E-Invoicing –

Elektronische Rechnungen

Teil der ECM-Strategie

Juli 2016

Detlev Mages - Bereichsleiter EDV

Konrad Kleiner GmbH & Co. KG 1

Einführung

Wir sind ein eigentümergeführtes, mittelständisches

Großhandelsunternehmen.

Unsere Kundenstruktur umfasst in der Mehrzahl kleine und

mittlere Handwerks- und Industriebetriebe im Bauhaupt- und

Baunebengewerbe, aber auch einige große Industriekonzerne

und natürlich Bund, Länder und Gemeinden, öffentliche

Einrichtungen etc.!

Wir haben mehr als 10.000 aktiv kaufende Kunden im B2B

und mehr als 800 aktive Lieferanten!

Wir waren und sind davon überzeugt, dass wir den Weg zu

mehr EDI, zu mehr elektronischen Prozessen und

automatisierten Verfahren gehen müssen (Management

Commitment)!

Juli 2016

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EDI?

EDI? (UN/Edifact, WebEDI)? 1. UN/EDIFACT ist die Abkürzung

für United Nations Electronic Data Interchange For Administration,

Commerce and Transport. EDIFACT ist ein branchenübergreifender

internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im

Geschäftsverkehr. EDIFACT ist einer von mehreren

internationalen EDI-Standards

2. EDIFACT-Verzeichnisse a) Die verschiedenen EDIFACT-Versionen nennt man Verzeichnisse.

b) Diese EDIFACT-Verzeichnisse werden regelmäßig (2 mal im Jahr jeweils zum

01.04. und 01.10.) überarbeitet, um neue EDIFACT-Nachrichten aufzunehmen

oder bestehende zu aktualisieren. EDIFACT-Verzeichnisse haben Namen wie

D.03B

3 Juli 2016

Detlev Mages - Bereichsleiter EDV

Konrad Kleiner GmbH & Co. KG

Genug!

1. EDIFACT-Subsets

Aufgrund der Komplexität haben sich branchenspezifisch sogenannte Subsets von EDIFACT entwickelt.

Diese Subsets sind EDIFACT Teilmengen und beinhalten nur die für bestimmte Anwendergruppen

relevanten Funktionen.

a) CEFIC – Chemische Industrie

b) EANCOM – Konsumgüterindustrie

c) Edi@Energy - Strom und Gas (nur für Deutschland gültig)

d) EDIBDB – Baustoffbranche

e) EDIFICE – High Tech Industrie

f) EDIFOR - Speditionsbranche

g) EDIFURN – Möbelbranche

h) EDIGAS - Ferngasgeschäft

i) EDILEKTRO - Elektroindustrie / Elektrogroßhandel

j) EDILIBE – Buchhandel

k) EDIPAP - Papierhersteller / -großhandel / -verarbeitende Industrie

l) EDITEC - Sanitärbranche

m) EDITEX – Textilindustrie

n) EDITRANS - Transportwirtschaft

o) EDIWHEEL - Reifen- und Räderhersteller (inkl. AdHoc EDI)

p) ETIS - Telekommunikation (nur für Rechnung)

q) ODA/ODIF - Allgemeine Dokumentenformate

r) ODETTE - Automobilindustrie

s) RINET - Versicherungswirtschaft

4 Juli 2016

Detlev Mages - Bereichsleiter EDV

Konrad Kleiner GmbH & Co. KG

Status Quo

Status Quo Anfang 2012 war:

EDI war für uns:

KEIN Thema der Effizienzsteigerung,

KEINE Prozessverbesserung,

KEINE Kostenreduktion!

EDI hat vielmehr bedeutet:

MEHR Prozesse,

MEHR Technik (Hard- und Software),

MEHR Formate,

MEHR Kunden- und Lieferantenanforderungen,

MEHR Projekte,

MEHR Zeit,

MEHR Kosten!!

Juli 2016

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Quo vadis?

Die Frage, welchen Weg wir beschreiten sollten, um diesen Status

Quo in die richtigen Richtung zu verlassen, lässt sich ableiten:

Der Weg konnte nicht in die Richtung des MEHR an

Prozessen, Technik, etc. gehen.

Aus unserer Anwendersicht ist es deshalb vollkommen

unerheblich, ob ein neues Format, ein besserer Konverter

oder ein weiteres Lieferantenportal verfügbar wird.

Das gilt im Übrigen auch für ZugFerd – „Just another format“!

(Im Rahmen einer Regierungsinitiative entwickeltes Format

zum elektronischen Rechnungsaustausch)

Juli 2016

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Start

In 2012 sollte die „Neuordnung“ der

elektronischen Prozesse starten:

01.04.2012 Projektstart „e-Docs“

Daraus resultierend die Entscheidung, mit

Ausgangsrechnungen zu starten

Prämisse: Nicht das „Rad“ neu erfinden

Nicht „selber machen“!

7 Juli 2016

Detlev Mages - Bereichsleiter EDV

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Die Richtung

Der Weg musste in Richtung

WENIGER Prozesse,

WENIGER Technik,

WENIGER Formate,

WENIGER Anforderungen,

WENIGER Zeit und damit

WENIGER Kosten gehen!

MEHR Effizienz, MEHR Transparenz

sind die MEHRs,

die das Ziel markierten!

Juli 2016

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Unser Weg

Unser Weg war deshalb der Weg zu einem Dienstleister, der transparent

und zum Start weitgehend kostenneutral, später kostenreduzierend

folgende Merkmale bieten sollte:

EIN Ausgangsformat für unsere belegbasierende Kommunikation

EIN Eingangsformat für den Empfang belegbasierender Kommunikation

Kontroll-, Reporting, Logging- und Workflowangebote für uns

Kontroll-, Reporting, Logging- und Workflowangebote für die angebundenen Kunden

und Lieferanten,

oder totale „Unsichtbarkeit“ für die Kunden und Lieferanten, die diesem Thema noch

ablehnend gegenüber stehen

Integration aller noch bestehenden Papierprozesse

Für uns vollkommen transparente Einbindung anderer Portale und Dienstleiter

(Roaming)

Ergänzende Angebote für vertriebs- und marketingorientierte Prozesse

Juli 2016

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Unsere Lösung

Durch Recherche und unterstützt durch die

Mitarbeit im „e-Docs“-Projekt haben wir einen

starken Partnerverbund (TRAFFIQX) gefunden.

Einer dieser Partner im Verbund und unser

Dienstleister ist neopost.

Für alle Stationen „unseres Weges“ gibt es ein

Angebot aus dem Partner-Verbund

Phasenweise Einführung kein Problem

Kosten jederzeit transparent und unter den

entsprechenden Eigenaufwendungen

10 Juli 2016

Detlev Mages - Bereichsleiter EDV

Konrad Kleiner GmbH & Co. KG

Der Verlauf (Rechnungsausgang)

Einrichtung Testzugang und erste Einweisung

(unser Aufwand 1 Std.)

Einrichtung des Rechnungsformulars

(unser Aufwand 1 MT)

Testbetrieb Rechnungsdruck und Versand aus dem Datev-

Rechenzentrum

(unser Aufwand 2 MT)

Umstellung auf Produktivumgebung mit 200 Initialkunden, die

Rechnung als PDF per Email wünschten, der Rest gedruckt

(unser Aufwand 4 Std.)

Einladung weiterer Kunden zum elektronischen Empfang läuft

kontinuierlich

(per Druckbeilage, per Email, über Internet, über Callcenter)

11 Juli 2016

Detlev Mages - Bereichsleiter EDV

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Eingangsrechnungen

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PDF Direkt zu uns

o Wer empfängt?

o SPAM-Problem

o Kein Workflow (EK)

o Keine Zuordnung Archiv

o Kopf manuell anlegen!

o Format (TIF Problem)

PDF Zu neopost

o Weiterleiten

o Automatisch Laden

o PEP (Workflow)

o Zuordnung Archiv

o Kopf manuell anlegen!

o TIF kann abgelehnt

werden!

PDF verarbeitet

von neopost

o neopost extrahiert

Daten

o PEP (Workflow)

o Kopfanlage automatisch

o Zuordnung Archiv

automatisch

o Zuordnung ECM-Akte

automatisch

PDF Container mit Daten

o PDF kommt mit Daten

o Kopfanlage automatisch

o Zuordnung Archiv und

ECM automatisch

o Möglichkeit der

Beleganlage mit Positionen

Juli 2016

Detlev Mages - Bereichsleiter EDV

Konrad Kleiner GmbH & Co. KG

Ziel (fast) erreicht!

Das ermöglicht uns die:

Konzentration auf innerbetriebliche Prozesse

Verlagerung der Diskussion mit Kunden und Lieferanten

auf Inhalte und NICHT auf Verfahren und Technik

Und damit heben der vielzitierten Effizienz- und

Einsparpotentiale!

Juli 2016

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Q & A

Zeit für Fragen

?

14 Juli 2016

Detlev Mages - Bereichsleiter EDV

Konrad Kleiner GmbH & Co. KG

Geschafft!

Herzlichen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit

15 Juli 2016

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Konrad Kleiner GmbH & Co. KG

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