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Rundschreiben Nr. 9nach Verteiler St.

Abschluss des Gemeindehaushalts und der Stiftungshaushalte für das Haushaltsjahr 2010

Inhaltsverzeichnis1 Grundsätzliches......................................................................................................................3

1.1 Welche Abschlüsse werden erstellt?...............................................................................3 1.2 Ansprechpartner..............................................................................................................3 1.3 Allgemeine Termine........................................................................................................3

1.3.1 Modul SD................................................................................................................3 1.3.2 Modul MM...............................................................................................................4 1.3.3 Auflösung von Verrechnungskonten ......................................................................4 1.3.4 Modul CO...............................................................................................................4 1.3.5 Stiftungen...............................................................................................................5 1.3.6 PKF-Verfahren .......................................................................................................5 1.3.7 Zahlstellen und Geldeinhebestellen .......................................................................6 1.3.8 Abführung von städtischen Geldern von Bankgirokonten an den städt. Haushalt...6 1.3.9 Verpflichtungsermächtigungen ..............................................................................6 1.3.10 Unverbrauchte zweckgebundene Einzahlungen...................................................6 1.3.11 Ausgleich der entstandenen Haushaltsüberschreitungen.....................................7 1.3.12 Bildung von Haushaltsauszahlungsresten und Restefonds-Zuführungen.............7 1.3.13 Darlehensverwaltung (Aktiv- u. Passivdarlehen mit dem ERP-Modul FS-CML)....8 1.3.14 Sachverhalte der Logistik......................................................................................8

1.3.14.1 Rechnungspläne.......................................................................................8 1.3.14.2 Bestellobligos - Skontoberücksichtigung und Auflösung...........................9 1.3.14.3 Jahresübergreifende Buchungen..............................................................9 1.3.14.4 Freigabe von Warenkörben aus SRM (ehem. EBP) am Jahresende........9

2 Monatsabschluss Dezember.................................................................................................10 2.1 Grundsätzliches.............................................................................................................10 2.2 Lagerbuchhaltungen......................................................................................................11 2.3 Abstimmung der internen Forderungen und Verbindlichkeiten......................................13

3 Jahresabschluss 2010..........................................................................................................15 3.1 Umsatzsteuerjahresmeldung.........................................................................................15 3.2 Jahresabschluss Anlagenbuchhaltung .........................................................................15

3.2.1 Sonderposten-Verrechnungskonten.....................................................................15 3.2.2 Dummy-EBP-Anlagen...........................................................................................16 3.2.3 Anlagen im Bau....................................................................................................17

3.2.3.1 Korrektur der Eigenleistungen..................................................................17 3.2.3.2 Abrechnung der Anlagen im Bau..............................................................17

3.2.4 Kontenabgleich Anlagenverkauf...........................................................................18 3.2.5 Weitere Korrekturen..............................................................................................18 3.2.6 Abschreibungslauf Periode 13/2010.....................................................................18 3.2.7 Auswertung von Nutzungsdaueränderungen .......................................................19 3.2.8 Zentrale Anlagenbuchhaltung ..............................................................................19

Stadtkämmerei JahreshaushaltswirtschaftHaushalt SKA-HAII/11

Telefon: 0 233-86518 Telefax: 0 233-989 86518Herr Dittrich robert.dittrich@muenchen.de

Datum: 02.11.2010

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3.3 Jahresabschluss in der Kosten- und Leistungsrechnung...............................................19 3.3.1 Die Periode 13 im Modul CO ...............................................................................19 3.3.2 Betroffenheit des Monatsabschluss 01/2011 durch Abschluss Periode 13/2010. .20

3.4 Rückstellungssachverhalte............................................................................................21 3.5 Rechnungsabgrenzungen.............................................................................................21 3.6 Begebene Erbbaurechte................................................................................................22 3.7 Angaben zum Anhang...................................................................................................23

3.7.1 Abfragen an alle Referate.....................................................................................23 3.7.2 Abfragen an einzelne Referate.............................................................................26

3.7.2.1 Baureferat.................................................................................................26 3.7.2.2 Direktorium...............................................................................................26 3.7.2.3 Kommunalreferat......................................................................................27 3.7.2.4 Personal- und Organisationsreferat..........................................................27 3.7.2.5 Sozialreferat.............................................................................................28 3.7.2.6 Schulreferat..............................................................................................28 3.7.2.7 Stadtkämmerei HA I..................................................................................28 3.7.2.8 Stadtkämmerei HA II/23............................................................................29

4 Terminübersicht....................................................................................................................30

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1 Grundsätzliches 1.1 Welche Abschlüsse werden erstellt?Die Landeshauptstadt München erstellt einen kaufmännischen Jahresabschluss zum Stichtag 31.12.2010 als pflichtigen Abschluss. Die Bücher sind demnach zu diesem Stichtag abzuschlie-ßen. Der zu erstellende Jahresabschluss richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben der KommHV-Doppik. Er umfasst gem. § 80 KommHV-Doppik eine Ergebnis- und Finanzrechnung für die Teilhaushalte und den Gesamthaushalt, eine Vermögensrechnung (Bilanz) und einen An-hang mit Anlagen. Zusätzlich ist ein Geschäftsbericht beizufügen. Der Jahresabschluss ist bis zum 30.06.2011 zu erstellen.

Neben dem Jahresabschluss für die Landeshauptstadt München werden von der Stadtkäm-merei HA II/11 auch die Jahresabschlüsse für die rechtlich selbständigen und die rechtlich un-selbständigen Stiftungen der Landeshauptstadt München erstellt. Die Ausführungen dieses Rundschreibens gelten daher auch für die Jahresabschlüsse der Stiftungen.

Jahresabschlussbuchungen, die sich zwingend aus den einschlägigen Bestimmungen und Festlegungen ergeben, werden von der Stadtkämmerei HA II/11 selbständig gefertigt. Diese Buchungen gelten gemäß Punkt 4.2a der „Regelungen zum Vollzug des Haushalts 2010“ als allgemein angeordnet. Kassenweisungen mit Außenwirkung bedürfen in jedem Fall einer An-ordnung durch die anordnungsbefugten Dienststellen.

Die für die Jahresabschlüsse der Stiftungen erforderlichen Buchungsanordnungen sind von den Fachreferaten zu erstellen und an die Stadtkämmerei HA II/11 zu senden.

1.2 AnsprechpartnerFür fachliche Fragen zum Jahresabschluss wenden Sie sich bitte für die Module:

• PSM / FI-AA / FI an:............. zfi.ha2.ska@muenchen.de• CO (KLR) an:........................ zklr.ha2.ska@muenchen.de• MM / SD (Logistik) an:.......... SAP-Hotline

1.3 Allgemeine TermineDie Einhaltung der gesetzlich vorgegebenen Termine kann nur erreicht werden, wenn die Dienststellen unter allen Umständen die nachstehend festgesetzten Abschlusstermine zuverläs-sig und zeitgerecht einhalten. Die Meldungen der Dienststellen müssen zu den angegebenen Terminen schriftlich an die Stadtkämmerei erfolgen. Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit sind alle Termine am Ende dieses Schreibens aufgeführt.

Allgemein gelten folgende Termine:

1.3.1 Modul SDAlle Fakturen (Debitoren, Modul SD), die bis einschl. 29.12.2010 erstellt sind, werden für das Haushaltsjahr 2010 freigegeben. Ab dem 03.01.2011 sind die Forderungen auf das neue Jahr zu buchen. Ausnahme sind Fakturen mit der Debitorenkontengruppe DVER die für die Auflö-sung der Verrechnungskonten verwendet wird (siehe hierzu Punkt 1.3.3).

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1.3.2 Modul MMBuchungen von Rechnungen (Kreditoren, Modul MM) sind bis 13.01.2011 für das Haushalts-jahr 2010 möglich. Hierbei handelt es sich aber nur um Rechnungen, die aus kaufmännischer Sicht dem alten Haushaltsjahr zuzuordnen sind (Lieferdatum in 2010, unabhängig von der Zahlungsfrist). Bei den im Jahr 2011 für das Haushaltsjahr 2010 gebuchten Rechnungen ist immer als Buchungsdatum der 31.12.2010 einzutragen. Die entsprechenden Auszahlungs-anordnungen sind jedoch noch am 13.01.2011 beim Kassen- und Steueramt - Kreditorenbuch-haltung (KaStA 13) vorzulegen. Bereits vor diesem Termin erstellte Auszahlungsanordnungen sind unverzüglich und nicht erst am letzten Tag abzuliefern. Ausnahme sind Rechnungen mit der Kreditorenkontengruppe KVER die für die Auflösung der Verrechnungskonten verwendet wird (siehe hierzu Punkt 1.3.3).

1.3.3 Auflösung von Verrechnungskonten Die Auflösung von Verrechnungskonten (ohne Anlagenbuchhaltung) ist bis 18.01.2011 (12 Uhr) möglich. Diese Buchungen erfolgen über die Module MM und SD, die Kreditoren (KVER) und Debitoren (DVER) für diese einzelnen Vorgänge bleiben bis zu diesem Termin geöffnet. Es ist sicherzustellen, dass der Verrechnungskreditor bzw. Verrechnungsdebitor einen Saldo von Null aufweist. Dabei bitte das Buchungsdatum 31.12.2010 dringend beach-ten. Desweiteren wird auf Punkt 2 (Monatsabschluss Dezember) dieses Rundschreibens ver-wiesen.

Die Verrechnungskonten der Anlagenbuchhaltung (Sonderposten, Anlagenverkauf) kön-nen bis zum Buchungsschluss der Anlagenbuchhaltung am 15.02.2011 aufgelöst werden. Für die Stiftungen können die Verrechnungskonten der Anlagenbuchhaltung (Sonderposten, An-lagenverkauf) bis zum 08.02.2011 aufgelöst werden.

1.3.4 Modul COFür die Kostenzuordnung der Steuerungskosten im Bereich des GO-Knotens an die Eigenbe-triebe ist durch das Personal- und Organisationsreferat der Personalanteil der Eigenbetriebe am gesamtstädtischen Personal (ohne rechtl. selbst. Stiftungen) auf Basis von Vollzeitäquiva-lenten mit dem aktuellen Datenstand bis zum 20.01.2011 an die Stadtkämmerei HA II/11-1 (zKLR) zu melden.

CO-relevante Jahresabschlussbuchungen dürfen nur bis zum 22.02.2011 vorgenommen wer-den. Dies gilt auch für die Abschlussbuchungen für die MGS und MRG.

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1.3.5 StiftungenFür die Stiftungen gelten teilweise gesonderte Termine bzw. Arbeitsschritte. Diese sind eben-falls in der Terminübersicht am Ende dieses Schreibens aufgeführt. Demnach sind für die Stif-tungen alle CO-relevanten Jahresabschlussbuchungen ebenfalls bis 22.02.2011 vorzuneh-men. Bis zu diesem Termin müssen folgende vorgelagerte Arbeiten und Buchungen erfolgen:

• Abgabe der Buchungsanordnungen für Rückstellungen, Schenkungsmittel bzw. zweck-gebundene Einnahmen und Rechnungsabgrenzungen an SKA HA II/11 bis 31.01.2011

• Auswertung für Verwaltungskostenerstattung (VKE) und Abgabe der Buchungsanord-nungen an SKA HA II/11 vom 01.02.2011 bis 10.02.2011

• Abgabe der Buchungsanordnungen für Entnahmen/Zuführungen zum Grundstockver-mögen und Admassierungen bis 18.02.2011 an SKA HA II/11

• Verlustausgleich der Stiftungsbuchungskreise mit Verlustübernahmevereinbarung und Ausgleich der Betriebe durch SKA HA II/11 bis 22.02.2011

Für nicht CO-relevante Buchungen der Stiftungen gelten folgende Termine:• Meldung des Jahresergebnisses für „Stiftungen mit Betrieben“ von SKA HA II/11 an die

Betreuungsreferate bis 02.03.2011• Abgabe der Buchungsanordnungen zur Gewinnabführung (Rücklagenbuchungen) der

Stiftungen an SKA HA II/11 bis 15.03.2011

1.3.6 PKF-Verfahren Dem Kassen- und Steueramt - ZBD sind bis 15.12.2010 die letzten Sollstellungen für die im PKF-Verfahren verwalteten Forderungen der Betriebe gewerblicher Art zu überbringen. Letzt-mögliche Zeitpunkte für Sollstellungen, die in einem maschinellen Verfahren durchgeführt wer-den entnehmen Sie bitte dem Terminplan 2010 für das PKF-Verfahren.

Für die Forderungen, die im PKF-Verfahren verwaltet werden, endet das Einnahmegeschäft für das Haushaltsjahr 2010 wegen des PKF-Jahresabschlusses am 30.12.2010. Die nach die-sem Termin eingehenden Gutschriften werden für das Haushaltsjahr 2011 verrechnet. Der PKF-Jahresabschluss ist unabhängig vom kaufmännischen Jahresabschluss.

Im Rahmen des Jahresabschlusses PKF wird die Höhe der Erschließungsbeiträge ausgewer-tet und an das Baureferat bis spätestens 14.01.2011 übermittelt. Das Baureferat legt die Ver-teilung der Erschließungsbeiträge auf die einzelnen Unterabschnitte fest und sendet diese inkl. der Anlagennummern bis 31.01.2011 an die zentrale Anlagenbuchhaltung im KaStA zur Ver-buchung. Stadtinterne Erschließungsbeiträge (d. h. Erschließungsbeiträge für städtische Grundstücke) werden im Rahmen des Jahresabschlusses vom Sonderposten in die Erfolgs-rechnung des Baureferats (Ertragskonto 418340) umgebucht. Um dies sicherzustellen, sind die Beträge getrennt von den übrigen Erschließungsbeiträgen unter Angabe eines Kontie-rungsobjekts (Kostenstelle oder Innenauftrag) an die zentrale Anlagenbuchhaltung im KaStA zu melden. Die Verbuchung muss bis 11.02.2011 erfolgen.

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1.3.7 Zahlstellen und Geldeinhebestellen Die Geldeinhebestellen beenden das Einnahmegeschäft 2010 mit Ablauf des 22.12.2010 und müssen das Geld bis 31.12.2010 an den Haushalt abgeliefert haben. Von der Ablieferung aus-genommen sind die vom Kassen- und Steueramt evtl. zur Verfügung gestellten Wechselgeld-vorschüsse. Alle danach eingehenden Einnahmen sind ausnahmslos auf das Haushaltsjahr 2011 zu buchen.

Die Zahlstellen (mit Kassenkonto) liefern nicht ab und beenden das Einnahmegeschäft zum 30.12.2010. Aus bilanziellen Gründen ist es sehr wichtig, dass alle Kassengeschäfte bis 30.12. im alten Geschäftsjahr verbucht werden. Deshalb müssen manuelle Buchungsanordnungen für Kassenkonten unbedingt bis 10.01.2011 an KaStA 14 geliefert werden. Zum 10.01.2011 werden an die Referate Formblätter zur Saldenbestätigung verschickt.

1.3.8 Abführung von städtischen Geldern von Bankgirokonten an den städt. HaushaltDie Bankkonten der Landeshauptstadt München sind nach §§ 72 und 91 KommHV-Doppik entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer kommunaler Buchführung richtig und voll-ständig in der Vermögensrechnung (Bilanz) abzubilden.

Durch die jeweilige kontoführende Dienststelle ist sicherzustellen, dass alle städtischen Gelder auf den Bankgirokonten (mit Ausnahme der Handvorschüsse und der sonstigen Vorschüsse wie z.B. Verwaltungskostenpauschalen) bis spätestens 31.12.2010 an den städtischen Haus-halt abgeliefert werden.

Zum Bilanzstichtag dürfen sich auf den Bankgirokonten nur noch die treuhänderisch verwalte-ten Gelder (nichtstädtische Gelder wie z.B. Verbrauchsstoffgelder) und die von der Abführung ausgenommenen Handvorschüsse und sonstigen Vorschüsse befinden.

Die Abführung an den städtischen Haushalt ist mit Formular der Stadtkämmerei-HA II/11, Zen-trale Buchhaltung verbindlich zu bestätigen. Eine Fehlanzeige ist erforderlich.

Auf das Rundschreiben Nr. 20 vom 05.12.2008, welches auch das Formular zur Rückmeldung enthält wird verwiesen. Es steht Ihnen im Intranet unter: Basisangebot > Publikationen > Fi-nanzen zur Verfügung.

Hiervon nicht betroffen sind die Zentrierungsbankkonten der Stadtkämmerei.

1.3.9 Verpflichtungsermächtigungen Ausfertigungen der bis zum Schluss des Haushaltsjahres 2010 tatsächlich in Anspruch ge-nommenen Verpflichtungsermächtigungen sind der Stadtkämmerei HA II/11 bis 31.01.2011 zu übermitteln.

1.3.10 Unverbrauchte zweckgebundene EinzahlungenFür deren Behandlung gelten die Ausführungen gem. Punkt 3.1.2, 3.1.3 und 3.2.8.2 der „Rege-lungen zum Vollzug des Haushalts 2010“.

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1.3.11 Ausgleich der entstandenen HaushaltsüberschreitungenFehlende Auszahlungsmittel rechtfertigen keineswegs eine Übernahme von Auszahlungen für das Jahr 2011. Soweit im Haushaltsjahr 2010 bei Deckungsblöcken bzw. bei einzelnen Fi-nanzpositionen (die nicht in Deckungsblöcken enthalten sind) Haushaltsüberschreitungen ent-standen sind, müssen diese von den zuständigen Referaten bis spätestens 31.03.2011 ausge-glichen werden. Nicht auszugleichen sind Überschreitungen im Bereich der (investiven) Bau-maßnahmen, weil hier generell eine Deckung durch den Finanzmittelbestand erfolgt.

1.3.12 Bildung von Haushaltsauszahlungsresten und Restefonds-ZuführungenZum Abschluss des Haushaltsjahres 2010 erfolgt die Übertragung der nicht verbrauchten kon-sumtiven Mittel grundsätzlich in die Restefonds. Pro Referat existieren drei Restefonds (für Personalmittel, für Sachmittel zur allgemeinen Verwendung und für zweckgebundene Mittel), wobei der Fonds für Sachmittel zur allgemeinen Verwendung jeweils nach Buchungskreisen untergliedert wird.

Eine Bildung von Haushaltsauszahlungsresten darüber hinaus wird nur in folgenden Fällen durchgeführt:

• bei unverbrauchten investiven Mitteln pro Finanzposition. Nicht in Anspruch genomme-ne über-/außerplanmäßige Mittel werden dabei bei der Resteberechnung berücksich-tigt

• bei nicht verbrauchten Auszahlungsmitteln des Hochbauunterhalts• bei „Projekten aus finanztechnischer Sicht“ auf Antrag des Fachreferats, sofern die

Voraussetzungen für die Anerkennung gem. 3.2.8.1.3 der „Regelungen zum Vollzug des Haushalts 2010“ gegeben sind

Sofern erforderlich werden im Einzelfall auf Antrag Wiederbereitstellungen vorgenommen.

Weitere Ausführungen zur Thematik Restebildung werden die Vollzugsregelungen zum Haus-halt 2011 enthalten.

Bitte beachten Sie, dass diese Regelungen ausdrücklich nicht für Stiftungen gelten.

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1.3.13 Darlehensverwaltung (Aktiv- u. Passivdarlehen mit dem ERP-Modul FS-CML)Bitte beachten Sie, dass alle Tätigkeiten für das Jahr 2010 im Bereich der Darlehensverwal-tung bis zum 31.01.2011 abgeschlossen sein müssen. Bis zu diesem Termin sind folgende Einzelschritte vorzunehmen:

Aktiv- und Passivdarlehen:

• Fehlerbereinigung und Korrekturbuchungen bis 26.01.2011

• Durchführung des Abstimmreport bis 27.01.2011

• Buchung der Abgrenzungen für das Jahr 2010 bis 31.01.2011

• Rücknahme der Abgrenzung mit Buchungsdatum 2011 bis 31.01.2011

nur für Aktivdarlehen:

• Generierung der Plansätze bis 14.01.2011

• Abarbeitung von Geschäftsprozessen, die das Jahr 2010 betreffen, z.B.:

◦ Erfassung der außerplanmäßigen Tilgungen bis 26.01.2011 (Buchungsdatum 31.12.2010)

◦ Auflösung von Überzahlungen aus dem Jahr 2010 bis 26.01.2011 (Buchungsdatum 31.12.2010)

◦ ggf. Vornahme von Bestandsumbuchungen bis 26.01.2011 (Buchungsdatum 31.12.2010)

◦ für den Anhang werden alle noch offenen Auszahlungsverpflichtungen bis 18.03.2011 benötigt. Vergleichen Sie dazu Punkt 3.7.1 b diese Rundschreibens.

Bitte verwenden Sie für die anfallenden Tätigkeiten im Bereich der Aktivdarlehen den Schedule Manager.

1.3.14 Sachverhalte der Logistik 1.3.14.1 RechnungspläneDie Rechnungspläne für 2010, die nur für das laufende Jahr angelegt wurden, können ohne Änderungen im System belassen werden. Sollen für diese Vorgänge in 2011 auch Zahlungen geleistet werden, kann mit Bezug zum alten Rechnungsplan ein neuer für 2011 angelegt wer-den. Sollen Zahlungen zum Jahresbeginn geleistet werden, müssen die neuen Rechnungsplä-ne bis Mitte Dezember angelegt und zur Freigabe an das Kassen- und Steueramt gesendet werden. Auch Rechnungspläne, die in der Vergangenheit für mehrere Jahre angelegt wurden, bedürfen einer erneuten Freigabe (= Anordnung für ein neues Haushaltsjahr). Am 10.12.2010 werden zentral die Termine gemäß den in den Rechnungsplänen enthaltenden Datumsregeln für das nächste Jahr generiert. Danach sind die Rechnungspläne für Änderungen gesperrt. Für die Freigabe muss bis 15.12.2010 von den dezentralen Dienststellen pro Rechnungsplan erneut die Auszahlungsanordnung gedruckt und an das Kassen- und Steueramt geschickt werden.

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1.3.14.2 Bestellobligos - Skontoberücksichtigung und AuflösungBestellungen führen zu Obligos in der KLR und im Haushaltsmanagement. In der Regel wird mit Buchung der Rechnung das Endrechnungskennzeichen gesetzt. Damit werden evtl. Restobligos abgebaut.

Besondere Beachtung erfordern die wertmäßigen Bestellungen (Bestellungen mit Mengenein-heit LE - Leistungseinheit) mit Skonto. Hier wird systembedingt auch bei voller Ausschöpfung des Bestellwertes das Bestellobligo für den Skontobetrag auf den Finanzpositionen nicht ab-gebaut. Dies gilt insbesondere für alle Limitbestellungen, bei denen das Endrechnungskenn-zeichen bei der letzten Rechnung nicht gesetzt wurde.

Durch die Referate ist zu prüfen, ob mögliche Bestellreste bewusst in das nächste Haushalts-jahr übernommen werden sollen. Falls nicht, ist in der Bestellung das Endrechnungskennzei-chen zu setzen. Erfolgt das Setzen des Endrechnungskennzeichens nicht, werden nicht mehr relevante Bestellobligos bzw. Mittelbindungen am Jahresende in das neue Haushaltsjahr über-tragen. Limitbestellungen sind grundsätzlich umfassend zu überprüfen.Die Überprüfung der Bestellungen muss wegen des Obligovortrages bis 29.12.2010 erfolgen.

1.3.14.3 Jahresübergreifende BuchungenAlle noch offenen Beschaffungsvorgänge, d.h. Beschaffungsvorgänge, für die noch keine Rechnungen gebucht worden sind, sind zu überprüfen. Muss bei einem Beschaffungsvorgang noch das alte Jahr belastet werden (Lieferdatum in 2010, Rechnungseingang bis 13.01.2011), ist das Buchungsdatum 31.12.2010 zu verwenden. Bitte beachten Sie hierbei, dass eine Ände-rung des Buchungsdatums bei der Rechnungserfassung nur im SAP ERP Modul MM möglich ist. Die betroffenen Beschaffungsvorgänge, die im SRM angestoßen worden sind, sind daher von der zentralen Servicestelle des Referates im SAP ERP Modul MM zu buchen.

1.3.14.4 Freigabe von Warenkörben aus SRM (ehem. EBP) am JahresendeDas Lieferdatum von Bestellanforderungen oder Bestellungen darf zum Jahreswechsel nicht vor dem Belegdatum liegen. Beim Anlegen von Warenkörben über SRM muss daher folgen-des beachtet werden:

Liegt das Lieferdatum der Positionen im Warenkorb im Jahr 2010 (SRM schlägt das Erstellda-tum des Warenkorbes als Lieferdatum vor, i.d.R. das Tagesdatum) und wird der Warenkorb erst im Jahr 2011 freigegeben, führt dies zu Fehlern bei der Belegübergabe nach ERP. D.h. die Anlage von Bestellanforderungen oder Bestellungen im ERP wird nicht ausgeführt.

Die Referate werden daher gebeten sicherzustellen, dass alle Warenkörbe, die "In Genehmi-gung" sind, bis 30.12.2010 durch die Freigabeberechtigten (Vorgesetzte, Anlagenbuchhaltung) erledigt werden.

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2 Monatsabschluss Dezember 2.1 GrundsätzlichesDie Monatsabschlussarbeiten Dezember 2010 sind vom 14.01.2011 (1.AT) bis 31.01.2011 (Buchungsperiode 12/2010 wird vollständig geschlossen) durchzuführen. Es gelten die Vor-gaben des Schedule Managers (ScedMan) im ERP-System (Hinweis: Die Tätigkeiten unter Punkt 2.2. (Lagerbuchhaltung) und 2.3 (Abstimmung interne Forderungen/Verbindlichkeiten) sind nicht im Schedule Manager enthalten und daher außerhalb des ScedMan durchzuführen).

Der Beginn der dezentralen CO-Verrechnungen gem. Ziff.11 des ScedMan wird sich wegen zusätzlicher, zentraler Jahresabschlussarbeiten um ca. 1 Tag verschieben. Es ist daher unbe-dingt die Statusmeldung der zentralen KLR abzuwarten.

Mit der Prüfung auf richtige USt-Kennzeichen (ScedMan Ziff. 2.3) muss schon vor Beginn des offiziellen Monatsabschlusses begonnen werden, um eventuelle Korrekturen für das Geschäftsjahr 2010 bis zum 3. AT des Monatsabschlusses durchführen zu können. Dezentrale Umsatzsteuerkorrekturen sind nur bis 18.01.2011 möglich. Danach sind dringende Korrekturen (Ausnahmefälle) bis 16.02.2011 über die SAP-Hotline an die zentrale Fibu zu melden.

Die Auflösung der dezentralen Verrechnungskonten ist bis zum 18.01.2011 (3. AT des Mo-natsabschluss) abzuschließen. Eine Anwenderdokumentation für die Auflösung von Verrech-nungskonten finden Sie im FinanzWiki unter: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Auflösung_der_Verrechnungskonten_dezentral

Die dann noch auf den Verrechnungskonten stehenden Beträge fehlen• im Modul FI in der Ergebnisrechnung• in der Umsatzsteuererklärung bei steuerlichen Vorgängen• im Modul CO im Produktergebnis• im Plan 2012

Zudem ist der Bilanzausweis nicht korrekt.

Daher ist eine genaue und zeitgerechte Bearbeitung zwingend erforderlich, um eine perioden-gerechte Darstellung und somit korrekte Abschlüsse zu gewährleisten.

Sollte eine Auflösung der dezentralen Verrechnungskonten im Rahmen des Monatsabschlus-ses nicht möglich sein, so ist in jedem Fall eine entsprechende Saldenanalyse über den beste-henden Saldo zum Geschäftsjahresende erforderlich. Die Saldenanalyse muss die einzelnen Geschäftsvorfälle und Sachverhalte erläutern und eine betragsmäßige Zuordnung der Zusam-mensetzung des Saldos beinhalten, um im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten durch die zentrale Buchhaltung eine manuelle Zuordnung zu den jeweiligen Bilanzpositionen zu ermögli-chen. Die Saldenanalysen sind bis zum 31.01.2011 an die SKA HA II/11 zu übersenden.

Ein entsprechendes Formblatt finden Sie im Intranet unter: Basisangebot > Formulare > Finan-zen > Formulare für das Rechnungswesen mit SAP > Jahresabschluss > Verrechnungskon-ten.

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2.2 LagerbuchhaltungenDie Lagerbuchhaltungen des Baureferats, des Referats für Arbeit und Wirtschaft und des Re-ferats für Gesundheit und Umwelt haben jährlich eine wert- und bestandsmäßige Inventur je Lager durchzuführen (Stichtagsinventur). Diese Inventur muss innerhalb von 10 Tagen vor dem Bilanzstichtag, 31.12.2010, durchgeführt werden. Dabei ist der Soll- und Istbestand nach Menge und Wert festzustellen (gemäß der aktualisierten Lager- und Vorratsverordnung).Sollten bzgl. der Durchführung einer ordnungsgemäßen Inventur seitens der Referate Fragen bestehen, kann die Stadtkämmerei einen Leitfaden zur Vorbereitung, Durchführung und Aus-wertung der Inventur zur Verfügung stellen.

Differenzen zwischen Buch- und Istbestand sind aufzuklären. Ist eine Aufklärung nicht mög-lich, ist der Bestand durch eine Inventurdifferenzbuchung zu bereinigen. Diese Buchungen ha-ben spätestens zum 12.01.2011 zu erfolgen, dadurch kann noch eine Verbuchung der Inven-turdifferenz im alten Geschäftsjahr, Periode 12/2010, erfolgen.

Der Ablauf für die Verbuchung der Inventurdifferenzen richtet sich danach, in welcher Lagerlö-sung sich das jeweilige Lager befindet. Nachfolgend werden die beiden unterschiedlichen Ver-buchungsabläufe für Läger in der endgültigen bzw. in der modifizierten Lagerlösung darge-stellt.

Inventurdifferenzen bei Lägern in der endgültigen LagerlösungFestgestellte Inventurdifferenzen sind durch die Referate selbst, mittels der in der La-gerdokumentation beschriebenen Vorgehensweise zu verbuchen. (Die aktuelle Lager-dokumentation findet sich im Intranet im FinanzWiki.)

Die Verbuchung der Differenzen hat bis spätestens 12.01.2011, also vor dem Monats-abschluss Dezember 2010, noch in der Periode 12 zum Stichtag 31.12.2010 zu erfol-gen.

Durch die Stadtkämmerei (SKA-HAII/11-2) sind für die Läger in der endgültigen Lager-lösung keine separaten Inventurdifferenzenbuchungen erforderlich.

Bei Fragen und Problemen zur Verbuchung der Inventurdifferenzen steht ihnen die Stadtkämmerei (SKA-KaStA-CCC/FM mittels SAP-Hotline) gerne zur Verfügung.

Inventurdifferenzen bei Lägern in der modifizierten LagerlösungDieser Verfahrensablauf betrifft nur noch drei Läger im Baureferat und zwar:

• Lager Gartenbau Servicebetriebe• Lager Verkehrszeichenbetriebe• Steinlager.

Alle anderen Läger befinden sich bereits in der endgültigen Lagerlösung.

Festgestellte Inventurdifferenzen zwischen dem in SAP-System erfassten wertmäßigen Lagerbestand und dem ermittelten wertmäßigen Zählbestand sind innerhalb der modifi-zierten Lager-Übergangslösung zu bereinigen.

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Die Inventurdifferenzbuchung erfolgt im Rahmen der Jahresabschlusstätigkeiten durch die Stadtkämmerei (SKA-HAII/11-2) mit Buchungsdatum 31.12.2010 in der Periode 12/2010. Damit die Inventurdifferenzen fristgerecht verbucht werden können, hat durch die drei Läger in der modifzierten Übergangslösung bis spätestens 12.01.2011 eine Wertübermittlung des jeweiligen Lagerendbestandes zum 31.12.2010, Höhe der Lager-zugänge und -abgänge für das Jahr 2010 sowie des Inventurdifferenzbetrages getrennt nach Bestandszugangs- und -abgangskonto an die SKA-HAII/11-2 (Sammelmailadres-se: zfi.ha2.ska@muenchen.de) zu erfolgen.

Ferner ist der Stadtkämmerei für die Verbuchung der Inventurdifferenz eine entspre-chende manuelle Buchungsanordnung durch die Referate vorzulegen. Sollten mit der Erstellung der manuellen Buchungsanordnung Fragen / Probleme auftreten, wird die Stadtkämmerei (SKA-HAII/11-2) gern unterstützend tätig.

Eine Terminverschiebung über den 12.01.2011 hinaus ist leider nicht möglich. Nach dem 12.01.2011 durchgeführte Inventurdifferenzbuchungen für das Jahr 2010 können nicht mehr in der Periode 12/2010 gebucht werden, bzw. die fristgerechte Verbuchung durch die Stadtkäm-merei kann nicht mehr sichergestellt werden, da ab Mitte Januar 2011 die Monatsabschlusstä-tigkeiten für Dezember 2010 beginnen und damit die Periode 12/2010 geschlossen wird.Eine verspätete Verbuchung der Inventurdifferenzen führt zu einem falschen Ausweis des wertmäßigen Bestandes im SAP bzw. des Umlaufvermögens in der Bilanz der LHM. Auf eine fristgerechte Datenablieferung bzw. Verbuchung der Differenzen ist deswegen besonders zu achten.

Ferner benötigt die Stadtkämmerei (SKA-HAII/11-2) von sämtlichen Lägern den bei der Inven-tur ermittelten Bestand und Wert der Läger zum Stichtag 31.12.2010 bis zum 12.01.2011 unter Berücksichtigung der aufgetretenen und bereinigten Inventurdifferenzen schriftlich. Die Anga-ben der Lagerbestände zum 31.12.2010 werden für weitere Jahresabschlusstätigkeiten der Stadtkämmerei (SKA-HAII/11-2, Sammelmailadresse: zfi.ha2.ska@muenchen.de) benötigt.

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2.3 Abstimmung der internen Forderungen und VerbindlichkeitenZur Aufstellung des gesamtstädtischen Jahresabschlusses ist eine Abstimmung der internen Forderungen und internen Verbindlichkeiten zwingend erforderlich, da diese miteinander auf-gerechnet und eliminiert werden müssen (Konsolidierung). Eine vollständige eliminierung ge-lingt jedoch nur, wenn alle internen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten eingebucht wurden.

Abstimmung bedeutet, dass jeder Bereich seine interne Forderungen und Verbindlichkeiten mit den anderen städtischen Dienststellen (Referate oder BgA's) auf ihre Zulässigkeit und Be-gründetheit prüfen muss. Dazu ist eine Kontaktaufnahme mit dem Geschäftspartner erforder-lich. Eine Übersicht aller gegen ein Referat noch offenen internen Forderungen wird monatlich automatisiert an die dezentralen FI-Monatsabschlussverantwortlichen versandt.

Betroffen sind alle internen Forderungen und Verbindlichkeiten der Kontengruppe DINT und KINT.

Am Ende des Abstimmungsverfahrens sind:

a) Gerechtfertigte offene interne Verbindlichkeiten bzw. Forderungen einzubuchen• Beachten Sie, dass die Einbuchung einer internen Rechnung für das Haushaltsjahr

2010 bis 13.01.2011 möglich ist. In solchen Fällen ist aber immer als Buchungsda-tum der 31.12.2010 einzutragen. Keinesfalls dürfen Rechnungen in das Haushalts-jahr 2011 gebucht werden. Dies wird von der Stadtkämmerei überwacht. Fälschli-cherweise in 2011 gebuchte Vorgänge sind wieder zu stornieren.

• Achten Sie darauf, dass die Verbindlichkeit bei der Rechnungseinbuchung mit dem richtigen internen Kreditor (Kontengruppe KINT) des Buchungskreises erfolgt, von dem die Rechnung gestellt wurde. Keinesfalls darf die Rechnung mit einem inter-nen Kreditor eines anderen Buchungskreises beglichen werden. Sollte die Forde-rung an einen falschen Buchungskreis gerichtet sein, so ist dies vorab mit dem Rechnungssteller abzuklären, von diesem die Forderung zu stornieren und an den richtigen Buchungskreis zu richten.

• Die Einbuchung von internen Forderungen ist nur bis 17.12.2010 möglich, da ab 20.12.2010 alle internen Debitoren (Kontengruppe DINT) zum Buchen gesperrt sind (geänderte Abbildung der internen Geschäftsvorgänge).

b) Nicht gerechtfertigte offene interne Verbindlichkeiten bzw. Forderungen auszu-buchen• Beachten Sie, dass nicht gerechtfertigte interne Forderungen bis 17.12.2010 aus-

zubuchen sind, da ab 20.12.2010 alle internen Debitoren (Kontengruppe DINT) zum Buchen gesperrt sind (geänderte Abbildung der internen Geschäftsvorgänge).

Soweit eine Abstimmung der internen Forderungen und Verbindlichkeiten nicht erfolgt und so-mit zum Jahresabschluss noch offene Interne Forderungen bzw. Verbindlichkeiten aus 2010 und früher bestehen, wird die Stadtkämmerei für diese Fälle eine Ersatzvornahme durchfüh-ren.

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Ersatzvornahme bedeutet, dass für alle bestehenden Forderungen, denen am 14.01.2011 (letzter Buchungstag in MM ist der 13.01.2011) keine entsprechenden Verbindlichkeiten des „Schuldner“-Referates gegenüberstehen, diese zentral in der Stadtkämmerei im Rahmen des Jahresabschlusses nachgebucht werden. Es wird insoweit davon ausgegangen, dass die For-derung des Rechnung stellenden Buchungskreises zu Recht besteht.

Bitte beachten Sie, dass für die Ersatzvornahme seitens der Stadtkämmerei nur zentrale Kon-tierungsobjekte pro Buchungskreis verwendet werden können, da die expliziten CO-Objekte nicht bekannt sind. Zu diesem Zweck melden Sie bitte bis spätestens 31.12.2010 ein CO-Kontierungsobjekt je Buchungskreis an die Organisationsmailadresse der HA II/11 (zfi.ha2.ska@muenchen.de). Die Ersatzvornahme wird dann auf diesem CO-Objekt sowie auf pauschalen Aufwandskonten und in Periode 13 durchgeführt.

Um Doppeleinbuchungen zu vermeiden, achten Sie bitte darauf, nach Buchungsschluss des Geschäftsjahres 2010 (DINT = 17.12.2010; KINT = 13.01.2011) keine offenen internen Forde-rungen bzw. Verbindlichkeiten aus den Jahren 2010 und früher zu begleichen, da diese im Rahmen der Ersatzvornahme gebucht werden.

In Hinblick auf den in Zukunft aufzustellenden Konzernabschluss ist auch eine Abstimmung der Forderungen und Verbindlichkeiten mit den Eigenbetrieben, verbundenen Unternehmen und Beteiligungsgesellschaften notwendig. Auch hier muss jeder Bereich seine Forderungen und Verbindlichkeiten mit den betroffenen Stellen auf ihre Zulässigkeit und Begründetheit prü-fen, um anschließend die gerechtfertigten offenen Verbindlichkeiten bzw. Forderungen einzu-buchen und zu zahlen, nicht gerechtfertigte Forderungen bzw. Verbindlichkeiten auszubuchen oder die restlichen offenen Forderungen und Verbindlichkeiten mit einer Fälligkeit im abgelau-fenen Jahr zu begründen.

Die Begründungen sind bis 31.01.2011 an die Stadtkämmerei HA II/11 zu melden. Dabei ist anzugeben, warum keine Regulierung erfolgte. Betroffen sind die Forderungen und Verbind-lichkeiten folgender Bilanzpositionen:

• 2.2.2.2 Forderungen gegenüber eigenen Unternehmen und Stiftungen• 4.7.3 Verbindlichkeiten gegenüber eigenen Unternehmen und Stiftungen

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3 Jahresabschluss 2010

3.1 UmsatzsteuerjahresmeldungDer Testlauf für die Umsatzsteuerjahreserklärung (im ScedMan Jahresabschluss hinterlegt) muss in der Zeit vom 08.02.2011 - 15.02.2011 durchgeführt werden. Die aus diesem Testlauf resultierenden Korrekturen sind über die SAP-Hotline an die zentrale Finanzbuchhaltung bis 16.02.2011 zu melden.

Die weiteren Tätigkeiten (Echtlauf, Liste für die Steuerabteilung) zur Umsatzsteuerjahreserklä-rung werden ab dem 28.02.2011 begonnen und müssen bis zum 04.03.2011 abgeschlossen sein. Der Ablauf ist im ScedMan hinterlegt und zusätzlich ergeht eine gesonderte Erinnerungs-mail.

3.2 Jahresabschluss Anlagenbuchhaltung Folgende Prüfungen und Buchungen müssen in der Anlagenbuchhaltung bis einschließlich 15.02.2011 durchgeführt werden.

Stiftungen: Die Prüfungen und Buchungen in der Anlagenbuchhaltung müssen bis einschließlich 08.02.2011 durchgeführt werden.

Für den Jahresabschluss Anlagenbuchhaltung verwenden Sie bitte den Schedule Manager "LHM-Jahr". Bitte beachten Sie die Ausführungen zum Jahresabschluss im Finanzwiki: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Kategorie:Jahresabschluss_FI-AA

Wir weisen darauf hin, dass Buchungsanordnungen, die durch die zentrale Anlagenbuchhal-tung bearbeitet werden, bis 11.02.2011 bei der Stadtkämmerei, KaSta 14 bzw. HA II/11-2 (Alt-datenkorrekturen) vorliegen müssen.

Stiftungen: Damit die Bearbeitung der Buchungsanordnungen durch die zentrale Anlagen-buchhaltung fristgerecht erfolgen kann, muss diese bis zum 04.02.2011 bei der Stadtkämme-rei, KaSta 14 bzw. HA II/11-2 (Altdatenkorrekturen) vorliegen.

3.2.1 Sonderposten-VerrechnungskontenBitte überprüfen Sie, ob alle Buchungen auf den Sonderposten-Verrechnungskonten den zu-grundeliegenden Anlagen als Sonderposten zu den Anschaffungs- und Herstellungskosten zu-gewiesen wurden.

Bitte führen Sie, falls noch nicht geschehen, die entsprechenden Zuordnungen durch. Nur so ist gewährleistet, dass alle Abschreibungen und Zinsen verursachungs- und sachgerecht bis zum Jahresende gebucht sind und eine ertragswirksame Auflösung der Sonderposten erfolgen kann.

Die Sonderposten-Verrechnungskonten können bis zum Buchungsschluss der Anlagenbuch-haltung am 15.02.2011, bzw. bei Stiftungen am 08.02.2011 aufgelöst werden.

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Es handelt sich um folgende Konten:

Alle Referate:250502 Zuweisungen von Bund250512 Zuweisungen von Land250522 Zuweisungen von Gemeinden250542 Zuweisungen von sonstigen öffentliche Bereich250552 Zuschüsse von kommunalen Sonderrechnungen250562 Zuschüsse von sonstigen kommunalen Sonderrechnungen250572 Zuschüsse von privaten Unternehmen250582 Zuschüsse von übrigen Bereichen250583 Zuschüsse von übrigen Bereichen - zweckgebunden250602 Rückz. von Zuweisungen investiv Folgejahr - Bund250612 Rückz. von Zuweisungen investiv Folgejahr - Land252600 Konnexitätserstattung durch d. Reg. v. Oberbay.256100 Sopo aus Auflösung von Stellplatzverpflichtung254500 Verrechnungskonto Geldleistungen aus SoBoN254510 Verrechnungskonto Sachleistungen SoBoN

Nur im Baureferat:252500 Verrechnungskonto Erschließungsbeiträge PKF252510 Verrechnungskonto Vorausleistungen Erschließungsbeiträge PKF252520 Verrechnungskonto Vorausleistungen Erschließungsbeiträge Nicht-PKF252530 Verrechnungskonto Straßenausbaubeiträge252540 Verrechnungskonto Geldleistungen Erschließungsbeiträge256500 Verrechnungskonto Kostenbeiträge Ökokonto

Nur im Planungsreferat:256400 Sopo aus Auflösung von Stellplatzbeschränkungssatzung256450 Rückzahlung Stellplatzverpflichtungen Folgejahre256150 SoPo aus Ablös.v.Stellplatzverpfl.-inkl.ÖPNV

Nur im Schulreferat:257000 Sonstige Verwendungsverpflichtungen

Nur im Buchungskreis 0099 (Zuständigkeit Planungsreferat):254520 Verrechnungskonto Geldleistungen aus SEM

3.2.2 Dummy-EBP-AnlagenBitte überprüfen Sie, ob die Dummy-EBP-Anlagen fälschlicherweise bebucht wurden. Sollte dies der Fall sein, muss eine entsprechende Korrektur durchgeführt werden (Vorgehensweise analog Anwenderdokumentationen zum Thema Korrekturen). Wir weisen in diesem Zusam-menhang darauf hin, dass keine Bestellungen mit Kontierung Dummy-EBP-Anlage erfolgen dürfen.

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3.2.3 Anlagen im Bau 3.2.3.1 Korrektur der EigenleistungenEigenleistungen durch fremden Buchungskreis (Baureferat):Um die Anlagen im Bau mit den korrekten Eigenleistungen zu belasten, sind seitens des Bau-referates bis 31.01.2011 für jedes Projekt folgende Daten an die dezentralen Anlagenbuchhal-tungen der Nutzerreferate zu melden:

• Anlagennummer• gesamte Vollkosten die für die Erstellung dieser Anlage angefallen sind• die für die Anlage verrechneten Markthonorare• den zu verbuchenden Differenzbetrag

Die Stiftungsbuchungskreise werden wie Externe behandelt. Eine Korrektur der Eigenleis-tungen ist daher nicht erforderlich. Auf eine Meldung kann somit ebenfalls verzichtet werden.

Das Nutzerreferat überprüft die gemeldeten Markthonorare mit den auf der Anlage gebuchten Beträgen und die Berechnung des Differenzbetrages. Bei Unstimmigkeiten ist Kontakt mit dem Baureferat aufzunehmen.

Für die Buchung der Differenzbeträge ist ein LSMW-Formular auszufüllen und bis zum 11.02.2011 an die Stadtkämmerei, HA II/11-2 zu übersenden.

Eigenleistungen durch eigenen Buchungskreis bzw. durch fremden Buchungskreis mit Vollkostenverrechnung:Das Nutzerreferat berechnet die Differenzbeträge (70 % der auf der AiB verbuchten Eigenleis-tungen). Für die Buchung der Differenzbeträge ist ein LSMW-Formular auszufüllen und bis zum 11.02.2011 an die Stadtkämmerei, HA II/11-2 zu übersenden.

Bei Eigenleistungen durch den eigenen Buchungskreis ist die Berechnung und Buchung der Differenzbeträge nicht mehr erforderlich, wenn bei der Auftragsart xxEL in der IST-Abrech-nungsvorschrift die Abrechnung an die AiB und an das Produkt bereits hinterlegt ist (vgl. Aus-führungen im Changezyklus 3/2010, Foliensatz S. 26 ff.). Dadurch ist gewährleistet, dass bei der monatlichen Abrechnung des Auftrags nur 70 % auf der Anlage verbucht wird.

3.2.3.2 Abrechnung der Anlagen im BauWir weisen ausdrücklich darauf hin, dass eine Abrechnung der auf der AiB verbuchten exter-nen Rechnungen unabhängig von der Korrektur der Eigenleistungen (Punkt 3.2.3.1) erfolgen kann.

Für die Abrechnung der AiB kontrollieren Sie, ob alle Anlagen im Bau, die 2010 oder früher in Betrieb genommen wurden, abgerechnet sind. Wenn nicht, führen Sie die Abrechnungen durch. Überprüfen Sie in diesem Zusammenhang auch Anlagen im Bau, die bereits abgerech-net, aber noch nicht schlussgerechnet sind.

Um den Referaten die Arbeit zu erleichtern, ist das Feld „Geplanter Abgang am“ im Anlagen-stammsatz (Reiter Allgemein) in allen Anlagenklassen, die Anlagen im Bau betreffen, als Mussfeld ausgesteuert.

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In dieses Feld ist bei Anlage des Stammsatzes die voraussichtliche Inbetriebnahme der Anla-ge im Bau einzutragen. Bei Anlagen im Bau, die lediglich als Sammler dienen (z. B. zur Er-leichterung bei der Bestellabwicklung) ist als geplantes Abgangsdatum der 31.12.9999 einzu-tragen.

Für den Jahresabschluss steht den Referaten ein Bericht zur Verfügung, der am jeweiligen Jahresende alle Anlagen im Bau auflistet, die das entsprechende Abgangsdatum (<= 31.12.2010) erreicht haben. Die Anlagen im Bau mit Abgangsdatum 31.12.9999 sind in die-sem Bericht automatisch enthalten.

Bericht: S_ALR_87011964 - Anlagenbestand nach Anlagenklasse, Variante CUS&AIBTragen Sie den Buchungskreis, das Berichtsdatum (31.12.2010) und als geplanten Abgang am (freie Abgrenzung aktiv) den 31.12.2010 ein.

3.2.4 Kontenabgleich AnlagenverkaufIm Rahmen des Jahresabschlusses weisen wir darauf hin, dass die über SD und FI-AA be-buchten Verrechnungskonten zum Stichtag 31.12.2010 (Buchungsdatum) einen Saldo von Null aufweisen müssen. Entspricht der Saldo nicht Null, sind entsprechende Korrekturbuchun-gen durchzuführen. Bei Problemen wenden Sie sich bitte an die Stadtkämmerei HA II/11-2.

Bericht: FBL3N / Variante CUS&ABGL_AV_SD.

Bitte beachten Sie, dass im Modul SD Buchungen nur bis 29.12.2010 vorgenommen werden können.

Die Verrechnungskonten für den Anlagenverkauf können bis zum Buchungsschluss der Anla-genbuchhaltung am 15.02.2011 bzw. bei Stiftungen am 08.02.2011 aufgelöst werden.

3.2.5 Weitere KorrekturenWeitere erforderliche Korrekturen im Bereich FI-AA, z.B. aufgrund Inventurdifferenzen oder Falschbuchungen müssen ebenfalls bis zum Stichtag 15.02.2011 durchgeführt sein. Der Stich-tag für die Stiftungen ist der 08.02.2011

3.2.6 Abschreibungslauf Periode 13/2010Der Abschreibungslauf für die Periode 13 findet am 16.02.2011 statt. Anschließend erfolgt der Jahresabschluss in der Anlagenbuchhaltung.

Für die Stiftungen findet der Abschreibungslauf für die Periode 13 am 09.02.2011 statt. An-schließend erfolgt der Jahresabschluss in der Anlagenbuchhaltung.

Hinweis: Zwischen dem Abschreibungslauf und dem technischen Jahresabschluss (vgl. Punkt 3.2.8, 18.02.2011 bzw. Stiftungen 11.02.2011) dürfen keine Nutzungsdauern geändert werden.

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3.2.7 Auswertung von Nutzungsdaueränderungen Zur Auswertung von unterjährigen Nutzungsdaueränderungen steht Ihnen eine SAP-Auswer-tung zur Verfügung (TAC: ZAR15ND). Erläuterungen zu dieser Auswertungsmöglichkeit finden Sie im FinanzWiki unter: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Auswertung_von_Anlagenänderungen

Liefert die Auswertung ein Ergebnis, so sind die unter Punkt 3.7.1 d dieses Rundschreibens genannten Angaben zu machen und bis 18.03.2011 an die Stadtkämmerei HA II/11 zu sen-den.

3.2.8 Zentrale Anlagenbuchhaltung Der Bestandsbuchungslauf für die Periode 13/2010 ist direkt im Anschluss an den Abschrei-bungslauf anzustoßen. Danach ist der Abstimmreport, TAC ABST2, durchzuführen. Bei Diffe-renzen setzen Sie sich bitte umgehend mit dem CCC in Verbindung. Anschließend ist bis 18.02.2011 bzw. bei Stiftungen bis 11.02.2011 der technische Jahresabschluss durchzufüh-ren.

3.3 Jahresabschluss in der Kosten- und LeistungsrechnungDer Jahresabschluss im Modul CO hat zum Ziel, den vollständigen Ressourcenverbrauch auf den Produkten darzustellen und die vorläufigen Ist-Ergebnisse für die Modellrechnung bereit-zustellen.

Wir weisen die dezentralen KLR-Sachbearbeitungen darauf hin, dass für die Referate die Ver-pflichtung besteht, die Kostenstellen für die Monate 1 - 13 abzuräumen und die entsprechen-den Auftragsabrechnungen bis zu den genehmigten Produkten durchzuführen.

Die Kostenstellen und Aufträge sind zwingend im Rahmen des Abschlusses der Periode 12 auf die Durchführung des vollständigen Werteflusses in den Perioden 1 bis 12 zu prüfen. Die evtl. notwendigen Korrekturbuchungen bzw. Verrechnungen sind vorzunehmen. Die Periode 13 ist zwischen Mitte Januar und Ende Februar bereits vor den Endterminen regelmäßig auf vorgenommene Buchungen zu überprüfen, bei Bedarf sind Verrechnungsregeln zu erarbeiten und entsprechend in einen Verrechnungszyklus bzw. die Abrechnungsregeln einzupflegen. In der Periode 13 ist keine Verbuchung für die Serviceleistungen und die Steuerungsumlage vor-gesehen.

Hinweis: Eventuelle Deltas bei der Abrechnung der kalkulatorischen Jahressonderzuwendungen wer-den ab 2010 nach Beschäftigtengruppen (900021 für Beamte und 900022 für Tarifbeschäftig-te) unterschieden.

3.3.1 Die Periode 13 im Modul CO Am 23.02.2011 müssen die Referate die zugeordneten Kostenstellen aus dem Knoten VG98 (Gebäudeverrechnungskostenstellen) prüfen und bei Bedarf die entsprechenden Werteflüsse pflegen und außerhalb des Schedule Managers verrechnen. Die zentrale KLR wird über die Verteilerliste im Schedule Manager die Referate informieren, sobald mit dieser Tätigkeit be-gonnen werden kann. Die KLR-Sachbearbeitung des empfangenden Referates soll über diese Buchung möglichst bereits im Vorfeld informiert werden, spätestens jedoch am 23.02.2011.

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Am 24.02.2011 müssen bei Bedarf die Zyklen zur Verrechnung innerhalb der Referate ge-pflegt sein und außerhalb des Schedule Managers durchgeführt werden. Soweit auf Innenauf-trägen (ohne Produktaufträge) Buchungen vorhanden sind (Eigenleistungsaufträge dürfen hiervon nicht betroffen sein), ist die Auftragsabrechnung für die Periode 13/2010 durchzufüh-ren. Hierfür muss sichergestellt sein, dass für die Periode 1/2011 die bereits durchgeführte Auftragsabrechnung storniert wurde. Näheres zum Vorgehen des Monatsabschlusses Periode 1/2011 siehe Punkt 3.3.2 dieses Rundschreibens.

Nach diesen Abschlussarbeiten sind die Kostenstellen und Innenaufträge des Referates durch die dezentrale KLR-Sachbearbeitung zu prüfen. Im Ergebnis müssen alle Kosten und Erlöse den Produkten zugeordnet sein. Stellt sich heraus, das noch eine Buchung offen ist, muss kurzfristig eine Verrechnung erfolgen.

Bis zum 25.02.2011 ist über E-Mail eine Statusmeldung über den erfolgten Jahresabschluss an die zentrale KLR (zklr.ha2.ska@muenchen.de) notwendig. Ebenfalls spätestens am 25.02.2011 ist bei Bedarf die Auftragsabrechnung für die Periode 1/2011 nochmals durchzu-führen.

Sobald die Erledigung der Abschlussarbeiten für die Periode 13 durch alle Referate bestätigt wurde, wird durch die zentrale KLR der automatische Berichtsversand für die Jahresberichte (soweit der automatische Berichtsversand in den Referaten verwendet wird) aktiviert.

3.3.2 Betroffenheit des Monatsabschluss 01/2011 durch Abschluss Periode 13/2010Im Rahmen der regulären Zeitschiene erfolgt der vollständige Monatsabschluss des Monats Januar 2010 incl. dem Berichtsversand bzw. die Erstellung der Berichtsextrakte. Soweit in der Periode 13 alle Buchungen auf Produktebene zugeordnet werden konnten, muss die Auftrags-abrechnung für den Januar nicht storniert werden. Sind nur einzelne Aufträge durch Buchun-gen der Periode 13 betroffen, ist ebenfalls keine vollständige Stornierung der durchgeführten Abrechnungen notwendig, sondern es ist ausreichend, nur die betroffenen Aufträge (weitere davon abhängige Abrechnungen sind ebenfalls zu beachten) zu stornieren. Soweit die Bebu-chung der Aufträge in größerem Umfang erfolgte, sollten über die entsprechenden Selektions-varianten in umgekehrter Abfolge die Abrechnungen in der Periode 1/2011 storniert werden. Damit die dezentralen KLR-Sachbearbeitungen die wirtschaftlichste Lösung wählen können, wird für die Stornierung der Auftragsabrechnung Januar der Zeitraum vom 23.02.2011 bis 28.02.2011 geöffnet. Nach Abschluss der Periode 13 am 25.02.2011 und abschließender Rückmeldung der zentralen KLR, dass alle Kosten den genehmigten Produkten zugeordnet worden sind, müssen die stornierten Auftragsabrechnungen für die Periode 1 spätestens am 28.02.2011 nochmals durchgeführt werden.

Die Auftragsabrechnung für die Periode 13/2010 sowie die Stornierung und Neudurchführung der Auftragsabrechnung der Periode 1/2011 erfolgt außerhalb des Schedule Managers. Die Stornierung ist über die Maske der (Innen-)Auftragsabrechnung (Einzel- oder Sammelverarbei-tung) im Menü unter dem Punkt "Abrechnung" zu finden.

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3.4 RückstellungssachverhalteRückstellungen sind sowohl bei Ihrer Bildung als auch bei Ihrer Veränderung zu melden. Be-züglich der zu meldenden Rückstellungstatbestände und deren Erläuterung verweisen wir auf die Anwenderdokumentation zu Rückstellungen. Sie finden diese im FinanzWiki unter folgen-dem Link: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Rückstellungen

Bitte beachten sie die unterschiedlichen Wertgrenzen. Die Bildung von Rückstellungen erfolgt ab einem rückstellungsfähigen Betrag von:

• 500 € bei Rückstellungen nach § 74 Abs. 1 Satz 1 KommHV-Doppik (mit Ausnahme der Instandhaltungsrückstellungen: hier gilt eine Wertgrenze von 5.000 €)

• 5.000 € bei Rückstellungen nach § 74 Abs. 1 Satz 2 KommHV-Doppik

Für Ihre Meldung verwenden Sie bitte das Formblatt für die Meldung von Rückstellungssach-verhalten (Pfad: Referatsangebote → Stadtkämmerei → Hauptabteilung II → Abt. 1 Jahres-haushaltswirtschaft → UAbt. 1 Zentrale Buchhaltung → SG 2 HH-Abschlüsse → Formblätter → Rückstellungen – Formblatt 1 (Meldung und Fehlanzeige)). Desweiteren ist eine entspre-chende Buchungsanordnung zu übermitteln.

Die Dokumentation der Rückstellungen erfolgt in einem Rückstellungsspiegel. (Pfad: Referatsangebote → Stadtkämmerei → Hauptabteilung II → Abt. 1 Jahreshaushaltswirt-schaft → UAbt. 1 Zentrale Buchhaltung → SG 2 HH-Abschlüsse → Formblätter → Rückstel-lungsspiegel).

Falls liquide Mittel aus angesammelten langfristigen Rückstellungen (insb. Pensionsrückstel-lungen und Umweltschutzrückstellungen) für andere Zwecke verwendet werden, ist dies anzu-geben (vgl. § 22 Abs. 3 Satz 1 KommHV-Doppik). Eine Fehlanzeige ist auch hier erforderlich.

Für personalwirtschaftliche Rückstellungen hat die Meldung bis 12.01.2011, für alle weiteren Rückstellungen bis 31.01.2011 an die Stadtkämmerei HA II/11 zu erfolgen. Eine Fehlanzeige ist zwingend erforderlich. Dies gilt auch für die Stiftungen.

Wir weisen darauf hin, dass für etwaige Prüfungen des Revisionsamtes alle Unterlagen zu Rückstellungen in den Referaten zentral aufzubewahren sind. Insbesondere ist bei Bedarf eine vollständige und zeitnahe Übermittlung der Unterlagen an das Revisionsamt sicherzustellen.

3.5 RechnungsabgrenzungenGeprüft werden müssen alle Sachverhalte, bei denen eine Ein- und Auszahlung im abgelaufe-nen Haushaltsjahr erfolgte, aber das Leistungsdatum im nächsten Haushaltsjahr liegt. Diese Sachverhalte sind über einen aktiven bzw. passiven Rechnungsabgrenzungsposten abzugren-zen.

Ebenfalls geprüft werden müssen alle Sachverhalte, in denen eine nachträgliche Ein- oder Auszahlung erfolgt und das Leistungsdatum ganz oder teilweise im abzuschließenden Haus-haltsjahr lag. Diese Sachverhalte sind über sonst. Forderungen bzw. Verbindlichkeiten abzu-grenzen.

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Auf die Anwenderdokumentation zur Rechnungsabgrenzung wird verwiesen. Sie finden diese im FinanzWiki unter folgendem Link: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Rech-nungsabgrenzung

Rechnungsabgrenzungsposten sind ab einem abzugrenzenden Betrag von 5.000 € im Einzel-fall zu melden. Wird eine Rechnung durch mehrere Referate bezahlt, ist der Gesamtbetrag maßgeblich für die Meldepflicht. Für Zinsabgrenzungen im Bereich der Wertpapiere und Kredi-te gilt diese Wertgrenze nicht.

Bitte beachten Sie, dass erstmalig für diesen Jahresabschluss auch periodisch wiederkeh-rende Rechnungen (z.B. Rechnungen für Strombezug, Versicherungsbeiträge, Telefon, Steuerungsumlage an Externe, z.B. Eigenbetriebe) abgegrenzt werden müssen. Auch hier gilt obige Wertgrenze von 5.000 €.

Für die Meldung von Rechnungsabgrenzungssachverhalten verwenden Sie bitte das Formblatt Rechnungsabgrenzungsposten. (Pfad: Referatsangebote → Stadtkämmerei → Hauptabteilung II → Abt. 1 Jahreshaushaltswirtschaft → UAbt. 1 Zentrale Buchhaltung → SG 2 HH-Abschlüs-se → Formblätter → Rechnungsabgrenzungsposten). Desweiteren ist eine entsprechende Bu-chungsanordnung zu übermitteln.

Um eine umfassende Dokumentation vorzunehmen, benötigt die Stadtkämmerei auch die Mel-dung einer Fehlanzeige, wenn keine Rechnungsabgrenzungen zu bilden oder aufzulösen sind.

Die Meldungen müssen bis 31.01.2011 an die Stadtkämmerei HA II/11 erfolgen. Dies gilt auch für die Stiftungen.

Die oben gemachten Ausführungen gelten nicht für die Aktiv- und Passivdarlehen (vgl. 1.3.13).

3.6 Begebene ErbbaurechteDer Stadtkämmerei HA II/11-2 und dem Revisionsamt, Prüfgebiet 2 ist bis zum 31.01.2011 eine vollständige Liste aller begebenen Erbbaurechte zum Stichtag 31.12.2010 zuzuleiten. Referate, die Gesellschaften betreuen, werden gebeten in den Wirtschaftsprüfungsberichten der betreuten Gesellschaften erwähnte Erbbaurechtsverträge mit der Landeshauptstadt München ebenfalls an die Stadtkämmerei HA II/11-2 und das Revisionsamt, Prüfgebiet 2 zu melden.

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3.7 Angaben zum Anhang 3.7.1 Abfragen an alle ReferateIm Anhang sollen nicht bilanzierungsfähige Lasten oder zukünftige mögliche Belastungen an-gegeben werden. Die Angaben müssen den Sachverhalt kurz darstellen und wenn nötig die geschätzte Summe angeben. Nicht berichtet werden muss über Sachverhalte, die für die LHM als betriebsgewöhnlich betrachtet werden können. Dies sind finanzielle Verpflichtungen, die im üblichen Rahmen liegen, wie beispielsweise laufende Verpflichtungen zu Lohn- und Gehalts-zahlungen, zur Zahlung von betriebsgewöhnlichen Mieten und Pachten, laufender Bezug von Material, Energie oder Instandhaltungen.

Die Meldungen müssen bis 18.03.2011 an die Stadtkämmerei HA II/11 erfolgen. Eine Fehlanzeige ist erforderlich.

a) HaftungsverhältnisseIm Anhang müssen die Haftungsverhältnisse dargestellt werden, die nicht in der Bilanz abge-bildet werden. Haftungsverhältnisse sind dadurch gekennzeichnet, dass sie eine Eventualver-bindlichkeit begründen, d.h. eine Verbindlichkeit, aus der die Kommune nur unter bestimmten Umständen, mit deren Eintritt sie nicht ernsthaft rechnet, in Anspruch genommen werden kann (im Gegensatz zu einer Rückstellung). Haftungsverhältnisse entstehen vor allem aus der Be-stellung von Sicherheiten für fremde Verbindlichkeiten. Dies sind in der Regel:

• Bürgschaften• Gewährverträge• Verpflichtungen aus verwandten Rechtsgeschäften, die ein Einstehen für fremde

Schuld oder für den Eintritt oder Nichteintritt bestimmter Umstände zum Gegenstand haben (z.B. Haftungsübernahmen, Liquiditätsgarantien, Garantien für die Ausführung von Arbeiten Dritter, Schuldübernahmen, Eigentumsvorbehalte, gesetzliche Haftungen, gesetzliche Pfandrechte)

Soweit Genehmigungen nach der Verordnung über kreditähnliche kommunale Rechtsgeschäf-te erforderlich sind, müssen diese mit angegeben werden.

b) Sachverhalte, aus denen sich finanzielle Verpflichtungen ergeben können sowie dro-hende finanzielle VerpflichtungenBei den nicht bilanzierungsfähigen finanziellen Verpflichtungen handelt es sich um Sachver-halte, aus denen künftige Zahlungsansprüche Dritter entstehen, denen sich die LHM nicht ent-ziehen kann. Eine Entstehung muss wahrscheinlich sein. Von Interesse sind ausschließlich fi-nanzielle Verpflichtungen, d.h. die Verpflichtungen müssen zu späteren Auszahlungen führen.

Beispielhaft können genannt werden:

• Zusagen für noch nicht ausbezahlte Zuwendungen (z.B. Stipendien, Atelier- oder Theaterförderungen),

• an Bedingungen geknüpfte Darlehen die noch nicht vollständig ausbezahlt wurden (z.B. an Baufortschritt geknüpfte Wohnbaudarlehen),

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• nicht bilanzierungsfähige Zahlungsverpflichtungen (z.B. abgeschlossene, beiderseits nicht erfüllte Verträge wie Leasing, Miete oder Pacht),

• derivative Finanzinstrumente• noch nicht begonnene Investitionsvorhaben, • mögliche Verlustausgleiche an Eigenbetriebe,• künftige Großreparaturen,• Rekultivierungs- und Entsorgungsaufwendungen,• unterlassene Instandhaltungen.

Drohende finanzielle Verpflichtungen unterscheiden sich von den finanziellen Verpflichtungen dahingehend, dass die Wahrscheinlichkeit des Eintritts deutlich höher eingeschätzt wird.

c) Kreditähnliche Rechtsgeschäfte Ein kreditähnliches Rechtsgeschäft (Art. 72 GO) ist jeder Vertrag zwischen einer Kommune und einem Dritten, der in seinen wirtschaftlichen Folgen für die Kommune einer Kreditaufnah-me gleichkommt. Einerseits kommt die Kommune in den Genuss eines wirtschaftlichen Vor-teils, andererseits ist sie als Gegenleistung zum finanziellen Ausgleich dieses Vorteils in künfti-gen Haushaltsjahren verpflichtet. Zum Teil überschneiden sich die erforderlichen Angaben mit den Meldungen zu den Punkten 3.7.1 a und b. Darüberhinaus kommen aber noch folgende Sachverhalte in Betracht:

• Mietvorauszahlungen, • Finanzierungsverträge (z.B. Vor- oder Zwischenfinanzierungsverträge), • Stundung (Kreditierung) von Zahlungsverpflichtungen.

Auch von Interesse sind Verträge über die Durchführung von Investitionen, wenn der Unter-nehmer die Finanzierung ganz oder teilweise übernimmt und die LHM sich zur Zahlung daraus entstehender Folgekosten verpflichtet (z.B. Kindergärten, Bäder), langfristige Leistungsverträ-ge (z.B. Verträge mit einem Sanierungs- oder Entwicklungsträger) oder Vereinbarungen über Vorfinanzierungen mit Grundstücksbeschaffungs- und Erschließungsgesellschaften.

d) Veränderungen der ursprünglichen Nutzungsdauer von VermögensgegenständenAnzugeben ist, wenn die Nutzungsdauer eines Vermögensgegenstandes nachträglich verän-dert wurde. Ein Grund kann sein, dass bei der Anlage des Stammsatzes die falsche Nutzungs-dauer hinterlegt wurde.

Gemeldet werden müssen die Anlagennummer, das Objekt mit Bezeichnung, die Veränderung der Nutzungsdauer und der Grund der Nutzungsdaueränderung.

Bei der Veränderung der Nutzungsdauer handelt es sich in der Regel um Einzelsachverhalte. Aus diesem Grund sind Angaben nur erforderlich, wenn der Vermögensgegenstand einen Restbuchwert von über 500.000 € hat.

Zur Auswertung von unterjährigen Nutzungsdaueränderungen steht Ihnen eine SAP-Auswer-tung zur Verfügung. Vergleichen Sie dazu den Punkt 3.2.7 dieses Rundschreibens.

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e) alle gesetzlichen oder vertraglichen Einschränkungen zu dem in der Bilanz aus- gewiesenen Grund und Boden sowie zu Gebäuden und anderen Bauten, die sich auf deren Nutzung, Verfügbarkeit oder Verwertung beziehen sowie unentgeltlich oder unter Marktpreis überlassenes bzw. abgegebenes AnlagevermögenEs sind alle Sachverhalte aufgrund von Gesetzen oder Verträgen anzugeben, die die Nutzung, Verfügbarkeit oder Verwertung des Grund und Bodens sowie der Gebäude einschränken. Als vertragliche Einschränkungen kommen in der Regel

• Verpachtungen (Erbpachtverhältnisse), • Vermietungen und • Leasinggeschäfte

in Frage. Weitere denkbare Fälle für die Angabepflicht können im Rahmen der kommunalen Zusammenarbeit (z.B. aufgrund von Zweckvereinbarungen) auftreten. So z.B. wenn zwei Ge-meinden oder eine Gemeinde und der Landkreis eine Schulturnhalle oder ein Hallenbad ge-meinsam finanzieren und nutzen. Einschränkungen für die Nutzung oder Verwertung von Grundstücken wie Leitungsrechte oder Grunddienstbarkeiten müssen dagegen nicht angege-ben werden.

Desweiteren sind Sachverhalte zu melden, bei denen die LHM zur Erfüllung ihrer Aufgaben Anlagevermögen an Dritte überlässt bzw. verkauft und dies aus Subventionsgesichtspunkten teilweise nicht zum marktüblichen Preis oder vollkommen unentgeltlich erfolgt. Die mit diesen Rechtsgeschäften beabsichtigte Förderung muss im Anhang angegeben werden. Beispiels-weise kann es sich um unter Marktpreis verkauftes Anlagevermögen oder um marktunübliche Erbbaurechtszinsen oder Mieten/Pachten handeln. Erhält die LHM für unter Marktpreis ver-kauftes Anlagevermögen einen entsprechenden Gegenwert (z. B. ein Belegungsrecht), han-delt es sich nicht um einen marktunüblichen Preis.

Einmalige Geschäftsprozesse (z.B. Verkauf) sind nur im Jahr des Abschlusses zu melden. Über mehrere Jahre laufende Geschäftsprozesse müssen jedes Jahr erneut gemeldet werden. Die Stadtkämmerei HA II/11 benötigt Angaben über den Sachverhalt, die Höhe und Dauer der Förderung.

Eine Meldung an die Stadtkämmerei muss erfolgen, wenn die Förderung pro Einzelfall über die gesamte Laufzeit einen Betrag von 50.000 € übersteigt.

Für die Meldung obiger Sachverhalte ist folgendes Muster zu verwenden:

Lfd. Nr.

Bezeichnung des Anlagever-mögens

Anlagen-Nr. SAP

Überlassung durch Verpachtung (auch Erbpacht), Vermie-tung oder Leasing

Unent-geltlich über-lassen ?

Unter dem Marktpreis überlassen ?

Summe erhaltene Beiträge f. d. Überlassung

Überlas-sung seit

Überlassen an

Ja / Nein Ja / Nein Pro Jahr / € Monat/Jahr Name, Anschrift

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f) Verwaltetes TreuhandvermögenEine Angabe über das von der LHM verwaltete Treuhandvermögen muss im Anhang erfolgen. Dabei handelt es sich beispielsweise um das Mündelvermögen oder um rechtsfähige Stiftun-gen.

g) Darstellung der Vermögens- Finanz- und ErtragslageDer Jahresabschluss der Landeshauptstadt München hat ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- Finanz- und Ertragslage sowie der dauernden Leis-tungsfähigkeit zu vermitteln. Sind besondere Umstände oder Risiken bekannt, nach denen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild nicht vermittelt wird, so sind diese im An-hang zu erläutern.

h) Rechtlich selbständige StiftungenDer Stadtkämmerei HA II/11-2 ist eine Liste aller rechtlich selbständigen Stiftungen unterteilt in

• allgemein verwaltete (Kuratorium) und • kommunal verwaltete

Stiftungen zu übermitteln.

3.7.2 Abfragen an einzelne ReferateDie Meldungen müssen bis 18.03.2011 an die Stadtkämmerei HA II/11 erfolgen.

3.7.2.1 BaureferatEine Angabe der noch nicht erhobenen Beiträge aus fertiggestellten und abrechenbaren Er-schließungsanlagen ist erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass es bei dieser Abfrage um die Sachverhalte geht, bei denen die Maß-nahme fertiggestellt und abrechenbar ist aber eine Verbescheidung noch nicht erfolgte. Die Nennung eines geschätzten Gesamtbetrages ohne Untergliederungen ist ausreichend.

3.7.2.2 Direktoriuma) Mitglieder des StadtratesFür den Anhang werden der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Oberbürgermeisters, der ehrenamtlichen Mitglieder des Stadtrats sowie der berufsmäßi-gen Stadtratsmitglieder benötigt. Dies gilt auch, wenn sie im Haushaltsjahr 2010 ausgeschie-den sind.

b) Bestand der Kassen/Konten der BezirksausschüsseDie Bestände auf den Girokonten der Bezirksausschüsse müssten, sofern es sich um städti-sche Gelder handelt, eigentlich im Umlaufvermögen der städtischen Hoheitsbilanz dargestellt werden. Es ist jedoch auch ausreichend die Salden dieser Bankkonten im Anhang zur Bilanz auszuweisen.

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Gemeldet werden muss vom Direktorium eine Liste mit dem entsprechenden Bezirksaus-schuss, dem Bestand der Kassen- oder Girokonten und dem Anteil städtischer Gelder zum 31.12.2010. Sofern es sich nicht um städtische Gelder handelt, ist eine Abbildung im Anhang nicht angezeigt.

3.7.2.3 KommunalreferatEs sind alle Sachverhalte aufgrund von Gesetzen oder Verträgen anzugeben, die die Nutzung, Verfügbarkeit oder Verwertung des Grund und Bodens sowie der Gebäude einschränken. Als vertragliche Einschränkungen kommen in der Regel

• Verpachtungen (Erbpachtverhältnisse), • Vermietungen und • Leasinggeschäfte

in Frage. Einschränkungen für die Nutzung oder Verwertung von Grundstücken wie Leitungs-rechte oder Grunddienstbarkeiten müssen dagegen nicht angegeben werden.

3.7.2.4 Personal- und Organisationsreferata) Versorgungszusagen (Zusatzversorgung)Im Anhang müssen Angaben zur Zusatzversorgung der LHM erfolgen. Relevant ist nur eine Angabe über nicht in der Bilanz ausgewiesene Versorgungszusagen.

Angaben müssen über folgende Parameter der Zusatzversorgung erfolgen:• die Höhe des derzeitigen Umlagesatzes und die voraussichtliche Entwicklung des Um-

lagesatzes in der Zukunft • die Summe der umlagepflichtigen Gehälter• die geschätzte Verteilung der Versorgungsverpflichtungen auf anspruchsberechtigte

Arbeitnehmer, ehemalige Arbeitnehmer und Rentenbezieher.

b) Beihilfe-Berechnungssatzdie Beihilferückstellungen werden für zukünftige Krankheitslasten der aktiven und der pensio-nierten Beamten gebildet. Benötigt wird die aktuelle Höhe des Beihilfeberechnungssatzes

c) Beschäftigte der Landeshauptstadt München Benötigt wird die durchschnittliche Anzahl der im Haushaltsjahr 2010 beschäftigten Beamten und Tarifbeschäftigten. Der Durchschnitt ist als vierter Teil aus den Mitarbeiterzahlen am 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. zu ermitteln. Aus Vereinfachungsgründen können aber auch die nach dem Stellenplan am 30.06. tatsächlich besetzten Stellen angegeben werden. Eine Aufteilung nach Beamten und Tarifbeschäftigten ist erforderlich.

d) Verwendung liquider Mittel aus angesammelten langfristigen RückstellungenDie Verwendung liquider Mittel aus angesammelten langfristigen Rückstellungen (insb. Pensi-onsrückstellungen und Umweltschutzrückstellungen) für andere Zwecke ist anzugeben (vgl. § 22 Abs. 3 Satz 1 KommHV-Doppik). Eine Fehlanzeige ist erforderlich.

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3.7.2.5 SozialreferatDie Höhe des von der LHM verwalteten Mündelvermögens muss vom Sozialreferat gemeldet werden. Die Meldung einer Gesamtsumme ist ausreichend.

3.7.2.6 SchulreferatIm Schulreferat werden bei den Schulen, Horten und Kindertagesstätten städtische Bankgiro-konten geführt, die nicht im städtischen Kassenverbund beinhaltet sind. Auf diesen Girokonten werden unter anderem Verbrauchsstoffgelder treuhänderisch verwaltet und entsprechende Ausgaben getätigt. Diese Gelder fließen nicht in den städtischen Haushalt ein. Es werden auf diesen Konten aber auch Einzahlungen und Überweisungen getätigt, die in den städtischen Haushalt einfließen, z.B. Spenden. Diese Gelder müssen spätestens zum Jahresende an den Haushalt abgeliefert werden.

Es ist deshalb vom Schulreferat bis zum 18.03.2011 verbindlich zu erklären, dass alle städti-schen Gelder zum Jahresende an den Haushalt abgeliefert wurden.

3.7.2.7 Stadtkämmerei HA Ia) VerbindlichkeitenübersichtFür die Verbindlichkeitenübersicht sind Aufgliederungen nach Fristigkeiten (bis zu 1 Jahr, 1-5 Jahre und mehr als 5 Jahre) für folgende Positionen anzugeben:

• Anleihen und • Verbindlichkeiten aus Investitionskrediten

◦ vom Bund◦ vom Land◦ vom Kreditmarkt

b) AnlagenübersichtFür die Anlagenübersicht sind folgende Positionen anzugeben:

◦ Wertpapiere des Anlagevermögens◦ Sonstige Ausleihungen (Schuldscheindarlehen, Genossenschaftsanteile)

c) EventualverbindlichkeitenAnzugeben sind alle Eventualverbindlichkeiten. Hierunter fallen insbesondere die von der LHM vergebenen Bürgschaften und alle sonstigen kreditähnlichen Rechtsgeschäfte ohne Bilanzie-rung.

d) FinanzreservenZu melden sind alle gebildeten Finanzreserven der Landeshauptstadt München, deren Zusam-mensetzung aus Positionen der Bilanz sowie der Stand zum 31.12.2010.

e) Derivative FinanzinstrumenteZu benennen sind die bei der Landeshauptstadt München vorhandenen Derivate zur Absiche-rung bestimmter Risiken. Hierunter fallen insbesondere Zinssicherungsinstrumente und Instru-mente zur Absicherung von Fremdwährungsrisiken.

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f) Innere Darlehen von rechtlich unselbständigen EinrichtungenAnzugeben sind Innere Darlehen von rechtlich unselbständigen Einrichtungen (Regiebetriebe, Eigenbetriebe)

g) Verbindlichkeiten die durch Pfandrechte oder ähnliche Rechte gesichert sindAnzugeben ist der Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten, die durch Pfandrechte oder ähnliche Rechte gesichert sind.

3.7.2.8 Stadtkämmerei HA II/23Erforderlich sind Angaben über alle Organisationen und juristische Personen des öffentlichen und privaten Rechts. Damit ist nicht nur eine Übersicht über die Beteiligungen angezeigt, son-dern über alle Organisationen (bspw. auch Zweckverbände). Die Meldung hat bis zum 20.05.2011 zu erfolgen.

Gemeldet werden müssen:• Name der Organisation oder juristischen Person,• Anteils am Stamm- bzw. Grundkapital (gezeichnetes Kapital) (Absolut und in Prozent),• ein nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag sowie • der Anteil der Landeshauptstadt München an diesem Fehlbetrag.

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4 Terminübersicht

Termin Aktivität10.12.2010 letzter Tag für Änderungen an Rechnungsplänen

15.12.2010 letzter Tag für Sollstellungen für im PKF-Verfahren verwaltete Forderungen der Betriebe gewerblicher Art

15.12.2010 letzter Tag für den Eingang der neu gedruckten Auszahlungsanordnung für Rechnungspläne im Kassen- und Steueramt

17.12.2010 letzter Buchungstag für interne Forderungen (Kontengruppe DINT). Dannach ist diese Kontengruppe zum Buchen gesperrt.

22.12.2010 letzter Tag für das Einnahmegeschäft 2010 bei den Geldeinhebestellen

29.12.2010 alle Fakturen die bis zu diesem Stichtag erfasst wurden, werden noch freige-geben (Modul SD)

29.12.2010 letzter Tag für die Auflösung der Bestellobligos

30.12.2010 Ende des Einnahmegeschäfts im PKF

30.12.2010 Ende des Einnahmegeschäft 2010 der Zahlstellen

30.12.2010 letzter Tag für Freigabe der SRM-Warenkörbe (ehem. EBP)

31.12.2010 letzter Tag für die Meldung eines CO-Kontierungsobjektes je Buchungskreis für die Ersatzvornahme der offenen internen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten

31.12.2010 letzter Tag für die Ablieferung städt. Gelder auf den Bankgirokonten (mit Ausnahme der Handvorschüsse und der sonstigen Vorschüsse wie z.B. Verwal-tungskostenpauschalen) an den städt. Haushalt

31.12.2010 Abschluss der Inventur für Läger

31.12.2010 Stichtag für den kaufmännischen Jahresabschluss

10.01.2011 letzter Tag für die Vorlage manueller Buchungsanordnungen für Kassenkonten bei KaStA 14

12.01.2011 Meldung personalwirtschaftlicher Rückstellungen

12.01.2011 Meldung der bei Inventuren ermittelten Lagerbestände und -werte an die SKA HA II/11

12.01.2011 letzter Tag für die Vorlage manueller Buchungsanordnungen der Referate zu den Lägern der modifizierten Lagerlösung

12.01.2011 letzter Tag für Buchungen der Inventurdifferenzen bei der endgültigen Lagerlö-sung durch die Referate

13.01.2011 letzter Tag für Buchung von Kreditorenrechnungen ins alte Jahr (Modul MM)

14.01.2011 letzter Tag für die Übermittlung einer Auswertung zu Erschließungsbeiträgen an das Baureferat durch das KaSta

14.01.2011 Beginn Monatsabschluss Dezember

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Termin Aktivität18.01.2011 letzter Tag für dezentrale Umsatzsteuerkorrekturen

18.01.2011 letzter Tag für die dezentrale Auflösung von Verrechnungskonten (ohne Anlagen-buchhaltung (bis 12 Uhr)

20.01.2011 letzter Tag für die Meldung der Personalanzahl der Eigenbetriebe durch das Personal- und Organisationsreferat an SKA HA II/11 (zKLR)

31.01.2011 Ende des Monatsabschlusses Dezember

31.01.2011 Meldung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten ggü. Eigenbetrieben, Verbundenen Unternehmen und Beteiligungsgesellschaften an SKA HA II/11

31.01.2011 Meldung der in 2010 in Anspruch genommenen Verpflichtungsermächtigungen

31.01.2011 Saldendefinition der Verrechnungskonten an SKA HA II/11 (Saldenanalyse)

31.01.2011 Meldung der Verteilung der Erschließungsbeiträge durch das Baureferat an die zentrale Anlagenbuchhaltung im KaStA

31.01.2011 letzter Tag für Tätigkeiten im Bereich der Darlehensverwaltung (Aktiv- und Passivdarlehen)

31.01.2011 letzter Tag für Meldungen des Baureferates bzgl. Eigenleistungen an die Anla-genbuchhaltung der Nutzerreferate

31.01.2011 Hoheitsbereich: letzter Tag für die Meldung von Rückstellungen (ohne personal-wirtschaftliche) und Rechnungsabgrenzungen

31.01.2011 Stiftungen: letzter Tag zur Abgabe der Buchungsanordnungen für Rückstel-lungen, Schenkungsmittel bzw. zweckgebundene Einnahmen und Rechnungsab-grenzungen an SKA HA II/11

31.01.2011 letzter Tag für die Übermittlung einer Liste zu allen begebenen Erbbaurechten zum Stichtag 31.12.2010 an die Stadtkämmerei HA II/11 und an das Revisi-onsamt, Prüfgebiet 2

01.02.2011 Stiftungen: Beginn der Auswertung für Verwaltungskostenerstattung (VKE) und Erstellung der Buchungsanordnungen

04.02.2011 Stiftungen: Letzter Tag zur Abgabe der Buchungsanordnungen für Anlagenkor-rekturen

08.02.2011 Stiftungen: letzter Tag für Buchungen der Anlagenbuchhaltung

09.02.2011 Stiftungen: Abschreibungslauf Periode 13

10.02.2011 Stiftungen: letzter Tag zur Abgabe der VKE Buchungsanordnungen an SKA HA II/11

11.02.2011 Stiftungen: letzter Tag für Bestandsbuchungslauf und Abstimmreport (TAC: ABST2) bei der zentralen Anlagenbuchhaltung / Technischer Abschluss der Anlagenbuchhaltung

11.02.2011 letzter Tag zur Abgabe der Buchungsanordnungen für Anlagenkorrekturen

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Termin Aktivität11.02.2011 letzter Tag zur Abgabe des LSMW-Formulars bzgl. Eigenleistungen an die

Stadtkämmerei, HA II/11

15.02.2011 letzter Tag für Buchungen der Anlagenbuchhaltung

15.02.2011 letzter Tag für den Testlauf der Umsatzsteuerjahreserklärung

16.02.2011 Meldung der Korrekturen zur Umsatzsteuerjahreserklärung

16.02.2011 Abschreibungslauf Periode 13

18.02.2011 letzter Tag für Bestandsbuchungslauf und Abstimmreport (TAC ABST2) bei der zentralen Anlagenbuchhaltung / Technischer Abschluss der Anlagenbuchhaltung

18.02.2011 Stiftungen: letzter Tag zur Abgabe der Buchungsanordnungen für Entnahmen/Zuführungen zum Grundstockvermögen und Admassierungen

22.02.2011 Stiftungen: Verlustausgleich der Stiftungsbuchungskreise mit Verlustübernah-mevertrag und Ausgleich der Betriebe durch SKA HA II/11

22.02.2011 letzter Tag für CO-relevante Jahresabschlussbuchungen (auch für Stiftungen)

23.02.2011 letzter Tag für Prüfung und Pflege des Werteflusses bzgl. der dem Knoten VG98 (Gebäudeverrechnungskostenstellen) zugeordneten Kostenstellen

24.02.2011 letzter Tage für Pflege der Verrechnungszyklen

25.02.2011 Abschluss der CO-Verrechnungen im CO (Periode 13)

25.02.2011 Statusmeldung an zKLR über erfolgte CO-Jahresabschlusstätigkeiten

02.03.2011 Stiftungen: Meldung des Jahresergebnisses für Stiftungen mit Betrieben von SKA HA II/11 an die Betreuungsreferate

04.03.2011 letzter Tag für den Echtlauf zur Umsatzsteuerjahreserklärung

15.03.2011 Stiftungen: letzter Tag zur Abgabe der Buchungsanordnungen zur Gewinnab-führung (Rücklagenbuchungen) der Stiftungen an SKA HA II/11

18.03.2011 letzter Tag für die Meldungen der Angaben zum Anhang an SKA HA II/11

31.03.2011 letzter Tag für den Ausgleich von Haushaltsüberschreitungen

20.05.2011 Angaben zum Anhang an SKA HA II/11 für die Angaben über alle Organisa-tionen und juristische Personen des öffentlichen und privaten Rechts

30.06.2011 Termin für die Erstellung des kaufmännischen Jahresabschlusses

I.A.

Dürrschmidt