Elektronische Archivierung & rechtliche Veränderungen | IIR | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT...

Elektronische Archivierung &rechtliche Veränderungen

Keynote IIR-Tagung

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2001

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Elektronische Archivierung &die neue Rechtssituation


Eröffnungsvortrag auf der IIR-Tagung„Digitale Archivierung“ in Frankfurt am 4.12.2001

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH


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Verunsicherung im MarktWas ist die GDPdU?

Quelle: DoQ.de


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Verunsicherung im Markt

• Muss ich elektronisch archivieren?• Was muss archiviert werden?• Wie verhindere ich, dass der Steuerprüfer in allen

Dokumenten recherchiert?• Wie sichere ich die Verfügbarkeit über Jahrzehnte?!• Wie sieht es mit magnetischen Speichermedien aus?!• Brauche ich eine individuelle Verfahrensdokumentation?• Kommt da noch etwas nach?!• Muss ich jetzt für alle Mitarbeiter eine Chipkarte mit digitaler

Signatur anschaffen?!• Was macht der Steuerprüfer mit meinen Daten, wenn er die

Medien mitnimmt?!• usw.


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Agenda

• Elektronische Dokumente• Elektronische Archivierung• Die rechtliche Situation in Deutschland• GDPdU• Die elektronische Signatur• Die Spitze des Eisberges


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Das elektronische Dokument


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• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

• Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:• gescannte Seiten

• digitales Fax

• Farbbilder

• Email-Dateien

• Screen-Dumps

• Output-Dateien

• MultiMedia-Objekte

• Sprachdateien

• digitales Video

• Office Dokumente ...

Das elektronische Dokument


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Gleichstellung von Dokumenten

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt

• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und

Formatinformationen erst zum Dokument werden

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter


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Elektronisch signierte Dokumente

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authenzität des Unterzeichers


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Elektronische Archivierung

• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem

„Records Management“ im englischen Sprachgebrauch

• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die

Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren

• Revisionssichere Archivierung• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man

Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten


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• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung

• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten

• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen

• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen

• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen


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Elektronische ArchivierungAnwendungsbereiche

• Traditionelle Archivsysteme• „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von

Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt

• „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme

• Spezielle Archive• „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme

nur für eine Anwendung

• „E-Mail-“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen

• „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen

• Universelle Archive• „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite,

einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content-Management-Systeme


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Standards im Archivierungsumfeld

• Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt:

• veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ...

• ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ...

• Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an:• alt: TIFF, JPEG, HTML

• neu: PDF, JPEG2000, XML

• Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie:• ISO/IETF/OASIS: 15489, WebDAV, XML-

Dialekte, Metadatenstandards,

elektronische Signatur ...

• branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...


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Gesetzliches Umfeld in Deutschland


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Rechtsgrundlagen

• BGB - Bürgerliches Gesetzbuch• § 126 BGB Schriftform• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung

• HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977

geändert 2000

• GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

• Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995• auch bei Dokumenten-Management- und elektronischen

Archivsystemen anzuwenden• Verfahrensdokumentation


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Rechtsgrundlagen

• ZPO - Zivilprozeßordnung• keine Urkundenqualität

• Objekt des Augenscheins

• BDSG - Bundesdatenschutzgesetz• Datenschutz

• Recht auf Löschung personenbezogener Daten

• IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz

• Daten- und Dokumentenaustausch

• Elektronische Signatur (siehe SigG)

• Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz• Unterweisungsrecht

• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates


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Rechtsgrundlagen

• SigG – Signaturgesetz• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für

elektronische Signaturen• Signaturverordnung im Oktober 2001

• Qualifizierte Signaturen• „Freiwilligkeit“ eingeschränkt• um Ausführungen in Hinblick auf die elektronische

Archivierung ergänzt

• EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz (Entwurf)

• Herkunftslandprinzip• Revisionssichere Protokollierung von

Geschäftstransaktionen


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Diskussion um die GDPdU


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GDPdU

• Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler

Unterlagen“

• Umfeld• Buchhaltungsdaten

• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente

• Gültigkeit• Interne Verwaltungsrichtlinie

• Brief vom BMF 16.07.2001

• Umzusetzen ab 01.01.2002

• Übergangsregelungen

• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)

• HGB AO


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Diskussion um die GDPdUÄnderungen in der HGB AO

• Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)

• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können

• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen

• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden


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Wichtige Aussagen der GDPdU

I. Datenzugriff

• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit

• Drei Formen des Zugriffs:a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit

Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)

b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)

c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)


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II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

• Elektronische Unterlagen sind:• Elektronische Abrechnungen

Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung

• Elektronisch signierte Dokumente• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs.

1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden

• Aufbewahrungsfristen• Speicherung von Zertifikaten• Protokollierung

• Konvertierung• Verarbeitung• Indexänderungen• Transformationen


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III. Archivierung digitaler Unterlagen

• Maschinelle Auswertbarkeit• COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbar zu

haltende Daten nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare, unveränderbare digitale

Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)


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Fazit zur GDPdU

• Die GDPdU ist eine interne Verwaltungsrichtlinie• Die GDPdU ist als Erleichterung für die Prüfung gedacht,

nicht als „Vertriebsunterstützung für elektronische Archivsysteme“

• Die Änderung des HGB und die sich aus der GDPdU-Prüfungspraxis ergebenden Anforderungen betreffen jedes steuerpflichtige Unternehmen, aber• es gelten die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit• die Anforderungen an die elektronische Archivierung

bestehen nur, wenn man steuerrelevante Unterlagen nur noch digital vorhält und Daten aus der Finanzsoftware auslagert

• Die Einführung einer elektronischen Archivierung nur zur Erfüllung der steuerrechtlichen Belange ist unwirtschaftlich. Elektronische Archivsysteme müssen als der universelle Wissensspeicher begriffen werden und einheitlich allen Anwendungen im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden


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Verfahrensdokumentation


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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen

• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

• Die Verfahrensdokumentation „lebt“

Verfahrensdokumentation nach GoBS


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• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben

• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist

• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern

• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben

• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT

Verfahrensdokumentation nach GoBSUmfang und Struktur


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Die elektronische Signatur


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Elektronische Signatur

• Elektronische Signatur ist nicht gleich Digitale Signatur !

• Techniken mit unterschiedlicher Qualität und Sicherheit:

• Gescannte Unterschriften• Passwort-basiert in Anwendungen wie z.B. in Lotus

Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B.

„PGP“• Biometrische Verfahren (Unterschriften-Pad, Iris-Scan,

Fingerprint, Gesichtsanalyse ...)• Fortgeschrittene elektronische Signatur• Fortgeschrittene elektronische Signatur besonderer

Qualität (qualifizierte elektronische Signatur mit Verwaltung der Zertifikate über autorisierte Trust-Center)


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Die elektronische Signatur EU Richtlinie vom 18.11.1999

• Es werden 3 Arten der elektronischen Signatur vorgesehen:

• Einfache Signatur• Wahrung der Authentizität des Unterzeichners durch

Verwendung biometrischer Verfahren (Iris Recognition, Fingerprint, etc.)

• Fortgeschrittene Signatur• Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung

eines Public- / Private-Key-Verfahrens, ohne die besondere Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities (PGP u. a.)

• Qualifizierte Signatur• Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung

eines Public- / Private-Key-Verfahrens, mit expliziter Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities


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• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur

• Auswirkungen des geänderten SigG:• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-

Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde

• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)

• Protokollierung der Zertifikatserstellung• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das

Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß

Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)


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Die elektronische Signatur Teletrust

• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS)

der AG Trustcenter e.V. i.G. • MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.

• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt:

• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten

• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen

• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln

• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt

• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT ist fertiggestellt


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Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur

• Zeitlich begrenzte Gültigkeit

• Speicherung• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat

• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet

• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener

Reihenfolge

• Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie

• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)

• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration

• usw.


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• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie

• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben

• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet

• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben

• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität

• Die USA verfolgten zunächst den Weg der „Einfachen Signatur“, schwenken derzeit aber auf „qualfizierte Signaturen“ um

• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen

USA: Digitale Signatur & Kryptographie


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Die Spitze des Eisberges


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„Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis

des Informationszeitalters“

Erkki Liikanen

EU-Kommissar

„Information Society“


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Fehleinschätzung ?!

• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren

• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...


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Fehleinschätzung ?!

• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren

• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...

• Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20%• Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme• Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht

mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.)

• E-Mail-, Transaktions- , Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang


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Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce

• Transaktionsarchivierung• Eingang• Ausgang• Verarbeitung

• Zeitstempel / Zeitzonenproblematik• Authentifizierung• Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten• Angebote auf Websites• Informationsnutzung entsprechend Copyright und

Urheberrecht• Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit

operativen Systemen


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Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness

• Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E...• Harmonisierung elektronischer Signaturen im

internen und externen Gebrauch• Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein• Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position

und Rolle

• Medienbrüche zwischen internem und externem Content

• Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme

• Unified, federated Repositories als Enterprise-Content-Management-Infrastruktur


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Zu erwartende Änderungen in nationalen Gesetzen

• BGB• Änderung von „Schriftform“ in „Textform“ geplant und dringend

zur Gleichstellung elektronischer Dokumente erforderlich. „Textform“-Entwurf beschreibt zur Zeit nur ein geschlossenes Dokument mit nur einer elektronischen Signatur

• UStG• Anwendung digitaler Signaturen auf systemerzeugte Belege

beinhaltet Verschärfung der Formvorschriften, da z.B. die Signatur personengebunden ist

• EGG• Anforderungen an Archivierung abgesendeter und empfangener

kaufmännischer Transaktionen und Dokumente als „elektronischer Poststempel“ zu erwarten

• Steuerrecht• Weitere Ausführungs- und Konkretisierungsbestimmungen

kurzfristig zu erwarten


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Auswirkungen im internationalen Umfeld

• USA• Elektronische Archivierung im Militär – und Militärzulieferbereich

standardisiert und Pflicht (DoD-Richtlinien)

• Auf Ebene der Bundesbehörden wird eine Vereinheitlichung der elektronischen Archivierung erarbeitet

• EU• Elektronisch signierte Dokumente sind rechtskräftig und

revisionssicher zu speichern. Richtlinie ist von den Mitgliedsstaaten umzusetzen

• Es werden Meta-Daten-Standards für die elektronische Archivierung in verschiedenen Anwednungsbereichen entwickelt

• Archive der Europäischen Kommission und der Verwaltungen der Mitgliedsstaaten soll digital bis Ende des Jahrzehnts geöffnet werden


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Die Zukunft der elektronischen Archivierung

• Nachgeordnete Dienste• Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme als

einheitliche Archiv-Infrastruktur (Enterprise Content Management)

• Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation

• Enabling und Engines statt „Insellösungen“

• Konverter, Lokalisierer, Viewer

• Standardschnittstellen

• Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme

• Neue neutrale Dokumentformate• Selbstbeschreibend

• Einheitliche Metadaten

• Migrationssicher

• Plattformunabhängig

• Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte


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Thesen

• Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende einer Ära zum Thema elektronische Archivierung

• Elektronische Archivierung ist eine Basistechnologie, die allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stehen muss

• Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung der Gesetzgebung warten, da diese der Entwicklung hinterher hinkt

• Ziel muss sein, das digitale Gedächtnis für die Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig einzuführen


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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Ulrich KampffmeyerE-Mail: [email protected]

WebSite, Newsletter, Informationen ...www.PROJECT-CONSULT.com

Recherchierfähiges Archiv mit weiterführenden Informationen zum Thema ...

www.PROJECT-CONSULT.com/archiv.htm

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