es muss ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess existierten,

- Interne Auditierungen

- Messen und bewerten

- Managementbewertung

- es muss ein Maßnahmenmanagement existieren

- …

ManagementsystemeVielfalt an Anforderungen

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Die klassischen Systeme können durch folgende System ergänzt werden:

- Auditmanagementsystem

- Initiativenmanagementsystem

- Maßnahmenmanagementsystem

- Projektmanagementsystem (z. B. PRINCE2, IPMA, PMI, ISO 21500, …)

Es gibt Aufgabenstellungen, die in Managementsystemen abgebildet werden können, die übergreifend als Ergänzung eingesetzt werden.

ManagementsystemeErgänzung der klassischen Systeme

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Idee:

Die Vielzahl von Managementsystemen zusammenfassen.

Nicht neu – 2001 gab es bereits den DGQ Band 12-01 Schlanke Prozesse im Unternehmen – Ihr Weg zum integrierten Managementsystem,

Definition:

Das Integrierte Managementsystem (IMS) fasst Methoden und Instrumente zur Einhaltung von Anforderungen aus verschiedenen Bereichen in einer einheitlichen Struktur zusammen, die der Corporate Governance (d.h. der Leitung und Überwachung von Organisationen) dienen.

ManagementsystemeIntegriertes Managementsystem

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Basis eines IMS ist ein Prozessmanagementsystem.

ManagementsystemeBasis eines integrierten Managementsystem

Solides Fundament

Vision umsetzen

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Aufbau eines Prozessmanagementsystems

ManagementsystemeBasis eines integrierten Managementsystem

Organisations-modell

Prozessmodell

Prozess-modellierung

Prozess-analyse

Prozess-design

Prozess-umsetzung

Übergreifende FunktionalitätenAudit, Maßnahmen, Projekte, Wissen, …

ManagementsystemeQualität-, Energie-, Umwelt-, Risiko-, …

Basis

Prozess-management

ÜbergreifendeSysteme

Spezial-systeme

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Empfehlung:

Das System sollte Schritt für Schritt aufgebaut werden. Der große Wurf überfordert Mitarbeiter, Organisation und auch die Verantwortlichen.

Bitte keine eierlegende Wollmilchsau!

ManagementsystemeVerzettelungsgefahr

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DGQ Studie 2012

ManagementsystemeWarum?

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Einsparung von Ressourcen:

1. Gemeinsame Audits- übergreifende Prozessaudit- interne Audits zu speziellen Anforderungen- Kombination von externen Audits

2. Zentrale Managementbewertungen

3. Gemeinsames Maßnahmenmanagement- ein System für alles- übergreifendes Ressourcenmanagement- keine überschneidenden oder gegenläufige Maßnahmen

4. Teamzusammenführung der Managementsystemverantwortlichen

5. Dokumentenerstellung, -lenkung und –steuerung- sein System für alles- gemeinsame Arbeits- und Verfahrensanweisungen, …

ManagementsystemeErgebnisse aus unserer Beratungspraxis

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Erhöhung der Transparenz

1. Systematische Prozessausrichtung- alle Systeme basieren auf dem gleichen Prozessmodell - alle Dokumente basieren auf dem gleichen Prozessmodell

2. Einheitliche, durchgängige Zuordnung von Verantwortlichkeiten- Prozess- und Systemverantwortlichkeiten verknüpft mit dem Organigramm

3. Auflösung von Widersprüchen und Zielkonflikten

4. Festlegung von Schnittstellen- Prozessebene- Kommunikationsebene- Managementsystemebenen

ManagementsystemeErgebnisse aus unserer Beratungspraxis

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DGQ Studie 2012

Es fehlt: Aufwands- und Kostenreduzierung!

ManagementsystemePositive Effekte

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Studienaussage der DGQ:

knapp 90% arbeiten bereits mit einem IMS

80% der befragten KMUs verfügen über einen Verantwortlichen für IMS

Was sehen wir in der Praxis:

Es gibt ein IT-System, Netzlaufwerk, Intranet in der Systeme und ihre Dokumente zusammengefasst werden.

Ein Mitarbeiter bekommt alle System aufgebürdet.

Eine wirklich Integration ist in der Regel nicht vorhanden.

Eine solide Basis in Form eines Prozessmanagementsystems existiert selten.

ManagementsystemeErgebnisse aus unserer Beratungspraxis

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Ein integriertes Managementsystem besteht aus zwei Disziplinen:

Organisatorische Zusammenführung aller Systeme und Verantwortlichen

und

eine schlanke, innovative IT-Umsetzung.

Die steigende Komplexität der einzelnen Systeme und des Gesamtsystems kann langfristig nur durch ein IT-System gemeistert werden.

Es gibt heutzutage viele IT Plattformen, die eine IMS Umsetzung zu einem effizienten Arbeitswerkzeug im Alltag werden lassen.

ManagementsystemeUnsere Empfehlung

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UWS Business Solutions GmbH

Dipl.-Wirt.-Inf. Klaus-Oliver Welsow Stadtlanfert 7Geschäftsführender Gesellschafter 33106 Paderborn

E-Mail: kwelsow@uw-s.com www.uw-s.com

Telefon: +49 (0)5251 54078-0

Und jetzt von der Theorie …… in die Praxis.