LandeshauptstadtMünchenStadtkämmerei

Dienstanweisung für dasAnordnungs- und Kassenwesender Landeshauptstadt München

KDA

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Inhaltsübersicht § KommHV-Doppik Seite

Abkürzungsverzeichnis 2

1. Geltungsbereich 3

Anordnungswesen, elektronische Kommunikation, automatisierte Verfahren (§§ 33-37 KommHV-Doppik) 2. Anordnungsbefugnis 34 3 3. Feststellungsbefugnis 37 4 4. Kassenanordnungen 34/35 4 5. Abschlagszahlungen, Vorleistungen 6 6. Auszahlungen in fremden Währungen und in das Ausland 7 7. Allgemeine Zahlungsanordnungen, 36 8

Zahlungsanordnungen im automatisierten Verfahren 33 8. Überwachung der Ein- und Auszahlungen, 8

Kontrolle der Verpflichtungsermächtigungen (VE) 9. Prüfung der Kassenanordnungen 45 910. Automatisierte Verfahren 33 911. Drittschuldnerangelegenheiten und Insolvenzen 10

Weitere Vorschriften für die Haushaltswirtschaft (§§ 25-32 KommHV-Doppik)12. Erhebung, Vollstreckung und Billigkeitsmaßnahmen bei Forderungen 11

der Landeshauptstadt München (LHM)13. Vorläufige Rechnungsvorgänge (Verwahrungen, Vorschüsse) 29 11

Aufgaben und Organisation der Kasse (§§ 38-42 KommHV-Doppik)14. Aufgaben der Kasse 38/42 1215. Kassenverwalter, Kassenkräfte 1216. Kasseneinrichtungen als Teile der Kasse 40/41 1317. Handvorschüsse 41 1318. Organisation der Kasseneinrichtungen 1419. Kassenführung, Dienstbetrieb 1520. Zeichnungsberechtigung in Kassenangelegenheiten 1621. Kassenübergaben 17

Zahlungsverkehr (§§ 43-52 KommHV-Doppik)22. Kassenzwang 43 1723. Annahme von Einzahlungen, Leistung von Auszahlungen 45/46 1824. Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen, Falschgeld 43 1825. Fremde Währungen 1926. Einzahlungsquittung 47 1927. Auszahlungsnachweis 51 19

Verwaltung der Kassenmittel und der Wertgegenstände, Kassensicherheit (§§ 53-56 KommHV-Doppik)28. Verwaltung der Kassenmittel 53 2029. Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln 54 2130. Sicherung der Kassenräume 54 2231. Verwahrung von Wert- und anderen Gegenständen 55/56 25

Buchführung, Inventur, Inventar (§§ 57-71 KommHV-Doppik)32. Buchführung, Inventur, Inventar 57-71 2633. Monatsabschlüsse, Abgleiche 68 2834. Aufbewahrung von Kassenunterlagen und Wertgegenständen, 69 29

Dokumentation von Programmen

Ansatz und Bewertung des Vermögens und der Schulden,Jahresabschluss, konsolidierter Jahresabschluss (§§ 72-79, 80-90 KommHV-Doppik)35. Wertansätze der Vermögensgegenstände und Schulden 77 3036. Jahresabschluss 80-87 3037. Konsolidierter Jahresabschluss 88-90 3038. Abstimmung und Auflösung von Forderungen und Verbindlichkeiten 3039. Auflösung von Verrechnungskonten 3140. Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungsposten 31

Sonstiges41. Datenschutzrechtlicher Umgang mit Kassenunterlagen 3242. Kenntnisnahme 3243. Inkrafttreten 32

Stichwortverzeichnis 33-40

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Abkürzungen

AGAM Allgemeine Geschäftsanweisung der Landeshauptstadt MünchenBayHO Bayerische HaushaltsordnungBayVwVfG Bayerisches VerwaltungsverfahrensgesetzBayVwZVG Bayerisches Verwaltungszustellungs- und VollstreckungsgesetzBeamtStG BeamtenstatusgesetzBeschO BeschaffungsordnungBGB Bürgerliches Gesetzbuchbzw. beziehungsweiseDA-FO Dienstanweisung ForderungenDIN Deutsche Industrie-NormDV DatenverarbeitungEBP Enterprise Buyer ProfessionalGeschO GeschäftsordnungGO GemeindeordnungHPL HaushaltsplanINFO-GAM Geschäftsanweisung für die technikunterstützte Informationsverarbeitung bei der LHMKaStA Kassen- und SteueramtKER KasseneinnahmerestKommHV-Doppik Kommunale Haushaltsverordnung-DoppikKF Kommunale ForderungenLEV LastschrifteinzugsverfahrenLHM Landeshauptstadt MünchenMKRw Münchner Kommunales RechnungswesenNHPl NachtragshaushaltsplanPKF PersonenkontenführungPOR Personal- und OrganisationsreferatRAP RechnungsabgrenzungspostenSHO Sicherheiten-Hinterlegungsordnung der LHMTVöD Tarifvertrag öffentlicher DienstUVV UnfallverhütungsvorschriftVDMA Verband Deutscher Maschinen- und AnlagenbauVdS Verband der SachversichererVE VerpflichtungsermächtigungVV VerwaltungsvorschriftenZiff. ZifferZZV Zahlungsanweisung zur Verrechnung

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Die Stadtkämmerei erlässt im Auftrag des Oberbürgermeisters zur Regelung des Anordnungswesens, zur Durchführung der Kassengeschäfte und zur Wahrung der Kassensicherheit nachfolgende Dienst-anweisung:

1. Geltungsbereich

1.1. Die "Dienstanweisung für das Anordnungs- und Kassenwesen der Landeshauptstadt München" (KDA) stellt eine Ergänzung zu allen einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und Ausführungsbestimmungen dar, die insbesondere in der Gemeindeordnung (GO) und in der Kommunalen Haushaltsverordnung-Doppik (KommHV-Doppik) mit Vollzugsvorschriften enthalten sind.

1.2. Die Dienstanweisung gilt für den Gemeindehaushalt und für die Stiftungen mit eigener Rechtspersön-lichkeit, sowie für die weiteren Kassengeschäfte nach § 42 KommHV-Doppik. Sie gilt auch für Eigenbetriebe, die dem städtischen Kassenverbund angehören. Näheres regelt eine Verwaltungsvereinbarung zwischen der Stadtkämmerei und dem jeweiligen Eigenbetrieb.

Anordnungswesen, elektronische Kommunikation, automatisierte Verfahren (§§ 33-37 KommHV-Doppik)

2. Anordnungsbefugnis (§ 34 KommHV-Doppik)

2.1. Die Anordnungsbefugnis wird den betreffenden Dienstkräften durch schriftliche Verfügung des Refera-tes erteilt.

2.2. Für Anordnungsbefugte darf zu keiner Zeit ein die Befugnis ausschließendes Angehörigenverhältnis im Sinne von Art. 100 Abs. 3 GO i.V.m. Art. 20 Abs. 5 Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) bestehen.

2.3. Anordnungsbefugte sind mit Unterschriftsprobe und Umfang der Anordnungsbefugnis dem Kassen- und Steueramt (KaStA) bekannt zu geben, das Aufzeichnungen über sämtliche Anordnungsbefugten führt. Dies gilt auch beim Einsatz elektronischer Verfahren.

2.4. Anordnungsbefugte dürfen mit dem die sachliche und rechnerische Richtigkeit Bestätigenden nicht personengleich sein. Anordnungsbefugte, die gleichzeitig Zahlungsempfänger sind, dürfen bei Einzelanordnungen nur die sachliche und rechnerische Richtigkeit bestätigen.Personen, die über SAP ERP einen Buchungsbeleg (Auszahlungsanordnung) erstellen, dürfen diesen Beleg nicht zur Auszahlung anordnen. Dies gilt auch dann, wenn für diesen Bereich eine entsprechen-de Anordnungsbefugnis vorliegt.

2.5. Mit der Unterzeichnung einer Kassenanordnung übernehmen Anordnungsbefugte die Verantwortung dafür, dass

ð in der Anordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,ð die sachliche und rechnerische Richtigkeit festgestellt ist, undð die haushaltsmäßigen Voraussetzungen für die Erteilung der Anordnung vorliegen.

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3. Feststellungsbefugnis (§ 37 KommHV-Doppik)

3.1. Die Referate legen schriftlich fest, wer die sachliche und rechnerische Feststellung trifft. Sie können diese Befugnis auf nachgeordnete Dienststellen übertragen.

Mit der Feststellung dürfen nur Bedienstete beauftragt werden, die den zu bescheinigenden Sachver-halt in vollem Umfang beurteilen können.

Mit der Unterzeichnung übernehmen die Feststeller die Verantwortung dafür, dass die sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft und festgestellt ist.

3.2. Besonderheiten

Die Feststellungsbefugnis kann auch Personen außerhalb der Verwaltung erteilt werden, wenn dies notwendig und vertraglich vereinbart ist.

Im innerstädtischen Verrechnungsverkehr kann die Feststellung für Einnahmen und Ausgaben von der Dienststelle getroffen werden, die die Zahlung berechnet hat.

Die Stadtkämmerei kann im Benehmen mit dem Revisionsamt weitere Ausnahmen zulassen.

4. Kassenanordnungen (§§ 34, 35 KommHV-Doppik)

4.1. Form der Kassenanordnungen

Kassenanordnungen müssen gut lesbar sein und dürfen nur in einer einzigen Ausfertigung erstellt wer-den. Bei manuellen Anordnungen sind Streichungen und sonstige Änderungen so vorzunehmen, dass die ursprünglichen Einträge lesbar bleiben.

4.1.1. Namens- bzw. Handzeichen gelten nicht als Unterschriften.

4.1.2. Schreibmittel mit den den Prüfungsorganen vorbehaltenen Farben (grün und braun) dürfen für Bücher, Belege und begründende Unterlagen nicht verwendet werden.

4.2. Verlust von Kassenanordnungen

a) vor kassenmäßigem VollzugDie anordnungsbefugte Dienststelle hat eine neue Anordnung mit dem Zusatz "Zweitschrift oder Wiederholungsdruck" auszustellen. Manuell erstellte Anordnungen sind mit einem Vermerk zu versehen, mit dem die „Erstschrift vom .......................... aufgehoben" wird. Dieser Vermerk ist von einem Anordnungsbefugten zu unterzeichnen.

b) nach kassenmäßigem VollzugDas KaStA hat von der anordnungsbefugten Dienststelle einen Ersatzbeleg anzufordern.

4.3. Verlust von Rechnungen

Gehen Originalrechnungen verloren, ist auf Ersatzbelegen folgender Vermerk anzubringen: "Alleingülti-ge Zweitschrift, Erstschrift wurde nicht zur Zahlung angeordnet". Dieser Vermerk ist von einem Anord-nungsbefugten zu unterzeichnen.

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4.4. Inhalt der Zahlungsanordnung

Der Mindestinhalt einer Zahlungsanordnung ist in § 35 KommHV-Doppik umfassend geregelt.

4.4.1. Über den Mindestinhalt hinaus muss die Auszahlungsanordnung weiter ausweisen:

ð den Preisprüfungsvermerk der Vergabestelle bzw. der Bedarfsstelle gem. Ziff. 8.3 und 10 BeschO,ð die Vorsteuer bzw. Mehrwertsteuer bei Betrieben gewerblicher Art,ð die Kontierungsobjekte,ð den Hinweis auf einen Vergabebeschluss bzw. eine Büroverfügung gem. GeschO,ð Abschlags- und Schlusszahlungen (s. Ziff. 5); sie sind als solche deutlich zu kennzeichnen, ð einen Hinweis auf verfügte Zahlsperren (z.B. wegen vorliegender Abtretung oder Pfändung).

4.4.2. Von Einnahmen dürfen Ausgaben vorweg nicht abgezogen, auf Ausgaben dürfen Einnahmen vorweg nicht angerechnet werden.

4.4.3. Begründende Unterlagen sind grundsätzlich den Anordnungen bei zugeben. Können sie ausnahmswei-se nicht beigefügt werden, ist dies zu begründen.

In diesem Falle müssen die begründenden Unterlagen sicher bei der anordnungsbefugten Dienststelle aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen (s. Ziff. 34.1) sind zu beachten. Es ist zu gewährleisten, dass Doppelzahlungen vermieden werden.

4.4.4. Lohnsteuerpflichtige Leistungen, die nicht über das Personal- und Organisationsreferat (POR) - P 4 ab-gewickelt werden und Zahlungen an Vertragspartner aus dem Ausland sind vor Auszahlung der Buch-haltung KaStA 14 zuzuleiten.

4.5. Buchungsanordnungen

4.5.1. Buchungsanordnungen nach § 34 Abs. 1 Ziff. 2 KommHV-Doppik werden ausschließlich durch die Stadtkämmerei erteilt.

4.5.2. Sie brauchen den Formerfordernissen für Kassenanordnungen nicht zu entsprechen und können form-los erteilt werden. Der Inhalt richtet sich nach dem jeweiligen Buchungsvorgang.

4.5.3. Buchungsbelege der Kasse

Liegen für Buchungen keine Kassenanordnungen nach den §§ 34-36 KommHV-Doppik oder keine Be-stätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit nach § 37 Abs. 2 Satz 2 KommHV-Doppik vor, hat die Kasse Buchungsbelege nach § 46 KommHV-Doppik zu fertigen.

Der Buchungsbeleg ist mit Datum und Unterschrift von zwei berechtigten Kassenbediensteten zu ver-sehen. Dies entfällt bei elektronisch erstellten Buchungsbelegen aus automatisierten Buchungsverfah-ren.

4.5.4 Manuelle Buchungsanordnungen der Fachdienststellen sind Anordnungen nach § 34 Abs. 1 KommHV-Doppik, da sie mit einer Zahlung verbunden sind. Sie fallen nicht unter Ziff. 4.5 KDA, sondern unterlie-gen den allgemeinen Vorschriften für Anordnungen.

4.6. Rechtzeitige Erteilung der Kassenanordnungen, Nachlässe von Rechnungsbeträgen, Behandlung von Skontorechnungen, Skontofristen, Aushändigung von Auszahlungsanordnungen

4.6.1. a) Für eine periodengerechte Verbuchung sind die Eingangsrechnungen sofort mit einem Eingangs-stempel zu versehen, zu überprüfen und zu erfassen. Kassenanordnungen sind unverzüglich zu erteilen, sobald die Verpflichtung zur Leistung, der Zah- lungspflichtige oder Empfangsberechtigte, der Betrag und die Fälligkeit feststehen. Bei Bearbeitung der Rechnungen ist Ziff. 8 BeschO zu beachten.

b) Die Anordnungsberechtigten und alle mit der Bearbeitung von Rechnungen beauftragten Dienst-kräfte sind verpflichtet, von Preisnachlässen (Rabatten) und Zahlungsabzügen (Skonti) unter Beachtung der hierfür maßgebenden Voraussetzungen (z.B. Bestellung größerer Mengen, soweit wirtschaftlich vertretbar, Zahlungsfristen) Gebrauch zu machen.

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c) Preisnachlässe und Zahlungsabzüge sind von den Rechnungsbeträgen in deutlich erkennbarer Weise abzuziehen, so dass kein Zweifel über die anzuordnenden und zu zahlenden Beträge aufkommen kann. Anzuordnen sind die um die Nachlässe gekürzten Rechnungsbeträge.

4.6.2. Behandlung von Skontorechnungen, Beachtung der Skontofristen

Skontorechnungen sind von den Dienststellen so rechtzeitig zu bearbeiten, dass die Zahlungsfrist ein-gehalten werden kann. Die Auszahlungsanordnungen sind mindestens fünf Arbeitstage vor dem jewei-ligen Zahllauf beim KaStA einzureichen. Skontorechnungen sind zu kennzeichnen, mit dem Tag des Ablaufs der Skontofrist zu versehen, und gesondert und unverzüglich dem KaStA zuzuleiten.

Rechnungen mit einem Skontobetrag ab 50 Euro sind ausnahmslos sofort zu bearbeiten und unver-züglich innerhalb der beteiligten Dienststellen/Referate zu befördern, und bei drohendem Skontoverlust unmittelbar bei der zuständigen Buchhaltung KaStA 13 abzuliefern.

Ist die Zahlungsfrist versäumt worden, ist die Rechnung ohne Skontoabzug anzuweisen. Im Falle des eingetretenen Skontoverlustes ist der Auszahlungsanordnung eine entsprechende schriftliche Begrün-dung für das Fristversäumnis beizufügen (s. hierzu auch Ziff. 8.2 BeschO).

4.6.3. Aushändigung von Auszahlungsanordnungen

Auszahlungsanordnungen dürfen Empfangsberechtigten zur Vorlage bei einer Kasseneinrichtung grundsätzlich nicht ausgehändigt werden. Ausgenommen hiervon sind erforderliche innerstädtische Auszahlungen für Gemeinschaftsveranstal-tungen und Ersätze für Handvorschusskassen, Auszahlungen an den Sozialbürgerhäusern, sowie Aus-zahlungen des POR-P 4 an städtische Bedienstete.

Soweit der Dienstbetrieb dies erfordert, sind Abweichungen hiervon in der jeweiligen Kassendienstan-weisung festzuhalten.

5. Abschlagszahlungen, Vorleistungen

5.1. Abschlagszahlungen

Abschlagszahlungen dürfen nur geleistet werden, wenn entsprechende Teile eines Lieferungs- oder Leistungsauftrages erfüllt sind. Auf der Auszahlungsanordnung sind die Höhe der bisher geleisteten Lieferungen bzw. Leistungen und der bisher gewährten Abschlagszahlungen anzugeben. Abschlagszahlungen dürfen ohne Bürgschaftserklärungen nur in einer Höhe angewiesen werden, dass der verbleibende Restbetrag noch für eine eventuell zu leistende Sicherheitsleistung ausreicht.

Sie sind endgültig zu Lasten der einschlägigen Mittel zu verrechnen. Bei Abschlagszahlungen auf einen Lieferungsauftrag ist der Stadt, soweit erforderlich, vorher das Eigentum an den gelieferten Ge-genständen zu verschaffen.

5.1.1. Bestehende rechtliche Regelungen für die verschiedenen Bereiche, in denen Abschlagszahlungen üblich sind (z.B. im Baubereich, bei Zuschüssen), sind von den jeweils zuständigen Stellen zu beach-ten und einzuhalten.

5.2. Vorleistungen

Vorleistungen sind Verpflichtungen auf Grund gegenseitiger Leistungsvereinbarungen, die vor Empfang der Gegenleistung zu erfüllen sind (§ 320 BGB). Sie sollen nur vereinbart oder bewirkt wer-den, soweit dies im allgemeinen Verkehr üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist.

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Vorleistungen sind grundsätzlich nur gegen Übereignung von Material oder gegen Beibringung einer den Vorschriften der Sicherheiten-Hinterlegungsordnung der LHM (SHO) entsprechenden Sicherheit (z.B. Bargeld, Bürgschaftserklärung in Höhe der Vorleistung) zulässig.

Liegen diese Voraussetzung vor, werden die Vorleistungen genehmigt

ð bis 50.000 Euro auf dem Büroweg,ð über 50.000 Euro vom zuständigen Ausschuss.

für das Baureferat (einschließlich Hauptabteilung Ingenieurbau)

ð bis 400.000 Euro auf dem Büroweg,ð über 400.000 Euro vom zuständigen Ausschuss.

Von den genannten Erfordernissen darf nur bei Vorliegen besonderer Verhältnisse abgewichen wer-den, sofern der Stadt hieraus keine Schäden oder Verpflichtungen erwachsen

Die Zahlung von Subskriptionsleistungen für Bücher ist genehmigt. Sonstige Ausnahmen bedürfen der vorherigen Genehmigung des zuständigen Fachausschusses. Auf den Auszahlungsanordnungen ist der Genehmigungsvermerk anzubringen.

5.3. Die Abwicklung der Vorleistungen und Abschlagszahlungen ist von den Referaten in eigener Verant-wortung dauernd zu überwachen (ausgenommen Mietnebenkosten). Auf eine zeitnahe Endabrechnung ist zu achten.

Auf den Auszahlungsanordnungen muss der zugehörige Vergabebeschluss oder die Büroverfügung angegeben sein (vgl. Ziff. 4.4.1). Die anordnungsbefugte Dienststelle hat zu prüfen, ob die Lieferung oder Leistung mit dem Vergabebe-schluss übereinstimmt, insbesondere ob der genehmigte Gesamtbetrag nicht überschritten wird, und die bisher geleisteten Abschlagszahlungen vom Rechnungsbetrag abgezogen sind.

6. Auszahlungen in fremden Währungen und in das Ausland

6.1. Überweisungen in ausländischer Währung

Überweisungen in ausländischer Währung werden vom KaStA im Auftrag der anordnenden Dienststel-len unter Beigabe der Originalrechnung vorschussweise durchgeführt. Die Einhaltung der haushalts-rechtlichen Bestimmungen ist auf dem formlosen Zahlungsauftrag zu bestätigen.

Die Dienststellen sind verpflichtet, Ersatz an das KaStA zu leisten.Hierzu wird der Euro-Gegenwert vom KaStA bei der jeweiligen Dienststelle angefordert. Bei Verrech-nungskonten wird das jeweilige Konto unmittelbar belastet.

6.2. Überweisungen ins Ausland

Für Überweisungen an Zahlungsempfänger im Ausland sind grundsätzlich förmliche Auszahlungsan-ordnungen zu erteilen. Bei Auslandsüberweisungen ist immer die komplette Anschrift des Zahlungs-empfängers und das Geldinstitut des Begünstigten anzugeben.Bei gebührenpflichtigen Überweisungen ins Ausland ist zudem anzugeben, ob die anordnende Dienst-stelle die Gebühren übernimmt.

6.3. Meldepflicht bei grenzüberschreitenden Geldbewegungen

Die Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung an die Deutsche Bundesbank bei Geldbewe-gungen ab 12.500 Euro ins Ausland oder vom Ausland, sowie die devisenrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten.

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7. Allgemeine Zahlungsanordnungen, Zahlungsanordnungen im automatisierten Verfah - ren (§§ 33, 36 KommHV-Doppik)

7.1. Allgemeine Zahlungsanordnungen

Allgemeine Zahlungsanordnungen bedürfen der Genehmigung der Stadtkämmerei.

7.2. Zahlungsanordnungen im automatisierten Verfahren

Grundsatz im MKRw ist die debitorische bzw. die kreditorische Einzelbuchung, auch über Schnittstellen zu vorgelagerten sonstigen DV-Verfahren.Werden Forderungen oder Verbindlichkeiten in anderen automatisierten Verfahren (DV-Verfahren) er-mittelt, kann in definierten Ausnahmefällen die Sollstellung in einer Summe erfolgen.

8. Überwachung der Ein- und Auszahlungen, Kontrolle der Verpflichtungsermächti- gungen (VE)

8.1. Die Kontrolle der Bewirtschaftung von Einzahlungen, Auszahlungen und Verpflichtungsermächtigungen (VE) erfolgt mit Hilfe freigegebener automatisierter Verfahren (z.B. SAP ERP).

8.2. Die Kontrolle der Auszahlungen umfasst die Überwachung von Aufträgen bzw. Bestellungen (Vormer-kungen) und Anordnungen. Die Vormerkungen und Anordnungen sind grundsätzlich innerhalb der frei-gegebenen automatisierten Verfahren (z.B. SAP ERP) nachzuweisen.

Aus Zweckmäßigkeitsgründen können getrennte Aufzeichnungen für Vormerkungen und Anordnungen geführt werden, wenn dieses Verfahren die laufende Überwachung der Ausgabemittel ebenso gut ge-währleistet.

8.3. Die zu Lasten kommender Haushaltsjahre verbindlich eingegangenen Verpflichtungen (Inanspruchnah-me von Verpflichtungsermächtigungen) sind getrennt nach den Jahren ihrer Kassenwirksamkeit nach-zuweisen. Bei vorzeitiger Zahlungsleistung zugunsten von Verpflichtungen für ein kommendes Haushaltsjahr sind die hierfür nachgewiesenen Verpflichtungsermächtigungen entsprechend zu berichtigen.

8.4. Für die ordnungsgemäße Führung der Unterlagen zur Haushaltsüberwachung sind die bewirtschaften-den Dienststellen verantwortlich. Die Anordnungsbefugten haben regelmäßig die Richtigkeit und Voll-ständigkeit der Daten zu überwachen.

8.5. Über fertig gestellte Einzelmaßnahmen (keine Pauschalen) des Finanzhaushaltes-Investitionstätigkeit ist der Stadtkämmerei-HA II eine Schlussabrechnung vorzulegen.

Dabei sind die bereitgestellten Mittel, die geleisteten Auszahlungen und die verbliebenen Mittel anzu-geben. Regelungen über die Vorlage von Schlussabrechnungen an andere Stellen bleiben unberührt.

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9. Prüfung der Kassenanordnungen ( § 45 KommHV-Doppik)

9.1. Die Buchhalter des KaStA haben die kreditorischen und die debitorischen Kassenanordnungen in for-maler, rechnerischer und haushaltsrechtlicher Hinsicht stichprobenartig zu prüfen.

9.2. Fehlt bei einer Auszahlungsanordnung eine Angabe zur Kontoverbindung des Empfängers und ist sie nicht als Zahlungsanweisung zur Verrechnung (ZZV) gekennzeichnet, ist die Anordnung der Fach-dienststelle zur Überprüfung zurückzugeben.

9.3. Besteht Grund zu der Annahme, dass der in der Auszahlungsanordnung bezeichnete Empfänger nicht empfangsberechtigt ist (z.B. wegen Insolvenz, Abtretung der Forderung), so ist Ziff. 11 zu beachten.

9.4. Die nach Ziff. 9.1 zur Bestätigung der Zahlungsreife von Kassenanordnungen berechtigten Dienstkräfte sind vom Leiter des KaStA-Abt. I zu benennen.

9.5. Die Buchhaltung ist berechtigt, Auskünfte und Unterlagen über die vorhandenen begründenden Unter-lagen hinaus von den anordnungsbefugten Dienststellen zu verlangen.

9.6. Können unterschiedliche Auffassungen in Bezug auf Kassenanordnungen zwischen Anordnungsbefug-ten und Buchhaltung nicht ausgeräumt werden, entscheidet in formalen und haushaltsrechtlichen Fragen die Stadtkämmerei, im Übrigen ist das Revisionsamt einzuschalten.

10. Automatisierte Verfahren (§ 33 KommHV-Doppik)

10.1. Planung und Realisierung von Verfahren zur Automatisierung von Arbeitsabläufen im Finanzwesen richten sich nach den allgemeinen städtischen Bestimmungen über die Entwicklung von DV-Projekten.

10.2. Für Programme der Kasseneinrichtungen ist die Genehmigung des KaStA-Kassenaufsicht erforderlich.

10.3. Die Einführung neuer sowie die Änderung bestehender DV-Verfahren, die die Festsetzung von Soll- oder anderen Kassendaten zum Gegenstand haben, darf nur mit Zustimmung des KaStA erfolgen, das für die fachliche Freigabe von Programmen nach § 33 Abs. 1 Nr. 1 KommHV-Doppik zuständig ist.

10.4. Sicherung der automatisierten Verfahren

Die Vorgaben der §§ 33 und 58 KommHV-Doppik hinsichtlich der automatisierten Verfahren müssen erfüllt sein.

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11. Drittschuldnerangelegenheiten und Insolvenzen

Das KaStA nimmt zentral die rechtlichen Interessen der Stadt in folgenden Drittschuldnerangelegen-heiten wahr:

a) bei Forderungspfändungen,b) Abtretungen,c) Geltendmachung von sonstigen Herausgabeansprüchen.

Anordnungen, die Auszahlungen an Dritte auf Grund von Abtretungen oder Pfändungen vorsehen, sind vor Auszahlung von den Anordnungsstellen dem KaStA-KF 34 zuzuleiten. Ausgenommen hiervon sind Pfändungen und Abtretungen von Dienst- und Versorgungsbezügen, so-wie von Vergütungen für Tarifbeschäftigte. In diesen Fällen ist das POR-P 4 zuständig.

Es ist ausschließlich Aufgabe des KaStA und des POR-P 4 in Drittschuldnerangelegenheiten die Inte-ressen der Stadt wahrzunehmen. Zur Abgabe von Drittschuldnererklärungen sind allein diese Dienst-stellen befugt.Weitere Informationen hierzu finden sich im Intranet im Referatsangebot der Stadtkämmerei unter << KaStA / sonstige Forderungen / Drittschuldnerangelegenheiten >>.

11.1. Drittschuldnerangelegenheiten

Zur ordnungsgemäßen Bearbeitung der termingebundenen Drittschuldnerangelegenheiten sind die bei den städtischen Dienststellen einlaufenden Abtretungserklärungen oder Pfändungsbeschlüsse sowie alle anderen Schriftstücke, die Pfändungen oder Abtretungen betreffen, sofort, ggf. durch Sonderboten nach Zuständigkeit entweder dem POR-P 4 oder dem KaStA-KF 34 zuzuleiten.

Die betreffenden Schriftstücke, Pfändungsbeschlüsse oder Abtretungsanzeigen sind grundsätzlich vorab per Fax an das KaStA oder an das POR-P 4 zu übermitteln.

Abtretungen und Pfändungen bewirken grundsätzlich, dass an den bisherigen Gläubiger keine Zahlun-gen mehr geleistet werden dürfen.

Ist eine Auszahlungsanordnung bereits vor Bekanntwerden des Zahlungsverbots ergangen, ist die Buchhaltung KaStA 13 sofort telefonisch zu verständigen, damit eine möglicherweise bereits angeord-nete Zahlung rückgängig gemacht werden kann.

11.2. Insolvenzverfahren

Das KaStA nimmt zentral die rechtlichen Interessen der Stadt in Insolvenzverfahren wahr.Wird über das Vermögen eines Schuldners das Insolvenzverfahren eröffnet, werden vom KaStA die Dienststellen hiervon mit einem Rundschreiben per E-Mail verständigt.

Die Dienststellen werden mit diesem Rundschreiben u.a. über folgende Sachverhalte informiert:

ð Verbot von Leistungen an den Schuldner,ð Gebot der Anzeige des Besitzes von zur Insolvenzmasse gehörenden Gegenständen,ð Aufforderung des KaStA an die Dienststellen, festzustellen, ob

gegen die Schuldnerin/den Schuldner Forderungen bestehen (auch solche, die noch nicht festge- setzt, der Schuldnerin/dem Schuldner gegenüber noch nicht geltend gemacht, oder dem KaStA noch nicht zur Einhebung mitgeteilt worden sind),

ð Aufforderung des KaStA an die Dienststellen, festzustellen, ob Verpflichtungen der Stadt gegenüber der Schuldnerin/dem Schuldner bestehen. Da an die Schuldnerin/den Schuldner nicht mehr geleistet werden darf, sind Auszahlungsanord-nungen über Guthaben, Freigabeweisungen für hinterlegte Kautionen u.a. zugunsten der Schuldnerin/des Schuldners an das KaStA-KF 34 zu leiten.

Sollten die Dienststellen selbst Kenntnis von der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens erhalten, sind sie verpflichtet, das KaStA-KF 34 hiervon sofort in Kenntnis zu setzen. Die obigen Gebote und Verbote sind in diesem Falle ebenso strikt zu beachten.

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Weitere Vorschriften für die Haushaltswirtschaft (§§ 25-32 KommHV-Doppik)

12. Erhebung, Vollstreckung und Billigkeitsmaßnahmen bei Forderungen der LHM

Die Zuständigkeiten für die Erhebung, Vollstreckung und Billigkeitsmaßnahmen öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Forderungen der LHM regelt die Dienstanweisung Forderungen (DA-FO).

13. Vorläufige Rechnungsvorgänge {Verwahrungen, Vorschüsse (§ 29 KommHV-Doppik)}

13.1. Als Verwahrgelder sind zu behandeln:

a) Einzahlungenð deren buchhalterische Zuordnung trotz gewissenhafter Prüfung noch nicht möglich ist,ð die als durchlaufende Gelder zu behandeln und an Dritte weiterzuleiten sind, ð die vor Eröffnung der Kassenbücher für das kommende Haushaltsjahr eingehen,

b) Kassenüberschüsse,c) in Kassenräumen gefundenes Bargeld.

Verwahrgeldanzeigen des KaStA sind innerhalb von drei Wochen zu erledigen. Ist dies nicht möglich, ist das KaStA zu informieren.

13.2. Als Vorschüsse sind zu behandeln:

a) Zahlungen, bei denen die Verpflichtung zur Leistung feststeht und die Deckung gewährleistet ist, die Ausgabe aber trotz gewissenhafter Prüfung noch nicht endgültig gebucht werden kann,

b) kassenrechtliche Vorschüsse, die vorläufig verbucht werden und später abzuwickeln sind, wie

ð Ausgaben, bei denen nicht feststeht, ob oder mit welchem Betrag sie endgültig von der Stadt zu tragen sind,

ð Zahlungen für Rechnung Dritter, die wieder zu erstatten sind, ð Handvorschüsse, ð Kassenfehlbeträge, die von der Kassenkraft nicht sofort ersetzt worden sind.

Vorschüsse sind von den Dienststellen im Benehmen mit dem KaStA zum frühestmöglichen Zeitpunkt abzuwickeln.

13.2.1. Verrechnungskonten

Alle Vorschüsse und ihre Abwicklung sind auf Verrechnungskonten zu buchen. Soweit Kassen zur Leistung von Vorschüssen ermächtigt sind, werden diese dort in den Hauptbüchern festgehalten.

Die Zuständigkeit zur Genehmigung der Eröffnung von Verrechnungskonten liegt bei der Stadtkämme-rei-HA II/11.Verrechnungskonten sind zum Bilanzstichtag 31.12. grundsätzlich aufzulösen. Sollte dies nicht möglich sein, ist der Saldo gegenüber der Stadtkämmerei-HA II/11 zu definieren.

Die Anträge auf Bereitstellung von Vorschussmitteln sind der Stadtkämmerei-HA II/11 von den Refera-ten zuzuleiten.

Die Abwicklung der Vorschüsse ist von den Referaten dauernd zu überwachen.Anordnende Dienststellen haben auf Anforderung des KaStA am Jahresschluss eine Aufstellung über ihre nicht abgewickelten Vorschüsse vorzulegen.

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Aufgaben und Organisation der Kasse (§§ 38-42 KommHV-Doppik)

14. Aufgaben der Kasse (§§ 38, 42 KommHV-Doppik)

14.1. Die Aufgaben der Kasse (Kassengeschäfte) sind in § 38 KommHV-Doppik umfassend geregelt.Das KaStA ist Vollstreckungsbehörde im Sinne des Bayerischen Verwaltungszustellungs- und Voll- streckungsgesetzes (BayVwZVG).

14.2. Weitere Aufgaben gem. § 38 Abs. 3 und § 42 KommHV-Doppik

14.2.1. Dem KaStA obliegen gem. § 38 Abs. 3 KommHV-Doppik die folgenden weiteren Aufgaben:

ð Verzeichnis der am Jahresende unerledigten vorläufigen Rechnungsvorgänge (Vorschüsse und Verwahrgelder),

ð Behandlung von Abtretungen, Pfändungen - soweit nicht das POR-P 4 zuständig ist -, Insolvenz-verfahren, Vergleichen, u.ä.,

ð Erteilung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen auf Antrag.

14.2.2. Sonderkassen

Dem KaStA wird der Zahlungsverkehr und die Verwaltung der Kassenmittel für Sonderkassen übertra-gen, soweit eine entsprechende Vereinbarung getroffen wurde.

14.2.3. Fremde Kassengeschäfte nach § 42 Abs. 2 KommHV-Doppik

Das KaStA erledigt die Kassengeschäfte für

a) Zweck- und Schulverbände, sofern der Stadt die Kassengeschäfte in der entsprechenden Satzung übertragen wurden,

b) Stiftungen mit eigener Rechtspersönlichkeit,c) Treuhandvermögen, zu deren Verwaltung die Stadt rechtlich verpflichtet und nicht die Stadt-

kämmerei-HA I/2 zuständig ist.

14.2.4. Die Übernahme weiterer fremder Kassengeschäfte erfolgt auf Anweisung des Stadtkämmerers.

14.2.5. Die Übernahme fremder Kassengeschäfte in Kasseneinrichtungen genehmigt das KaStA-Kassenauf-sicht.

15. Kassenverwalter, Kassenkräfte

15.1. Kassenverwalter im Sinne von Art. 100 Abs. 2 GO ist der Leiter des KaStA-Abt. I.

15.2. Er trifft die für eine ordnungsgemäße und wirtschaftliche Kassenführung sowie die zur Gewährleistung der inneren und äußeren Kassensicherheit erforderlichen Anordnungen, sofern diese Dienstanweisung und sonstige Bestimmungen nichts anderes regeln.

15.3. Mit Kassenaufgaben dürfen nur geeignete und zuverlässige Bedienstete mit ausreichender Vorbildung betraut werden, deren wirtschaftliche Verhältnisse geordnet sind (s. hierzu auch Ziff. 18.2.1).

Soweit erforderlich kann mit Genehmigung des KaStA-Kassenaufsicht auch Fremdpersonal an den städtischen Kasseneinrichtungen eingesetzt werden. Ziff. 42 ist zu beachten.

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16. Kasseneinrichtungen als Teile der Kasse (§§ 40, 41 KommHV-Doppik)

16.1. Zur Erledigung von Kassengeschäften kann das KaStA weitere Kasseneinrichtungen eröffnen.

16.2. Die Kasseneinrichtungen werden unterschieden in Zahlstellen nach § 40 KommHV-Doppik, Einnahme-kassen und Handvorschusskassen nach § 41 KommHV-Doppik. Bei der LHM gibt es folgende vier Kassentypen:

a) Zahlstelleb) Geldeinhebestellec) Auszahlungsstelled) Handvorschusskasse.

Näheres hierzu ist durch Rundschreiben „Neueinteilung der Kasseneinrichtungen der LHM“ der Stadt-kämmerei geregelt. Es steht im Intranet unter << Basisangebot / Publikationen / Finanzen >> zur Verfü-gung.

16.3. Die Fachaufsicht über die Kasseneinrichtungen obliegt dem Kassenverwalter (s. Ziff. 15.1). Er kann in Fragen der Kassenführung allen mit Kassengeschäften betrauten Bediensteten der Kasseneinrichtun-gen unmittelbare Weisungen erteilen. Über die Errichtung und Aufhebung von Kasseneinrichtungen entscheidet das KaStA-Kassenaufsicht auf Antrag. Die Zuständigkeit des POR hinsichtlich der personellen und organisatorischen Fragen bleibt unberührt.

17. Handvorschüsse (§ 41 KommHV-Doppik)

17.1. Der Handvorschuss ist zur Leistung von geringfügigen, laufend anfallenden Barauszahlungen be-stimmt. Die Einzelausgabe darf den Rechnungsbetrag von 50 Euro ohne Mehrwertsteuer nicht über-schreiten (s. Ziff. 2.1.1.9, 6.3, 8.6 BeschO).

17.2. Für die Bewilligung, Betragsfestsetzung und Aufhebung von Handvorschüssen ist das KaStA-Kassen-aufsicht zuständig. Es trifft die dazu erforderlichen Anordnungen. Die Dienststelle hat für die Handvor-schusskasse einen Verwalter und die erforderlichen Vertreter zu bestimmen.

17.3. Für die Handvorschüsse werden vom KaStA-Kassenaufsicht Dienstanweisungen erlassen. Darin ist insbesondere festzulegen:

ð die allgemeine Dienstaufsicht über die ordnungsgemäße Abwicklung des Handvorschusses,ð Art und Umfang der Geschäftsaufgaben,ð Art und Form der Aufzeichnungen, ð Aufbewahrung, ð Zeitpunkt und Art der Abrechnung, ð die mindestens jährlich vorzunehmende unvermutete Prüfung.

17.4. Für die Behandlung von Kassenfehlbeträgen und Kassenüberschüssen gelten die zu § 68 KommHV-Doppik erlassenen Bestimmungen entsprechend.

17.5. Bonusprogramme

Der Bareinkauf für die Stadt durch Dienstkräfte mit Nutzung von privaten Bonusprogrammen (z.B. Payback-Karte, Digits) ist nicht zulässig. Dienstliche und private Geschäfte dürfen nicht vermischt wer-den. Auf die „Richtlinien zum Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken“ wird verwiesen. Sie stehen im Intranet unter << Basisangebot / Personal / Unterstützung in Konfliktsituationen >> zur Verfügung.

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18. Organisation der Kasseneinrichtungen

18.1. Einrichtung und Geschäftsgang, Kassenvorstand (§ 39 KommHV-Doppik)

Die Kassen sind so einzurichten, dass sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledigen können. Hierzu gehört auch die sichere und zuverlässige Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Für jede Kasse ist ein Kassenvorstand zu benennen, der den Geschäftsablauf regelt und kontrolliert. Sowohl der Kassenvorstand als auch die Dienstkraft, die mit der Wahrnehmung bestimmter Aufgaben des Kassenvorstandes betraut wird (Delegation), sind schriftlich festzuhalten und dem KaStA-Kassen-aufsicht mitzuteilen.

18.1.1. Bei Änderungen im kassentechnischen Ablauf, bei Einsatz von Kartenzahlungsterminals, Kassenauto-maten, Registrierkassen, Multi-Web-Banking, Online-Banking, E-payment-Verfahren, etc., sowie bei der Einführung von DV-Verfahren im Kassenbereich ist das KaStA-Kassenaufsicht vorab rechtzeitig zur Beratung und Entscheidung einzuschalten (s. auch Ziff. 30.1).

18.2. Aufgaben des Kassenvorstandes

Soweit im Einzelfall durch die jeweilige Kassendienstanweisung nichts anderes bestimmt ist, ist der Kassenvorstand insbesondere verantwortlich für (s. auch Ziff. 18.7)

ð die ordnungsgemäße Abwicklung der Kassengeschäfte,ð die ausreichende Sicherung der Kassenräume und der Behältnisse für Bargeld und Wertgegen-

stände inner- und außerhalb der Kassenräume (s. Ziff. 30),ð die Einweisung neuer Kassenkräfte in die Dienstgeschäfte,ð die Hinterlegung von Schlüsseln und sonstigen Unterlagen beim KaStA gem. Ziff. 30.7,ð die Bekanntgabe aller für das Kassenwesen einschlägigen Bestimmungen an die Kassenkräfte,ð die Einhaltung von Anordnungen und Gesetzen, die der Kassensicherheit dienen.

18.2.1. Er bestellt die erforderlichen Kassenkräfte und übt die Dienstaufsicht (s. Ziff. 18.4) aus. Bei der Bestel-lung ist Ziff. 15.3 zu beachten. Er hat dafür zu sorgen, dass ausreichend Bedienstete in die Kassengeschäfte eingewiesen und zur Entgegennahme und Quittierung von Zahlungen ermächtigt sind. Die Urlaubs- und Krankheitsvertre-tung muss gesichert sein.

18.2.2. Der Kassenvorstand selbst darf aufgrund der ihm obliegenden Kontrollfunktion keine Kassengeschäfte ausüben.

18.3. Aufgabe und Organisation der einzelnen Kasseneinrichtungen bestimmt das KaStA-Kassenaufsicht im Rahmen der Fachaufsicht in gesonderten Dienstanweisungen.

In den Dienstanweisungen ist insbesondere zu regeln:

ð Zuständigkeitsbereich und Geschäftsaufgaben,ð Stellung, Aufgaben und Befugnisse des Kassenvorstandes,ð Form der Buchführung und des Abrechnungs- bzw. Ablieferungsverkehrs,ð Besonderheiten des Zahlungsverkehrs und der Aufbewahrung von Zahlungsmitteln, Wertzeichen,

Wertmarken und geldwerten Drucksachen,ð Art der Quittungsleistungen,ð Anzahl der unvermuteten Kassenprüfungen durch den Kassenvorstand.

18.4. Die Dienstaufsicht durch den Kassenvorstand umfasst insbesondere

ð die Kenntnisnahme des Schriftverkehrs,ð den Erlass ergänzender Arbeitsanleitungen zur Dienstanweisung,ð die mindestens vierteljährlich vorzunehmende unvermutete Prüfung der Kasseneinrichtung,

soweit nichts anderes bestimmt ist (s. Ziff. 18.5),ð die Beantwortung und Ausräumung von Prüfungsfeststellungen,ð die Überwachung der Tätigkeit und Dienstführung der Kassenkräfte,ð die Urlaubseinbringung der Kassenkräfte (s. VV Nr. 4 zu § 39 KommHV-Doppik),ð die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen.

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18.5. Im Rahmen der unvermuteten Prüfung ist insbesondere zu kontrollieren:

ð die Übereinstimmung von Kassensoll- und Kassenistbestand,ð die Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der Buchführung einschließlich Sammlung der Belege,ð die ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs, ð die ordnungsgemäße Verwaltung der Kassenmittel, ð die Wahrung der inneren und äußeren Kassensicherheit, ð die Bestandsverwaltung von Wertgegenständen und sonstigen Gegenständen, sowie deren

ordnungsgemäße Verwahrung.

Bei Kasseneinrichtungen mit geringem Zahlungsverkehr kann durch Dienstanweisung zugelassen wer-den, dass die unvermutete Prüfung in größeren Zeitabständen, jedoch mindestens einmal jährlich, vor-genommen wird.

18.5.1. Zeitpunkt und sachlicher Umfang einer Prüfung sind in den Unterlagen zu vermerken, die zu fertigen-den Prüfungsprotokolle sind wie Belege aufzubewahren.

Protokolle sind in jedem Fall zu führen - auch wenn es keine Beanstandungen gibt, um auch den Prü-fungsumfang zu dokumentieren.

18.6. Eine unvermutete Kassenprüfung ist immer vorzunehmen, wenn begründeter Verdacht auf Unregel-mäßigkeiten in der Kassenführung besteht. Bei festgestellten Unregelmäßigkeiten an Büchern, Bele-gen oder sonstigen Unterlagen sind unverzüglich das Revisionsamt und das KaStA-Kassenaufsicht zu verständigen.

18.7. Hinsichtlich der Aufgaben des Kassenvorstandes wird auch auf das Rundschreiben „Aufgaben des Kassenvorstandes“ der Stadtkämmerei verwiesen. Es steht im Intranet unter << Basisangebot / Publi-kationen / Finanzen >> zur Verfügung.

19. Kassenführung, Dienstbetrieb

19.1. Die Kassenkräfte haben dafür zu sorgen, dass die Schalterbestände (Bargeld und geldwerte Bestän-de) stets gegen Verluste gesichert sind. Der Bargeldbestand auf Zahltischen ist möglichst niedrig zu halten und außer Reichweite der Kunden aufzubewahren.

19.1.1. Die Kassenräume und die Kassenbehälter sind beim Verlassen abzuschließen Die Schlüssel sind ab-zuziehen. Hinsichtlich Kassenübergaben und Schlüsselführung wird auf Ziff. 21 und 30.4 verwiesen.

19.1.2. Buchungspflichtige Vorgänge sind richtig und unverzüglich aufzuzeichnen, um so die Vollständigkeit der Kassenbestände nachzuweisen.

19.1.3. Kassenbücher und alle die Kassenführung betreffenden Aufzeichnungen sind in den Kassenbehältern aufzubewahren, und nur wenn diese nicht ausreichen, anderweitig sicher zu verschließen.

19.1.4. Anvertraute Kassenbestände dürfen nur für dienstliche Zwecke verwendet werden. Eine Geldentnah-me gegen Einlage von Gutscheinen, Wertpapieren oder Schecks in die Kasse ist nicht erlaubt.

19.1.5. Es dürfen auch keine gemeindefremden Zahlungsmittel und Wertgegenstände oder solche von Dritten in den Kassenbehältern aufbewahrt werden.

19.1.6. Kassenkräfte sowie Geldeinheber dürfen städtische Zahlungsmittel und Werte mit ihrem Eigenbesitz oder dem Besitz anderer nicht vermengen.

19.1.7. Mängel an den Einrichtungen einer Kasse, die die Kassensicherheit beeinträchtigen können, sind un-verzüglich dem Kassenvorstand zu melden. Bei unsachgemäßer Behandlung von Kassengeschäften kann keine Entlastung angenommen werden, wenn nachweislich keine geeigneten Schritte zur Beseitigung dieses Mangels unternommen wurden.

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19.1.8. Einbruchdiebstähle sind sofort dem Kassenvorstand und dem KaStA-Kassenaufsicht zu melden. Ziff. 5.2.5 AGAM bleibt unberührt.

19.1.9. Das KaStA-Kassenaufsicht kann im Benehmen mit den zuständigen Dienststellen in begründeten Aus-nahmefällen Abweichungen von den Einzelregelungen der Ziff. 19.1 mit 19.1.8 verfügen.

19.2. Sorgfaltspflicht, Haftung

Bei allen Kassengeschäften ist größte Sorgfalt zu üben.

Verletzt ein Beamter vorsätzlich oder grob fahrlässig seine Pflichten, so hat er der Stadt München den daraus entstandenen Schaden zu ersetzen. Haben mehrere Beamte den Schaden gemeinsam verur-sacht, so haften sie als Gesamtschuldner (§ 48 Beamtenstatusgesetz - BeamtStG).

Bei leichter Fahrlässigkeit ist der Schaden durch die Stadt München zu ersetzen.

Für die Tarifbeschäftigten enthält § 3 Abs. 6 TVöD eine dem § 48 BeamtStG entsprechende Regelung.

Nicht zulässig bzw. unwirksam ist die gesamtschuldnerische Haftung bei Kassenfehlbeträgen von Kas-senkräften an städtischen Kasseneinrichtungen (s. hierzu auch Ziff. 21).

Für die Behandlung von Kassenfehlbeträgen gelten die zu § 68 KommHV-Doppik erlassenen Bestim-mungen entsprechend. Näheres hierzu ist im Rundschreiben der Stadtkämmerei über die „Behandlung von Kassenfehlbeträ-gen und Kassenüberschüssen“ geregelt. Es steht im Intranet unter << Basisangebot / Publikationen / Finanzen >> zur Verfügung.

19.3. Sonderaufgaben

Kassenkräfte haben auf Weisung des Kassenvorstandes im Rahmen der Geschäftsaufgaben der Kas-se auch außerhalb ihres Pflichtgebietes liegende Aufgaben zu erledigen, soweit die ordnungsgemäße Kassenführung dadurch nicht beeinträchtigt wird.

19.4. Verhalten bei Gewalt

Für die Sicherung von öffentlichen Kassen und Geldtransporten gilt der Grundsatz, dass die Sicherung von Leben und Gesundheit der Bediensteten oder Dritter der Vermeidung von Verlusten an Geld und Wertgegenständen vorangeht. Näheres hierzu ist im Rundschreiben der Stadtkämmerei „Verhalten während eines Raubüberfalls und nach einem Raubüberfall“ geregelt. Es steht im Intranet unter << Basisangebot / Publikationen / Finan-zen >> zur Verfügung.

20. Zeichnungsberechtigung in Kassenangelegenheiten

20.1. Die gegenüber Geldinstituten zeichnungsberechtigten Personen werden vom Kassenverwalter be-stimmt (s. auch Ziff. 28.5).

20.1.1. Verfügungen über Konten bei Kreditinstituten sind von zwei Bediensteten der Kasseneinrichtung zu unterzeichnen. Ist eine Kasseneinrichtung nicht entsprechend besetzt, muss einem anderen Bediens-teten der Dienststelle, der selbst nicht anordnungsbefugt sein darf, die entsprechende Zeichnungsbe-fugnis erteilt werden.

20.1.2. Die Verwendung von Kreditkarten durch städtische Bedienstete bedarf der Genehmigung des KaStA-Kassenaufsicht.

20.2. Soweit Verfahren mit elektronischer bzw. digitaler Unterschrift eingesetzt werden, bedürfen diese der Genehmigung des KaStA.

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21. Kassenübergaben

21.1. Die Kassengeschäfte sind im Vertretungsfall zu übergeben. Jede Kassenübergabe ist schriftlich festzu-halten und von beiden Kassenkräften zu unterzeichnen. Der Kassenvorstand ist von der Übergabe zu informieren.Das KaStA-Kassenaufsicht kann im begründeten Einzelfall Ausnahmen von dieser Regelung zulassen.

21.2. Der Übergabenachweis muss insbesondere enthalten:

ð Tag und Uhrzeit,ð den Kassenbestand,ð die Wertgegenstände und die anderen Gegenstände nach §§ 55, 56 KommHV-Doppik,ð die Schlüssel,ð die Kassenbücher und -nachweisungen und ggf. die Scheckvordrucke.

21.3. Bei Verhinderung der übergebenden Kassenkraft übergibt der Kassenvorstand die Bestände nach Ziff. 21.2 an den Vertreter. Beide zeichnen für die Übergabe.

21.4. Bei Kassenbehältnissen mit doppelter Schließvorrichtung ist bei Kassenübergaben darauf zu achten, dass niemand gleichzeitig die Funktion des Sperrers und des Mitsperrers wahrnimmt. Bei Übergabe der Mitsperre an einen anderen Bediensteten gelten die vorstehenden Regelungen entsprechend.

Zahlungsverkehr (§§ 43-52 KommHV-Doppik)

22. Kassenzwang

22.1. Kassengeschäfte dürfen grundsätzlich nur in den Kassenräumen von den dazu beauftragten Kassen-kräften vorgenommen werden.

22.2. Außerhalb von Kassenräumen dürfen Zahlungsmittel nur von hierzu besonders ermächtigten Personen angenommen oder ausgehändigt werden.

Geldeinheber haben während ihrer Tätigkeit einen Ausweis mit besonderer Ermächtigung bei sich zu führen, der den Einzahlern auf Verlangen vorzuzeigen ist. Der Ausweis wird vom KaStA-Kassenauf-sicht bzw. im Einvernehmen mit dem KaStA-Kassenaufsicht durch die jeweilige Dienststelle ausge-stellt.

Das KaStA-Kassenaufsicht kann in besonders gelagerten Fällen die Genehmigung zur Geldeinhebung außerhalb von Kassenräumen ohne Einhebeausweis erteilen.

22.3. Eine erteilte Vollmacht zur Vertretung der Stadt bei gerichtlichen Verfahren schließt die Befugnis zur Entgegennahme und Übergabe von Zahlungsmitteln ein.

22.4. Vertragliche Vereinbarungen, durch die Dritte mit Kassengeschäften beauftragt werden, bedürfen der Zustimmung des KaStA.

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23. Annahme von Einzahlungen, Leistung von Auszahlungen (§§ 45, 46 KommHV-Doppik)

23.1. Kasseneinrichtungen dürfen Einzahlungen und Auszahlungen grundsätzlich nur aufgrund schriftlicher Kassenanordnungen annehmen bzw. vornehmen. Dies gilt nicht in den Fällen des § 46 KommHV-Doppik, sowie für Kassenbestandsverstärkungen und für Ablieferungen im Rahmen der Geldverwaltung.

23.2. Bareinzahlungen sind auch ohne schriftliche Annahmeanordnung anzunehmen, wenn sachliche Grün-de dafür vorliegen.

23.3. Annahme von Münzen

Mehr als 50 Münzen müssen bei einer Zahlung nicht angenommen werden. Entsprechende Zahlungen sollen jedoch nur dann zurückgewiesen werden, wenn durch die Annahme der Dienstbetrieb erheblich gestört werden würde.

23.4. Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten

Neben den gesetzlichen Zahlungsmitteln dürfen an den Kasseneinrichtungen Einzahlungen mittels Geldkarten, Debitkarten oder Kreditkarten entgegengenommen werden. Das hierfür erforderliche Kartenzahlungsterminal ist vom KaStA-Kassenaufsicht zu genehmigen (s. hierzu auch Ziff. 18.1.1).

23.5. Schecks

Schecks sind Zahlungsmittel und sind anzunehmen. Die Dienstanweisung über die Annahme und Behandlung von Schecks in der jeweils gültigen Fassung ist zu beachten. Sie steht Ihnen im Intranet unter << Basisangebot / Publikationen / Finanzen >> zur Verfügung.

23.6. Postwertzeichen

Postwertzeichen sind keine Zahlungsmittel (s. Ziff. 2.4.4 AGAM), sie werden deshalb nicht angenom-men. Dies gilt auch dann, wenn die Postwertzeichen übersandt werden.

24. Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen, Falschgeld (§ 43 KommHV-Doppik)

24.1. Bei der Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen ist nach Anlage 2 zu § 43 KommHV-Doppik zu verfahren. Die Kassenkräfte tragen die Verantwortung für die Gültigkeit der Banknoten und Münzen.

24.2. Versiegelte, verschweißte oder mit Plomben oder sonstigem Verschluss versehene Geld- oder Wert-sendungen, die bei einer Kasseneinrichtung eingehen, brauchen bei der Übergabe nicht sofort geöffnet und nachgezählt werden. Bei Öffnung ist der Inhalt jedoch unverzüglich zu kontrollieren.

24.3. Die Prüfung von Zahlungsmitteln ist immer in Gegenwart eines Zeugen vorzunehmen (Zählvorgang, ordnungsgemäße Verplombung, usw.). Dies gilt auch dann, wenn Kasseneinrichtungen nur mit einer Person besetzt sind.

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24.4. Falschgeld

Wegen der erfahrungsgemäß schwierigen und im Einzelfall kaum zu treffenden Unterscheidung von Falschgeld und als Falschgeld verdächtiger Euro-Münzen und Euro-Banknoten, wird bei den Kassen-einrichtungen der LHM keine derartige Unterscheidung getroffen. Vorgelegtes verdächtiges Geld ist immer als Euro-Bargeld zu behandeln, dessen Echtheit zweifelhaft ist. Näheres hierzu ist im Rundschreiben der Stadtkämmerei über die „Behandlung von Euro-Bargeld, des-sen Echtheit zweifelhaft ist“, geregelt. Es steht im Intranet unter << Basisangebot / Publikationen / Fi-nanzen >> zur Verfügung.

Die Verwendung von Geldscheinprüfgeräten wird empfohlen.

25. Fremde Währungen

Bareinzahlungen in fremder Währung werden nicht angenommen. Übersandte fremde Geldsorten hingegen sind anzunehmen. Sie sind unverzüglich dem KaStA zuzulei-ten, da deren Verkauf ausschließlich durch das KaStA erfolgt.

26. Einza hlungsquittung (§ 47 KommHV-Doppik)

26.1. Die Kasse hat über jede Bareinzahlung eine Quittung zu erteilen. Ausnahmen sind in § 47 KommHV-Doppik geregelt. Die Form der Quittung richtet sich nach der Einrichtung und der maschinellen Ausstattung der jeweili-gen Kasseneinrichtung und wird durch Dienstanweisung festgelegt.

26.2. Fortlaufend nummerierte Quittungsblöcke werden vom KaStA beschafft und ausgegeben. Ausnahmen werden von KaStA genehmigt.Über Zu- und Abgang von Quittungsblöcken ist ein Bestandsnachweis zu führen. Die Zugänge sind durch Lieferscheine, die Abgänge durch Empfangsbescheinigungen zu belegen.Der Verlust eines Quittungsblockes ist sofort dem Kassenvorstand anzuzeigen und über das KaStA-Kassenaufsicht dem Revisionsamt zu melden. Der Verlust ist in den Unterlagen festzuhalten.

26.3. Verschriebene Quittungen sind ungültig zu machen und im Quittungsblock zu belassen.

26.4. Für ausgestellte Quittungen dürfen keine Zweit- oder Ersatzquittungen ausgestellt werden. Es kann lediglich eine Bestätigung darüber erteilt werden, dass eine Quittung ausgestellt bzw. Zahlung geleistet wurde.

27. Auszahlungsnachweis (§ 51 KommHV-Doppik)

27.1. Barzahlung

27.1.1. Kasseneinrichtungen dürfen nur gegen Quittung (Empfangsbestätigung) bar auszahlen.

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27.1.2. Vor der Barauszahlung muss vom Zahlungsempfänger ein Personalausweis oder Reisepass verlangt werden, es sei denn, dass der Empfänger persönlich bekannt ist.Von einem Bevollmächtigten muss außerdem ein Nachweis über seine Empfangsberechtigung gefor-dert werden.

27.1.3. Bei Geldgeschenken, Ehrungen, etc., bei denen dem Empfänger eine Quittungsleistung nicht zugemu-tet werden kann, genügt die Bescheinigung der Übergabe durch einen Bediensteten, der nicht der Kas-seneinrichtung angehören soll.

27.2. Unbare Zahlungen

27.2.1. Bei unbaren Auszahlungen sind der Zahlungsweg und der Tag der Auszahlung auf dem Beleg zu be-scheinigen.

27.2.2. Lastschrifteinzug (LEV)

Die Ermächtigung zum Lastschrifteinzug wird vom KaStA erteilt. Sie darf nur erteilt werden, wenn kein Missbrauch der Ermächtigung zu befürchten ist.Lastschrifteinzüge ohne vorheriger Genehmigung durch das KaStA werden vom KaStA zurück ge-reicht.

Verwaltung der Kassenmittel und der Wertgegenstände, Kassensicherheit (§§ 53-56 KommHV-Doppik)

28. Verwaltung der Kassenmittel

28.1. Die Zuständigkeit für die Bewirtschaftung des Kassenbestandes wird durch Dienstanweisungen der Stadtkämmerei in der jeweils gültigen Fassung geregelt.

28.2. Die Festsetzung der Soll- und Habenzinsen im Kontokorrentverkehr mit den Sonderkassen erfolgt durch die Stadtkämmerei.

28.3. Der höchstzulässige Kassenbarbestand der Kasseneinrichtungen wird unter wirtschaftlichen Gesichts-punkten vom KaStA-Kassenaufsicht im Benehmen mit der jeweiligen Kasseneinrichtung festgesetzt. Überschreitungen sind im Tagesabgleichbuch zu begründen und vom Kassenvorstand abzuzeichnen.

28.4. Verstärkungen der Kassenbestände, die mit einem Werttransportunternehmen zugestellt werden, sind von den Kasseneinrichtungen spätestens zwei Tage vor Abholung dem KaStA unter Angabe der nöti-gen Stückelung mitzuteilen.Werden die Verstärkungen bar im KaStA abgeholt, ist die Mitteilung spätestens einen Tag vor Abholung erforderlich.Kassenverstärkungen zu Gunsten von Girokonten der Kasseneinrichtungen sind von diesen durch Zahlungsauftrag beim KaStA abzurufen.

28.5. Bankkonten

Bei Bedarf können für Kasseneinrichtungen eigene Konten bei Geldinstituten eingerichtet werden. Die Eröffnung und Auflösung dieser Konten genehmigt das KaStA-Kassenaufsicht (Kontenverfügung s. Ziff. 20.1.1). Die Überwachung der Kontenbewegungen obliegt den Fachdienststellen.Kasseneinrichtungen im Stadtgebiet von München müssen ihr Konto bei der Stadtsparkasse München eröffnen. Ausnahmen hiervon bedürfen der Zustimmung durch das KaStA-Kassenaufsicht.

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Um Zinsverluste zu vermeiden, ist - soweit ein Kontohöchstbetrag festgesetzt ist - bei Erreichen dieses Höchstbetrages eine sofortige Umbuchung auf ein Konto des KaStA vorzunehmen, ohne Rücksicht auf einen evtl. in der jeweiligen Dienstanweisung festgelegten Zeitpunkt. Ausgenommen hiervon sind die Konten mit automatisiertem Saldenausgleich (Übertrag der Kontobe-stände auf Konten des KaStA).

28.6. Bei unbaren Auszahlungen über 100.000 Euro kann das KaStA den Betrag als Eilzahlung überweisen.

28.7. Die anordnungsbefugten Dienststellen haben das KaStA-Abt. I/CM unverzüglich zu unterrichten, wenn Einzahlungen von mindestens 500.000 Euro oder Auszahlungen von mindestens 100.000 Euro be-kannt werden. Dies gilt nicht bei regelmäßig wiederkehrenden Auszahlungsterminen (z.B. Bezügezahlungen).

28.8. Dem KaStA-Abt. I/CM ist von den Dienststellen jeweils zum Jahresbeginn ein Auszahlungsplan vorzu-legen.

29. Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln ( § 54 KommHV-Doppik)

29.1. Aufbewahrung

Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar zur Auszahlung benötigt werden, sind grundsätzlich in ausrei-chend Schutz gewährenden Kassenbehältern aufzubewahren (s. Ziff. 30.2). Nicht zur Kasse gehörige Zahlungsmittel dürfen nicht im Kassenbehälter aufbewahrt werden.

Vordrucke für Schecks sind immer im Kassenbehälter aufzubewahren. Können Überweisungsformula-re aus betrieblichen Gründen nicht derart aufbewahrt werden, sind sie anderweitig sicher unter Ver-schluss zu halten.

29.2. Beförderung

Bei der Beförderung von Zahlungsmitteln und geldwerten Papieren sowie von Wertgegenständen nach § 55 KommHV-Doppik durch städtische Bedienstete sind alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen zu treffen. Die Vorgaben zu § 54 KommHV-Doppik sind zu beachten.

Damit der Versicherungsschutz (s. Ziff. 30.8) gewährleistet ist, sind Geldtransporte wie folgt durchzu-führen:

ð bis 25.000 Euro durch einen Transportbeauftragten,ð über 25.000 Euro bis 50.000 Euro durch zwei Transportbeauftragte,ð über 50.000 Euro bis 125.000 Euro ausschließlich mit Kraftfahrzeug durch zwei Transport-

beauftragte (zusätzlich zum Fahrer),ð über 125.000 Euro bis 250.000 Euro ausschließlich mit Kraftfahrzeug durch drei Transport-

beauftragte (zusätzlich zum Fahrer),ð über 250.000 Euro in Teilbeträgen.

Es dürfen nur volljährige, zuverlässige Bedienstete eingesetzt werden, die im Vollbesitz ihrer körperli-chen Kräfte sind. Schecks können unabhängig vom Betrag von einer Dienstkraft befördert werden.

29.3. Beförderung städtischer Werte durch Werttransportfirmen

Bei der Beförderung von Zahlungsmitteln und geldwerten Papieren sowie von Wertgegenständen nach § 55 KommHV-Doppik durch Dritte, ist das Kommunalreferat-Zentralstelle für Bewachungsangelegen-heiten für die Beratung und Konzepterstellung zuständig, das Direktorium-Vergabestelle 1 für die Ver-tragsgestaltung und Vergabe.

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30. Sicherung der Kassenräume (§ 54 KommHV-Doppik)

30.1. Bauliche und sicherungstechnische Maßnahmen

Die Kassenräume und deren Einrichtungen müssen ihrer Lage und Beschaffenheit nach für den Kas-senverkehr geeignet und gegen Einbruchdiebstahl, Feuer und Beraubung ausreichend gesichert und versichert sein.Die Kosten der Sicherheitsvorkehrungen müssen in einem angemessenen Verhältnis zum gefährdeten Kassenbestand stehen.

Art und Umfang der Sicherungsmaßnahmen bestimmen sich nach der örtlichen Lage der Kassenein-richtung, nach der Zahl der dort Beschäftigten, nach dem Umfang des Publikumsverkehrs, sowie nach Art und Höhe des Bargeldumsatzes und der Wertgegenstände.Insbesondere ist die „Unfallverhütungsvorschrift Kassen“ (UVV-Kassen) zu beachten. Sie kann über das KaStA-Kassenaufsicht bezogen werden.

Bei der Planung, Verlegung, Neuausstattung und Änderung von Kassenräumen ist das KaStA-Kassen-aufsicht vorab rechtzeitig zur Beratung und Entscheidung einzuschalten (s. auch Ziff. 18.1.1). Gegebenenfalls ist auch die Einschaltung des Kommunalreferates-Zentralstelle für Bewachungsange-legenheiten erforderlich.

Im Rahmen des Möglichen und Erforderlichen soll bei der Errichtung von Kassenräumen beachtet wer-den:

30.1.1. Kassenstandort

Kassen sollen nicht im Erdgeschoss liegen, ausgenommen solche mit lebhaftem Publikumsverkehr, jedoch entfernt von Ein- und Ausgängen, Treppenhäusern oder Fahrstühlen.

Der Kassenraum soll zwischen anderen Diensträumen liegen und für die Kassenkräfte nur durch einen mit Bediensteten besetzten Raum zugänglich sein.

Es muss Blickverbindung mit den Dienstkräften in angrenzenden Diensträumen gegeben sein.

30.1.2. Fenster

Von außen ohne Hilfsmittel erreichbare Fenster zu Kassenräumen müssen so vergittert oder in sonsti-ger Weise gesichert sein, dass ein Einstieg nicht möglich ist.

Ein Einblick von außen darf ebenfalls nicht möglich sein. Weitere Mindestsicherheitsanforderungen beinhaltet die UVV-Kassen.

30.1.3. Türen

Die Türen zum gesicherten Bereich müssen

ð mit einem Sicherheitsschloss ausgerüstet und selbstschließend sein,ð während der Schalterstunden ständig verschlossen sein,ð von außen nur mit dem Sicherheitsschlüssel zu öffnen sein undð einen Durchblick von innen nach außen ermöglichen (z.B. Türspion).

Ihre selbstschließende Wirkung darf nicht aufgehoben werden. Das Schloss darf nicht in eine Haupt-schließanlage einbezogen sein.

30.1.4. Schusssichere Box

Kassier- und Geldzählerplätze, an denen regelmäßig Bargeld oder Wertgegenstände griffbereit vorhan-den sind, müssen von öffentlich zugänglichen Räumen oder Raumteilen schusssicher abgetrennt sein.

Wände, Türen, Fenster, Durchreiche- und Sprechöffnung müssen schusssicher sein. Als schusssicher gelten verwendete Materialien, wenn sie in Stärke und Ausführung mindestens der Widerstandsklasse BR3-S nach DIN EN 1063 und P7B nach DIN EN 356 entsprechen. Weitere Sicherheitsanforderungen beinhaltet die UVV-Kassen.

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Verzicht auf eine schusssichere Box

Unter besonderen Voraussetzungen (Höhe des Geldbetrages, regelmäßige Anwesenheit mehrerer Be-diensteter, Einsicht des Schalterraumes von anderen Räumen, große Entfernung zum Eingang, Alarm-anlage, u.ä.) kann auf eine schusssichere Abtrennung verzichtet werden.

In diesem Fall müssen die Kassier- und Geldzählerplätze zu öffentlich zugänglichen Räumen hin nach Möglichkeit unübersteigbar abgetrennt sein. Die Schalterbarriere soll mit einem Schalteraufbau und ei-ner Sprechöffnung ausgestattet sein.

30.2. Bauliche und sicherungstechnische Ausrüstung (Kassenbehälter)

Die Art der Kassenbehälter sowie deren Aufbewahrung richten sich nach der Höhe der zu verwahren-den Geldbeträge und Wertgegenstände und den örtlichen Gegebenheiten. Zudem sind die allgemeinen Bedingungen der Stadtkämmerei-HA I/3-Versicherungen für die Versiche-rung gegen Schäden durch Einbruchdiebstahl und Raub zu berücksichtigen (s. auch Ziff. 30.8).

Näheres, insbesondere zu den einbruchhemmenden Anforderungen und zur Aufbewahrung ist in § 54 KommHV-Doppik geregelt.

Als üblich und dem Versicherungsschutz entsprechend (s. Ziff. 30.8) gelten folgende Kassenbehälter:

ð Handkassetten Aufbewahrung bis 7.500 Euro,ð mehrwandige Stahlwandschränke, gepanzerte Geldschränke Aufbewahrung bis 100.000 Euro,ð Panzergeldschränke und Tresore Aufbewahrung über 100.000 Euro.

Eingemauerte Stahlwandschränke müssen eine mehrwandige Tür besitzen. Der Sicherheitsgrad muss mindestens der Sicherheitsstufe C1F nach VDMA bzw. VdS-Grad I entsprechen. Freistehende Wertbehältnisse (also Panzergeldschränke, gepanzerte Geldschränke oder mehrwandi-ge Stahlschränke) müssen ein Mindestgewicht von 300 kg haben und im Boden verankert sein. Hier gilt ebenfalls der Mindestsicherheitsgrad der Sicherheitsstufe C1F nach VDMA bzw. VdS-Grad I.

Bei Beträgen über 100.000 Euro ist eine Einzelgenehmigung des Versicherers erforderlich, zudem wird eine Einbruchmeldeanlage verlangt.

Stahlwandschränke und Tresore sind so aufzustellen, dass sie weder aus dem Publikumsraum noch durch Außenfenster sichtbar sind.

30.3. Sicherheitseinrichtungen und Alarmanlagen

Hinsichtlich der Maßnahmen zur Raum- und Außensicherung ist § 54 KommHV-Doppik zu beachten.

Die eingerichteten Sicherungssysteme erfordern eine regelmäßige Wartung. Sie sind mindestens ein-mal jährlich auf ihre Betriebssicherheit hin zu prüfen.Die Sicherheitseinrichtungen dürfen nicht unwirksam gemacht werden.

30.4. Schlüsselführung

30.4.1. Die Kassenräume und die Kassenbehälter sind beim Verlassen des Raumes stets abzuschließen. Alle Schlüssel sind abzuziehen.

30.4.2. Die Schlüssel zu den Kassenbehältern sind von den zu ihrer Führung ermächtigten Bediensteten sorg-fältig zu verwahren und dürfen beim Verlassen der Diensträume - sowohl während der Dienstzeit als auch nach Dienstschluss - nicht zurückgelassen werden.

30.4.3. Für den ordnungsgemäßen Verschluss der Kassenräume und Kassenbehälter ist jeder verantwortlich, der einen Schlüssel hierzu führt. Die Namen der Schlüsselführenden sind in einer Liste festzuhalten.

30.4.4. Zu jedem Schloss muss ein Reserveschlüssel vorhanden sein. Bei Verlust eines Schlüssels ist das Schloss zu ändern und KaStA-Abt. I zu informieren. Ziff. 30.7 ist zu beachten.

30.4.5. Hinsichtlich der Übergabe von Schlüsseln ist Ziff. 21 zu beachten.

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30.5. Zahlenkombination

Die Zahlenkombinationen sind mindestens einmal jährlich zu ändern. Eine sofortige Änderung ist erforderlich, wenn Kassenkräfte mit Kenntnis der Kombination ausscheiden oder versetzt werden. Dies gilt auch bei Gewaltmaßnahmen wie Einbruchdiebstahl, u.ä. Ziff. 30.7 ist zu beachten.

30.6. Sonstige Maßnahmen

30.6.1. Zutritt

Das Betreten von Kassenräumen ist fremden Personen grundsätzlich nicht gestattet. Sie dürfen diese erst nach Feststellung ihrer Aufenthaltsberechtigung betreten. Arbeiten im Kassenraum (Reinigungen, Reparaturen, Installationen, usw.) sollen erst nach Kassenschluss durchgeführt werden.

30.6.2. Fremdfirmen

Bei der Ausgabe von Schlüsseln an Außenstehende (z.B. Reinigungsfirmen) ist besondere Vorsicht geboten. Es ist dafür zu sorgen, dass möglichst nur bestimmte Personen dieser Fremdfirmen über Schlüssel verfügen und dass die Sicherheitsbestimmungen beachtet werden.

30.6.3. Mehrfachsperre

Bei der regelmäßigen Aufbewahrung von mehr als 250.000 Euro ist ein Kassenbehälter mit Mehrfach-sperre vorgeschrieben.Für die unter Mehrfachsperre befindlichen Kassen- und Wertbestände muss jeder Sperrer und Mitsper-rer jeden Zu- und Abgang und den sich hieraus ergebenden Gesamtbetrag mitbestätigen.Ein Sperrer darf nicht in den Besitz des Schlüssels eines Mitsperrers kommen und umgekehrt.

Hinsichtlich der Übergabe von Schlüsseln ist Ziff. 21 zu beachten.

30.7. Hinterlegung beim Kassen- und Steueramt

Gegen Verwahrschein sind beim KaStA-Abt. I im gesiegelten Briefumschlag zu hinterlegen:

ð der Zweitschlüssel des Kassenbehälters,ð die Zahlenkombination,ð die Unterlagen über die Klassifizierung und die Sicherheitsstufe der Stahlschränke und Tresore,ð die Unterlagen über die getroffenen Sicherungsmaßnahmen.

Die Briefumschläge müssen mit genauen Inhaltsangaben und mit Unterschrift einer Kassenkraft und des Kassenvorstandes versehen sein. Vor Hinterlegung sind die Zweitschlüssel und die Zahlenkombinationen zu verproben.

Die vom KaStA ausgestellten Verwahrscheine sind bei den Dienststellen unter sicherem Verschluss, nicht aber im Kassenbehälter zu verwahren.Die Aushändigung der Unterlagen erfolgt nur gegen Vorlage der Verwahrscheine. Kann kein Verwahr-schein vorgelegt werden, erfolgt die Freigabe nur gegen entsprechende unterschriftliche Bestätigung des Kassenvorstandes oder des Dienststellenleiters.

30.8. Versicherung

Zur Versicherung gelten die Richtlinien für die Personen- und Sachschadenversicherungen der LHM in der jeweils gültigen Fassung. Sie stehen im Intranet unter << Basisangebot / Finanzen / Sonstige Fi-nanzthemen / Versicherungen >> zur Verfügung.

30.9. Ausnahmen

Das KaStA-Kassenaufsicht kann im Benehmen mit den zuständigen Dienststellen in begründeten Aus-nahmefällen Abweichungen von den Einzelregelungen der Ziff. 30.1 mit 30.7 verfügen.

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31. V erwahrung von Wert- und anderen Gegenständen (§§ 55, 56 KommHV-Doppik )

31.1. Das KaStA-Abt. I ist zuständig für die Verwahrung von Wertgegenständen und anderen Gegenstän-den, soweit deren Verwahrung nicht anderen Dienststellen übertragen ist.

31.2. Für Gegenstände die der Stadt als Sicherheit übereignet wurden, ist die SHO zusätzlich zu beachten.Die Zuständigkeit für Hinterlagen nach der SHO liegt beim KaStA-Abt. I.

31.3. Sonderbestimmungen gelten für:

ð Postwertzeichen (AGAM Ziff. 2.4.4),ð Fundsachen (AGAM Ziff. 5.1.10 ff.),ð Schecks (Dienstanweisung über die Annahme und Behandlung von Schecks),ð Dienstfahrscheine (Bestimmungen des POR).

31.4. Die Annahme und die Auslieferung von Wertgegenständen ist von der zuständigen Dienststelle anzu-ordnen.

31.5. Wertpapiere, die der Auslosung unterliegen oder mit Zins- und Gewinnanteilscheinen versehen sind, müssen gegen Depotbescheinigung einem Kreditinstitut zur bankmäßigen Verwaltung übergeben wer-den.

31.6 Wertgegenstände, die nicht einem Kreditinstitut übergeben werden, sind von den mit der Verwaltung beauftragten Kasseneinrichtungen und Dienststellen in geeigneten Räumen und Kassenbehältern un-ter Doppelverschluss aufzubewahren. Ausgenommen hiervon sind

ð Wertzeichen und Wertmarkenð geldwerte Drucksachen,ð Depotscheine und Depotquittungen.

Ausnahmen bedürfen der Zustimmung des KaStA.

31.7. Vordrucke, Plaketten und Zeichen für Amtshandlungen im übertragenen Wirkungskreis müssen wegen der besonderen Diebstahlsgefahr entsprechend der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministe-riums des Innern gesichert und verwahrt werden.

Die Bekanntmachung ist unter § 55 KommHV-Doppik abgedruckt.

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Buchführung, Inventur, Inventar (§§ 57-71 KommHV-Doppik)

32. Buchführung, Inventur, Inventar

32.1. Die zentrale Buchführung ist grundsätzlich Aufgabe des KaStA.Der Stadtkämmerei obliegt die Buchführung über die Bereiche Finanzreserven, Treuhandvermögen, Stiftungen (Anlage- und Umlaufvermögen) und der Kreditverbindlichkeiten/Derivate.

Es zeichnet verantwortlich:

ð die Stadtkämmerei-HA II/11 für das Anlagevermögen (Immobilien)ð die Stadtkämmerei-HA I/22 für das Anlage- und Umlaufvermögen der Finanzreserven,ð das KaStA für die Buchhaltung des Umlaufvermögens der Kassenanlagen.

Buchungen in den Frontmodulen MM (Ausgaben) und SD (Einnahmen), in EBP sowie in der Anlagen-buchhaltung und in der Kosten- und Leistungsrechnung erfolgen auch dezentral in den Referaten.

32.2. Arten der Buchführung

Die Bücher können in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (auto-matisierte Verfahren) oder in visuell lesbarer Form (gebunden, geheftet, in Loseblatt- oder Karteiform) geführt werden. Durch Dienstanweisung wird bestimmt, in welcher Form die Bücher geführt werden.

32.2.1. Automatisierte Verfahren (s. auch Ziff. 10)

Die Vorgaben der §§ 33, 58 KommHV-Doppik müssen erfüllt sein. Automatisierte Verfahren dürfen in Kasseneinrichtungen nur im Benehmen mit dem KaStA eingeführt werden.

Die Geschäftsanweisung für die >> technikunterstützte Informationsverarbeitung << bei der Landes-hauptstadt München (INFO-GAM) in der jeweils gültigen Fassung ist zu beachten.

Zu den einzelnen DV-Verfahren müssen Handbücher oder Verfahrensbeschreibungen vorhanden sein, die als Arbeitsanleitungen in den jeweiligen Kassen zu beachten sind.

32.2.2. Manuelle Buchführung

ð Kassenbücher sind ausschließlich über das KaStA zu beziehen. ð Bei sonstigen Büchern (z.B. in Kartei- oder Loseblattform) ist über die ausgegebenen Blätter ein

Bestandsnachweis zu führen.

32.3. Führung der Bücher (§ 57 KommHV-Doppik)

ð Die Eintragungen in die Bücher sind sorgfältig und deutlich lesbar vorzunehmen.ð Streichungen und sonstige Änderungen sind so vorzunehmen, dass ursprüngliche Eintragungen

lesbar bleiben. ð Abkürzungen müssen allgemein verständlich oder verkehrsüblich sein.ð Es ist nicht zulässig, zwischen den Zeilen Eintragungen vorzunehmen oder Zeilen freizulassen.

Nach den Abschlüssen oder infolge Überschlagens frei bleibende Seitenteile oder Seiten sind mit einem Schrägstrich zu sperren.

ð Nach dem Tagesabgleich dürfen Beträge in den Betragsspalten nicht mehr geändert werden. Not-wendige Berichtigungen sind durch entsprechende Buchungen vorzunehmen.

ð Absetzungen sind mit roter Farbe oder mit Minuszeichen bzw. einem entsprechenden Merkmal vorzunehmen.

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32.4. Buchführung über Wertgegenstände (§ 55 KommHV-Doppik)

32.4.1. Zum Nachweis der Einlieferung, Auslieferung und des Bestandes von Wert- und sonstigen Gegenstän-den mit Ausnahme der Wertzeichen und geldwerten Drucksachen hat die verwahrende Stelle ein Wer-tebuch zu führen. Für Vordrucke, Plaketten und Zeichen für Amtshandlungen ist ein Vordrucküberwachungsbuch als be-sonderes Wertebuch vorgeschrieben.

32.4.2. Über Wertzeichen und geldwerte Drucksachen (auch Dienstfahrscheine) sind Bestandsnachweise zu führen, aus denen mindestens Zugänge und Abgänge und der Bestand hervorgehen müssen.

32.4.3. Die Bücher sind ausschließlich über das KaStA zu beziehen (s. Ziff. 32.2.2).

32.5. Buchführung im KaStA

Das KaStA führt für den zeitlichen und sachlichen Nachweis die Bücher im Sinne von § 60 KommHV-Doppik, sowie zusätzlich das Tagesabgleichbuch im Sinne von § 68 KommHV-Doppik.

Darüber hinaus werden folgende weitere Bücher geführt:

ð Stückverwahrungsbuch,ð Pfandbuch,ð Quittungsbestandsbuch,ð Werteeingangsbuch,ð Werttransportbuch,ð Schecküberwachungsbuch,ð Bestandsbuch für Hinterlagen und Sicherheitsleistungen (in elektronischer Form über SAP ERP), ð Bestandsbuch für Zweitschlüssel von Kassenbehältern (in elektronischer Form über SAP ERP).

32.6. Gemeinsamer zeitlicher Nachweis

32.6.1. Für die Kassengeschäfte des Gemeindehaushalts und der Sonderkassen und für die fremden Kassen-geschäfte wird ein gemeinsamer zeitlicher Nachweis geführt.

32.6.2. Die Bestände der Sonderkassen und der fremden Kassengeschäfte werden in den sachlichen Nach-weisen für Verwahrungen, Vorschüsse und sonstige außerhaushaltsmäßige Vorgänge nachgewiesen.

32.7. Die Buchführung bei den Kasseneinrichtungen richtet sich nach den jeweiligen besonderen Dienstan-weisungen.

32.8. Die Stadtkämmerei führt folgende Bücher:

a) für die zeitliche Buchung

ð zeitlicher Nachweis für alle täglich anfallenden Einnahmen und Ausgaben,ð Tagesabgleichbuch oder vergleichbarer revisionssicherer Abgleich (z.B. über SAP ERP).

b) für die sachliche Buchung

ð sachlicher Nachweis für das Gemeindevermögen,ð Finanzreserven,ð Anlagevermögen,ð Treuhandvermögen, jeweils getrennt nach Vermögen und Ertrag,ð sachlicher Nachweis für Stiftungen, ð Hilfssachbuch (z.B. Mozart) für die in den sachlichen Nachweisen zu verbuchenden Wertpa-

piere,ð Vorschussbuch für die Abwicklung der Schuldendienstleistungen und die Erstattungen der

Eigenbetriebe und der rechtlich selbständigen und fiduziarischen Stiftungen.

32.8.1. SAP ERP ist stadtweit im Einsatz, die SAP-Dienstanweisung gilt überall.

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33. Monatsabschlüsse, Abgleiche (§ 68 KommHV-Doppik)

33.1. Die zentralen Monatsabschlüsse werden von den Referaten und der Stadtkämmerei erstellt. Die gesamtstädtische Verantwortung und die Überwachung der zeit- und sachgerechten Durchführung der Monatsabschlüsse obliegt der Stadtkämmerei-HA II/11.

Monatsabschlusstätigkeiten fallen in den folgenden Modulen an:

ð Finanzbuchhaltung, ð Kosten- und Leistungsrechnung, ð Anlagenbuchhaltung ð Darlehen

33.2. Tagesabgleich (§ 68 KommHV-Doppik)

Das KaStA hat täglich einen Tagesabgleich zu erstellen. Damit wird festgestellt, ob die Veränderung des Kassenbestandes seit dem letzten Tagesabgleich mit den im zeitlichen Nachweis gebuchten Ein- und Auszahlungen übereinstimmt.

Die Kasseneinrichtungen haben an jedem Tag, an dem Zahlungen bewirkt worden sind, oder vor Be-ginn des folgenden Buchungstages einen Tagesabgleich zu erstellen.

Bei Kasseneinrichtungen mit geringem Zahlungsverkehr kann mit Genehmigung des KaStA-Kassen-aufsicht ein wöchentlicher Abschluss vorgenommen werden.

33.2.1. Kassendifferenzen

Differenzen zwischen Kassensoll- und Kassenistbestand müssen im Tagesabgleichbuch dokumentiert werden. Dies ist auch dann erforderlich, wenn ein Kassenfehlbetrag durch die Kassenkraft sofort er-setzt wird.

Art und Höhe der Kassendifferenz sowie die Art des Ausgleichs sind in das Tagesabgleichbuch einzu-tragen und von den Beteiligten zu unterzeichnen.

Für die Behandlung von Kassenfehlbeträgen gelten die zu § 68 KommHV-Doppik erlassenen Bestim-mungen, insbesondere das Rundschreiben der Stadtkämmerei in der jeweils gültigen Fassung. Das Rundschreiben steht im Intranet unter >> Basisangebot / Publikationen / Finanzen << zur Verfü-gung.

Fehlen Wertgegenstände, die Grundlage für die Berechnung des Kassensollbestandes sind, sind die Vorschriften für Kassenfehlbeträge entsprechend anzuwenden.

33.3. PKF-Jahresabschluss

33.3.1. Die im automatisierten PKF-Verfahren verwalteten Personenkonten werden an dem mit Rundschreiben der Stadtkämmerei bekannt gegebenen Termin abgeschlossen.

33.3.2. Für den Abschluss der Personenkonten ist vom KaStA festzulegen:

ð für welche Einnahmearten einmaliger Forderungen die Kassenkonten nicht in das Folgejahr übertragen werden,

ð welche Personenkonten und Buchungen ungeachtet ihrer Erledigung in das Folgejahr zu über-nehmen sind,

ð für welche Einnahmearten die Kleinbetragsbereinigung unterhalb der in der DA-FO jeweils festge-legten Betragsgrenzen anzuwenden ist.

33.3.3. Für Finanzpositionen, die mehrere Einnahmearten umfassen, sind zum Kontenabschluss Umbuchun-gen entsprechend der während des Haushaltsjahres erfolgten Aufzeichnungen zu veranlassen.

33.3.4. Die vom KaStA-KF durchgeführten Jahresabschlussarbeiten der Personenkontenführung (Kleinbe-tragsbereinigung, KER-Ermittlung, Anzahl der Konten, Umbuchungen ins Folgejahr) sind in einer Über-sicht zusammenzustellen.

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34. Aufbewahrung von Kassenunterlagen und Wertgegenständen, Dokumentation von Programmen (§ 69 KommHV-Doppik)

34.1. Kassenunterlagen

Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen gem. § 69 Abs. 2 KommHV-Doppik sind zu beachten.

Das KaStA-Kassenaufsicht gibt in Abstimmung mit der Stadtkämmerei jeweils mit Rundschreiben be-kannt, wann und welche Bücher und Belege nach der Entlastung vernichtet werden dürfen. Das Rundschreiben steht im Intranet unter >> Basisangebot / Publikationen / Finanzen << zur Verfü-gung.

Die Aussortierung der vernichtungsreifen Unterlagen muss im Benehmen mit dem Stadtarchiv erfolgen. Bei der Vernichtung muss der unrechtmäßige Gebrauch der Unterlagen ausgeschlossen sein.

34.2. Wertgegenstände

Nicht mehr benötigte oder ungültige Wertzeichen bzw. geldwerte Drucksachen (§ 55 KommHV-Doppik) sind von der Kasseneinrichtung eigenverantwortlich zu vernichten. Die Vernichtung ist im Beisein des Kassenvorstandes vorzunehmen.

Über die Vernichtung ist ein Protokoll anzufertigen, das die Anzahl, die fortlaufenden Nummern etc. beinhaltet. Es ist von den an der Vernichtung beteiligten Dienstkräften zu unterzeichnen und mit den Bestandsnachweisen aufzubewahren.

34.3. Dokumentation von Programmen

34.3.1. Werden für die Berechnung, Festsetzung, Anordnung oder Zahlbarmachung von Zahlungen DV-Pro-gramme verwendet, so sind die Dokumentationen der Verfahren, die nicht mehr angewendet werden, wie Rechnungsbelege aufzubewahren.

34.3.2. Werden für die Buchführung oder Rechnungslegung DV-Programme verwendet, so sind die Dokumen-tationen der Verfahren, die nicht mehr angewendet werden, wie sachliche Nachweise aufzubewahren.

34.3.3. Erstreckt sich die Dokumentation sowohl auf die in Ziff 34.3.1 als auch auf die in Ziff. 34.3.2 aufgeführ-ten Bereiche, so gilt die Aufbewahrungszeit für sachliche Nachweise.

34.3.4. Die Aufbewahrungszeiten beginnen mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die Verfahren letztmalig angewendet worden sind.

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Ansatz und Bewertung des Vermögens und der Schulden, Jahresab-schluss, konsolidierter Jahresabschluss (§§ 72-79, 80-90 KommHV-Doppik)

35. Wertansätze der Vermögensgegenstände und Schulden

Vermögensgegenstände sind höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten (s. § 77 Abs. 2, 3 KommHV-Doppik) vermindert um die Abschreibungen (§ 79 KommHV-Doppik) anzusetzen (§ 77 Abs. 1-5 KommHV-Doppik).

Verbindlichkeiten sind zu ihrem Rückzahlungsbetrag und Rückstellungen nur in Höhe des Betrages an-zusetzen, der nach vernünftiger Beurteilung notwendig ist.

36. Jahresabschluss

Der kaufmännische Jahresabschluss besteht aus

ð Ergebnisrechnung (Aufwands- und Ertragsrechnung), ð Finanzrechnung, ð Vermögensrechnung (Bilanz), sowie ð Anhang mit Anlagen.

Erstellt wird der Jahresabschluss auf Buchungskreis-, Referats- und gesamtstädtischer Ebene.Sämtliche Jahresabschlüsse für den Hoheitsbereich und für rechtlich selbständige und unselbständige Stiftungen werden von der Stadtkämmerei-HA II/11 gefertigt.Genauere Regelungen werden im jeweiligen Jahresabschlussrundschreiben der Stadtkämmerei getrof-fen. Es steht im Intranet unter << Basisangebot / Publikationen / Finanzen / Rundschreiben zum Haushalt >> zur Verfügung.

37. Konsolidierter Jahresabschluss

Die Stadtkämmerei-HA II/11 erstellt den konsolidierten, gesamtstädtischen Jahresabschluss.Konsolidierung bedeutet, dass der gesamtstädtische Jahresabschluss um interne Vorgänge bereinigt wird. Buchungen zwischen zwei Buchungskreisen oder innerhalb eines Buchungskreises (dies sind z.B. ILV, Verkauf zwischen den Referaten) dürfen im gesamtstädtischen Abschluss nicht erscheinen.

38. Abstimmung und Auflösung von Forderungen und Verbindlichkeiten

Im Hinblick auf den gesamtstädtischen (konsolidierten) und auf den späteren Konzernabschluss sind Forderungen und Verbindlichkeiten im Rahmen des Jahresabschlusses auf ihre Richtigkeit zu überprü-fen. Abzustimmen sind alle Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber

ð Stadtinternen,ð Eigenbetriebenð verbundenen Unternehmen,ð Beteiligungen.

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39. Auflösung von Verrechnungskonten

Verrechnungskonten sind zeitnah, spätestens im Rahmen des Monatsabschlusses für die Periode 12 aufzulösen. Für Verrechnungskonten, die nicht aufgelöst werden können, muss der Stadtkämmerei-HA II/11 eine Saldenbestätigung geliefert werden.

40. Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungsposten (RAP), Anhang

Rückstellungen:

Rückstellungen sind Schulden der LHM. Sie sind im Gegensatz zur Verbindlichkeit unsicher in Bezug auf Höhe oder Existenz. Rückstellungen bedeuten Aufwand im aktuellen Jahr und Auszahlung in einem späteren Jahr.

RAP:

Aktive RAP: Eine Auszahlung erfolgt im alten Jahr, die Inanspruchnahme der Leistung im Folgejahr.Passive RAP: Eine Einzahlung erfolgt im alten Jahr, die LHM erbringt die Leistung aber erst im neuen

Jahr.

Anhang:

Der Anhang wird von der Stadtkämmerei-HA II/11 gefertigt. Hierzu müssen die Referate bestimmte Da-ten liefern, die im Rahmen des Jahresabschlussrundschreibens oder im direkten Kontakt abgefragt werden.

Näheres hierzu finden Sie im Jahresabschlussrundschreiben der Stadtkämmerei. Es steht im Intranet unter << Basisangebot / Publikationen / Finanzen / Rundschreiben zum Haushalt >> zur Verfügung.

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Sonstiges

41. Datenschutzrechtlicher Umgang mit Kassenunterlagen

41.1. Kassenbücher, Belege und Akten dürfen nur dem Oberbürgermeister, dem Stadtkämmerer, dem Dienststellenleiter und den mit der Prüfung beauftragten Personen zur Einsicht vorgelegt werden.

Anderen Personen ist die Einsicht nur zu gestatten, wenn ein berechtigtes Interesse oder eine dienstli-che Veranlassung hierzu besteht, oder wenn sie vom Oberbürgermeister bzw. Stadtkämmerer ermäch-tigt sind.

41.2. Kassenunterlagen dürfen aus den Kassenräumen nur entfernt werden, wenn es dienstlich erforderlich ist. Dem Oberbürgermeister, dem Stadtkämmerer und den mit der Prüfung beauftragten Personen sind die Unterlagen auf Anforderung zuzuleiten. Die Kasseneinrichtung soll über die Herausgabe von Kassen-unterlagen Quittungen verlangen und die Rückgabe überwachen.

41.3. Für Auskünfte aus den Unterlagen der Kasse gilt Ziff. 41.1 entsprechend.

41.4. In jedem Fall haben Kassenbedienstete und der Personenkreis nach Ziff. 41.1 in dienstlichen Angele-genheiten Verschwiegenheit zu bewahren und das Steuergeheimnis, den Schutz der Sozialdaten und die Datenschutzvorschriften zu beachten.

42. Kenntnisnahme

Diese Dienstanweisung ist allen betroffenen Dienstkräften, sowie dem an städtischen Kasseneinrich-tungen im Einsatz befindlichen Fremdpersonal vor ihrem erstmaligen Einsatz unterschriftlich zur Kennt-nis zu geben.

Darüber hinaus steht sie im Intranet unter >> Basisangebot / Publikationen / Finanzen << zur Verfü-gung.

43. Inkrafttreten

Diese Dienstanweisung tritt am 01.12.2009 in Kraft. Gleichzeitig wird die Dienstanweisung vom 01. April 2004 aufgehoben.

Landeshauptstadt München Stadtkämmerei

Dr. Ernst WolowiczStadtkämmerer

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Stichwortverzeichnis

AAbgleiche 33.Abschlagszahlung 4.4.1. 5.1Abstimmung von Forderungen und Verbindlichkeiten 38.Abtretung 4.4.1. 9.3. 11.Alarmanlagen 30.3.Allgemeine Zahlungsanordnung 7.Amtverschwiegenheit 41.4.Angehörigenverhältnis 2.2.Anhang 36. 40.Anlagenbuchhaltung 33.1.Anlagevermögen 32.1.Annahme von Einzahlungen 23.Anordnungsbefugnis 2.Aufbewahrung von Kassenunterlagen 19.1.3. 34.1.Aufbewahrung von Zahlungsmitteln 29.1.Aufbewahrungsfristen 34.1.Aufgaben der Kasse 14.Auflösung von Forderungen und Verbindlichkeiten 38.Auflösung von Verrechnungskonten 39.Aushändigung von Auszahlungsanordnungen 4.6.3.Ausländische Vertragspartner 4.4.4.Ausländische Währung 6.1. 25.Auslandszahlung 6.2.Aussortierung von vernichtungsreifen Unterlagen 34.1.Ausweis 22.2. 27.1.2.Auszahlungen 23.Auszahlungen in fremden Währungen 6.Auszahlungsnachweis 27.Auszahlungsplan 28.8.Auszahlungsstelle 16.2.Automatisierte Verfahren 10. 32.2. 32.2.1.

BBankkonten 28.5.Bankkontenverfügungen 20.1.1.Beförderung von Zahlungsmitteln 29.2.Begründende Unterlagen 4.4.3.Behandlung von Kassenfehlbeträgen 17.4. 19.2. 33.2.1.Behandlung von Kassenüberschüssen 17.4Bestandsnachweis 26.2. 32.2.2. 32.4.2.Betrieb gewerblicher Art 4.4.1.Bewirtschaftung des Kassenbestandes 28.1.Billigkeitsmaßnahmen bei Forderungen 12.Bonusprogramme 17.5.Botenberaubungsversicherung 30.8.Buchführung 32.Buchführung bei den Kasseneinrichtungen 32.7.Buchführung über Wertgegenstände 32.4.Buchungsanordnung 4.5.Bürgschaftserklärung 5.2.Büroverfügung 4.4.1. 5.3.

CCode (Zahlenkombination) 30.5. 30.7.

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DDarlehen 33.1.Datenschutz 41.Debitkarte 23.4.Depotquittungen 31.6Depotscheine 31.6Devisenrechtliche Bestimmungen 6.3.Dienstanweisung für Handvorschusskassen 17.3.Dienstanweisung für Kasseneinrichtungen 18.3.Dienstaufsicht 18.2.1. 18.4.Dienstbetrieb 19.Dienstfahrscheine 31.3. 32.4.2.Digitale Unterschrift 20.2.Digits 17.5.Dokumentation von Programmen 34.3.Drittschuldnerangelegenheiten 11.Drittschuldnererklärung 11.Durchreicheöffnung an Kassenboxen 30.1.4.DV-Programme 10.3. 34.3.DV-Projekte 10.1.DV-Verfahren 7.2. 10.3. 32.2.1.DV-Verfahren bei Kasseneinrichtungen 18.1.1.

EEBP 32.1Ehrung 27.1.3.Eigenbetriebe 1.2.Eilzahlung 28.6.Einbruchdiebstahl 19.1.8. 30.5.Einbruchdiebstahlversicherung 30.8Einzahlungen 23.Elektronische Unterschrift 2.3. 20.2.Empfangsberechtigung 4.6.3. 9.3. 27.1.2.Empfangsbestätigung 27.1.1.E-payment-Verfahren 18.1.1.Ergebnisrechnung 36.Erhebung bei Forderungen 12.Ersatzbeleg 4.2. 4.3.Ersatzschlüssel 30.4.4. 30.7.

FFachaufsicht 16.3. 18.3.Falschgeld 24.4.Fenster zu Kassenräumen 30.1.2.Feststellungsbefugnis 3.Finanzbuchhaltung 33.1.Finanzrechnung 36.Finanzreserven 32.1.Freigabe von DV-Programmen 10.3.Fremde Kassengeschäfte 14.2.3. 14.2.5. 32.6.1. 32.6.2.Fremdfirmen 30.6.2.Fremdpersonal 15.3. 42.Fremdwährung 6. 25.Frontmodule MM und SD 32.1.Fundsachen 31.3.

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GGeldanlage 28.1.Geldboten 19.4. 29.2.Geldeinheber 22.2.Geldeinhebestelle 16.2.Geldkarte 23.4.Geldscheinprüfgerät 24.4.Geldschränke 30.2.Geldsendungen 24.2.Geldtransporte 19.4. 29.2.Geldwerte Drucksachen 31.6 32.4.2. 34.2.Geltungsbereich 1.Gemeindefremde Zahlungsmittel 19.1.5.Gemeinsamer zeitlicher Nachweis 32.6.Genehmigung Komm.ref. Zentralst. für Bewach.ang 29.3. 30.1.Genehmigung, Zuständigkeit KaStA 2.3. 4.2. 4.4.4. 4.6.2

6.1. 9.1. 10.2. 10.3.11. 13.1. 13.2. 14.1.14.2. 15.3. 16.1. 16.3.17.2. 17.3. 18.1. 18.1.1.18.3. 18.6. 19.1.8. 19.1.9.20.1.2. 20.2. 21.1. 22.2.22.4. 23.4. 25. 26.2.27.2.2. 28.3. 28.4. 28.5.28.6. 28.7. 28.8. 30.1.30.7. 30.9. 31.1. 31.2.32.1. 32.2.1. 32.2.2. 32.4.333.2. 33.3.2. 34.1.

Genehmigung, Zuständigkeit POR 4.4.4. 11. 16.3. 31.3.Genehmigung, Zuständigkeit Revisionsamt 3.2. 9.6. 18.6. 26.2.Genehmigung, Zuständigkeit Stadtarchiv 34.1.Genehmigung, Zuständigkeit Stadtkämmerei 1.2. 3.2. 4.5.1. 7.1.

8.5. 9.6. 13.2.1. 28.2.30.8. 32.1. 33.1. 34.1.36. 37. 39. 40.

Genehmigung, Zuständigkeit Vergabestelle 4.4.1 29.3Gesamtschuldner 19.2.Gesamtschuldnerische Haftung von Kassenkräften 19.2.Grenzüberschreitende Geldbewegungen 6.3.

HHaftung 19.2.Handkassetten 30.2.Handvorschuss 16.2. 17.Herausgabeanspruch 11.Hinterlagen 31.2. 32.5.Hinterlegung 30.7.Höchstzulässiger Kassenbarbestand 28.3.

IINFO-GAM 32.2.1.Inhalt der Zahlungsanordnung 4.4.Inkassovollmacht 22.2. 22.3.Insolvenz 9.3. 11.Inkrafttreten 43.Innerstädtischer Verrechnungsverkehr 3.2.Intranet 11. 16.2. 17.5. 18.7.

19.2. 19.4. 23.5. 24.4.30.8. 33.2.1. 34.1. 36.40. 42.

Inventar, Inventur 32.

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JJahresabschluss 36. 37.Jahresabschluss PKF 33.3.

KKartenzahlungsterminal 18.1.1.Kassenanordnungen 4.Kassenautomat 18.1.1.Kassenbedienstete 15.3. 18.2.1. 19. 19.3.

21.1. 21.3. 22.1. 24.1.30.7.

Kassenbehälter 30.2.Kassenbehältnis mit doppelter Schließvorrichtung 21.4.Kassenbestandsverstärkung 28.4.Kassenbuch 19.1.3. 21.2. 32.2.2.Kassendifferenzen 13.2. 17.4. 19.2. 33.2.1.Kasseneinrichtungen als Teile der Kasse 16.Kasseneinrichtungen und deren Unterscheidung 16.2.Kassenfehlbetrag 13.2. 17.4. 19.2. 33.2.1.Kassenführung 19.Kassengeschäfte 14.1.Kassengeschäfte durch Dritte 22.4.Kassenkräfte 15.3. 18.2.1. 19. 19.3.

21.1. 21.3. 22.1. 24.1.30.7.

Kassenkredit 28.1.Kassenprüfung durch den Kassenvorstand 18.5.Kassensicherheit 30.Kassenstandort 30.1.1.Kassenübergaben 21.Kassenüberschuss 13.1. 17.4. 33.2.1.Kassenunterlagen 34.1. 41.Kassenverwalter 15.1. 15.2. 16.3. 20.1.Kassenvorstand 18.1. 18.2. 18.4. 18.7.

19.1.8. 19.3. 21.1. 21.3.26.2. 28.3. 30.7. 34.2.

Kassenzwang 22.KDA im Intranet 42.Kenntnisnahme 42.Kleinbetragsbereinigung 33.3.2.Konsolidierter Jahresabschluss 37.Konten bei Geldinstituten 28.5.Kontenclearing 28.5.Kontenverfügungen 20.1.1.Kontierungsobjekt 4.4.1.Kontrolle der Verpflichtungsermächtigungen 8.Kosten- und Leistungsrechnung 32.1. 33.1.Kreditkarte 20.1.2. 23.4.

LLastschrifteinzug (LEV) 27.2.2.Leistung von Auszahlungen 23.Lohnsteuerpflichtige Leistungen 4.4.4.Lokalberaubungsversicherung 30.8.

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MMängel an Kasseneinrichtungen 19.1.7.Manuelle Buchführung 32.2.2.Mehrfachsperre 30.6.3.Mehrwertsteuer 4.4.1. 17.1.Meldepflicht bei grenzüberschr. Geldbewegungen 6.3.Mietnebenkosten 5.3.Mitsperrer 21.4. 30.6.3.Monatsabschluss 33.Münzannahme 23.3.Multi-Web-Banking 18.1.1.

NNachlässe von Rechnungsbeträgen 4.6.1.

OOnline-Banking 18.1.1.Organisation der Kasseneinrichtungen 18.

PPanzergeldschränke 30.2.Payback-Karte 17.5.Periodengerechte Verbuchung 4.6.1.Personalausweis 27.1.2.Pfändung 4.4.1. 11.PKF-Jahresabschluss 33.3.Plaketten 31.7.Postwertzeichen 23.6. 31.3.Preisnachlässe 4.6.1.Preisprüfungsvermerk 4.4.1.Prüfung der Kassenanordnung 9.Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen 24.Prüfungsprotokoll 18.5.1.

QQuittung 26. 27.1.1.

RRabatte 4.6.1.Raubüberfall 19.4.Raumsicherung 30.3.Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) 40.Registrierkasse 18.1.1.Reisepass 27.1.2.Reserveschlüssel 30.4.4. 30.7.Richtlinie „Verbot der Annahme von Belohnungen“ 17.5.Richtlinie für die Personen- und Sachschadenvers. 30.8.Rückstellungen 40.Rundschreiben im Intranet 11. 16.2. 17.5. 18.7.

19.2. 19.4. 23.5. 24.4.30.8. 33.2.1. 34.1. 36.40. 42.

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SSchecks, Scheckvordrucke 23.5. 29.1. 29.2. 31.3.Schließanlage 30.1.3.Schlüsselführung 19.1.1. 21.2. 30.4. 30.6.2.Schlusszahlung 4.4.1.Schreibmittel der Prüfungsorgane 4.1.2.Schulverbände 14.2.3.Schusssichere Box 30.1.4.Sicherheiten-Hinterlegungsordnung der LHM (SHO) 5.2. 31.2.Sicherheitseinrichtungen 30.3.Sicherheitsleistung 5.1.Sicherung der Kassenräume 30.Skontofrist 4.6.2.Skontorechnung 4.6.2.Sollstellung in einer Summe 7.2.Sonderaufgaben für Kassenkräfte 19.3.Sonderkassen 14.2.2. 28.2. 32.6.1.Sorgfaltspflicht 19.2.Sperrer 21.4. 30.6.3.Stahlwandschränke 30.2.Stiftungen mit eigener Rechtspersönlichkeit 1.2. 14.2.3.Subskriptionsleistung 5.2.

TTagesabgleich 33.2.Transportbeauftragte 29.2.Tresore 30.2.Treuhandvermögen 14.2.3. 32.1.Türen zu Kassenräumen 30.1.3.

UÜberfall 19.4.Übergabenachweis bei Kassenübergabe 21.2.Überwachung der Ein- und Auszahlungen 8.Überweisungen in ausländischer Währung 6.1.Überweisungen ins Ausland 6.2.Umlaufvermögen 32.1.Unbedenklichkeitsbescheinigung 14.2.1.Unfallverhütungsvorschrift Kassen (UVV-Kassen) 30.1. 30.1.2. 30.1.4.Unregelmäßigkeiten im Kassenbereich 18.6.Unterscheidung der Kasseneinrichtungen 16.Unterschriftsprobe 2.3.Unvermutete Kassenprüfung 18.5.Urlaubsvertretung 18.2.1. 21.

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VVerfügung über Bankkonten 20.1.1.Vergabebeschluss 4.4.1. 5.3.Verhalten bei Gewalt 19.4.Verlust von Kassenanordnungen 4.2.Verlust von Rechnungen 4.3.Vermögensrechnung 36.Vernichtung von Kassenunterlagen 34.Verpflichtungsermächtigung (VE) 8.Verplombung von Zahlungsmitteln 24.3.Verprobung von Zweitschlüsseln 30.7.Verrechnungskonto 6.1. 13.2.1. 39.Vertretung in Kasseneinrichtungen 18.2.1. 21.Verschwiegenheit 41.4.Versicherung, Versicherungsschutz 29.2. 30.1. 30.2. 30.8.Vertragspartner aus dem Ausland 4.4.4.Verwahrgeld 13.1. 14.2.1Verwahrschein für Hinterlagen 30.7.Verwahrung von Wert- und anderen Gegenständen 18.5. 31.Verwaltung der Kassenmittel 18.5. 28.Verwaltungsvereinbarung 1.2.Vollmacht zur Vertretung der Stadt 22.3.Vollstreckung bei Forderungen 12.Vordrucke 31.7.Vordrucküberwachungsbuch 32.4.1.Vorläufige Rechnungsvorgänge 13. 14.2.1Vorleistung 5.2.Vorschuss 13.2. 14.2.1.Vorsteuer 4.4.1.

WWartung von Sicherungssystemen 30.3.Weitere Kassengeschäfte 1.2. 14.2.Wertansätze der Vermögensgegenstände 35.Wertansätze der Schulden 35.Wertebuch 32.4.1Wertgegenstände 18.5. 21.2. 29.2. 31.

32.4. 34.2.Wertpapiere 31.5.Wertzeichen 31.6 34.2.Wiederholungsdruck 4.2.Wöchentlicher Abschluss 33.2.

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ZZahlenkombination (Code) 30.5. 30.7.Zahlungsanweisung zur Verrechnung (ZZV) 9.2.Zahlsperre 4.4.1.Zahlstellen 16.2.Zahlungsabzug 4.6.1.Zahlungsanordnung im automatisierten Verfahren 7.Zahlungsmittel 29.Zahlungsreife von Kassenanordnungen 9.4.Zahlungsverbot 11.1.Zeichen für Amtshandlungen 31.7.Zeichnungsberechtigung in Kassenangelegenheiten 20.Zentrale Monatsabschlüsse 33.1.Zinsen, Zinsverlust 28.2. 28.5.Zuständigkeit, Genehmigung KaStA 2.3. 4.2. 4.4.4. 4.6.2

6.1. 9.1. 10.2. 10.3.11. 13.1. 13.2. 14.1.14.2.1 15.3. 16.1. 16.3.17.2. 17.3. 18.1. 18.1.1.18.3. 18.6. 19.1.8. 19.1.9.20.1.2. 20.2. 21.1. 22.2.22.4. 23.4. 25. 26.2.27.2.2. 28.3. 28.4. 28.5.28.6. 28.7. 28.8. 30.1.30.7. 30.9. 31.1. 31.2.32.1. 32.2.1. 32.2.2. 32.4.333.2. 33.3.2. 34.1.

Zuständigkeit, Genehmigung POR 4.4.4. 11. 16.3. 31.3.Zuständigkeit, Genehmigung Revisionsamt 3.2. 9.6. 18.6. 26.2.Zuständigkeit, Genehmigung Stadtarchiv 34.1.Zuständigkeit, Genehmigung Stadtkämmerei 1.2. 3.2. 4.5.1. 7.1.

8.5. 9.6. 13.2.1. 28.2.30.8. 32.1. 33.1. 34.1.36. 37. 39. 40.

Zuständigkeit Komm.ref. Zentralst. für Bewach.ang. 29.3. 30.1.Zuständigkeit, Genehmigung Vergabestelle 4.4.1 29.3Zutritt zu Kassenräumen 30.6.1.Zweckverbände 14.2.3.Zweitschlüssel zu Kassenbehältern 30.4.4. 30.7.Zweitschrift 4.2. 4.3.ZZV 9.2.

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