Automatisierte Ermittlung bauteilspezifischer Kennwerte in ...
Digitale, automatisierte Entscheidprozesse
Transcript of Digitale, automatisierte Entscheidprozesse
Digitale,
automatisierte
Entscheidprozesse
am Beispiel des Projekts eESA
Konferenz zur Lancierung des
Programms Digitale Transformation
und Innovation EDI
Adelheid Bürgi-Schmelz, 23. Januar 2020
Eidgenössisches Departement des Innern EDI
Generalsekretariat GS-EDI
Wirtschaftsberatung
Eidgenössisches Departement des Innern EDI
Generalsekretariat GS-EDI
Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA
Lancierung des Programms DTI EDI 23.01.2020
A. Bürgi-Schmelz, Wirtschaftsberaterin EDI
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Auftrag der ESA
Die Eidgenössische Stiftungsaufsicht ESA hat dafür zu sorgen, dass das
Stiftungsvermögen seinen Zwecken gemäss verwendet wird (Art. 84 Abs. 2
ZGB).
Um diese Aufgabe zu erfüllen,
A. prüft die ESA jährlich die von den Stiftungen einzureichende jährliche
Berichterstattung
B. betreut bzw. genehmigt die ESA verschiedene formale Geschäftsfälle
im Lebenszyklus einer Stiftung, wie Änderungen von Stiftungsurkunde
oder von Reglementen oder Vermögensübertragungen sowie
Aufhebungen von Stiftungen.
C. wird die ESA aktiv auf Grund von Informationen, die in der jährlichen
Berichterstattung einer Stiftung oder bei formalen Geschäftsfällen
anfallen, oder durch Beschwerden etc., um das Stiftungsvermögen bzw.
den Stiftungszweck und die Organisation der Stiftung zu schützen.
D. führt die ESA ein Stiftungsverzeichnis der ihrer Aufsicht unterstellten
Stiftungen.
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Ausgangslage 1/2
Eidgenössische
Stiftungsaufsicht
ESA
Stiftung
Stiftung
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Ausgangslage 2/2
Eidgenössische
Stiftungs-
aufsicht ESA
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Morgen so? Wirklich???
Digitalisierung heisst nicht, einfach alles einzuscannen,
und dann zu versuchen, irgendwie weiterzumachen!
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Oder besser so?
Handels-
register
(zefix)
UID-
Register
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Oder «ganz einfach» so?
Handels-
register
(zefix)
UID-
Register
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Zielsetzung des Projekts eESA
Ziel des Projekts ist es,
die gesetzlichen Aufsichtsarbeiten der Stiftungsaufsicht
künftig soweit möglich auf elektronischem Weg und
automatisiert abwickeln zu können;
die risikoorientierte Aufsicht zu systematisieren und
die formalen Geschäfte sowie die Aufsichtsmassnahmen
elektronisch abzuwickeln.
Dabei sollen soweit möglich Standardlösungen verwendet
und das Prinzip «once only» (Mehrfachnutzung von Daten)
berücksichtigt werden
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Einordnung des Projekts eESA
22.05.2019/zea, 12/2019 crr
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Prüfung der jährlichen Berichterstattung
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Stiftung, Revisionsstelle: Einsenden der
Bericht-erstattung
ESA:
Triage+/- Rückfragen
ESA: Inhaltliche
Prüfung+/- Rückfragen
ESA:
Prüf-ergebnis
mit Rechnung
ESA:
Rück-meldung
an
Stiftung
Stark vereinfachter Ablauf der Prüfung
der Jährlichen Berichterstattung
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Portal: Gesuch, Bericht-
erstattung, Antrag
etc.
Triage / Rule
Engine
Geschäfts-prozess
Entscheid, Verfügung
mit/ohne Rechnung
Portal:
Antwort, Rück-
meldung
Verallgemeinerter Ablauf von
Vollzugsaufgaben
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Stiftung, Revisionsstelle: Einsenden der
Bericht-erstattung
ESA:
Triage+/- Rückfragen
ESA: Inhaltliche
Prüfung+/- Rückfragen
ESA:
Prüf-ergebnis
mit Rechnung
ESA:
Rück-meldung
an
Stiftung
Stark vereinfachter Ablauf der Prüfung
der Jährlichen Berichterstattung
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Stiftung 1/4 – Einstieg EasyGov
Interaktion mit der Eidg.
Stiftungsaufsicht
Jährliche Berichterstattung
Statutenänderung
...
Showcase Stiftung A
Showcase Stiftung B
Eine Stiftung hinzufügen
Organisationen
https://www.easygov.swiss/easygov/#/de
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Stiftung 2/4 - Cockpit
Stiftung
Pendenzen
Showcase Stiftung A
Stiftung
Jährlich Berichterstattung 2018
Jährlich Berichterstattung 2017
Statutenänderung
Verfügbare Prozesse
Fusion/Vermögensübertragung
Vorprüfung
Jährliche Berichterstattung
Statutenänderung
Anzeige/Beschwerde
Aufhebung mit/ohne LuiquidationReglementsänderung
Einstellungen
Benutzerverwaltung/Logbuch
Showcase Stiftung A
Vollständig31.03.2019
Vollständig31.03.2018
Versandt31.01.2020
Jährlich Berichterstattung 2019 Neu 12.01.2020Termin 31.05.2020!
Simon Bührer, AWK
David Keimer, Elca
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Stiftung 3/4 – Finalisierung Berichterstattung
1.Bestätigung Revisionsstelle (Stiftung)
2.Revisionsbericht und Finanzdaten (Revisionsstelle)
3.Finalisierung jährliche Berichterstattung (Stiftung)
Showcase Stiftung A > Finalisierung jährliche Berichterstattung
Bilanzsumme
120'000
Total Eigenkapital*
Total Fremdkapital*
100'000
Die Stiftung hat Darlehen vergeben
Der Stiftungsrat war an der Stiftungsratssitzung vom 20.12.2019 beschlussfähig und hat den Tätigkeitsbericht und die Jahresrechnung genehmigt
Finalisierung jährliche Berichterstattung
Ja
Jährliche Berichterstattung für das Geschäftsjahr
2019
Finanzdaten
20'000
Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden
Ertrag
20'000
Spendeneingänge
20'000
Erhaltene Subventionen
Total Ertrag
40'000
Aufwand
20'000
Förderleistungen
2'000
Aufwand für Fundraising
Total Aufwand
32'000
10'000
Honorare Sitfungsrat
Datum der Stiftungsratssitzung zur Genehmigung des Tätigkeitsberichts und der Jahresrechnung
20.12.2019
Tätigkeitsbericht
Tätigkeitsbericht hochladen
Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden
Simon Bührer, AWK
David Keimer, Elca
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Absenden im Portal löst automatische
Verarbeitung aus
1.Bestätigung Revisionsstelle (Stiftung)
2.Revisionsbericht und Finanzdaten (Revisionsstelle)
3.Finalisierung jährliche Berichterstattung (Stiftung)
Showcase Stiftung A > Finalisierung jährliche Berichterstattung
Bilanzsumme
120'000
Total Eigenkapital*
Total Fremdkapital*
100'000
Die Stiftung hat Darlehen vergeben
Der Stiftungsrat war an der Stiftungsratssitzung vom 20.12.2019 beschlussfähig und hat den Tätigkeitsbericht und die Jahresrechnung genehmigt
Finalisierung jährliche Berichterstattung
Ja
Jährliche Berichterstattung für das Geschäftsjahr
2019
Finanzdaten
20'000
Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden
Ertrag
20'000
Spendeneingänge
20'000
Erhaltene Subventionen
Total Ertrag
40'000
Aufwand
20'000
Förderleistungen
2'000
Aufwand für Fundraising
Total Aufwand
32'000
10'000
Honorare Sitfungsrat
Datum der Stiftungsratssitzung zur Genehmigung des Tätigkeitsberichts und der Jahresrechnung
20.12.2019
Tätigkeitsbericht
Tätigkeitsbericht hochladen
Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden
Simon Bührer, AWK
David Keimer, Elca
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Stiftung 4/4 – Cockpit aktualisiert
Stiftung
Pendenzen
Showcase Stiftung A
Stiftung
Jährlich Berichterstattung 2018
Jährlich Berichterstattung 2017
Statutenänderung
Verfügbare Prozesse
Fusion/Vermögensübertragung
Vorprüfung
Jährliche Berichterstattung
Statutenänderung
Anzeige/Beschwerde
Aufhebung mit/ohne LuiquidationReglementsänderung
Einstellungen
Benutzerverwaltung/Logbuch
Showcase Stiftung A
Vollständig31.03.2019
Vollständig31.03.2018
Versandt31.01.2020
Laufende Prozesse
Jährlich Berichterstattung 2019 Versandt31.01.2020
Simon Bührer, AWK
David Keimer, Elca
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Stiftung, Revisionsstelle: Einsenden der
Bericht-erstattung
ESA:
Triage+/- Rückfragen
ESA: Inhaltliche
Prüfung+/- Rückfragen
ESA:
Prüf-ergebnis
mit Rechnung
ESA:
Rück-meldung an
Stiftung
Vereinfachter Ablauf der Prüfung
der Jährlichen Berichterstattung
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Prüfung der jährlichen Berichterstattung
Ziel: Risikoorientierte Aufsicht
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Business-Rule-Engine:
Parametrisierbare Software
Eine Business-Rule-Engine (BRE) ist eine technische
Softwarekomponente, die eine effiziente, möglichst automatisierte
Ausführung von Geschäftsregeln ermöglicht.
Das primäre Ziel der BRE ist es, die Geschäftslogik (Geschäftsprozess)
von der Programmierlogik zu trennen, was grundlegende Änderungen an
der fachlichen Geschäftslogik ermöglicht ohne Änderungen am
Programm-Code vornehmen zu müssen.
Angelehnt an https://de.wikipedia.org/wiki/Business-Rule-Engine
Ablaufregeln: Einstiegsregel, die die Prüfung der Stiftungsdaten steuert
Live Demo / Screenshots
Regeln werden entworfen, indem Regelelemente per Drag & Drop positioniert werden
Regelelemente werden mit Freitext beschrieben
Notizen können an Regelelemente geheftet werden
22
ACTICO GmbH, all rights reserved.8/19/2019
Ablaufregeln: Zuständigkeit der Stiftungsaufsicht prüfen
Live Demo / Screenshots
Hier werden erst einmal nur die Beschreibungstexte angezeigt
Regelausdrücke werden für jedes Regelelement eingegeben
Modellierungsassistent, Syntax Highlighting und Fehler-Marker unterstützen
Die Kontextpalette zeigt alle relevanten Datenelemente einer Regel
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ACTICO GmbH, all rights reserved.8/19/2019
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Merkmale des Objekts Stiftung
• UID
• Sitz
• Zweck
UID / Handelsregister
• Geschäftspartnernummer
• RechnungsadresseEFD: SAP FI-CO
• Formelle Massnahmen (Sachwalter etc.)
• Spendeneingänge
• Honorare der Stiftungsräte
ESA-Intern
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Stiftung, Revisionsstelle: Einsenden der
Bericht-erstattung
ESA:
Triage+/- Rückfragen
ESA: Inhaltliche
Prüfung+/- Rückfragen
ESA:
Prüf-ergebnis
mit Rechnung
ESA:
Rück-meldung
an
Stiftung
Vereinfachter Ablauf der Prüfung
der Jährlichen Berichterstattung
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Dossier
Jerry van Mook, Atos
Roger Flury, BK
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Sub(sub)dossier anlegen
Jerry van Mook, Atos
Roger Flury, BK
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Basisdaten zu Sub(sub)dossier
Jerry van Mook, Atos
Roger Flury, BK
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Automatisch erzeugte Dokumente
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Roger Flury, BK
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Jahresbericht Fachdaten
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Roger Flury, BK
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Registerkarte Prozess
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Roger Flury, BK
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Stiftung, Revisionsstelle: Einsenden der
Bericht-erstattung
ESA:
Triage+/- Rückfragen
ESA: Inhaltliche
Prüfung+/- Rückfragen
ESA:
Prüf-ergebnis
mit Rechnung
ESA:
Rück-meldung
an
Stiftung
Vereinfachter Ablauf der Prüfung
der Jährlichen Berichterstattung
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SAP SEDEXGEVER
Acta Nova
Vereinfachter Datenfluss von GEVER zu SAP
Eidgenössisches Finanzdepartement EFD
Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT
GS-EDI, PoC im Projekt eESA 22.11.2019
Philippe Fasano, Pascal Mutti
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SAP ERP x07 SAP PI x24
Kundenspezifischer Teil
Generische Schnittstelle
GEVERIntegration
Directory
sFTP-Server SEDEX
Server
GEVER
SEDEX
Client
SEDEX
Client
Acta Nova
Lo
gis
ch
er
Ad
ap
ter
../inbox
../outbox
../inbox
../outbox
• Zwei Teilnehmernummer für
SAP (Test und Produktion)
• Ein logischer Adapter
• Zwei Teilnehmernummer für
SAP (Test und Produktion)
• Ein logischer Adapter
soap sFTP soap soap
In dieser Präsentation wird der Datenfluss zwischen SAP und Acta Nova (GEVER) aufgezeigt. Der einfachheitshalber
wurde auf Komponenten welche nicht am Prozess direkt beteiligten sind verzichtet oder vereinfacht dargestellt.
Abstrakter Datenfluss SAP/GEVER
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Workflow eESA:
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Stiftung, Revisionsstelle: Einsenden der
Bericht-erstattung
ESA:
Triage+/- Rückfragen
ESA: Inhaltliche
Prüfung+/- Rückfragen
ESA:
Prüf-ergebnis
mit Rechnung
ESA:
Rück-meldung an
Stiftung
Vereinfachter Ablauf der Prüfung
der Jährlichen Berichterstattung
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Stiftung
Pendenzen
Showcase Stiftung A
Stiftung
Verfügbare Prozesse
Fusion/Vermögensübertragung
Vorprüfung
Jährliche Berichterstattung
Statutenänderung
Anzeige/Beschwerde
Aufhebung mit/ohne LuiquidationReglementsänderung
Einstellungen
Benutzerverwaltung/Logbuch
Showcase Stiftung A
Laufende Prozesse
Jährlich Berichterstattung 2019 Vollständig31.01.2020
Jährlich Berichterstattung 2018 Vollständig31.01.2020
Jährlich Berichterstattung 2017 Versandt31.01.2020
Statutenänderung Versandt31.01.2020
Abgeschlossene Prozesse
Stiftung Feedback – Cockpit aktualisiert
Simon Bührer, AWK
David Keimer, Elca
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Stiftung, Revisionsstelle: Einsenden der
Bericht-erstattung
ESA:
Triage+/- Rückfragen
ESA: Inhaltliche
Prüfung+/- Rückfragen
ESA:
Prüf-ergebnis
mit Rechnung
ESA:
Rück-meldung
an
Stiftung
Tools für den Ablauf der Prüfung der
Jährlichen Berichterstattung
Strukturierte Daten
DMSStrukturierte
DatenDMS
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Portal: Gesuch, Bericht-
erstattung, Antrag
etc.
RuleEngine
Geschäfts-prozess
Entscheid, Verfügung
mit/ohne Rechnung
Portal:
Antwort, Rück-
meldung
Übersicht: Tools für den Ablauf einer
Vollzugsaufgabe (Beispiel eESA)
Strukturierte Daten
DMSStrukturierte
DatenDMS
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Weiterer Fahrplan
Mit Quick Wins Voraussetzungen schaffen
Initialisierung eESA
Konzept eESA
Technische u. organi-satorische Konzepte
Prototyp
Filterkonzept für die Prüfung der Jährlichen Berichterstattung
Sicherstellung der notwendigen Rechtsgrundlagen
Kommunikationskonzept
Migrations-, Einführungs-und Betriebskonzepte
RealisierungRealisierung eESA (bezogen auf die jährliche Berichterstattung)
Einführungsplanung
EinführungEinführung eESA(bezogen auf die jährliche Berichterstattung)
Realisierung eESA(bezogen auf formale Geschäftsfälle und allenfalls Spezialfälle)
Je nach Nachfrage: Öffnung für Stiftungsaufsichten weiterer Staatsebenen
2017-2018 2018-2019 2020 ca. 2021 ab 2022
https://www.edi.admin.ch/edi/de/home/fachstellen/eidgenoessische-stiftungsaufsicht/eesa.html
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Lessons Learned
Kulturwandel
Unstrukturierte Inputs -> Strukturierte Eingaben
Soll-Prozesse intensiv analysieren und standardisieren
Rückfragen reduzieren
Automatisierung
«Technologieneutral» vs. Digitalisierung: Beispiel
Gebührenberechnung
Organisatorische Voraussetzungen bzw.
Konsequenzen
Standardsoftware vs. Eigenentwicklung
Ohne konsolidierte Metadaten sowie verlässliche
Schnittstellen kein «Once Only» (Mehrfachnutzung)!
Hoher Nutzen von sedex
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Smart Government Day, St. Gallen, 24.9.2019
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Die «tapfere» Lösung: Wir bauen digitalisierte
Lösungen mit heutigen Standardprodukten