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Grundsätze und

Herausforderungen der

E-Mail-Archivierung

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007

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Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung

Dr. Joachim Hartmann

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Agenda

• Einführung: Vom Wert der Information

• Compliance: Rechtliche Anforderungen

• Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld

• Lösungen: Management oder nur Archivierung?

• Prinzipien: 10 Grundsätze zum E-Mail-Management

• Ausblick: Zwischen Informationsüberflut und digitalem Vergessen

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Einführung:

Vom Wert der Information

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Vom Brief zur E-Mail:

qualitative und rechtliche Unterschiede

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E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation

Wird E-Mail ein geringer Wert zugemessen?

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E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation

• Geschäfte können heute elektronisch per E-Mail getätigt werden

• E-Mails sind dementsprechend originär elektronische Dokumente, Belege, Handelsbriefe, Aufträge, Verträge usw.

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• E-Mails sind Dokumente!• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente

aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

• Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:• gescannte Seiten• digitales Fax• Farbbilder• Email-Dateien• Screen-Dumps• Output-Dateien• Multimedia-Objekte• Sprachdateien• digitales Video

• Office Dokumente ...

Das elektronische Dokument

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Der Wert elektronischer Information

• Auf den Inhalt kommt es an … nicht auf die Form der Übermittlung

• Nur Information, die auch in Prozessen oder als Wissen genutzt wird, hat einen inhärenten Wert

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Wert von Dokumenten

• Der Wert und Charakter eines Dokumentes ergibt sich in der Regel erst durch inhaltliche, prozessabhängige, zeitliche oder fachliche Zusammenhänge

• Im englischsprachigen Raum spricht man anstelle von „Dokumenten“ von „Records“

• Ein Record ist entsprechend der ISO 15489-11 eine „Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen“

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Gleichstellung von Dokumenten

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt

• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und

Formatinformationen erst zum Dokument werden

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter

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Elektronisch signierte Dokumente

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist

• Qualifiziert elektronisch signierte Dokumente sind der Schriftform gleichgestellt

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers

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Wir können uns der E-Mail

Kommunikation nicht mehr entziehen!

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Thesen

"Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie in Prozessen nutzbar gemacht wird."

"Der Umfang einer und die einzusetzende Investition für eine Document-Related-Technologies-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren"

(aus Ulrich Kampffmeyer, "Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?", 2003)

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Grundsätzliches

• Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig.

• Es existieren jedoch Grundparameter. Z.B. ist ein Großunternehmen, dass lediglich mit Informationen arbeitet, wie eine Bank oder eine Versicherung, anders zu bewerten als ein physische Produkte produzierendes mittelständisches Unternehmen.

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Kriterien

Es sind eine Reihe von verschiedenen grundsätzlichen Kriterien zu berücksichtigen wie z.B.:

• Anteil von Information an der Wertschöpfung des Unternehmens• Nutzung von Information in Prozessen• Nutzung von Information als Wissen• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von

Information• Bedeutung von Information bei der Erfüllung rechtlicher und

regulativer Vorgaben• Rolle von Information als Steuerungselement der

Unternehmensstrategie• Gewichtung elektronischer Information versus papier- und

menschengebundener Information• Bedeutung von Information in der Entscheidungsfindung und

Planung• usw.

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Gründe zur Archivierung von E-Mails

Wirtschaftliche Gründe

• Direkter Zugriff auf alle Informationen unabhängig vom Empfänger

• Entlastung der Kommunikationssysteme

• Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten Suchfunktionalitäten im Archivsystem

• Sicherung und Bereitstellung von in E-Mails vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen

• usw.

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Gründe zur Archivierung von E-Mails

Rechtliche Gründe

• Anforderungen, basierend auf den Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Informationen

• Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails

• Allgemeine länderspezifische rechtliche Vorschriften

• Dokumentationspflichten zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und deren Nachweis

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Compliance:

Rechtliche Anforderungen

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Compliance

Übereinstimmung mit und Erfüllung vonrechtlichen und regulativen Vorgaben

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„Übereinstimmung“

• Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist

• Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist

• Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist

• „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe

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„Erfüllung“

• Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei:Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion

• Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen

• „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte

• „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender, kontrollierter Prozess

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„Rechtliche Vorgaben“

• Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten

• Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum

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„Regulative Vorgaben“

Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ undregulativ“?

• Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben

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Direkte und indirekte Auswirkungen

Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für

einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und

implizite Anforderungen für andere Fälle

Direkte Auswirkungen - Beispiele• HGB• AO / GDPdU / GOBS• Verrechnungspreisdokumentation

Indirekte Auswirkungen – Beispiele:• Basel II (für „Nicht-Banken“)• BDSG

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Grundsätzlich

• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt!

• Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

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Beispiele aus den Richtlinien der EU

E-Commerce• Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr

• In Deutschland umgesetzt im Elektronischen Geschäftsverkehrsgesetz (EGG)

• Wichtigster Punkt: Herkunftslandprinzip

RLES - Elektronische Signatur• Grundlage für das deutsche Signaturgesetz (SigG)

• Definition von einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen

u.a.

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Compliance in Deutschland

• Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung

• Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen

• Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden

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Regularien: Deutschland

Rechtliche Verankerung der elektronischen Form

• BGB

• ZPO

• VwVfG

• EHUG

• GmbhG

• AktG

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Bürgerliches GesetzbuchBGB

• Durch das „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ werden in den §§ 126, 127 BGB elektronische Dokumente rechtlich anerkannt:

• Die schriftliche Form kann nach § 126 (3) BGB durch die elektronische Form ersetzt werden

• E-Mails sind im formfreien Geschäftsverkehr rechtsgültige Dokumente.

• In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur verankert, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen.

• In § 127b BGB wird auch die vereinbarte Form für die Verwendung elektronischer Dokumente und Übertragungsformen geöffnet

• In Kraft getreten am 3.7.2001

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ZivilprozessordnungZPO

• § 371: Beweis durch AugenscheinElektronische Dokumente können Gegenstand des Beweises sein. In dem Fall wird der Beweis durch Vorlegung oder Übermittlung der Datei angetreten. Nicht qualifiziert signierte E-Mails unterliegen als Gegenstand der freien Beweiswürdigung nur dem Augenschein des Gerichts

• § 371a Beweiskraft elektronischer DokumentePrivate elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, werden als private Urkunden angesehen.

• §130a: Elektronisches DokumentElektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, können die Schriftform ersetzen.

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VerwaltungsverfahrensgesetzVwVfG

• Beinhaltet Regeln für die Verfahren der öffentlichen Verwaltung

• Durch das 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsrechtlicher Vorschriften vom 21. August 2002 (BGBl. I S. 3322) wurde unter anderem auch das Verwaltungsverfahrensgesetz ausdrücklich für die elektronische Kommunikation geöffnet

• Die Änderungen traten am 1. Februar 2003 in Kraft

• Der neu eingefügte § 3a VwVfG ermöglicht als Generalklausel für E-Government insbesondere elektronische Verwaltungsakte und Anträge

• Gleichlautende Regelungen wurden zeitlich nachfolgend in die Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder aufgenommen

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• E-Mail Nachrichten können Geschäftsbriefe sein

• Erweitert die Vorschriften zu Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen um den Zusatz „Geschäftsbriefe, gleichviel welcher Form“

• Pflichtangaben sind somit auch in E-Mail-Nachrichten erforderlich

• Auswirkung auf alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, vom eingetragenen Kaufmann (e.K) über Aktiengesellschaft (AG) bis zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

• z.B. Erweiterung des § 80 des Aktiengesetz AktG

• In Kraft getreten am 01.01.2007

Gesetz über elektronische Handels-register und GenossenschaftsregisterEHUG

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GmbH-GesetzGmbHG

• Angaben auf Geschäftsbriefen:

- Rechtsform und Sitz der Gesellschaft

- Registergericht

- Handelsregisternummer

- Namen der/des Geschäftsführer/s und evtl. Vorsitzenden des Aufsichtsrates

- Stammkapital

• Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1 § 35a

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Aktiengesetz AktG

• regelt die Errichtung, die Verfassung, Rechnungslegung, Hauptversammlungen und Liquidation von Aktiengesellschaften sowie von Kommanditgesellschaft auf Aktien.

• In Kraft getreten am: 1. Januar 1966

• § 80 umfasst die Regelungen zu Angaben auf Geschäftsbriefen

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Regularien: Deutschland

Aufbewahrung nach HGB und Steuerrecht

Pflichten, Fristen, Formen

• HGB

• AO

• VwVfG

• GDPdU

• GoBS

• GAUFZV

• IDW RS FAIT 3

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HandelsgesetzbuchHGB• Die §§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen

Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten – unabhängig davon, ob in Papier oder in elektronischer Form

• Die grundsätzlichen Anforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Ordnungsmäßigkeit

• Vollständigkeit

• Sicherheit des Gesamtverfahrens

• Schutz vor Veränderung und Verfälschung

• Sicherung vor Verlust

• Nutzung nur durch Berechtigte

• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

• Dokumentation des Verfahrens

• Nachvollziehbarkeit

• Prüfbarkeit

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AbgabenordnungAO• Aufbewahrungsform und –fristen

In der Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 AO sind die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von kaufmännischen Dokumenten aufgeführt.

• Papierform• Papierform nur für Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse

vorgeschrieben• Elektronische Aufbewahrung muss GoB entsprechen

• Aufbewahrungsfristen• 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse,

Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen hierzu

• 10 Jahre für Buchhaltungsbelege• 6 Jahre für Handels- oder Geschäftsbriefe• Wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist auch längere

Aufbewahrungsfristen möglich

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AbgabenordnungAO

Die Änderungen in der AO führten zur digitalen

Steuerprüfung, die in den GDPdU beschrieben ist.

• Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können

• Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen

• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

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Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

• dienen der Sicherstellung des Zugriffs der Finanzverwaltung auf die gesamten, buchhaltungsrelevanten DV-Daten eines Unternehmens

• legen damit die die Datenspeicherung und -bereitstellung steuerrechtlich relevanter E-Mails fest

• Prüfbarkeit steuerrelevanter Daten mit Z1, Z2, und Z3

• Zugriff über die Dauer der Aufbewahrungsfrist auf Basis originärer Daten

• Maschinelle Auswertbarkeit über mindestens 10 Jahre

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Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter BuchführungssystemeGoBS (1)

• In den GoBS ist im Detail geregelt:

• wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen Daten umgegangen werden muss,

• wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss,

• welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen,

• dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist.

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• Die GoBS sind daher von grundlegenderer Bedeutung für das Thema Archivierung als die GDPdU.

• Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung.

• Die GoBS sind in der GDPdU als maßgebliches Dokument referenziert.

• E-Mails müssen als originär elektronische Daten auch in elektronischer Form gespeichert werden.

GoBS (2)

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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen

• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

• Die Verfahrensdokumentation „lebt“

GoBS: Verfahrensdokumentation

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Gewinnabgrenzungsaufzeichnungs-verordnungGAUFZV

• Die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten wurden durch das Bundesfinanzministerium in der „Gewinnabgrenzungs-aufzeichnungsverordnung“ hinsichtlich Art, Inhalt und Umfang von Aufzeichnungen des § 90 Abs. 3 der Abgabenordnung vom 16. Mai 2003 präzisiert.

• Die Regelung verpflichtet bestimmte Steuerpflichtige, für den Bereich der Verrechnungspreise umfangreiche Aufzeichnungen zu schaffen und vorzulegen.

• Dokumentation der Informationen zur Preisfindung, welche auch in E-Mails enthalten sein können

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IDW RS FAIT 3 (1)

• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren

• Sammlung von Anforderungen an den Betrieb einer DMS-Lösung aus Sicht der Deutschen Wirtschaftsprüfer.

• Im Gegensatz zu Gesetzen und Verordnungen wurden hier konkrete und DMS-spezifische Regelungen zusammengestellt.

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IDW RS FAIT 3 (2)

• Die Inhalte des IDW RS FAIT 3:• Darstellung der heutigen Archivierungsverfahren • Komponenten einer DMS-Lösung• Rechtliche Grundlagen, wie HGB, AO, GDPdU oder

BDSG• Beschreibung von typischen Einsatzszenarien, wie frühe

oder späte Erfassung, Datenarchivierung oder E-Invoicing

• Darstellung der rechtlichen, technischen und organisatorischen Risiken beim Betrieb einer DMS-Lösung

• Anforderungen für den sicheren DMS-Betrieb

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Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich KonTraG

• Im Mai 1998 verabschiedet

• Verlangt ein effizientes Risikomanagementsystem (inkl. Verfügbarkeit betriebswichtiger Information)

• Verpflichtet zu geeigneten Schutzmaßnahmen in Bezug auf die IT-Sicherheit, insbesondere auch für betriebswichtige Systeme und Daten

• Verschuldensvermutung und persönliche Haftung des Managements

• Verpflichtet Unternehmen für ihre elektronischen Dokumente bzgl. der „Erstellung, Weiterleitung und Dokumentation der Information“ Regelungen und Maßnahmen zu treffen.

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Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des AnfechtungsrechtsUMAG

• Zum 1. November 2005 in Kraft getreten

• Verbesserung der Durchsetzung von Haftungsklagen, sprich die Schadensersatzklage der Gesellschaft gegen Vorstände und Aufsichtsräte wegen Unredlichkeiten und groben Rechtsverstößen

• Schutz der Anfechtungsklage gegen Hauptversammlungs-beschlüsse vor missbräuchlicher Ausnutzung

• Das System der Anmeldung und Legitimation von Aktionären zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsausübung wird modernisiert und auf internationale Gepflogenheiten umgestellt

• Erfordert umfangreiche Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen

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Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (1)

• Verletzung der Buchführung• Bewertung als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung und

der steuerlichen Buchführungspflicht

• Mögliche Sanktionen: Schätzung des Gewinns nach § 162 II AO Erwirkung der Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld

• Straftat• Wird durch eine unzureichende oder gar manipulative

Archivierung von E-Mails vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand des Unternehmens erschwert, kann dies in bestimmten Fällen als Straftat gewertet werden. (§ 283 ff. StGB)

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Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (2)

• Ordnungswidrigkeit• Eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der

Buchführungspflicht kann eine Ordnungswidrigkeit sein. Bewertung als Steuergefährdung gemäß § 379 AO möglich.

• Schadensersatz• Der Vorstand oder Geschäftsführer kann nach § 93 II AktG bzw.

§ 43 II GmbHG schadensersatzpflichtig sein.

• Persönliche Haftung• Eine persönliche Haftung des Vorstands oder Geschäftsführer

im Rahmen eines mangelnden Risikomanagement nach AktG und GmbHG kommt in Betracht, wenn dieser Entwicklungen, die ein zukünftiges Risiko für ein Unternehmen darstellen, nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen vorbeugt.

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Regularien: Schweiz

• Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)

In der GeBüV ist festgelegt, wie man Geschäftsunterlagen führen und aufbewahren muss, damit diese die selbe Beweiskraft haben wie Papierunterlagen

• Obligationenrecht (OR) (Kaufmännische Buchführung, Art. 957 ff. OR)

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Regularien: Schweiz

• Schweizerisches Zivilgesetzbuch (ZGB)• Arbeitsgesetz (ArG)• Art. 166 und 325 StGB (Schweiz. Strafgesetzbuch); • Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) in

Verbindung mit der Datenschutzverordnung

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Regularien: International

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

• Basel II

• Solvency II

• SOX (Sarbanes-Oxley Act)

• SEC (Securities and Exchange Commission)

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Probleme:

Organisatorisches und technisches Umfeld

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E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung

sind keine einfachen Themen …

Eine kleine Sammlung ausgewählter Probleme

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Die harte Realität der Informationsbeschaffung

0

5000

10000

15000

20000

25000

1 2

25.000 E-Mails pro Jahr

11.000

E-Mails

pro JahrInformationsbeschaffer

bekommen fast doppelt so

viele E-Mails pro Jahr wie

„normale“ Mitarbeiter eines

Unternehmens

Quellen: Forrester Research, Media Asset Management

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Entlastung für E-Mail-Anwendungen

• Die Bürokommunikationsprogramme quellen über und werden gleichzeitig immer größer und komplexer

• Der Spam-Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails steigt

• Der Aufwand für die Systemadministration steigt

• Bei E-Mails ist die Identifikation der aufbewahrungspflichtigen, der aufbewahrungswürdigen und der übrigen Dokumente besonders aufwändig, besonders wenn private Nutzung erlaubt ist

• Häufig werden E-Mails und/oder Attachements gedruckt und dann abgelegt

• E-Mails werden vielfach multiplikativ versandt

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E-Mail-Problematik (1)

Original ?• ein Empfänger

• mehrere Empfänger

• ein Empfänger, mehrere cc-Empfänger

• Verteiler, viele bcc-Empfänger

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Zitierungsstil• keine Übernahme

• vollständige Übernahme

(mit Schachtelung)

• teilweise Übernahme

• Editierbarkeit

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Inhaltliche Bewertung• durch Empfänger

• Relevanz häufig nicht sofort erkennbar

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Status• Vorabinformation

• Kopie

• Original

• rechtskräftiges Original

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Nutzung des E-Mail-Anschlusses zu privaten Zwecken• Datenschutzrecht, Telekommunikationsgesetz und

Fernmeldegeheimnis werden relevant

• ohne Zustimmung der Mitarbeiter oder ihrer Vertretung keine Überwachung der Inhalte der Kommunikation zulässig

• private Mail ist grundsätzlich Eigentum des Mitarbeiters, auch nach seinem Ausscheiden

• Kein ungenehmigter Zugriff auf Gruppenpostkörbe erlaubt

• Vereinbarung mit dem Betriebsrat erforderlich

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Lesbarkeit• E-Mail nicht anzeigbar

• E-Mail Anhang nicht anzeigbar

• verlinkte Seite nicht aufrufbar

• Zeichensatzprobleme

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Fehlende Metadaten• Betreff

• individueller Absender

• Bezug im Text

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Automatische Footer-Lösung• In jede ausgehende E-Mail wird serverseitig der

Footer mit den Pflichtangaben eines Geschäftsbriefes eingefügt

• Auch private E-Mails werden mit dem Footer versehen

• Die vom Mitarbeiter gespeicherte und ggf. archivierte E-Mail enthält den Footer nicht und stimmt nicht mit der vom Empfänger erhaltenen Nachricht überein


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E-Mail mit Text

Umschlag

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5

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Email mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments




E-Mail mit Text und Attachment PDF




PDFWord

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Mehrfach geschachtelte Email mit enthaltener Email und Attachments




E-Mail mit Text und eingebetteter E-Mail

PDF




PDFWord

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E-Mail mit HTML, Links und Nachladen aus dem InternetJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg

gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo

itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io

E-Mail mit HTMLJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf

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Signatur• ohne Signatur

• mit fortgeschrittener Signatur

• mit qualifizierter Signatur

• nur Umschlag signiert

• Umschlag mit Attachment signiert

• nur Attachments signiert

• gemischt signierte und unsignierte Attachments

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E-Mail mit elektronischer Signatur und Attachment

E-Mail mit Text und elektronischer Signatur

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E-Mail mit Text und Attachment mit elektronischer Signatur




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Verschlüsselte Mails• Nachricht ohne Schlüssel des Empfängers nicht

lesbar• GDPdU verlangt die Aufbewahrung von

• Verschlüsselter Unterlage• Entschlüsselter Unterlage• Schlüssel

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Eingangsnachweis• Bestätigung des Empfängers

• Bestätigung des Lesers

• keine Bestätigung der Bearbeitung

• keine elektronischen Posteingangs- und Ausgangsbücher, da Einträge löschbar

Beziehung zur E-Mail ?!

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Firewall verhindert Empfang von E-Mails mit• Viren (positiv)• elektronische Signatur (negativ)• speziellen Attachments (negativ)• bestimmter Absender (positiv/negativ)• bestimmte Größe (negativ)

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Outlook Notes Open Source• Formatierung• Auszeichnungsmerkmale• Zeichensätze• Aufbau• Metadaten

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Absender-Erkennung• interne, bekannte Adresse

• externe, bekannte Adresse

• externe, unbekannte Adresse

• externe, „verdeckte“ Adresse

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Empfangsnachweis• richtige Adresse

• richtige(r) Empfänger

• richtiger Zeitstempel

• Vollständigkeit / Lesbarkeit

Versandnachweis• richtige(r) Empfänger

• richtiger Zeitpunkt

• Vollständigkeit

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Direkter Empfang• Jeder Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse ist direkt

erreichbar

• Kein „zentraler Posteingang“ mit kontrollierter Verteilung mehr

• Jeder Mitarbeiter ist als Empfänger selbst für die ordnungsmäßige Verwaltung und Ablage zuständig

Indirekter Empfang• Wer ist für einen Gruppenpostkorb verantwortlich?

• Weiterleitung führt automatisch zur Datenredundanz

• Vertreter- und Weiterleitungsregeln enden im „Dschungel“

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E-Mail ist der natürliche Feind von

kontrolliertem Workflow ….

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Lösungen: Management oder nur Archivierung?

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Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (1)

Grundanforderungen• Lösungen der beschriebenen Verwaltungsprobleme• Nachweise Empfang, Verwendung, Bearbeitung• Datenbank-gestützte Erschließung unabhängig vom direkten

Empfänger• sichere, unveränderbare Speicherung• Wahrung des Zusammenhanges zwischen Nachricht und

Antworten• Erzeugung von Renditionen zur Sicherstellung langfristiger

Lesbarkeit• Nachweis der Quellen• Wahrung des Kontextes von Umschlag, Text und

Attachments

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Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (2)

Grundanforderungen (Fortsetzung)• Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen

Informationen• Hohe Skalierbarkeit • Wiederherstellen der archivierten Mails ohne

Informationsverluste• Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits

archivierten Mails • Komprimierung der archivierten Dokumente• Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten• Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes • Single-Instance Archivierung• Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller

abrechnungsrelevanten Aktionen

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Konsequenzen der E-Mail Archivierung:Technik

• Archivsysteme sind nachgeordnete Dienste einer IT-Infrastruktur

• Archive speichern und verwalten beliebige Informationen aus beliebigen Quellsystemen

• Archivsysteme sind keine Fachanwendungen, sie sorgen nur für die sichere Aufbewahrung der Daten

• Archivsysteme erlauben einen direkten, datenbankgestützten Zugriff auf die gespeicherten Objekte

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Konsequenzen E-Mail Archivierung:Personal

• Betriebsrat• Mitwirkungsrecht des Betriebsrates • Zugriff (Archivierung) auf persönliche Daten (private Mails)

bedarf der Zustimmung des Betriebsrates

• Datenschutz• Fragen der Datensicherheit werden verbessert • Möglichkeiten des Missbrauches unternehmensrelevanter Daten

werden verringert

• Administration• Arbeit der Administratoren wird immens erleichtert• Personelle Entlastung möglich

• Anwender• Breites Spektrum an Reaktionen von Euphorie bis zur totalen

Ablehnung • Nach Übergang in den Produktivbetrieb und schlüssigen

Information der Nutzer, aber meist ein positives Echo

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Strategien der E-Mail-Archivierung

(1) Vollständige Archivierung

(2) Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments

(3) Selektive Archivierung

• Kombination der Verfahren einschließlich automatischer und manueller Steuerung

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Vollständige Archivierung

Vorteile:

• Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen

• Möglichkeit der Prozessintegration

• Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer

• Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmens

Nachteile:

• Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz

• Meist kostenintensivste Lösung

• Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten der Unternehmen

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Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments

Vorteile:

• Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen.

• Daraus resultierender Performancegewinn.

• Reduzierung der Hardwareanforderungen

Nachteile:

• Rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt.

• Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge zu Mails schwierig.

• Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich.

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Selektive Archivierung

Vorteile:

• Filterung unerwünschter Mails.

• Reduzierung des Speicherplatzbedarfs.

• Daraus resultierender Performancegewinn.

• Reduzierung der Hardwareanforderungen

Nachteile:

• Sehr aufwändig• Filterkriterien extrem

schwierig zu definieren• Bei ungenauer

Festlegung der Selektionskriterien werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt.

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Systeme für E-Mail-Management und -Archivierung

Klassifikation

• Integrierte Ablage• E-Mail-Management als Bestandteil eines ECM-Systems• E-Mail als ein Informationstyp in übergreifenden Akten

• Isolierte Ablage • Eigenständige E-Mail-Management-Systeme,

gegebenenfalls mit eigener Archivkomponente• Im Mail-System integrierte E-Mail-Archivierungssysteme• Ablage in einem Universalarchiv, das auch für E-Mails

genutzt wird• Adaptierte Archivsysteme für den Informationstyp E-Mail

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Anwender-getriebene Archivierung

Ansatz:• Manuelle Auswahl der zu archivierenden Mails in der Mail-

Umgebung• Der Anwender entscheidet individuell über die Notwendigkeit

zur Archivierung

Merkmale• Überführung von einzelnen Mails und/oder Anhängen in

andere Umgebungen (DMS, Records Management, ECM)• Anwender entscheidet über Speicherkontext und Indizierung• Automatische Übernahme von Metadaten möglich• Recherche nach archivierten Mails außerhalb und/oder

innerhalb der Mail-Umgebung

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System-getriebene Archivierung

Ansatz:• Zentrale server-seitige Auswahl und Ablage der zu

archivierenden Nachrichten • Archivierung nach festgelegten Unternehmensregeln

Merkmale:• Automatisierte Archivierung erfolgt regelbasiert• Archivierung des vollständigen Ein- und Ausgangs oder nur

einer definierten Auswahl• Regelbasierte automatische Klassifikation• Auch teilautomatisierte Ansätze möglich• Automatisierte „Single-Instance“-Archivierung

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Zeitpunkt der Archivierung

ARCHIVIERUNG Automatisch Benutzerinitiiert

FrühAlle E-Mails oder selektiert nach Geschäftsregeln

Eingangsmails: n.a.

Ausgangsmails: Auslösung zugleich mit Versand

SpätSelektierung durch Text Mining und nach Geschäftsregeln

Eingangsmails: Weiterleitung an Archiv durch Empfänger

Ausgangsmails: nachträgliche Auslösung durch Absender oder „Archivar“

Nach Knolmayer, Disterer 2007

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E-Mail Management oder Archivierung?

E-Mail-Archivierung steht am Ende der Nutzung,

E-Mail-Management während der Nutzung von E-Mail ist daher die größere Herausforderung.

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• Eingangskontrolle und Nachweis• Filterung und Prüfung• Verteilung• Teilautomatisierte Auswertung• Unterstützung bei der Beantwortung• Zuordnung zu Geschäftsvorfällen• etc.

… erst am Ende steht die Archivierung

E-Mail Management

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Ein- und Ausgänge aus DokumentensichtFremdbestimmt

EigennutzungDFÜ

E-Mail- Attachment- Signatur- VerschlüsselungFaxPosteingang- Scan Akte- Scan DokumenteInternet-Formular„no-Scans“

Eigenbestimmt

E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenVordrucke

IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck

Fremdnutzung

DFÜDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung

DRT-Lösung

Vorgangs-bearbeitung

WF DMS Akte

Archiv

Aus-sonderung

Historisches

Archiv

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„Reine“ E-Mail-Archivierung birgt das Risiko der

Schaffung von Insellösungen

E-Mails müssen auf Grund ihres Inhalts im

Sachzusammenhang archiviert werden –

nicht auf Grund ihres Formates

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Das Ziel

Ganzheitliche Enterprise-Content-Management-Strategie

• Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Media Assets

• Integration von E-Mails als eine Eingangsquelle• Übernahme von Zuordnung, Analyse, Verwaltung, Wandlung,

Speicherung und Bewahrung • Effiziente Nutzung moderner intelligenter Speichersubsysteme

als Ablageorte effizient nutzt. • Nur Komponenten von ECM-Lösungen wie klassisches

Dokumenten-Management, Records Management, Workflow oder Business-Process-Management erlauben die Zuordnung der Information entsprechend ihres Inhalts zu elektronischen Akten und Prozessen!

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Prinzipien:

10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung

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10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (1)

1. Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen.

2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein.

3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein.

4. Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen.

5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen lesbar archiviert werden können.

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10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (2)

6. Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Nachsignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein.

7. Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden.

8. Single-Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.

9. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein.

10. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

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Ausblick: Zwischen Informationsüberflut und Digitalem Vergessen

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Sieben Thesen

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(1) Compliance Overflow

Die Menge der rechtlichen und regulativen Anforderungen nimmt rasant zu.

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103

Die Menge der rechtlichen und regulativen Anforderungen nimmt rasant zu.

Compliance kann nicht allumfassend umgesetzt werden. Es ist Aufgabe des Managements, festzulegen und zu verantworten, in welchem Umfang die Compliance-Anforderungen umzusetzen sind.

(1) Compliance Overflow

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(2) Risikomanagement

Informationsmanagement erfordert Risikomanagement.

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Informationsmanagement erfordert Risikomanagement.

Es müssen Entscheidungen getroffen und Regeln vom Management definiert werden, wie mit Information umzugehen ist und welche Informationen aufzubewahren sind.

(2) Risikomanagement

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(3) Informationsabhängigkeit

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig.

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Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig.

Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden. Effiziente Maßnahmen zur Risiko-begrenzung müssen umgesetzt werden.

(3) Informationsabhängigkeit

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(4) Informationsüberflutung

Wir leiden an einer ständigen, wachsenden Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.

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Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.

Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.

(4) Informationsüberflutung

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(5) Informationslücke

Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen.

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Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen.

Durch definierte Archivierungsstrategien im Rahmen von Informationsbewertung, Ablauforganisation und Corporate Governance muss dem „Information Gap“ entgegengetreten werden.

(5) Informationslücke

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(6) Informationsselektion

Das wahllose Speichern aller entstehenden und empfangenen Informationen führt zu nutzlosen Datenfriedhöfen.

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Das wahllose Speichern aller entstehenden und empfangenen Informationen führt zu nutzlosen Datenfriedhöfen.

Information muss regelmäßig bewertet werden, um eine Auswahl der zu speichernden Informationen zu treffen.

(6) Informationsselektion

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(7) Gesellschaftliche Bedeutung

Die Bewahrung von Information ist nicht nur Firmen- und Privatangelegenheit: sie hat eine grundlegende gesellschaftliche Bedeutung.

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Die Bewahrung von Information ist nicht nur Firmen- und Privatangelegenheit: sie hat eine grundlegende gesellschaftliche Bedeutung.

„Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“

Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999

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Literatur

Bücking, Jens: Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.voi.de/media/custom/561_668_1.PDF?loadDocument&ObjSvrID=561&ObjID=668&ObjLa=1&Ext=PDF

Kampffmeyer, Ulrich (2007): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Vortrag auf demSERinForum – eMail Relevanz, Mai 2007

Kampffmeyer, Ulrich (2006): Compliance, Archivierung & E-Mail-Management. Vereon Fokusseminar,05.09.2006, Zürich.

Kampffmeyer, Ulrich (2005): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Keynote auf dem DoQ-Seminar „E-Mail-Archivierung“, Juli 2005.

Kampffmeyer, Ulrich (2005): Die 10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung. Vortrag auf der Veritas / KVSRoadshow zu „E-Mail-Archivierung“, Februar 2005.

BITKOM (Hrsg.) (2005): Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Leitfaden_E-Mail-Archivierung_2005-07-13.pdf

Keller, May-Lion (2007): Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails. IT-Recht-KanzleiMünchen. 2007. http://www.it-recht-kanzlei.de/Files/eBooks/eBook_EMail-Archivierung.pdf

Knolmayer, Gerhard; Disterer, Georg (2007): Anforderungsgerechte Dokumentation der EmailKommunikation: Rechtliche Vorschriften, technische Lösungen und betriebliche Regelungsbedarfe. Institut

fürWirtschaftsinformatik der Universität Bern, Arbeitsbericht Nr. 192. Mai 2007.

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