EDV-System zur beleglosen Anforderung- „Lübecker Specials“ Ulf Oesinghaus Apotheke des...

EDV-System zur beleglosen EDV-System zur beleglosen Anforderung-Anforderung-

„Lübecker Specials“„Lübecker Specials“

Ulf OesinghausApotheke des Universitätsklinikums Lübeck

München, 08.06.02

Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02 2

1. Ist-Situation am UKL (Arzneimittel + Materialwirtschaft

2. Ziele des neuen Logistikkonzeptes

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung

4. Demonstration der bisher realisierten WEB-Browser-Funktionalitäten in Lübeck

5. Bericht zum Projektstand in Lübeck und Zusammen-fassung

A G E N D A


1. Ausgangssituation Anforderung von Arzneimitteln / Wirtschaftsbedarf

Versorgung von ca. 2000 Betten, davon ca. 600 Betten Fremdversorgung (3 Häuser) an 3 Ausgabetagen pro Woche

EDV-Ausstattung: - SAP-R3 MM mit vorgeschaltetem MobiDik- System

- KKS (Siemens/SMS-Dataplan) auf den Stationen

Stationsanforderungen über ausgedruckte Hitlisten und/oder Blankoformulare handschriftlich per Fax oder KFA in die Apotheke bzw. an den Einkauf (Modulsystem im Lager für Wirtschaftsbedarf)

Sichtung, Substitution, und Kontrolle jeder eingehenden Anforderung durch 2 Apotheker; barcodeunterstützte, händische Kommissionierung durch 8-10 Mitarbeiter mittels Handscannern und nachfolgender Datenübergabe an MobiDik sowie Liefer- und Bestellscheinausdruck

Händisches Auffüllen des Lagers nach WE und aus dem Übervorrat


2. Ziele des neuen Logistikkonzeptes

Rationalisierung der Arzneimittelausgabe auf das niedrigst mögliche Personalmaß durch Online-Anbindung der Stationen und Automatisierung des Warenlagers (Batchkommissionierung, Stockflow-Regale, Axon-System, Etikettendruck Infusionen/ Wirtschaftsbedarf)

Verdichtung des Arzneimittellagers um mind. 30%, da diese Fläche für den Neubau eines Zytostatikalabores benötigt wird

Entlastung des operativen Einkaufs Tägl. Belieferung zwecks Abbau der Stationsläger Qualitätssteigerung , Fehlerreduktion



Keine SAP-Masken auf den Stationen, keine Integration ins KKS

geringste Speicherbelegung auf den Stations-PC´s einfache, selbsterklärende Bedieneroberflächen auf den

Stationen einfacher, von der Materialwirtschaft unabhängiger Zugang

für die Fremdhäuser ohne zusätzliche Schnittstellenpro-grammierung

Universelle Maske für das Ordering sämtlicher Stations- und Laborbeschaffungsgüter

elektr. Abbildung der Arzneimittelliste auf den Stationen



Zeit-, Komfort- und Qualitätsgewinn der Stationen bei den Anforderungen (z.B. Einscannen der PZN bei AM-Bestel-lung, Hitlisten)

Integration der ABDA-Datenbank und –stammsätze als Voraussetzung für folgendene Funktionalitäten:- auf den Stationen wird beim Einscannen der PZN jedes

zugelassene Medikament erkannt, egal ob Bestandteil der AML oder nicht

- automatische Substitution wirkstoff- und dosisgleicher Präparate gegen die AML (vergleichbar „aut idem“-Funktion der Lauer-Taxe)



- Erweiterung des SAP-Materialstammsatzes um apothekenrelevante Informationen (z.B. ATC-Code, Lagerbedingungen usw.)

- permanent aktuelle und über Indikationsgruppen gegliederte AML (muß auch jederzeit ohne aufwendige Nachbearbeitung als Printmedium druckbar sein)

- automatische und zeitsparende Übernahme der wichtigsten Stammdaten bei Aufnahme eines neuen Präparates in die AML

- mittelfristig Möglichkeit der Arzneimittelinformations-abfrage (ABDA-Datenbank) durch die Ärzte auf Station



Simples und unbürokratisches Freigabe- und Berechtigungs-konzept für die Übermittlung der Online-Anforderungen durch die Ärzte/Oberärzte

Schalterabgabe, komfortable Retourenbearbeitung, einfache Verfalldatenkontrolle (auf eine Chargenkontrolle wurde verzichtet, da in Lübeck bereits mit „BluPlaDoc“ dokumen-tiert wird!)

Online-Dialog der Apotheke mit den Stationen sollte möglich sein (z.B. Mailfunktion, Substitutionsinformationen, Chargenrückrufe, wichtige Arzneimittelinformationen usw.)



es müssen lagerortbezogene Kommissionierlisten (wahlweise nach Stationen oder nach Artikeln sortiert) erstellt werden können

bei Nicht- oder Teilmengenverfügbarkeit eines Artikels sollen automatisch Rückstelllisten generiert werden, die bei WE dieses Artikel bevorzugt beliefert werden können.

Die Materialstammsätze müssen händisch um weitere PZN erweitert werden können (für Substitution wirkstoffähnlicher Präparate)

Integration BTM-Dokumentation in SAP


4. WEB-Lösung im UKL

Stations-PC(WEB-Browser/

Intranet)

WEB-Server(AML + ABDA-

Datenbank)

Apotheken-PC(SAP-MM)

Cuphos-Server(gescannte Daten)


Vorteile der Stationsanforderung mittels WEB-Technologie

1. Universell einsetzbare, einfache Technologie (Fremdversorgung !!!)

2. Übersichtliche, individuell modifizierbare Anforderungsmasken

3. Erweiterbar für alle anderen Beschaffungsvorgänge

4. Komplette Einbindung der ABDA-Datenbank möglich (autom. Substitution, autom. generierbare AML, Wirkstoff-/ Indikationssuche, AM-Info über ABDA-Datenbank auf Station mgl.)


Vorteile der Stationsanforderung mittels WEB-Technologie

6. Technik der „verzögerten Verbrauchsbuchung“ führt zu permanenten Bestandsdaten auf den Stationen (Inventur wird überflüssig)

7. Die Einbindung von Scannererfassung führt auch auf den Stationen zu Zeitersparnissen

8. Lagerortspezifische, sortierte Kommissionierlisten führen in der Apotheke zu ca. 30% Zeitersparnis in der Kommissionierung


Projektstand in Lübeck und Zusammenfassung

Die meisten von uns geforderten Funktionalitäten konnten durch die Firma JW umgesetzt werden

Ca. 60% der Stationen sind mittlerweile mit guter Akzeptanz an das Apothekenmodul angebunden (Schulungsaufwand pro Station etwa 60-90 min)

Derzeit werden noch kleinere „Fehler“ ausgemerzt, die Suchmaske und die automatische Substitution um die Wirkstoff- und Generikasuche erweitert und die Online-Bestellung für den restlichen Wirtschaftsbedarf incl. Laborbedarf zu Ende programmiert.


Projektstand in Lübeck und Zusammenfassung

Die größten Vorteile dieser Apothekenlösung liegen in der Flexibilität der Firma JW, auf Kundenwünsche einzugehen (Individuallösungen sind möglich) und in der universell einsetzbaren WEB-Browser-Technologie

Der mögliche Verzicht auf Stationsinventuren und die Transparenz des Umlaufvermögens auf den Stationen sind angenehme „Begleiteffekte“

Eine Optimierung der automatischen Substitution wird das System erst im Laufe der Zeit erfahren (durch händische PZN-Zuordnung)

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