Kompaktworkshop

Sich selbst organisieren!

Dr. Stephan ListRavensburg

Wegweiser

● Ursprung● Die Grundprinzipien von GTD® ● Betrachtungsebenen● Die 5 Stufen - Übersicht● Die 5 Stufen – Details● Tipps und Tricks

Ursprung

David Allen„Getting Things Done (GTD®)“

Wie ich die Dinge geregelt kriege

Die Speichermetapher

Flüchtiger SpeicherVerarbeiten

Permanenter SpeicherAblegen

Grundprinzipien

● Die Dinge aus dem Kopf bekommen● Entscheiden, ob etwas zu tun ist● Prinzip des „nächsten physischen Schritts“

Dimensionen des Selbstmanagements

● Horizontal– Was kann ich die Viertelstunde vor der Besprechung

noch alles erledigen?– Ich muss mit meiner Frau besprechen, wohin wir in

den Urlaub fahren.

● Vertikal– Man hat mir eine neue Position angeboten. Soll ich

annehmen oder nicht?– Was ist mein Beitrag zum Leben, zum Universum und

überhaupt Allem?

Vertikal:Flughöhen im Selbstmanagement

● > 50000 ft. Das ganze Leben● 40000 ft Visionen über 3 bis 5 Jahre● 30000 ft Ziele über 1 bis 2 Jahre● 20000 ft Verantwortungsbereiche● 10000 ft Momentane Projekte● Startbahn Gegenwärtige Handlungen

Die 5 Stufen

(1) Erfassen (Clearing)(2) Durcharbeiten (Clarifying)(3) Organisieren (Organizing)(4) Durchsehen (Reflecting)(5) Durchführen (Engaging)

Halte die Stufen auseinander!

Erfassen

Grundsatz: Alles aus dem Kopf!

– Lose Enden ins Erfassungssystem!

– Möglichst wenig Sammelbehälter!

– Regelmäßig leeren!

Erfassen: Die „Urliste“

Was haben Sie im Kopf?

● Mentaler Kehraus:– Alles aufschreiben.– Immer in eine Zeile.– Die Menge machts.– Nicht weiter darüber nachdenken

(kann man später immer noch machen).

Erfassen

Hilfsmittel:● Eingangskorb● Schreibpapier und Blöcke● Notizzettel● Elektronische Notizen● Diktiergerät● E-Mail

Durcharbeiten

● Um was handelt es sich?● Muss/kann ich etwas tun?

Nein!

● In den Papierkorb● In die Ablage für später● Irgendwann/Vielleicht

Ja!

Grundfragen:● Was soll dabei herauskommen?● Was ist der nächste physische Schritt?

Schritt dauert < 2 Minuten

Tu es jetzt sofort!

Schritt dauert > 2 Minuten

● Muss ich es tun?● Bin ich überhaupt zuständig?

Wenn NEIN, dann

● Weiterleiten● Delegieren

Schritt dauert > 2 Minuten

● Muss ich es tun?● Bin ich zuständig?

Wenn JA, dann

● Einplanen● Auf Termin legen● Wenn es passt● E-Mail an sich selbst

Organisieren: Kategorien

● Ergebnisse– Projekte– Ziele– Visionen– Warten auf Andere

● Handlungen– Terminiert– Kontext– Warten auf Andere

● Ausbrüten– Irgendwann/Vielleicht– Einplanen, auf Termin

legen● Unterstützen– Pläne– Notizen– Protokolle

● Ablegen– Allgemeine, spezielle

Informationen

Organisieren: Hilfsmittel

● Listen● Projektlisten● Kalender● Terminkartei (43 folders)● Ablagen● Checklisten● Mind-Maps● Software

Durchsicht: Auf der Startbahn

● Mehrmals täglich.● Kalender: Immer, wenn man wissen muss, was

gerade anliegt.● Listen: Immer, wenn man auswählen kann, was

man tun möchte.● Was sagt die Kehraus-Liste?

Tagesgeschäft

Projekte

Alles was ● > 2 Minuten braucht● aus mehr als 1 Schritt besteht● Innerhalb eines Jahres erledigt sein muss.

Natürliche Planung

(1) Zweck und Grundsätze festlegen(2) Ergebnis geistig vorwegnehmen(3) Brainstorming(4) Organisieren(5) Nächste Schritte bestimmen

Durchsehen

● Täglich● Wöchentlich● Gelegentlich bei Bedarf

Alles aus dem Kopf!

Durchsehen

Grundsätze:● Von oben nach unten● Immer nur EIN Schriftstück● Niemals wieder in den Eingang zurücklegen

Durchsicht: Flughöhe 10000 ft

Projekte = Ergebnisse, die mehr als einen Schritt benötigen und innerhalb eines Jahres erledigt sein müssen.

● Wöchentliche Durchsicht.● Immer, wenn man das Gefühl hat, die Liste ist

nicht mehr aktuell.

Durchführen

(1) Kontext(2) Verfügbare Zeit(3) Verfügbare Energie(4) Priorität

In dieser Reihenfolge!

Das Buch zum Workshop

David Allen:

Wie die Dinge geregelt kriege.

München: Piper, 2005

Kontakt

Dr. Stephan ListTraining • Beratung • KonzepteRabenweg 13D- 88213 Ravensburg

Tel.: (0751) 79200e-Mail: info@drlist.de