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Fran Möglichkeiten zur Krisenbewältigung durch Prozessdigitalisierung und -automatisierung

Digitale Ansätze desGeschäftsprozessmanagements zur Krisenbewältigungund Effizienzsteigerung

Chin-Gi Hong,Florian Zenke &Fahrudin Abazi

Detecon InternationalApril 2020

Integrated Digital Business Process Management

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Digitale Ansätze des Geschäftsprozessmanagementszur Krisenbewältigung und Effizienzsteigerung

Inhaltsverzeichnis und Einleitung

Die Coronapandemie hat die Welt im Jahr 2020 fest im Griff und in Schockstarre versetzt. Die gesellschaftlichen und ökomischen Auswirkungen sind jetzt schon enorm – und im weiteren Verlauf nur schwer einzuschätzen.

In Anbetracht dieser schwierigen Lage gilt es jetzt, sich zügig mitden veränderten Rahmenbedingungen auseinanderzusetzen und mitAugenmaß die richtigen Maßnahmen einzuleiten. In einer solchen Krisesind vor allem die Betriebsfähigkeit („Recovery“) sowie die Widerstandsfähigkeit der Organisation („Resilience“) sicherzustellen.

Der unternehmerischen Funktion des Business Process Managements (BPM) kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu. Durch Ansätze zur Prozessdigitalisierung und -automatisierung lassen sich Transparenzschaffen und überlastete oder beeinträchtige Prozess unterstützen.

In diesem Papier werden diese Ansätze beschrieben und konkreteMaßnahmen zur Krisenbewältigung vorgeschlagen, die kurz- odermittelfristig von Unternehmen entlang aller Branchen anwendbar sind.

02Ansätze zur Digitalisierung undAutomatisierung von Geschäftsprozessen

03

04

Möglichkeiten zur Krisenbewältigung durchProzessdigitalisierung und -automatisierung

Referenzenund Firmenprofil

01 Herausforderungenund Marktsituation

Covid-19 #allefüralle

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Durch fehlende Integration sind Geschäftsprozesse leider auch im Jahr 2020 noch oft als ineffizient und hochgradig manuell zu bezeichnen.

Herausforderungen und Marktsituation

Typische Schmerzpunkte von Geschäftsprozessen (Beispiele)

Typische Pain Points entlang aller Prozessbereiche(Primär- und Sekundärprozesse): Hohe manuelle Aufwände und keine breit aufgestellte Automatisierung von Prozessen Medienbrüche durch fehlende Integration von historisch gewachsenen Systemlandschaften Mangelnde Transparenz durch unzureichend implementiertes Monitoring und Reporting Manuelle Aufwände durch unzureichendes Stammdatenpflege Unzureichende Umsetzung von „Self-Service“ Möglichkeiten erhöhen zentrale Aufwände

Steigerung der Effizienz durch Digitalisierung und Automatisierung?

Companies lose20 to 30 percent in revenue every year due to inefficienciesIDC(Market Intelligence Firm)

Kundenbezogene Prozessbereiche Support-Prozessbereiche

Fulfillment & Delivery

CustomerService … Finance &

ControllingSupplyChain …

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Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen aller Branchen ein zunehmend wichtiger Erfolgsfaktor.


Evolutionsstufen des Business Process Managements (BPM)

Digitalisierung &Automatisierung

Dokumentation& Modellierung

Standardisierung& Optimierung

OperativeEffizienz

DigitaleEffizienz

Reifegrad

Prozesseffizienz

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Auch die unternehmerische Funktion des Geschäftsprozessmanagementsverändert sich durch das digitale Zeitalter und die neuen Möglichkeiten.


Klassisches BPM Digitales BPM

Prozess-dokumentation

und -transparenz

Prozess-analyse und-monitoring

Prozess-ausführung

Dezentrale Abbildung von Prozessen,teilweise über verschiedene Systemeund/oder Dokumente verteilt miteingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten

Analyse von Bestandsprozessen zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialenoft qualitativ (z.B. über Interview mit ProcessOwner) und abhängig von BI-Strukturen

Hohe manuelle Aufwände – oftmalsbedingt durch fehlende Integrationentlang prozessualer Systemketten

Zentrale BPM-Plattformen mit konsistent dokumentierten undzugänglichen E2E-Prozessen für alle Mitarbeiter einer Organisation

Datenbasierte, quantitative Analyseund kontinuierliches Monitoring durchVerknüpfung von Prozessen zumDaten-Layer entsprechender Systeme

Überbrückung von Integration-Gapssowie Automatisierung von Business Functions entlang aller Prozessbereichedurch intelligente Automatisierungstechnik

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Zunehmend gestützt durch „Artificial Intelligence“ (Intelligent Process Automation oder Hyperautomation)

Grundsätzlich gibt es drei mögliche Hebel zur verbesserten Automatisierung von Prozessen: Tool-Suiten, Process Mining und RPA.

Ansätze zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen

Wesentliche technologische „Enabler“ zur Erreichung von Prozessdigitalisierung und -automatisierung

FunktionsspezifischeApplikationen und Toolszur Prozessdigitalisierung

Process Mining zurdatenzentrischen Analyseund Monitoring in Echtzeit

Automatisierte Durchführung vonmanuellen Durchführungen mittels

Robotic Proess Automation

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Insbesondere geeignet für standardisierte (Support-)Prozessemit geringen unternehmensspezifischen Anforderungen (z.B. HR, Finance)

Insbesondere geeignet für quantitativeBetrachtung datenintensiver Prozesseund für kontinuierliches Monitoringder Prozess-Performance

Insbesondere geeignet für regel-basierte, repetitive Prozesse mit strukturierten Daten und hohem Volumen – häufig zur Überbrückungvon Medienbrüchen

Typischerweise Langfristlösung Typischerweise InterimslösungTypischerweise Langfristlösung

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Der Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen lässt sich durchden zielgerichteten Einsatz von passenden Tool-Suiten verbessern.


Best-in-Class Tools für Finanzprozesse:

Best-in-Class Tools für Einkaufsprozesse:

Best-in-Class Tools für Personalprozesse:

Übersicht von funktionsspezifischenProzess-Support-Tools (Beispiele)

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Durch Process Mining entsteht volle datenbasierte Echtzeittransparenzauf Prozesse – das Fundament zur Erreichung der “Digital Efficiency.”


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EVENT LOG

Visualisierung einestatsächlichen Prozesses

inkl. Echtzeitdaten

AI-gestützte Fehler-ursachenanalyseund Behebung

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RPA eignet sich für die Automatisierung regelbasierter, repetitiver Prozesse mit hohem Volumen – und führt dadurch zu Kosteneinsparungen.

Regelbasierter Prozess

RPA kann verwendet werden, um entscheidungsbasierte Aufgaben zu automatisieren. Voraussetzung ist, dass die Regeln klar definiert sind.

Berichte & Analysen

RPA erstellt Berichte, die durch strukturierte Datenverarbeitung generiert werden. Diese Berichte geben einen Überblick über die Unternehmensleistung.

Automatisches Auslösen

Prozesse können ohne menschliches Eingreifen gestartet werden, zum Beispiel das Versenden einer Mail mit einem angehängten Bericht.

Dateneingabeszenarien

Der Roboter gibt Daten in verschiedene Systeme ein, um redundante Kosten zu vermeiden.

Datenübertragungen

RPA hilft bei der Interaktion mit verschiedenen Systemen, um Daten zu verarbeiten und einzugeben.

Ausfüllen von Formularen

Anfragen von verschiedenen Kundenportalen können gesammelt und in einem zentralen Zugangssystem abgelegt werden.


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Durch Maßnahmen zur Prozessdigitalisierung und -automatisierunglassen sich erhebliche Effizienzverbesserungen realisieren.


Identifizierung von Doppelzahlungen im F&C-Prozess

-> 30mio EUR savingsCash-Capex Forecast Optimierung durch AI-basierte Algorithmen

--> 99,6% accuracy

Umsetzung eines RPA-Bot für Datensynchronisation im Warenlager

-> 90% accelarationUmsetzung eines RPA-Bots in Rechercheprozessen für Migration

-> 90% accelaration

Efficiency Impactdurch Process Mining

Efficiency Impactdurch RPA

Anmerkung: Alle hier aufgeführten Kennzahlen wurden auf Basis von Detecon-Kundenprojekten ermittelt

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Der integrierte Detecon-Projektansatz zur Prozessdigitalisierung und-automatisierung kann ganzheitlich oder modular angewandt werden.


Setup DesignAnalysis

Project & Stakeholder Management

Project Setup&

MethodologyAlignment

ImplementationPlanning & Ramp-Up

ContinuousImplementation

Support

Process Mining InfrastructureSetup & Readiness

RPA & IPA Implementation& Value Control

Target Process &Workflow Modelling

RPA & IPA Use CaseDiscovery & Selection

Digital BPM OperatingModel Development

Digitization ToolDiscovery & Selection

Implementation

„Process Mining“ bezogene AP-Module „Functional Digitization Tools“ bezogenes AP-Modul „RPA & Hyperautomation“ bezogene AP-Module

Digitization ToolImplementation& Value Control

Prozessdigitalisierungund -automatisierung Analytics Enhancement

Process Analysis & Analytics

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Insbesondere wegen des Drucks des Coronavirus auf dieWeltwirtschaft muss das Geschäftsprozessmanagement handeln.

Möglichkeiten zur Krisenbewältigung durch Prozessdigitalisierung und -automatisierung

Der Coronavirus setzt die Weltwirtschaft unter Druck – und schränkt die Betriebsfähigkeit von Unternehmen ein.

VerringerterPersonalstand

Virtualisierung derArbeit durch Kontaktverbot

Umsatzeinbußen undLiquiditätsprobleme

Überlastung einzelnerGeschäftsprozesse

Einschränkung oderAusfall von Geschäftsprozessen

Neue oder veränderte Prozessanforderungen

Massiver Impact auf die Betriebsfähigkeitund Geschäftsprozesse durch das Coronavirus

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Crisis MonitoringProcess Analytics

Holistic ProcessResilience Assessment

Rapid RoboticWorkforce Deployment

Robotic WorkforceStrategy & Integration

Functions-SpecificTool Prototyping

& Deployment

Application Strategy& Implementation forProcess Digitization

Die Möglichkeiten der Prozessdigitalisierung und -automatisierung ermöglichen eine verkürzte Recovery-Zeit sowie eine erhöhte Resilienz.


Application-Driven Process Digitization Robotic Process AutomationProcess Mining

KurzfristigeMaßnahmen

MittelfristigeMaßnahmen

Resilience-Orientierung

Recovery-Orientierung

Konkrete Maßnahmen zur Krisenbewältigung durch BPM

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Zum schnellen Ramp-Up können wir auf ein breites Netzwerk von strategischen BPM Technologie- und Ecosystem-Partnern zugreifen.

Strategische Partnerschaften mit führenden und innovativenTechnolgie- und Ecosystem-Playern im BPM-Bereich

Strategische Partnerschaftmit führendem ProcessMining Solution-Vendor

Strategische Partnerschaftmit führendem integriertem BPM-Suite Anbieter

Strategische Partnerschaftmit Technologie und Implementierungspartner

Strategische Partnerschaftzur Entwicklung von industrie-weiten Standards / Best-Practices

Strategische Partnerschaftmit innovativemRPAaaS-Anbieter

Strategische Partnerschaftenmit führenden RPA-Lösungsanbieternund Umsetzungs-Knowhow

Strategische Partnerschaftenmit führenden funktionsspezifischen SW-Anbietern und Umsetzungs-Knowhow

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Detecon verfügt über relevante Assets, Tools und Methoden zum „Crisis,Risk & Resilience Management“, die für Projekte genutzt werden können.

Detecon „Crisis & Risk Radar“ Detecon „Crisis & Risk Reslience Model“

Conflict & political crisis

Natural disaster

Economic crisis

Pandemic

ProfessionalAdvanced

IntermediateBasic

Leading

Cross-Dimensional Assessment

Detecon Center of Excellence for „Crisis, Risk and Resilience Management“

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Auf der Detecon-Themenseite zu Covid-19 werden regelmäßig Beiträgeunserer Experten zu verschiedenen Themen veröffentlicht.


Weitere Informationen finden Sie aufunserer Detecon Covid-19-Themenseite:

https://www.detecon.com/de/covid-19

#allefüralle

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Referenzen und Firmenprofil

Detecon verfügt über relevante Projekterfahrung in den Themen Prozess-digitalisierung und -automatisierung sowie in der Energiewirtschaft.

Projektreferenzen (Auswahl) – RPA & Process Mining Projektreferenzen (Auswahl) - Energiebranche

Process Mining - Cash-Capex Forecast Analyse von Rechnungsdaten aus Vorperioden Erstellung eines Phyton-Skripts zur Variablenklassifizierung Einführung eines Statustrackings von Rechnungen in Celonis Entwicklung von KI-basiertem Process-Mining-Algorithmen/-Skripten Bestimmung des zukünftig zu erwartenden Cashflows Erstellung einer genauen Übersicht über den Zahlungsstatus

RPA Systemunterstützung – Deutscher Versorgungsbetrieb Infrastruktureinrichtung und Anbieterselektion Erstellung des operativen Konzeptes (Rollen & Prozesse) Aufsetzen des CoE Prozessanalyse und Verwaltung des Backlog Unterstützung der Entwicklung Erstellung von Use Cases

Unterstützung zur Effizienz-& Performance-Steigerung Erstellung einer Umsetzungs-Roadmap für die Veränderungsprojekte Etablierung eines Programm Managements zur Steuerung der

Implementierung und Abstimmung der Einzelmaßnahmen Implementierung der virtuellen Prozessorganisation Schnelle Umsetzung und Coaching der (Teil-) Projekt- und Prozessleiter

Optimierung von Prozessenim Netzanschlussswesen Analyse des Netzanschlusswesens mit dem Ziel, einen

digitalisierten Anschlussprozess zu implementieren Identifikation von Synergiepotenzialen zwischen Hausanschlussprozess

und EEG-Prozess im Netzanschlusswesen Prozess-Design, -modellierung sowie Entwicklung der Prozessarchitektur

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Detecon ist ein führendes deutsches Beratungsunternehmen, das Management mit fundierter digitaler Technologieexpertise vereint.


Deutsche Management-Beratung #3

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Das Thema „Operative Effizienz“ ist Bestandteil unseres Beratungs-portfolios, in dem wir eine Ende-zu-Ende Transformation ermöglichen.


Design ThinkingBusiness Model Design;

Enterprise Architecture Management;Agiles Projektmanagement

Methodenkompetenz

Big Data & Analytics;IT Strategy & Advisory;

Customer Relationship Management;Supply Chain Management

Fachkompetenz

Tiefgreifendes Digitalisierungswissenim Bereich Retail, Consumer & Media

Know-How Transfer aus anderenBranchen mit steigendem Kundenfokus

Branchenkompetenz

Digital Change maDe in germany

KundenfokusCustomer Relations & Experience

Digitale GeschäftsmodelleProdukte & Geschäftsmodelle

Operative EffizienzProzesse, Strukturen & Systeme

Organisatorischer WandelMethoden, Know-how & Kultur

Strategie-Entwicklung

Kulturelle & Organisationale Transformation

Anforderungs-Management &Fachkonzeption

Umsetzungs-steuerung

Prozess-management

Innovations-Management

Technologie-Beratung

2020

Bei der Verbesserung der operativen Effizienz suchen wir die optimalen Technologien für die primären und sekundären Geschäftsprozesse.


Digitalisierung in Prozessbereichen durch die schrittweise Einführung von SoftwarelösungenTool-Longlist

Digitale Trends & Lösungen

Real timereporting andconsolidation

Visual scorecards, dashboarding and

KPIs

Self-serviceanalytics Virtual

Assistants

Predictiveanalytics

AutomatedPlanning & Budgeting

Beispiel F/C-Automatisierung

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Durch unsere langjährige Projekterfahrung verfügt Detecon über einen breites methodisches Wissen zu allen Facetten des Prozessmanagements.

ProcessFramework

Development

ProcessDesign

ProcessAutomation Process

Mining

Process Analysis& Mining-Based

Analytics

Process Strategy& Governance<

BPMMethodology& Tool Setup

ProcessImplementation

Application-Driven Process

Digitization

BPM Function Setup& Optimization

Business Process Digitization& Automation (DnA)

Business ProcessReengineering &Integration

2

1

3

Detecon’s IntegratedDigital BPM Approach

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Zum Scoping und zur Strukturierung von Prozessoptimierungsprojektenkann das Detecon Best-Practice Prozessmodell verwendet werden.

Detecon Prozess-Referenzmodell für Service ProviderDemand perspective Fulfillment perspective

Trouble Ticket-to-Solution Activation-to-UsageData Domain

Customer DomainCustomer Relationship Mgmt. Sales & Service Mgmt.Managing Customer Experience

Managing ResourceIntegration

Market MarketProcurementIT Management External Relations

Corporate Mgmt & Business Excellence Human Resources Management Finance & Risk ManagementManagement Support Domain

Capacity Mgmt. Service Lifecycle Mgmt. Resource Lifecycle Mgmt. Continuity Mgmt.

Production Order-to-Acceptance Network

Customer CentricDomain

Idea-to-Business Opportunity Business Opport.-to-Launch

Decision-to-Relaunch Decision-to-Elimination

Product Domain

Customer Customer

Usage-to-Payment

Complaint-to-Solution

Request-to-Change

Order-to-PaymentRequest-to-Answer

Problem-to-SolutionTermination-to-Confirmation

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Business ProcessManagement &Applications


In the age of digitization, BPM has to be understood as a key enabler andstrategic business function to pave the way forwardfor improved efficiency, increased automationand enhanced experience.

BPM Service Offerings

Client Benefits

Improvedefficiency

Increasedautomation

Enhancedexperience

BusinessProcess

Reengineering

BPM FunctionSetup &

Optimization

RoboticProcess

AutomationProcessMining

FunctionalProcess

Digitization

Analysis, design,implementationand/or integrationof processes acrossall business functions

Setup andoptimizationof BPM as anorganizationalfunction

Identification ofpotential areasof use andimplementation ofRPA solutions forincreased automation

Introduction andimplementation ofprocess miningsolutions fordata-driven analysisand monitoring

Functional processdigitization throughdeep expertise infunctions-specificbest-practices, toolsand applications.

Solution & Ecosystem Partnerships/Competencies

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Detecon International GmbHSternengasse 14 – 1650676 Cologne (Germany)Phone: +49 221 9161-0www.detecon.comSupervisory Board:Christian Till Roga (Chairman)

Executive Committee:Ralf Pichler (CEO)Sven Erdmann (CFO)

Commercial Register: Cologne Local Court HRB 76144, Corporate Headquarters: Cologne

Ihr Ansprechpartner für Rückfragen:

Chin-Gi HongHead of CA “BPM & Applications”Phone: +49 69 951559218Mobile: +49 175 2696981Email: [email protected]

Marcus FelsmannAssociate Partner - Head of Energy

Phone: +49 221 9161 1044Mobile: +49 160 7452478Email: [email protected]

http://www.detecon.com/

mailto:[email protected]

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