dbs | e-mail-management

digital business solution

E-Mail-Management

dbs | e-mail-management

Die digital business solution (dbs) | e-mail-management der d.velop AG er-möglicht die langfristige, vollständige und sichere Archivierung sowie die blitz-schnelle Recherche sämtlicher ein- und ausgehenden E-Mails. Das senkt Kos- ten, spart Platz auf dem E-Mail-Server und vermeidet Datenverlust durch ver-sehentliches Löschen von Nachrichten. Dabei ist die Lösung sowohl für Mi-crosoft Exchange als auch Lotus Notes, Novell GroupWise und Tobit David ver-fügbar.

Aus der Praxis wissen wir, dass wichtige Informationen zu Geschäftsvorgängen häufig in diversen Anwendungen und Systemen verteilt sind. In Papierform im Posteingang, in Dateiordnern, in Da-tenbanken und immer häufiger auch in den E-Mail-Postfächern der Mitarbeiter –

und das auch noch in unterschied-lichsten Datenformaten. Die dbs | e-mail-management der d.velop AG leitet E-Mail-Inhalte und -Anhänge an eine zentrale Sammelstelle weiter und stellt sie von dort aus jedem Anwender zur Verfügung. So wird der Umgang mit dem Medium E-Mail vereinfacht, strukturiert und beschleunigt.

Individuell zugeschnittenSie bestimmen selbst, was wann mit wel-chen E-Mails geschieht und wer welche Nachrichten bearbeiten soll . Mit der ein-gebauten Scripting Engine lassen sich Ihre individuellen Anforderungen je-derzeit umsetzen oder anpassen, ohne Änderungen am erworbenen Produkt vorzunehmen.

Die Weiterverarbeitung über digitale Workflows wird durch die Verknüpfung des digitalen Archivs mit Ihrem E-Mail- Server zum Kinderspiel . Damit lassen sich viele wiederkehrende Vorgänge, die Sie heute noch mühsam manuell ausführen, vollkommen automatisieren. Die Kombination mit weiteren d.velop-Lösungen, z. B. zur Eingangsrechnungs-verarbeitung, für das Personalmanage-ment oder Vertragsmanagement, lässt sich der Funktionsumfang modular er-weitern und individuell anpassen.

Für eine individuelle und professionelle Beratung stehen Ihnen die Experten der d.velop AG gerne mit ihrem Know-how zur Verfügung. Fordern Sie uns!

E-Mail-Management leicht gemacht: bequemer Zugriff auf archivierte E-Mail-Inhalte

und -Anhänge über den browserbasierten Webzugang.

Bequemer Zugriff auf das d.3-Archiv direkt aus der Outlook- oder Lotus-Notes-

Benutzeroberfläche heraus.

„E-Mail-Management von d.velop ist weit mehr als nur die Archivierung elektronischer Post.

Geschäftsrelevante Nachrichten und Anhänge werden inhaltlich ausgelesen sowie zentral, sicher

und rechtskonform aufbewahrt – vorgangsbezogen und übersichtlich in digitalen Akten. Dort ste-

hen sie jedem Mitarbeiter jederzeit zur Verfügung und sorgen so für mehr Transparenz und Nach-

vollziehbarkeit im E-Mail-Chaos.“

Perfekte Übersicht

Erhöhte Effizienz

Revisionssicher und rechtskonform

dbs | e-mail-management

Das d.velop E-Mail-Management macht den Umgang mit E-Mails zum Kinderspiel. Durch die Auslagerung in ein digitales Archiv wird zudem der Mailserver entlastet.

- Automatische Klassifizierung des Inhalts einer E-Mail direkt auf dem Server- Archivierung sämtlicher E-Mail-Inhalte und -Anhänge im digitalen Archiv („Single Instancing“)- Verwaltung von funktions- oder themenbezogenen Postfächern- Automatische Verteilung an zuständige Bearbeitungsstelle im Unternehmen- Vorgangsbezogene Darstellung in automatisch erstellten digitalen Akten

- Direkter Archivzugriff aus dem E-Mail-Client heraus- Entlastung des E-Mail-Servers durch Auslagerung in das digitale Archiv- Notwendigkeit der separaten Sicherung von PST-Dateien oder Notes-Datenbanken entfällt- Private Daten können von der automatischen Archivierung ausgenommen werden

- Einhaltung gesetzlicher und weiterer Anforderungen an digitale Datenhaltung wie EuroSOX, Solvency II, GDPdU, GoBS, HGB, AO oder Produkthaftungsgesetz- Monitoring und Zugriff auf alle Informationen während des gesamten Lebenszyklus

eines Dokuments- Sichere Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen

E-Mail-Client(z. B. MS Outlook oder Lotus Notes)

AutomatischeKlassifizierung

Teilnahme an Workflows

Bequeme Recherche

Archivierung im digitalen Archiv

Übersichtliche Darstellung in automatisch erstellten digitalen Akten

E-Mail-Server

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AGdigital business solutionsSchildarpstraße 6–848712 Gescher

Fon +49 2542 9307-0Fax +49 2542 9307-20

www.d-velop.deinfo@d-velop.de

Einfach in der Anwendung

Technisch up to date

• ZentraleDatenhaltungvonE-MailsundAnhängenimdigitalenArchiv• BequemeSuchenachbeliebigenE-MailsoderAnhängenindergewohntenAnwenderoberfläche• KeineAuslagerungvonfehleranfälligenundschwerkontrollierbarenPST-Dateien• ÜbersichtlicheE-Mail-VerwaltungindigitalenAkten• AutomatischeserverseitigeOrdnererstellungund-überwachung• TrennunggeschäftlicherundprivaterE-Mails• VollständigeÜbersichtdankEinbindungderE-MailsinGeschäftsvorgänge,Kundenaktenu.v.a.

• RechtssicherelangfristigeArchivierungvonE-Mails,DatenundDokumenten• EntlastungdesE-Mail-ServersundderPostfächerdurchAuslagerungindasdigitaleArchiv• ÜbernahmevorhandenerAkten-undOrdnerstrukturen• VerfügbarfürMicrosoftExchange,LotusNotes,NovellGroupWise,TobitDavid• IntegrationinMicrosoftOfficeSharePointServer2007• IndividuelleScriptingmöglichkeiten• VollständigeE-Mail-Klassifizierung• RegelbasiertesLöschenarchivierterE-MailsausdenPostfächern

Die d.velop AG mit Sitz im nordrhein- westfälischen Gescher ist ein inno- vatives und dynamisches IT-Dienstleis-tungsunternehmen, das sich auf die Themen Enterprise Content Manage-ment (ECM), digitale Archivierung, Do-kumenten- und Workflow-Management sowie Knowledge-Management kon-zentriert. Seit 1992 steht der Name

d.velop für Effizienz, Kreativität und Erfolg. Als führender Anbieter im ECM-Markt entwickeln wir Lösungen für In-dustrie, Handel, Logistik, Banken, Ver-sicherungen, öffentliche Verwaltungen, Healthcare und weitere Branchen. Mit kompetenten Mitarbeitern und Partnern schaffen wir gemeinsam kundenorien-tierte Lösungen, die Unternehmen aller

Größen und Branchen helfen, ihre Ge-schäftsprozesse zu optimieren und sich so erfolgreich im Markt zu etablieren. Solides kaufmännisches Handeln so-wie partnerschaftliche Zusammenarbeit sind die Grundlagen unserer Arbeit. Die dbs | e-mail-management ist eine von zwölf etablierten Standardlösungen der d.velop AG.

Stand: November 2010. Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.