Digitale Transformation Herausforderung in der Poststelle · 2017. 5. 23. · Digitale...

Digitale Transformation

Herausforderung in der Poststelle

WARUM CANON?

Copyright Canon und RAI - Unterlagen bitte vertraulich behandeln

Bild = Foto, Dokument …

Scanner, X-Ray, Kamera,

Video, Drucker…

Unabhängig vom

„Aggregatzustand“ und

Träger der Information

Papier, elektronisch

Buch, Foto, Datei,

Web-Oberfläche

Röntgenbild

3 Position 40

Best Global Brands 2015

Interbrand

192.000Mitarbeiter weltweit

92% der Kunden würden

Canon empfehlen

Kyosei„Zusammen leben und arbeiten

für das Allgemeinwohl“80 JahreTechnikpionier

Umsatz weltweit (2016)

30 Mrd. €

ISO 14001 konsolidierte

Zertifizierung für mehr als

800 Standorte weltweit

Patentanmeldungen

Top 3Investition in F&E

8% des Jahresumsatzes

CANON IM ÜBERBLICK

Wir stehen für Beratungs-, Technologie-

und Outsourcingdienstleistungen im

Bereich des Daten-, Informations- sowie

Bild- und Dokumentenmanagements.

Unser Ziel ist, dass Sie effizienter und

besser mit Ihren Kunden agieren, ihre

Businessprozesse managen und neue

Wege des Arbeitens für sich ermöglichen.

Unsere Wertvorstellung ist Kyosei:

„Zusammen leben und arbeiten für

das Allgemeinwohl“

Dirk Lang

Senior Key Account

Manager.

M: +49 172 203 65 24.linkedin.com/in/dirk-lang-b202b4137/

canon.de

https://www.linkedin.com/in/basbeelen

https://www.linkedin.com/in/basbeelen

https://www.canon.nl/Kijkopklantcommunicatie

https://www.canon.nl/Kijkopklantcommunicatie

MEGATRENDS – TREIBER DES WANDELS

19/05/2017 5

Neues Arbeiten Lebenslanges Lernen

Globalisierung

Mobilität Konnektivität

Individualisierung

Neo-Ökologie

Digitale Transformation ist ein fortlaufender Veränderungs-prozess, der eine Demateriali-sierung zur Folge hat, mit der Motivation, Prozesse sicher zu optimieren und zu be-schleunigen sowie die Transparenz zu erhöhen.

19/05/2017 6

TRENDS IN DER POST-STELLE

In 4 von 5 Unternehmen wird nicht einmal die Hälfte der eingehenden Post gescannt – AIIM

37.000 € werden jährlich ausgegeben, um Dokumente per Kurier oder Fax zu senden (je 7,5 Mio. € Umsatz) – All Associates Group

50 % der Unternehmen glauben, dass sie durch digitale Dokumentenwerkzeuge produktiver würden – AIIM

CANON INFORMATION MANAGEMENT

19/05/2017 7

ArchivierenEmpfängermaßnahmeVerteilenErfassen & SortierenPosteingang

Mehrere Formate•Verschiedene Typen•Verschiedene Layouts

Mehrere Standorte•Verschiedene Quellen•Verlorene Post

Post vorbereiten• Hoher Zeitaufwand• Vertraulichkeit

20 %

„Nur

aller Unternehmen scannen über die Hälfte der eingehenden Post.“ AIIM

HERAUSFORDERUNG

Dataregistrerin

g


Nr. 1 „Verbessertes Durchsuchen und Weitergeben von Geschäftsdokumenten ist die vorrangige Motivation für Investitionen in Scannen und Datenerfassung.“ AIIM, 2012

Empfänger ermitteln• Empfängervalidierung •Kein automatisches Lernen

Inhalt verstehen•Mehrere Dokumentenstrukturen•Dokumenttypen klassifizieren

Post sortieren•Manuelle Datenkodierung•Manueller Prozess

HERAUSFORDERUNG

Manuelle Verteilung• Längere Zustellungsdauer•Verlorene Post

Verfolgung• Weiterleitungsfehler • Keine Transparenz oder Kontrolle

Empfängerzugriff• Falsche Empfänger•Kein mobiler Zugriff

Dataregistrerin

g


€37k„jährliche Ausgaben,

um Dokumente per

Kurier/Fax zu

versenden.“* All Associates Group, 2010

*pro € 7,5 Mio. Umsatz

HERAUSFORDERUNG

Lesen• Posteingang bestätigen• Priorisieren

Beantworten• Verzögerte Reaktion• Probleme bei

Dokumentenbearbeitung

Teilen und Delegieren• Keine Warnhinweise oder

Benachrichtigungen • Weiterleitung mit manueller

Autorisierung

Dataregistrerin

g


„ 50 %aller Unternehmen glauben, sie

könnten mit erweiterten Tools

für Workflows, Suche,

Berichterstellung und

automatische

Dokumentenerstellung,

produktiver sein “AIIM, 2012

HERAUSFORDERUNG

„28 %der Befragten beurteilen

die Zugänglichkeit von

Daten für Mitarbeiter im

gesamten Unternehmen als

schlecht bis sehr schlecht.“AIIM

Sicherheitsstufe klassifizieren•Unternehmensrichtlinien zur Archivierung • Zugriffsrechte für Postsendungen

Dokumente speichern• Platz für Papierlagerung • IT-Infrastrukturkosten

Post suchen und darauf zugreifen• Schlechte Zugänglichkeit• Manuelle Suche

Dataregistrerin

g


HERAUSFORDERUNG


Postdaten

automatisch

extrahieren

Empfänger-

validierung

Schnelle und

zuverlässige

Klassifizierung

Autom. Post-

weiterleitung

Empfängerbe-

nachrichtigung

Status-

transparenz

Benachrichti-

gung per

Mausklick

Gefiltert und

priorisiert

Einfaches

Weitergeben

und Bearbeiten

Selektive

E-Archivierung

Digitaler

Sicherheits-

speicher

Schnelles

Suchen

und Abrufen

Zentrale

Verarbeitung

Mehrere

Standorte

und Kanäle

Alle

Dokument-

typen

PROZESSOPTIMIERUNG – DIGITALE POSTSTELLE

Differenzieren

1. Kampagnen Management

2. Inbound

Kundenkommunikation

3. Kundengewinnung

4. Outbound

Kundenkommunikation

Transformieren

1. Rechnungsverarbeitung

2. Digitale Poststelle

3. HR Digitalisierung

4. Auftragsabwicklung

5. Optimierung der

Beschaffung

Differenzieren


2. Inbound

Kundenkommunikation

3. Kundengewinnung

4. Outbound Kundenkommunikation

Transformieren


2. Digitale Poststelle 3. HR Digitalisierung 4. Auftragsabwicklung

5. Optimierung der

Beschaffung

Digitale Poststelle

Ist Ihre Postbearbeitung zu

zeitaufwändig?

Ist die manuelle Postsortieren nicht

unproduktiv und senkt die Zufriedenheit

Ihres Personals?

Möchten Ihre Mitarbeiter nicht digital und von überall auf ihre Post zugreifen?

Digitale Poststelle

Herausforderungen

Wandel zu einem wichtigen

Knotenpunkt im Rahmen der

Kommunikation und des Umgangs mit

Information in einem Unternehmen!

Digitale Poststelle

Chancen

FAX

Kontakt

KnotenpunktViele

untenehmenskritische

Prozesse haben Ihren

Ausgangspunkt in der

digitalen Poststelle. Z. B.

digitale

Rechnungsverarbeitung

, CCM, …Kontrolle

übernehmenDie Post manuell zu

sortieren führt zu Fehlern

und Sie können nicht

nachvollziehen wer zu

welchem Zeitpunkt die

Post erhalten

Hat.

Produktivität

erhöhenDie Bearbeitung von

Hand bremst Sie aus.

Sicherheit erhöhenDie manuelle

Postbearbeitung kann

die Einhaltung von

Regelkonformität

erschweren.

Digitale Poststelle

Chancen

Ressourcen

einsparenDie händische

Postbearbeitung und

das Archivieren von

physikalischen

Dokumenten kostet viel

Geld.

• Die automatische Postbearbeitung

steigert die Effizienz und reduziert

Ausschuss.

• Schnellere Postbearbeitung bedeutet

besserer Kundenservice.

• Greifen Sie von überall auf Ihre

Dokumente zu, das fördert Zusammenarbeit und Produktivität.

• Die digitale Archivierung der Post ist ein

einfacher und sicherer Umgang mit

vertraulichen Informationen.

Digitale Poststelle

Vorteile

VorbereitenEmpfangen

Distribuieren

Scannen

Aufbereiten Archivieren

Analysieren

Inbound Kundenkommunikation

So funktioniert es

Digitalisierte Post wird

automatisch nach der Art

sortiert.

Indexierung für einfaches

Wiederfinden.

Sichere Speicherung.

Verarbeiten

Digitalisierte Post wird an die

richtige Empfänger versandt.

Einfacher Online-Zugriff mit jedem webfähigen Gerät.

VerteilenEmpfangen

Elektronische Post wird direkt verarbeitet.

Physikalische Post wird digitalisiert.

Digitale Poststelle

So funktioniert es


Postdaten

automatisch

extrahieren

Empfänger-

validierung

Schnelle und

zuverlässige

Klassifizierung

Autom. Post-

weiterleitung

Empfängerbe-

nachrichtigung

Status-

transparenz

Benachrichti-

gung per

Mausklick

Gefiltert und

priorisiert

Einfaches

Weitergeben

und Bearbeiten

Selektive

E-Archivierung

Digitaler

Sicherheits-

speicher

Schnelles

Suchen

und Abrufen

Zentrale

Verarbeitung

Mehrere

Standorte

und Kanäle

Alle

Dokument-

typen

Digitale Poststelle

Prozessbetrachtung

1

0

Vorstellung Canon BIS -

R4

VerarbeitungEingabe Ausgabe

24

Digitale Poststelle

Prozessbetrachtung

Océ COSMOS

Digitale Poststelle

Unser erstklassiges Portfolio

Services Software Hardware

Ad-hoc &

Stapelverarbeitung

Betreibermodelle: Solution Partner, Managed Services, Business Process Outsourcing

Beratung &

Projektmanagement

Implementierung

Training & Ausbildung

Remote Services

Flexible Vor-Ort Services

Finanzierung

COSMOS

DWF Rechtsanwaltsgesellschaft

DWF mit Hauptsitz in Großbritannien ist ein Unternehmen mit über 13 Standorten, welches historisch bedingt sehr papierintensive Prozesse hatte. Da

es in einem stark regulierten Markt

agiert, gibt es hohe Anforderungen an die Informationssicherheit.

Herausforderungen

• Papierverbrauch senken• Zusammenarbeit zwischen den

Standorten verbessern• Informationssicherheit steigern

• Digitalisierung der Poststelle• Implementierung von

Managed Print Services

Unser Beitrag • Jährliche Einsparung von

bis zu 1 Mio. Britische Pfund

• Reduzierung des physischen Archivs um 50%

• Erreichung der ISO 27001-

Zertifizierung

Vorteile

„Canon hat die speziellen Anforderungen und Visionen unseres

Unternehmens in ihrer Gesamtheitverstanden und die Bereiche identifiziert,

wo wir durch den Einsatz von Technologien und Services intelligenter arbeiten können.“

(Janice Moores, DWF Service Delivery & Procurement Manager)

HR-Digitalisierung

Hohe Kosten

Es ist teuer, Dokumente

sowohl in Papierform als auch elektronisch zu

verarbeiten. Die

Archivierung von

Ausdrucken führt zu Mehrkosten.

Geringe Produktivität

Ineffiziente oder

manuelle Workflows zwischen HR und

anderen Abteilungen

verlangsamen Ihr

Geschäft.

Mangelnde Kontrolle

Die Workflow-Kontrolle

fällt schwer, wenn Sie HR-Dokumente über

mehrere Systeme und

Standorte hinweg

verwalten.

Schlechte Compliance

Durch Missachtung von

Datenverwaltungs-bestimmungen können

Geldstrafen anfallen.

HR-Digitalisierung

Herausforderungen

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre

Mitarbeiterdaten auf dem neuesten

Stand und rechtskonform sind?

Wie kommunizieren Sie Ihre HR-Prozesse

Beteiligten in anderen Abteilungen?

Wie gehen Sie mit schlagartig höheren

Dokumentenmengen um, z.B. wenn Ihr

Unternehmen neue Mitarbeiter einstellt?

Wie erkennen Sie Engpässe in Ihrem

aktuellen Prozess?

Gibt es bestimmte Abläufe in Ihrer

Abteilung, die Sie verbessern möchten?

HR-Digitalisierung

Chancen

• Höhere Produktivität und niedrigere

Betriebskosten durch digitale Workflows und Prozessautomatisierung.

• Schnellere Reaktionszeiten dank

besserem Zugang zu Informationen,

ganz gleich, wo HR-Mitarbeiter gerade

sind.

• Mittels Analyse- und Prüfwerkzeugen

können Sie Engpässe und wertvolle

HR-Leistungsdaten erkennen.

• Die zentrale Speicherung von Mitarbeiter-

dateien hilft Ihnen, bei Unterlagen

Sicherheits- und Compliance-

Anforderungen zu erfüllen.

HR-Digitalisierung

Vorteile

HR-Digitalisierung

So funktioniert es

Personal-

beschaf-

fung

• Lebenslaufverwaltung

• Auswahl

• Anfragen bei

Stellenausschreibung

Einstellung

• Vorteile bei der Erfassung

• Vorteile bei der Verwaltung

• Vorteile bei der Buchhaltung

• Verwaltung Mitarbeiter-

verträge

Ver-

waltung

• Personalakten

• Leistung der Mitarbeiter

• Belegschaft-Analytics

• Reisekosten

• Jahresurlaub

• Stundenerfassungen

• Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Spesen

Ausstieg

• Damit verbundene

Aufgaben

• Ruhestand

• Rente

Canon Italien

Canon ItalienDas HR-Team verwendete zu viel Zeit auf

die Verarbeitung von Papierdokumenten.

Man wollte eine schnellere, weniger kostspielige Art, mit den Daten der 900 Mitarbeiter umzugehen.

Herausforderungen

• Zeit und Geld zu sparen wird zum Muss.

• Ineffiziente Abläufe aufgrund manueller Verarbeitung gedruckter Dokumente.

• Mitarbeiter werden von sinnvollerenHR-Aktivitäten abgehalten.

• HR-Abteilung wird als bürokratische

Kostenstelle wahrgenommen.

• Canon HR-Projektleiter

So haben wir geholfen

• 15 % weniger Verwaltungs-

aufwand

• Bessere Produktivität und Arbeitsmoral der HR-Mitarbeiter

• Einfacher Wandel mit

minimalen Unterbrechungen• Bessere, flexiblere Möglich-

keiten des Arbeitens

• Sichere Speicherung und

Validierung aller Dokumente

Vorteile

„Wir mussten einen Weg finden, Zeitaufwand und Kosten unseres

Papierkrams einzudämmen.Das Management und der Canon

HR-Projektleiter stellten die Tools und Funktionen bereit, um unsere Arbeitsweise

zu grundlegend zu ändern."(Mauro Trucchia, Personalleiter, Canon Italien)

OutboundKundenkommunikation

Geringe Produktivität

Ineffiziente manuelle

Prozesse führen zu

Fehlern und Verzöge-

rungen, sodass darunter

der Kundenservice

leidet.

Mangelnde Kontrolle

Die schlechten Auswer-

tungsmöglichkeiten

erschweren es, die

Effektivität Ihrer

Kundenkommunikation

zu bewerten und

verbessern.

Hohe Kosten

Solange Sie Ihre Kom-

munikationsprozesse

nicht optimieren,

personell wie

technologisch, werden

Sie die operativen

Kosten nur schwer

reduzieren können.

Geringe Sicherheit

Wenn Sie die Informations-

sicherheit nicht verbessern,

wird es schwierig, die sich

ändernden Vorschriften zu

erfüllen und die benötigten

Zertifizierungen zu

bekommen.

Ausgehende Kundenkommunikation

Herausforderungen

Können Sie Ihre Kunden mit Informationen über mehrere

digitale Kanäle versorgen?

Haben Sie jemals Fehler gemacht,

die durch die manuelle Bearbeitung

der ausgehenden Kommunikation

entstanden sind?

Sind Sie in der Lage, den Prozess zu

verfolgen?


Chancen

• Durch einen digitalen,

halbautomatisierten Prozess können

Nachrichten schneller und präziser

verfasst werden, dadurch werden die

Mitarbeiter produktiver.

• Dank Sendungsverfolgung haben Sie

in jeder Phase volle Transparenz.

• Optimieren Sie die Kosten,

ohne Investitionen in zusätzliche

Mitarbeiter oder Technologien.

• Durch die Entwicklung fester Strukturen

für Ihre ausgehende Kommunikation

werden Sie den Anforderungen an

Compliance und Sicherheit gerecht.


Vorteile


So funktioniert esHochspezielles Verfahren (Prozess wird von Canon verwaltet, kontrolliert und

ausgeführt)

Daten-austausch

Daten-vorbereitung

Zusammen-stellung

Herstellung Endver-arbeitung

Verteilung

Aegon UK

Aegon UK

Aegon, eine der führenden Gesellschaften

für Lebens- und Rentenversicherungen,

sowie Asset-Management-Produkte,

plante, seine Kundenkommunikation vom Analogdruck auf Digital umzustellen.

Herausforderungen

• Reduzierung und Kontrolle der Kosten

durch Outsourcing

• Verbesserung der Informationssicherheit

und Auditfähigkeiten

• Vorbereitung des Übergangs von Print

zu Digital

• Einhaltung von Vorschriften zum

Betriebsübergang (Beschäftigungsschutz)

• Canon Lösung für ausgehende Kommunikation

• Schaffung einer zentralen

betriebsnahen Verarbeitung von Kundenpoststücken

durch ehemalige Mitarbeiter

von Aegon

So haben wir geholfen

• 25 % Einsparungen bei

Gesamtkosten

• Verbesserte Kontrolle über die Kundendaten und Ausgabe

• Vollständige Erfüllung der

Sicherheits- Standards ISO 27001 / 14001 / 9001, sowie der

Bestimmungen zum Betriebs-

übergang

• Schaffung einer Kommunikations-plattform für den Übergang von

Analog zu Digital

Vorteile

„Unter dem Strich hat diese Lösung die betriebliche Produktivität erhöht.

Wir können Vereinbarungen besser einhalten, und die Reaktionszeiten

in Richtung Kunde wurden verkürzt.“(Alan Watson, Relationship Manager, AEGON UK)

Differenzieren


2. Inbound

Kundenkommunikation

3. Kundengewinnung

4. Outbound Kundenkommunikation

Transformieren


2. Digitale Poststelle 3. HR Digitalisierung 4. Auftragsabwicklung

5. Optimierung der

Beschaffung

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