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Elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2002

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Elektronische Archivierung in der öffentlichen VerwaltungDr. Ulrich Kampffmeyer

Bonn, 27-28.08.2002

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, Geschäftsführer

PROJECT CONSULT International Ltd., London, Managing Partner

© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

AIIM Association for Image and Information Management InternationalAIIM International, Silver Springs, Member of the Board of DirectorsAIIM Europe, Datchet, Vice-Chair and Executive Director

DLM-Forum der Europäischen Kommission, BrüsselVorsitzender des DLM/ICT CommitteeMitglied des DLM-Monitoring Committee

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Agenda

• Vom IT-gestützten Büro zum elektronischen Archiv

• Organisatorische Aspekte

• Einsatz- und Nutzenaspekte

• Ausblick

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Vom IT-gestützten Büro zum elektronischen Archiv

Strategische Fragestellungen für die Einführung elektronischer Archive Strategische Aspekte

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Wechsel in Verwaltungsstrukturen notwendig?

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Das hehre Ziel von eGovernmentEinbindung aller Beteiligten ohne Medienbruch

Die vernetzteVerwaltung

Bürger

Unter-nehmen

Liefe-ranten

NGOsVerbände

Politik

Justiz

öffentl.Betriebe

Auftrags-Dienstl.

Medien

Bund Land Kommune

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Durchgängige Prozesse intern und unter Einbindung des Bürgers

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MedienbrücheKommunikation & Interaktion mit Dritten

Verwaltung

Justiz

öffentl.Betriebe

Unter-nehmen

Liefe-ranten

PolitikBürger

Auftrags-Dienstl.

NGOsVerbände

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MedienbrücheOrganisatorisch innerhalb der Verwaltung

Dezernat

Behörde

Verwaltung

AbteilungBehörde

DezernatAbteilung

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Einsatz von Dokumenten-Management ist noch nicht gleich eGovernment

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Das „e“-Tüpfelchen der öffentlichen Verwaltung

eGovernmentAbwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-technologien mittels elektronischer Medien

G2GGovernment to Government - die verwaltungsinterne Lösung

G2C & C2GGovernment to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger

G2B & B2GGovernment to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft

G2N & N2GGovernment to Non-Government-Organization & vice versa - das Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen

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Zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Neue Technologien im Außenverhältnis

laufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen

im Innenverhältnisins Leere

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Organisatorische Aspekte

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Vorbereitung der Einführung von Dokumenten-Management und elektronischer Archivierung

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Ist-Analyse

Personal für das Archivsystem Schu-

lungen

Abnahme-verfahren

Verfahrens-beschreibungDatenschutz/

Datensicherheit

Migration

Test-verfahren

Stufenplan

Elemente der Einführungsstrategie

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Informationsorganisation und elektronische Aktenpläne

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Strukturplan und AblageBeispiel: Schweiz

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Produktauswahl mit und jenseits von DOMEA

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• Domea: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs

• Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren (KBSt)

• 1. Version vom Dezember 1997• Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund

(aus dem Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene)

• Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger)

• Zertifizierung

Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea)

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Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea)

Quelle: www.bund.de

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• MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records

• Veröffentlicht von der Europäischen Kommission• MoReq ist weniger ein Standard und gleicht eher

einer oberflächlichen Guideline• Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-

Management- und Archivsystemen• Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung

elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen

Model RequirementsMoReq

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SAGA – Standard und Architektur für eGovernment Anwendungen

• Im Rahmen der Initiative Bund Online 2005 entwickeltes Dokument, dass Standards und Architekturen vorschreibt und bewertet, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen.

• SAGA ist ein ganzheitlicher Ansatz und umfasst alle Standards und Architekturen, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen.

• Schwerpunktbereiche in denen die Dienstleistungen eingesetzt werden sollen sind:

• Government to Citizens• Government to Business• Government to Government

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Sicherheits-, Verfügbarkeits- und Betriebsvoraussetzungen

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Sicherheit!

Sieben unterschiedliche Aspekte von Sicherheit bei der elektronischen Archivierung:

1. Sicherheit der Verfügbarkeit © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

2. Sicherheit der Unveränderbarkeit

3. Sicherheit der Vollständigkeit

4. Sicherheit der Zugriffs und Datenschutzes

5. Sicherheit der einfachen und verlustfreien Migration

6. Sicherheit vor unberechtigter Nutzung

7. Sicherheit der Investition

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Datenschutz und Datensicherheit

Benutzer-profile

Benutzer-profile

datenschutz-rechtliche

Vorschriften

datenschutz-rechtliche

VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische

Planungen

organisatorischePlanungen

Software-komponenten

Software-komponenten

Hardware-komponenten

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Restart und Recovery

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Restart - Wiederanlauf

• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, dass die Systeme

kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können

• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen

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Paralleler Einsatz von herkömmlichen Medien, Übergangsbetrieb und Umstellung auf das elektronische Arbeiten

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Einführung

Beg

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etri

eb

Beg

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nsb

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eb

Scannen Altbestand on Demand

Rückwärtsdoku-mentation (Scannen)

AltbestandPapier

NeubestandElektronisches Archiv

Schulung Produktionsbetrieb

Sti

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gN

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ng

Übergangsbetrieb

Aktuelles Material

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Einsatz- und Nutzenaspekte

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Überwindung organisatorischer und hierarchischer Widerstände

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DRT Projekt-Strategie

StrategieZiele und Rahmenbedingungen

OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen

TechnikEinzusetzende (technische) Mittel

vorvor

vor

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„Elektrifizierung der Ineffizienz?“

Homo Buerocraticus

Der Homo Buerocraticus ist eine spezielle Spezies Mensch, genaugenommen die bisher höchste Entwicklungsstufe des Homo Sapiens. Er zeichnet sich durch eine reglementierte Lebensweise in einem besonderen, durch Verordnungen geschütztem Biotop aus – der Verwaltung

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Wege zur Ausschöpfung von Effizienzpotentialen

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Archiv- und Dokumentenmanagement als Infrastrukturkomponente moderner Verwaltungen

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© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (2)

ViewerFAX E-Mail SAPRecher-

cheScan-nen

Benutzer-verwal-

tung

FAXDienst

E-MailDienst

SAP

Ablage-Ebene

dynami-schesDMS

ZugriffschutzSicherheit

Single Login

ZugriffschutzSicherheit

Web-Service

Applet

Index-DB

Office-Integration

Anwen-dungs-

Enabling

Work-flow

Work-flow-

Engine

Archiv-Ebene

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Architektur von ArchivsystemenPortal / eBusiness

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

Hardwareplattformen Netzwerke Softwaresysteme Operational Support

Technologische Basis

ColloborativeTools

ContentManagement

Capture & ImageManagement

Data Mining& Warehousing

KnowledgeManagement

Workflow/Process

Management

Technologien, die eBusiness antreiben

HR/Personal

Output Verteil.Publishing

Supply ChainManagement

Archivierung CRM ERPAbrechungs-anwendungen

eBusiness Anwendungen

Portale

Browser

Mitarbeite

r

(Intra

net)B2E

Partner(Extranet)

B2B

Endverbraucher

(Internet)

B2C

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Ausblick

Europa auf dem Weg zum öffentlichen Archiv: Überblick über Initiativen, Herausforderungen und Lösungen

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eGovernment – Initiativen in Deutschland

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BundOnline 2005eGovernment-Initiative in Deutschland

• Initiative der Bundesregierung• Vorhaben 376 Dienstleistungen der gesamten

Bundesverwaltung bis Ende 2005 online im Internet bereitzustellen

• Seit dem 14.11.2001 existiert einen konkreten Umsetzungsplan als Rahmenvorgabe

• Betroffen sind von der Umsetzung 107 Einzelbehörden und Behördenbereiche der Bundesverwaltung

• SAGA - definiert Standards und Architekturen für die eGovernment Anwendungen

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BundOnline 2005Elektronische Signatur

• Elektronische Kommunikation ist erfolgreich, wenn Vertrauen in die – Sicherheit besteht

• Kabinettsbeschluss vom 16.01.02 der Bundesregierung zur Sicherheit im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr mit der Bundesverwaltung

• Elektronische Signatur soll eingeführt werden und verfolgt drei Ziele:

• E-Mail-Sicherheit durch elektronische Signatur (bis 2003)• Qualifizierte elektronische Signatur wird bei ca. 25% der

eGovernment-Dienstleistungen eingesetzt• Technische Standards sollen Wildwuchs verhindern

• S/MIME für sicheren E-Mail-Verkehr• X.509v3 für die Zertifikate• ISIS-MTT zur flexibeln Einführung auf einer Basis

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eGovernment – Initiativen in Europa

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Was tut die Europäische Kommission ?

Zahlreiche konkurrierende Verfahren und Projekte im Umfeld eGovernment, eCommerce und elektronische Archivierung

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DLM-Forum der Europäischen Kommission

DLM Document Lifecycle ManagementZusammenschluss der öffentlichen Archive der Europäischen Union

• DLM-Leitlinien• E-Term• MoReq• 6 DLM/AIIM Whitepapers zum Thema• DLM-Forum Konferenz• Seminare• DLM-Network of Excellence

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Was tun die Mitgliedsstaaten der EU? Entwicklungsüberblick (1)

1. Arbeitsvermittlungsdienste (81%)

2. Einkommenssteuer (74%)

3. Mehrwertsteuer (68%)

4. Körperschaftssteuer (62%)

5. Neueintrag eines Unternehmens (58%)

6. Zolldeklarationen (57%)

7. Einreichen statistischer Daten an Behörden (56%)

8. Sozialbeiträge für Mitarbeiter (50%)

9. Öffentliche Beschaffung (44%)

10.Sozialleistungen (43%)

(Quelle: Cap Gemini Ernst & Young, 2001)

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Was tun die Mitgliedsstaaten der EU? Entwicklungsüberblick (2)

11.Meldung des Wohnortwechsels (40%)

12.Persönliche Dokumente (40%)

13.Öffentliche Bibliotheken (38%)

14. Immatrikulation (37%)

15.KFZ-Zulassung (33%)

16.Geburts- und Heimatsurkunden (31%)

17.Umweltzertifikate (29%)

18.Erklärungen gegenüber der Polizei (29%)

19.Beantragung vom Baugenehmigungen (27%)

20.Leistungen im Gesundheitswesen (7%)

(Quelle: Cap Gemini Ernst & Young, 2001)

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„Electronic archives are the memory of the information society“

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

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