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Diagramme in Microsoft Access 2010 undPowerPivot in Excel 2010 nutzen

Access 2010 - Einführung, 05.07.13 Seite 2

Diagramme ...

visualisieren Werte aus einer Tabelle oder Abfrage.

stellen grafisch Beziehungen zwischen verschiedenen Daten dar.

stellen Abhängigkeiten zwischen Daten in kompakter und übersichtlicher Form dar.

veranschaulichen Zusammenhänge zwischen zwei oder mehr abhängigen Werten.


Planung

Welche Aussage soll mit dem Diagramm verdeutlicht werden?

Welche Beziehungen zwischen den Daten soll visualisiert werden?

Welche Daten sollen wie dargestellt werden? Wird das Diagramm ausgedruckt oder am Bildschirm

angesehen?


Nutzung der Achsen

Vertikale Achse: Werte in einer linearen Reihenfolge.

Horizontale Achse: Name eines Merkmals. Zeitlicher Ablauf.


Achsenbeschriftungen

Wie werden die Werte skaliert? Eine Skalierung sollte nie zu einer Verzerrung der Darstellung führen.

In welchen Intervallen werden die Werte zusammengefasst. Welche Maßeinheiten werden genutzt?


Farbliche Gestaltung

Nicht farbiger Druck: Schwarz, Weiß und Grautöne.

Farbiger Druck / Anzeige am Bildschirm: Nutzung eines Grundtons in verschiedenen Abstufungen. Nutzung von wenigen Farben.

Muster in Diagrammen werden nicht genutzt.


… in Access …

basieren immer auf Tabellen oder SQL-Anweisungen.

werden mit Hilfe eines Steuerelements in Formularen oder Berichten dargestellt.

nutzen MS Graph.


… bestehen aus ...

dem Diagrammbereich.

einer Datenreihe. Eine Reihe besteht aus Werten, die in Zellen im Arbeitsblatt abgelegt und linear angeordnet sind.

der Zeichnungsfläche, die die Datenreihe enthält. der Größenachse (vertikal) und der Rubrikenachse (horizontal).


… haben eventuell ...

einen Diagrammtitel. Welche Frage beantwortet das Diagramm?.

einer Legende. Welche Datenreihen werden dargestellt? den Gitternetzlinien bei Liniendiagramm. Die Linien erhöhen die

Lesbarkeit.


… erstellen

Ein leerer Bericht ist in der Entwurfsansicht geöffnet.

Berichtsentwurfstools – Entwurf. Steuerelement-Assistent verwenden in der Gruppe

Steuerelemente ist aktiv. Diagramm in der Gruppe Steuerelemente. Der Mauszeiger schwebt über den Detailbereich des Berichts. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein Rahmen

für das Steuerelement aufgezogen.

Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird das Steuerelement in der gewünschten Größe erstellt.

Der Diagramm-Assistent wird geöffnet.


Diagramm-Assistent: Auswahl der Datenquelle


Diagramm-Assistent: Auswahl der Felder


Diagramm-Assistent: Diagrammtyp


Säulendiagramme ...

zeigen auf der horizontalen Achse stehende Säulen an.

vergleichen zwei Werte. stellen Häufigkeiten von Ausprägungen dar. Die Höhe einer Säule spiegelt den Wert eines Merkmals

wieder.


Balkendiagramme ...

sind um 90° Grad gedrehte Säulendiagramme.

stellen eine Rangfolge von Werten dar. Die Säulen sollten von oben nach unten kleiner werden.


Hinweise zum Layout

Maximal sollten 15 Säulen genutzt werden.

Alle Säulen haben die gleiche Breite. Säulen, die dicker sind als andere Säulen, bekommen mehr Aufmerksamkeit.

Der Abstand zwischen zwei Säulen sollte mindestens eine halbe Säulenbreite, aber nicht größer als eine Säulenbreite sein.

Schraffuren sollten nicht genutzt werden. Längsstreifen verkleinern optisch die Säulen. Querstreifen verbreitern Säulen optisch.


Liniendiagramme ...

verbinden Datenpunkte mit Hilfe einer Linie.

stellen einen zeitlichen Ablauf dar., bilden Trends zu einem bestimmten Zeitpunkt ab. bilden ziemlich dicht aufeinanderfolgende Werte ab. werden für Wechselkurse für Währungen, Messwerte etc.

genutzt.


Kreisdiagramme (Tortendiagramme) ...

visualisieren das Verhältnisse einer Teilmenge zu einer Gesamtmenge.

stellen prozentuale Anteile oder absolute Anteile zu einem Ganzen (100%) dar.

ordnen die Daten im Uhrzeigersinn an. Die Datenmenge mit den größten Anteil beginnt an der 12-Uhr-Linie.

können nur eine Datenreihe darstellen. haben keine Achsen.


Diagramm-Assistent: Anordnung der Felder


Erläuterung

Am rechten Rand werden die gewählten Felder als Schaltfläche dargestellt.

Die weißen Markierungen sind Platzhalter für die vertikale und horizontale Achse sowie die Datenreihe.

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird eine Schaltfläche in die passende weiße Markierung gezogen.

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird eine Schaltfläche nach rechts aus der Markierung gezogen.


Zusammenfassungen

Doppelklick auf die Schaltfläche in der weißen Markierung.

Daten werden mit Hilfe von Funktionen zusammengefasst. Datums- / Zeitwerte können als Datenreihe oder Achse nach

Jahr, Monat etc. zusammengefasst werden.


Diagramm-Assistent: Diagrammtitel und Legende


… in der Entwurfsansicht des Berichts

Das eingebettete Steuerelement wird dargestellt

Das Steuerelement wird durch fiktive Daten symbolisiert.

Die Eigenschaften des Steuerelementes können eingestellt werden, aber nicht die des Diagramms.


… anzeigen

Die Berichtsentwurfstools – Entwurf sind aktiv.

Klick in das Steuerelement Diagramm. Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools. Auswahl eines der Registerkarten.

Format: Größe und Position des Objektes. Daten: Angabe der Datenquelle. Typ des eingebetteten

Objektes. Ereignis: Reaktion auf eine Benutzeraktion.

Andere: Name des Objektes.


Werte für die Eigenschaften eingeben

In der linken Spalte wird der Name der Eigenschaft angezeigt.

In der rechten Spalte wird der aktuelle Wert angezeigt. Einige Eigenschaften haben Standardwerte.

Durch einen Mausklick in einer Zeile in der rechten Spalte, … wird eine Einfügemarke eingeblendet. Der Wert wird mit

Hilfe der Tastatur eingegeben. wird am rechten Rand ein schwarzer Pfeil nach unten

eingeblendet. In der Liste des Kombinationsfeldes werden alle möglichen Werte aufgelistet.

wird eine Schaltfläche mit drei Punkten eingeblendet. Der Wert kann mit Hilfe eines Assistenten ausgewählt werden.


Datenquelle ...

wird mit Hilfe einer SQL-Anweisung beschrieben.

beschreibt eine Kreuztabelle. Kreuztabellen gruppieren eine große Menge von Daten in Abhängigkeit einer Zeilen- und / oder Spaltenüberschrift.


Beispiel

TRANSFORM

Count(qry_NotizProKategorie.[Anzahlvonnotiz]) AS AnzahlNotiz

SELECT qry_NotizProKategorie.[Kategorie]

FROM qry_NotizProKategorie

GROUP BY

qry_NotizProKategorie.[Kategorie], qry_NotizProKategorie.[Kategorie]

PIVOT qry_NotizProKategorie.[Kategorie];


Erläuterung

TRANSFORM Erstelle Kreuztabelle

Aggregatfunktion(Tabelle.Feld) AS Feldname

Count(qry_NotizProKategorie.[Anzahlvonnotiz]) AS AnzahlNotiz

SELECT qry_NotizProKategorie.[Kategorie] Wähle aus Tabelle.Feld

FROM qry_NotizProKategorie Von Tabelle

GROUP BY Gruppieren nach Feld01, ...

qry_NotizProKategorie.[Kategorie], qry_NotizProKategorie.[Kategorie]

PIVOT qry_NotizProKategorie.[Kategorie]; Spaltenüberschriften


Größe eines Diagramms

Das Diagramm wird in einem Container angezeigt.

Die Größe des Diagramms ist abhängig von der Größe des Containers.

Sobald die Größe des Containers verändert wird, wird auch die Größe des Diagramms angepasst.


Größe des Containers ändern

Der Bericht ist in der Entwurfsansicht geöffnet.

Das Steuerelement ist aktiv. Der Mauszeiger schwebt über den Rahmen des Steuerelements.

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird entsprechend der Pfeile das Steuerelement vergrößert oder verkleinert.

Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Größe angepasst.

Hinweis: Das Steuerelement ist immer nur zu breit wie der Bericht und nur so hoch wie der Detailbereich.


… in der Berichtsansicht des Berichtes


Diagramm verändern

Der Bericht ist in der Entwurfsansicht geöffnet.

Doppelklick auf das Steuerelement Diagramm. Das Diagramm wird in den Bearbeitungsmodus gesetzt.


Bearbeitungsmodus


Diagrammbereich ...

umschließt das Diagramm und alle dazugehörigen Elemente.

Mit einem Mausklick auf eine freie Fläche wird der Diagramm-bereich markiert.

Mit Hilfe der kleinen Quadrate innerhalb der gestrichelten Linie wird der Diagrammbereich markiert.


… formatieren

Doppelklick in den markierten Diagrammbereich.

Registerkarte Muster. Hintergrundfarbe sowie Rahmen des Diagrammbereichs festlegen.

Registerkarte Schrift. Schrifttyp für das Diagramm festlegen.


Diagrammtitel

Diagramm – Diagrammoptionen. Registerkarte Titel.


… formatieren

Rechter Mausklick auf den Diagrammtitel.

Diagrammtitel formatieren im Kontextmenü. Registerkarte Muster: Rahmenfarbe und Hintergrundfarbe. Registerkarte Schrift. Schriftgröße, - typ und -farbe. Registerkarte Ausrichtung. Textausrichtung und Drehung des

Textes.


Zeichnungsfläche ...

wird durch die horizontale und vertikale Achse begrenzt.

schließt alle Datenreihen ein.


… formatieren

Doppelklick in den markierten Bereich.

Registerkarte Muster. Hintergrundfarbe sowie Rahmen des Diagrammbereichs festlegen.


Größenachse ...

entspricht der vertikalen Achse an.

zeigt die Skalierung in Abhängigkeit aller Tabellenwerte an.


… formatieren

Registerkarte Muster. Welche Skalierungsstriche werden dargestellt? In welcher Farbe werden die Striche dargestellt?

Registerkarte Skalierung. Registerkarte Schrift. Schriftart der Achsenbeschriftung . Registerkarte Zahlen. Formatierung der Achsenbeschriftung. Registerkarte Ausrichtung. Textausrichtung.


Registerkarte „Skalierung”


Rubrikenachse ...

entspricht der horizontalen Achse.

stellt eine Spaltenbeschriftung oder eine Gruppe von Merkmalen dar.


… formatieren

Registerkarte Muster. Welche Skalierungsstriche werden dargestellt? In welcher Farbe werden die Striche dargestellt?

Registerkarte Skalierung. Registerkarte Schrift. Schriftart der Achsenbeschriftung . Registerkarte Zahlen. Formatierung der Achsenbeschriftung. Registerkarte Ausrichtung. Textausrichtung.


Text als Rubriken nutzen


Datums- / Zeitwerte als Rubriken nutzen


Achsentitel

Diagramm – Diagrammoptionen. Registerkarte Titel.


… formatieren

Rechter Mausklick auf den Achsentitel.

Achsentitel formatieren im Kontextmenü. Registerkarte Muster: Rahmenfarbe und Hintergrundfarbe. Registerkarte Schrift. Schriftgröße, - typ und -farbe. Registerkarte Ausrichtung. Textausrichtung und Drehung des

Textes.


Gitternetzlinien ...

laufen in bestimmten Intervallen über die Zeichnungsfläche.

können horizontal oder vertikal verlaufen. erleichtern die Lesbarkeit von Diagrammen.


… hinzufügen

Die Zeichnungsfläche oder der Diagrammbereich ist markiert.

Mit Hilfe des Icons Gitternetzlinien für die Rubrikenachse werden horizontale Gitternetzlinien eingeblendet.

Mit Hilfe des Icons Gitternetzlinien für die Größenachse werden vertikale Gitternetzlinien eingeblendet.


… formatieren

Rechter Mausklick auf eines der Gitternetzlinien.

Auswahl Gitternetzlinien formatieren im Kontextmenü. Die Registerkarte Muster legt die Darstellung der Linien fest. Die Registerkarte Skalierung legt den minimalen und

maximalen Wert für die jeweilige Achse fest.


Datenreihe ...

wird durch alle Werte des Merkmals gebildet.

wird mit einer bestimmten Farbe gekennzeichnet.

Die Datenreihe kann aus der Liste des Kombinationsfeldes Diagrammobjekte ausgewählt werden.

werden in einer Legende erläutert.


… löschen

In der Liste Diagrammobjekte wird die zu löschende Reihe ausgewählt.

Im Zeichnungsbereich ist die zu entfernende Reihe markiert. Klick auf die <ENTF>-Taste


… formatieren

In der Liste Diagrammobjekte in der Symbolleiste wird die zu formatierende Reihe ausgewählt.

In Abhängigkeit des Diagrammtyps kann die Datenreihe im Layout geändert werden.

Eine Beschriftung für die Datenpunkte kann angegeben werden.


Registerkarte „Datenbeschriftung”

Die Datenpunkte werden beschriftet.

Die Schrift sowie die Farbe der Datenbeschriftung kann verändert werden.


Hinweise

Die Originalwerte aus der Datenquelle können dargestellt werden.

Die Schrift sowie die Farbe der Datenbeschriftung kann verändert werden.


… formatieren von Linien- und Säulendiagrammen

Für Linien- und Säulendiagramme können weitere Achsen oben und rechts eingeblendet werden.

Ein Fehlerindikator kann bei Linien- und Säulendiagrammen als grafischer Balken für jeden Datenpunkt eingefügt werden.


Registerkarte „Achsen”

Primärachsen beziehen sich auf die Größen- und Rubrikenachse. Diese Achsen sind standardmäßig in einem Linien- oder Säulendiagramm vorhanden.

Sekundärachsen werden am oberen und / oder am rechten Rand eingeblendet. Mit Hilfe dieser Achsen können verschiedene Maßeinheiten in einem Diagramm abgebildet werden.


Registerkarte „Fehlerindikator”


Auswahl einer Datenreihe in einem Liniendiagramm


Die einzelnen Datenpunkte einer Reihe werden durch eine Linie verbunden.


Linie und Datenpunkte formatieren

Markierung definiert den Anfangs- und Endpunkt einer Linie.

Linie glätten entfernt Treppen aus der Linie.


Weitere Optionen


Spannweitenlinien ...

verlaufen bei zwei Datenreihen für jede Rubrik zwischen dem höchsten und niedrigsten Datenpunkt.

werden für die Darstellung von Aktienkursen etc. genutzt.


Pos. / Neg. Abweichung...

werden zwischen der ersten und letzten Datenreihe in Form von Balken dargestellt.

werden in unterschiedlichen Farben dargestellt.


Bezugslinien ...

werden zwischen Datenpunkten und der horizontalen Achse gezogen.

stellen eine Verbindung zwischen einem Wert auf der Rubrikenachse und einen Datenpunkt in einer Datenreihe her.


Weitere Optionen


Auswahl der Datenreihe in einem Säulendiagramm


Jeder Wert wird als Säule dargestellt.


Säulen formatieren

Rahmenlinie und Füllfarbe der Säule.

Invertieren falls negativ kehrt die Farbe für negative Werte um. Bessere Unterscheidbarkeit von negativen und positiven Werte.


Weitere Optionen


Überlappung ...

bezieht sich immer auf alle Datenreihen.

hat einen Wert zwischen -100 und 100. hat einen Wert von 0, wenn die Säulen ohne Abstand

nebeneinander stehen. hat einen Wert von -100. Die Säulen stehen mit dem

maximalen Abstand voneinander entfernt. hat einen Wert von 100. Die Säulen überlappen vollständig.


Abstandsbreite ...

hat einen Wert zwischen 0 und 500.

beeinflusst die Breite der Säulen sowie die Abstände zwischen den Säulen.


Layout in einem Kreisdiagramm


Der Kreis stellt eine Datenreihe dar.

Die Registerkarte Muster legt die Farbe für ein Segment fest.

Die Registerkarte Datenbeschriftung legt die Informationen für die Segmente fest.

Die Registerkarte Optionen dreht den Kreis und legt eine unterschiedliche Einfärbung für die Segmente fest.


Diagrammtyp einer Datenreihe ändern

In der Liste Diagrammobjekte wird die zu löschende Reihe ausgewählt.

Im Zeichnungsbereich ist die zu entfernende Reihe markiert. Klick auf den Pfeil nach unten rechts vom Icon Diagrammtyp in

der Symbolleiste. Auswahl des passenden Diagrammtyps.


Trendlinien ...

stellen Trends in der Zukunft dar.

werden immer in Bezug auf eine Datenreihe erstellt. Für eine Datenreihe können mehrere Trendlinien erstellt werden.

können Säulen- oder Liniendiagramm hinzugefügt werden. können formatiert werden.


… einfügen

Eine Datenreihe ist markiert.

Diagramm – Trendlinie hinzufügen. Mit Hilfe der Registerkarte Typ wird die Berechnung des Trends

und der Bezug zu einer Datenreihe festgelegt. Mit Hilfe der Registerkarte Optionen wird ein Namen sowie ein

Bestimmtheitsmaß für die Genauigkeit der Trendlinie festgelegt. Prognosen für eine Periode können getroffen werden.


Typ einer Trendlinie

Linear. Darstellung von Datenpunkten mit geringen Sprüngen.

Logarithmisch. Die Datenpunkten steigen oder fallen schnell bis zu einem bestimmten Wert. Zum Beispiel: Verkaufswerte eines neuen Produkt über seine Lebensdauer.

Polynomisch. Die Datenpunkte nehmen in einem bestimmten Zeitraum zu- und wieder ab. Zum Beispiel: Monatliche Temperaturwerte.

Potenziell. Darstellung von Beschleunigungen etc.

Exponentiell. Stetiger Anstieg oder Abfall von Werten. Zum Beispiel: Wachstum einer Pflanze.


Datenpunkte ...

entsprechen den Tabellenwerten in der Datenquelle.

stellen einen Punkt auf einer Linie dar. werden als Säule dargestellt. entsprechen einen Segment in einem Kreisdiagramm.


… formatieren

Klick in eine Säule mit Hilfe der rechten Maustaste.

Datenpunkt formatieren im Kontextmenü. Registerkarte Muster bezieht sich auf die gesamte Datenreihe. Registerkarte Datenbeschriftung. Welche Informationen werden

für den Datenpunkt angezeigt? Registerkarte Optionen entsprechend des Diagrammtyps.


Legende ...

erläutert die Darstellung einer Datenreihe.

dient dem Verständnis des Diagramms.


… einfügen

Diagramm – Diagrammoptionen. Registerkarte Legende.


… formatieren

Rechter Mausklick auf die Legende.

Legende formatieren im Kontextmenü. Registerkarte Muster: Rahmenfarbe und Hintergrundfarbe. Registerkarte Schrift. Schriftgröße, - typ und -farbe. Registerkarte Platzierung. An welcher Position befindet sich die

Legende?


Pivot-Tabellen (Pivot Table) ...

werten große Datenmengen aus.

fassen Daten aus Tabellen zusammen und analysieren diese. filtern, sortieren und gruppieren große Datenmengen. bieten verschiedene interaktive Ansichten auf große

Datenmengen. Die Daten selber werden aber nicht verändert. entsprechen optisch Kreuztabellen.


PowerPivot ...

ist ein Add-In zu Microsoft Excel 2010.

ist in Microsoft Excel 2013 integriert. bietet die Möglichkeit Daten aus externen Datenquellen wie

zum Beispiel Microsoft Access zu übernehmen und als Pivot-Tabelle darzustellen.

wird auf der Webseite http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/powerpivot-add-in-HA101811050.aspx erläutert.


… öffnen

Microsoft Excel ist geöffnet.

Klick auf das Menüband PowerPivot.

Klick auf den Befehl PowerPivot-Fenster in der Gruppe Starten.


PowerPivot-Fenster


… mit Access-Datenbank verknüpfen

In der PowerPivot-Mappe ist das Menüband Home aktiv.

Klick auf den Eintrag Aus Datenbank – Aus Access in der Gruppe Externe Daten abrufen.

Es wird der Tabellenimport-Assistent geöffnet.


Erstellung der Verbindung (Schritt 1)


Erläuterung

In dem Textfeld Anzeigename der Verbindung wird ein Verbindungsname eingegeben. Der Name sollte den Typ der Verbindung widerspiegeln.

Mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen wird die zu verbindende Datenbank ausgewählt. Der Name und der Pfad zu der Datenbank wird im Textfeld Datenbankname angezeigt.

Falls die Datenbank durch ein Kennwort geschützt ist, kann das benötigte Kennwort und das Passwort für die Verbindung eingetragen werden.


Auswahl der zu importierenden Daten (Schritt 2)


Auswahl aus einer Liste von Tabellen (Option 1)

Die Schaltflächen Verknüpfte Tabellen auswählen und Vorschau & Filter beziehen sich immer auf die farbig markierte Zeile.


Vorschau und Filter


Eingabe einer SQL-Anweisung (Option 2)


Ausführung des Imports (Schritt 3)


Anzeige des Imports


Beziehungen zwischen mehreren Tabellen erstellen

Das PowerPivot-Fenster ist geöffnet. In das Fenster sind mehrere Tabellen gleichzeitig importiert.

Das Menüband Entwurf aktiv. Klick auf den Eintrag Beziehung erstellen in der Gruppe

Beziehungen.


Beziehungen zwischen Tabellen bearbeiten

Das PowerPivot-Fenster ist geöffnet. In das Fenster sind mehrere Tabellen gleichzeitig importiert.

Das Menüband Entwurf aktiv. Klick auf den Eintrag Beziehungen verwalten in der Gruppe

Beziehungen.


Dialog


Daten aktualisieren

Das Menüband Home aktiv.

Klick auf den Befehl Aktualisieren in der Gruppe Externe Daten abrufen.


PivotTable oder PivotChart erstellen

Das Menüband Home aktiv.

Klick auf einen der Befehle im Untermenü PivotTable in der Gruppe Berichte.

Das Objekt kann auf in einem neuen oder dem aktuell aktiven Arbeitsblatt eingefügt werden.


PivotChart ...

visualisiert die Daten einer Pivot-Tabelle.

ähneln Diagrammen in Access. kann Daten filtern. stellt Daten grafisch dar.


… in Excel

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