eAkte mit d.3 digitale Vorgangsbearbeitung für Sachakten und Fallakten

Laurenz Stecking

gestern….

Tägliche Herausforderungen in der Öffentlichen Verwaltung

gestern….

…heute…

Tägliche Herausforderungen in der Öffentlichen Verwaltung

…und morgen

Tägliche Herausforderungen in der Öffentlichen Verwaltung

codia Software GmbH

• Lösungsanbieter mit strategischer Ausrichtung auf Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und eGovernment sowie Scandienstleistung

• Zielmarkt: Öffentliche Verwaltungen mit Schwerpunkt Kommunalverwaltungen und Hochschulen

• Langjährige Erfahrung mit 16 Jahren Lösungskompetenz im Zielmarkt

• 45+ Mitarbeiter bundesweit mit Hauptsitz in Meppen• 170+ direkt und indirekt betreute kommunale Anwender• d.velop competence center (dcc) eGovernment

d.velop AG

• Anbieter von integralen Lösungen für• Digitale, revisionssichere Archivierung• Verwaltung von elektronischen Dokumenten• Workflow

• gegründet 1992• 300 Mitarbeiter am Standort Gescher• 15 Tochterunternehmen in Europa• Mehr als 350 Experten in der d.velop group• Mehr als 500 Experten im d.velop competence network• Über 5.000 Kunden • Beteiligung an der codia Software GmbH mit 25%

Probleme in der Praxis, vor der Einführung der eAkte

• Papierakten sind nicht vollständig und geordnet, Teile der Akte gibt es nur noch digital

• elektronische Ablagen (Filesystem, E-Mail Postfächer) sind nicht vollständig und geordnet

• elektronische Dokumente werden für verschiedene Zwecke kopiert und innerhalb der Verwaltung per E-Mail verschickt

• elektronische Dokumente werden unabhängig von gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt

eAkte im d.3-System

• Ziel: Ganzheitliche Elektronische Akte• Unterschiedliche Dokumentenquellen:

• Office-Programme• E-Mail• Papier (Scannen)• Dateiablage, Internet• Fachverfahren

• Langzeitstabile Dokumentenformate (TIFF, PDF/A)• Integration / Anbindung Fachverfahren

• Recherche aus dem Fachverfahren• Übernahme Dokumente und/oder Indexwerte

• Berechtigungen / Zugriffskontrolle• Elektronische Signatur• Revisionssicherheit = Rechtssicherheit• Aufbewahrungsfristen / Aussonderung

Aktenarten

• Fallakten� In der Regel große Mengen gleichartiger Akten, die ihre

Aktenzeichen und Metainformationen aus einem führenden Fachverfahren erhalten.

� Elektronische Akte in Verbindung mit Sachbearbeitung und Fachverfahren

� Struktur fachspezifisch (Fachverfahren)

• Sachakten� Querschnittliche Informationsablage� Strukturierte Ablage z. B. nach „Aktenplan“

� Einheitlichen Metainformationen über die gesamte Verwaltung, Akten- und ein Vorgangszeichen, Erstellungsdatum, Aufbewahrungsfrist, die federführende Organisationseinheit etc. Behördenweit eine einheitliche Systematik für die Aktenführung:

codia Fallakten mit Fachverfahrens-und Anwendungsintegrationen

• Grundsatz: „Fachverfahren bleibt führendes Verfahren“

• Transparenter Dokumentenzugriff aus dem Fachverfahren

• Automatisierte Belegübernahme bei Massendruck

• Metadaten / Dokumentattribute aus dem Fachverfahren

• codia hat über 140 Fachverfahren an d.3 angebundenSAP, Infoma nsk, AB-DATA, H&H, Prosoz, Lämmerzahl, Prosozial, Prosoz, Gekos, OTS, Avviso, ABIT phinAVV, AKDN Sozial, HIS …

Aktenarten: Sachakten

• Definierte Ablagestruktur und Metadaten (Akte-Vorgang-Dokument)

• Aktenplan als übergeordnetes hierarchisches Ordnungssystem

• Aktenschlüssel (Aktenzeichen, Vorgangsnummer), Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen etc. abgeleitet aus der Aktenplannummer der Betreffeinheit im Aktenplan

• Allgemeine Schriftgutverwaltung in der Registratur

Alle guten Dinge sind 3…

Die 3 integralen Funktionselemente im d.3-System

• Digitale Archivierung

• Dokumenten-Management

• Workflow-Management

E-Government

E-Government ist Gesetz!

Aber: Es geht auch ohne Gesetz !

E-Government

Die eAkte ist ein Gebot der Vernunft

• technisch

• organisatorisch und

• wirtschaftlich

sinnvoll

Strategie vor Organisation

Organisation vor Technik