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Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2001

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Trends und Zukunft der Dokumenten-Technologien


Telekom-Berater-Tag

Bonn, 23.11.2001

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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PROJECT CONSULTPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg

Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Director

AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs

Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchet

Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors

Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group

BITKOM e.V., BerlinAK KEM Knowledge Engineering und ManagementMitglied des Vorstands

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Themen

• Dokumenten-Technologien: Wege aus dem Begriffswirrwarr

• Architektur und Funktionalität

• Anforderungen aus Anwendersicht

• Trends 2001

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Dokumenten-TechnologienWege aus dem Begriffswirrwarr

Was ist ein Dokument

Was ist Dokumenten-Management

Was sind Document Related Technologies

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Was ist ein Dokument ?

• Ein Dokument kann alles sein:... ein gescanntes Faksimile... eine Word-Datei... ein Satz in einer Output-Datei... eine digital signierte eMail... eine E-Business-Transaktion... ein Multimedia-Objekt... eine Sprachaufzeichnung... ein digitales CAD-Modell... etc.

• Alle zusammengehörigen Informationen, die zu einem definierten Zeitpunkt konsistent, im Sachzusammenhang und authentisch als Datei oder Bestandteil einer Datei in einem DV-System vorliegen, sind ein digitales Dokument

• Elektronische Dokumente erhalten durch die digitale Signatur eine neue Rechtsqualität

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Was ist Dokumentenmanagement ?

• Dokumentenmanagement im engeren Sinn• Dynamisches oder klassisches Dokumentenmanagement dient

zur Verwaltung und Speicherung von Dokumenten während ihres Lebenszyklus vor der Archivierung

• Checkin/Checkout, Versionsmanagement, etc.

• Dokumentenmanagement im weiteren Sinn• Bezeichnung der Branche bis Ende der 90er Jahre• Ursprüngliche Kategorien:

• Imaging• Scanning• Archivierung• COLD• Groupware• Workflow• Dokumentenmanagement im engeren Sinn• Dokumentenmanagement im Intranet

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„Abgrenzungen“

• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)• Elektronische Archivierung, COLD• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management• Workflow, Groupware• Capture, Scannen

• Knowledge Management• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,

DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning

• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc.

• Enterprise Content Management• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge

Management, ASP/DMCO etc.• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,

Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.

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Was ist der Unterschied? Dokumenten Management

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument Management Document Management Content ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal

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Was ist der Unterschied? Knowledge Management

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal

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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal

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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal

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Alles nur eine Frage der Definition ?

• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content

Management• vom elektronischen Archiv zum Document

Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship

Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum

Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions

(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management

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Was ist DRT ?Document Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

DRT sind

a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind

b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden

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Architektur und Funktionalität

Drei IT-Strategien im Widerspruch

Enabling und Engines

Standards

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ZWEI Architekturen im Wettbewerb

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DREI Architekturen im Wettbewerb

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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden

Source: AIIM 2001 Industry Study

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Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management

als

integrative Middleware

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als

unabhängige Dienstefür alle Anwendungen

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als

ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp

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Der PORTAL Stern

Internet

Info

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RetrievalGroupware

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DocumentManagement

Business

Intelligence

Excalibur

PC DOCSFULCRUM

Dataware

grapeVineHyperwaveIntraspect

Meta Systems Guild

SemiaVerityAutonomy

Knowledge Track

Verge Perspecta

DatachannelSagemaker

GiyphicaPowerize.com

Coextant

USU

Aaneid

Microsoft

Lotus/IBM

Radnet

InfoImageSAP (mySAP)

PeopleSoftJ.D.Edwards

Oracle

Ariba

Yahoo!

AOL/NetscapeInfoseek

Inktomi

Portera

EpicentricIntranetSolutions

OpenTextDocumentum

CeyoniqSER Systems

ViadorHummingbird

Sqribe

InformationAdvantage

Top Tiar

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Anforderungen aus Anwendersicht

Automatisierung der Informationserfassung

„Der einheitliche Postkorb"

Integrationsaspekte

Erschließung von Wissen

Sicherheit

Einfacher Betrieb

Rechtssichere Archivierung

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Automatisierung der Informationserfassung

Schlagworte: Automatische Klassifikation, Auto-Categorisation

Komponenten: OCR, ICR, Klassifikation, Indizierung, Routing, Workflow etc.

Anwendererwartung:• Keine manuelle Indizierung zur Informationsverteilung beim

Posteingangsscannen

• Zusammenführen von gescanntem Posteingang mit anderen Quellen (E-Mail, elektronisches Fax)

• Abgleich mit vorhandenen Stammdaten zur Qualitätsverbesserung

• Routing von Dokumenten nach Klassifikationskriterien

• (Vor-)Indizierung und strukturierte Ablage nach Klassifikationskriterien

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Der „einheitliche Postkorb“

Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box

Komponenten: Groupware, E-Mail, Workflow, DMS, Portale etc.

Anwendererwartung:• Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang,

Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box

• Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muß wissen, wo die Information ist“)

• Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität

• Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com

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Integrationsaspekte

Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management

Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc.

Anwendererwartung:• Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen

Anwendungen über eine Middleware

• Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können

• Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können

• Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz

• Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können

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Erschließung von Wissen

Schlagworte: Knowledge Management, Knowledge Sharing, Knowledge Enabling

Komponenten: Classification, Data-Mining, Profiling, Agents,Personalisation, Context-Analysis etc.

Anwendererwartung:• Verdichtung von vorhandenen Informationen durch „intelligente

Software“ zu „Wissen“ um sich selbst Strukturierungs- und Ordnungsaufwände zu sparen

• Vollständigkeit, Richtigkeit, Relevanz und Aktualität von Recherche-Ergebnissen in unstrukturierten Daten und Dokumenten

• Übertragung des Wissens der Mitarbeiter in Softwaresysteme, um sich von den einzelnen Köpfen unabhängig zu machen, situations- und anforderungsgerecht, zeit- und ortsunabhängig „Wissen“ elektronisch bereitzustellen

• Wissen messbar und wirtschaftlich bewertbar zu machen

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Sicherheit

Schlagworte: Kryptographie, redundante Systemauslegung, Firewall, Active Protection Agents

Komponenten: Verteilte Systeme, Sicherheitsprotokolle, Berechtigungssysteme etc.

Anwendererwartung:• Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen

immer aktuell die gleichen Rechte• Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im

Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht

• Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen

• Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches

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Einfacher Betrieb

Schlagworte: Grafische Administrationstools, Monitoring, Workflow-Self-Optimisation,

„Browser“

Komponenten: Directory Services, übergreifende Admin-Tools für unterschiedliche Anwendungen, Software- verteilung, Portale mit “Thin-Clients“ etc.

Anwendererwartung:• Reduzierung der Administrationsaufwände bei gleichzeitiger

Erhöhung der Datenintegrität

• Rollenkonzepte zur Überwindung der bisherigen Restriktionen von Berechtigungssystemen

• Einheitliche Speichersysteme als Enterprise Repositories oder DataWarehouses zur Überwindung von Medienbrüchen, Informationsredundanz und Format-Problemen

• Selbstoptimierende, fehlertolerante Software

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Rechtssichere Archivierung

Schlagworte: Änderung HGB AO, GDPdU, elektronische Signatur, Transaktionsarchivierung

Komponenten: Revisionsichere Archivsysteme, recherchierfähige

Speicherformate, qualifizierteSignatur, Archivsystem-Dienste etc.

Anwendererwartung:• Bereitstellung von Software und Hardware, die den

Anforderungen des Gesetzgebers entspricht

• Migrationskonzepte, die die unveränderte und verlustfreie Nutzung von Informationen über die Aufbewahrungsfrist garantieren

• Standardisierte, langlebige Speicherformate

• Lösungen zur Integration der elektronischen Signatur und zur problemlosen Verwaltung von Zertifikaten und Archivierung von elektronisch signierten Dokumenten

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Trends 2001

Trends aus Marktsicht

Trends aus Marketingsicht

Trends aus Anbietersicht

Trends aus Produktsicht

Trends aus Beratungssicht

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Markt

• Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren

• Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content-Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement

• Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein

• DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus

• Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet

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Marketing

• Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU

• Web-Enabling und Portale

• Knowledge Management

• Integration in bestehende Softwareumgebungen

• Enterprise-Content-Management

• E-Mail-Archive

• Branchenlösungen für vertikale Märkte

• Zertifizierung

• Digital Preservation und Langzeitarchivierung

• Wirtschaftlichkeit

• Document Warehouses

• ASP

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Anbieter

• Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen

• Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern

• Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-wettbewerb zu bestehen

• Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen

• Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt

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Produkte

• Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten.

• Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte:• Automatische Klassifikation• Hochleistungserfassungssysteme• Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen• Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte• Personalisierung• Output-Management• Web-Content-Management• Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration• Portale• Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive• Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services• Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe• Multilingualität

• Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)

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Beratung

• Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen:

• DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein

• Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an

• Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung

• „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck

• Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

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