eBusiness Lösung - Dokumentenaustausch im WebZusammenarbeit vereinfachen

LEITFADEN

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eBusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web

Impressum

Herausgeber eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

Text und Redaktion Dr. Christoph Rensing Dörte Maasch Bildnachweis www.fotolia.de

Stand Dezember 2013

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eBusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web

Problemstellung & Einsatzbereiche im Unternehmen

Das Arbeiten in einem Team erfordert eine inten-sive Kommunikation zwischen den einzelnen Mit-gliedern. Die Mitglieder arbeiten jedoch zuneh-mend an verschiedenen Standorten, sodass räumliche Grenzen bestehen. Der Zugriff auf die notwendigen Dokumente sowie die Aktualität die-ser muss jederzeit gewährleistet sein. Das Verschi-cken von E-Mails mit Anhang ist aufwendig, mit der Zeit oftmals unübersichtlich und führt schnell zu einer umfangreichen Nutzung von Speicherplatz, da die Anhänge, sowohl beim Sender als auch bei allen Empfängern gespeichert werden.

► Der Dokumentenaustausch im Web bietet eine Möglichkeit, Dokumente schnell und komfor-tabel weiterzugeben, auszutauschen oder zu bearbeiten.

► Auf die Dokumente kann jederzeit und von über-all zugegriffen werden. Durch die Verteilung von Zugriffsrechten haben nur Befugte Zugriff auf die Dokumente.

► Die Dokumente können aktuell und kosten-freundlich übermittelt werden.

eBusiness Lösung -

Dokumentenaustausch im Web Die Arbeitswelt wird zunehmend mobiler und die Arbeitsweisen verändern sich stetig. Die Zusammen-arbeit findet oftmals nicht mehr nur an einem, son-dern über verschiedene Standorte hinweg statt. Um beispielsweise für alle Mitglieder in einem Team die aktuellen Dokumente bereitzustellen, werden für den Dokumentenaustausch zunehmend Online-Speicher-dienste genutzt. Dort können Dokumente, Verträge, Fotos und beliebige andere Dateien abgelegt und geteilt werden. Der Nutzer kann von überall auf die Dokumente zugreifen.

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eBusiness Dokumentenaustausch im Web

Kostenpflichtige Online-Speicherdienste bieten, je nach Modell, ein weitaus größeren Speicherplatz und einen größeren Funktionsumfang an.

Viele Dienste erlauben es zudem, von unterschied-lichen Endgeräten auf die Dokumente zuzugreifen und diese auch unter verschiedenen Betriebssyste-men zu nutzen, zum Beispiel von einem Mac oder einem Windows-Rechner sowie einem Pad oder Smartphone. Für die Nutzung ist oftmals lediglich eine Anmeldung bei einem Online-Speicherdienst notwendig. Es können aber auch maßgerechte Lösungen für das gesamte Unternehmen in diesem Rahmen eingesetzt werden.

Kurzbeschreibung Dokumentenaustausch im Web

Die Nutzung von Online-Speicherdiensten eignet sich für die Ablage von Dokumenten, auf die jeder-zeit und von überall zugriffen werden soll. Sie bie-ten sich demnach für den Austausch und das Tei-len von Dokumenten über das Internet an. So kann eine größere Anzahl an Dokumenten auch ande-ren Nutzern, beispielsweise Teammitgliedern oder Kunden, zugänglich gemacht werden.

Es gibt eine Vielzahl an kostenfreien und kosten-pflichtigen Online-Speicherdiensten. Die kosten-freien Online-Speicher Lösungen bieten sich ins-besondere für die Nutzung durch Privatpersonen an, da der Speicherplatz begrenzt ist.

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eBusiness Dokumentenaustausch im Web

Nachteile von Dokumentenaustausch im Web

► Die Sicherheit bei Cloud-gestützten Online-Da-tenspeichern ist kritisch zu betrachten. Unbe-fugte können sich über das Internet gegeben-falls Zugang zum Online-Speicher verschaffen, beispielsweise wenn der Zugangsschutz zu gering oder die Verschlüsselung unzureichend ist. Auch muss der Anbieter eines Online-Spei-chers vertrauenswürdig sein.

► Die Online-Datenspeicher werden oftmals nicht vom eigenen Unternehmen verwaltet. Das kann zu einer Intransparenz im Unternehmen führen, insbesondere dann, wenn keine Informationen darüber vorliegen, welche Daten abgelegt wur-den.

► Der Datenschutz ist ein schwieriges Thema. Je nach Firmensitz des Service-Providers und dem Standort der Rechenzentren, in denen die Daten von Kunden gespeichert werden, gel-ten andere Datenschutzbestimmungen. Unter-nehmen, die in der EU angesiedelt sind, sollten einen Provider auswählen, der die EU-Daten-schutzregeln erfüllt.

Vorteile Dokumentenaustausch im Web

► Der Dokumentenaustausch im Web ermöglicht einen schnellen und komfortablen Arbeitspro-zess unter anderem zwischen Mitgliedern eines Teams. Die Mitarbeiter können gemeinsam an einem Dokument arbeiten ohne sich stän-dig Mails schicken oder sich persönlich austau-schen zu müssen. Zudem greifen alle Team-mitglieder auf einen einheitlichen und aktuellen Datenbestand zu.

► Die auf einem Online-Speicherdienst abgeleg-ten Dokumente sind zentral gespeichert, sodass selbst bei Verlust des Endgerätes (Computer/ Smartphone) die Dateien verfügbar sind.

► Der Nutzer kann von überall auf die Doku-mente zugreifen. Die Lösung kann direkt vom Arbeitsplatz, einem mobilen Endgerät oder im Home-Office genutzt werden.

► Durch die Einrichtung eines geschlossenen Arbeitsbereiches haben ausschließlich berech-tigte Teilnehmer Zugriff auf die Dokumente. So kann der Dokumentenaustausch beispiels-weise auch zwischen Kunden und dem Unter-nehmen stattfinden. Es handelt sich daher um eine gute Alternative zu Festplatte/ USB-Stick, umfangreichen E-Mail Anhängen oder Papier-varianten.

► Die Einrichtung einer funktionierenden Aus-tauschmöglichkeit ist einfach umsetzbar und mit einem geringen Zeitaufwand verbunden. Zudem gibt es in der Regel keine Einschrän-kungen beim Dokumentformat (PDF, XML, WORD etc.).

► Einige Online-Speicherdienste bieten die Mög-lichkeit, Dokumente auch auf dem Endgerät zu speichern, offline zu bearbeiten und später wie-der online zu synchronisieren.

► Auch für die persönliche Nutzung können Online-Speicherdienste sinnvoll sein, zum Bei-spiel um auf Bilder, Videos oder Musikdateien von verschiedenen Endgeräten aus zugreifen zu können.

TIPP: Bei der Passwortvergabe sollte darauf geachtet werden, dass ein starkes Passwort gewählt wird, bei-spielsweise indem Zahlen, Sonderzeichen oder Klein- und Großschreibung mit eingebunden werden. Detail-lierte Zugriffsrechte ermöglichen es zudem, zu regeln, wer welche Dateien sehen, bearbeiten und downloa-den sowie hochladen kann.

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Lösungen für Dokumentenaustausch im Web

Die Anzahl der Anbieter von Online-Speicherdiens-ten steigt stetig. Es gibt sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Angebote. Der Unterschied zwischen den kostenfreien und kostenpflichtigen Angeboten liegt oftmals im verfügbaren Speicher-platz.

Das Internetportal Cloudsider hat eine Über-sicht von Online-Speicher-Anbietern erstellt. Die verschiedenen Angebote werden ausführlich beschrieben und Interessenten können sich hier umfassend informieren. (http://www.cloudsider.com/cloud-speicher)

Auch auf der Webseite von Computerbild kön-nen sich Interessenten umfassend über mögliche Anbieter informieren. (http://www.computerbild.de/downloads/internet/dokumente-gemeinsam-bear-beiten-39531?order=1&page=1)

TIPP: Das Fraunhofer-Institut für Sichere Informations-technologie hat eine umfassende englischsprachige Stu-die zum Thema „On the Security of Cloud Storage Ser-vices“ herausgegeben. Sie haben in diesem Rahmen die Sicherheit von Cloud Storage Services geprüft und unter anderem Grundlagen vorgestellt und verschie-dene Anbieter von Cloud Storage Services analysiert. (https://www.sit.fraunhofer.de/de/angebote/projekte/cloud-studie/)

Über unsere eBusiness Lösungen

Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Le-arning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen.

Alle eBusiness Lösungen werden motiviert mit-tels Beschreibung einer Herausforderung mit der auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie rele-vant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren.

Kontakt

©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

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