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SAP „Leader´s Club“

Dokumenten-Technologien:Wohin geht die Reise?

Dr- Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr- Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www-project-consult-com© PROJECT CONSULT 2003

1

Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?

Dr. Ulrich Kampffmeyer

SAP „Leader`s Club“ Regensdorf/Zürich, 09.09.2003

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH




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Agenda

• Einführung

• Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung

• ECM Enterprise Content Management: die neue Vision

• Aktuelle Trends

• Die organisatorische Herausforderung bleibt

• Ausblick




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Einführung




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Ein uraltes Thema

Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren:

Wissensmanagement basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002




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Ein uraltes Thema

Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern:

Das Dokument war geboren





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Ein uraltes Thema

Die Verwaltung der Dokumente,

modern Dokumentenmanagement genannt,

entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in den frühen Kulturen





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Ein altes Thema

Elektronisches Dokumentenmanagement existiert seit ca. 25 Jahren.

Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert:

Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt





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Der neue Dokumentbegriff

Ein Dokument kann heute alles sein:

• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachement• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten

• etc. etc. etc. etc. etc. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002




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Ein aktuelles Thema

Elektronische Dokumente erhalten ein neue Qualität:

Elektronisch signierte Dokumente erhalten die gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche Papierdokumente





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Funktionalität

Dokumenten-Technologien sind diejenigen Lösungen der Informationstechnik, die sich mit der

Erstellung,

Erfassung,

Verwaltung,

Erschließung,

Aufbereitung,

Kontrolle,

Verteilung,

Ausgabe,

Speicherung und

Bewahrung

von schwachstrukturierten und unstrukturierten Informationsobjekten beschäftigen





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Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung




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Babylonische Sprachverwirrung

Imaging, Optical Filing, Scanning, Workflow, HSM, WW Elektronische Archivierung, Records Management, E-S Dokumenten-Management im engeren Sinn, COLD, Pod Groupware, E-Commerce, MultiMedia-Datenbanken, QES EDM Electronic Document Management, Capture, DMS, ED

E-Business, BPM Business Process Management, IDOM, Form Knowledge Automation, KM Knowledge Management, Intranet, Di Repository, Data Mining, Content Management, Portal, CRM Custom EAI Enterprise Application Integration, Output Management, MoReq, Fo Dokumenten-Management im weiteren Sinn, Media Asset Management, M Collaborative Commerce, Document Warehouses, Wissensmanagement, Doc EDM Engineering Document Management, DAM Digital Asset Management, Singl ASP Application Service Providing, DRT Document Related Technologies, Archiv, Journ DMCO Document Management Complete Outsourcing, Collaboration, Digital Signature, Enablin

IDARS, ECM Enterprise Content Management, Web Content Management, OCR, ICR, E-Forms, PDF, WORM, DRM Digital Rights Management, Elektronische Signatur, revisionssichere elektronische Archivierung, Digital Library, Watermark, Fingerprint, CAS Content Adressed Storage, elektronische Bürokommunikation, Barcode, Cach DVD, VERS, ISO 15489, DoD 5015-2, TIFF, JPEG, AFP, CD, Jukebox, Tape Library, Storage, Rendition, E-Publishing, E-Mail-Archiv, EDI, GEVER, DOMEA, SAGA, Information Delivery, Browser, collaborative Knowledge Solutions, audit-proof, XML, FbA- M/O, etc. etc. etc. etc. etc. etc.





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Die Hybris des Marktes

Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte Trends:

• ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, verringern das Investitionsinteresse und lassen das Bild der Branche verschwimmen

• die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue Produkte zu kreieren, Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 Umetikettierung überwiegt

• der Spagat, immer das Neueste zu bieten und gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit zu garantieren, meistern nur wenige


© PROJECT CONSULT 2002




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Was ist der Unterschied? Document Management (DM)

DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository

Groupw are Groupw are Collaboration

Workflow Workflow eProcess

Document Management Document Management Content Management

Intranet Intranet Intranet

Scanning Capture Capture

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse

Records Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal




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Was ist der Unterschied? Knowledge Management (KM)











Portal Portal




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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management (ECM)











Portal Portal




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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM











Portal Portal




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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution




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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

DRT sind

a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind

b) Dokumentenorientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden




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ECM Enterprise Content Management –die neue Vision




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Definition ECM Enterprise Content Management

The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes

AIIM International, 2003




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MerkmaleEnterprise-Content-Management

• Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)

• ECM umfasst herkömmliche Informations-technologien wie Dokumentenmanagement, Collaboration, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Web-Content-Management, Portal- und anderen Internet-Technologien




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MerkmaleEnterprise-Content-Management

• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen

• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse




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ECM als Unternehmensinfrastruktur

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

ManagementDoc MgmtImaging

Domino Exchange RDMSFile

System

Workflow Collaboration

Data WarehousingMining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

Quelle: AIIM 2001 Industry Study

AP/AR RM/A CRM HRM




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ECM BasisideenIntegrative Middleware

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1

Integrative Middleware




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ECM Basisideen Dienstekonzept

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2

Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen




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ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3

Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp




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AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Quelle: AIIM “101” 2003




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CAPTURE

Human created Recogniton

Indexing

Input Designs

Categorization

• Office Documents • OCR

• Form • HCR

• Rich Media • ICR

• Microfilm • OMR

• Barcode

Application created Forms Processing

E-Forms/Web-Forms• ERP

• XML

• Finacial Applications Aggregation

• E-Billing COLD/ERM

Input




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MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab




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Document Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

DocumentManagement

• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung




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Collaboration

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab Collaboration

• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-

führung




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Web Content Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Web Content Management

• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung




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Records Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Records Management

• Ablagesystematik• Indizierung und

Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung




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Workflow / Business Process Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Workflow / Business Process

Management

• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und

sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung




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STORE

Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases • Data Warehouses

Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail

Technologies• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM

• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc




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PRESERVE

Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS• WORM• WORM-TAPE

Aussonderung




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DELIVER

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital Rights

Management/

Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital Rights

Management/

Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

Security as ECM Infrastructure

Output




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ECM als Unternehmensinfrastruktur Anforderungen

• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher

Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Client oder Einbindung in vorhandene

Anwendungen• Zentrale und verteilte Datenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Repositories• Integration in vorhandene Systeme




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ECM als Unternehmensinfrastruktur Implementationsfragen

• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,

Back Office Integration• Prozess- und Workflow-Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online- vs. Offline-Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?

(EAI Enterprise Application Integration)




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Integriertes ECM-System mit Einbindung von WCM und Applikationen

Firewall

Portal

InterfaceRedaktions-Applikation

Capture

Fachan-wendung

Groupware-Kommuni-

kation

ERPApplication

Portal

Intranet

Server

Content

Management

Classification

Knowledge

Management

Application

ServerGroupware

ServerERP

Content

RepositoryLegacy Groupware

RepositoryERP

Repository

Enterprise Records Management

(Archivierung)

DMSWorkflow

EA

I

WebServer

Präsentation

eBusiness-Transaktionen

Contentenabled

Contentenabled




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Aktuelle Trends




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Trends aus Anwendersicht

• Rechtssichere Archivierung• Virtuelle elektronische Akten • Die universelle Inbox • Entlastung für E-Mail und ERP • Prozessunterstützung • Erschließung und Wiedernutzung von Inhalten • Effiziente Posteingangsverarbeitung • Ablösung von Inseln und proprietären Systemen




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Anforderungen aus Anwendersicht

• Geschwindigkeit • Kosteneinsparungen• Personaleinsparungen • Preis und ROI • Out-of-the-Box: Vorkonfiguration • Sicherheit und Vertrauen • Compliance • IT-Konsolidierung • Flexibilität




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Trends aus Marketingsicht

• ECM Enterprise Content Management • RM Records Management• DAM Digital Assets Management • DLM Document Life-cycle Management • Capture • E-Government• GDPdU




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Trends aus Marktsicht

• Wieder verstärktes Interesse an DRT• Marktkonsolidierung • Konvergenz • Das Partnergeschäft wird schwieriger • Keine geschlossene DMS-Branche mehr

• Öffentliche Verwaltung • Gesundheitswesen • Industrie-Mittelstand




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Trends aus Produktsicht

• JAVA • XML • Linux • Browser-basierte

Clienten • Dienste-Konzept • Standards • Branchenlösungen • E-Mail-Archivierung• Records Management• Workflow

• Rechnungseingangs-erfassung

• Automatische Klassifikation

• Portallösungen • Administrationstools • Content-Server • Farbscannen • Speichersysteme • Output-Management • ECM Suiten




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Die organisatorische Herausforderung bleibt




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Grundsatz

Strategie vor Organisation,

Mensch und Organisation vor Technik




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Herausforderungen an DRT-Projekte

• Veränderung des Arbeitsplatzes• Veränderung der Ablauforganisation• Veränderung der Aufbauorganisation• Veränderung des Berufsbildes• Veränderung der Qualifikationsanforderungen• Veränderung der Ablageorganisation• Veränderung der Arbeitsweisen• Veränderung der Kommunikation mit Kollegen• Veränderung gewohnter Benutzeroberflächen

• Veränderungen, Veränderungen, Veränderungen ...




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Einige kritische Aspekte

• Einführungsprojekte: „Zurück in die Linie“

• Beteiligung: „Was wollen die Querköppe vom Personalrat

hier“• Qualizifierung:

„Da ist doch der Meier viel zu alt für“• Akzeptanz:

„Das kann doch gar nicht funktionieren“• Homo Buerocraticus:

„Das haben wir noch nie so gemacht“• Informationszugang:

„Das soll doch nicht jeder wissen“




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Einige Konsequenzen

• Fokus auf Kosteneinsparung und ROI: „Mehr Arbeitslosigkeit“

• Keine Integration: „Insellösung“

• Proprietäre Lösung:„Mangelnde Migrationssicherheit“

• Schlechte Administrationswerkzeuge:„Hohe Betriebskosten“

• Sparen bei der Systemauslegung:„Mangelnde Sicherheit“

• Keine Neuorganisation von Prozessen:„Elektrifizierung der Ineffizienz“




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DRT-Projekte

... sind Unternehmensentscheidungen!

... benötigen die Unterstützung und das Committment des Managements!

... sind nur erfolgreich bei konsequenter Projekt- und Einführungsorganisation!

... führen nur bei sozial- und humanverträglicher Einführung zu Erfolg!

... dürfen nicht allein unter dem ROI-Aspekt sondern im Sinne der Nachhaltigkeit durchgeführt werden!

... müssen im vollen Bewusstsein, der Auswirkungen durchgeführt werden!




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Ausblick




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Der Wert von Information

Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht

Dem Wert von Information muss bei der Planung und beim Betrieb mehr Rechnung getragen werden






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Die Abhängigkeit von Information

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig

Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden






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Die Bedeutung von DRT



„Wir ertrinken in Informationund dürsten nach Wissen.“

John Naisbitt, Megatrends 2000




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Information Overflow

Wir leiden an einer Informationsüber-flutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen

Der systematischen Erschließung der exponentiell wachsenden Information kommt eine immer größere Bedeutung zu






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Die gesellschaftliche Bedeutung von Information

„Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“

Erkki Likaanen, EU-Kommissar, 1999






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Information Gap

Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen

Die geordnete und nutzbare Bewahrung wertvoller Information wird zunehmend wichtiger






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Information Divide

Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung

Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung






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Die Vision vom papierlosen Büro

„Das papierlose Büro wird es genauso wenig geben wie das papierlose Klo“

von Pierer zugeschrieben

• das „papierreiche Büro“

• das „papierarme Büro“

• das „papierlose Büro“

• das „menschenlose Büro“© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002






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Fazit: 3 Argumente

Anfangen, nicht länger warten:

1. Die Basistechnologien sind matur!

2. Die wachsenden Probleme werden durch Zuwarten nicht kleiner!

3. Ihr Wettbewerber tut es bereits!






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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

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