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Abschluss des Gemeindehaushalts und der Stiftungshaushalte für das Haushaltsjahr 2012

Inhaltsverzeichnis

1 Grundsätzliches......................................................................................................................3

1.1 Welche Abschlüsse werden erstellt?...............................................................................3

1.2 Ansprechpartner..............................................................................................................3

1.3 Allgemeine Termine........................................................................................................3

1.3.1 Beeinträchtigung der Systemverfügbarkeit aufgrund der Produktivsetzung der........

Zweitwohnungssteuer in PSCD........................................................................................4

1.3.2 Modul SD................................................................................................................5

1.3.3 Modul MM...............................................................................................................5

1.3.4 Auflösung von Verrechnungskonten........................................................................5

1.3.5 Modul CO...............................................................................................................6

1.3.6 Stiftungen...............................................................................................................6

1.3.7 PKF-Verfahren .......................................................................................................7

1.3.8 Geldeinhebestellen und Zahlstellen........................................................................7

1.3.9 Handkassen- und Wechselgeldvorschüsse...........................................................10

1.3.10 Abführung städtischer Gelder von Bankgirokonten an den städt. Haushalt........10

1.3.11 Verpflichtungsermächtigungen ...........................................................................10

1.3.12 Unverbrauchte zweckgebundene Einzahlungen.................................................11

1.3.13 Ausgleich der entstandenen Haushaltsüberschreitungen...................................11

1.3.14 Bildung von Haushaltsauszahlungsresten und Restefonds-Zuführungen...........11

1.3.15 Darlehensverwaltung (Aktiv- u. Passivdarlehen mit dem ERP-Modul FS-CML)..12

1.3.16 Sachverhalte der Logistik....................................................................................13

1.3.16.1 Rechnungspläne.....................................................................................13

1.3.16.2 Bestellobligos - Skontoberücksichtigung und Auflösung.........................13

1.3.16.3 Jahresübergreifende Buchungen............................................................14

1.3.16.4 Freigabe von Warenkörben aus SRM am Jahresende...........................14

2 Monatsabschluss Dezember.................................................................................................14

2.1 Grundsätzliches.............................................................................................................15

2.2 Lagerbuchhaltungen......................................................................................................16

2.3 Abstimmung von Verbindlichkeiten der Kontengruppe KZVI.........................................18

3 Jahresabschluss 2012..........................................................................................................18

3.1 Umsatzsteuerjahresmeldung.........................................................................................18

Stadtkämmerei JahreshaushaltswirtschaftHaushalt SKA-HAII/11

Telefon: 0 233-86518 Telefax: 0 233-989 86518Herr Dittrich robert.dittrich@muenchen.de

Datum: 16.11.2012

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3.2 Jahresabschluss Anlagenbuchhaltung .........................................................................19

3.2.1 Sonderposten-Verrechnungskonten.....................................................................19

3.2.2 Dummy-EBP-Anlagen...........................................................................................20

3.2.3 Anlagen im Bau....................................................................................................20

3.2.3.1 Verrechnung der Eigenleistungen.............................................................20

3.2.3.2 Abrechnung der Anlagen im Bau..............................................................21

3.2.4 Kontenabgleich Anlagenverkauf...........................................................................22

3.2.5 Weitere Korrekturen..............................................................................................22

3.2.6 Abschreibungslauf Periode 13/2012.....................................................................22

3.2.7 Auswertung von Abschreibungsdaueränderungen ...............................................22

3.2.8 Zentrale Anlagenbuchhaltung ..............................................................................23

3.3 Jahresabschluss in der Kosten- und Leistungsrechnung...............................................23

3.3.1 Die Periode 13 im Modul CO ...............................................................................23

3.3.2 Betroffenheit des Monatsabschluss 01/2013 durch Abschluss Periode 13/2012. .24

3.4 Einspielung von LSMW-Dateien zu ILV-Einzelleistungen konsumtiv.............................25

3.5 Rückstellungssachverhalte............................................................................................25

3.6 Rechnungsabgrenzungen.............................................................................................26

3.7 Nachträgliche Korrekturen des Eigenkapitals................................................................27

3.8 Sonderposten................................................................................................................28

3.9 Begebene Erbbaurechte................................................................................................28

3.10 Rückerstattungen von vergebenen Betriebsmittelzuschüssen.....................................28

3.11 Angaben zum Anhang.................................................................................................28

3.11.1 Abfragen an alle Referate...................................................................................28

3.11.2 Abfragen an einzelne Referate...........................................................................33

3.11.2.1 Baureferat...............................................................................................33

3.11.2.2 Direktorium.............................................................................................33

3.11.2.3 Kommunalreferat....................................................................................33

3.11.2.4 Personal- und Organisationsreferat........................................................34

3.11.2.5 Sozialreferat...........................................................................................34

3.11.2.6 Referat für Bildung und Sport.................................................................34

3.11.2.7 Referat für Arbeit und Wirtschaft.............................................................35

3.11.2.8 Stadtkämmerei HA I................................................................................35

3.11.2.9 Stadtkämmerei RL/GA 4.........................................................................36

3.11.2.10 Stadtkämmerei ZBD..............................................................................36

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4 Terminübersicht....................................................................................................................37

1 Grundsätzliches

1.1 Welche Abschlüsse werden erstellt?

Die Landeshauptstadt München erstellt einen kaufmännischen Jahresabschluss zum Stichtag 31.12.2012 als pflichtigen Abschluss. Die Bücher sind demnach zu diesem Stichtag abzuschlie-ßen. Der zu erstellende Jahresabschluss richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben der KommHV-Doppik. Er umfasst gem. § 80 KommHV-Doppik eine Ergebnis- und Finanzrechnung für die Teilhaushalte und den Gesamthaushalt, eine Vermögensrechnung (Bilanz) und einen An-hang mit Anlagen. Zusätzlich ist ein Rechenschaftsbericht beizufügen. Der Jahresabschluss ist bis zum 30.06.2013 zu erstellen.

Neben dem Jahresabschluss für die Landeshauptstadt München werden von der Stadtkäm-merei HA II/11 auch die Jahresabschlüsse für die rechtlich selbständigen und die rechtlich un-selbständigen Stiftungen der Landeshauptstadt München erstellt. Die Ausführungen dieses Rundschreibens gelten daher auch für die Jahresabschlüsse der Stiftungen.

Jahresabschlussbuchungen, die sich zwingend aus den einschlägigen Bestimmungen und Festlegungen ergeben, werden von der Stadtkämmerei HA II/11 selbständig gefertigt. Diese Buchungen gelten gemäß Punkt 4.2a der „Regelungen zum Vollzug des Haushalts 2012“ als allgemein angeordnet. Kassenweisungen mit Außenwirkung bedürfen in jedem Fall einer Anordnung durch die anordnungsbefugte Dienststellen.

Die für die Jahresabschlüsse der Stiftungen erforderlichen Buchungsanordnungen sind von den Fachreferaten zu erstellen und an die Stadtkämmerei HA II/11 zu senden.

1.2 Ansprechpartner

Für fachliche Fragen zum Jahresabschluss wenden Sie sich bitte für die Module:

• PSM / FI an:..........................zfi.ha2.ska@muenchen.de• FI-AA an:...............................zab.ha2.ska@muenchen.de• CO (KLR) an:........................ zklr.ha2.ska@muenchen.de• MM / SD (Logistik) an:...........SAP-Hotline• PSCD an:...............................Projektteam PSCD (pscd.ska@muenchen.de)

1.3 Allgemeine Termine

Die Einhaltung der gesetzlich vorgegebenen Termine kann nur erreicht werden, wenn die Dienststellen unter allen Umständen die nachstehend festgesetzten Abschlusstermine zuverläs-sig und zeitgerecht einhalten. Die Meldungen der Dienststellen müssen zu den angegebenen Terminen schriftlich an die Stadtkämmerei erfolgen. Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit sind alle Termine am Ende dieses Schreibens aufgeführt.

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Allgemein gelten folgende Termine:

1.3.1 Beeinträchtigung der Systemverfügbarkeit aufgrund der Produktivsetzung derZweitwohnungsteuer in PSCD

Zum Jahreswechsel 2012 auf 2013 wird das Fachverfahren Zweitwohnungsteuer an das SAP-Modul PSCD angebunden. Der aktive Datenbestand wird in SAP-PSCD übernommen. Während dieser Migrationsphase kommt es zu folgenden Beeinträchtigungen in der Verfüg-barkeit des SAP-Systems:

→ am 21.12.2012:• Dezentrale Buchungssperre für das Modul SD

→ am 27.12.2012:• Dezentrale Buchungssperre für das Modul SD. Vollständige Sperrung von SAP-

ERP und SAP-SRM (inkl. Sichtrechte) ab 17:00 Uhr.

→ am 28.12.2012:• Dezentrale Buchungssperre für alle Module (inkl. Sichtrechte). Zentrale

Bereiche der Stadtkämmerei können jedoch noch Korrektur- und Bereinigungs-arbeiten bis 13:00 Uhr durchführen danach erfolgt eine SAP-Systemsperre für alle Anwender.

→ am 02.01.2013:• Dezentrale Buchungssperre für alle Module (inkl. Sichtrechte). Zentrale

Bereiche der Stadtkämmerei können jedoch noch Korrektur- und Bereinigungs-arbeiten bis 13:00 Uhr durchführen danach erfolgt eine SAP-Systemsperre für alle Anwender.

→ am 03.01.2013:• Das System steht uneingeschränkt zur Verfügung.

→ am 04.01.2013:• Vollständige Sperrung von SAP-ERP und SAP-SRM (inkl. Sichtrechte) ab 12:30

Uhr.

→ ab 07.01.2013:• Das System steht uneingeschränkt zur Verfügung.

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1.3.2 Modul SD

Alle Fakturen, die bis einschl. 20.12.2012 erstellt sind, werden für das Haushaltsjahr 2012 frei-gegeben. Ab dem 03.01.2013 sind die Forderungen auf das neue Jahr zu buchen. Ausnahme sind Fakturen mit dem Geschäftspartner DEVK der für die Auflösung der Verrechnungskonten verwendet wird (siehe hierzu Punkt 1.3.4).

1.3.3 Modul MM

Die Migration der Zweitwohnungsteuer nach PSCD hat auch Auswirkungen auf das Modul MM. Ab dem 27.12.2012 17.00 Uhr ist das Modul MM für Buchungen gesperrt.

Um eine Auszahlung bis 30.12.2012 sicherzustellen, sind entsprechende Auszahlungsanord-nungen bis spätestens 12.12.2012 dem Kassen- und Steueramt (KaStA 13 - 15) vorzulegen. Die nach dem 12.12.2012 eintreffenden Auszahlungsanordnungen werden von der Stadtkäm-merei im Rahmen der vorhandenen Kapazitäten abgearbeitet. Eine Auszahlung in 2012 kann jedoch nicht mehr garantiert werden. Sollten Auszahlungsanordnungen nach dem 12.12.2012 bei der Stadtkämmerei eintreffen und die Auszahlungen aufgrund der zeitlichen Enge nicht mehr in 2012 erfolgen können, werden diese nach der Produktivsetzung der Zweitwohnung-steuer in PSCD nachgeholt.

Die Sperre gilt auch für die Kreditoren der Kontengruppe KVER, die für die Auflösung der Ver-rechnungskonten verwendet wird (siehe hierzu Punkt 1.3.4 – Auflösung von Verrechnungskon-ten) sowie für die Kreditoren der Kontengruppe KZVI, soweit es sich um Handkassenvor-schussabwicklungen oder Zahlungen nach PKF handelt.

Die Verbuchung von Rechnungen (Kreditoren, Modul MM), die aus kaufmännischer Sicht dem alten Geschäftsjahr zuzuordnen sind (Rechnungsdatum in 2012, unabhängig von der Zah-lungsfrist) ist ab 03.01.2013 bis 04.01.2013 12:30 Uhr und ab 07.01.2013 bis 11.01.2013 möglich. Bei den im Jahr 2013 für das Geschäftsjahr 2012 gebuchten Rechnungen ist immer als Buchungsdatum der 31.12.2012 einzutragen.

Nicht mehr gebuchte Rechnungen, die dem abgelaufenen Geschäftsjahr zuzuordnen sind, sind mittels einer Rechnungsabgrenzung (sonstige Verbindlichkeit) an die Stadtkämmerei HA II/11 zu melden (vgl. Punkt 3.5 – Rechnungsabgrenzungen).

Bei BgA's ist darauf zu achten, dass die Buchung in die Periode erfolgt, in der das Rechnungs-datum liegt. Ist das Rechnungsdatum in 2013, die Leistungserbringung erfolgte aber in 2012, so ist eine Rechnungsabgrenzung zu melden.

1.3.4 Auflösung von Verrechnungskonten

Die Auflösung von Verrechnungskonten (ohne Anlagenbuchhaltung) ist aufgrund der PSCD-Einführung wie folgt möglich:

• bis 27.12.2012 17.00 Uhr im Modul MM mittels der Kreditorenkontengruppe KVER

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• am 03.01.2013 – 04.01.2013 12:00 Uhr und ab 07.01.2013 – 16.01.2012 in PSCD mit dem dafür vorgesehenen Geschäftspartner DEVK bzw. in Modul MM mittels der Kredi-torenkontengruppe KVER

• bis 22.02.2013 mittels zentraler Sachkontenbuchung durch die Stadtkämmerei HA II/11 (für Zahlungseingänge bis 31.12.2012, bei denen noch eine Auflösung in das abge-laufene Geschäftsjahr notwendig ist)

Es ist sicherzustellen, dass die Verrechnungskreditoren (KVER) bzw. der Geschäftspartner DEVK einen Saldo von Null aufweisen. Des weiteren wird auf Punkt 2 „Monatsabschluss De-zember“ dieses Rundschreibens verwiesen. Die Verrechnungskonten der Anlagenbuchhaltung (Sonderposten, Anlagenverkauf) kön-nen bis zum Buchungsschluss der Anlagenbuchhaltung am 15.02.2013 aufgelöst werden. Für die Stiftungen können die Verrechnungskonten der Anlagenbuchhaltung (Sonderposten, An-lagenverkauf) bis zum 08.02.2013 aufgelöst werden.

1.3.5 Modul CO

Für die Kostenzuordnung der Steuerungskosten im Bereich des GO-Knotens an die Eigenbe-triebe ist durch das Personal- und Organisationsreferat der Personalanteil der Eigenbetriebe am gesamtstädtischen Personal (ohne rechtl. selbst. Stiftungen) auf Basis von Vollzeitäquiva-lenten mit dem aktuellen Datenstand bis zum 18.01.2013 an die Stadtkämmerei HA II/11-1 (zKLR) zu melden.

CO-relevante Jahresabschlussbuchungen können nur bis zum 22.02.2013 (Periode 13) vorge-nommen werden. Dies gilt auch für die Abschlussbuchungen für die MGS (kalkulatorische Zin-sen für das THV MGS) und MRG. Investive Abschlussbuchungen für die MRG müssen bereits bis 15.02.2013, d.h. vor dem Jahresabschluss der Anlagenbuchhaltung, durchgeführt werden.

1.3.6 Stiftungen

Für die Stiftungen gelten teilweise gesonderte Termine bzw. Arbeitsschritte. Diese sind eben-falls in der Terminübersicht am Ende dieses Schreibens aufgeführt. Demnach sind für die Stif-tungen alle CO-relevanten Jahresabschlussbuchungen ebenfalls bis 22.02.2013 vorzuneh-men. Bis zu diesem Termin müssen folgende vorgelagerte Arbeiten und Buchungen erfolgen:

• Abgabe der Buchungsanordnungen für Rückstellungen, zweckgebundene Einnahmen und Rechnungsabgrenzungen an SKA HA II/11 bis 31.01.2013

• die Übertragung der Schenkungsmittel erfolgt durch die Stadtkämmerei HA II/11 bis 08.02.2013

• Auswertung für Verwaltungskostenerstattung (VKE) und Abgabe der Buchungsanord-nungen an SKA HA II/11 vom 01.02.2013 bis 10.02.2013

• Abgabe der Buchungsanordnungen für Entnahmen / Zuführungen zum Grundstockver-mögen und Admassierungen bis 15.02.2013 an SKA HA II/11

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• Verlustausgleich der Stiftungsbuchungskreise mit Verlustübernahmevereinbarung und Ausgleich der Betriebe durch SKA HA II/11 bis 20.02.2013

Für nicht CO-relevante Buchungen der Stiftungen gelten folgende Termine:

• Meldung des Jahresergebnisses für „Stiftungen mit Betrieben“ von SKA HA II/11 an die Betreuungsreferate bis 01.03.2013

• Abgabe der Buchungsanordnungen zur Gewinnabführung (Rücklagenbuchungen) der Stiftungen an SKA HA II/11 bis 15.03.2013

1.3.7 PKF-Verfahren

Dem Kassen- und Steueramt - ZBD sind bis 14.12.2012 die letzten Sollstellungen für die im PKF-Verfahren verwalteten Forderungen der Betriebe gewerblicher Art zu überbringen. Letzt-mögliche Zeitpunkte für Sollstellungen, die in einem maschinellen Verfahren durchgeführt wer-den entnehmen Sie bitte dem Terminplan 2012 für das PKF-Verfahren.

Für die Forderungen, die im PKF-Verfahren verwaltet werden, endet das Einnahmegeschäft für das Haushaltsjahr 2012 wegen des PKF-Jahresabschlusses am 28.12.2012. Die nach die-sem Termin eingehenden Gutschriften werden für das Haushaltsjahr 2013 verrechnet. Der PK-F-Jahresabschluss ist unabhängig vom kaufmännischen Jahresabschluss.

Im Rahmen des Jahresabschlusses PKF wird die Höhe der Erschließungsbeiträge ausgewer-tet und an das Baureferat bis spätestens 14.01.2013 übermittelt. Das Baureferat legt die Ver-teilung der Erschließungsbeiträge auf die einzelnen Unterabschnitte fest und sendet diese inkl. der Anlagennummern bis 31.01.2013 an die zentrale Anlagenbuchhaltung in der Stadtkämme-rei, HA II/11 zur Verbuchung. Stadtinterne Erschließungsbeiträge (d.h. Erschließungsbeiträge für städtische Grundstücke) werden im Rahmen des Jahresabschlusses vom Sonderposten in die Erfolgsrechnung des Baureferats (Ertragskonto 418340) umgebucht. Um dies sicherzustel-len, sind die Beträge getrennt von den übrigen Erschließungsbeiträgen unter Angabe eines Kontierungsobjekts (Kostenstelle oder Innenauftrag) an die zentrale Anlagenbuchhaltung in der Stadtkämmerei, HA II/11 zu melden. Alle Buchungen im Zusammenhang mit Erschlie-ßungsbeiträgen müssen bis einschließlich 15.02.2013 erfolgen.

1.3.8 Geldeinhebestellen und Zahlstellen

Die Geldeinhebestellen beenden das Einnahmegeschäft 2012 an unterschiedlichen Tagen.

• Die Geldeinhebestellen, die ihre Ablieferungen immer mit festem Verwendungszweck vornehmen (ohne Faktura), beenden das Einnahmegeschäft 2012 mit Ablauf des 27.12.2012 und müssen das Geld bis 31.12.2012 an den Haushalt abgeliefert haben.

• Die Geldeinhebestellen, die vor der Ablieferung eine Faktura benötigen (also Abliefe-rung ohne festen Verwendungszweck), beenden das Einnahmegeschäft 2012 mit Ab-lauf des 18.12.2012 und müssen das Geld ebenfalls bis 31.12.2012 an den Haushalt

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abgeliefert haben.

Von der Ablieferung ausgenommen sind die vom Kassen- und Steueramt evtl. zur Verfügung gestellten Wechselgeldvorschüsse.

Alle danach eingehenden Einnahmen sind ausnahmslos auf das Haushaltsjahr 2013 zu bu-chen.

Die Zahlstellen (mit Kassenkonto) liefern nicht ab und beenden das Einnahmegeschäft zum 28.12.2012 (Systemsperre ab 13:00 Uhr). Aus bilanziellen Gründen ist es sehr wichtig, dass alle Kassengeschäfte bis 28.12.2012 im alten Geschäftsjahr verbucht werden. Deshalb müs-sen manuelle Buchungsanordnungen für Kassenkonten unbedingt bis 09.01.2013 an KaStA 14 geliefert werden. Zum 09.01.2013 werden an die Referate Formblätter zur Saldenbestäti-gung verschickt.

Achtung:Die ISPS-Barkassen bei den Zahlstellen stehen nur noch bis einschließlich 28.12.2012 zur Verfügung.Am Mittwoch, 02.01.2013 sind diese ISPS-Barkassen dann ganztägig gesperrt.

Nachdem die Zahlstellen am 02.01.2013 aber geöffnet sind, ist folgendes zu beachten:

• Die Kassengeschäfte müssen an diesem Tag manuell vorgenommen und erfasst wer-den (Buchführung, Tagesabgleich, Quittung, etc.).

• Die Buchführung kann für diese Tage in einfacher Form (bspw. in einem Heft) vorge-nommen werden.

• Die Buchungsbelege (Einzahlungs- und Auszahlungsnachweise) müssen gesammelt und nach der Systemfreigabe ab Donnerstag, 03.01.2013 unverzüglich in der ISPS-Barkasse nachgebucht werden (zur Nachbuchung siehe nachstehende Informationen Nr. 1 – 10).

• Für jeden Buchungstag ist dabei nachträglich ein Tagesabgleich zu erstellen.

• Soweit für Einzahlungen Quittungen zu erstellen sind, sind hierfür die vom Kassen- und Steueramt zur Verfügung gestellten Quittungsblöcke zu verwenden.

• Bitte prüfen Sie in der Folgezeit ganz besonders die Übereinstimmung von Barbestand, Kassenbuch und Kassenkonto.

Ab Donnerstag, 03.01.2013 können Sie dann wieder wie gewohnt mit der ISPS-Barkasse arbeiten.

Einschränkung: Bitte beachten Sie, dass die ISPS-Barkasse am Freitag, 04.01.2013 allerdings nur eingeschränkt bis 13.00 Uhr zur Verfügung stehen wird.

Erst ab Montag, 07.01.2013 können Sie wieder wie gewohnt ohne jegliche Einschränkung mit der

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ISPS-Barkasse arbeiten.

Für die erforderlichen Nachbuchungen (siehe oben) ist folgendes zu beachten:

1. Die ISPS-Barkasse wird voraussichtlich ab Donnerstag, 03.01.2013 wieder genutzt werden können.

2. Bevor jedoch mit den Kassengeschäften für den 03.01.2013 begonnen wird, müssen die Nachbuchungen des Buchungstages 02.01.2013 unbedingt durchgeführt worden sein.

3. Sollten die Nachbuchungen nicht rechtzeitig - also nicht vor Beginn der Kassengeschäfte für den 03.01.2013 - geschafft werden, müssen die Kassengeschäfte auch am 03.01.2013 noch manuell durchgeführt werden. In diesem Fall wird dringend die Nachbuchung der Buchungstage vom 02.01. - 03.01.2013 noch am Nachmittag des 03.01.2013 empfohlen.

4. Jeder Buchungstag muss einzeln nacherfasst werden.

5. Pro Buchungstag ist jeweils ein Barkassenabschluss durchzuführen.

6. Die Nachbuchung muss strikt in der Reihenfolge der einzelnen Buchungstage (02.01. - 03.01.2013) erfolgen, ansonsten kommt es zu Problemen mit der Übergabe-/Übernahmebuchung.

7. Die nötige technische Änderung für die Nachbuchung besteht im Freischalten des Buchungsdatums in der Erfassungsmaske. Diese Freischaltung wird bis zum 04.01.2013, 13.00 Uhr zur Verfügung stehen. Danach wird dieses Eingabefeld wieder auf die normale Einstellung (Feld ist zur Eingabe gesperrt und mit Tagesdatum vorbelegt) zurückgesetzt.

8. Durch die Kassenkräfte muss das Buchungsdatum in diesem Feld für die Nachbuchung (bis zum 04.01.2013) manuell angepasst werden.

9. Zur geänderten Feldpflege im Rahmen der Nacherfassung steht eine Information im Finanz-Wiki unter http://wiki01muenchen.de/finanzen/index./php/Nachbuchen Barkasse 2013

10. Ganz dringend ist zu beachten: Es darf in keinem Fall zuerst die Buchung für den 03.01.2014 stattfinden (s. Nr. 2), sondern erst die Nachbuchung für den 02.01.2013.

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1.3 9 Handkassen- und WechselgeldvorschüsseZum 01.07.2012 wurden die Abbildung der Handkassen- und Wechselgeldvorschüsse , die Bargeldbestände bei den Dienststellen vor Ort darstellen, umgestellt und in den Rechenwerken den liquiden Mitteln zugeordnet. Da die in den Rechenwerken dargestellten liquiden Mittel mit dem Bargeldbestand vor Ort übereinstimmen muss ist zum Bilanzstichtag 31.12.12 sicherzu-stellen, dass für alle bestehenden Handkassen- /Wechselgeldvorschüsse eine zeitgerecht abge-schlossene Kassenabrechnung der Barauslagen und deren Rückerstattung erfolgt ist.Der letzte Tag für die Ablieferung der Barkassenabrechnungen ist der 19.12.12.

1.3.10 Abführung von städtischen Geldern von Bankgirokonten an den städt. Haushalt

Die Bankkonten der Landeshauptstadt München sind nach §§ 72 und 91 KommHV-Doppik entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer kommunaler Buchführung richtig und voll-ständig in der Vermögensrechnung (Bilanz) abzubilden.

Durch die jeweilige kontoführende Dienststelle ist sicherzustellen, dass alle städtischen Gelder auf den Bankgirokonten (mit Ausnahme der Handvorschüsse und der sonstigen Vorschüsse wie z.B. Verwaltungskostenpauschalen) bis spätestens 31.12.2012 an den städtischen Haus-halt abgeliefert werden.

Zum Bilanzstichtag dürfen sich auf den Bankgirokonten nur noch die treuhänderisch verwalte-ten Gelder (nichtstädtische Gelder wie z.B. Verbrauchsstoffgelder) und die von der Abführung ausgenommenen Handvorschüsse und sonstigen Vorschüsse befinden.

Die Abführung an den städtischen Haushalt ist mit Formular der Stadtkämmerei-HA II/11, Zen-trale Buchhaltung verbindlich zu bestätigen. Eine Fehlanzeige ist erforderlich.

Auf das Rundschreiben Nr. 20 vom 05.12.2008 „Abführung von städtischen Geldern von Bank-girokonten an den städtischen Haushalt“, welches auch das Formular zur Rückmeldung ent-hält wird verwiesen. Es steht Ihnen im Intranet unter: Basisangebot → Publikationen → Finan-zen zur Verfügung.

Hiervon nicht betroffen sind die Zentrierungsbankkonten der Stadtkämmerei.

1.3.11 Verpflichtungsermächtigungen

Eine Aufstellung der bis zum Schluss des Haushaltsjahres 2012 tatsächlich in Anspruch ge-nommenen Verpflichtungsermächtigungen ist der Stadtkämmerei HA II/11 bis 31.01.2013 zu übermitteln. Für die Meldung der Inanspruchnahmen verwenden Sie bitte das Formblatt Inan-spruchnahmen von Verpflichtungsermächtigungen (Pfad: Referatsangebote → Stadtkämmerei → Hauptabteilung II → Abt. 1 Jahreshaushaltswirtschaft → UAbt. 1 Zentrale Buchhaltung → SG 2 HH-Abschlüsse → Formblätter → Inanspruchnahmen von Verpflichtungsermächtigun-gen.Sofern Verpflichtungsermächtigungen geplant, aber nicht in Anspruch genommen wurden, ist Fehlanzeige erforderlich.

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1.3.12 Unverbrauchte zweckgebundene Einzahlungen

Für deren Behandlung gelten die Ausführungen gem. Punkt 3.1.2 und 3.2.8.1.3 der „Regelungen zum Vollzug des Haushalts 2012“.

1.3.13 Ausgleich der entstandenen Haushaltsüberschreitungen

Rechnungen, die das Jahr 2012 betreffen und die zeitlich noch in 2012 gebucht werden kön-nen, müssen unabhängig von den zur Verfügung stehenden Auszahlungsmitteln auch in 2012 beglichen werden. Soweit im Haushaltsjahr 2012 bei Deckungsblöcken bzw. bei einzelnen Fi-nanzpositionen (die nicht in Deckungsblöcken enthalten sind bzw. bei investiven Finanzposi-tionen) Haushaltsüberschreitungen entstanden sind, müssen die Anträge zum Ausgleich der Überschreitungen von den zuständigen Referaten bis spätestens 28.02.2013 bei der Stadt-kämmerei II/12-2 vorgelegt werden.

Dies gilt auch für den Ausgleich von Überschreitungen im Bereich der investiven Baumaßnah-men (und des beweglichen Vermögens). Dieser Ausgleich ist nach wie vor erforderlich, an-dernfalls können entsprechende Anpassungen im MIP nicht vorgenommen werden.

Dabei sind die in der Periode 13 vorgenommenen Änderungen (z.B. Weiterverrechnung von Hausbewirtschaftungskosten) zu berücksichtigen.

Ab 01.03.2013, als Beginn der eigentlichen Abschlussbuchungen in Periode 14 darf sich nichts mehr ändern.Von der Verpflichtung der Vorlage von Mittelbereitstellungsanträgen zum Ausgleich von Über-schreitungen sind gemäß Punkt 3.2.5.1.5 der „Regelungen zum Vollzug des Haushalts 2012“ folgende Tatbestände ausgenommen:

• als allgemein angeordnet gelten über- und außerplanmäßige Auszahlungen bis zu 500 € je Finanzposition im Bereich der Investitionstätigkeit, wenn sie der Natur der Sache nach auch bei einer sparsamen und wirtschaftlichen Verwaltung unvermeidbar waren.

• als allgemein genehmigt gelten überplanmäßige Auszahlungen für alle referatsspezifi-schen Sachverhalte außerhalb von Deckungsblöcken, sofern diese Mittel nicht durch gesonderten Vollversammlungsbeschluss gedeckelt sind.

Ebenfalls ausgenommen von o.g. Regelung sind Überschreitungen im Bereich der investiven Baumaßnahmen mit Sonderfinanzierungen, d.h. Baumaßnahmen, die durch Entnahmen aus den Finanzreserven, SOBON, Entwicklungsmaßnahmen bzw. der Stellplatzablöse finanziert werden. Diese Ausgleiche werden durch die Stadtkämmerei zentral erledigt.

1.3.14 Bildung von Haushaltsauszahlungsresten und Restefonds-Zuführungen

Zum Abschluss des Haushaltsjahres 2012 erfolgt die Übertragung der nicht verbrauchten kon-sumtiven Auszahlungsmittel aus den Deckungsblöcken 1 bis 3 (vgl. Nr. 3.2.4 der Regelungen zum Vollzug des Haushals 2012) in den jeweiligen Restefond „Sachauszahlungen zur allge-

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meinen Verwendung“.

Nicht verbrauchte it@M-Budgetmittel (Bestandteil des Deckungsblocks 2) werden nicht dem Restefonds zugeführt. Ab 2013 werden die Zahlungen an it@M über ein gesondertes Sach-konto und eine eigene Finanzposition (GR 602.7000), die im Vollzug als referatsspezifische Besonderheit ausgesteuert wird, abgewickelt.

Dem Restefond „unverbrauchte Schenkungsmittel“ werden alle eingezahlten Schenkungsmit-tel, die nicht durch eine Mittelbereitstellung umgeschichtet worden sind, zugeführt.

Eine Bildung von Haushaltsauszahlungsresten wird in folgenden Fällen durchgeführt:• bei unverbrauchten investiven Mitteln pro Finanzposition. Nicht in Anspruch genomme-

ne über-/außerplanmäßige Mittel werden dabei bei der Resteberechnung berücksich-tigt

• bei nicht verbrauchten Auszahlungsmitteln des Hochbauunterhalts

Weitere Ausführungen zur Thematik Restebildung enthalten die Vollzugsregelungen zum Haushalt 2012.

Bitte beachten Sie, dass diese Regelungen ausdrücklich nicht für Stiftungen gelten.

1.3.15 Darlehensverwaltung (Aktiv- u. Passivdarlehen mit dem ERP-Modul FS-CML)

Bitte beachten Sie, dass alle Tätigkeiten für das Jahr 2012 im Bereich der Darlehensverwal-tung bis zum 31.01.2013 abgeschlossen sein müssen. Bis zu diesem Termin sind folgende Einzelschritte vorzunehmen:

Aktiv- und Passivdarlehen:• Fehlerbereinigung und Korrekturbuchungen bis 29.01.2013

• Buchung der Abgrenzungen für das Jahr 2012 bis 31.01.2013

• Rücknahme der Abgrenzung mit Buchungsdatum 2013 bis 31.01.2013

• Durchführung des Abstimmreport bis 31.01.2013

nur für Aktivdarlehen:• Generierung der Plansätze bis 22.01.2013

• Abarbeitung von Geschäftsprozessen, die das Jahr 2012 betreffen, z.B.:◦ Erfassung der außerplanmäßigen Tilgungen bis 29.01.2013 (Buchungsdatum

31.12.2012)

◦ Auflösung von Überzahlungen aus dem Jahr 2012 bis 28.01.2013 (Buchungsdatum 31.12.2012)

◦ ggf. Vornahme von Bestandsumbuchungen bis 29.01.2013 (Buchungsdatum 31.12.2012)

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◦ für den Anhang werden alle noch offenen Auszahlungsverpflichtungen (Stichtag 31.12.2012) bis 18.03.2013 benötigt. Vergleichen Sie dazu Punkt 3.9.1 b – Anga-ben zum Anhang diese Rundschreibens.

Bitte verwenden Sie für die anfallenden Tätigkeiten im Bereich der Aktivdarlehen den Schedule Manager.

1.3.16 Sachverhalte der Logistik

1.3.16.1 Rechnungspläne

Die Rechnungspläne für 2012, die nur für das laufende Jahr angelegt wurden, können ohne Änderungen im System belassen werden. Sollen für diese Vorgänge in 2013 auch Zahlungen geleistet werden, kann mit Bezug zum alten Rechnungsplan ein neuer für 2013 angelegt wer-den. Sollen Zahlungen zum Jahresbeginn geleistet werden, müssen die neuen Rechnungsplä-ne bis Mitte Dezember angelegt und zur Freigabe an das Kassen- und Steueramt gesendet werden. Auch Rechnungspläne, die in der Vergangenheit für mehrere Jahre angelegt wurden, bedürfen einer erneuten Freigabe (= Anordnung für ein neues Haushaltsjahr).

Am 07.12.2012 werden zentral die Termine gemäß den in den Rechnungsplänen enthaltenden Datumsregeln für das nächste Jahr generiert. Danach sind die Rechnungspläne für Änderun-gen gesperrt. Für die Freigabe muss bis 14.12.2012 von den dezentralen Dienststellen pro Rechnungsplan erneut die Auszahlungsanordnung gedruckt und an das Kassen- und Steuer-amt geschickt werden.

1.3.16.2 Bestellobligos - Skontoberücksichtigung und Auflösung

Bestellungen führen zu Obligos in der KLR und im Haushaltsmanagement. In der Regel wird mit Buchung der Rechnung das Endrechnungskennzeichen gesetzt. Damit werden evtl. Restobligos abgebaut.

Besondere Beachtung erfordern die wertmäßigen Bestellungen (Bestellungen mit Mengenein-heit LE - Leistungseinheit) mit Skonto. Hier wird systembedingt auch bei voller Ausschöpfung des Bestellwertes das Bestellobligo für den Skontobetrag auf den Finanzpositionen nicht ab-gebaut. Dies gilt insbesondere für alle Limitbestellungen, bei denen das Endrechnungskenn-zeichen bei der letzten Rechnung nicht gesetzt wurde.

Durch die Referate ist zu prüfen, ob mögliche Bestellreste bewusst in das nächste Haushalts-jahr übernommen werden sollen. Falls nicht, ist in der Bestellung das Endrechnungskennzei-chen zu setzen. Erfolgt das Setzen des Endrechnungskennzeichens nicht, werden nicht mehr relevante Bestellobligos bzw. Mittelbindungen am Jahresende in das neue Haushaltsjahr über-tragen. Limitbestellungen sind grundsätzlich umfassend zu überprüfen. Die Überprüfung der Bestellungen muss wegen des Obligovortrages bis 27.12.2012 17:00 Uhr erfolgen.

Sollte es nicht möglich sein Bestellungen oder Rechnungspläne abzuschließen, ist über die SAP-Hotline ein Ticket beim CCC, Team Frontmodule unter Angabe der Belegnummern aufzugeben.

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Im Rahmen des Jahreswechsels werden diese Belege dann vom CCC für die Referate abge-schlossen. Eine Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungsplänen wird durch das CCC nur noch im Rahmen des Jahreswechsels durchgeführt.

1.3.16.3 Jahresübergreifende Buchungen

Alle noch offenen Beschaffungsvorgänge, d.h. Beschaffungsvorgänge, für die noch keine Rechnungen gebucht worden sind, sind zu überprüfen. Aus Gründen einer periodengerechten Verbuchung müssen Vorgänge, die noch das alte Jahr betreffen (Rechnungsdatum in 2012), auch dem alten Jahr zugeordnet werden. Zu diesem Zweck ist das Buchungsdatum 31.12.2012 zu verwenden. Bitte beachten Sie hierbei, dass eine Änderung des Buchungsda-tums bei der Rechnungserfassung nur im SAP ERP Modul MM möglich ist. Die betroffenen Beschaffungsvorgänge, die in SRM angestoßen worden sind, sind daher von der zentralen Servicestelle des Referates im SAP ERP Modul MM zu buchen.

Beachten Sie auch, dass aufgrund der Anbindung des Fachverfahren Zweitwohnungsteuer an das SAP-Modul ist das Modul MM nur bis 27.12.2012 17:00 Uhr geöffnet ist. Eine Buchung ins alte Geschäftsjahr ist dann erst wieder am 03.01.2013 – 04.01.2013 12:30 Uhr und zwi-schen dem 07.01.2013 und 11.01.2013 möglich.

Nicht mehr gebuchte Rechnungen, die dem abgelaufenen Geschäftsjahr zuzuordnen sind, sind mittels einer Rechnungsabgrenzung (sonstige Verbindlichkeit) an die Stadtkämmerei HA II/11 zu melden (vgl. Punkt 3.5 – Rechnungsabgrenzungen).

1.3.16.4 Freigabe von Warenkörben aus SRM am Jahresende

Das Lieferdatum von Bestellanforderungen oder Bestellungen darf zum Jahreswechsel nicht vor dem Belegdatum liegen. Beim Anlegen von Warenkörben über SRM muss daher folgen-des beachtet werden:

Liegt das Lieferdatum der Positionen im Warenkorb im Jahr 2012 (SRM schlägt das Erstellda-tum des Warenkorbes als Lieferdatum vor, i.d.R. das Tagesdatum) und wird der Warenkorb erst im Jahr 2013 freigegeben, führt dies zu Fehlern bei der Belegübergabe nach ERP. D.h. die Anlage von Bestellanforderungen oder Bestellungen im ERP wird nicht ausgeführt.

Die Referate werden daher gebeten sicherzustellen, dass alle Warenkörbe, die "In Genehmi-gung" sind, bis 27.12.2012 17:00 Uhr durch die Freigabeberechtigten (Vorgesetzte, Anlagen-buchhaltung) erledigt werden.

2 Monatsabschluss Dezember

2.1 Grundsätzliches

Die Monatsabschlussarbeiten Dezember 2012 sind vom 14.01.2013 (1. AT) bis 31.01.2013 (Buchungsperiode 12/2012 wird vollständig geschlossen) durchzuführen. Es gelten die Vor-gaben des Schedule Managers (ScedMan) im ERP-System.

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Lagerbuchhaltung und Forderungen / VerbindlichkeitenDie Tätigkeiten unter Punkt 2.2 (Lagerbuchhaltung) und 2.3 (Abstimmung von Verbind-lichkeiten der Kontengruppe KZVI) dieses Rundschreibens sind nicht im Schedule Ma-nager enthalten und daher außerhalb des ScedMan durchzuführen.

Dezentrale CO-VerrechnungenDer Beginn der dezentralen CO-Verrechnungen gem. Ziff. 11 des ScedMan wird sich wegen zusätzlicher, zentraler Jahresabschlussarbeiten um ca. 1 Tag verschieben. Es ist daher unbedingt die Statusmeldung der zentralen KLR abzuwarten.

Prüfung der USt-KennzeichenMit der Prüfung auf richtige USt-Kennzeichen (ScedMan Ziff. 2.3) muss schon vor Beginn des offiziellen Monatsabschlusses begonnen werden, um eventuelle Korrekturen für das Geschäftsjahr 2012 bis zum 3. AT des Monatsabschlusses durchführen zu können.

Bzgl. der Umsatzsteuerkorrekturen ist zu beachten, dass dezentrale Korrekturen im Modul MM nur bis zum 16.01.2013 möglich sind. Debitorische Umsatzsteuerkorrekturen können aufgrund der Sperrung von Modul SD nicht mehr im Rahmen des Monatsabschlusses Dezember dezentral vorgenommen werden. Sollte weiterer dringender Korrekturbedarf (Ausnahmefälle) bestehen, ist dieser bis 18.02.2013 über die SAP-Hotline an die zentrale FiBu zu melden.

Die Auflösung der dezentralen Verrechnungskonten ist bis zum 16.01.2013 (3.AT des Monats-abschlusses) abzuschließen. Bis 22.02.2013 kann mittels Sachkontenbuchung durch die Stadtkämmerei HAII/11-2 (für Zahlungseingänge bis 31.12.2012, bei denen noch eine Auflö-sung in das abgeschlossene Geschäftsjahr notwendig ist) eine Auflösung erfolgen.

Eine Anwenderdokumentation für die Auflösung von Verrechnungskonten finden Sie im Finan-zWiki unter: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Auflösung_der_Verrechnungskon-ten_dezentral

Die dann noch auf den Verrechnungskonten stehenden Beträge fehlen• im Modul FI in der Ergebnisrechnung• in der Umsatzsteuererklärung bei steuerlichen Vorgängen• im Modul CO im Produktergebnis• in der Istbasis 2012 und somit auch für die Planung 2014

Zudem ist der Bilanzausweis nicht korrekt. Daher ist eine genaue und zeitgerechte Bearbei-tung zwingend erforderlich, um eine periodengerechte Darstellung und somit korrekte Ab-schlüsse zu gewährleisten.

Sollte eine Auflösung der dezentralen Verrechnungskonten nicht möglich sein, so ist in jedem Fall eine entsprechende Saldenanalyse über den bestehenden Saldo zum Geschäftsjahresen-de erforderlich. Die Saldenanalyse muss die einzelnen Geschäftsvorfälle und Sachverhalte er-läutern und eine betragsmäßige Zuordnung der Zusammensetzung des Saldos beinhalten, um im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten durch die zentrale Buchhaltung eine manuelle Zu-ordnung zu den jeweiligen Bilanzpositionen zu ermöglichen. Die Saldenanalysen sind bis zum 31.01.2013 an die SKA HA II/11 zu übersenden.

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Für Ihre Meldung verwenden Sie bitte das Formblatt Verrechnungskonten (Pfad: Basisangebot → Formulare → Finanzen → Formulare für das Rechnungswesen mit SAP → Jahresab-schluss → Verrechnungskonten).

2.2 Lagerbuchhaltungen

Die Lagerbuchhaltungen des Baureferats, des Referats für Arbeit und Wirtschaft und des Re-ferats für Gesundheit und Umwelt haben jährlich eine wert- und bestandsmäßige Inventur je Lager durchzuführen (Stichtagsinventur). Diese Inventur muss innerhalb von 10 Tagen vor dem Bilanzstichtag, 31.12.2012, durchgeführt werden. Dabei ist der Soll- und Istbestand nach Menge und Wert festzustellen (gemäß der aktualisierten Lager- und Vorratsverordnung).Sollten bzgl. der Durchführung einer ordnungsgemäßen Inventur seitens der Referate Fragen bestehen, kann die Stadtkämmerei einen Leitfaden zur Vorbereitung, Durchführung und Aus-wertung der Inventur zur Verfügung stellen.

Differenzen zwischen Buch- und Istbestand sind aufzuklären. Ist eine Aufklärung nicht mög-lich, ist der Bestand durch eine Inventurdifferenzbuchung zu bereinigen. Diese Buchungen er-folgen CO-relevant und haben bis spätestens 11.01.2013 zu erfolgen. Dadurch wird eine Ver-buchung im alten Geschäftsjahr, Periode 12/2012, sichergestellt.

Der Ablauf für die Verbuchung der Inventurdifferenzen richtet sich danach, in welcher Lagerlö-sung sich das jeweilige Lager befindet. Nachfolgend werden die beiden unterschiedlichen Ver-buchungsabläufe für Läger in der endgültigen bzw. in der modifizierten Lagerlösung darge-stellt.

Inventurdifferenzen bei Lägern in der endgültigen LagerlösungFestgestellte Inventurdifferenzen sind durch die Referate selbst, mittels der in der La-gerdokumentation beschriebenen Vorgehensweise zu verbuchen. (Die aktuelle Lager-dokumentation findet sich im FinanzWiki.)

Die Verbuchung der Differenzen hat bis spätestens 11.01.2013, also vor dem Monats-abschluss Dezember 2012, noch in der Periode 12 zum Stichtag 31.12.2012 zu erfol-gen.

Durch die Stadtkämmerei (SKA-HAII/11-2) sind für die Läger in der endgültigen Lager-lösung keine separaten Inventurdifferenzenbuchungen erforderlich.

Bei Fragen und Problemen zur Verbuchung der Inventurdifferenzen steht ihnen die Stadtkämmerei (SKA-KaStA-CCC/FM mittels SAP-Hotline) gerne zur Verfügung.

Ferner benötigt die Stadtkämmerei (SKA HAII/11-2) bis 11.01.2013 von den Lägern in der endgültigen Lagerlösung den bei der Inventur ermittelten Bestand und Wert der Lä-ger zum Stichtag 31.12.2012 unter Berücksichtigung der aufgetretenen und bereinigten Inventurdifferenzen schriftlich. Die Angaben der Lagerbestände zum 31.12.2012 wer-den für weitere Jahresabschlusstätigkeiten der Stadtkämmerei (SKA-HAII/11-2, Sam-melmailadresse: zfi.ha2.ska@muenchen.de) benötigt.

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Inventurdifferenzen bei Lägern in der modifizierten LagerlösungDieser Verfahrensablauf betrifft nur noch das Lager Gartenbau Servicebetriebe im Baureferat. Für das Baureferatslager Steinlager gilt aufgrund der Umstellung in das SAP-Lager der „endgültigen Lagerlösung“ eine andere Vorgehensweise die im An-schluss an diesen Punkt beschrieben wird.

Festgestellte Inventurdifferenzen zwischen dem in SAP-System erfassten wertmäßigen Lagerbestand und dem ermittelten wertmäßigen Zählbestand sind innerhalb der modifi-zierten Lager-Übergangslösung zu bereinigen.

Die Inventurdifferenzbuchung erfolgt im Rahmen der Jahresabschlusstätigkeiten durch die Stadtkämmerei (SKA-HAII/11-2) mit Buchungsdatum 31.12.2012 in der Periode 12/2012. Damit die Inventurdifferenzen fristgerecht verbucht werden können, hat das Lager in der modifzierten Übergangslösung bis spätestens 08.01.2013 eine Wertüber-mittlung des jeweiligen Lagerendbestandes zum 31.12.2012, Höhe der Lagerzugänge und -abgänge für das Jahr 2012 sowie des Inventurdifferenzbetrages getrennt nach Bestandszugangs- und -abgangskonto an die SKA-HAII/11-2 (Sammelmailadresse: zfi.ha2.ska@muenchen.de) zu erfolgen.

Ferner ist der Stadtkämmerei für die Verbuchung der Inventurdifferenz eine entspre-chende manuelle Buchungsanordnung durch die Referate vorzulegen. Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung der Inventurdifferenzen CO-relevant erfolgt. Tragen Sie dazu bitte auch das entsprechende CO-Kontierungsobjekt in die Buchungsanordnung ein.

Sollten mit der Erstellung der manuellen Buchungsanordnung Fragen / Probleme auf-treten, wird die Stadtkämmerei (SKA-HAII/11-2) gern unterstützend tätig.

Damit die Inventurdifferenzbuchung fristgerecht erfolgen kann, muss bis zum 08.01.2013 der LSMW für die Lagerentnahmen im Dezember 2012 an die SKA-HAII/11-2 gemeldet worden sein.

Eine Terminverschiebung über den 08.01.2013 hinaus ist leider nicht möglich. Nach dem 08.01.2013 durchgeführte Inventurdifferenzbuchungen für das Jahr 2012 können nicht mehr in der Periode 12/2012 gebucht werden, bzw. die fristgerechte Verbuchung durch die Stadtkämmerei kann nicht mehr sichergestellt werden, da ab Mitte Januar 2013 die Monatsabschlusstätigkeiten für Dezember 2012 beginnen und damit die Peri-ode 12/2012 geschlossen wird.

Eine verspätete Verbuchung der Inventurdifferenzen führt zu einem falschen Ausweis des wertmäßigen Bestandes im SAP bzw. des Umlaufvermögens in der Bilanz der LHM. Auf eine fristgerechte Datenablieferung bzw. Verbuchung der Differenzen ist deswegen besonders zu achten.

Übernahme des Steinlagers in die endgültige SAP-Lagerlösung

Aufgrund der Umstellung des Steinlagers ist ausnahmsweise die Inventur vorzuziehen und bereits zum Stichtag 30.11.2012 durchzuführen. Im Anschluss daran sind bis spä-

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testens 10.12.2012 die Zugangs- und Abgangsbestände für den Zeitraum vom 01.12.2012 bis 10.12.2012 sowie der Gesamtbestand zum Stichtag 30.11.2012 an die SKA-HAII/11-2 zu melden.

Für die Verbuchung der Inventurdifferenzen wird wie in den letzten Jahren auch eine manuelle Buchungsanordnung durch das Baureferat benötigt. Diese muss bis spätes-tens 10.12.2012 bei der Stadtkämmerei HA II/11-2 vorliegen. Bei evtl. auftretenden Fragen oder Problemen, werden wir gern unterstützend tätig.

Durch das Baureferat ist der LSMW für die Lagerentnahmen zum Stichtag 10.12.2012 am 10.12.2012 an die SKA HAII/11-2 (Sammelmailadresse: zfi.ha2.ska@muenchen.-de) zu übersenden.

Darüber hinaus hat das Baureferat für die Umsetzung des Steinlagers an die SKA-KA-STA-CCC-FM (Sammelmailadresse: v-ska-kasta-ccc-fm@muenchen.de ) die für die Einspielung der erforderlichen Lagermaterialien, Bewertungspreise und Bestandswerte zum 10.12.2012 zu melden. Die Meldung muss alle Daten bis zum Stichtag 10.12.2012 enthalten.

Am 12.12.2012 werden die bisherigen Zu- und Abgangskonten der modifizierten Lager-lösung gesperrt und die gemeldeten Daten in die endgültige Lagerlösung eingespielt. Somit steht ab 13.12.2012 die endgültige Lagerlösung im SAP zur Verfügung. Alle La-gerbewegungen sind somit ab diesem Zeitpunkt ausschließlich in SAP vorzunehmen.Verspätete Meldungen führen zur einer Gefährdung der Produktivsetzung des Steinla-gers in der endgültigen Lagerlösung, auf fristgerechte Meldungen ist deswegen zu ach-ten.

2.3 Abstimmung von Verbindlichkeiten der Kontengruppe KZVI

Entsprechend der Festlegungen für die Internen Geschäftsvorgänge ab 01.01.2012 sind stadt-interne Leistungsverrechnungen außerhalb der ILV (Leistungen, die die Stadt wie ein externer Dritter in Anspruch nimmt) nur in Ausnahmefällen und grundsätzlich nur mehr mittels zentraler Sachkontenbuchungen zugelassen. Buchungsvorgänge in MM über die interne Kontengruppe KZVI sind deshalb ausschließlich noch für die Abrechnung von Handkassenabrechnungen und zum Ausgleich offener PKF-Forderungen zugelassen und die Kreditoren dieser internen Kon-tengruppe müssen zwingend zum 31.12.2012 ausgeglichen sein (siehe auch 1.3.9 Handkas-sen- und Wechselgeldvorschüsse).

3 Jahresabschluss 2012

3.1 Umsatzsteuerjahresmeldung

Der Testlauf für die Umsatzsteuerjahreserklärung (im ScedMan Jahresabschluss hinterlegt) muss in der Zeit vom 08.02.2013 - 15.02.2013 durchgeführt werden. Die aus diesem Testlauf resultierenden Korrekturen sind über die SAP-Hotline an die zentrale Finanzbuchhaltung bis 18.02.2013 zu melden.

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Die weiteren Tätigkeiten (Echtlauf, Liste für die Steuerabteilung) zur Umsatzsteuerjahreserklä-rung werden ab dem 25.02.2013 begonnen und müssen bis zum 01.03.2013 abgeschlossen sein. Der Ablauf ist im ScedMan hinterlegt und zusätzlich ergeht eine gesonderte Erinnerungs-mail.

3.2 Jahresabschluss Anlagenbuchhaltung

Alle Prüfungen und Buchungen müssen in der Anlagenbuchhaltung bis einschließlich 15.02.2013 durchgeführt werden. Dazu gehören zum Beispiel: Umsatzsteuerkorrekturen, Transfers, Wohnungsübertragungen GewoFAG/GWG.Die wichtigsten Prozesse werden nachfolgend noch einmal erläutert.

Stiftungen: Die Prüfungen und Buchungen in der Anlagenbuchhaltung müssen bis einschließlich 08.02.2013 durchgeführt werden.

Für den Jahresabschluss Anlagenbuchhaltung verwenden Sie bitte den Schedule Manager "LHM-Jahr". Bitte beachten Sie die Ausführungen zum Jahresabschluss im Finanzwiki: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Kategorie:Jahresabschluss_FI-AA

Wir weisen darauf hin, dass Buchungsanordnungen, die durch die zentrale Anlagenbuchhal-tung bearbeitet werden, bis 11.02.2013 bei der Stadtkämmerei HA II/11-2 vorliegen müssen.

Stiftungen: Damit die Bearbeitung der Buchungsanordnungen durch die zentrale Anlagenbuchhaltung fristgerecht erfolgen kann, muss diese bis zum 04.02.2013 bei der Stadtkämmerei HA II/11-2 vorliegen.

3.2.1 Sonderposten-Verrechnungskonten

Bitte überprüfen Sie, ob alle Buchungen auf den Sonderposten-Verrechnungskonten (25XXXX) den zugrundeliegenden Anlagen als Sonderposten zu den Anschaffungs- und Her-stellungskosten bzw. den negativen Anlagen (Anlagenklasse 90100) zugewiesen wurden. Ver-wenden Sie bitte für die Prüfung den SAP-TAC FBL3N mit der Berichtsvariante „CUS&SOPO-VERRE“.

Bitte führen Sie, falls noch nicht geschehen, die entsprechenden Zuordnungen durch. Nur so ist gewährleistet, dass alle Abschreibungen und Zinsen verursachungs- und sachgerecht bis zum Jahresende gebucht sind und eine ertragswirksame Auflösung der Sonderposten erfolgen kann.Die Zuordnung auf die negativen Anlagen, die für Zuwendungen im Zusammenhang mit Anla-gen im Bau vorgesehen sind, ist zwingend für eine korrekte Abbildung in der Bilanz erforder-lich.

Die Sonderposten-Verrechnungskonten können bis zum Buchungsschluss der Anlagenbuch-haltung am 15.02.2013, bzw. bei Stiftungen am 08.02.2013 aufgelöst werden.

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Es handelt sich um folgende Konten:

Alle Referate:250502 Zuweisungen von Bund250512 Zuweisungen von Land250522 Zuweisungen von Gemeinden250542 Zuweisungen von sonstigen öffentliche Bereich250552 Zuschüsse von kommunalen Sonderrechnungen250562 Zuschüsse von sonstigen kommunalen Sonderrechnungen250572 Zuschüsse von privaten Unternehmen250582 Zuschüsse von übrigen Bereichen250583 Zuschüsse von übrigen Bereichen - zweckgebunden250612 Rückz. von Zuweisungen investiv Folgejahr – Land254500 Verrechnungskonto Geldleistungen aus SoBoN254510 Verrechnungskonto Sachleistungen SoBoNf256150 SoPo aus Ablös.v.Stellplatzverpfl.-inkl.ÖPNV256500 Verrechnungskonto Kostenbeiträge Ökokonto

Nur im Baureferat:252500 Verrechnungskonto Erschließungsbeiträge PKF252510 Verrechnungskonto Vorausleistungen Erschließungsbeiträge PKF252520 Verrechnungskonto Vorausleistungen Erschließungsbeiträge Nicht-PKF252530 Verrechnungskonto Straßenausbaubeiträge252540 Verrechnungskonto Geldleistungen Erschließungsbeiträge

Nur im Planungsreferat:256450 Rückzahlung Stellplatzverpflichtungen Folgejahre

Nur im Referat für Bildung und Sport252600 Konnexitätserstattung durch d. Reg. v. Oberbay.

3.2.2 Dummy-EBP-Anlagen

Bitte überprüfen Sie, ob die Dummy-EBP-Anlagen fälschlicherweise bebucht wurden. Sollte dies der Fall sein, muss eine entsprechende Korrektur durchgeführt werden (Vorgehensweise analog Anwenderdokumentationen zum Thema Korrekturen). Wir weisen in diesem Zusam-menhang darauf hin, dass keine Bestellungen mit Kontierung Dummy-EBP-Anlage erfolgen dürfen.

3.2.3 Anlagen im Bau

3.2.3.1 Verrechnung der Eigenleistungen

Eigenleistungen für fremden Buchungskreis:

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Die Eigenleistungen des Baureferats im Zusammenhang mit investiven Baumaßnahmen (An-lagen im Bau) werden analog 2011 in Höhe der Vollkosten durch die zentrale Anlagenbuchhal-tung mittels LSMW gebucht. Es erfolgt dabei eine Trennung zwischen den aktivierungsfähigen Eigenleistungen (70 %) und den nicht aktivierungsfähigen Eigenleistungen (30 %). Eine an-schließende Spitzabrechnung ist daher nicht mehr erforderlich.

Den Referaten gehen die Abfragelisten zur Abstimmung der Kontierungselemente zum 11. Dezember 2012 zu. Diese sind bis spätestens 8. Januar 2013 an das Baureferat zurück zu senden.

Für die Buchung der Eigenleistungen (getrennt nach 70 % und 30 %) ist ein LSMW-Formular auszufüllen und bis zum 11.02.2013 an die Stadtkämmerei, HA II/11-2 zu übersenden.

Buchungskreisübergreifende Verrechnungen anderer Referate (ohne Baureferat) sind mittels manueller Buchungsanordnung bis zum 04.02.2013 an die Stadtkämmerei, HA II/11-2 zu über-senden.

Die Stiftungsbuchungskreise werden wie Externe behandelt. Die Verrechnung der Eigen-leistungen erfolgt daher mittels Rechnungsstellung.

Eigenleistungen für eigenen Buchungskreis:

Bei Eigenleistungen für den eigenen Buchungskreis ist die Berechnung und Buchung der Dif-ferenzbeträge nicht mehr erforderlich, da bei der Auftragsart xxEL in der IST-Abrechnungsvor-schrift die Abrechnung an die AiB und an das Produkt bereits hinterlegt werden muss (vgl. Ausführungen im Changezyklus 3/2010, Foliensatz S. 26 ff.). Dadurch ist gewährleistet, dass bei der monatlichen Abrechnung des Auftrags nur 70 % auf der Anlage verbucht wird.

3.2.3.2 Abrechnung der Anlagen im Bau

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass eine Abrechnung der auf der AiB verbuchten exter-nen Rechnungen unabhängig von der Verrechnung der Eigenleistungen (Punkt 3.2.3.1) erfol-gen kann.

Für die Abrechnung der AiB kontrollieren Sie, ob alle Anlagen im Bau, die 2012 oder früher in Betrieb genommen wurden, abgerechnet sind. Wenn nicht, führen Sie die Abrechnungen durch. Überprüfen Sie in diesem Zusammenhang auch Anlagen im Bau, die bereits abgerech-net, aber noch nicht schlussgerechnet sind.

Um den Referaten die Arbeit zu erleichtern, ist das Feld „Geplanter Abgang am“ im Anlagen-stammsatz (Reiter Allgemein) in allen Anlagenklassen, die Anlagen im Bau betreffen, als Mussfeld ausgesteuert. Sollten Anlagen mit dem Datum 31.12.2012 oder früher in diesem Feld noch nicht in Betrieb genommen sein, so aktualisieren Sie bitte das Datum.

In dieses Feld ist bei Anlage des Stammsatzes die voraussichtliche Inbetriebnahme der Anla-ge im Bau einzutragen. Bei Anlagen im Bau, die lediglich als Sammler dienen (z. B. zur Er-leichterung bei der Bestellabwicklung) ist als geplantes Abgangsdatum der 31.12.9999 einzu-

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tragen.

Für den Jahresabschluss steht den Referaten ein Bericht zur Verfügung, der am jeweiligen Jahresende alle Anlagen im Bau auflistet, die das entsprechende Abgangsdatum(<= 31.12.2012) erreicht haben. Die Anlagen im Bau mit Abgangsdatum 31.12.9999 sind in diesem Bericht automatisch enthalten.

Bericht: S_ALR_87011964 - Anlagenbestand nach Anlagenklasse, Variante CUS&AIBTragen Sie den Buchungskreis, das Berichtsdatum (31.12.2012) und als geplanten Abgang am (freie Abgrenzung aktiv) den 31.12.2012 ein.

3.2.4 Kontenabgleich Anlagenverkauf

Im Rahmen des Jahresabschlusses weisen wir darauf hin, dass die über SD und FI-AA be-buchten Verrechnungskonten zum Stichtag 31.12.2012 (Buchungsdatum) einen Saldo von Null aufweisen müssen. Entspricht der Saldo nicht Null, sind entsprechende Korrekturbuchun-gen durchzuführen. Bei Problemen wenden Sie sich bitte an die Stadtkämmerei HA II/11-2.

Bericht: FBL3N / Variante CUS&ABGL_AVSDO.

Bitte beachten Sie, dass im Modul SD aufgrund der Produktivsetzung der Zweitwohnungssteu-er in PSCD Buchungen nur bis 20.12.2012 vorgenommen werden können.

Die Verrechnungskonten für den Anlagenverkauf können bis zum Buchungsschluss der Anla-genbuchhaltung am 15.02.2013 bzw. bei Stiftungen am 08.02.2013 aufgelöst werden.

3.2.5 Weitere Korrekturen

Weitere erforderliche Korrekturen im Bereich FI-AA, z.B. aufgrund Inventurdifferenzen oder Falschbuchungen müssen ebenfalls bis zum Stichtag 15.02.2013 durchgeführt sein. Der Stichtag für die Stiftungen ist der 08.02.2013.

3.2.6 Abschreibungslauf Periode 13/2012

Der Abschreibungslauf für die Periode 13 findet am 18.02.2013 statt. Anschließend erfolgt der Jahresabschluss in der Anlagenbuchhaltung.

Für die Stiftungen findet der Abschreibungslauf für die Periode 13 am 13.02.2013 statt. An-schließend erfolgt der Jahresabschluss in der Anlagenbuchhaltung.

Hinweis: Zwischen dem Abschreibungslauf und dem technischen Jahresabschluss (vgl. Punkt 3.2.8, 19.02.2013 bzw. Stiftungen 14.02.2013) dürfen keine Abschreibungsdauern geändert werden.

3.2.7 Auswertung von Abschreibungsdaueränderungen

Zur Auswertung von unterjährigen Abschreibungsdaueränderungen steht Ihnen eine SAP-Aus-

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wertung zur Verfügung (TAC: ZAR15ND). Erläuterungen zu dieser Auswertungsmöglichkeit finden Sie im FinanzWiki unter: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Auswertung_von_Anlagenänderungen

Liefert die Auswertung ein Ergebnis und beträgt der Restbuchwert des Vermögensgegenstan-des mehr als 500.000 €, so sind die unter Punkt 3.9.1 d dieses Rundschreibens genannten Angaben zu machen und bis 19.03.2013 an die Stadtkämmerei HA II/11 zu senden.

3.2.8 Zentrale Anlagenbuchhaltung

Der Bestandsbuchungslauf für die Periode 13/2012 ist direkt im Anschluss an den Abschrei-bungslauf anzustoßen. Danach ist der Abstimmreport, TAC ABST2, durchzuführen. Bei Diffe-renzen setzen Sie sich bitte umgehend mit dem CCC in Verbindung. Anschließend ist bis 19.02.2013 bzw. bei Stiftungen bis 14.02.2013 der technische Jahresabschluss durchzufüh-ren.

3.3 Jahresabschluss in der Kosten- und Leistungsrechnung

Der Jahresabschluss im Modul CO hat zum Ziel, den vollständigen Ressourcenverbrauch auf den Produkten darzustellen und die vorläufigen Ist-Ergebnisse für die Modellrechnung bereit-zustellen.

Wir weisen die dezentralen KLR-Sachbearbeitungen darauf hin, dass für die Referate die Ver-pflichtung besteht, alle Kostenstellen für die Monate 1 - 13 abzuräumen und die entsprechen-den Auftragsabrechnungen bis zu den genehmigten Produkten durchzuführen.

Die Kostenstellen und Aufträge sind zwingend im Rahmen des Abschlusses der Periode 12 auf die Durchführung des vollständigen Werteflusses in den Perioden 1 bis 12 zu prüfen. Die evtl. notwendigen Korrekturbuchungen bzw. Verrechnungen sind vorzunehmen. Die Periode 13 ist zwischen Mitte Januar und Ende Februar bereits vor den Endterminen regelmäßig auf vorgenommene Buchungen zu überprüfen, bei Bedarf sind Verrechnungsregeln zu erarbeiten und entsprechend in einen Verrechnungszyklus bzw. die Abrechnungsregeln einzupflegen. In der Periode 13 ist keine Verbuchung für die Serviceleistungen und die Steuerungsumlage vor-gesehen.

3.3.1 Die Periode 13 im Modul CO

Am 25.02.2013 müssen die Referate die zugeordneten Kostenstellen aus dem Knoten VG98 (Gebäudeverrechnungskostenstellen) prüfen und bei Bedarf die entsprechenden Werteflüsse pflegen und außerhalb des Schedule Managers verrechnen. Die zentrale KLR wird über die Verteilerliste im Schedule Manager die Referate informieren, sobald mit dieser Tätigkeit be-gonnen werden kann. Die KLR-Sachbearbeitung des empfangenden Referates soll über diese Buchung möglichst bereits im Vorfeld informiert werden, spätestens jedoch am 25.02.2013.

Am 26.02.2013 müssen bei Bedarf die Zyklen zur Verrechnung innerhalb der Referate ge-pflegt sein und außerhalb des Schedule Managers durchgeführt werden. Soweit auf Innenauf-trägen (ohne Produktaufträge) Buchungen vorhanden sind (Eigenleistungsaufträge dürfen

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hiervon nicht betroffen sein), ist die Auftragsabrechnung für die Periode 13/2012 durchzufüh-ren. Hierfür muss sichergestellt sein, dass für die Periode 1/2013 die bereits durchgeführte Auftragsabrechnung storniert wurde. Näheres zum Vorgehen des Monatsabschlusses Periode 1/2013 siehe Punkt 3.3.2 dieses Rundschreibens.

Nach diesen Abschlussarbeiten sind die Kostenstellen und Innenaufträge des Referates durch die dezentrale KLR-Sachbearbeitung zu prüfen. Im Ergebnis müssen alle Kosten und Erlöse den Produkten zugeordnet sein. Stellt sich heraus, dass noch eine Buchung offen ist, muss kurzfristig eine Verrechnung erfolgen.

Bis zum 27.02.2013 ist über E-Mail eine Statusmeldung über den erfolgten Jahresabschluss an die zentrale KLR (zklr.ha2.ska@muenchen.de) notwendig. Ebenfalls spätestens am 27.02.2013 ist bei Bedarf die Auftragsabrechnung für die Periode 1/2013 nochmals durchzu-führen.

Sobald die Erledigung der Abschlussarbeiten für die Periode 13 durch alle Referate bestätigt wurde, wird durch die zentrale KLR der automatische Berichtsversand für die Jahresberichte (soweit der automatische Berichtsversand in den Referaten verwendet wird) aktiviert.

3.3.2 Betroffenheit des Monatsabschluss 01/2013 durch Abschluss Periode 13/2012

Im Rahmen der regulären Zeitschiene erfolgt der vollständige Monatsabschluss des Monats Januar 2013 inkl. dem Berichtsversand bzw. die Erstellung der Berichtsextrakte. Soweit in der Periode 13 alle Buchungen auf Produktebene zugeordnet werden konnten, muss die Auftrags-abrechnung für den Januar nicht storniert werden. Sind nur einzelne Aufträge durch Buchun-gen der Periode 13 betroffen, ist ebenfalls keine vollständige Stornierung der durchgeführten Abrechnungen notwendig, sondern es ist ausreichend, nur die betroffenen Aufträge (weitere davon abhängige Abrechnungen sind ebenfalls zu beachten) zu stornieren. Soweit die Bebu-chung der Aufträge in größerem Umfang erfolgte, sollten über die entsprechenden Selektions-varianten in umgekehrter Abfolge die Abrechnungen in der Periode 1/2013 storniert werden.

Damit die dezentralen KLR-Sachbearbeitungen die wirtschaftlichste Lösung wählen können, wird für die Stornierung der Auftragsabrechnung Januar der Zeitraum vom 25.02.2013 bis 27.02.2013 geöffnet. Eine gesonderte Information hierüber ergeht nicht mehr. Nach Abschluss der Periode 13 am 27.02.2013 und abschließender Rückmeldung der zentralen KLR, dass alle Kosten den genehmigten Produkten zugeordnet worden sind, müssen die stornierten Auftrags-abrechnungen für die Periode 1 spätestens am 27.02.2013 nochmals durchgeführt werden.

Die Auftragsabrechnung für die Periode 13/2012 sowie die Stornierung und Neudurchführung der Auftragsabrechnung der Periode 1/2013 erfolgt außerhalb des Schedule Managers. Die Stornierung ist über die Maske der (Innen-)Auftragsabrechnung (Einzel- oder Sammelverarbei-tung) im Menü unter dem Punkt "Abrechnung" zu finden.

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3.4 Einspielung von LSMW-Dateien zu ILV-Einzelleistungen konsumtiv (z. B. Verrech-nung der Eigenleistungen des Baureferats für Unterhaltsmaßnahmen)Die Buchungen der Internen Leistungsverrechnungen (ILV), z.B. der nicht aktivierungsfähigen Eigenleistungen werden in festgelegten Fällen per LSMW durch die zentrale Finanzbuchhal-tung vorgenommen. Zur Verbuchung der aktivierungsfähigen ILV-Einzelleistungen vgl. 3.2.3.1.

Den Referaten geht hierzu Ende November 2012 die Abfrageliste zur Abstimmung der Kontie-rungselemente zu. Diese sind bis 14. Dezember an Baureferat zurück zu senden.

Um die fristgerechte Einspielung der Daten zu gewährleisten, ist das LSMW-Formular für eine Einbuchung in die Periode 12 bis 11.01.2013 an die Stadtkämmerei, HA II/11-2 zu über-senden. Letzte Einzelfälle können nur nach Absprache bis 11.02.2013 für die Periode 13 über-mittelt werden.

Für die Ermittlung und Abstimmung der korrekten Kontierungsobjekte mit den Leistungsemp-fängern ist der Leistungserbringer verantwortlich.

3.5 Rückstellungssachverhalte

Rückstellungen sind sowohl bei Ihrer Bildung als auch bei Ihrer Veränderung zu melden. Be-züglich der zu meldenden Rückstellungstatbestände und deren Erläuterung verweisen wir auf die Anwenderdokumentation zu Rückstellungen. Sie finden diese im FinanzWiki unter folgen-dem Link: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Rückstellungen

Bitte beachten sie die unterschiedlichen Wertgrenzen. Die Bildung von Rückstellungen erfolgt ab einem rückstellungsfähigen Betrag von:

• 500 € bei Rückstellungen nach § 74 Abs. 1 Satz 1 KommHV-Doppik (mit Ausnahme der Instandhaltungsrückstellungen: hier gilt eine Wertgrenze von 5.000 €)

• 5.000 € bei Rückstellungen nach § 74 Abs. 1 Satz 2 KommHV-Doppik

Für Ihre Meldung verwenden Sie bitte das Formblatt für die Meldung von Rückstellungssach-verhalten. (Pfad: Referatsangebote → Stadtkämmerei → Hauptabteilung II → Abt. 1 Jahres-haushaltswirtschaft → UAbt. 1 Zentrale Buchhaltung → SG 2 HH-Abschlüsse → Formblätter → Rückstellungen – Formblatt 1 (Meldung und Fehlanzeige). Des Weiteren ist eine ent-sprechende Buchungsanordnung zu übermitteln. Bei mfm-relevanten Sachverhalten bitten wir um vorherige Kontaktaufnahme und Abstimmung mit dem Kommunalreferat, Geschäftsleitung, Sachgebiet Finanzen.

Die Dokumentation der Rückstellungen erfolgt in einem Rückstellungsspiegel. (Pfad: Referatsangebote → Stadtkämmerei → Hauptabteilung II → Abt. 1 Jahreshaushaltswirt-schaft → UAbt. 1 Zentrale Buchhaltung → SG 2 HH-Abschlüsse → Formblätter → Rückstel-lungsspiegel).

Falls liquide Mittel aus angesammelten langfristigen Rückstellungen (insb. Pensionsrückstel-lungen und Umweltschutzrückstellungen) für andere Zwecke verwendet werden, ist dies anzu-geben (vgl. § 22 Abs. 3 Satz 1 KommHV-Doppik). Eine Fehlanzeige ist auch hier erforderlich.

Für personalwirtschaftliche Rückstellungen hat die Meldung bis 11.01.2013, für alle weiteren

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Rückstellungen bis 31.01.2013 an die Stadtkämmerei HA II/11 zu erfolgen. Eine Fehlanzeige ist zwingend erforderlich. Dies gilt auch für die Stiftungen.

Erstmals sind alle anhängigen Gerichtsverfahren an das Revisionsamt und die Stadtkämmerei HAII/11-2 zu melden, unabhängig davon, ob von einem erfolgreichen Abschluss des Verfah-rens ausgegangen wird oder nicht. In der Aufstellung ist anzugeben, ob mit einem Gewinn oder Verlust des Verfahrens gerechnet wird. Für die Fälle, bei denen ernsthaft mit einem Ver-lieren zu rechnen ist, sind wie bisher Rückstellungen an die Stadtkämmerei zu melden.

Bei Inanspruchnahmen sind zwingend im Formblatt 3 oder im Rückstellungsspiegel die Be-legnummern der Auszahlungsbuchungen anzugeben, die der Inanspruchnahme zu Grunde lie-gen.

Wir weisen darauf hin, dass für etwaige Prüfungen des Revisionsamtes alle Unterlagen zu Rückstellungen in den Referaten zentral aufzubewahren sind. Insbesondere ist bei Bedarf eine vollständige und zeitnahe Übermittlung der Unterlagen an das Revisionsamt sicherzustellen.

3.6 Rechnungsabgrenzungen

Geprüft werden müssen alle Sachverhalte, bei denen eine Ein- und Auszahlung im abgelaufe-nen Haushaltsjahr erfolgte, aber das Leistungsdatum im nächsten Haushaltsjahr liegt. Diese Sachverhalte sind über einen aktiven bzw. passiven Rechnungsabgrenzungsposten abzugren-zen.

Ebenfalls geprüft werden müssen alle Sachverhalte, in denen eine nachträgliche Ein- oder Auszahlung erfolgt und das Leistungsdatum ganz oder teilweise im abzuschließenden Haus-haltsjahr lag. Diese Sachverhalte sind über sonstige Forderungen bzw. Verbindlichkeiten ab-zugrenzen.

Auf die Anwenderdokumentation zur Rechnungsabgrenzung wird verwiesen. Sie finden diese im FinanzWiki unter folgendem Link: http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Rech-nungsabgrenzung.

Rechnungsabgrenzungsposten sind ab einem abzugrenzenden Betrag von 5.000 € im Einzel-fall zu melden. Wird eine Rechnung durch mehrere Referate bezahlt, ist der Gesamtbetrag maßgeblich für die Meldepflicht. Für Zinsabgrenzungen im Bereich der Wertpapiere und Kredi-te gilt diese Wertgrenze nicht.

Bitte beachten Sie, dass auch periodisch wiederkehrende Rechnungen (z.B. Rechnungen für Strombezug, Versicherungsbeiträge, Telefon, Steuerungsumlage an Externe, z.B. Eigenbe-triebe) abgegrenzt werden müssen. Auch hier gilt obige Wertgrenze von 5.000 €.

Desweiteren ist stets darauf zu achten, dass Rechnungen, deren Leistungen in das abgelaufe-ne Geschäftsjahr gehören, auch diesem zuzuordnen sind. Es ist daher stets darauf hinzuwir-ken, dass die internen Durchlaufzeiten zwischen dem Eingang einer Rechnung und ihrer buch-halterischen Erfassung minimiert werden. Sollte dies zum Jahreswechsel einmal nicht gelin-gen und eine buchhalterische Erfassung für das alte Jahr aufgrund gesperrter Buchungsperi-

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oden nicht mehr möglich sein, ist eine entsprechende Rechnungsabgrenzung zu bilden.

Für die Meldung von Rechnungsabgrenzungssachverhalten verwenden Sie bitte das Formblatt Rechnungsabgrenzungsposten. (Pfad: Referatsangebote → Stadtkämmerei → Hauptabteilung II → Abt. 1 Jahreshaushaltswirtschaft → UAbt. 1 Zentrale Buchhaltung → SG 2 HH-Abschlüs-se → Formblätter → Rechnungsabgrenzungsposten). Desweiteren ist eine entsprechende Buchungsanordnung zu übermitteln. Bei mfm-relevanten Sachverhalten bitten wir um vorheri-ge Kontaktaufnahme und Abstimmung mit dem Kommunalreferat, Geschäftsleitung, Sachge-biet Finanzen.

Die Dokumentation der Rückstellungen erfolgt in einem Rechnungsabgrenzungsspiegel(Pfad: Referatsangebote → Stadtkämmerei → Hauptabteilung II → Abt. 1 Jahreshaushaltswirt-schaft → UAbt. 1 Zentrale Buchhaltung → SG 2 HH-Abschlüsse → Formblätter → Rech-nungsabgrenzungsspiegel).

Für eine umfassende Dokumentation, benötigt die Stadtkämmerei auch die Meldung einer Fehlanzeige, wenn keine Rechnungsabgrenzungen zu bilden oder aufzulösen sind. Die Mel-dungen müssen bis 31.01.2013 an die Stadtkämmerei HA II/11 erfolgen. Dies gilt auch für die Stiftungen.

Die oben gemachten Ausführungen gelten nicht für die Aktiv- und Passivdarlehen (vgl. Punkt 1.3.14 dieses Rundschreibens).

3.7 Nachträgliche Korrekturen des Eigenkapitals

Ergebnisse von Prüfungen des Revisionsamtes haben gezeigt, dass Aufwendungen und Erträ-ge in zahlreichen Fällen nicht den korrekten Perioden zugeordnet wurden. Gerade zum Jah-reswechsel ist hierauf besonders zu achten, da sonst die Ergebnisrechnung und die Bilanz verfälscht werden.

Die KommHV-Doppik ermöglicht bis zur Erstellung des Jahresabschlusses 2012 Fehler zu korrigieren, die sich auf das Eigenkapital der Eröffnungsbilanz (01.01.2009) auswirken. Die Er-stellung des Jahresabschlusses 2012 erfolgt im Januar 2013. Zu diesem Zweck werden die Referate gebeten:

• die gebuchten Aufwendungen und Erträge der Jahre 2009, 2010 und 2011 daraufhin zu untersuchen, ob sie gebuchte Sachverhalte enthalten, die buchhalterisch dem Jahr 2008 oder früher hätten zugeordnet werden müssen (Zeitpunkt der abgerechneten Leistung lag in 2008 oder früher)

• alle Aufwands- und Ertragsbuchungen des Jahres 2012 bereits bei der buchhalteri-schen Erfassung daraufhin zu untersuchen, ob sie ggf. einen Sachverhalt aus 2008 oder früher betreffen (Zeitpunkt der abgerechneten Leistung lag in 2008 oder früher)

Die identifizierten Sachverhalte sind der Stadtkämmerei HA II/11 zu melden, damit eine ent-sprechende Korrektur erfolgen kann.

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3.8 Sonderposten

Ergebnisse von Prüfungen des Revisionsamtes haben gezeigt, dass Sonderposten nicht im-mer korrekt erfasst wurden. Wir bitten daher zukünftig verstärkt darauf zu achten, dass alle Sachverhalte, die als Sonderposten zu erfassen sind, eruiert werden und in die Sonderposten aufzunehmen sind. Hilfestellungen dazu finden Sie in der Richtlinie zur Anlagenbuchhaltung (http://intranet.muenchen.de/basis/vor/finanzen/mkrw/richtlinie_av/richtlinie.pdf) und in den An-wenderdokumentationen im FinanzWiki (http://wiki01.muenchen.de/finanzen/index.php/Kate-gorie:Investitionsförderung).

3.9 Begebene ErbbaurechteDer Stadtkämmerei HA II/11-2 und dem Revisionsamt, Prüfgebiet 2 ist bis zum 31.01.2013 eine vollständige Liste aller begebenen Erbbaurechte zum Stichtag 31.12.2012 zuzuleiten. Referate, die Gesellschaften betreuen, werden gebeten in den Wirtschaftsprüfungsberichten der betreuten Gesellschaften erwähnte Erbbaurechtsverträge mit der Landeshauptstadt München ebenfalls an die Stadtkämmerei HA II/11-2 und das Revisionsamt, Prüfgebiet 2 zu melden.

3.10 Rückerstattungen von vergebenen Betriebsmittelzuschüssen

Erträge aus der Rückzahlung von Betriebsmittelzuschüssen sind in dem Jahr zu erfassen, in dem sie der LHM rechtlich entstehen (z.B. in dem Jahr, in dem der Jahresabschluss der ent-sprechenden Gesellschaft festgestellt wird). Andernfalls hat die Verbuchung im Folgejahr als periodenfremder Ertrag zu erfolgen. Die Buchung dieser Sachverhalte sollten bis zum Bu-chungsschluss SD erfolgen. Ist dies nicht möglich, sind Buchungsangaben (Rückzahlungsbe-trag, Geschäftspartner, Vertragsgegenstand, CO-Kontierungobjekt) bis zum 31.01.2012 an die Stadtkämmerei HAII/11-2 zu melden.

3.11 Angaben zum Anhang

3.11.1 Abfragen an alle Referate

Im Anhang sollen nicht bilanzierungsfähige Lasten oder zukünftige mögliche Belastungen an-gegeben werden. Die Angaben müssen den Sachverhalt kurz darstellen und wenn nötig die geschätzte Summe angeben. Nicht berichtet werden muss über Sachverhalte, die für die LHM als betriebsgewöhnlich betrachtet werden können. Dies sind finanzielle Verpflichtungen, die im üblichen Rahmen liegen, wie beispielsweise laufende Verpflichtungen zu Lohn- und Gehalts-zahlungen, zur Zahlung von betriebsgewöhnlichen Mieten und Pachten, laufender Bezug von Material, Energie oder Instandhaltungen.

Die Meldungen müssen bis 18.03.2013 an die Stadtkämmerei HA II/11 erfolgen. Eine Fehlan-zeige ist erforderlich. Ggf. erforderliche Muster sind im Fianzwiki bzw. Intranet zu finden.

a) HaftungsverhältnisseIm Anhang müssen die Haftungsverhältnisse dargestellt werden, die nicht in der Bilanz abge-

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bildet werden. Haftungsverhältnisse sind dadurch gekennzeichnet, dass sie eine Eventualver-bindlichkeit begründen, d.h. eine Verbindlichkeit, aus der die Kommune nur unter bestimmten Umständen, mit deren Eintritt sie nicht ernsthaft rechnet, in Anspruch genommen werden kann (im Gegensatz zu einer Rückstellung). Haftungsverhältnisse entstehen vor allem aus der Be-stellung von Sicherheiten für fremde Verbindlichkeiten. Dies sind in der Regel:

• Bürgschaften• Gewährverträge• Verpflichtungen aus verwandten Rechtsgeschäften, die ein Einstehen für fremde

Schuld oder für den Eintritt oder Nichteintritt bestimmter Umstände zum Gegenstand haben (z.B. Haftungsübernahmen, Liquiditätsgarantien, Garantien für die Ausführung von Arbeiten Dritter, Schuldübernahmen, Eigentumsvorbehalte, gesetzliche Haftungen, gesetzliche Pfandrechte)

Soweit Genehmigungen nach der Verordnung über kreditähnliche kommunale Rechtsgeschäf-te erforderlich sind, müssen diese mit angegeben werden.

b) Sachverhalte, aus denen sich finanzielle Verpflichtungen ergeben können sowie dro-hende finanzielle VerpflichtungenBei den nicht bilanzierungsfähigen finanziellen Verpflichtungen handelt es sich um Sachver-halte, aus denen künftige Zahlungsansprüche Dritter entstehen, denen sich die LHM nicht ent-ziehen kann. Eine Entstehung muss wahrscheinlich sein. Von Interesse sind ausschließlich fi-nanzielle Verpflichtungen, d.h. die Verpflichtungen müssen zu späteren Auszahlungen führen.

Beispielhaft können genannt werden:

• Zusagen für noch nicht ausbezahlte Zuwendungen (z.B. Stipendien, Atelier- oder Theaterförderungen),

• an Bedingungen geknüpfte Darlehen die noch nicht vollständig ausbezahlt wurden (z.B. an Baufortschritt geknüpfte Wohnbaudarlehen),

• nicht bilanzierungsfähige Zahlungsverpflichtungen, z.B.:◦ Leasingverträge (Stadt ist Leasingnehmer)

Dabei sind sowohl Immobilienleasingverträge als auch Mobilienleasingverträge (be-wegliche Gegenstände wie bspw. Fahrzeuge, Maschinen etc.) anzugeben.

◦ Miet- oder Pachtverträge (Stadt ist Mieter bzw. Pächter),• derivative Finanzinstrumente• noch nicht begonnene Investitionsvorhaben, • mögliche Verlustausgleiche an Eigenbetriebe,• künftige Großreparaturen,• Rekultivierungs- und Entsorgungsaufwendungen,• unterlassene Instandhaltungen.

Drohende finanzielle Verpflichtungen unterscheiden sich von den finanziellen Verpflichtungen dahingehend, dass die Wahrscheinlichkeit des Eintritts deutlich höher eingeschätzt wird.

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c) Kreditähnliche Rechtsgeschäfte Ein kreditähnliches Rechtsgeschäft (Art. 72 GO) ist jeder Vertrag zwischen einer Kommune und einem Dritten, der in seinen wirtschaftlichen Folgen für die Kommune einer Kreditaufnah-me gleichkommt. Einerseits kommt die Kommune in den Genuss eines wirtschaftlichen Vor-teils, andererseits ist sie als Gegenleistung zum finanziellen Ausgleich dieses Vorteils in künfti-gen Haushaltsjahren verpflichtet. Zum Teil überschneiden sich die erforderlichen Angaben mit den Meldungen zu den Punkten 3.9.1 a und b. Darüberhinaus kommen aber noch folgende Sachverhalte in Betracht:

• Mietvorauszahlungen• Finanzierungsverträge (z.B. Vor- oder Zwischenfinanzierungsverträge)• Stundung (Kreditierung) von Zahlungsverpflichtungen• Erhaltene Erbbaurechte

Auch von Interesse sind Verträge über die Durchführung von Investitionen, wenn der Unter-nehmer die Finanzierung ganz oder teilweise übernimmt und die LHM sich zur Zahlung daraus entstehender Folgekosten verpflichtet (z.B. Kindergärten, Bäder), langfristige Leistungsverträ-ge (z.B. Verträge mit einem Sanierungs- oder Entwicklungsträger) oder Vereinbarungen über Vorfinanzierungen mit Grundstücksbeschaffungs- und Erschließungsgesellschaften.

Eine Negativerklärung ist abzugeben, soweit im abgelaufenen Haushaltsjahr keine kreditähnli-chen Verpflichtungen neu eingegangen wurden.

d) Veränderungen der ursprünglichen Abschreibungsdauer von Vermögensgegen-ständen

Anzugeben ist, wenn die Abschreibungsdauer eines Vermögensgegenstandes nachträglich verändert wurde. Ein Grund kann sein, dass bei der Anlage des Stammsatzes die falsche Ab-schreibungsdauer hinterlegt wurde.

Gemeldet werden müssen die Anlagennummer, das Objekt mit Bezeichnung, die Veränderung der Abschreibungsdauer und der Grund der Abschreibungsdaueränderung.

Bei der Veränderung der Abschreibungsdauer handelt es sich in der Regel um Einzelsachver-halte. Aus diesem Grund sind Angaben nur erforderlich, wenn der Vermögensgegenstand einen Restbuchwert von über 500.000 € hat.

Zur Auswertung von unterjährigen Abschreibungsdaueränderungen steht Ihnen eine SAP-Aus-wertung zur Verfügung. Vergleichen Sie dazu den Punkt 3.2.7 dieses Rundschreibens.

e) alle gesetzlichen oder vertraglichen Einschränkungen zu dem in der Bilanz aus-gewiesenen Grund und Boden sowie zu Gebäuden und anderen Bauten, die sich aufderen Nutzung, Verfügbarkeit oder Verwertung beziehen sowie unentgeltlich oder unter Marktpreis überlassenes bzw. abgegebenes Anlagevermögen

Es sind alle Sachverhalte aufgrund von Gesetzen oder Verträgen anzugeben, die die Nutzung, Verfügbarkeit oder Verwertung des Grund und Bodens sowie der Gebäude einschränken. Als vertragliche Einschränkungen kommen in der Regel

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• Verpachtungen / Erbpachtverhältnisse (Stadt ist Verpächter)• Vermietungen (Stadt ist Vermieter)• Leasinggeschäfte (Stadt ist Leasinggeber)• übergebene Wohnungen an Wohnungsbaugesellschaften

in Frage. Weitere denkbare Fälle für die Angabepflicht können im Rahmen der kommunalen Zusammenarbeit (z.B. aufgrund von Zweckvereinbarungen) auftreten. So z.B. wenn zwei Ge-meinden oder eine Gemeinde und der Landkreis eine Schulturnhalle oder ein Hallenbad ge-meinsam finanzieren und nutzen. Einschränkungen für die Nutzung oder Verwertung von Grundstücken wie Leitungsrechte oder Grunddienstbarkeiten müssen dagegen nicht angege-ben werden.

Bei den vergebenen Erbbaurechtsverträgen sind erstmals detailliertere Angaben zu den durch Erbbaurecht eingeschränkt verfügbaren Grundstücken zu machen. Hierzu zählen die Gemar-kung, Flurstück, Fläche in m² sowie der Buchwert. Zur Ermittlung der Angaben steht Ihnen bei-spielsweise die Transaktion ZGRUNDST zur Verfügung.

Desweiteren sind Sachverhalte zu melden, bei denen die LHM zur Erfüllung ihrer Aufgaben Anlagevermögen an Dritte überlässt bzw. verkauft und dies aus Subventionsgesichtspunkten teilweise nicht zum marktüblichen Preis oder vollkommen unentgeltlich erfolgt. Die mit diesen Rechtsgeschäften beabsichtigte Förderung muss im Anhang angegeben werden. Beispiels-weise kann es sich um unter Marktpreis verkauftes Anlagevermögen oder um marktunübliche Erbbaurechtszinsen oder Mieten/Pachten handeln. Erhält die LHM für unter Marktpreis ver-kauftes Anlagevermögen einen entsprechenden Gegenwert (z. B. ein Belegungsrecht), han-delt es sich nicht um einen marktunüblichen Preis.

Einmalige Geschäftsprozesse (z.B. Verkauf) sind nur im Jahr des Abschlusses zu melden. Über mehrere Jahre laufende Geschäftsprozesse müssen jedes Jahr erneut gemeldet werden. Die Stadtkämmerei HA II/11 benötigt Angaben über den Sachverhalt, die Höhe und Dauer der Förderung.

Eine Meldung an die Stadtkämmerei muss erfolgen, wenn die Förderung pro Einzelfall über die gesamte Laufzeit einen Betrag von 50.000 € übersteigt. Eine Negativerklärung ist erforder-lich.

Für die Meldung obiger Sachverhalte ist folgendes Muster zu verwenden:

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Lfd. Nr.

Bezeichnung des Anlagever-mögens

Anlagen-Nr. SAP

Überlassung durch Verpachtung (auch Erbpacht), Vermie-tung oder Leasing

Unentgelt-lich über-lassen ?

Unter dem Marktpreis überlassen?

Summe erhaltene Beiträge f. d. Überlassung

Über-las-sung seit

Überlassen an

Ja / Nein Ja / Nein Pro Jahr / € Monat/Jahr Name, Anschrift

f) Verwaltetes TreuhandvermögenEine Angabe über das von der LHM verwaltete Treuhandvermögen muss im Anhang erfolgen. Dabei handelt es sich beispielsweise um das Mündelvermögen oder um rechtsfähige Stiftun-gen.

g) Darstellung der Vermögens- Finanz- und ErtragslageDer Jahresabschluss der Landeshauptstadt München hat ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- Finanz- und Ertragslage sowie der dauernden Leis-tungsfähigkeit zu vermitteln. Sind besondere Umstände oder Risiken bekannt, nach denen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild nicht vermittelt wird, so sind diese im An-hang zu erläutern.

Beispielsweise sind Erträge aus der Rückzahlung von Betriebsmittelzuschüssen in dem Jahr zu erfassen, in dem sie der LHM rechtlich entstehen (z.B. in dem Jahr, in dem der Jahresab-schluss der entsprechenden Gesellschaft festgestellt wird). Andernfalls hat die Verbuchung im Folgejahr als periodenfremder Ertrag zu erfolgen. Sollte zum Zeitpunkt der Kenntniserlangung eine buchhalterische Erfassung ausgeschlossen sein, ist dieser Sachverhalt der Stadtkämme-rei HAII/11-2 zu melden (siehe auch oben unter 3.10)

h) Rechtlich selbständige StiftungenDer Stadtkämmerei HA II/11-2 ist eine Liste aller rechtlich selbständigen Stiftungen unterteilt in

• allgemein verwaltete (Kuratorium) und • kommunal verwaltete

Stiftungen zu übermitteln.

i) Veränderung von Anteilen an anderen Organisationen und juristischen Personen desöffentlichen und privaten Rechts

Die Landeshauptstadt München weist im Jahresabschluss ihre Anteile an anderen Organisa-tionen und juristischen Personen des öffentlichen und privaten Rechts aus. Hierunter fallen insbesondere Anteile an Sondervermögen, Zweckverbänden und Unternehmen in Privat-rechtsform (verbundene Unternehmen und Beteiligungen). Sollten sich im Laufe des Ge-schäftsjahres 2012 diese Anteile verändert haben, ist dies der Stadtkämmerei HA II/11 mitzu-teilen. Desweiteren bitten wir auch noch nicht bilanzierte Anteile an anderen Organisationen und juristischen Personen des öffentlichen und privaten Rechts anzugeben.

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3.11.2 Abfragen an einzelne Referate

Die Meldungen müssen bis 18.03.2013 an die Stadtkämmerei HA II/11 erfolgen.

3.11.2.1 Baureferat

Eine Angabe der noch nicht erhobenen Beiträge aus fertiggestellten und abrechenbaren Er-schließungsanlagen ist erforderlich. Zudem ist eine kurze Begründung für noch nicht erhobene Erschließungsbeiträge anzugeben.Außerdem sind Erschließungsbeiträge von noch gemeindeeigenen Grundstücken, die aber erst bei Verkauf an Dritte fällig werden, mit anzugeben bzw. eine entsprechende Negativerklä-rung abzugeben.

Bitte beachten Sie, dass es bei dieser Abfrage um die Sachverhalte geht, bei denen die Maß-nahme fertiggestellt und abrechenbar ist aber eine Verbescheidung noch nicht erfolgte. Die Nennung eines geschätzten Gesamtbetrages ohne Untergliederungen ist ausreichend.

3.11.2.2 Direktorium

a) Mitglieder des StadtratesFür den Anhang werden der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Oberbürgermeisters, der ehrenamtlichen Mitglieder des Stadtrats sowie der berufsmäßi-gen Stadtratsmitglieder benötigt. Dies gilt auch, wenn sie im Haushaltsjahr 2012 ausgeschie-den sind.

b) Bestand der Kassen/Konten der BezirksausschüsseDie Bestände auf den Girokonten der Bezirksausschüsse müssten, sofern es sich um städti-sche Gelder handelt, eigentlich im Umlaufvermögen der städtischen Hoheitsbilanz dargestellt werden. Es ist jedoch auch ausreichend die Salden dieser Bankkonten im Anhang zur Bilanz auszuweisen.

Gemeldet werden muss vom Direktorium eine Liste mit dem entsprechenden Bezirksaus-schuss, dem Bestand der Kassen- oder Girokonten und dem Anteil städtischer Gelder zum 31.12.2012. Sofern es sich nicht um städtische Gelder handelt, ist eine Abbildung im Anhang nicht angezeigt.

3.11.2.3 Kommunalreferat

Es sind alle Sachverhalte aufgrund von Gesetzen oder Verträgen anzugeben, die die Nutzung, Verfügbarkeit oder Verwertung des Grund und Bodens sowie der Gebäude einschränken. Als vertragliche Einschränkungen kommen in der Regel

• Verpachtungen (Erbpachtverhältnisse)• Vermietungen• Leasinggeschäfte• erhaltene Erbbaurechte• übergebene Wohnungen an Wohnungsbaugesellschaften

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in Frage. Einschränkungen für die Nutzung oder Verwertung von Grundstücken wie Leitungs-rechte oder Grunddienstbarkeiten müssen dagegen nicht angegeben werden. Eine Negativer-klärung ist erforderlich.

.3.11.2.4 Personal- und Organisationsreferat

a) Versorgungszusagen (Zusatzversorgung)Im Anhang müssen Angaben zur Zusatzversorgung der LHM erfolgen. Relevant ist nur eine Angabe über nicht in der Bilanz ausgewiesene Versorgungszusagen.

Angaben müssen über folgende Parameter der Zusatzversorgung erfolgen:• die Höhe des derzeitigen Umlagesatzes und die voraussichtliche Entwicklung des Um-

lagesatzes in der Zukunft • die Summe der umlagepflichtigen Gehälter• die geschätzte Verteilung der Versorgungsverpflichtungen auf anspruchsberechtigte

Arbeitnehmer, ehemalige Arbeitnehmer und Rentenbezieher.

b) Beihilfe-BerechnungssatzDie Beihilferückstellungen werden für zukünftige Krankheitslasten der aktiven und der pensio-nierten Beamten gebildet. Benötigt wird die aktuelle Höhe des Beihilfeberechnungssatzes

c) Beschäftigte der Landeshauptstadt München Benötigt wird die durchschnittliche Anzahl der im Haushaltsjahr 2012 beschäftigten Beamten und Tarifbeschäftigten. Der Durchschnitt ist als vierter Teil aus den Mitarbeiterzahlen am 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. zu ermitteln. Aus Vereinfachungsgründen können aber auch die nach dem Stellenplan am 30.06. tatsächlich besetzten Stellen angegeben werden. Eine Aufteilung nach Beamten und Tarifbeschäftigten ist erforderlich.

d) Personalanteil der Eigenbetriebe am gesamtstädtischen Personal (ohne rechtl. selbst. Stiftungen)Meldung zum 18.01.2012 bezüglich der Anzahl der Personen im Hoheitsbereich und bei den Eigenbetrieben, siehe Ziffer 1.3.5

e) Verwendung liquider Mittel aus angesammelten langfristigen RückstellungenDie Verwendung liquider Mittel aus angesammelten langfristigen Rückstellungen (insb. Pensi-onsrückstellungen und Umweltschutzrückstellungen) für andere Zwecke ist anzugeben (vgl. § 22 Abs. 3 Satz 1 KommHV-Doppik). Eine Fehlanzeige ist erforderlich.

3.11.2.5 Sozialreferat

Die Höhe des von der LHM verwalteten Mündelvermögens muss vom Sozialreferat gemeldet werden. Die Meldung einer Gesamtsumme ist ausreichend.

3.11.2.6 Referat für Bildung und Sport

Im Schulreferat werden bei den Schulen, Horten und Kindertagesstätten städtische Bankgiro-konten geführt, die nicht im städtischen Kassenverbund beinhaltet sind. Auf diesen Girokonten

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werden unter anderem Verbrauchsstoffgelder treuhänderisch verwaltet und entsprechende Ausgaben getätigt. Diese Gelder fließen nicht in den städtischen Haushalt ein. Es werden auf diesen Konten aber auch Einzahlungen und Überweisungen getätigt, die in den städtischen Haushalt einfließen, z.B. Spenden. Diese Gelder müssen spätestens zum Jahresende an den Haushalt abgeliefert werden.

Es ist deshalb vom Referat für Bildung und Sport bis zum 18.03.2013 verbindlich zu erklären, dass alle städtischen Gelder zum Jahresende an den Haushalt abgeliefert wurden.

3.11.2.7 Referat für Arbeit und Wirtschaft

Der Sondereffekt Gewinnabführung, Gewinnrückführung sowie wesentliche Leistungsbezie-hungen mit der Stadtwerke München GmbH (Sonderlasten Verkehr, Defizit für das Prinzregen-tenbad, Zusatzaufgaben Linienverkehr und sonstige Aufgaben) sind detailliert zu erläutern.

3.11.2 8 Stadtkämmerei HA I

a) VerbindlichkeitenübersichtFür die Verbindlichkeitenübersicht sind Aufgliederungen nach Fristigkeiten (bis zu 1 Jahr, 1-5 Jahre und mehr als 5 Jahre) für folgende Positionen anzugeben:

• Anleihen und • Verbindlichkeiten aus Investitionskrediten

◦ vom Bund◦ vom Land◦ vom Kreditmarkt

b) AnlagenübersichtFür die Anlagenübersicht sind folgende Positionen anzugeben:

◦ Wertpapiere des Anlagevermögens◦ Sonstige Ausleihungen (Schuldscheindarlehen, Genossenschaftsanteile)

c) EventualverbindlichkeitenAnzugeben sind alle Eventualverbindlichkeiten. Hierunter fallen insbesondere die von der LHM vergebenen Bürgschaften und alle sonstigen kreditähnlichen Rechtsgeschäfte ohne Bilanzie-rung.

d) FinanzreservenZu melden sind alle gebildeten Finanzreserven der Landeshauptstadt München, deren Zusam-mensetzung aus Positionen der Bilanz sowie der Stand zum 31.12.2012.

e) Derivative FinanzinstrumenteZu benennen sind die bei der Landeshauptstadt München vorhandenen Derivate zur Absiche-rung bestimmter Risiken. Hierunter fallen insbesondere Zinssicherungsinstrumente und Instru-mente zur Absicherung von Fremdwährungsrisiken. Es sollte zusätzlich jeweils der Zahlungs-fluss der derivativen Geschäfte ersichtlich werden.

f) Innere Darlehen von rechtlich unselbständigen Einrichtungen

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Anzugeben sind Innere Darlehen von rechtlich unselbständigen Einrichtungen (Regiebetriebe, Eigenbetriebe)

g) Verbindlichkeiten die durch Pfandrechte oder ähnliche Rechte gesichert sindAnzugeben ist der Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten, die durch Pfandrechte oder ähnliche Rechte gesichert sind.

h) Neuaufnahmen und Umschuldungen von PassivdarlehenAnzugeben sind die Neuaufnahmen und Umschuldungen von Passivdarlehen.

3.11.2.9 Stadtkämmerei RL/GA 4

Angaben zu Organisationen und juristischen Personen des öffentlichen und privaten Rechts an denen die Landeshauptstadt München Anteile hält. Damit ist nicht nur eine Übersicht über die Beteiligungen und verbundenen Unternehmen angezeigt, sondern auch über andere Orga-nisationen, wie bspw. Zweckverbände und Sondervermögen. Die Meldung hat bis zum 21.05.2013 zu erfolgen.

Gemeldet werden müssen:

• Name der Organisation oder juristischen Person,

• Anteils am Stamm- bzw. Grundkapital (gezeichnetes Kapital) (Absolut und in Prozent),

• ein nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag sowie

• der Anteil der Landeshauptstadt München an diesem Fehlbetrag.

3.11.2.10 Stadtkämmerei ZBDDie Auswertung zur Einzelwertberichtigung für den noch in PKF befindlichen Forderungsteil muss bis zum 31.01.2013 erfolgen.

Die Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung im SAP-Modul PSCD wird anhand der fest-gelegten Kriterien (Insolvenz eröffnet, Eidesstattliche Versicherung abgegeben, Mahnsperre „A“ - „Aussetzung der Vollziehung“ und Forderung älter als 2 Jahre und Forderung an Inkasso abgegeben) mittels „maschinellen Lauf“ durchgeführt.

Separate Meldungen durch die ZBD für die Einzelwertberichtigung in PSCD sind an die SKA-HAII/11-2 bis zum 15.03.2013 nur dann erforderlich, wenn es sich um „wertaufhellende Tatsa-chen“ handelt, die durch die bereits festgelegten Kriterien noch nicht erfasst sind und auch noch keine entsprechende technische Kennzeichnung in PSCD erfolgt ist, so dass die „maschinelle“ Wertberichtigung in PSCD einen solchen Fall nicht erfassen würde.

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4 Terminübersicht

Termin Aktivität Ziffer

30.11.12 Übernahme des Steinlagers in die endgültige SAP-Lagerlösung:• Stichtag für die Inventur

2.2

07.12.12 letzter Tag für Änderungen an Rechnungsplänen 1.3.16.1

10.12.12 Übernahme des Steinlagers in die endgültige SAP-Lagerlösung:• letzter Tag für die Übermittlung der Zu- und Abgangsbestände

sowie des Gesamtbestandes zum Stichtag 30.11.2012 an die SKA HA II/11

• letzter Tag zur Vorlage einer Buchungsanordnung zur Verbu-chung der Inventurdifferenz an die SKA HA II/11

• letzter Tag für die Vorlage eines LSMWs für die Lagerent-nahmen zum Stichtag 15.12.2011 an die SKA HA II/11

• letzter Tag für die Meldung der erforderlichen Lagermaterialien, Bewertungspreise und Bestandswerte zum Stichtag 15.12.2011 an die SKA-KASTA-CCC-FM

2.2

12.12.12 Übernahme des Steinlagers in die endgültige SAP-Lagerlösung:• Sperrung der bisherigen Zu- und Abgangskonten• Einspielung der gemeldeten Daten durch die Stadtkämmerei

2.2

12.12.12 letzter Tag für die Vorlage von Auszahlungsanordnungen bei der Stadt-kämmerei, KaStA 13-15 die noch in 2012 ausgezahlt werden sollen

1.3.3

13.12.12 Produktivsetzung des Steinlagers in die endgültige Lagerlösung 2.2

14.12.12 letzter Tag für den Eingang der neu gedruckten Auszahlungsanord-nung für Rechnungspläne im Kassen- und Steueramt

1.3.16.1

14.12.12 Letzter Tag für Sollstellungen für im PKF-Verfahren verwaltete Forde-rungen der Betriebe gewerblicher Art

1.3.7

18.12.12 letzter Tag für das Einnahmegeschäft 2012 der Geldeinhebestellen, die vor der Ablieferung eine Faktura benötigen (also Ablieferung ohne festen Verwendungszweck)

1.3.8

19.12.12 letzter Tag für die Ablieferung der Barkassenabrechnungen '1.3.9

20.12.12 alle Fakturen die bis zu diesem Stichtag erfasst wurden, werden noch freigegeben (Modul SD)

1.3.2

21.12.12 Sperrung des Modul SD '1.3.1

27.12.12 letzter Tag für das Einnahmegeschäft 2012 der Geldeinhebestellen, die ihre Ablieferungen mit festem Verwendungszweck vornehmen (ohne Faktura)

1.3.8

27.12.12 Sperrung des Modul SD .Vollständige Sperrung von SAP-ERP und SAP-SRM (inkl. Sichtrechte) ab 17:00 Uhr

1.3.1

27.12.12 letzter Tag für die Auflösung der Bestellobligos 1.3.16.2

27.12.12 letzter Tag für Freigabe der SRM-Warenkörbe 1.3.16.4

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Termin Aktivität Ziffer

28.12.12 Ende des Einnahmegeschäfts im PKF '1.3.7

28.12.12 Ende des Einnahmegeschäft 2012 der Zahlstellen '1.3.8

28.12.12 Dezentrale Buchungssperre für alle Module (inkl. Sichtrechte). Zentrale Bereiche der Stadtkämmerei können bis 13:00 Uhr buchen danach SAP-Systemsperre für alle Anwender.

1.3.1

31.12.12 letzter Tag für die Ablieferung städt. Gelder auf den Bankgirokonten (mit Ausnahme der Handvorschüsse und der sonstigen Vorschüsse wie z.B. Verwaltungskostenpauschalen) an den städtischen Haushalt

'1.3.10

31.12.12 Abschluss der Inventur für Läger in der endgültigen Lagerlösung und der modifizierten Übergangslösung

'2.2

31.12.12 Letzter Buchungstag für den Ausgleich von Forderungen der Kreditorenkontengruppe KZVI

'2.3

31.12.12 Stichtag für den kaufmännischen Jahresabschluss 1.1

02.01.13 Dezentrale Buchungssperre für alle Module (inkl. Sichtrechte). Zentrale Bereiche der Stadtkämmerei können bis 13:00 Uhr buchen danach SAP-Systemsperre für alle Anwender.

1.3.1

03.01.13 System steht uneingeschränkt zur Verfügung '1.3.1

04.01.13 vollständige Sperrung von SAP-ERP und SAP-SRM (inkl. Sichtrechte) ab 13:00 Uhr aufgrund der Produktivsetzung der Zweitwohnungssteuer in PSCD

1.3.1

07.01.13 System steht uneingeschränkt zur Verfügung '1.3.1

08.01.13 Lager in der modifizierten Übergangslösung (= Lager Gartenbau):letzter Tag für Vorlage manueller Buchungsanordnungen der Referate

2.2

08.01.13 Lager in der modifizierten Übergangslösung (= Lager Gartenbau):letzter Tag für die Vorlage eines LSMWs für Lagerentnahmen im Dezember 2011

2.2

09.01.13 letzter Tag für die Vorlage manueller Buchungsanordnungen für Kassenkonten bei KaStA 14

1.3.8

11.01.13 Meldung personalwirtschaftlicher Rückstellungen (POR an SKA HA II/11)

'3.5

11.01.13 Echte Läger (endgültige Lagerlösung):letzter Tag für Buchungen der Inventurdifferenzen durch die Referate

2.2

11.01.13 Echte Läger (endgültige Lagerlösung):Meldung der bei Inventuren ermittelten Lagerbestände und -werte an die Stadtkämmerei HA II/11

2.2

11.01.13 letzter Tag zur Abgabe des LSMW-Formulars bzgl. ILV-Einzelleis-tungen konsumtiv an die Stadtkämmerei, HA II/11

'3.4

11.01.13 letzter Tag für Buchung von Kreditorenrechnungen ins alte Jahr (MM) 1.3.3

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Termin Aktivität Ziffer

14.01.13 letzter Tag für die Übermittlung einer Auswertung zu Erschließungsbei-trägen an das Baureferat durch das KaSta

1.3.7

14.01.13 Beginn Monatsabschluss Dezember 2.1

16.01.13 letzter Tag für dezentrale Umsatzsteuerkorrekturen 2.1

16.01.13 letzter Tag für die dezentrale Auflösung von Verrechnungskonten mit Kontengruppe KVER (ohne Anlagenbuchhaltung)

'2.1

18.01.13 letzter Tag für die Meldung der Personalanzahl der Eigenbetriebe durch das Personal- u.Organisationsreferat an SKA HA II/11-1 (zKLR)

1.3.5

31.01.13 Ende des Monatsabschlusses Dezember 2.1

31.01.13 Meldung der in 2012 in Anspruch genommenen Verpflichtungsermäch-tigungen. Fehlanzeige ist erforderlich.

1.3.11

31.01.13 Saldendefinition der Verrechnungskonten an die SKA HA II/11 (Saldenanalyse)

2.1

31.01.13 Meldung der Verteilung der Erschließungsbeiträge durch das Baure-ferat an die zentrale Anlagenbuchhaltung in der SKA HA II/11

1.3.7

31.01.13 letzter Tag für Tätigkeiten im Bereich der Darlehensverwaltung (Aktiv- und Passivdarlehen)

1.3.15

31.01.13 Hoheitsbereich: letzter Tag für die Meldung von Rückstellungen (ohne personalwirt-schaftliche) und Rechnungsabgrenzungen

3.4 + 3.5.

31.01.13 Stiftungen: letzter Tag für die Meldung von Rückstellungen, zweckgebundenen Einnahmen und Rechnungsabgrenzungen an die SKA HA II/11

1.3.6, 3.4, 3.5

31.01.13 letzter Tag für die Übermittlung einer Liste zu allen begebenen Erbbau-rechten zum Stichtag 31.12.2012 an die Stadtkämmerei HA II/11 und an das Revisionsamt, Prüfgebiet 2

3.8

31.01.13 Auswertung zur Einzelwertberichtigung für den noch in PKF befindli-chen Forderungsteil

3.11.2.10

01.02.13 Stiftungen: Beginn der Auswertung für Verwaltungskostenerstattung (VKE) und Erstellung der Buchungsanordnungen

1.3.6

04.02.13 Stiftungen: letzter Tag zur Abgabe der Buchungsanordnungen für Anlagenkorrekturen

3.2

04.02.13 Letzter Tag zur Abgabe der manuellen Buchungsanordnungen buchungskreisübergreifender Verrechnungen

3.2.3.1

08.02.13 Stiftungen: letzter Tag für Buchungen der Anlagenbuchhaltung

3.2.1, 3.2.5

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Termin Aktivität Ziffer

08.02.13 Stiftungen:letzter Tag für die Übertragung der Schenkungsmittel durch die Stadt-kämmerei HA II/11

1.3.6

10.02.13 Stiftungen: letzter Tag zur Abgabe der VKE Buchungsanordnungen an die Stadtkämmerei, HA II/11

1.3.6

11.02.13 letzter Tag zur Abgabe der Buchungsanordnungen für Anlagen-korrekturen

3.2

11.02.13 letzter Tag zur Abgabe des LSMW-Formulars bzgl. Eigenleistungen an die Stadtkämmerei, HA II/11

3.2.3.1

13.02.13 Stiftungen: Abschreibungslauf Periode 13/2011

3.2.6

14.02.13 Stiftungen: Tag für Bestandsbuchungslauf und Abstimmreport (TAC: ABST2) bei der zentralen Anlagenbuchhaltung / Technischer Abschluss der Anla-genbuchhaltung

3.2.8

15.02.13 letzter Tag für Buchungen der Anlagenbuchhaltung 3.2

15.02.13 letzter Tag für den Testlauf der Umsatzsteuerjahreserklärung 3.1

18.02.13 Meldung der Korrekturen zur Umsatzsteuerjahreserklärung 3.1

18.02.13 Abschreibungslauf Periode 13/2011 3.2.6

19.02.13 Tag für Bestandsbuchungslauf und Abstimmreport (TAC ABST2) bei der zentralen Anlagenbuchhaltung / Technischer Abschluss der Anla-genbuchhaltung

3.2.8

15.02.13 Stiftungen: letzter Tag zur Abgabe der Buchungsanordnungen für Entnahmen / Zuführungen zum Grundstockvermögen und Admassierungen

1.3.6

20.02.13 Stiftungen: Verlustausgleich der Stiftungsbuchungskreise mit Verlustübernahme-vertrag und Ausgleich der Betriebe durch SKA HA II/11

1.3.6

22.02.13 letzter Tag für CO-relevante Jahresabschlussbuchungen (gilt auch für Stiftungen)

1.3.6

25.02.13 letzter Tag für Prüfung und Pflege des Werteflusses bzgl. der dem Knoten VG98 (Gebäudeverrechnungskostenstellen) zugeordneten Kostenstellen

3.3.1

22.02.13 letzter Tage für Pflege der Verrechnungszyklen 3.3.1

27.02.13 Abschluss der CO-Verrechnungen im CO (Periode 13) 3.3.1

27.02.13 Statusmeldung an zKLR über erfolgte CO-Jahresabschlusstätigkeiten 3.3.1

28.02.13 letzter Tag für den Ausgleich von Haushaltsüberschreitungen '1.3.13

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Termin Aktivität Ziffer

01.03.13 Stiftungen: Meldung des Jahresergebnisses für Stiftungen mit Betrieben von SKA HA II/11 an die Betreuungsreferate

1.3.6

01.03.13 letzter Tag für den Echtlauf zur Umsatzsteuerjahreserklärung 3.1

15.03.13 Stiftungen: letzter Tag zur Abgabe der Buchungsanordnungen zur Gewinnabfüh-rung (Rücklagenbuchungen) der Stiftungen an SKA HA II/11

1.3.6

18.03.13 letzter Tag für die Meldungen der Angaben zum Anhang an die SKA HA II/11

3.10.1

21.05.13 Angaben zu Organisationen und juristischen Personen des öffentlichen und privaten Rechts an denen die Landeshauptstadt München Anteile hält. Meldung an die Stadtkämmerei, HA II/11.

3.9.2.8

30.06.13 Termin für die Erstellung des kaufmännischen Jahresabschlusses 1.1

Dürrschmidt