eBook fuer Gruender und Selbstaendige - Steuern und Recht - von eSteuerPartner -...

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Harald Zankl ▪ Holger Kock

Steuern & Recht

Rechtsformwahl ▪ mit Sonderteil: GmbH/UG

Sozialversicherung ▪ Umsatzsteuer ▪ GewSt ▪ ESt

KSt ▪ Einnahmenüberschussrechnung vs. Bilanz


1. Auflage 11/2013

Alle Rechte vorbehalten.

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und elektronisch oder online zugänglich gemacht werden. Veräußerung oder

vergleichbares Erzielen eines Entgelts ist nur mit schriftlicher Zustimmung

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den Inhalt wird daher keine Haftung übernommen. Dieses Werk ersetzt keine

Beratung im Einzelfall – die wir aber natürlich gerne erbringen.

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GründerBasics – Tipps & Infos aus der Praxis für die Praxis

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Lieber Leser, i egleite als „e“teue Pa t e stä dig G ü de ei de U setzu g ih e Idee .

Als Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer sehen wir bei der Gründung

selbst und später auch im laufenden Geschäft, welche Fragen auftauchen und wo

Fallstricke lauern.

Wir wollen in diesem eBook praxisrelevante Fragen beantworten und eine

Hilfestellung anbieten. Unser Anspruch ist, in knapper Form Tipps und Hinweise aus

der Praxis zu geben und das Augenmerk für mögliche Probleme zu schärfen.

Viele der Themen erreichen sehr schnell einen Komplexitätsgrad, der den

E fah u gsho izo t ei es G ü de s ü e steigt. We die „Ei sätze höhe e de ,

gilt: jemanden fragen, der sich auskennt.

Au h „alte U te eh e fü hse ha e a h Jah e i Ges häft die ot e dige Erfahrung und können viele Fragen beantworten – für Gründer ist netzwerken daher

besonders wichtig!

Viel Erfolg wünschen die eSteuerPartner

Harald Zankl Holger Kock

Rechtsanwalt / Steuerberater Wirtschaftsprüfer / Steuerberater

Wir sind dankbar für Anregungen & Hinweise: [email protected]

Material aus unseren regelmäßigen Gründer-Workshops und weitere Infos für

Gründer gibt es auf www.esteuerpartner.de/gruender

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Zu den eSteuerPartner-Gründerseiten

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Über die Autoren

RA/StB Harald Zankl WP/StB Holger Kock

Harald Zankl (Jahrgang 1976) ist Rechtsanwalt und Steuerberater. Zunächst

Finanzbeamter in der Bayerischen Finanzverwaltung (Abschluss als Diplom-

Finanzwirt im Jahr 2000), danach Jurastudium an der Ludwig-Maximilians-

Universität in München.

Mehrjährige Tätigkeit im Bereich der steuerlichen Gestaltung und Beratung, u.a.

bei den international führenden bzw. national tätigen Sozietäten Freshfields

Bruckhaus Deringer sowie RP Richter & Partner (heute: Baker Tilly Roelfs).

Holger Kock (Jahrgang 1972) ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Studium der

Europäischen Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule Trier und der

University of West London mit Doppeldiplom als Diplom-Betriebswirt und Master

of Arts.

Seit 2001 Steuerberater, seit 2002 Wirtschaftsprüfer. Langjährige Tätigkeit bei

Arthur Andersen und später bei Ernst & Young, einer der international führenden

Steuerberatungsgesellschaften.


Über eSteuerPartner

Wir beraten deutschlandweit und nutzen unsere langjährige Erfahrung. Wir sind "onlineaffin"

und nutzen moderne Technologien im Internet: Steuerberater.Rechtsanwälte.Online.

Unterlagen sind in unserem web-Portal „e“teue O d e .de i e zugä gli h.

Unsere Leistungen

Wir verstehen uns als umfassender Partner für Selbständige, d.h. für Freiberufler und

Gewerbetreibende sowie für Unternehmen und Gründer.

Unser Leistungsportfolio deckt in Steuern & Recht die Themen ab, die von der Gründung bis

zu Umwandlung und Umstrukturierung eine Rolle spielen - ggf. arbeiten wir direkt mit

Spezialisten aus unserem Netzwerk zusammen, z.B. im Sozial- und Arbeitsrecht. Unsere

Leistungen:

Zusammenarbeit online über unser web-Portal „eSteuerOrd er.de“ u d Verarbeitung von gescannten Belegen

Gründungsberatung: wir helfen Ihnen bei Rechtsformwahl und Finanzierung

Gesellschaftsrecht, z.B. Gestaltung von GmbH/UG-Satzungen

Laufende Steuerberatung & Gestaltungen

Buchführung

Gestaltung und Beratung von Testamenten & Erbrecht, Nachfolge und

Schenkungen, sowie Optimierung von Erbschaft- und Schenkungsteuer

Gebührenrechner online – Angebot einfach anfordern unter

www.esteuerpartner.de


Gebührenrechner Steuerberatung & Angebot

www.erbrechtmuenchen.net

Unsere Infoseite zum Special Erbrecht,

Schenkungen & Erbschaftsteuer

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Inhaltsverzeichnis

1. Phasen einer Gründung und Überblick ..................................................................... 1

1.1. Phase 1: Vorplanung................................................... .......................................... 1 1.2. Phase 2: Setup ................................................... ................................................... 1 1.3. Phase 3: Laufendes Geschäft ................................................... ............................. 1 1.4. Phase 4: Erweiterung, Anpassung, Exit ................................................... ............. 2

2. Rechtsformwahl und Rahmenbedingungen .............................................................. 2

2.1. Kurzüberblick Rechtsformen ................................................... ............................. 2 2.2. GmbH vs. UG (haftungsbeschränkt) ................................................... .................. 3 2.3. Gewerbe vs. Freier Beruf ................................................... ................................... 4 2.4. Gewerbeanmeldung ................................................... .......................................... 5 2.5. De „G ü du gs-F age oge des Fi a za ts ................................................... . 6 2.6. Gewerbesteuer ................................................... .................................................. 7

3. Sonderteil GmbH/UG: Gründen, Führen, Steuern & Recht ........................................ 9

3.1. Grundregeln und Fremdvergleich ................................................... ..................... 9 3.2. Gründungsvorgang ................................................... .......................................... 10 3.3. Geschäftsführung: Pflichten und Haftung ................................................... ....... 13 3.4. Buchführung & Bilanzierung ................................................... ............................ 15 3.5. Jahresabschluss: Pflicht zur Offenlegung/Hinterlegung ..................................... 15 3.6. Aufgaben der Gesellschafter: Beschlüsse ................................................... ........ 16 3.7. Beschluss: Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers ............................ 18 3.8. Beschluss: Weisung an die Geschäftsführung ................................................... . 19 3.9. Beschluss: Entlastung der Geschäftsführung ................................................... .. 20 3.10. Beschluss: Feststellung des Jahresabschlusses und Ergebnisverwendung ......... 20 3.11. Offene Gewinnausschüttung – Überblick Steuerpraxis ...................................... 20 3.12. Verdeckte Gewinnausschüttung – Steuerfalle ................................................... 22 3.13. Gesellschaftsrecht – Übertragbarkeit der Anteile und Vesting .......................... 23 3.14. Liquidation und Insolvenz: Überblick ................................................... .............. 23 3.15. Liquidation – der überschaubare Fall ................................................... .............. 24 3.16. I sol e z: die „“ hla ge g u e ................................................... ..................... 25

4. Praxisthemen GmbH/UG A–Z ............................................................................... 26

4.1. Angaben auf Geschäftsbriefen ................................................... ........................ 26 4.2. Auslagenersatz ................................................... ................................................ 26 4.3. Darlehen / Gesellschafterdarlehen ................................................... ................. 27


4.4. Doppelstockmodell................................................... .......................................... 28 4.5. (verdeckte) Einlagen in die GmbH/UG ................................................... ............ 28 4.6. Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt ................................................... ......... 29 4.7. Sozialversicherung des Geschäftsführers ................................................... ........ 30 4.8. Übernahme von Wirtschaftsgütern von Gesellschaftern ................................... 30 4.9. Umwandlung einer UG in eine GmbH ................................................... ............. 31

5. Sozialversicherung A–Z ....................................................................................... 32

5.1. Allgemeine Hinweise Sozialversicherung ................................................... ........ 32 5.2. Minijob ................................................... ................................................... ......... 33 5.3. Gehaltsabrechnung ................................................... ......................................... 34 5.4. GmbH/UG-Geschäftsführer: Sozialversicherung ................................................ 34 5.5. Scheinselbständigkeit ................................................... ...................................... 35 5.6. Sozialversicherungsprüfung ................................................... ............................ 36 5.7. Statusfeststellungsverfahren ................................................... ........................... 36

6. Steuern .................................................................................................................. 37

6.1. Organisation, Fristen & Aufbewahrungspflicht .................................................. 37 6.2. Einkommensteuer ................................................... ........................................... 39 6.3. Körperschaftsteuer ................................................... .......................................... 41 6.4. Einkommensbesteuerung Geschäftsführergehalt .............................................. 43 6.5. Besteuerung Gewinnausschüttungen GmbH/UG ............................................... 44 6.6. Gewerbesteuer ................................................... ................................................ 44 6.7. Buchführung & Bilanzierung vs. Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) .......... 45 6.8. Umsatzsteuer I: Überblick, Voranmeldung, Termine ......................................... 48 6.9. Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug, Rechnungsstellung ....................................... 50 6.10. Umsatzsteuer III: Kleinunternehmer ................................................... ............... 52 6.11. Umsatzsteuer IV: Steuerschuld, Soll- vs. Ist-Versteuerung................................. 54 6.12. Verfahrensrecht: Steuerbescheide & Einspruch................................................. 56

1


1. Phasen einer Gründung und Überblick

Eine Gründung bzw. ein Start-Up kann man in verschiedene Phasen einteilen. Für jede

Phase sind verschiedene Überlegungen wichtig. Na hfolge d ei ku zes „ est of :

1.1. Phase 1: Vorplanung

Versicherungsstatus klären: Krankenversicherung, Rentenversicherung,

Haftpflicht, Berufsunfähigkeit, ggf. Rechtsschutz

Finanzierung/Businessplan/Markenrechte

Arbeitsagentur: Gründungszuschuss prüfen (Antrag nur vor

Selbstständigkeit möglich), Förderungsmöglichkeiten und Coachings

Steuerlich beachten: Betriebsausgaben sind auch vor Gründung möglich

(Anlaufkosten) – Belege und Quittungen aufheben

1.2. Phase 2: Setup

Vorprüfung: Tätigkeit gewerblich / freiberuflich? Erlaubnis notwendig?

Rechtsformwahl, ggf. besondere/r Gesellschaftsstruktur und -vertrag

Sonstige notwendige Verträge (AGB, Arbeitsverträge, ggf. Ehevertrag)

Nochmals: betriebliche Versicherungen (Betriebshaftpflicht)

1.3. Phase 3: Laufendes Geschäft

Orga, Orga, Orga! Es sammeln sich sehr schnell Termine, Aufgaben und

Fristen.

2


Wichtig: von Anfang an wichtige Dokumente geordnet sammeln – scannen

hat si h e äh t, eil a die „Belege oft e s hi ke uss. Kei e “tapel anlegen – saubere Ablage in Ordner.

Steuertermine im Blick behalten und darauf hin planen: welche Dokumente

werden gebraucht? Wer macht wann was? Besonders wichtig:

Umsatzsteuer-Voranmeldung und Einzugsermächtigung für das Finanzamt.

Laufendes Controlling der Zahlen, v.a. Cash Flow-Planung der Geldein- und

ausgänge (kurzfristig/mittelfristig). Besonders wichtig: laufende Rücklagen

für Steuerzahlungen!

1.4. Phase 4: Erweiterung, Anpassung, Exit

Neue Finanzierung / Innovationszyklus

Strategische Vorsorgeüberlegungen: Rücklagen

Notfallplan: Vollmachten für den Falle eines Falles, Logindaten hinterlegen,

Testament, Patientenverfügung

2. Rechtsformwahl und Rahmenbedingungen Mit Beginn des geschäftlichen Tätigwerdens müssen sich Gründer für einen

rechtlichen Rahmen entscheiden. Sehr oft ist dies die Gesellschaft mit beschränkter

Haftung (GmbH) oder deren kleine Schwester, die so genannte

„Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) , kurz: die UG. Nachfolgend ein

kurzer Überblick über verschiedene Möglichkeiten im Bereich der Rechtsformwahl:

2.1. Kurzüberblick Rechtsformen

Als einzelner Gründer kann man ohne weiteres als Einzelunternehmen tätig werden,

ggf. mit Eintragung im Ha dels egiste als „ei get age e Kauf a e.K. . Grundsätzlicher Nachteil ist hier die persönliche Haftung für alle

Unternehmensschulden und -verbindlichkeiten.

Besteht das Gründer-Team aus mehreren Personen, wird praktisch immer eine

Gesellschaft für die Tätigkeit gegründet.

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Grundsätzlich werden Personen- und Kapitalgesellschaften unterschieden. Bei

Neugründungen für kleinere Projekte wird oft eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts

(GbR) gewählt, da diese Personengesellschaft recht einfach ohne Notar gegründet

werden kann.

Der Gesellschaftsvertrag muss hier auch nicht zwingend schriftlich niedergelegt

werden, das ist aber dringend zu empfehlen. Nachteil der GbR: die Gesellschafter

haften neben der Gesellschaft mit ihrem Privatvermögen. Jeder Gesellschafter haftet

für die kompletten Schulden. Der Gläubiger kann sich den haftenden Gesellschafter

frei aussuchen. Dieser kann sich die gezahlten Gesellschaftsschulden dann von seinen

Mitgesellschaftern anteilig ersetzen lassen und trägt damit das Risiko einer Insolvenz

der anderen Gesellschafter.

2.2. GmbH vs. UG (haftungsbeschränkt)

Nach unserer Erfahrung klare Favoriten bei Neugründungen sind die GmbH und die

UG. Mischformen wie die GmbH/UG & Co. KG sind steuerlich manchmal günstiger

(z.B. bei hohen Anlaufverlusten, wegen Verrechnungsmöglichkeiten beim

Gesellschafter), aber insgesamt eher die Ausnahme. Eine GmbH/UG kann auch von

ei e ei zige Gesells hafte geg ü det e de „Ei -Mann-Gesells haft .

Die UG wiederum ist gesellschaftsrechtlich eine Sonderform der GmbH mit einigen

Ausnahmen:

Personengesellschaften Kapitalgesellschaften / Körperschaften

Gesellschaft bürgerl. Rechts (GbR) GmbH/UG

Kommanditgesellschaft (KG) Aktiengesellschaft (AG)

GmbH/UG & Co. KG Genossenschaft (e.G.)

Offene Handelsgesellschaft (OHG)

Firmierung

Gewinnrücklage ¼

Stammkapital ab 1 Euro

Volleinzahlung Stammkapital

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Kürzeste erlaubte Firmierung im Geschäftsverkehr ist „UG haftu gs es h ä kt – keine weitere Abkürzung zulässig!

Gewinne müssen immer zu ¼ in der Bilanz in eine Rücklage eingestellt

werden (insoweit ist keine Gewinnausschüttung erlaubt). Der Gewinn

bestimmt sich allerdings nach Abzug von Geschäftsführergehältern. Mit der

Rücklage kann das Stammkapital irgendwann zur GmbH aufgestockt

werden. Erst dann entfällt diese Pflicht zur Rücklagenbildung.

Stammkapital für eine UG ab 1 Euro möglich (GmbH: 25.000 Euro

Minimum). Empfehlung: etwa 800 bis 2.000 Euro, so dass die UG einen

Grundbestand an Finanzmitteln hat. Unter ca. 300 Euro verlangt das

Handelsregister oft einen Kostenvorschuss vor der Eintragung, was Zeit

kostet.

Weitere Infos beim Gründungsvorgang, Tz. 3.2.

Stammkapital muss bei der UG immer voll eingezahlt werden. Bei der

GmbH reichen zunächst 12.500 Euro. Die Gesellschafter müssen ggf. den

Rest nachschießen.

Vorteil der GmbH/UG: die Haftung ist beschränkt auf das Gesellschaftsvermögen. Ein

Durchgriff auf das Vermögen von Gesellschafter oder Geschäftsführer ist nur

ausnahmsweise möglich.

Siehe auch: Umwandlung UG in GmbH, Tz. 4.9. und

Geschäftsführung: Pflichten und Haftung, Tz. 3.3.

2.3. Gewerbe vs. Freier Beruf

Die Abgrenzung Gewerbe vs. Freier Beruf zielt im Wesentlichen auf die

Gewerbesteuer ab. Nur ein Gewerbe unterliegt dieser Sondersteuer.

Die „ge e esteue ef eite freien Berufe sind im Steuerrecht eng gefasst (§ 18

EStG). Die meisten sind Dienstleistungs-Katalogberufe wie (selbstständige!) Ärzte,

Heilpraktiker, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wissenschaftler, Künstler, Schriftsteller,

Journalisten, Lehrer, Notare, Ingenieure, Architekten, beratende Volks- und

Betriebswirte und die diesen ähnlichen Berufe. Grundvoraussetzung ist nicht

unbedingt ein einschlägiger Uni-Abschluss, aber eine nachweisbare, ähnliche

Ausbildungshöhe, sowie ein entsprechendes Tätigkeitsbild. Bei Künstlern und

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Desig e uss ei e ge isse „Gestaltu gshöhe o liege , die das Fi a za t ggf. per Gutachten prüfen lässt. Freiberufler erzielen so genannte Einkünfte aus

selbstständiger Arbeit.

Andere selbständige Tätigkeiten sind praktisch immer gewerblich, d.h. steuerlich

werden Einkünfte aus Gewerbebetrieb erzielt, die der Gewerbesteuer unterliegen.

(Nur) Gewerbebetriebe sind Zwangsmitglied in der lokalen Industrie- und

Handelskammer (IHK). Die IHK bietet Unterstützung in rechtlichen und

wirtschaftlichen Fragen, kostet aber einen umsatzabhängigen Jahresbeitrag.

Mindestbeitrag ist meist ca. 150 Euro.

Mehr Info zum IHK-Beitrag gibt es bei der IHK direkt:

2.4. Gewerbeanmeldung

Gewerbebetriebe (also auch eine GmbH/UG) müssen formal bei der örtlichen

Gemeinde eine Gewerbeanmeldung mit Angabe der genauen Tätigkeit machen. Man

sp i ht au h o „Ge e es hei . Koste pu kt je a h Ge ei de a. -65 Euro.

Von der Gewerbeanmeldung erhält das Finanzamt einen Abdruck und verschickt

daraufhin einen Fragebogen an den Gründer.

Freie Berufe müssen keine Gewerbeanmeldung machen. Sie müssen aber dem

Finanzamt anzeigen, dass sie gestartet haben. Folge: das Finanzamt verschickt einen

Fragebogen.

http://jo.my/gb02

Info zu Beiträgen IHK München

http://jo.my/gb02

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2.5. Der „Gründungs-Fragebogen“ des Finanzamts

Je nach konkreter Gründung heißt der Fragebogen etwas anders, z.B. „Frage oge zur Auf ah e ei er ge er li he , sel stä dige frei erufli he Tätigkeit“ oder

„Frage oge zur steuerli he Erfassu g / Grü du g ei er Körpers haft“. Abgefragt

werden aber praktisch die gleichen Angaben. Wesentlich sind dabei:

Angaben zu den voraussichtlichen Einkünften. Auf dieser Basis

werden Vorauszahlungen festgesetzt.

Angaben zur Umsatzversteuerung. Wenn keine Kleinunternehmer-

regelung in Anspruch genommen wird, sollte auf jeden Fall die Ist-

Versteuerung beantragt werden.

Siehe auch: Umsatzsteuer, Tz. 6.8. ff

Zum Gründungsfragebogen des Finanzamts haben wir als Ausfüllhilfe einen

ausführlichen bebilderten Online-Artikel im InfoBlog auf unserer website:

Das Finanzamt stellt den Fragebogen auch online zum Ausfüllen zur Verfügung.

Vorteil: der Fragebogen ist auch ausgefüllt downloadbar, man muss nicht die

Papierversion, die das Finanzamt schickt, mühsam ausfüllen:

http://jo.my/gb03

InfoBlog-Artikel auf eSteuerPartner.de zum

Gründungsfragebogen (Ausfüllhilfe)

http://jo.my/gb04

Online-Version Fragebögen Finanzamt

http://jo.my/gb03

http://jo.my/gb04

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2.6. Gewerbesteuer

Gewerbebetriebe unterliegen mit ihrem Gewinn (sog. Gewerbeertrag) der

Gewerbesteuer. Natürliche Personen und Personengesellschaften haben dabei einen

Freibetrag von 24.500 Euro, der immer vom Gewerbeertrag abgezogen wird. Keinen

Freibetrag haben GmbH/UG. Die Gewerbesteuer berechnet sich mit

Beispiel: Messzahl (immer) 3,5 % x Hebesatz 490 % = Steuersatz von 17,15 %

Den Hebesatz legt jede Gemeinde individuell fest, vom gesetzlichen Minimum 200 %

bis zu 490 %. Hier gibt es durchaus Sparpotenzial. Es wird eine tatsächliche

Betriebsstätte, z.B. Büro, vor Ort verlangt. Ein Briefkasten reicht nicht. Bei mehreren

Betriebsstätten wird ggf. die Gewerbesteuer aufgeteilt (Zerlegung). Bei der

GmbH/UG kommt es bei Start-Ups oft auf de „O t de Ges häftsleitu g a , e es keine Angestellten gibt. Der Aufenthaltsort der Geschäftsführer bei den

wesentlichen Entscheidungen ist maßgeblich.

Formal muss für einen Gewerbebetrieb (z.B. eine GmbH/UG) beim zuständigen

Finanzamt eine Gewerbesteuer(jahres)erklärung abgegeben werden. Das Finanzamt

stellt dann den Gewerbeertrag fest und rechnet mit der Messzahl 3,5 % den

Gewerbesteuermessbetrag aus. Diesen erhält die Gemeinde mitgeteilt. Die

Gemeinde rechnet mit ihrem Hebesatz die Gewerbesteuer aus und verschickt dann

den Gewerbesteuerbescheid, in dem die Zahllast steht.

Vorsicht: wenn etwas im Bereich Gewerbesteuer rechtlich falsch behandelt wird, ist

praktisch immer ein Einspruch beim Finanzamt notwendig (gegen den

Gewerbesteuermessbescheid), nicht erst bei der Gemeinde!

Siehe auch: Steuerbescheide & Einspruch, Tz. 6.12.

Als Anhaltspunkt für überschlägige Berechnungen wird oft ein Gewerbesteuersatz

von ca. 15 % verwendet. Zusammen mit Körperschaftsteuer und Soli ergibt sich damit

als Faustregel eine Steuerbelastung von ca. 30 % auf den Gewinn einer GmbH/UG.

Gewerbesteuer = Gewerbeertrag x Messzahl 3,5 % x Hebesatz

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München 490 %

Pullach 260 %

Grünwald 240 %

Nürnberg 447 %

Berlin 410 %

Stuttgart 420 %

Augsburg 435 %

Köln 475 %

Hamburg 470 %

Überblick Hebesätze Gewerbesteuer

Bei natürlichen Personen wird die Gewerbesteuer mit einem Hebesatz 380 % auf die

Einkommensteuer angerechnet und insoweit neutralisiert. Befindet sich der Betrieb

in einer Gemeinde mit einem solchen Satz oder darunter, ist die

Gewerbesteuerbelastung also unter dem Strich Null. Liegt der Satz darüber, bedeutet

die Gewerbesteuer eine echte Belastung. GmbHs/UGs sind nicht begünstigt und

zahlen Gewerbesteuer auf ihren Gewinn.

Gewerbebetriebe unterliegen der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht, wenn der

Gewinn 50.000 Euro oder der Umsatz 500.000 Euro übersteigt (§ 141 AO). Das

Finanzamt fordert bei Überschreitung zu einem bestimmten Datum zur Buchführung

auf (Bescheid). GmbHs/UGs sind ohne Grenzen immer buchführungs- und

bilanzierungspflichtig (da Handelsgewerbe, §§ 238, 2 HGB i.V.m. § 140 AO). Wichtig:

Buchführung meint eine doppelte Buchführung mit einem dafür vorgesehenen

Programm. Mit Excel allein ist keine Buchführung möglich!

Siehe auch: Buchführung & Bilanzierung vs. EÜR, Tz. 6.7.

Freiberufler haben nie Pflicht zur Buchführung, dürfen das aber freiwillig tun.

Hintergrund: der Gesetzgeber unterstellt bei Freiberuflern Verhältnisse, die

überschaubarer sind als bei Gewerbetreibenden. Mit Blick auf kleine UGs ist das

sicher nicht mehr zeitgemäß.

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3. Sonderteil GmbH/UG: Gründen, Führen, Steuern & Recht

Nachfolgend wollen wir das „Leben einer GmbH/UG von der Gründung bis zur

Liquidation durchspielen und zu den einzelnen Phasen einige Hinweise geben.

Siehe auch: GmbH vs. UG, Tz. 2.2.

3.1. Grundregeln und Fremdvergleich

Die GmbH/UG ist als juristische Person rechtlich eigenständig und unabhängig von

den Gesellschaftern und Geschäftsführern. Die Gesellschafter und/oder

Geschäftsführer dürfen daher Verträge mit der GmbH/UG haben, z.B. an diese Waren

liefern oder Leistungen erbringen (z.B. Beratung, Verkaufsgeschäfte).

Zu beachten ist allerdings beim Abschluss solcher Verträge, ob es der handelnden

Person erlaubt ist, den Vertrag abzuschließen. Ein Geschäftsführer darf z.B. nur dann

ei Ges häft de G H/UG it si h sel st a s hließe , e e „ o de Beschränkungen des § BGB ef eit ist eist gege e , gl. dazu das

Handelsregister der jeweiligen Gesellschaft oder die Satzung).

Beispiel: Der Anstellungsvertrag eines Geschäftsführers bedarf beim Abschluss eines

Gesellschafterbeschlusses (Details siehe unten).

Auch wenn die GmbH/UG von nur einer Person gegründet wurde, die dann zugleich

Ges häftsfüh e i d = „Ei -Mann-G H , ist diese T e u g u edi gt zu beachten. Die Gesellschaft darf nicht benachteiligt werden. Vertragsbedingungen

müssen wie unter fremden Dritten sein „f e dü li h , es ist also immer der

„F e d e glei h zu ea hte . Das gilt eso de s i Be ei h des Ve öge s. Es gilt

die Grundregel:

Ansonsten droht steuerlich eine sogenannte vGA – verdeckte Gewinnausschüttung –und gesellschaftsrechtlich ein Haftungsfall. Verträge dürfen an sich auch mündlich

Jeder Zahlungsvorgang braucht Verträge/Dokumente. Das gilt

besonders zwischen GmbH/UG und Gesellschafter oder

Geschäftsführer, z.B. bei Darlehen, Gehältern, Verkaufsgeschäften.

Fremdvergleich beachten!

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geschlossen werden. In der Praxis drohen allerdings erhebliche Nachweisprobleme

und auch steuerliche Risiken, da mündliche Verträge oft gerade nicht fremdüblich

sind. Das Finanzamt schaut dann besonders genau hin. Daher gilt wie sonst auch:

Siehe auch: verdeckte Gewinnausschüttung - Steuerfalle, Tz. 3.12.

3.2. Gründungsvorgang

Zur Gründung einer GmbH/UG brauchen die Gesellschafter einen Termin beim Notar.

Ein Gesellschafter kann dabei einen anderen vertreten, er braucht dazu aber

wiederum eine notariell beurkundete Vollmacht. Die Gesellschafter können auch,

wenn es anders nicht geht, an verschiedenen Terminen zu verschiedenen Notaren

gehen (Mehraufwand und -kosten).

Im Termin beim Notar wird der Gesellschaftsvertrag der GmbH/UG (Satzung)

beurkundet. Wichtige, vorab zu klärende Punkte sind dabei:

Zentrale Bestandteile der GmbH/UG-Satzung

Verträge immer schriftlich niederlegen!

Vereinbarungen immer im Voraus, klar & eindeutig regeln.

Firma (Name der Gesellschaft)

Zweck der Gesellschaft

Höhe des Stammkapitals und Aufteilung in Geschäftsanteile

Geschäftsführer

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Gründungskosten & laufende Kosten

Die Kosten für Buchführung & Jahresabschluss je nach Größe und Umfang der

Gesellschaft können mit den Preisreglern auf www.eSteuerPartner.de abgeschätzt

werden:

Ei e UG i d eist de Koste ege it de „Muste p otokoll geg ü det. Das Musterprotokoll ist eine gesetzlich vorgegebene Mindestsatzung für Gründungen mit

1 bis 3 Gesellschaftern und kann für eine GmbH oder eine UG verwendet werden.

Notare haben für GmbH-Gründungen (oder auch UGs) aber auch Standardsatzungen

mit etwas umfangreicheren Regelungen parat. Für eine GmbH wird meist diese

Notar-Standardsatzung verwendet.

GmbH

Notar Beurku du g Satzu g, Gesells hafter ersa lu g: x 8 €

Sta dardsatzu g Notar e tfällt ei Musterprotokoll : €

Ha delsregister: a. €

Ba kko to: tl. a. €

IHK: ortsa hä gig a a. €

Bu hführu g: je a h U fa g, a a. € tl. Jahresa s hluss: je a h U fa g, a a. € pro Jahr

UG

Notar Musterprotokoll: a. €

Ha delsregister: a. €

Ba kko to tl. a. €

IHK ortsa hä gig a a. €

Buchführung: je nach Umfang, ab ca. 50 € tl. Jahresa s hluss: je a h U fa g, a a. € pro Jahr


Preisregler Steuerberaterkosten für

Buchführung & Jahresabschluss



12


Wichtig: im Musterprotokoll fehlen einige wichtige Standardregelungen, z.B. zur

Einziehung eines Geschäftsanteils bei Insolvenz eines Gesellschafters – es ist also

genau zu prüfen, ob das Musterprotokoll in der konkreten Situation ausreicht!

Anwälte und Steuerberater können hier hilfreich sein. Spätestens wenn der

Unternehmenswert steigt, sind Änderungen dringend anzuraten.

Beim Notar wird auch bestimmt, wer Geschäftsführer der GmbH/UG sein wird. Die

Geschäftsführer sind für die meisten Anmeldungen ans Handelsregister

verantwortlich.

Na h Beu ku du g de “atzu g gi t es die G H/UG „i.G. , also i G ündung. Die

Gesellschaft darf mit diesem Zusatz auch schon nach außen hin auftreten. Als

nächstes zahlen die Gesellschafter ihre Einlage auf den jeweiligen Geschäftsanteil zu

Händen der Geschäftsführer ein (meist auf das neu eröffnete Bankkonto der

Gesellschaft).

Ist dies geschehen, teilt der Geschäftsführer dem Notar mit, dass das Stammkapital

vorhanden ist, woraufhin der Notar die vorbereitete Anmeldung ans Handelsregister

weitergibt. In der Praxis stellt der Notar meist eine Fax-Vorlage für die Rückmeldung

zur Verfügung.

Das Handelsregister braucht dann noch ca. 1 bis 4 Wochen und trägt die Gesellschaft

ein. Die Gesellschaft ist damit voll entstanden, de )usatz „i.G. ka u weggelassen werden.

Stammkapital so wählen, dass es durch 2, 3 und 4 teilbar ist,

das erleichtert Ein- und Austritt von Gesellschaftern:

Stammkapital GmbH: z.B. 25.008 Euro

Stammkapital UG: z.B. 1.008 Euro

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Musterprotokoll als pdf

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3.3. Geschäftsführung: Pflichten und Haftung

Der Geschäftsführer ist als Organ der Gesellschaft derjenige, der für sie handelt (§ 35

GmbHG). Er muss darauf achten, dass die Gesellschaft ihre rechtlichen und

steuerlichen Pflichten erfüllt.

Für den Geschäftsführer ist es wichtig, bei seinem Handeln immer klarzustellen, dass

er für die GmbH/UG auftritt. Dann wird nur diese rechtlich verpflichtet, nicht der

Geschäftsführer selbst.

Als juristische Person haftet im Normalfall nur die Gesellschaft mit ihrem Vermögen.

Verstößt der Geschäftsführer gegen diese Sorgfaltspflicht, haftet er sehr schnell

persönlich für entstehende Verbindlichkeiten der Gesellschaft.

Zur Vermeidung von Haftungsrisiken sollten bis zur Eintragung

im Handelsregister keine größeren Geschäfte getätigt werden.

Die Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft

die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden

(§ 43 Abs. 1 GmbHG)

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Der Hauptfall, in dem ein Geschäftsführer selbst haftet, tritt meist bei Zahlungsnot

ein. Der Geschäftsführer sollte spätestens dann Rechtsrat einholen, weil die Situation

verzwickt werden kann. Kein Gläubiger darf benachteiligt werden. Dazu kommen

Sonderregelungen für Steuerschulden.

Gibt es mehrere Geschäftsführer, sollten die Aufgabenbereiche in einer Vereinbarung

klar abgegrenzt und dokumentiert werden (Ressorts – z.B. Kaufmännische Leitung

und Steuern, Vertrieb, Entwicklung). Tritt ein persönlicher Haftungsfall auf, haftet nur

Haftu g des Ges häftsführers ei…

…Ni hte füllu g steue li he Pfli hte (Steuerausfälle)

…fals he Ve si he u g zgl. “ta ei lage G ü du g

…Rü kzahlu g o “ta ei lage P üfu g Voll e tigkeit des Rückzahlungsanspruchs, § 19 Abs. 5 GmbHG)

Strafrechtlich: Untreue § 266 StGB möglich!

…zu späte “tellu g ei es Insolvenzantrags (§ 15a InsO)

…u e e htigte Auszahlu g t otz Ü e s huldu g ode Zahlungsunfähigkeit

Und generell bei Sorgfaltspflichtverletzungen, z.B.

Bezahlung für nicht erbrachte Leistungen

Keine Kontrolle der anderen Geschäftsführer-Ressorts

Privatentnahmen von Gesellschaftsmitteln

Darlehensgewährung ohne Sicherheiten

Pflichten des Geschäftsführers

Geschäftsführung im eigentlichen Sinn + allgemeine Treuepflicht

Erhaltung des Stammkapitals

Erhaltung der Zahlungsfähigkeit

Organisation der Buchführung & Jahresabschluss

Stellung eines Insolvenzantrags

Einberufung Gesellschafterversammlung

Anmeldungen zum Handelsregister: Gründung, Kapitalerhöhungen,

Satzungsänderungen, Auflösung, Aktualisierung der

Gesellschafterliste

Steuerliche Pflichten: z.B. Umsatzsteuervoranmeldung,

Jahreserklärungen

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der ressortverantwortliche Geschäftsführer. Die anderen Geschäftsführer haben

jedoch Kontroll- und Überwachungspflichten gegenüber den anderen Ressorts.

Der Gesellschafter haftet im Grundsatz nur mit seiner Einlage. Er muss den

Geschäftsführer grundsätzlich nicht kontrollieren, sollte es aber. Aber:

3.4. Buchführung & Bilanzierung

GmbH und UG sind immer buchführungspflichtig, d.h. alle Geschäftsvorfälle müssen

zeitnah im Rahmen einer doppelten Buchführung aufgezeichnet werden. Den

Gesellschaftern gegenüber sind die Geschäftsführer verpflichtet, innerhalb eines

halben Jahres nach Ablauf des Geschäftsjahrs einen Jahresabschluss vorzulegen.

In der Praxis verlängert sich diese Frist üblicherweise. Grenze ist oft die Abgabefrist

für die Jahres-Steuererklärungen. Gesetzliche Frist für Körperschaft-, Umsatz- und

Gewerbesteuererklärungen ist der 31. Mai des Folgejahres. Die Frist ist auf Antrag

verlängerbar. Bei Beauftragung eines Steuerberaters verlängert sich die Frist

automatisch auf den 31.12. des Folgejahres.


3.5. Jahresabschluss: Pflicht zur Offenlegung/Hinterlegung

Die Bilanz muss in einer verkürzten Version beim Bundesanzeiger zur Offenlegung

eingereicht werden. Kleine Gesellschaften dürfen seit 2012 ihre Bilanz wahlweise

auch nur noch hinterlegen und müssen sie nicht mehr direkt offenlegen.

Gesellschafter haftet z.B.

bei unvertretbar erhöhtem Gründungsaufwand

auf Erstattung von verbotenen Stammkapital-Rückzahlungen

ei „existe z e i hte de Ei g iff i das Ve öge

bei Vermögensvermischung, d.h. mangelnde Trennung von

Gesellschaft und Gesellschafter

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Unterschied: bei einer Hinterlegung muss ein Interessierter einen kostenpflichtigen

Antrag auf Einsicht stellen, um die Bilanz ansehen zu können. Offengelegte Bilanzen

sind dagegen online frei suchbar und zugänglich. Bilanzen müssen spätestens 1 Jahr

nach Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahrs offengelegt/hinterlegt werden.

Offen gelegt wird nur die Bilanz und der gesetzliche Anhang, nicht die Gewinn- und

Verlustrechnung. Je kleiner die Gesellschaft, desto weniger gegliedert ist die Bilanz.

3.6. Aufgaben der Gesellschafter: Beschlüsse

Während die Geschäftsführer das Tagesgeschäft verantworten, kümmert sich die

Gesellschafterversammlung um wichtige und grundlegende Entscheidungen.

Gesetzlich geregelt ist dies in § 46 GmbHG. In der Satzung der Gesellschaft können

hierzu aber auch konkrete Sonderregelungen stehen. Die Geschäftsführer dürfen

allerdings nicht vollständig entmachtet werden.

Bei verspäteter Offenlegung/Hinterlegung wird ein Bußgeld ab 250 Euro fällig!

Hinterlegung beim Bundesanzeiger ist möglich, wenn maximal 2 von 3

dieser Grenzen überschritten werden (§ 264a HGB):

350.000 Euro Bilanzsumme

700.000 Euro Umsatzerlöse

Durchschnittlich 10 Arbeitnehmer

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Die E ts heidu ge e de i de Gesells hafte e sa lu g als „Bes hluss gefasst und protokolliert. Nur für satzungsändernde Beschlüsse ist eine notarielle

Beurkundung sowie 3/4-Mehrheit notwendig (§ 53 GmbHG).

Grundsätzlich müssen einige Formvorschriften beachtet werden, z.B. ist zur

Gesellschafterversammlung schriftlich einzuladen, wenn in der Satzung nichts

anderes bestimmt wird. Es muss eine genaue Tagesordnung mit bestimmten

Beschlussvorschlägen übersandt werden. Die Gesellschafter müssen sich auf die

konkret anstehenden Beschlüsse vorbereiten können. Eine Mindestfrist von 1 Woche

ist einzuhalten.

Der/die Geschäftsführer haben die Gesellschafterversammlung einzuberufen. Meist

geschieht dies als Jahresversammlung, bei der der Jahresabschluss präsentiert und

über die Ergebnisverwendung beschlossen wird. Unverzüglich, also ohne

schuldhaftes Zögern, muss eine Gesellschafterversammlung einberufen werden,

wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren ist (§ 49 GmbHG).

Die Gesellschafter selbst können nur ausnahmsweise zu einer Versammlung laden,

wenn eine Aufforderung durch mindestens 10 % der Anteilseigner, eine

Gesellschafterversammlung einzuberufen, von der Geschäftsleitung ignoriert wurde

(§ 50 GmbHG). Alle Gesellschafter können sich immer auch als

„“po ta e sa lu g zusa e fi de u d Bes hlüsse fasse .

V.a. in kleineren GmbHs/UGs hat es sich eingebürgert, dass im (einstimmigen und

vollzähligen) Gesellschafterbeschluss auf die Einhaltung der Formvorschriften

Aufgaben der Gesellschafter (§ 46 GmbHG):

Feststellung des Jahresabschlusses und Beschluss über

Ergebnisverwendung

Bestellung/Abberufung/Entlastung von Geschäftsführern und

Prokuristen

Überwachung der Geschäftsführung

Einforderung von Einlagen

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verzichtet wird. Damit können ad hoc-Versammlungen formgültig abgehalten und

Beschlüsse relativ frei gefasst werden. Eine Vorlage für ein Protokoll gibt es hier:

Bei ei e Ei pe so e gesells haft gi t es statt „Bes hlüsse so ge a te „E ts hlüsse . Ü e diese ist u e zügli h ei e Niede s h ift a zufe tige § A s. 3 GmbHG).

Beschlüsse werden mit der Mehrheit der Stimmrechte gefasst. Das ist eine einfache

Mehrheit von über 50 % (Abweichung durch Satzung möglich), außer bei

satzungsändernden Beschlüssen, dann: mehr als ¾ der Stimmrechte plus notarielle

Beurkundung (§ 53 GmbHG). Je 1 Euro Stammkapital gibt es eine Stimme. Ein

Gesellschafter kann per Vollmacht (in Textform, also z.B. mindestens per E-Mail) eine

andere Person zur Abstimmung ermächtigen. Die Satzung kann hierzu auch

abweichende Regeln vorsehen.

Nichtige/fehlerhafte Gesellschafterbeschlüsse können angefochten werden. Es gilt

hier ausnahmsweise das Aktienrecht (§ 241 ff AktG). Die Anfechtung muss durch

Klage vor dem zuständigen Landgericht am Sitz der Gesellschaft spätestens innerhalb

eines Monats nach Beschlussfassung geltend gemacht werden.

3.7. Beschluss: Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers

Die Gesellschafterversammlung bestellt den/die Geschäftsführer und beruft ihn/sie

wieder ab. Der Geschäftsführer ist Organ der Gesellschaft und vertritt sie nach außen.

Er kann dabei ermächtigt werden, Geschäfte mit sich selbst abzuschließen, z.B. Kauf

ei es Gege sta des o de G H fü si h sel st. E ist da „ o de Beschränkungen des § BGB ef eit .

http://jo.my/gb06

Word-Vorlage für Protokoll einer

Gesellschafterversammlung GmbH/UG

http://jo.my/gb06

19


Es handelt sich dabei um gesellschaftsrechtliche Vorgänge, also ob die Person

Geschäftsführer wird oder es nicht mehr ist.

Daneben wird mit dem Geschäftsführer meist auch noch ein Arbeits- oder

Dienstvertrag abgeschlossen, in dem die Vergütung, Dienstwagen usw. geregelt wird.

Für den Abschluss ist ebenso die Gesellschafterversammlung zuständig. Werden hier

Fehler gemacht, ist der Vertrag (meist) dennoch gültig, kann aber ohne Kündigung

jederzeit beendet werden. Ansonsten unterliegt der Vertrag den gesetzlichen (oder

vereinbarten) Kündigungsfristen.

Es ist immer darauf zu achten, dass bei Abberufung (= Gesellschaftsrecht) eine

Kündigung (= Arbeits-/Vertragsrecht) nicht vergessen wird. Meist gibt es dazu auch

Regelungen in den Geschäftsführerverträgen.

Siehe auch: Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt, Tz. 4.6.

3.8. Beschluss: Weisung an die Geschäftsführung

Die Gesellschafter können auch Beschlüsse fassen, die konkrete

Handlungsanweisungen an die Geschäftsführung beinhalten. Eine Weisung ist

allerdings nur mit einem solchen Beschluss für die Geschäftsführer verbindlich und

geht i ht „ei fa h so .

Führt er einen solchen konkreten Beschluss aus, ist der Geschäftsführer praktisch aus

der Haftung entlassen, weil er keine eigene Entscheidung trifft.

Diese Enthaftung hat allerdings Grenzen, denn der Geschäftsführer muss klarerweise

prüfen, ob der Beschluss und die Weisung, die er ausführen soll, gegen das

Gesellschaftsrecht oder sonstige Gesetze verstößt, z.B. gegen

das Verbot der Rückzahlung des Stammkapitals

die Pflicht zur Stellung eines Insolvenzantrags

strafrechtliche Tatbestände (Unterschlagung, Betrug, Bestechung..)

Vorschriften in der Satzung der Gesellschaft!

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3.9. Beschluss: Entlastung der Geschäftsführung

Mit diesem Beschluss verzichtet die Gesellschafterversammlung auf (erkennbare)

Schadensersatzansprüche und Kündigungsgründe gegenüber dem Geschäftsführer

für den Entlastungszeitraum. Wird meist in der Jahresversammlung ausgesprochen.

Eine Einschränkung ist möglich.

3.10. Beschluss: Feststellung des Jahresabschlusses und Ergebnisverwendung

In der Jahresversammlung unterbreiten die Geschäftsführer üblicherweise den

Jahresabschluss und einen (vorher intern abgestimmten) Vorschlag zur

Ergebnisverwendung.

Die Gesellschafterversammlung stellt dann den Jahresabschluss formal fest. Mit der

Feststellu g au h „Ge eh igu g ist de Jah esa s hluss sozusage offiziell. Die

Ergebnisverwendung bezieht sich auf den Jahresüberschuss und regelt, was mit

diesem passiert, z.B. Ausschüttung an die Gesellschafter oder Vortrag in die nächsten

Jahre. Daneben können weitere Ergebnisbeschlüsse gefasst werden, die sich auf

bestimmte Bilanzpositionen beziehen:

Einstellung in Gewinnrücklagen

Auflösung von Gewinnrücklagen

Vortrag auf neue Rechnung: Gewinnvortrag / Verlustvortrag

Entnahmen aus Kapitalrücklagen

Bei einer UG muss ¼ des Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage eingestellt

werden. Insoweit darf der Jahresüberschuss nicht ausgeschüttet werden (§ 5a

GmbHG). Der Jahresüberschuss bestimmt sich immer nach Abzug aller

Auf e du ge „Bet ie sausga e , ozu z.B. das Ges häftsfüh e gehalt gehö t.

3.11. Offene Gewinnausschüttung – Überblick Steuerpraxis

Eine Ausschüttung aus einer Körperschaft sollte gut überlegt werden. Nachfolgend

kurz die wichtigsten Punkte, die in der Praxis oft nicht ganz klar sind:

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Gewinnausschüttung ist ein gesellschaftsrechtlicher Vorgang, durch den

die Körperschaft (GmbH/UG) eigene Vermögensmittel an die

Gesellschafter weitergibt. Die Mittel müssen „i de Bila z buchungstechnisch vorhanden sein (z.B. Jahresüberschuss,

Gewinnvorträge). Keine Rolle spielt dabei der Kontostand der Gesellschaft

– dies ist eine Frage, ob und wie tatsächlich bezahlt werden kann.

Gewinnausschüttungen ziehen den Soforteinbehalt von

Kapitalertragsteuer nach sich (25 % plus Soli 5,5 % hierauf = insgesamt

26,375 %). Es darf immer nur der Betrag nach Abzug der Steuern an die

Gesellschafter überwiesen werden, nicht der Betrag, der im

Ausschüttungsbeschluss steht.

Beispiel: Die Gesellschafterversammlung beschließt, vom Jahresüberschuss

20.000 Euro an die beiden 50:50 beteiligten Gesellschafter auszuschütten. Dann

sind davon Kapitalertragsteuer + Soli einzubehalten und ans Finanzamt

anzumelden und zu zahlen: 20.000 Euro x 26,375 % = 5.275 Euro. Die

Gesellschafter erhalten jeweils: 20.000 Euro – 5.275 Euro : 2 = 7.362,50 Euro.

Die Kapitalertragsteuer ist an dem Tag der Auszahlung an die

Gesellschafter beim Finanzamt anzumelden und abzuführen –

Ausschüttungen müssen also vor dem Beschluss geplant werden. Der

Beschluss kann auch ein späteres Zahlungsdatum vorsehen – Achtung:

wenn kein Datum genannt ist, gilt der nächste Tag als Zahlungstag.

Für die Anmeldung gibt es ein eigenes Formular (www.elster.de).

Die GmbH/UG muss für die Gesellschafter Steuerbescheinigungen über die

(Brutto)Ausschüttung und die dafür gezahlte Kapitalertragsteuer/Soli

fertigen. Für den Gesellschafter sind Gewinnausschüttungen

einkommensteuerlich Kapitalerträge wie auch Dividenden aus Aktien und

Zinsen. Der Gesellschafter muss die Gewinnausschüttung in seiner

Einkommensteuer-Erklärung daher nicht unbedingt angeben

(Abgeltungsteuer – wie bei Bankzinsen). Er wird es allerdings tun, wenn sein

Steuersatz unterhalb von 25 % liegt, da er dann nur diesen Satz zahlen muss

und eine Rückerstattung der Kapitalertragsteuer erhält (wie bei

Bankzinsen).

In der Einkommensteuer des Gesellschafters besteht eine

Optionsmöglichkeit: statt Abgeltungssteuersatz kann zum

„Teileinkünfteverfahren optiert werden (= 40 % sind steuerfrei, es gilt

dann der persönliche ESt-Satz des Gesellschafters). Voraussetzung:

http://www.elster.de/

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Beteiligung von mindestens 1 % an der GmbH/UG und Tätigkeit für die

Gesellschaft (z.B. Geschäftsführer) oder Beteiligung von mindestens 25 %

an der Gesellschaft. Achtung: Option bindet für 5 Jahre, wenn sie nicht

widerrufen wird. Nach Widerruf ist die Option für diese Beteiligung nicht

mehr möglich.

Ist ein Steuerberater mandatiert, unbedingt die Ausschüttung zuvor

absprechen!

Siehe auch: Besteuerung Gewinnausschüttungen, Tz. 6.5.

Es darf unterjährig auch eine Vorabausschüttung beschlossen werden. Es werden

dabei Vorauszahlungen auf den voraussichtlichen Jahresüberschuss der Gesellschaft

geleistet. Vorsicht: wird zuviel ausgeschüttet, entsteht eine Rückzahlungspflicht, die

steuerlich kompliziert und ungünstig werden kann.

Eine Gewinnausschüttung kann auch disquotal erfolgen, d.h. es kommt dabei nicht

unbedingt auf die Höhe der gehaltenen Anteile des Gesellschafters an. Achtung: es

gibt dabei Steuerrisiken. In der Praxis wird daher regelmäßig quotal ausgeschüttet.

3.12. Verdeckte Gewinnausschüttung – Steuerfalle

Ne e diese es hlosse e „offe e Ge i auss hüttu ge gi t es so ge a te „ e de kte Ge i auss hüttu ge GA . Ei e GA e tsteht, e ei Gesellschafter (oder nahe stehende Person) etwas erhält, was er als völlig Fremder

nicht erhalten hätte. Bei der Beurteilung wird daher der sogenannte

„F e d e glei h he a gezoge . vGAs sollten soweit möglich vermieden werden, da

sie zu unangenehmen Steuerfolgen führen können.

Beispiel 1: ein Gesellschafter kauft von der GmbH ein Betriebsfahrzeug für die Hälfte

des üblichen Marktpreises.

vGA-Defi itio : „Ei e Ver öge s i deru g oder erhi derte Ver öge s-

mehrung bei der Gesellschaft, die sich auf den Gewinn ausgewirkt hat und

keine (beschlossene) offe e Ge i auss hüttu g ist“

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Steuertechnisch wird dann so getan, als ob der Gesellschafter die andere Hälfte als

Gewinnausschüttung erhalten hat. Er (und die GmbH) versteuern diese Hälfte.

Beispiel 2: ein Gesellschafter-Geschäftsführer erhält ein unangemessen hohes Gehalt,

eine rückwirkende Gehaltszahlung oder eine zu hohe Tantieme.

In diesen Fällen wird steuertechnisch das Gehalt gekürzt und so getan, als ob es eine

Gewinnausschüttung gewesen wäre. Folge: die GmbH kann diesen Gehaltsteil nicht

vom Gewinn abziehen (= Mehrsteuer bei der GmbH; Kapitalertragsteuereinbehalt

wie bei offener Gewinnausschüttung – siehe oben). Bei der

Einkommensteuerveranlagung des Geschäftsführers wird der Arbeitslohn zum Teil in

Einkünfte aus Kapitalvermögen umgewandelt.

Siehe auch: Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt, Tz. 4.6.

3.13. Gesellschaftsrecht – Übertragbarkeit der Anteile und Vesting

GmbH/UG-Anteile sind ohne weiteres durch notariellen Vertrag

veräußerbar. Anteile sind vererblich und gehen auf die gesetzlichen Erben

über. Abweichungen können testamentarisch geregelt werden.

Veräußerbarkeit und Vererblichkeit werden in der Praxis oft im

Gesellschaftsvertrag/Satzung ausgeschlossen oder eingeschränkt, z.B.

durch so genanntes Vesting oder Vinkulierungen. Meist geht es dann auch

um die Regelung einer Abfindung.

Ei e „ isslie ige Gesells hafte i d a u s h e los. Meist ist eine

Klage erforderlich. Daher ist es besonders wichtig, sich vorher im Klaren zu

sein, mit wem man Gesellschaften gründet!

3.14. Liquidation und Insolvenz: Überblick

Mit „I sol e z i d o ale eise de Fall ezei h et, e es de U te eh e so schlecht geht, dass es nicht mehr zahlen kann oder überschuldet ist (genauer:

„Ei e Gesells haft ist ie ei e Ehe – ur oh e Ki der“

24


siehe u te . Vo „Li uidatio i d dagege normalerweise gesprochen, wenn die

Gesellschafter beschließen, das Unternehmen zu beenden, ohne es zwingend zu

müssen. Beispiel: die Gesellschafter wollen sich neu orientieren und beschließen

deshalb, die Gesellschaft aufzulösen.

3.15. Liquidation – der überschaubare Fall

Um eine GmbH/UG zu beenden, müssen die Gesellschafter die Liquidation zunächst

formal beschließen. Dieser Gesellschafterbeschluss wird über den Notar dann im

Handelsregister bekannt gemacht.

Die GmbH/UG firmiert ab da als „i.L. – in Liquidation. Ab jetzt geht es darum, die

Vermögenswerte zu realisieren und alle Schulden zu begleichen. Es startet das

„“pe jah – ein Jahr lang kann die Gesellschaft nicht endgültig gelöscht werden und

besteht weiterhin fort.

Im Bundesanzeiger (ggf. auch in anderen Blättern, je nach Satzungsregelungen) ist 1x

eine Anzeige zu schalten (früher: 3x), in der auf die Liquidation hingewiesen wird: der

so genan te „Gläu ige auf uf . Damit werden die Gläubiger der Gesellschaft

aufgefordert, sich zu melden und Ansprüche geltend zu machen.

Sind alle Schulden bereinigt, wird das Gesellschaftsvermögen an die Gesellschafter

verteilt, eine Liquidationsschlussrechnung wird erstellt und dann die Löschung im

Handelsregister beantragt.

Bei der Vermögensverteilung ist steuerlich zu berücksichtigen, ob (Stamm-) Einlagen

zurückgezahlt werden oder Gewinne ausgeschüttet werden. Insgesamt kann man ab

dem Liquidationsbeschluss der Gesellschafter ca. 1 ½ Jahre Zeitbedarf rechnen, in

dieser Zeit ist die Gesellschaft weiterhin buchführungs- und bilanzierungspflichtig!

Der Liquidationsbeschluss sollte wenn möglich mit Wirkung auf das

Wirtschaftsjahresende gefasst werden. Zwischenbilanzen auf den

Beschlusstag werden so vermieden. Alternativ kann ein Beschluss zur

Fortgeltung des Wirtschaftsjahrs wie bisher helfen.

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3.16. Insolvenz: die „Schlangengrube“

Geschäftsführer einer GmbH/UG sollten die Finanzen immer genau im Blick haben.

Richtig gefährlich wird es im Insolvenzfall (oder kurz davor) für den Geschäftsführer.

Er muss entscheiden, wem er wie viel auszahlt. Die Situation kann unübersichtlich

werden. Grundregel: jeder Gläubiger erhält gleiche Anteile. Vorsicht: es gibt

Sonderregeln für Steuerschulden – spätestens jetzt sollte professionelle Hilfe her, da

persönliche Haftung droht!

Wenn die Gesellschaft in eine Insolvenzsituation gerät, besteht eine Pflicht zur

Stellung eines Insolvenzantrags:

Zahlungsunfähigkeit liegt vor, wenn die GmbH/UG nicht mehr in der Lage ist, fällige

Zahlungspflichten zu erfüllen. Eine bloße Zahlungsstockung ist noch kein

Insolvenzantragsgrund. Zahlungsstockung liegt vor, wenn eine Liquiditätslücke von

unter 10 % der Gesamtverbindlichkeiten innerhalb von 3 Wochen beseitigt werden

kann. Bei zunächst drohender Zahlungsunfähigkeit kann, muss aber kein

Insolvenzantrag gestellt werden.

Überschuldung wird anhand eines Vermögensstatus (Überschuldungsbilanz) geprüft.

Übersteigen in dieser speziellen Bilanz die Verbindlichkeiten das Aktivvermögen +

Stammkapital, ist Insolvenz zu beantragen. Darlehensgeber können zur Vermeidung

einer Insolvenz einen Rangrücktritt hinter alle anderen Gläubiger erklären, sodass das

Darlehen nicht in der Überschuldungsbilanz als Verbindlichkeit steht.

Wird eine juristische Person zahlungsunfähig oder überschuldet, haben die

Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Abwickler ohne schuldhaftes

Zögern, spätestens aber drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit

oder Überschuldung, einen Eröffnungsantrag zu stellen (§ 15a Abs. 1 InsO).

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4. Praxisthemen GmbH/UG A–Z

4.1. Angaben auf Geschäftsbriefen

Besti te A ga e si d auf jede Ges häfts ief zu a he . Mit „Ges häfts ief ist der gesamte externe Schriftverkehr gemeint, also auch Fax und E-Mail.

Geschäftsbrief kann auch eine Rechnung sein, wenn sie das erste Schriftstück

zwischen den Vertragsparteien darstellt. Kein Geschäftsbrief sind Nachrichten an

einen unbestimmten Personenkreis, also Flyer, Werbung usw. Auch innerhalb einer

bestehenden Geschäftsverbindung kann auf die Angaben verzichtet werden.

Ansonsten sind folgende Angaben verpflichtend:

Ei zelkaufleute: Fi a u d Re htsfo zusatz ie „e.K. , O t de Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregister-Nummer

GmbHG/UG: Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht und

Handelsregister-Nummer, alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen

und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Bei GmbHG & Co. KG, wenn keine natürliche Person persönlich haftet:

Firmenangaben zu den Gesellschaftern

Geregelt in: § 37a HGB, § 35a GmbHG, § 125a HGB, § 177a HGB, § 80 AktG

4.2. Auslagenersatz

Mit Auslagenersatz ist der Fall gemeint, dass ein Gesellschafter, Geschäftsführer oder

ein Angestellter Ausgaben für die Gesellschaft tätigt, z.B. Kauf von Computerzubehör,

und dies aus eigener Tasche verauslagt.

Er stellt dann üblicherweise (formal bezeichnet) einen „A t ag auf E stattu g o Auslage , heftet die Originalbelege (z.B. Rechnungen) bei und erhält das Geld auf

sein Konto überwiesen. Wichtig: bereits bei der Auslage selbst unbedingt darauf

achten, dass die Gesellschaft auf der Rechnung steht – nur so ist Vorsteuerabzug

möglich!

Siehe auch: Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug und Rechnungsstellung, Tz. 6.9.

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Im Antrag selbst am beste das Wo t „Re h u g e eide . U satzsteue fällt i ht an, weil keine steuerpflichtige Leistung zwischen dem Auslegenden und der

Gesellschaft stattfand.

4.3. Darlehen / Gesellschafterdarlehen

Ein Darlehen kann die GmbH/UG sowohl erhalten als auch selbst ausreichen.

Empfehlenswert ist eine schriftliche Abfassung der Bedingungen zu Verzinsung,

Laufzeit, Tilgung, Besicherung und Rückzahlungsmodus. Sind Gesellschafter am

Vertrag beteiligt, sollte die Grundregel einer im Voraus getroffenen, klaren und

eindeutigen Vereinbarung und Schriftform unbedingt beachtet werden.

Vorsicht bei unverzinslichen längerfristigen Darlehensschulden der GmbH/UG:

steuerlich sind solche Schulden in der Bilanz abzuzinsen (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 EStG – Link:

http://jo.my/gb07). Daraus ergibt sich zunächst ein steuerpflichtiger Gewinn.

Unverzinsliche Darlehen sind kurzfristig (bis 12 Monate) allerdings möglich und

können nach und nach verlängert werden.

Holt sich der Gesellschafter unverzinslich Geld bei der GmbH/UG, sind die gesparten

Zinsen eine vGA. Hier müssen immer fremdübliche Zinsen vereinbart werden – Zinsen

sind dabei umso höher, je weniger Sicherheiten gestellt werden können.


Bei „Klei da lehe o e ige tause d Eu o si d die steue li he Risike allerdings überschaubar.

Darlehen des Gesellschafters an die GmbH/UG sind im Fall einer Insolvenz

nachrangig, d.h. der Gesellschafter erhält erst nach allen anderen wieder Geld aus

der Gesells haft. Oft i d au h ei „Ra g ü kt itt s ho zu o e ei a t, u die Situation der Gesellschaft zu verbessern, da das Darlehen dann aus einer

insolvenzrechtlichen Überschuldungsbilanz verschwindet.

http://jo.my/gb07

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4.4. Doppelstockmodell

Das „Doppelsto k odell si he t ei e fast steue f eie Ve äuße u g o Gesellschaften. Dabei wird eine operative GmbH (oder UG) bereits durch eine oder

eh e e UGs als Gesells hafte geg ü det. E st „hi te diese UGs stehe die natürlichen Personen. Nachteil: höhere jährliche Kosten, da für alle Gesellschaften

Jahresabschlüsse und Steuererklärungen gemacht werden müssen.

Ausführlich beschrieben haben wir das Doppelstockmodell auf unserer website:

4.5. (verdeckte) Einlagen in die GmbH/UG

“tatt du h Da lehe , ka ei e G H/UG au h „ei fa h so Mittel o Gesellschafter erhalten. Der Gesellschafter überweist der GmbH/UG dabei einfach

Geld auf das betriebliche Konto. Da es sich dabei nicht um eine formale

Kapitale höhu g ha delt, ist die Ei lage i ht offe , so de i d „ e de kt genannt.

http://jo.my/gb08

Ausführlicher Artikel zum Doppelstockmodell im

InfoBlog auf www.esteuerpartner.de

http://jo.my/gb08


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Die verdeckte Einlage wird aus dem zu versteuernden Einkommen der GmbH/UG

wieder herauskorrigiert und löst keine Steuern aus. I Rah e de „geso de te Feststellu g des steue li he Ei lageko tos ei de Jah essteue e klä u g ist die Einlage unbedingt mit anzugeben, um bei späterer Liquidation eine steuerfreie

Kapitalrückzahlung zu erhalten.

4.6. Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt

Die Bestellung zum Geschäftsführer muss durch die Gesellschafterversammlung

beschlossen werden. Mit der Bestellung wird der Geschäftsführer zum Organ der

Gesellschaft. Der zu bestellende Geschäftsführer darf beim Beschluss mitstimmen

(wenn er zugleich Gesellschafter ist). Die Bestellung ist ein gesellschaftsrechtlicher

Vorgang.

Ein Anstellungsvertrag ist nicht unbedingt erforderlich und kann entfallen, wenn kein

Gehalt gezahlt werden soll. In der Praxis gibt es viele Gesellschafter-Geschäftsführer,

die zu i dest i de G ü du gsphase „koste los a eite . Notwendig wird der

Anstellungsvertrag aber spätestens bei Gehaltszahlung. Der Anstellungsvertrag ist ein

arbeits-/dienst-/werkvertraglicher Vorgang, je nach genauer Ausgestaltung.

Den Anstellungsvertrag muss die Gesellschafterversammlung mit dem

Geschäftsführer abschließen. Sie kann auch einen zweiten Geschäftsführer per

Beschluss dazu ermächtigen.

Schließt ein zweiter Geschäftsführer ohne Ermächtigung mit dem neuen

Geschäftsführer den Anstellungsvertrag, ist er zwar vorübergehend gültig, kann aber

leicht beendet werden. Doppelter Nachteil für den neuen Geschäftsführer: er kann

lei hte „ ausfliege u d t ägt zuglei h au h ei GA-Risiko, wenn er ein

Gesellschafter ist. Wichtig: auch Vertragsänderungen unterliegen diesen Regeln!

Höhe der Vergütung

Die Höhe der Vergütung ist grundsätzlich mit einem Fremdvergleich zu prüfen. Jeder

Einzelfall wird auf Angemessenheit z.B. in Bezug auf die Branche, Tätigkeit, Größen-,

Umsatz- und Gewinnsituation der Gesellschaft geprüft. Dafür gibt es ausführliche

Nachschlagewerke und Gutachten (oft verwendet: die käuflich zu erwerbende

Kienbaumstudie: http://jo.my/gb09).

http://jo.my/gb09

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Kurzgefasst soll das Gehalt eines Gesellschafter-Geschäftsführers maximal 50 % des

Jahresüberschusses der GmbH/UG betragen (Ausnahmen bei Gründungen und

personenbezogenen Unternehmen möglich). Dazu darf ein Fremdvergleich keine

Überhöhung ergeben. Dann ist es steuerlich unbedenklich. Tantiemen dürfen

maximal 25 % des Gesamtgehaltes betragen (75:25-Regel, Ausnahmen möglich). Die

Gesellschaft soll mindestens eine Verzinsung ihres Stammkapitals von 12-18 %

erreichen. vGA sind auch immer die sonst wegen Steuerfreiheit gern gezahlten

Überstunden-, Feiertags- oder Nachtzuschläge.

Gehaltsänderungen und Verzicht

Bei geplanten Gehaltsänderungen ist die steuerliche Situation immer genau zu

prüfen, insbesondere wenn verzichtet werden soll. Unproblematisch ist hier nur ein

Verzicht in die Zukunft. Ansonsten möglichst nicht verzichten, sondern nur die

Zahlung aufschieben (Stundung). Gehaltssprünge vermeiden (Fremdvergleich!),

lieber konstant anpassen oder eine Gewinntantieme vereinbaren, um das Gehalt an

den Unternehmenserfolg zu koppeln. Achtung: Umsatztantiemen sind steuerlich

praktisch unzulässig und sollten vermieden werden!

4.7. Sozialversicherung des Geschäftsführers

Siehe: GmbH/UG-Geschäftsführer: Sozialversicherung, Tz. 5.4.

4.8. Übernahme von Wirtschaftsgütern von Gesellschaftern

Oft beginnen die späteren GmbHG/UG-Gesellschafter mit ihrem Projekt schon vor

der Gesellschaftsgründung und kaufen Wirtschaftsgüter, z.B. Laptops, Büromöbel. Es

stellt si h da die F age, ie a diese „i die Gesells haft hi ei eko t.

Vorsicht: Oft geht durch den Kauf vor Gründung die Vorsteuer

verloren, wenn die Gesellschafter ansonsten keine

Unternehmer sind. Größere Anschaffungen daher unbedingt

planen u d ögli hst s ho „als Gesells haft“ kaufe !

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Einfachste Möglichkeit des Weges in die Gesellschaft: ein einfacher Kaufvertrag

zwischen GmbH/UG und dem Gesellschafter über einen realistischen (!) Preis.

Die GmbH/UG kann aus dem Kaufvertrag (bzw. der Rechnung dazu) aber nur dann

die Vorsteuer ziehen, wenn der verkaufende Gesellschafter Umsatzsteuer gesondert

ausweist und dies auch darf. Der Gesellschafter muss dazu selbst Unternehmer sein.

Siehe auch: Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug und Rechnungsstellung, Tz. 6.9.

Bei größerem Umfang kann überlegt werden, die Wirtschaftsgüter bei der Gründung

(oder später) als Sacheinlage einzubringen. Dieser Weg wird in der Start-Up-Praxis

selten begangen, da er zu Mehraufwand und –kosten führt.

Vorsicht ist geboten, wenn das Geschäftsmodell schon länger läuft, Umsätze

erzeugt u d also „et as ert“ ist! Da darf auf kei e Fall oh e eitere Prüfu g mit einer GmbH/UG weitergemacht werden. Es besteht das Risiko, dass der

Geschäftswert durch eine Einlage in die GmbHG/UG realisiert wird und zu

versteuern ist.

4.9. Umwandlung einer UG in eine GmbH

Anders als oft behauptet, wandelt sich eine UG nicht automatisch in eine GmbH,

wenn das (in der Bilanz gezeigte) Eigenkapital inklusive der Pflichtrücklage die 25.000

Euro-Grenze für eine GmbH überschreitet.

Um in ei e G H „u fi ie e zu kö e , ist das Stammkapital auf den Wert von

25.000 Euro zu erhöhen. Es ist dazu immer ein Kapitalerhöhungsbeschluss der

Gesellschafterversammlung notwendig, den der Notar nach Erfüllung der neuen

Kapitaleinlagepflichten zum Handelsregister anmelden muss. Dieser Beschluss ändert

die Satzung und ist notariell zu beurkunden. Es gibt dafür 3 Möglichkeiten:

1. Kapitalerhöhung und Einlage in bar

2. Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln

3. Sachkapitalerhöhung

Möglichkeit 1 ist unproblematisch, wenn die Gesellschafter das neue Stammkapital

aufbringen können. Strittig ist allerdings, ob es reicht, auf die 25.000 Euro insgesamt

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nur 12.500 Euro einzuzahlen (wie bei einer GmbH-Neugründung) oder ob das Gebot

zur Volleinzahlung bei einer UG hier auch noch gilt.

Möglichkeit 2 klingt verlockend, weil so das Kapital für eine GmbH in der UG

„a gespa t e de ka . G oße Na hteil: ei e sol he Kapitale höhu g ist gesetzlich geregelt (§§ 57c ff. GmbHG – Link: http://jo.my/gb10) und hat diese

Voraussetzungen:

Letzter Jahresabschluss muss von der Gesellschafterversammlung

festgestellt sein, ein Ergebnisverwendungsbeschluss muss vorliegen.

Kapitalerhöhungsbeschluss setzt eine durch einen Wirtschaftsprüfer

geprüfte Bilanz voraus (echter Kostennachteil).

Es kann die letzte Jahresbilanz verwendet werden, wenn sie durch einen

Wirtschaftsprüfer geprüft war und der Stichtag nicht länger als 8 Monate

zurückliegt.

Es darf kein Verlustvortrag bilanziert sein.

Möglichkeit 3 setzt Sachwerte voraus, die die Kapitalerhöhung abdecken. Es findet

eine formale Bewertung statt, so dass dieser Weg in der Praxis eher selten gangbar

sein wird.

5. Sozialversicherung A–Z

5.1. Allgemeine Hinweise Sozialversicherung

Die Sozialversicherung hat sich zu einem der Fallstricke Nr. 1 für Gründer (und auch

später) entwickelt.

Wichtig: bei Gründungsvorhaben immer den Versicherungsstatus klären.

Ansprechpartner: DRV-Bund für Rente, www.drv-bund.de und z.B. AOK für

Krankenversicherungsfragen, www.aok.de.

Im Gegensatz zu früher muss auch ein (hauptberuflich) Selbständiger

krankenversichert sein. Ohne geht es nicht.

Nebenberufliche Selbständigkeit ist im Hauptberuf als Angestellter

mitversichert, wenn dieser überwiegt. Die Grenze bewegt sich bei etwa

50 % bzw. 19,25h pro Woche.

http://jo.my/gb10

http://www.drv-bund.de/

http://www.aok.de/

33


Für Selbständige gibt es 2 Möglichkeiten: freiwillig gesetzlich versichert

oder privat. Sonderfall: Künstlersozialversicherung (KSK) für Künstler und

verwandte, kreative Berufe.

5.2. Minijob

Seit 1.1.2013 ist die Minijob-Grenze 450 Euro pro Monat. Ab 2013 hat auch das

System zu den eigenen Rentenversicherungs-Beiträgen gewechselt: seitdem ist der

Minijobber grundsätzlich zu eigenen Beiträgen verpflichtet, außer er wählt dies ab

(opt-out). Vorteil der Beiträge: die spätere Rente wird höher – hoffentlich.

Vorteil Minijob: neben dieser Rentenversicherung entstehen keine

Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber leistet allerdings pauschale Abgaben

und eine Pauschalsteuer. Optional statt Pauschalsteuer: Besteuerung nach

individuellen Abzugsmerkmalen des Arbeitnehmers möglich. Nur damit ist in der

Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers auch eine Erstattung der bezahlten

Lohnsteuer möglich (z.B. bei gesamtem Jahreseinkommen unterhalb des

Grundfreibetrags von 8.130 Euro). Die Pauschalsteuer kann nicht erstattet werden.

Eine Minijob kann auch kurzfristig ausgeübt werden (2 Monate oder 50 Arbeitstage),

dann zahlt auch der Arbeitgeber keine Sozialversicherungsbeiträge.

Gute weiterführende Infos gibt es auf dem offiziellen Angebot der www.minijob-

zentrale.de, z.B. Überblick über die Abgaben bei einem Minijob: http://jo.my/gb12.

http://jo.my/gb11

Merkblatt, guter Gesamtüberblick über Themen

bei nebenberuflicher Selbständigkeit

http://www.minijob-zentrale.de/

http://www.minijob-zentrale.de/

http://jo.my/gb12

http://jo.my/gb11

34


5.3. Gehaltsabrechnung

Eine Gehaltsabrechnung wird dann notwendig, wenn Gehalt in irgend einer Form an

Angestellte (u.a. den Geschäftsführer) gezahlt wird. Mit der Gehaltsabrechnung

werden die Zahlbeträge an den Angestellten, die Sozialversicherung und das

Finanzamt festgelegt. “teue li h kö e ei „“o de ezüge z.B. Fi e age , Zuschüsse, Gutscheine usw.) einige Fallen versteckt sein.

Die Gehaltsabrechnung ist Grundlage einer Sozialversicherungsprüfung und muss

genau überlegt sein, insbesondere wenn sie mit einem einfachen Internet-Tool

erstellt wird. Besonders bei Erstanmeldung von Angestellten und Geschäftsführern

ist auch auf die richtige Schlüsselung der Tätigkeit zu achten.

Siehe auch: Statusfeststellungsverfahren, Tz. 5.7.

5.4. GmbH/UG-Geschäftsführer: Sozialversicherung

Für einen Geschäftsführer einer GmbH/UG greifen Sonderregelungen im Bereich der

Sozialversicherung, wenn er maßgeblichen Einfluss auf die Gesellschaft hat. Dann

wird er faktisch in der Sozialversicherung als Selbständiger angesehen und auch so

behandelt.

Meist ist es ge ade )iel, de /die Ges häftsfüh e „aus de Gesetzli he zu i ge . Denn das ist in jungen Jahren billiger. Der Geschäftsführer muss sich dann privat

kranken- und pflegeversichern. Alternativ kann er freiwillig weiter gesetzliche

Beiträge zahlen. Vorteil freiwillig gesetzliche Versicherung: stabile Beiträge auch im

Alter, aber erkauft mit höheren Anfangsbeiträgen.

In der Renten- und Arbeitslosenversicherung ist der Geschäftsführer dann vollständig

ef eit. Vo si ht: es sollte de o h pla äßig ögli hst f üh A spa u ge „fü die Re te ge a ht e de – je früher, desto höher ist der Zinseszinseffekt auch bei

anfangs kleinen Rücklagen. Auch geringe Sparleistungen bewirken über 35 Jahre

einen Effekt!

Den notwendigen, maßgeblichen Einfluss auf die Gesellschaft hat zunächst der

Alleingesellschafter einer GmbH/UG. Dieser wird zwingend wie ein Selbständiger

behandelt. Einziger Ausweg: er ist nicht nur (hauptberuflich) als Geschäftsführer tätig,

so de hat ei e „e hte A gestellte e uf. Da i d die Ges häftsfüh e -

35


Tätigkeit als Nebenberuf gewertet. Dies ist allerdings nur möglich, wenn er

„ü e iege d aus de Haupt e uf e die t Ei zelfallp üfu g du h die Krankenkassen).

Je geringer der Anteil an der GmbH/UG, desto mehr steigen die Anforderungen, um

den Geschäftsführer als sozialversicherungsfrei behandeln zu können. 50 %-Anteile

sind in der Regel kein Problem. Darunter sollte der Vertrag so aussehen, dass ohne

die Stimme des jeweiligen Gesellschafters kein Gesellschafterbeschluss möglich ist

(Vetorecht).

Wi htig: das The a „S hei sel stä digkeit“ gi t es au h ei a gestellte Geschäftsführern einer GmbH/UG, wenn die Gesellschaft nur für einen

Auftraggeber tätig ist, siehe unten!

Startet ein Gesellschafter-Geschäftsführer mit seiner (entgeltlichen) Geschäftsführer-

tätigkeit, so ist ein obligatorisches Statusfeststellungsverfahren (dazu siehe unten, Tz.

5.7.) durchzuführen. Dieses wird über die erste Gehaltsabrechnung gestartet. Vorteil:

Rechtssicherheit.

5.5. Scheinselbständigkeit

Scheinselbständigkeit ist eines der Schwerpunktthemen im Rahmen einer

Sozialversicherungsprüfung. Betroffen sind v.a. zwei Fälle. In beiden Fällen muss der

Arbeitgeber die rechtlichen Grundlagen genau prüfen, um Fehleinschätzungen zu

vermeiden:

Fall 1: Verdecktes Arbeitsverhältnis

An sich liegt hier vom Gesamtbild der Tätigkeit ein Arbeitsverhältnis vor. Gemessen

wird dies im Wesentlichen an dem Grad der tatsächlichen Eingliederung in den

Bet ie , z.B. Weisu gsge u de heit, U lau s egelu g us . De „A eit eh e schreibt allerdings Rechnungen und ist formal selbständig. Meist weiß in diesem Fall

zumindest der Arbeitgeber, dass keine echte Selbständigkeit vorliegt.

36


Fall : „Gesetzli he S hei sel stä digkeit“

Selbstständige Tätigkeit liegt in diesem Fall an sich vor, der Selbständige ist von der

Betriebseingliederung und vom Tätigkeitsbild her nicht nur ein verdeckter

Arbeitnehmer. Aber es handelt sich um Personen, die

regelmäßig selbst keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer

beschäftigen und

auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind.

Bei Gesellschaften wird dabei auf die Tätigkeit der Gesellschaft abgestellt, d.h.

dieses Pro le lässt si h i ht dur h „) is he s haltu g“ ei er G H/UG umgehen!

Folge: Rentenversicherungspflicht, oft 4 Jahre rückwirkend.

5.6. Sozialversicherungsprüfung

Wird – anders als die steuerliche Betriebsprüfung – sehr häufig durchgeführt. Etwa

alle 4 Jahre ist damit zu rechnen, oft auch früher. Es wird die korrekte

sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Löhnen und Gehältern geprüft, vor

allem die Themen Scheinselbständigkeit, Geschäftsführer und Lohn-

Sonderleistungen (wie Fahrtkostenzuschüsse, Benzingutscheine, Sachleistungen).

5.7. Statusfeststellungsverfahren

Das Statusfeststellungsverfahren dient dazu, mögliche Zweifel im Hinblick auf den

genauen sozialversicherungsrechtlichen Status (Pflicht ja/nein) auszuräumen. Die

Clearingstelle der Rentenversicherung prüft anhand eines Fragebogens und der

abgeschlossenen Verträge (z.B. Arbeits-/Dienst-/Gesellschaftsvertrag), ob

Versicherungspflicht vorliegt oder nicht. Es ergeht ein Bescheid, der bindend für die

Sozialversicherungsträger ist.

Großer Vorteil: auch wenn das Verfahren eher unangenehm ist, sorgt es frühzeitig für

Rechtssicherheit. Eine Sozialversicherungsprüfung wird standardmäßig auch in

kleineren Fällen alle paar Jahre durchgeführt. Wird dann ein falscher Status entdeckt,

37


drohen hohe Nachzahlungen, denn die monatlichen Beiträge summieren sich auf

Dauer.

Als freiwilliges Statusfeststellungsverfahren kann ein Antrag von Arbeitgeber oder

Arbeitnehmer bei begründeten Zweifeln zum Status gestellt werden.

Verpflichtend ist das Verfahren für Gesellschafter-Geschäftsführer und

ita eite de Ehegatte a zustoße „o ligato is he “tatusfeststellu g . Dies i d im Rahmen der Gehaltsabrechnung über die Schlüsselung einer besonderen Kennzahl

getan.

6. Steuern

6.1. Organisation, Fristen & Aufbewahrungspflicht

Wichtige steuerliche Fristen:

U satzsteue o a eldu g „U“t-VA : o atli h, quartalsweise oder

jährlich, immer zum 10. des Folgemonats – Dauerfristverlängerung (+ 1

Monat) möglich.

Details siehe: Umsatzsteuer I: Überblick & Termine, Tz. 6.8.

Jahres-Steuererklärungen Einkommensteuer, Körperschaftsteuer,

Gewerbesteuer, Umsatzsteuer: 31.5. des Folgejahres.

Bei Gewinnausschüttungen aus GmbH/UG: Kapitalertragsteuer-Anmeldung

auf den Zahlungstag.

Siehe auch: Gewinnausschüttung – Überblick Steuerpraxis, Tz. 3.11.

http://jo.my/gb13

Info & Antragsformulare zum

Statusfeststellungsverfahren

http://jo.my/gb13

38


Wenn Angestellte beschäftigt werden: Lohnsteueranmeldung auf den 10.

des Folgemonats, monatlich, quartalsweise, jährlich möglich.

In der Praxis besonders wichtig ist eine gute Ablage eingehender und ausgehender

Belege und Dokumente, also Rechnungen und ggf. Aufträge. In der Praxis bewährt hat

sich ein Scan des eingehenden Papiers und eine vollständige elektronische Ablage.

Das Papier wird später für das Finanzamt noch gebraucht, nicht vernichten!

Achtung: Rechnungen per E-Mail von Anfang an aus dem E-Mail-Postfach

„ u te si he . “o spielt si h de P ozess ei u d es ko t i ht zu späte e Suchaktionen. Für Steuerberater und Prüfungen sind immer kompakte

Zusammenstellungen notwendig. Empfehlung: chronologisch sortieren,

Aufbewahrungspflichten beachten:

Fristverlängerungen

Mit Begründung für Jahreserklärungen von 31.5. auf 30.9. eher

unproblematisch. Weitere Verlängerung möglich. Eine Verlängerung

über den 31.12. hinaus sollte direkt mit dem Finanzbeamten besprochen

werden.

Steuerberater haben für Mandanten eine generelle Fristverlängerung

auf den jeweiligen 31.12.

Aufbewahrungspflicht, Handling

Aufbewahrungspflicht: grundsätzlich 10 Jahre für Geschäftsunterlagen.

Empfehlung: besser 12 Jahre und mehr aufbewahren.

Elektronisch eingehende Belege müssen elektronisch aufbewahrt

werden. Ein Papierausdruck reicht nicht. Die elektronische

Aufbewahrung muss unveränderbar sein (d.h. CD-ROM oder

Dokumentenmanagementsystem). In der Praxis erfolgt in kleineren

Fällen regelmäßig aber keine Beanstandung.

Für Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug): gibt es ein Papieroriginal, ist es

verpflichtend aufzubewahren.

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6.2. Einkommensteuer

Die Einkommensteuer besteuert das komplette Einkommen einer inländischen

natürlichen Person (unbeschränkte Steuerpflicht, abhängig vom Wohnsitz oder

gewöhnlichen Aufenthalt, § 1 EStG – Link: http://jo.my/gb19).

Ausländer sind meist nur mit ihren inländischen Einkünften (beschränkt)

steuerpflichtig. Personengesellschaften werden nicht direkt besteuert, sondern das

Einkommen wird für die Gesellschaft insgesamt ermittelt und auf die dahinter

stehenden Gesellschafter verteilt (Feststellungsverfahren und -bescheid). Diese

versteuern dann auch diesen Teil in ihrem persönlichen Einkommensteuerbescheid.

Das Einkommen setzt sich aus verschiedenen Einkünften zusammen. Die

Einkunftsarten sind im Einkommensteuergesetz (EStG) abschließend festgelegt (§ 2

EStG – Link: http://jo.my/gb14).

Gewinneinkünfte

1. Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft

2. Einkünfte aus Gewerbebetrieb

3. Einkünfte aus selbständiger Arbeit

Überschusseinkünfte

4. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit

5. Einkünfte aus Kapitalvermögen

6. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

7. Sonstige Einkünfte

Einkunftsarten in der Einkommensteuer

Einnahmen außerhalb dieser Einkunftsarten sind nicht steuerbar, z.B. ein

Lottogewinn oder Glücksspielgewinne. Zu versteuern sind dann nur die späteren

Erträge, z.B. Zinsen.

Bei den Gewinneinkünften (1-3) wird der „Gewinn ermittelt:


Gewinn = Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben

http://jo.my/gb19

http://jo.my/gb14

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Bei den Überschusseinkünften (4-6) wird der „Überschuss ermittelt:

Grundsätzlich sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Einkünften stehen,

steuerlich abziehbar (Veranlassungsprinzip).

Ausgaben, die privat veranlasst sind, sind steuerlich nicht abziehbar, z.B. Kosten für

Nahrung, Kleidung, sonstige Lebensführung. Eine Aufteilung der Ausgaben in privat

und beruflich ist nur dann möglich, wenn es einen objektiven Maßstab gibt (sog.

Aufteilungs- und Abzugsverbot, § 12 EStG – Link: http://jo.my/gb15). Gibt es einen

Maßstab, muss nicht unbedingt genau gerechnet werden. Eine Schätzung ist möglich.

Aufteilbar wegen objektiven Maßstäben sind z.B. Fahrtkosten (Fahrtenbuch),

Telefo koste Ei zel e i du gs a h eis ode “ hätzu g, z.B. „ % P i ata teil , Dienstreisen mit einzelnen privaten Tagen (Kostenteilung anhand der Tage).

Mittlerweile wird auch bei Computern u.ä. per Schätzung aufgeteilt.

Manche der eigentlich privat veranlassten Ausgaben werden im EStG ausdrücklich als

abzugsfähig bestimmt:

Überschuss = Einnahmen - Werbungskosten

Sonderausgaben (§ 10ff EStG – Link: http://jo.my/gb16)

Kirchensteuer

Spenden

Versicherungen: z.B. Krankenversicherung, Berufsunfähigkeit,

Haftpflicht privat und Kfz (nicht Kasko), Rentenversicherung,

Lebensversicherung

Außergewöhnliche Belastungen (§ 33ff EStG – Link: http://jo.my/gb17)

Selbst getragene Arztkosten (Hauptfall)

Scheidungskosten

Kosten bei Behinderung

Kosten bei Unglücksfällen, Katastrophen

Höchstbeträge, Pauschalen und Sonderregeln beachten!

http://jo.my/gb15

http://jo.my/gb16

http://jo.my/gb17

41


Das zu versteuernde Einkommen wird im Einkommensteuerbescheid festgelegt und

besteuert. Der Steuersatz verläuft ansteigend mit zunehmendem zu versteuernden

Einkommen (zvE) und bewegt sich – nach einem Grundfreibetrag von 8.130 Euro –

von 14 % (Eingangssteuersatz) bis normal 42 % (ab zvE 52.882 Euro), und maximal

45 % „Rei he steue a z E . Eu o . Dazu ko t je eils de Solidaritätszuschlag (Soli) mit 5,5 % nochmals auf die Einkommensteuer.

Siehe auch: Verfahrensrecht: Steuerbescheide & Einspruch, Tz. 6.12.

6.3. Körperschaftsteuer

Die Körperschaftsteuer ist die Einkommensteuer der Körperschaften, also z.B.

GmbH/UG, Aktiengesellschaften, Vereine, Genossenschaften. Unbeschränkt

steuerpflichtig macht diese ein Sitz oder Geschäftsleitung im Inland (§ 1 KStG – Link:

http://jo.my/gb20). Bei Sitz und Geschäftsleitung im Ausland werden nur die

inländischen Einkünfte besteuert.

Das Körperschaftsteuergesetz (KStG) verweist in großen Teilen auf das EStG, v.a. für

die Gewinnermittlung. Körperschaften haben allerdings in den allermeisten Fällen

nur Einkünfte aus Gewerbebetrieb (Ausnahme: Vereine), die dann auch der

Gewerbesteuer unterliegen. Die Gewinnermittlung der Körperschaften erfolgt immer

durch Buchführung & Bilanzierung, nicht durch eine EÜR, Ausnahme wiederum:

Vereine.


Überblick über Sonderregelungen für Körperschaften:

Veräußerungsgewinne aus Anteilen an anderen Körperschaften sind zu

95 % steuerbefreit (§ 8b Abs. 2, 3 KStG – Link: http://jo.my/gb18). Dies ist

die Grundlage für das Doppelstock-Modell (vgl. Tz. 4.4. und ausführlicher

Online-Artikel: http://jo.my/gb08). Das Doppelstockmodell hat dann

Vorteile, wenn der Veräußerungsgewinn angespart oder reinvestiert

werden soll, v.a. wenn er besonders hoch ist.

Beispiel: eine GmbH hat eine Projekt-UG für eine smartphone-App

gegründet. Die smartphone-App schlägt ein und wird verkauft, indem die

GmbH alle Anteile an der Projekt-UG an Google verkauft.

http://jo.my/gb20

http://jo.my/gb18

http://jo.my/gb08

42


Folge: Veräußerungsgewinn aus dem Verkauf ist bei der GmbH zu 95 %

steuerbefreit. 5 % unterliegen der KSt und GewSt mit ca. 30 % (d.h. der

Steuersatz auf den gesamten Gewinn beträgt ca. 1,5 % = 5 % x 30 %).

Die gleiche 95 %ige Steuerbefreiung gilt für laufende Dividenden oder

Gewinnausschüttungen, die eine Körperschaft von einer anderen

Körperschaft auf ihre Beteiligung erhält. Voraussetzung seit 2013: die

empfangende Körperschaft ist zu mindestens 10 % an der anderen

beteiligt.

Ve luste ei e Kö pe s haft e de „a gespa t u d it zukü ftige Gewinnen verrechnet. Ein Gesellschafterwechsel führt recht schnell zu

einem Untergang der Verluste (§ 8c KStG - http://jo.my/gb21). Vorsicht ab

25 % Anteilswechsel und bei Kapitalerhöhungen!

Körperschaften können Organschaften bilden, bei denen der gesamte

Gewinn einer Gesellschaft an eine andere abgeführt wird. Voraussetzung:

Gewinnabführungsvertrag, nur im Inland möglich, nicht

grenzüberschreitend. Vorteil: einfacher Ausgleich von Verlusten (§ 14ff

KStG - http://jo.my/gb22).

Einlagen (nicht: Darlehen) in eine Körperschaft sollten unbedingt in der

Körperschaftsteuererklärung des Zahlungsjahres angegeben werden

„geso de te Feststellu g des steue li he Ei lageko tos . Bei ei e späteren Liquidation zählen die Einlagen als Eigenkapital, das steuerfrei

zurückgezahlt werden kann.

Der Steuersatz in der Körperschaftsteuer ist immer 15 % plus Soli 5,5 % =

15,825 %.

Dazu kommt die Gewerbesteuer mit einem Steuersatz von 7 % bis 17,15 %.

Siehe auch: Gewerbesteuer, Tz. 2.6.


http://jo.my/gb21

http://jo.my/gb22

43


6.4. Einkommensbesteuerung Geschäftsführergehalt

Das Geschäftsführergehalt wird – soweit es nicht überhöht und dann eine verdeckte

Gewinnausschüttung ist – als Betriebsausgaben bei der GmbH/UG abgezogen und

mindert dort den Gewinn. Für den Geschäftsführer wird eine Gehaltsabrechnung

gefertigt, Lohnsteuer (und ggf. Sozialversicherung) wird einbehalten, er erhält dann

sei „Netto aus ezahlt.

Beim Geschäftsführer sind die Einnahmen aus dem Gehalt in den meisten Fällen

„Ei kü fte aus i htsel stä dige A eit ehe selte : Ei kü fte aus sel stä dige Arbeit oder Gewerbebetrieb) und werden so in seiner Einkommensteuererklärung

versteuert.

Te h is h „spa t ei Ges häftsfüh e gehalt “teue auf E e e de Gesells haft = ca. 30 % u d „kostet de pe sö li he Ei ko e steue satz des Gesells hafte s = bis zu 45 % plus Soli). Belässt man das Geschäftsführergehalt in der Gesellschaft, kann

man den Betrag nur durch eine Gewinnausschüttung (an einen Gesellschafter) direkt

herausbekommen, die als Einkünfte aus Kapitalvermögen beim Gesellschafter

versteuert wird. Leihweise sind natürlich auch Darlehen möglich.

Vergleich Besteuerung Zahlung GF-Gehalt vs. bloße Gewinnausschüttung

Gehaltszahlung Gewinnausschüttung

100 100 Gewinn der GmbH vor Gehalt

- 50 - 0 Abzug GF-Gehalt

50 100 Zu versteuerndes Einkommen GmbH

Körperschaftsteuer Gesellschaft:

0 15 K“t/Ge “t „auf Gehalt x %

0 50 Gewinnausschüttung aus GmbH

Einkommensteuer Gesellschafter:

0 13,2 ESt+Soli auf Gewinnausschüttung 26,4 %

22,16 0 Versteuerung Gehalt (42 % + Soli = 44,3 %)

22,16 28,2 Gesa tsteuer a solut „auf Gehalt“, i l. KSt

44,32 % 56,40 % Gesamtsteuer in % (auf das Gehalt von 50)

44


Die genaue Gestaltung des ob und wie eines Geschäftsführergehalts im Vergleich zur

Gewinnausschüttung (oder keiner Ausschüttung) erfordert immer eine genaue

Planung. Statt eines Geschäftsführergehalts kommt auch in Betracht, ein

(selbständiges) Beratungshonorar zu vereinbaren – Gesellschaften untereinander

vereinbaren oft auch Managementserviceverträge.

Faustregel: je geringer der persönliche Einkommensteuersatz des Geschäftsführers,

desto eher lohnt sich die Gehaltsvariante.

6.5. Besteuerung Gewinnausschüttungen GmbH/UG

Gewinnausschüttungen aus der GmbH/UG mindern nicht die Körperschaft- und

Gewerbesteuer der GmbH/UG. Gewinnausschüttungen unterliegen zusätzlich beim

Gesellschafter nochmals der Besteuerung:

Ist der Gesellschafter wiederum eine GmbH/UG, sind

Gewinnausschüttungen körperschaft- und gewerbesteuerpflichtig:

o Bei einer Beteiligung von unter 10 %: Steuersatz ca. 30 %

o Bei einer Beteiligung ab 10 %: 95 %-ige Steuerbefreiung,

Steuersatz ca. 1,5 %

Ist der Gesellschafter eine natürliche Person, zahlt er Einkommensteuer:

o Grundsätzlich Abgeltungsteuer 25 % plus Soli = 26,375 %

o Optio al: sog. „Teilei kü fte e fah e it %

Steuerbefreiung und Anwendung des persönlichen

Einkommensteuersatzes, wenn Beteiligung mindestens 25 %

oder 1 % plus berufliche Tätigkeit für die Gesellschaft. Die Option

bindet für 5 Jahre (§ 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG – Link:

http://jo.my/gb23).

Siehe auch: Gewinnausschüttung - Steuerpraxis, Tz. 3.11.

6.6. Gewerbesteuer

Siehe: Gewerbesteuer, Tz. 2.6.

http://jo.my/gb23

45


6.7. Buchführung & Bilanzierung vs. Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)

Um den Gewinn (vgl. oben, Tz. 6.2.) zu ermitteln, gibt es neben der Schätzung durchs

Finanzamt zwei Möglichkeiten:

Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder

Buchführung und Bilanzierung.

Buchführung & Bilanzierung ist dabei die aufwändigere Methode und wird meist nicht

freiwillig, sondern nur bei Buchführungspflicht verwendet:

Buchführungspflichtig sind alle Kaufleute nach dem HGB (§ 242 HGB:

http://jo.my/gb26 , außer Kleingewerbetreibende mit Umsatz maximal 500.000

Euro und Gewinn maximal 50.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren

(§ 241a HGB: http://jo.my/gb24)

Buchführungspflichtig sind immer alle Kapitalgesellschaften, also v.a. GmbH/UG

Buchführungspflichtig nach der Abgabenordnung sind Gewerbetreibende, die

o bereits nach anderen Gesetzen (v.a. HGB) buchführungspflichtig sind

oder

o einen Gewinn über 50.000 Euro pro Jahr oder

o Umsätze von über 500.000 Euro pro Jahr erzielen.

o Das Finanzamt fordert bei späterer Überschreitung der Grenzen formal

zur Buchführung auf.

o Vgl. dazu §§ 140, 141 AO: http://jo.my/gb25

Nicht buchführungspflichtig sind Freiberufler, unabhängig von Umsatz und Gewinn

„Bu hfüh u g ei t da ei i e ei e te h is he, doppelte Bu hfüh u g mit dem

bekannten Soll/Haben-Buchen. Eine solche kann nicht mit Excel erstellt werden, da

unveränderbar gebucht werden muss. Man braucht ein spezielles Programm, ggf. in Form

einer OnlineApp. Aus der Buchführung wird dann der Jahresabschluss entwickelt, indem die

bebuchten Konten schrittweise zu den folgenden Rechenwerken abgeschlossen und

zusammengefasst werden:

http://jo.my/gb26

http://jo.my/gb24

http://jo.my/gb25

46


Wesentliches Ziel von Buchführung & Bilanzierung ist es, den Gewinn zu ermitteln, der in

einem Wirtschaftsjahr wirtschaftlich erzielt wurde. Auf den Gewinn wirken sich hier alle

Vorgänge unabhängig von der Zahlung aus.

Beispiel: Der bilanzierungspflichtige Handwerker H repariert im Dezember den Fußboden

eines Kunden und stellt am 15.12. eine Rechnung, die am 30.01. bezahlt wird. Zum 31.12.

wirkt sich die Rechnung bereits gewinnerhöhend aus (Forderung). Dies gilt umgekehrt

natürlich z.B. auch für am 31.12. noch nicht bezahlte Materialeinkäufe (Verbindlichkeiten).

Ohne Buchführungspflicht kann der Gewinn per EÜR ermittelt werden:

Die EÜR entspricht grob gesprochen der GuV im Rahmen von Buchführung & Bilanzierung. Es

kommt dabei aber – anders als bei der Buchführung – auf den tatsächlichen Zahlungsfluss an.

Ohne Zahlung gibt es noch keine steuerlich wirksame Einnahme und Ausgabe (= sog. Zufluss-

und Abflussprinzip, § 11 EStG: http://jo.my/gb27). Zugleich wird damit auch das Steuerjahr

(Veranlagungszeitraum) bestimmt, in dem die Zahlung zu erfassen ist.

Beispiel: Der nicht bilanzierungspflichtige Unternehmensberater U will seine Steuerlast für

2013 nicht weiter erhöhen. Er stellt seine letzten Rechnungen im Jahr erst spät, am

31.12.2013. Die in 2014 erfolgenden Zahlungen werden bei ihm erst in die

Einkommensteuererklärung 2014 eingerechnet.

Der „Jahresa s hluss“ esteht aus

Bilanz = Darstellung des Aktivvermögens (positives Vermögen, z.B.

Bankguthaben und Gegenstände) und Passivvermögens

(Schulden/Verbindlichkeiten) auf den 31.12. oder ein abweichendes

Wirtschaftsjahr

Gewinn- und Verlustrechnung, GuV (= Erträge und Aufwendungen im

Wirtschaftsjahr ergeben den Jahresüberschuss/Gewinn)

I der Bila z ird re h eris h u ter „Eige kapital“ zu . . ebenso der

Gewinn aus der GuV gezeigt

Anhang = kurze, gesetzlich geregelte Beschreibung der Bilanzierungsmethoden

und bestimmter Posten und Vorgänge

Lagebericht = formaler Geschäftsbericht, nur bei größeren Gesellschaften

http://jo.my/gb27

47


Ausnahme: sog. wiederkehrende Leistungen werden – zahlungsunabhängig – in dem Jahr

steue li h i ksa , zu de sie i ts haftli h gehö e . Dies gilt a e u , e sie „ku ze )eit Tage o / a h Jah es e hsel gezahlt e de .

Beispiel: Künstler K zahlt seine monatliche Ateliermiete für Dezember 2013 erst am 5.1.2014.

Diese Mietzahlung ist noch als Betriebsausgabe im Jahr 2013 steuerlich wirksam.

Besonderheit: Absetzung für Abnutzung (AfA)

Die AfA (oder Abschreibung) gibt es sowohl bei Buchführung & Bilanzierung, als auch bei der

EÜR. Das Grundprinzip: Ausgaben für Wirtschaftsgüter, die länger als 1 Jahr betrieblich

nutzbar sind, dürfen nicht sofort bei Zahlung (EÜR) bzw. Anschaffung (Bilanz) gewinnwirksam

abgezogen werden. Sie müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (ND) verteilt

werden. Es wirkt sich also in jedem Jahr nur ein Teil steuerlich aus. Für die ND gibt es amtliche

AfA-Tabellen.

Beispiel: ein neues Kfz wird über 6 Jahre abgeschrieben, Büromöbel über 13 Jahre.

Besonderheit: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Angeschaffte Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von maximal 410 Euro

(immer netto, § 6 Abs. 2 EStG: http://jo.my/gb29) dürfen sofort abgeschrieben

werden, auch wenn die Nutzungsdauer mehr als 1 Jahr ist. Voraussetzung: das

Wirtschaftsgut muss selbständig nutzbar sein, also nicht nur in Kombination mit

anderen.

Beispiel: standalone-Multifunktionsdrucker mit Fax, Kopierfunktion usw. ist

selbständig nutzbar, ein normaler Drucker nicht.

Bei Anschaffungskosten von 150 Euro bis 1.000 Euro kann optional ein sog.

Sammelposten mit Abschreibung über 5 Jahre gebildet werden. Meist nicht

http://jo.my/gb28

Link zur amtlichen AfA-Tabelle

http://jo.my/gb29

http://jo.my/gb28

48


sinnvoll, da bei Wahl dieser Option alle diese Wirtschaftsgüter verpflichtend in den

Sammelposten aufgenommen werden müssen.

6.8. Umsatzsteuer I: Überblick, Voranmeldung, Termine

Mit der Umsatzsteuer wird ein Gründer spätestens konfrontiert, wenn er den

„G ü du gs-F age oge des Fi a za ts ausfülle soll. Do t geht es .a. u die Themen Kleinunternehmer ja/nein, Ist- oder Soll-Versteuerung und USt-ID-Nummer.

Siehe auch: Gründungs-Fragebogen, Tz. 2.5.

Die Umsatzsteuer trifft nur den Unternehmer, also Personen, die auf selbstständiger

Basis Leistungen erbringen (§ 2 UStG - http://jo.my/gb32). Generell werden von der

Umsatzsteuer alle Arten von Leistungen, also Warenlieferunge „Liefe u ge u d Die stleistu ge „so stige Leistu ge e fasst.

Der allgemeine Steuersatz beträgt derzeit 19 %, für bestimmte Leistungen ermäßigt

7 %. Ermäßigt sind z.B. (vgl. § 12 Abs. 2 UStG – http://jo.my/gb33 ):

Eintritt in Theater, Museen, Konzerte, Schwimmbäder

Lieferung von vielen Lebensmitteln

Lieferung von Büchern und Zeitschriften

Überlassung von Urheberrechten

http://jo.my/gb30

Ausführlicher Artikel im eSteuerPartner-InfoBlog zur EÜR

http://jo.my/gb31

Ausführlicher Artikel im eSteuerPartner-InfoBlog zur Bilanz

http://jo.my/gb32

http://jo.my/gb33

http://jo.my/gb30

http://jo.my/gb31

49


Leistungen von Vereinen im Zweckbetrieb (nicht: wirtschaftlicher

Geschäftsbetrieb)

Personenbeförderungen mit Taxi und Linienverkehr

Hotelübernachtungen (ohne Nebenleistungen)

Einige Leistungen sind steuerfrei, meist unter bestimmten Voraussetzungen.

Wichtige Beispiele sind (vgl. § 4 UStG – http://jo.my/gb34 ):

Warenlieferungen: Ausfuhr in die EU und Ausland

Umsätze mit Zahlungsmitteln, Forderungen, Wertpapieren

Umsätze, die bereits unter die Grunderwerbsteuer fallen

Vermietung von Grundstücken (wenn nicht nur kurzfristig)

Ärztliche Leistungen

Unterrichtsumsätze von Schulen und selbstständigen Lehrern

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer muss die geschuldete Umsatzsteuer selbst

berechnen und pünktlich an das Finanzamt zahlen (Umsatzsteuer-Voranmeldung,

USt-VA). Voranmeldungen sind bei Neugründungen grundsätzlich im Gründungsjahr

und im Folgejahr monatlich abzugeben. Später beurteilt sich dies nach der

Umsatzsteuer des Vorjahres:

Bis zu 7.500 Euro Umsatzsteuer: Quartalsweise Abgabe der USt-VA

Ab 7.500 Euro Umsatzsteuer: Monatliche USt-VA

Unter 1.000 Euro Umsatzsteuer: Finanzamt kann von USt-VA befreien.

Dann ist nur eine Jahreserklärung notwendig.

Termin für die Abgabe der USt-VA und die Zahlung der darin berechneten Steuer ist

jeweils der 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums. Eine Einzugsermächtigung

für das Finanzamt sichert die pünktliche Zahlung. Ansonsten drohen

Säumniszuschläge (Zinssatz 6 % pro Jahr). USt-VA sind elektronisch abzugeben

(www.elster.de).

http://jo.my/gb34


50


Dauerfristverlängerung

Auf Antrag genehmigt das Finanzamt eine dauerhafte Fristverlängerung für die

Abgabe der USt-VA von einem Monat. Der Preis dafür: der Unternehmer muss eine

Sonder-Vorauszahlung von 1/11 der Umsatzsteuer des Vorjahres zahlen. Die Sonder-

Vorauszahlung wird am Jahresende wieder mit der geschuldeten Umsatzsteuer

verrechnet (vgl. §§ 46ff UStDV – http://jo.my/gb35).

Beispiel: Bei monatlichen Voranmeldungen ist die USt-VA für April bis zum 10. Mai

abzugeben und die USt zu zahlen. Mit Dauerfristverlängerung verlängert sich Abgabe

und Zahlung auf den 10. Juni.

Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Bis zum 31.05. des Folgejahres muss der Unternehmer außerdem die USt-

Jahreserklärung abgeben. Maßgeblich ist in der Umsatzsteuer immer das

Kalenderjahr.

Zusammenfassende Meldung, ZM

In der ZM müssen innergemeinschaftliche Vorgänge erklärt werden (vgl. § 18a UStG:

http://jo.my/gb39). Termine: bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendermonats (bei

innergemeinschaftlichen Warenlieferungen) oder bis zum 25. Tag nach Ablauf eines

Kalendervierteljahrs (bei reverse-charge-Umsätzen, vgl. Tz. 6.11.).

6.9. Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug, Rechnungsstellung

Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer (nicht: Kleinunternehmer) ist zum sog.

Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet: er kann sich Umsatzsteuer, die er selbst an

einen anderen Unternehmer gezahlt hat, z.B. bei Wareneinkäufen, vom Finanzamt

zurückholen.

„Der U ter eh er kalkuliert etto“

http://jo.my/gb36

Formular Einzugsermächtigung Finanzamt

http://jo.my/gb35

http://jo.my/gb39

http://jo.my/gb36

51


Technisch geschieht das im Rahmen der USt-Voranmeldung, bei der die

Umsatzsteuer auf die eigenen Ausgangsleistungen und die Vorsteuer aus

Leistungseinkäufen miteinander verrechnet werden. Es ist tatsächlich so, dass der

Unternehmer auch Geld zurück erhält, wenn in einem Voranmeldungszeitraum

wenige Ausgangsleistungen erbracht wurden, aber ein hoher Einkauf stattfand.

Hinweis: Reine Beteiligungsgesellschaften haben mangels unternehmerischer

Tätigkeit kein Vorsteuerabzugsrecht. Ggf. ist eine Strukturierung von anderen

unternehmerischen Leistungen notwendig, um ein Vorsteuerabzugsrecht zu

erhalten.

Rechnungen

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung

im Original. Der Unternehmer selbst sollte natürlich ebenso darauf achten, dass er

Rechnungen müssen enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des

leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder USt-ID-

Nummer

das Ausstellungsdatum

eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird

(Rechnungsnummer)

die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der

gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der

sonstigen Leistung

den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen

aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige

Leistung, sowie Minderungen

Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstück: Hinweis auf

Aufbewahrungspflicht

in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den

Leistu gse pfä ge die A ga e „Guts h ift .

52


korrekte Ausgangsrechnungen verschickt. Diese müssen die oben genannten

Angaben enthalten (§ 14, 14a UStG).

Ausnahme: sog. Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 Euro Gesamtbetrag (z.B.

Barquittungen, Kassenbons). Bei diesen reicht das Folgende (§ 33 UStDV):

Gutschriftsverfahren

Der Normalfall ist: der Leistende schreibt nach Leistungserbringung eine Rechnung.

In manchen Fällen verfügt aber der Leistungsempfänger allein über die richtigen

Informationen, um die Rechnung zu erstellen, z.B. bei Provisionen oder

Kommissionsverkäufen.

Dann schreibt der Leistungsempfänger dem Leistenden eine Rechnung und zahlt sie

sel st a de Leiste de aus. Ei e sol he Re h u g heißt „Guts h ift u d uss au h so bezeichnet werden (siehe oben). Gutschrift ist ein umsatzsteuerlicher Fachbegriff.

Hier nicht zu verwechseln mit der Storno-Rechnung, die auch oft als Gutschrift

bezeichnet wird.

6.10. Umsatzsteuer III: Kleinunternehmer

Bei Einnahmen (= vereinnahmte Beträge) von maximal 17.500 Euro kann die

Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer genutzt werden (§ 19 UStG:

http://jo.my/gb37). Der Unternehmer spart sich dann die Umsatzsteuererklärung,

darf aber keine Vorsteuer abziehen. Genauer:

Kleinbetragsrechnungen müssen enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden

Unternehmers

das Ausstellungsdatum

die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang

und die Art der sonstigen Leistung und

das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung

oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden

Steuersatz oder

Hinweis auf Steuerbefreiung.

http://jo.my/gb37

53


Wichtig: in seinen eigenen Rechnungen darf ein Kleinunternehmer keine

Umsatzsteuer gesondert ausweisen!

Wird die Grenze von 17.500 Euro in einem Jahr überschritten, ist im nächsten Jahr

zwingend Umsatzsteuer an das Finanzamt anzumelden und zu zahlen – Rechnungen

sollten dann die richtigen Angaben enthalten (siehe oben, Tz. 6.9.). Das Finanzamt

meldet sich generell nicht zu dem Thema, sondern verlangt irgendwann

Umsatzsteuer.

Auf die Kleinunternehmerregelung kann verzichtet werden (Option bindet für 5

Jahre), so dass Vorsteuerabzug möglich wird.

Wann lohnt sich ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Beeinflusst wird dies vom Kundenkreis, der Preispolitik, der Umsatzplanung und vom

eigenen Leistungs-/Wareneinkauf.

Besteht der Kundenkreis aus normalen Unternehmern, die

vorsteuerabzugsberechtigt sind, so spielt der Aufschlag der Umsatzsteuer auf den

eigenen (kalkulierten) Nettopreis keine Rolle. Der Unternehmerkunde zieht selbst die

Vorsteuer und zahlt nur den Nettopreis. Hat man Privatabnehmer als Kunden, kann

es ei e U te s hied a he , o i h ei e Leistu g „ utto fü etto a iete ka oder nochmals 19 % aufschlage – oder alternativ die 19 % aus dem bisherigen Preis

zahle (nicht zu empfehlen, aber manchmal nicht zu vermeiden).

Plant man einen schnellen Umsatzzuwachs im Privatkundenbereich, kann es auch

Sinn machen, den Preis von vorneherein so zu berechnen, dass die Umsatzsteuer

einkalkuliert ist (ohne sie auszuweisen) – man vermeidet einen späteren Preissprung.

Kleinunternehmerregelung ist möglich, wenn

Gesamtumsatz des jeweiligen Vorjahres maximal 17.500 Euro und

Im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro zu erwarten (Schätzung)

Nicht zum Gesamtumsatz zählen verschiedene steuerbefreite

Leistungen

Gesa tu satz i d i klusi e U satzsteue e e h et = „Ei ah e auf de Ko to

54


Vorsteuerabzug macht schlussendlich nur wirklich Sinn, wenn es welche abzuziehen

gibt. Die möglichen Vorsteuerbeträge sind also mit dem Aufwand und ggf. den Kosten

zu vergleichen, den die Umsatzsteuer nach sich zieht: Rechnungen, Voranmeldungen,

ggf. Steuerberaterkosten usw. (letztlich ist das eine individuelle Betrachtung).

Auch eine GmbH/UG kann Kleinunternehmer sein.

6.11. Umsatzsteuer IV: Steuerschuld, Soll- vs. Ist-Versteuerung

Steuerschuldner ist der Unternehmer selbst. Er muss die Umsatzsteuer aus seinen

Rechnungen ans Finanzamt zahlen.

Achtung: sehr häufig werden keine Rücklagen aus den laufenden Kontoeingängen

gebildet und das Geld fehlt, wenn die Umsatzsteuer an das Finanzamt zu zahlen ist (1

bis 2 Monate später)! Cash Flow planen und das Geld für das Finanzamt zur Seite

legen!

Wichtige Ausnahme bei der Steuerschuldnerschaft: Dienstleistungen ins Ausland an

einen anderen Unternehmer (reverse-charge). In diesen Fällen ist die Leistung in

Deutschland nicht steuerbar und löst keine deutsche Umsatzsteuer aus:

Sitzt der leistungsempfangende Unternehmer im EU-Ausland, ist die

Leistung dort umsatzsteuerpflichtig, aber: Steuerschuldner ist der

Leistungsempfänger. In der Rechnung steht dann nur ein Nettobetrag

oh e U satzsteue u d de )usatz „“teue s huld e ist der

Leistungsempfänger (reverse- ha ge .

Sitzt der Leistungsempfänger im außereuropäischen Ausland, kommt es auf

das dortige Recht an, also ob es ein ähnliches Umsatzsteuer-System gibt.

Die Schweiz z.B. hat faktisch das gleiche Recht wie die EU eingeführt, d.h.

Rechnung lautet auf netto + Zusatz wie oben.

In den Rechnungen ist die (EU-)USt-Id-Nummer anzugeben (Antrag im

Gründungs-Fragebogen oder später online beim Bundeszentralamt für

Steuern: http://jo.my/gb38).

Umgekehrt gilt: bezieht man als Unternehmer Leistungen eines ausländischen

Unternehmers (EU oder sonstiges Ausland), ist man ebenso Steuerschuldner der

http://jo.my/gb38

55


Umsatzsteuer und muss diese in den eigenen USt-VA deklarieren. Diese

Umsatzsteuer kann aber direkt als Vorsteuer abgezogen werden, sodass sich eine

Zahllast von Null aus diesem Vorgang ergibt. Sinn dieser Regelung: EU-weite Kontrolle

über innergemeinschaftliche Leistungen.

Innergemeinschaftliche Warenlieferungen und –erwerbe unterliegen ähnlichen

Regelungen. Es gibt allerdings erhöhte Nachweispflichten zum Verbleib, zum

Abnehmer usw. Zusammenfassende Meldung (ZM) beachten (siehe Tz. 6.8.)!

Soll- vs. Ist-Verfahren

Stellt man keinen Antrag, so unterliegt man als Unternehmer (nicht:

Klei u te eh e de No alfall: “oll e steue u g „ a h e ei barten E tgelte . Das bedeutet: stellt man eine Rechnung, ist der entsprechende Umsatzbetrag im

jeweiligen Voranmeldungszeitraum ans Finanzamt zu melden und zu zahlen – ohne

dass man selbst Geld erhalten hat!

Daher gilt: Wenn die Voraussetzungen vorliegen, Ist-Versteuerung beantragen!

Das Finanzamt erlässt dazu einen Bescheid, in dem diese Methode genehmigt wird.

Dann kommt es für die Meldung (und Zahlung) der Umsatzsteuer ans Finanzamt

immer auf den konkreten Zahlungseingang auf dem Konto (oder bar) an.

Dieses Verfahren geht auch für GmbH/UGs. Die Ist-Versteuerung gilt hier aber immer

nur für die Umsatzsteuer.

Ist-Versteuerung ist in der Umsatzsteuer möglich, wenn

Gesamtumsatz im Vorjahr maximal 500.000 Euro oder

Befreiung von der Buchführungspflicht nach § 148 AO (sehr selten)

oder

Umsätze aus freiberuflicher Tätigkeit (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG).

56


6.12. Verfahrensrecht: Steuerbescheide & Einspruch

Eine Steuerveranlagung läuft standardmäßig wie folgt ab:

Abgabe Steuererklärung

Ggf. Rückfragen Finanzamt

Steuerbescheid

Steuerzahlung/-erstattung

Wenn das Finanzamt einen Steuerbescheid schickt, heißt es aufgepasst! Dann läuft

die Einspruchsfrist von 1 Monat. Danach ist der Bescheid nur noch schwer änderbar,

denn man braucht dann spezielle Korrekturvorschriften (§§ 172 ff AO:

http://jo.my/gb42).

Wenn es zeitlich knapp wird und Zweifel an der Richtigkeit des Bescheids bestehen,

gilt: fristwahrend vorsorglich Einspruch einlegen und Rat einholen. Bescheide haben

immer eine Rechtsbehelfsbelehrung, in der Hinweise zum richtigen Rechtsbehelf, also

Form und Frist, zu finden sind.

Ein Einspruch wird aus Beweisgründen (Zugangsnachweis) am Besten vorab per Fax

und dann per Post an das (richtige!) Finanzamt verschickt. Es reicht prinzipiell, den

Bescheid genau zu bezeichnen, sich als betroffener Bescheidadressat erkennen zu

geben und klarzumachen, dass man nicht mit dem Bescheid einverstanden ist.

Ei e U ters hrift oder das Wort „Ei spru h“ ist i ht erforderli h, schadet aber in

der Praxis nicht.

Eine Begründung muss nicht sofort erfolgen, sondern kann auch nachgereicht

werden. Erfolgt keine spezifische Begründung, wird das Finanzamt ein- oder

mehrmals eine Begründung nachfordern und schließlich nach Aktenlage über den

Einspruch entscheiden. In der Praxis heißt das fast immer: der Einspruch wird als

unbegründet zurückgewiesen.

Wichtig: Bescheide genau prüfen, v.a. wenn Gesellschaften betroffen sind. Es ist

immer der richtige Bescheid mit dem Einspruch anzugreifen.

Beispiel: für eine Personengesellschaft muss eine sog. Feststellungserklärung

abgegeben werden. Mit dieser wird der Gewinn auf die Gesellschafter aufgeteilt. Die

Einkommensteuer wird aber erst in den persönlichen ESt-Bescheiden der

Gesellschafter festgesetzt und gezahlt. Ist bereits der Gewinn der Gesellschaft

http://jo.my/gb42

57


fehlerhaft, muss schon der Feststellungsbescheid mit dem Einspruch angegriffen

werden. Später in den ESt-Bescheiden ist keine Änderung mehr möglich.

***

http://jo.my/gb40

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