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Prof. Dr. Martin Michelson

Dokumenten-ManagementFunktionen, Anforderungen, aktuelle Entwicklungen

Ein Überblick

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Gliederung

Anforderungen an das Dokumentenmanagement

Allgemeine Funktionen

Spezielle Funktionen

Der Markt für DMS

Entwicklungen

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Anforderungen

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Dokumenten-Management und Enterprise Content Management

Es geht im Prinzip um das Gleiche

Enterprise Content Management erweitert die Sicht: Es steht für

ein umfassendes Konzept der Zusammenführung, Verwaltung

und Bereitstellung aller relevanten Informationen im Unternehmen

zur Einbindung in Geschäftsprozesse

ECM integriert Anwendungen des Dokumenten- und

Workflowmanagement, der Archivierung, des Content-

Management

ECM dient letztlich einem umfassenden Wissensmanagement

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Ausgangssituation: Heterogenität der Medien und Systeme

Dokumente und Informationen verteilen sich in Unternehmen auf eine

Vielzahl von Speicherorten:

massiver Informationsüberschuss

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Ausgangssituation: Heterogenität der Medien und Systeme

Papierakten in Abteilungen oder Zentralarchiv

Zentrale Laufwerke

Dateiablagen auf den Einzelrechnern

E-Mail-Systeme

Content Management Systeme

ERP Systeme

Eigenständige elektronische Archivlösungen

Dazu eine entsprechende Vielzahl an Ordnungssystemen

Intranets

z.B.

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Ablage

kosten- und platzintensive Speicherung

viele Kopien

(Originale gehen verloren)

Informationsaustausch

lange Transport- und Liegezeiten

Bearbeitung

sequentiell, fehleranfällig,

zeitintensiv

Mitarbeiter verwenden

zuviel Zeit auf Suchen

Management

keine Laufweg- und Zeitüberwachung

niedrige Informationsverfügbarkeit

Ausgangssituation: Informationsaustausch - verfügbarkeit

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Ausgangssituation: Zunehmende Anforderung an die Compliance

HGB – Handelsgesetzbuch

§ 257: Anforderungen an Aufbewahrung der Geschäfts-

und Handelskorrespondenz (auch E-Mails).

§ 261: Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern

GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

Regelungen und Konkretisierung der Vorschriften des Handelsgesetzbuches

bezüglich elektronischer Dokumente

GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums

Konkretisierung bestimmter Steuergesetze (z.B. Umsatzsteuer zur digitalen

Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen)

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Bessere / gezieltere Informationsversorgung, Reduzierung der

Suchzeiten, Erleichterung der Entscheidungs- und Arbeitsprozesse

Dezentralisierung der Arbeitsabläufe, Entwicklung neuer

Kooperationsformen, Automatisierung von Standardabläufen

Raumeinsparung, Zeiteinsparung ===> Kosteneinsparung

Transparenz der Prozesse, Reduzierung von Mehrfacharbeit

Dokumentenmanagement: Anforderungen

Höhere Rechtssicherheit

Verbesserte interne und externe Kommunikation

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Elektronisches Verwalten, Speichern, Suchen, Verteilen von

strukturierter und unstrukturierter Informationen, Vermeidung von

Medienbrüchen

Integration unterschiedlicher Informationstypen und

Speichermedien

Integration interner und externer Informationen in eine einheitliche

Anwendungsumgebung

Digitale Aktenverwaltung (Records Management)

Dokumentenmanagement-Systeme: Anforderungen

…aus unterschiedlichen Quellen und Systemen unter einem

Zugriffsmodus

Einfacher Zugriff: Intern, online, mobil

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Dokumentenmanagement-Systeme: Anforderungen

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DMS integriert in unternehmensweite Informationssysteme

Quelle: it-novum.com

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Allgemeine Funktionen

AIIM-Modell (Association for Information and Image Management)

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Grundlegende Architektur eines DMS

Bildquelle: Fraunhofer IAO

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Dokumentfunktionen

Administration

Bereitstellen Suche

Dokument

SpeichernErfassen Indexieren

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Erfassung

Faxe

Multimedia-Dateien

Webseiten

E-Mails

Datenbanken

Papierdokumente

Office-Dateien

Quellen (Beispiele)

Übernahmen aus Anwendungen

(Office, ERP, FiBu, XML etc.)

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Indexieren

Aufbau einer separaten Datenbank mit den Metadaten der

Dokumente und Volltextindex

Hinterlegen von Klassifikationen, Thesauri,

Schlagwortlisten

Manuelle Indexierung und / oder suchmaschinenbasierte

Indexierung

Metadaten durch Benutzer vergeben und/oder automatisch

erzeugt

Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten

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Indexieren

Mögliche Probleme bei Volltextindizierung

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Herausforderung für das Indexieren und die Suche:

Beispiel Bilddokument

Benski_Korhonen Lost Pianist

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Speicherung

Speichermedien

CD

DVD

UDO (Ultra Density Optical)

RAID (Redundant Array of independant Discs)

WORM (Write once, read multible)

Festplatte

Jukebox

NAS (Network Attached Storage)

Cloud

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Speicherung

Speicherformate

Originalformate

TIFF

JPEG 2000

PDF

PDF/X

PDF/A

….

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Bereitstellung

Nutzeroberfläche: Proprietär / Web-Browser / Mobile App

Bearbeitung

Weiterleitung: per E-Mail, Hochladen in Gruppenraum, in die

Cloud

Export, z.B. in CMS, ERP, Intranet

Druck

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Suche

Quelle: xfriend.de

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Suche

Suche in der Metadatenbank

Suche mit Hilfe von vorgegebenen Suchbegriffen

(Klassifikation, Thesaurus, Schlagwortliste)

Freie Suche im Volltext

Quellen: Unterschiedlichste Datenquellen und

Anwendungen, strukturierte und nicht strukturierte

Inhalte

Ggf. Suche über alle Systeme im Unternehmen

(DMS, ERP, CMS, Intranet, E-Mail etc.)

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Spezielle Funktionen

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Administration

Rechte- / Zugriffsverwaltung

Benutzerfreundlichkeit, (Individuelle) Anpassung der Oberfläche

Statistische Auswertungen

- Datenträgerbelegung

- Zugriffshäufigkeit auf Datenträger, Dokumente,

- Dokumentarten

- Schlagworte

- Quellen / Quellsysteme

Bearbeitungszuordnung

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Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische

Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme,

Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich

der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und

Informationen über Geschäftsabläufe

und Transaktionen in Form von Akten.

ISO 15489

Records Management:

Records Management / Digitale Akte

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Project Consult Ulrich Kampffmeyer

Records Management/ Digitale Akte

Vom Einzeldokument zur umfassenden Geschäftsakte

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Compliance

Besondere Anforderungen an die revisionssichere

Langzeitarchivierung….

Beachtung gesetzlicher Vorschriften

Erstellung, Verwaltung und Archivierung von

geschäftsrelevanten bzw. aufbewahrungspflichtigen

Dokumenten

…sowie an die geordnete und nachweisbare Löschung von

Informationen

Klare Versionierung

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revisions- und fälschungssicher gespeichert werden

mit den Originalen inhaltlich und ggf. bildlich übereinstimmen

Digital geführte Daten müssen…

während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein

innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden

bei datenschutzrechtlichen Daten gesperrt bzw. nach Sperrzeit gelöscht werden

Compliance

Compliance- und rechtskonforme Langzeitarchivierung gemäß ISO IEC 27001, DIN EN ISO 9001:2008 und BS 7799

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E-Mail-Management

E-Mail-Aufkommen steigt jährlich um 35%

Seit 2007: HGB regelt Umgang mit Geschäftsbriefen „gleichviel in

welcher Form“

Seit 2002: GDPdU verlangt Aufbewahrung steurrelevanter -Mails

87% der Unternehmen senden oder

erhalten Kundenanfragen per E-Mail

- Angebote (82%)

- Bestellungen (60%)

- Rechnungen (43%)

- Verträge (43%) Quelle: „Herausforderungen und Trends im E-Mail Management“, BearingPoint

E-Mail-Management notwendig

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Enterprise Search: Intelligente Suche

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Enterprise Search: Intelligente Suche

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Enterprise Search: Intelligente Suche

Klare Unterschiede zu öffentlichen Suchmaschinen

Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten

Suchtreffer: Ranking bzw. Sortierung wird nach eigen

zu definierenden Kriterien bestimmt (Index,

Metadaten, Profil des Nutzers, Datum der Quelle)

Semantische Verfahren: Darstellung inhaltlicher Zusammenhänge,

Verweise auf mögliche andere Themenbereiche

Durch Benutzer erstellbare Profile

Suche über alle Systeme und Applikationen im Unternehmen

(DMS, ERP, CMS, Intranet, E-Mail etc.)

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Enterprise Search: Intelligente Suche

Parser-Modul (Syntaxanalyse)

Crawler-Modul

Ranking-Modul

Module einer Suchmaschine

Query-Modul

Index-Modul

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Funktionsorientierte Sicht

Fokus auf funktionale BereicheVertrieb Produktion Entwicklung ControllingRechnungs-

wesen

Unternehmen

Prozessorientierte

Sicht

Fokus auf

Geschäftsprozesse

Erwerb

Objekte sind

geliefert

Vertrieb Produktion Entwicklung ControllingRechnungs-

wesen

Unternehmen

Workflow-Management

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Workflow-Management

Geschäftsprozesse systematisieren

Aufgaben auf Arbeitsträger eindeutig

zuordnen

Arbeitsschritte steuern

Transparenz der Geschäftsprozesse

Bereitstellung von Informationen

über den Abwicklungsstand

Arbeitslasten erkennen,

MAKapazitäten optimieren

Prozesslaufzeiten beschleunigen

Aufzeichnung betriebsrelevanter Daten

zur Prozessverbesserung

Vermeidung von Fehlleitung oder

Verlorengehen von Vorgängen

Verringerung der Durchlaufzeiten

Erhöhung der Produktivität

Entlastung der MA von Nachforschungen,

Recherche, Kontrolltätigkeiten, Status

Verbesserung der Fehlerquote,

Qualitätssteigerung, Qualitätssicherung

Entlastung der Mitarbeiter von

Routinetätigkeiten

Verringerung der Durchlaufzeiten

Erhöhung der Reaktionsfähigkeit

der MA durch Wissen

Ziele

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Fest strukturierte

Vorgänge

Teilstrukturierte

Vorgänge

Unstrukturierte

Vorgänge

Urlaubsanträge

Kreditvergabe

Marketingstrategien

Reisekostenabrechnung

Schadensabwicklung

Komplexe Dokumente

Workflow-Management

Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend für fest- und teilstrukturierte

Vorgänge

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Workflow-Management

Grafischer Designer: Beispiel WorkflowXpert.net

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Dokumentenmanagement in der Cloud

Bild: Wikipedia

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Dokumentenmanagement in der Cloud

Chancen

Konzentration auf Kernaufgaben

Strategische und operative FlexibilitätFlexibilität und Skalierbarkeit der Dienste und Anwendungen

Anpassung an jeweiligen Bedarf

Kostenvorteile für Anwender und AnbieterDienste und Anwendungen lassen sich testen

Einsparen von Betriebskosten: Verschieben von fixen zu variablen

Kosten bei der IT

Qualitätsverbesserung der IT-DiensteNutzung leistungsfähiger Rechenzentren und IT-Diensten

Mobile Lösungen

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Dokumentenmanagement in der Cloud

Risiken

Finanzielle RisikenVersteckte Kosten, Systemintegration

Wichtig: Service Level Agreements (SLA)Vereinbarungen regeln Qualitäts- und Quantitätsaspekte der Dienstleistung

(Sicherheit, Verfügbarkeit, Reaktionszeiten etc.)

Operative Risiken

Verfügbarkeit der IT, Kompatibilität und Integrierbarkeit von eigener und Cloud

IT-Infrastruktur

Sicherheitsrisiken

Sicherheit der eigenen Daten

Strategische Risiken

Abhängigkeit, Anbieterwechsel, Verlust eigener IT-Expertise

Rechtliche RisikenCompliance: Kunde ist für Einhaltung rechtlicher Bestimmungen verantwortlich

Internationalität der Dienstleister (andere Rechtslage)

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Dokumentenmanagement in der Cloud

Beispiel doculife (t-systems)

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Der Markt

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Anbieter DMS / ECM-Systeme

Verwirrende Vielfalt

Unterschiedliche Begrifflichkeiten

Unübersichtlichkeit des Marktes

Archivsystem

Dokumentenmanagement

Records Management

Enterprise Content Management

Project Consult

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Deutscher Markt stark durch mittelständische

Hersteller bestimmt

Kundennähe, spezielle Branchenkenntnisse

Wenig Alleinstellungsmerkmale, gängige Anforderungen werden

von den meisten Anbietern erfüllt

Systeme haben Schwerpunkte bei den Funktionen

Zunehmend plattformbasierte Lösungen (Sharepoint)

Darauf aufbauend Speziallösungen durch

Drittanbieter

Marktsituation

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Beispiel: Funktionen von d.velop d3

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Wichtige MarktakteureAnbieter DMS / ECM-Systeme (Beispiele)

Saperion

ELO Digital Office

SER Solutions

Ceyoniq Technology (nscale)

Windream

Docuware

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Wichtige MarktakteureAnbieter DMS / ECM-Systeme (Beispiele)

Dr. Doc

d.velop (d.3)

Easy Software

Optimal Systems

Besonderheit: MS Sharepoint

Plattform für Drittanbieterlösungen (z.B. d.velop ecspand)

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Beispiel ELO Digital Office

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Open Source Angebote (Beispiele)

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Beispiel Alfresco

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Beispiel Alfresco

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Cloud Angebote (Beispiele)

z.T. einfache DM-Funktionen:

Dropbox, Google Drive, MS Onedrive, Evernote, Box, iCloud etc.

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Marktübersicht: Beispiel Pentadoc Radar

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Entwicklungen

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Mobilität

Geräte werden leistungsfähiger

Notwendigkeit der des mobilen Arbeitens

Mitarbeiter erwarten „moderne“ IT-Infrastruktur

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Intuitive Benutzeroberflächen

Usability

Einfache Bedienung

Personalisierung

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Kollaboration

Integration von Social Media Funktionen

Wissensaustausch

Wikis

Blogs

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Bank, Golf, Jaguar…..

Semantische Verfahren

Bedeutung eines Textes

Bedeutung einer Frage

Verknüpfung von relevanten Informationen

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Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Kontakt:Prof. Dr. Martin MichelsonHochschule DarmstadtHaardtring 100D-64295 DarmstadtTel.: +49-6151-16-9389Mobil: +49-177-7933650e-mail: martin.michelson@h-da.deWeb: iuw.h-da.de/michelson

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