Zorgpaden in de GRZ Een best practice op basis van Serviceware

Zorgpaden in de GRZ | v.1.0 | maart 2016

Copyright helpLine B.V., Ruben Morgenland

helpLine B.V.

Dellaertweg 9 C

2316 WZ LEIDEN

071-5232604

http://www.helpline-bv.nl

contact@helpline-bv.nl

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 2

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave .......................................................................................................... 2

Management samenvatting ..................................................................................... 3

Achtergrond ................................................................................................................................... 3

Model .............................................................................................................................................. 3

1. Wat is GRZ? ...................................................................................................... 5

1.2 Knelpunten GRZ .................................................................................................................. 5

2. De geriatrische revalidatiezorg ...................................................................... 7

2.1. Kengetallen........................................................................................................................... 8

2.2. Uitdagingen GRZ ............................................................................................................... 10

2.3. Knelpunten binnen de GRZ ............................................................................................... 11

2.4. Oplossing ............................................................................................................................ 11

3. Best practice beschrijving .............................................................................. 13

3.1. Medisch sub proces ............................................................................................................ 13

3.2. Onderlinge samenhang ..................................................................................................... 17

3.3. Systeem ondersteuning ..................................................................................................... 17

4. Serviceware in de GRZ .................................................................................. 18

4.1. Gebruik van Serviceware met zorgpaden ....................................................................... 18

5. Begrippen ........................................................................................................ 23

Literatuurlijst .......................................................................................................... 27

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 3

Management samenvatting

In dit document is een best practice beschreven voor het gebruik van zorgpaden binnen de GRZ op basis van

Serviceware. Dit document is geschreven voor GRZ-instellingen. De Geriatrische revalidatiezorg (GRZ) is

een complex proces waarin veel aspecten invloed hebben op het behandelproces. De plan en registratie van

de GRZ zijn op dit moment nog niet toereikend genoeg om een efficiënt zorgproces op te stellen. Door

middel van het gebruik van zorgpaden in samenhang met Serviceware kan er een centrale planning worden

opgezet om deze plan en registratieprocessen te organiseren. Hierdoor kan de GRZ efficiënter en effectiever

worden ingezet.

Serviceware is een resource planningstool ontwikkeld voor zorginstellingen. Serviceware kan door middel

van een zogenoemde preprocessor zorgpaden inlezen en hier automatisch planbare producten van maken.

In deze best practice is het gebruik van zorgpaden binnen een GRZ-instelling beschreven. De focus ligt met

name op de logistieke processen, waarbij de voordelen van het gebruik van een specifiek ontwikkeld systeem

zijn toegelicht. Voordelen zijn te onderscheiden in: voordelen voor de organisatie (financieel, capaciteit en

flexibiliteit), medewerker (flexibiliteit, transparantie en gemakt) en cliënt (transparantie, inzicht in

behandelplan).

Achtergrond

Veel GRZ-instellingen kampen met het probleem hoe de GRZ-afdeling efficiënt te organiseren: Wanneer

moeten de behandelaren, naast hun reguliere taken, beschikbaar zijn voor de GRZ? Hoe gaan we plannen?

Wat mogen en kunnen behandelaren nog zelf plannen? Hoe gaan we registreren? Hoe gaan we

verantwoorden? Deze vragen spelen momenteel bij bijna alle GRZ-instellingen. Dit komt mede omdat de

GRZ een groeiende groep cliënten is. Dit is het gevolg van de vergrijzing aan de ene kant maar ook aan de

andere kant doordat het ziekenhuis de cliënten zo snel mogelijk naar een revalidatie of zorg instelling wilt

overplaatsen om zo de doorlooptijd hoog te houden. Een sneller en effectiever zorgproces is dus een van de

behoeftes van GRZ-instellingen.

Model

Er is voor een benadering gekozen die de GRZ in drie stromingen opsplitst. Er is voor deze benadering

gekozen omdat deze goed laat zien hoe de balans tussen verschillende processen moet worden bewaakt.

Deze drie procestromingen zijn: logistiek, medisch en financieel. De balans tussen deze aspecten is belangrijk

om een goed GRZ-zorgproces af te leveren. Het medische proces kan worden ondersteund door zorgpaden.

Zorgpaden geven de organisatie tevens ook meer duidelijkheid over de te leveren zorg en zorgt ook voor

een meer inplanbare situatie. Er kan namelijk centraal gepland gaan worden, iets wat tot voor kort niet

mogelijk was. Daarnaast kan er vanuit een cliënt perspectief gepland worden waardoor de zorg meer naar de

cliënt toe wordt gebracht.

Door het gebruik van zorgpaden wordt kan er centraal worden geplant en er beter op de capaciteit van de

GRZ-afdelingen kan worden ingespeeld. Er kan daarnaast beter op de capaciteit van de GRZ-instelling worden

ingespeeld. Een softwareondersteuning van deze zorgpaden is dan ook gewenst. Serviceware biedt hierin een

oplossing. Door rooster, plan en registratie over te nemen kan er op een centrale plek geroosterd, gepland

en geregistreerd worden. Serviceware heeft verschillende raakvlakken met deze processen.

Daarnaast kan Serviceware zorgpaden inlezen en zodat deze als planbare producten gepland kunnen worden.

Door middel van een preprocessor worden deze zorgpaden omgezet in leverschema’s. Deze leverschema’s

bevatten alle producten die voor een zorgpad gelden. Op een week planbord kunnen deze producten worden

uitgeplant bij behandelaren. Daarnaast zorgen ook voor uniformiteit van behandeling en zijn eigenlijk opgezet

om behandelkwaliteit en voorspelbaarheid te vergroten.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 4

Omdat het gaat om een multidisciplinair behandelproces is van groot belang dat het zorgtraject beheersbaar

blijft. Dit kan anders veel financiële gevolgen hebben voor de GRZ-instelling. Dit financiële aspect wordt

bemoeilijkt doordat er nog vaak verstoringen en bijstellingen plaatsvinden binnen het zorgtraject. Hierdoor

kan de vergoeding vanuit de zorgverzekeraar fluctueren.

Zorgpaden zijn essentieel voor een goed en succesvol GRZ-zorgproces. Zorgaanbieders hebben de

verantwoordelijkheid om met elkaar goede zorgpaden aan te bieden. Om daarover afspraken met elkaar te

maken en verantwoordelijkheden vast te leggen bv in de vorm van een convenant. Verantwoording afleggen

is belangrijk. Doelen stellen voor de hele keten en scherpe afspraken daarover maken. Dat betekent outcome

measurement en ICT die daar ondersteunend aan is. (DBC Onderhoud, 2013) Serviceware kan door middel

van een preprocessor zorgpaden uitlezen zodat deze binnen Serviceware gepland kan worden. De activiteiten

binnen de zorgpaden worden in leverschema’s aangeleverd binnen Serviceware. Deze leverschema’s geven

aan wanneer, welke zorg geleverd moet worden. Dit kan daarna ingepland worden bij de cliënt.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 5

1. Wat is GRZ?

Ouderen die herstellen van bijv. een knieoperatie kunnen een kort en intensief revalidatieprogramma krijgen

waarbij verschillende disciplines (fysiotherapie, ergotherapie, artsen etc.) nauw samenwerken. Dit wordt ook

wel de GRZ, de geriatrische revalidatiezorg genoemd. Doordat verschillende disciplines moeten

samenwerken en de duur van het programma relatief kort is (max. 26 weken) ontstaat er behoefte aan een

centrale planning die ervoor waakt dat de agenda's van de behandelaren en die van de patiënt op elkaar

afgestemd zijn. Een kleine verstoring in de planning kan grote gevolgen hebben voor de rest van het

zorgtraject. Daarnaast is de verantwoording van de geleverde zorg belangrijk. Ieder zorgmoment moet netjes

worden geregistreerd om voor vergoeding in aanmerking te komen.

1.2 Knelpunten GRZ

Veel GRZ-instellingen kampen met het probleem hoe de GRZ-afdeling efficiënt te organiseren: Wanneer

moeten de behandelaren, naast hun reguliere taken, beschikbaar zijn voor de GRZ? Hoe gaan we plannen?

Wat mogen en kunnen behandelaren nog zelf plannen? Hoe gaan we registreren? Hoe gaan we

verantwoorden? Deze vragen spelen momenteel bij bijna alle GRZ-instellingen.

In dit document worden alle belangrijke aspecten van het gebruik van zorgpaden binnen de GRZ ondersteund

met Serviceware behandeld. Als eerste zullen alle kenmerken van de GRZ worden besproken aan de hand

van een aantal kenmerken binnen de GRZ.

Als eerste zal het algemene plaatje van de GRZ worden neergezet. Uitdagingen die nu binnen de GRZ spelen

en algemene informatie over de GRZ-markt zullen benoemd worden. De problemen waar de organisaties nu

tegen aan lopen worden in het hoofdstuk problemen beschreven. Deze problemen hebben betrekking op de

complexiteit van de GRZ en de financiële mogelijkheden en belemmeringen die nu in de GRZ spelen. Deze

problemen worden binnen de processen van de huidige organisatiestructuur geplaatst en beschreven. Er

zullen tevens een aantal mogelijke oplossingen beschreven worden die later in dit document beschreven zullen

worden. Om de GRZ beter te onderzoeken is gebruik gemaakt van onderstaand procesmodel:

In hoofdstuk twee ligt de nadruk meer op de GRZ-gebruik kan maken van zorgpaden en hoe Serviceware

daarin kan ondersteunen. Dit gedeelte is een procesmatige benadering van het gehele GRZ-zorgproces. Van

intake tot ontslag van de cliënt zal hier in beeld worden gebracht. Er zal hier onderscheid worden gemaakt in

3 verschillende processen die zichzelf in balans moeten houden voor een ideaal zorgtraject voor de cliënt.

Deze 3 sub processen zullen apart beschreven worden. Als laatste zal de samenhang tussen deze 3 processen

worden beschreven en hoe Serviceware deze 3 processen kan ondersteunen.

Figuur 1: Procesmodel GRZ

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 6

In hoofdstuk drie zal er meer nadruk worden gelegd over het best practice gebruik met Serviceware binnen

de GRZ. Hier worden aannames besproken en zal er een procesmodel worden gepresenteerd waarin

zorgpaden door Serviceware worden ondersteund. Tevens zal de samenhang van processen binnen dit GRZ-

proces worden getoond.

Hoofdstuk vier beschrijft de ondersteuning van Serviceware binnen dit zorgproces. Raakvlakken met

Serviceware en de beschrijving van de implementatie zal hier beschreven worden.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 7

2. De geriatrische revalidatiezorg

Geriatrische revalidatiezorg (GRZ) is kortdurende, multidisciplinaire, op herstel gerichte zorg voor de groep

van kwetsbare patiënten die na een ziekenhuisopname voor revalidatiebehandeling in een verpleeghuis

worden opgenomen. Hierbij is het doel om deze patiënten terug te laten keren naar de thuissituatie. Denk

hierbij aan patiënten die een heupoperatie hebben ondergaan of moeten revalideren van een beroerte.

In dit hoofdstuk worden verschillende aspecten van de geriatrische revalidatiezorg beschreven.

- Welke disciplines zijn hier mee bezig?

Omdat er veel disciplines met elkaar moeten samenwerken om de cliënt te revalideren is communicatie

tussen deze disciplines essentieel. Deze communicatie wordt ook wel MDO of multidisciplinair overleg

genoemd. De volgende disciplines zijn betrokken bij de revalidatie van een GRZ-patiënt.

Specialist ouderengeneeskunde (SOG),

Verpleging,

Ergotherapeut,

Fysiotherapeut,

Maatschappelijk werk,

Psycholoog;

Allen met aantoonbare ervaring op het gebied van revalidatie. (DBC Onderhoud, 2013)

- Wat is een MDO?

Een multidisciplinair overleg (MDO) is een overleg tussen deskundigen uit verschillende beroepsgroepen. Bij

de GRZ gebeurt dit meestal aan het begin van de opname aangezien hier nog het zorgpad bepaald moet

worden. Door middel van MDO wordt het behandeltraject vastgesteld.

- Hoe vaak vindt een MDO plaats?

Een patiënt wordt minimaal 1x per 6 weken in MDO besproken en minimaal 3 keer gedurende de revalidatie

in casu een opnamebespreking binnen 1 week na opname, een evaluatie bespreking na enkele weken en bij

ontslag (DBC Onderhoud, 2013).

- Hoe wordt de te leveren zorg bepaald (zorgvraag)?

Tijdens het eerste MDO, direct na binnenkomst van de patiënt bij de zorginstelling, wordt de te leveren zorg

bepaalt. De disciplines die nodig zijn om de te leveren zorg te bepalen zijn eerder al door de specialist

ouderengeneeskunde vastgesteld tijdens de intake.

De zorgvraag wordt door de specialist ouderengeneeskunde getypeerd met behulp van de zogenaamde

typeringslijst en betreft het zorgtype en de diagnose.

De behandeling van de patiënt wordt vastgelegd in de vorm van uitgevoerde zorgactiviteiten. Dit zijn

zorgactiviteiten voor de behandelsetting (verpleegdag, ambulante behandeldag en huisbezoek) en voor de

patiëntgebonden tijd per behandeldiscipline (DBC Onderhoud, 2013).

- Wat verstaat men eigenlijk onder een zorgtraject?

Een zorgtraject is de gehele loopduur van de behandeling van een cliënt. Een zorgtraject bevat alle

zorgproducten die nodig zijn voor de revalidatie van een cliënt. Een zorgtraject bevat dus alle producten die

zijn uitgezet in de tijd. Een zorgtraject is vastgelegd in een zogenoemd DBC-zorgproduct.

- Hoeveel zorgtrajecten maakt men nu per organisatie?

Per diagnose zijn er zorgpaden opgezet. Deze zorgpaden bepalen het uiteindelijke zorgtraject van de cliënt

bij de zorginstelling. Per organisatie kunnen de zorgpaden variëren. Elke organisatie kan deze zorgpaden

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 8

anders inrichten, hierdoor krijg je dus ook verschil in het aantal zorgpaden per organisatie. Het kan dus

voorkomen dat een organisatie heel veel zorgpaden heeft. Dit is een keuze die voor verwarring bij

behandelaren kan zorgen. Omdat er te veel zorgpaden zijn om uit te kiezen kan het zomaar zijn dat een cliënt

de verkeerd zorgpad krijgt aangeleverd of dat er juist teveel of te weinig zorg wordt geleverd zorg wordt

geleverd.

- Wat houdt een DBC-zorgproduct in?

Een DBC-zorgproduct is het te declareren zorgproduct door de zorginstelling bij de zorgverzekeraar. Het

DBC-zorgproduct wordt herleid door middel van een grouper. Deze grouper bevindt zich bij de NZA

(Nederlandse zorg autoriteit) en maakt van alle geleverde zorg een declarabel zorgproduct.

- Hoe verloopt het registratieproces?

Registreren gebeurt nu na afloop van een dag. Meestal is de registratie niet overeenkomst met de planning.

Bij sommige instelling wordt er teven structureel te veel tijd aan een behandeling besteedt dan in eerste

instantie de bedoeling was. Dit komt omdat er niet wordt gestuurd op de registratie maar deze wordt

gewoon klakkeloos overgenomen vanuit de planning.

- Wat als, een medewerker op het laatste moment ziek is / patiënt niet beschikbaar is /

De tijdelijke afwezigheid moet geregistreerd worden door een teamleider of verpleging. Daarna wordt het

zorgtraject voor de cliënt stil gezet en weer hervat als de cliënt weer beschikbaar is.

2.1. Kengetallen

Jaarlijks worden 25.000-30.000 patiënten vanuit de ziekenhuizen in verpleeghuizen opgenomen ter revalidatie.

60% daarvan kan weer terug keren naar de oorspronkelijke woonomgeving, na een gemiddelde opnameduur

van twee maanden. Ongeveer 10% van de patiënten overlijdt tijdens de opname en voor de overige 30% is

een verhuizing naar een verzorgingshuis of verpleeghuis noodzakelijk.

Vanuit de ziekenhuizen gaan ook cliënten die een vorm van GRZ nodig hebben direct naar huis. Zij worden

in de eerste lijn of hier en daar poliklinisch behandeld. Uit de AZR en CIZ-registratie komen aantallen ZZP9

tot wel 50.000-60.000 per jaar. Over de werkelijke omvang van het aantal revalidanten is geen duidelijkheid.

Als de vergrijzing in rekening wordt genomen zullen deze cijfers alleen maar toenemen wat de GRZ een nog

belangrijkere rol zal geven in de opvang voor kortdurende revalidatie (DBC Onderhoud, 2013).

Revalidatie in verpleeghuizen richt zich van oudsher op ouderen na een opname in het ziekenhuis wegens een

acute aandoening of na een meestal ongeplande chirurgische ingreep. Aan de revalidatie in verpleeghuizen

gaat in 93% een ziekenhuisverblijf vooraf. De meest voorkomende revalidatie indicaties zijn een gewricht

vervangende ingreep (19%), een beroerte (24%), letsel ten gevolge van een trauma (26%) of een andere reden

van conditieverlies, zoals buikoperatie, pneumonie, of hartfalen, samengevat als de doelgroep “overige

aandoeningen”. (31%). Meestal zijn er afzonderlijke afdelingen voor de doelgroep neurorevalidatie (CVA en

andere neuro vasculaire aandoeningen) en voor de doelgroep traumatologie/orthopedie (fracturen, electieve

orthopedie).

GRZ-patiënten zijn veelal oudere patiënten (gemiddelde leeftijd vrouwen 81 jaar en mannen 78 jaar) die

gemiddeld vier nevenaandoeningen hebben, naast frequente problemen op het gebied van ADL, mobiliteit,

cognitie, stemming, communicatie en gedrag. Hoewel het dagelijks functioneren van de patiënten gedurende

het verblijf op de revalidatieafdeling gemiddeld verbetert, bereikt 53% van de patiënten niet het functionele

niveau in ADL en mobiliteit van vóór de ziekenhuisopname. De meerderheid leert zich aanpassen aan een

lager niveau van functioneren. Hierbij spelen naast het functieniveau, persoonlijke factoren en

omgevingsfactoren een doorslaggevende rol (DBC Onderhoud, 2013).

Een zorgtraject binnen de GRZ duurt gemiddeld +/- 10 weken, de gemiddelde duur van een GRZ-behandeling

is 42 dagen. Het verschil tussen een behandeling en een traject is dat een behandeling binnen een traject valt.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 9

Meestal heeft de cliënt meerdere soorten behandeling (fysiotherapie en bijv. ergotherapie) in het zorgpad

staat gedefinieerd hoe vaak en wanneer een behandelaar de cliënt moet behandelen.

Bij de GRZ is het van belang dat verschillende disciplines met elkaar samenwerken in een relatief kort

tijdsbestek (+/- 10 weken, gem. duur van een GRZ-behandeling is 42 dagen (DBC Onderhoud, 2014)). Hier

is de behoefte ontstaan dat er een centrale planning is die ervoor waakt dat de agenda’s van behandelaren en

die van de patiënt op elkaar zijn afgestemd.

De maximale looptijd van een traject is sinds begin 2015 120 dagen. Dit is gedaan om de zorg voor de patiënt

transparanter te maken. Daarnaast is het voor zorginstellingen mogelijk om nu eerder de geleverde zorg te

declareren. Mocht de patiënt na 120 dagen nog steeds niet gerevalideerd zijn dan kan er nog een tweede

zorgtraject worden geopend.

Table 1: Kengetallen GRZ cijfers uit: (DBC Onderhoud, 2013)

Onderwerp

Aantal revalidatie patiënten per jaar 25.000-30.000 patiënten

Percentage dat terugkeert naar oorspronkelijke thuissituatie 60%

Percentage dat overlijdt 10%

Percentage dat verhuist naar een verzorgingshuis of verpleeghuis 30%

Verschillende soort revalidatie indicaties

CVA 24%

Electieve orthopedie 19%

Trauma 26%

Overige aandoeningen 31%

Doelgroep

Gemiddelde leeftijd vrouwen 81 jaar

Gemiddelde leeftijd mannen 78 jaar

Percentage dat het oude functionele niveau niet meer haalt 53%

Zorgtraject

Gemiddelde duur zorgtraject 10 weken

Gemiddelde duur GRZ-behandeling 42 dagen

Maximale looptijd zorgtraject 120 dagen

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 10

2.2. Uitdagingen GRZ

De GRZ richt zich op het volledig terugkeren van de cliënt naar de gewenste thuissituatie. Doordat er steeds

meer vanuit het ziekenhuis wordt gestuurd op snellere doorlooptijden is er steeds meer vraag naar

behandelplekken binnen de geriatrische revalidatiezorg. Een logisch gevolg hiervan is dat er meer zorg

geleverd moet worden vanuit de GRZ-instelling.

Het is van belang dat GRZ-instellingen het GRZ-proces efficiënt en effectief moeten insteken om een zo snel

mogelijke doorlooptijd te kunnen leveren. Om een snelle doorlooptijd te garanderen moeten de logistieke

processen binnen de instelling op orde zijn. Huidige logistieke processen zijn meestal niet toereikend genoeg

en kunnen nog veel beter geoptimaliseerd en ondersteund worden.

Naast de logistieke processen zijn er ook uitdagingen op financieel niveau. Omdat een GRZ-proces vaak

tijdens het behandelen nog kan veranderen is er aan het begin van een zorgtraject geen compleet financieel

overzicht en zijn er dus ook geen financiële risico’s te benoemen. De ervaring leert dat men gewoon gaat

behandelen en wel ziet waar het schip strand. Door meer grip te krijgen op de financiële processen binnen

de organisatie kan er veel beter worden gestuurd op bijvoorbeeld de kosten van de GRZ-afdeling.

Doordat er steeds meer GRZ gerechtigde cliënten vanuit het ziekenhuis naar de GRZ-instellingen komen is

een goed triage systeem nog belangrijker. Zoals in de handleiding registratie van DBC onderhoud staat: ‘triage

is een zo vroeg mogelijk gestart dynamisch beslisproces waarmee patiënten waarvan verwacht wordt dat er

beperkingen in activiteiten en/of participatie (of een verergering daarvan) zullen ontstaan tijdens een

ziekenhuisopname worden geïndiceerd voor de juiste revalidatiezorg op de juiste plaats.’ (DBC Onderhoud,

2014). Dankzij een goed triage instrument kunnen GRZ-instellingen vroegtijdig nieuwe cliënten werven om

de bedbezetting optimaal te houden.

Een goed triage instrument bepaalt dus in mate ook de kwaliteit van de te leveren zorg aan de cliënt.

Er zijn per sub proces uitdagingen te benoemen in de lijst hieronder zijn per proces deze uitdagingen

benoemd:

Financieel

o Hoeveel behandeltijd is er in elke DBC is opgenomen?

o Hoe verhoudt zich de norm tot de inzet van behandelaren op de GRZ-afdeling?

o Wat zijn de gehanteerde tarieven voor elke behandelinzet in een DBC en wat is de eigen

kostprijs per discipline?

o Aan welke knoppen kan men draaien om kosten en baten op elkaar te laten aansluiten?

o Welke managementinformatie is noodzakelijk om sturing te blijven houden op de GRZ-

productie en omzet?

o Waar dient men op te letten bij het maken van de productieafspraken 2016?

Medisch

o Bedbezetting

o Behandeltijd conform zorgpad

o Behandelintensiteit conform zorgpad

o Geregistreerde tijd conform zorgpad

Logistiek

o Een efficiënte en transparante ondersteuning van het centrale planproces;

o Trajectbewaking

o Druk van efficiency tot kwaliteit

Deze uitdagingen leiden tot een aantal knelpunten die in de volgende paragraaf zijn beschreven.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 11

2.3. Knelpunten binnen de GRZ

Huidige knelpunten zijn vooral aanwezig door de complexiteit van de GRZ. Veelal de te leveren zorg kan niet

inzichtelijk gemaakt worden. Hierdoor is de kwaliteit van de te leveren zorg en kunnen zorgpaden niet goed

worden ingezet bij de organisatie. Mede door zorgpaden en een systeem die zorgpaden ondersteund kan de

zorg inzichtelijk gemaakt worden en kwalitatief beter worden ingezet.

Er zit een verschil tussen normale revalidatie en geriatrische revalidatie: Een oudere patiënt zonder complexe

Multi morbiditeit en met voldoende begrip van de situatie, die in voldoende mate leerbaar en trainbaar is,

wordt behandeld door de revalidatiearts in het revalidatiecentrum. Een patiënt met complexe

multimorbiditeit met als gevolg verlaagde belastbaarheid en verminderde leerbaarheid wordt behandeld door

de specialist ouderengeneeskunde in het voor geriatrische revalidatie bevoegd verpleeghuis.

Dit zorgt voor complexiteit in de te leveren zorg. Doordat er in alle gevallen van GRZ meerdere disciplines

nodig zijn om de patiënt te revalideren is er een hoge afhankelijkheid tussen deze disciplines. Hierdoor moet

er een goed zorgplan worden opgesteld en worden nageleefd om ervoor te zorgen dat de zorg optimaal aan

de cliënt geleverd kan worden.

Omdat de GRZ een relatief nieuwe tak van zorg is (Wikipedia, 2014) zijn hier ook nog geen vaste afspraken

en richtlijnen. Zorginstellingen kunnen zelf bepalen hoe het zorgplan van een cliënt moet worden ingevuld.

Hierdoor ontstaan er veel varianten en sub varianten van de te leveren zorg. Dit leidt tot veel verschil tussen

zorginstellingen. Er bestaat namelijk de vraag hoe de verschillende zorgplannen in te richten en hoe

gedetailleerd deze moeten zijn. Door te veel of juist te weinig van deze verschillende zorgplannen te maken

ontstaat er onduidelijkheid onder welk zorgplan de te leveren zorg aan de cliënt valt.

Sinds 1 januari 2013 is de Geriatrische Revalidatiezorg (ZZP9a) overgeheveld van de AWBZ naar de

Zorgverzekeringswet (ZVW). Door die overheveling vervalt de indicatiestellig voor deze zorg door het CIZ

en is deze zorg opgenomen in de DBC-systematiek. Deze DBC-systematiek zorgt nog steeds voor veel

verwarring en er is behoefte aan een transparant declaratie model.

Knelpunten zijn dus:

- Complexiteit in de te leveren zorg wat zich uit in:

o Moeilijk te plannen zorg;

o Te leveren zorg lastig in te schatten;

o Weinig grip op geleverde zorg;

- Er is geen algemeen zorgplan: Er is geen vast plan voor een bepaalde diagnose maar over het algemeen

doet men maar wat.

- Geen richtlijnen voor nieuwe tak van zorg;

- Veel verwarring over transparantie declaratie model;

Door middel van een procesmodel in de volgende paragraaf kunnen deze knelpunten worden aangepakt.

2.4. Oplossing

Om de knelpunten in de vorige paragraaf te kunnen aanpakken wordt het volgende voorgesteld: De GRZ-

processen onder verdelen in een aantal stromingen: financieel, logistiek en medisch. Door de deelprocessen

zo goed mogelijk op elkaar laten aansluiten kunnen de processen beter worden beheerd.

Door een procesmatige benadering te gebruiken worden de werkzaamheden binnen de GRZ inzichtelijker

en beheersbaarder. Dit zal uiteindelijk kunnen worden uitgezet als best practice voor het gebruik van

zorgpaden binnen de GRZ.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 12

Deze processen moeten in balans zijn om een goede kwaliteit te kunnen leveren aan de cliënt. Door middel

van een brug tussen deze processen moet een tool de balans kunnen leggen. Door deze oplossing kunnen de

volgende punten worden gerealiseerd:

Bewaking ligdagen

Bewaking behandeltijd

Bewaking bedbezetting

Capaciteitsplanning op basis van prognose/productieafspraken

Door transparantie te bieden in de declaratie kunnen GRZ-instellingen beter sturen op financieel niveau

waardoor de organisaties zich beter bewust zijn van de financiële gevolgen van keuzes in het behandelplan.

Door analyse van de bedrijfsprocessen vanuit verschillende oogpunten zijn alle bijbehorende processen in

kaart gebracht en gemodelleerd. Door middel van een schematisch procesmodel zijn deze processen

inzichtelijk gemaakt en kan er sneller een vertaalslag worden gemaakt naar een ondersteunende tool. Hierna

kan er een logistiek concept worden opgesteld waarin de raakvlakken met deze tool zichtbaar zijn. Processen

die dan worden ondersteund door deze tool zijn dan een stuk duidelijker komt de acceptatie van deze tool

ten goede.

De GRZ is een complex proces waarin veel aspecten invloed hebben op het behandelproces. Omdat het gaat

om een multidisciplinair behandelproces is van groot belang dat het zorgtraject streng wordt bewaakt. Dit

kan anders veel financiële gevolgen hebben voor de GRZ-instelling. Dit financiële aspect is nog een keer

bemoeilijkt doordat er nog vaak verstoringen en bijstellingen plaatsvinden binnen het zorgtraject. Hierdoor

kan de vergoeding van de zorgverzekering ook nog variëren. Hierop sturen is essentieel en kan veel waarde

toevoegen voor de organisatie. Zorgpaden zorgen ervoor dat de complexiteit van de te leveren omlaag gaat.

Om deze zorgpaden goed te kunnen plannen is er een informatiesysteem nodig die deze dit ondersteund.

Alleen op deze kan de zorg effectiever en efficiënter worden ingestoken.

Alles wat bovenstaand is beschreven zal verder worden uitgewerkt in een best practice beschrijving.

Daarnaast zal er een case beschrijving worden toegevoegd van een GRZ-instelling die gebruik gaat maken van

deze benadering.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 13

3. Best practice beschrijving

Het best practice model bevat verschillende componenten die moeten leiden tot een succes. Er zijn drie

elementen die in balans moeten zijn. Deze drie elementen zijn: mensen, processen en technologie. Voor een

goed gebruik van deze best practice is de balans tussen deze drie elementen belangrijk. Serviceware kan deze

balans geven, maar omdat Serviceware zich meer aan de technologische kant bevindt is uiteindelijk de

organisatorische inbedding die het succes bepaalt. Uiteindelijk zal dit getoetst worden en zullen raakvlakken

met Serviceware worden benoemd.

In de komende paragrafen zal stil worden gestaan bij deze drie aspecten. Daarnaast zullen de drie processen

die in vorige hoofdstuk zijn aangegeven verder uitgelicht en beschreven. Uiteindelijk zullen de raakvlakken

met Serviceware worden besproken en beschreven.

Met zorgpaden kunnen deze drie processen beter worden ondersteund. Zorgpaden kunnen op elk vlak

ondersteuning bieden. Zoals in het vorige hoofdstuk (2.1.1) al beschreven is zijn zorgpaden belangrijk omdat

hierdoor de zorg voorspelbaar en planbaar wordt, inzicht geeft in de capaciteitsvraag en samen met bewaking

van de multidisciplinaire samenhang ervoor zorgt dat het medische proces ondersteund wordt. Daarnaast is

er op financieel vlak meer inzicht in de kosten en kan er kosten worden gestuurd. Hierdoor zijn er voor

GRZ-instellingen minder verassingen tijdens de declaratie en zijn er ook minder verassingen in de

vergoedingen per cliënt.

In de volgende hoofdstukken wordt er dieper ingegaan in op de drie sub processen. En zal er per proces een

beschrijving, proces risico’s en maatregelen worden besproken. Tenslotte zal ook de samenhang tussen deze

processen worden beschreven.

3.1. Medisch sub proces

Het medische proces bevat alle stappen van intake tot ontslag van een cliënt bij een GRZ-instelling. Binnen

dit sub proces valt ook het zorgplan van de cliënt. In de volgende paragrafen zal elke stap van het proces kort

worden toegelicht. Daarnaast zullen risico’s per processtap worden benoemd en daarbij horende

maatregelen.

In het model hieronder zijn de medische processtappen in een duidelijk overzicht geplaatst om zo een goed

beeld te kunnen geven van alle processen binnen de GRZ. Het medische proces is onderverdeeld in 6 stappen

van triage tot ontslag. Deze 6 stappen zijn terug te vinden bij elke zorginstelling.

Vanuit een complex model is terug gekristalliseerd naar 6 processen waarin de daarnet benoemde disciplines

in terugkomen. In de volgende paragrafen zal het procesmodel worden uitgelegd.

Triage Proces

Dit proces gebeurt al in het ziekenhuis en eindigt zodra de cliënt het ziekenhuis heeft verlaten. Tijdens dit

proces is de GRZ-instelling al bezig met het inventariseren van mogelijke cliënten. Dit is een taak die de

zorgadministratie zelf uitvoert. De zorgadministratie zorgt ervoor dat de patiënt in het ECD komt te staan.

Hier ontstaat gelijk al een punt van input in een informatiesysteem. Een cliënt wordt in het ECD ingevoerd

Figuur 2 Medische subproces Figuur 2: Medische subproces

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 14

en kan daarna geïmporteerd worden in Serviceware. In de figuur hieronder is duidelijk gemaakt hoe een cliënt

vanuit het cliënt administratiesysteem dan wel Ysis in Serviceware terechtkomt.

Een van de Risico’s die hierbij komen kijken is het feit dat er in twee verschillende systemen een cliënt wordt

opgenomen. Er kan hier al een dubbele administratie (invoer zowel in cliënt administratiesysteem als bijv.

Ysis) ontstaan waardoor er al inconsistentie op inhoud en tijd komt. Dit wil zeggen dat er nu al twee systemen

verschillende informatie van een cliënt wordt die onafhankelijk van elkaar gebruikt gaat worden.

Risico: Dubbele administratie invoer door twee verschillende administratie met risico op inconsistentie op

inhoud en tijd.

Opname gesprek

Zodra de cliënt bij de GRZ-instelling arriveert wordt dit in het ECD ingevoerd. Dit is over het algemeen de

taak van de zorgadministratie, het is daarna de taak van de specialist ouderengeneeskunde (SO) om dit te

checken. Alle activiteiten die bij de intake periode horen worden gelijk doorgestuurd naar de planner zodat

deze in de planning voor de cliënt kunnen worden gezet.

Risico: Timing invoer in ECD/EPD bepaalt kwaliteit planning/leverschema’s.

MDO (1e)

Verantwoordelijke: Behandelaren + SO

Aanvullen zorgpad met modules: planning hierop aanpassen. Eventuele aanpassingen aan de planner

doorgeven. Tijdens het eerste MDO zal de vastgestelde diagnose van de cliënt worden besproken en, indien

nodig, worden aangepast.

Deze aanpassingen worden daarna doorgevoerd naar Serviceware.

Risico: Planner informeren over veranderingen in het zorgpad.

Uitvoering Zorgplan

Verantwoordelijken: Behandelaren

- Registreren in Serviceware/Ysis

- Alleen behandelen aan de hand van planning

- Behandelintensiteit (per week)

Behandelingen worden in dit proces behandeld en uitgevoerd. Volgens het de geplande activiteiten

Risico’s:

- Er wordt meer behandeld dan dat er geregistreerd wordt

Figuur 3: Triage proces

Figuur 3: Triage Proces

Zorgadministratie /

Medisch secretariaat Aanmaken cliënt

Cliënt

administratie-

systeem / YSIS

Serviceware

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 15

- Een keer per dag registreren -> registratie =/= zorgpad

- Rekening houden met reeds bestede activiteiten en tijd

MDO (Iteratieve bijstelling zorgplan)

Verantwoordelijke: behandelaren, SO en planner

Tijdens het MDO kan geconstateerd worden dat het zorgpad niet meer passend is. Er wordt dan besloten

een ander zorgpad in te gaan. Op deze manier zorgt de SO ervoor dat de gegevens in het ECD worden

aangepast. De wijziging van zorgpad moet aan de planner worden doorgegeven zodat het zorgpad (opnieuw)

ingepland kan worden.

Alle activiteiten die de cliënt volgens het nieuwe zorgplan moet krijgen worden beoordeeld door de SO.

Risico:

- Z.s.m. invoeren van ander behandelplan in ECD zodat deze in Serviceware kan worden uitgezet

Ontslag

Verantwoordelijke: SO/behandelaren

Zodra de cliënt weer terug naar de thuissituatie kan keren wordt de cliënt ontslagen uit de zorginstelling.

Risico’s:

- Verwachte ontslagdatum wijkt af van definitieve ontslagdatum

- Planning activiteiten kort voor/ na definitieve ontslagdatum

3.1.1. Financieel sub proces

Binnen het financiële sub proces vallen de declaraties en facturatie van de geleverde zorg bij respectievelijk

de zorgverzekeraar en de cliënt. Deze processen zijn in de onderstaande figuur samengevat.

Figuur 5: Financieel subproces

Per cliënt krijgt de zorginstelling geld van de zorgverzekeraar om het zorgproduct te kunnen leveren en

uitvoeren. De hoogte van dit bedrag wordt door een systeem van de overheid bepaald. Dit systeem bepaalt

aan de hand van een aantal parameters de hoogte van de vergoeding aan de zorgverzekeraar.

Geleverde zorg aanbieden aan

grouper

Declarabel zorgproduct

prijs bepalen

(optioneel)

Declaratie/ Facturatie

Uitvoering

zorgplan

MDO (iteratieve bijstelling

zorgplan)

Figuur 4: Iteratieve sturing op het zorgplan

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 16

Dit systeem gaat bij de naam ‘grouper’ en bepaald aan de hand van parameters voor elke zorgvraag hoeveel

er gedeclareerd kan worden bij de zorgverzekeraar. Er zit een verschil in hoeveel een zorginstelling krijgt per

hoeveel tijd er besteed is aan de cliënt. De vergoeding kan per behandeltijd erg verschillen en het is dus van

grote waarde als op deze behandeltijd gestuurd kan worden. Dit kan soms grote verschillen hebben in de

financiële bijdrage voor een cliënt. Door te kunnen sturen op deze registratie kan er dus voor de GRZ-

instelling veel beter worden gestuurd op declaraties en financiële middelen.

De hoogte van dit bedrag kan fluctueren als het zorgtraject van een cliënt tijdens de zorgverlening veranderd.

Het is van belang dat een manager inzicht krijgt in de financiële vergoeding rondom het zorgtraject van een

medewerker. Hierdoor kan er beter op de bedbezetting van een afdeling worden gestuurd.

DBC-zorgproducten bestaan uit twee onderdelen:

De typering van de patiënt;

De zorgactiviteiten die voor deze patiënt uitgevoerd zijn.

Voor de afzonderlijke uurtarieven (die via tijdschrijven worden gebonden aan de activiteiten) en overige

activiteiten zijn kostprijzen te bepalen.

Deze informatie wordt door een systeem van de overheid gecontroleerd en samengevat in een pakketje. Dit

pakketje wordt daarna teruggestuurd naar de zorginstelling om vervolgens door de zorgverzekeraar vergoed

te kunnen worden.

3.1.2. Logistieke sub proces

Plannen/registreren

Zie handleiding registratie/ plannen DBC-onderhoud

Sub proces bestaat uit twee logistieke stromingen registratie en planning.

Zie handleiding registratie voor meer informatie over hoe te registreren.

Binnen het logistieke proces zijn er twee belangrijke processen te plaatsen. Aan de ene kant de registraties

en aan de andere kant de planning. Deze twee processen zijn essentieel bij het in balans houden van de andere

twee sub processen. Dankzij plannen en registreren kan er namelijk gestuurd worden op zowel financiële

middelen als op zorgvragen van de cliënt.

Registreren houdt in dat de behandelaar al zijn behandeltijd registreert. Alle cliëntgebonden tijd moet op deze

wijze worden geregistreerd. Een goede planning maken in de GRZ is nog niet zo makkelijk. Elke patiënt heeft

een eigen zorgtraject om dit in goede banen te leiden is een planning essentieel. Voor een planning is het van

belang dat deze conform het zorgplan uitgevoerd wordt. Dit is een lastige werkwijze en kost veel tijd om te

realiseren.

Een registratie omvat de tijd die een behandelaar bij de cliënt heeft uitgevoerd. Registraties zijn belangrijk

voor de declaratie van zorgkosten bij de zorgverzekeraar. Als de planning en de registraties worden

gecombineerd kan er bepaald worden of er conform het zorgplan is gewerkt. Hier kan dan tevens op gestuurd

worden mocht dit afwijken van de verwachting. De planning bepaalt dus in grote mate de kwaliteit van de

zorgverzekering.

Plannen Registeren

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 17

3.2. Onderlinge samenhang

Het logistieke proces zorgt voor balans tussen het financiële proces en het medische proces. Van boven drukt

het financiële proces op het logistieke proces om zo snel mogelijk de cliënt weer naar de thuissituatie te

sturen. Daarnaast is er van de andere kant juist het medische proces die wel de beste zorg voor de cliënt wilt

verzorgen. Door een optimaal logistiek proces worden deze twee in balans gehouden en drukken deze

processen elkaar niet weg. Dit leidt tot een kwalitatief betere zorg. De onderlinge samenhang zorgt er juist

voor dat deze processen meer in balans zijn. Hierdoor krijg je een juist en soepel verloop van het zorgproces.

3.3. Systeem ondersteuning

Al deze processen worden ondersteund door een aantal systemen. Hieronder is een procesmatige

ondersteuning van het GRZ te zien. De twee kleuren zijn de systemen die het proces ondersteunen. Op dit

moment zijn dat Serviceware en een ECD die door de GRZ-instelling worden gebruikt.

In de tabel hieronder zijn de belangrijkste GRZ-processtappen en het leidende systeem benoemd.

Dat een systeem leidend is wil niet zeggen dat Serviceware het proces niet ondersteunt. Het betekent alleen

dat Serviceware de input van een ander systeem moet ontvangen om te kunnen functioneren. In dit geval is

Serviceware dan niet leading. Dit betekent echter niet dat Serviceware het proces niet ondersteunt.

Serviceware biedt ondersteuning aan veel processen binnen de GRZ. In de volgende paragraaf zijn de

raakvlakken met Serviceware beschreven.

Processtap Leidend systeem

Triage (ZH + Plaatsing) ECD

Opname gesprek ECD

MDO (1e) ECD

Plannen zorgplan Serviceware

uitvoering zorg plan Serviceware

MDO (iteratief bijstelling zorgplan) Serviceware

ontslag (uitschrijven cliënt) ECD

Registratie ECD

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 18

4. Serviceware in de GRZ

Zoals in 3.3 ondersteunt Serviceware een aantal belangrijke processen in de GRZ. In deze paragraaf zijn deze

processen weergegeven en verder beschreven.

In de figuur hieronder is per proces de overlap met Serviceware aangetoond. Per proces is er in het blauw

aangegeven als er overlap met Serviceware plaatsvindt. Dit betekent dat de processen binnen Serviceware

geplaatst kunnen worden en actief ondersteund worden.

Figuur 6: Raakvlakken met Serviceware

4.1. Gebruik van Serviceware met zorgpaden

Binnen de GRZ zijn er 3 stromingen die met elkaar in balans moeten zijn (logistiek, financieel en

zorginhoudelijk). Deze drie stromingen kunnen door Serviceware in balans worden gehouden. Doordat er

makkelijker grip kan worden gehouden op deze processen kan de zorg uiteindelijk voorspelbaarder worden.

Daarnaast kunnen de zorgpaden effectiever worden ingezet en kan hier (financieel en medisch) op worden

gestuurd. Uiteindelijk zullen de plan en registratie processen binnen de GRZ verder gestroomlijnd worden

en zal dit voor efficiënter zorgtraject leiden. Het best practice model gaat ervan uit dat de GRZ-instelling die

Serviceware gaat gebruiken op basis van zorgpaden centraal gaat plannen.

In deze paragraaf zal worden beschreven hoe Serviceware de GRZ optimaal kan ondersteunen. Daarnaast zal

de werking van Serviceware worden uitgelegd en hoe zorgpaden hierin essentieel zijn. Maar wat is

Serviceware en hoe werkt het?

Serviceware is een realtime planningsoplossing speciaal ontwikkeld voor (thuis)zorg. De focus van

Serviceware ligt nu nog vooral op de ambulante zorg. Met behulp van Serviceware kan er automatisch een

planning worden gemaakt die geoptimaliseerd is voor de route van de zorgverlener. Door middel van een

•Patiënt komt in ECD

Opname gesprek

•plannen van de te leveren zorg

Plannen

•Aanvullen eerste week --> uitrol definitief behandelplan via preprocessor

1e MDO

•Registratie van behandeltijd

Uitvoeren zorgplan

•Bijstellen modules --> preprocessor

Bijstellen zorgplan

•Patiënt uitschrijven in ECD --> uit Careware

Ontslag cliënt

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 19

zogenoemde MRO kunnen routes geoptimaliseerd worden om zo de beste planning te kunnen afleveren.

Serviceware kan zowel mobiel als via de webbrowser benaderd worden.

Figuur 7: Serviceware startscherm

Door middel van zogenoemde leverschema’s kan Serviceware per planbare taak inzien hoeveel tijd er moet

worden gepland voor een bepaalde afspraak.

Wat Serviceware interessant maakt voor de GRZ is het feit dat deze samen met GRZ-instelling is

doorontwikkeld tot een planningstool die ook intramuraal gebruikt kan worden. Dankzij samenwerkingen

met GRZ-instellingen is er bijvoorbeeld een preprocessor ontwikkeld die van zorgpaden automatisch planbare

leverschema’s maakt. In een leverschema wordt alles over de te leveren zorg aangegeven: discipline,

tijdsinterval, het product wat erbij hoort en de herhaling.

Serviceware kan op basis van zorgpaden een planning opzetten. Dankzij een preprocessor kan Serviceware

leverschema’s generen. Zorgpaden worden als input ingevoerd in een preprocessor die leverschema’s als

output genereert. Deze leverschema’s bevatten alle zorgproducten die voor een cliënt gepland moeten

worden. In deze leverschema’s staat bijvoorbeeld dat er twee keer per week fysiotherapie moet worden

ingepland van 1 uur lang. Een leverschema bevat altijd de behandelintensiteit, behandelduur en de naam van

het zorgproduct. Zodra deze zorgproducten in Serviceware staan kunnen deze aan cliënten en medewerkers

gekoppeld worden.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 20

Er hoeft alleen maar via een koppeling met een ander systeem te worden aangegeven welk zorgpad bij welke

cliënt hoort. Hierna kan Serviceware zelf de leverschema’s die bij het aangegeven zorgpad horen aanmaken.

Vervolgens worden deze leverschema’s aan een cliënt toegevoegd waarna deze kunnen worden ingepland.

Door middel van een weekplanbord kan er voor een cliënt per week alles worden ingepland. Alle activiteiten

die gepland moeten worden zijn terug te vinden op het weekplanbord.

Figuur 4: Weekplanbord

Het automatisch aanmaken van leverschema’s door middel van de preprocessor en het weekplanbord maken

Serviceware uitermate geschikt voor de GRZ. Doordat zorgpaden nu makkelijk als planbare producten

gepland kunnen worden kan de kwaliteit van de zorg beter worden gewaarborgd en wordt deze inzichtelijk

gemaakt.

Figuur 8: Details leverschema

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 21

Een planbord kan per discipline, afdeling of bijvoorbeeld locatie worden ingericht. Alle cliënten behoren tot

een of meerdere planborden. Alle te leveren zorg die bij een cliënt hoort, kan op het planbord aan een

behandelaar worden toegewezen. Op een weekplanbord is het zelfs mogelijk om per week alle zorg die een

cliënt nodig heeft in te plannen. Alleen cliënten die zorg van een bepaalde discipline moeten hebben worden

op dit planbord weergegeven.

Een planbord kan een dag of een hele week laten zien. Voor GRZ-instellingen is juist het week overzicht van

handig omdat er vaak meerdere behandelingen voor een cliënt in een week moeten worden gepland. Er is

dan een overzicht van de behandelaren van die week en de ingeplande en nog te plannen zorgproducten. De

capaciteit en capaciteitsvraag is voor planners hierdoor een stuk duidelijker.

Via de Serviceware app kan deze planning door de medewerkers worden ingezien. Daarnaast kunnen de

medewerkers hun cliëntgebonden tijd in deze app registreren. Deze registratie wordt automatisch in

Serviceware opgeslagen en kan gebruikt worden als managementinformatie. Tevens kan deze informatie direct

door worden gestuurd naar een ander backoffice systeem. Ook kunnen er via de app nieuwe afspraken voor

de cliënt worden ingepland indien dit nodig is. Er kunnen bijvoorbeeld extra behandelingen worden ingepland.

Zorgpaden kunnen met Serviceware automatisch uitgerold worden. Het advies is om zorgpaden door de

GRZ-instelling te laten opstellen. Deze zorgpaden kunnen hierna automatisch in Serviceware worden

uitgerold. Serviceware maakt van deze zorgpaden zogenoemde leverschema’s die zorgproducten bevatten.

Deze zorgproducten kunnen daarna per product ingepland worden op een planbord. Hierdoor kan de zorg

op productniveau bij behandelaren gepland worden.

Juist opgestelde zorgpaden zijn essentieel bij een goed verloop van het zorgtraject. Zodra er op productniveau

gepland kan worden is de mogelijkheid aanwezig om binnen Serviceware op productniveau te registreren. Op

dit moment zijn registraties binnen Serviceware nog niet leidend maar dit zou in de toekomst wel kunnen

veranderen. De huidige situatie bij GRZ-instellingen is namelijk nog teveel afhankelijk van andere systemen

waardoor het niet mogelijk is om Serviceware registraties leidend te maken.

Voordelen zijn er voor zowel de organisatie, behandelaar als de cliënt. Voor de organisatie telt dat deze

kwalitatief hogere zorg kan aanbieden aan de cliënten. Daarnaast is er een beter inzicht in de capaciteit er

kan hierop gestuurd gaan worden. Dit zorgt dat de organisatie behandelaren effectiever kan inzetten.

Figuur 5: Via de app kan de planning worden ingezien.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 22

Voor behandelaar betekent dit dat deze beter weet welke patiënten er op dit moment behandeld moeten

worden en hoever deze in het zorgtraject zijn. Er is meer cliëntgebonden tijd die besteedt kan worden aan

revalidatie.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 23

5. Begrippen

Afasie Moeite met taal

AWBZ Algemene wet bijzondere ziektekosten (is vervangen met de wet langdurige zorg

(wlz))

- WMO

o Nieuwe wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) 2015,

regelt hulp en ondersteuning die past bij de persoonlijke

omstandigheden van mensen.

- ZVW

o Wijkverpleegkundigen gaan thuis meer verpleging en verzorging

leveren. Via de Zorgverzekeringswet (ZVM) is medische en de

verpleegkundige zorg geregeld.

- WLZ

o De WLZ voor mensen die permanent toezicht nodig hebben.

Deze gaat de AWBZ vervangen.

CQI Consumer Quality index

CVA Cerebro Vasculair Accident ofwel beroerte of tia

DBC Diagnose behandelcombinatie: een code die de zorgvraag, diagnose en totale

behandeling van een patiënt weergeeft. Deze geeft alle activiteiten en verrichtingen

die een patiënt in de GRZ instelling doorloopt gedurende een vastgestelde

periode.

Het DBC-product bevat twee componenten:

1. De typering van de zorgvraag

2. De behandeling die wordt ingezet

DBC-zorgproduct Een DBC-zorgproduct is het declarabele product dat de grouper uit de

declaratiedataset afleidt. Het DBC-zorgproduct is medisch herkenbaar, kosten- en

werklast homogeen. Elk zorgproduct heeft een profiel dat het gemiddelde van alle

geregistreerde zorgactiviteiten van dat product weergeeft.

Declaratiedataset De declaratiedataset is de verzameling van gegevens uit de bij de declaratie

betrokken subtrajecten van een patiënt die naar de grouper wordt gestuurd. De

grouper leidt uit de declaratiedataset één DBC-zorgproduct af.

Declaratietraject Het declaratietraject is de periode waarover de geleverde zorg is gedeclareerd.

Het declaratietraject omvat tenminste één subtraject.

DIS DBC informatiesysteem, landelijk systeem waar afgesloten DBC-traject in worden

bewaard

ECD Elektronisch cliënten dossier

Grouper De grouper is een webapplicatie in een beveiligde omgeving die uit de door de

aangesloten instellingen aangeboden declaratiedataset DBC-zorgproducten afleidt.

DBC-Onderhoud stelt de grouper beschikbaar.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 24

GRZ Er bestaat alleen aanspraak op GRZ als een verzekerde redelijkerwijs is

aangewezen op multidisciplinaire geriatrische revalidatiebehandeling die in aanvang

gecombineerd gaat met verblijf.

Geriatrische revalidatiezorg (GRZ) is kortdurende, multidisciplinaire, op herstel

gerichte zorg voor de groep van kwetsbare patiënten die na een

ziekenhuisopname voor revalidatiebehandeling in een verpleeghuis worden

opgenomen. Hierbij is het doel om deze patiënten terug te laten keren naar de

thuissituatie.

De GRZ maakt deel uit van een zorgketen die is onder te verdelen in een viertal

fasen:

1. Voorbereidende fase

2. Acute/operatie fase

3. Revalidatie Fase

4. Behandeling, zorg en ondersteuning thuis

GRZ markt - Macrobudget: 800 miljoen

- 55.000 cliënten per jaar

IDO Interdisciplinair overleg

Leidraad De leidraad stelt dat er een informatiesysteem (bijv. Cura of Ysis) voor de keten

van ziekenhuis tot en met thuis gebruikt wordt. Op deze manier blijft

behandelinformatie ter beschikking voor opeenvolgende behandelaren. Het gaat om

interactie en informatiedeling als je een ECD gebruikt (DBC Onderhoud, 2013).

Client en mantelzorger hebben toegang tot ECD. ECD is geen doel maar een middel

op zich. Om de communicatie binnen de organisatie beter te laten verlopen.

Er gaat nu veel informatie verloren in de keten. Informatie moet beschikbaar zijn in

zowel curatieve fase, als revalidatie fase als de nabehandeling.

Expertise van (geriatrie)fysiotherapie, ergotherapie

LIMS Laboratory information management system, IS voor lab werk.

MDO Op het MDO zijn alle disciplines vertegenwoordigd, dus de vakgroepen, maar OOK

de Zorg (= specialistische verpleegkundigen / verzorgenden). Zij bepalen dus

gezamenlijk en op basis van hun expertise wat haalbaar en reëel is. Niet elke

organisatie werkt overigens met een voorlopige ontslagdatum, maar van mijn

klanten ¾ wel.

Nevendiagnose De nevendiagnose is een bijkomende aandoening of bijkomend probleem dat

tijdens het zorgtraject voorkomt en invloed heeft op de behandeling van de

patiënt. In de DBC-registratie is de nevendiagnose de component waarmee de

complexiteit van een zorgtraject (zorgzwaarte) kan worden aangeduid. De

nevendiagnose speelt nog geen rol in de huidige versie van de productstructuur.

Het registreren van de nevendiagnose is nu nog optioneel en alleen bedoeld om

via de DIS-data informatie te verzamelen voor het door ontwikkelen van DBC-

zorgproducten. Hierin zijn de nevendiagnose(s) een indicatie voor de zorgzwaarte.

NPCF

(Patiëntenfederatie)

Bepaalt waar zorgpaden aan moeten voldoen.

Waarom zorgpaden:

- Zorg op maat en optimaliseren van de zorgprocessen (wie, wat, waarom

en wanneer?)

- Vooraf kiezen wat de beste behandeling is

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 25

- Inzicht in te declareren zorgproducten

Afspraken met zorgverzekeraars op basis van zorgpaden

SIP’s

Standaard indicatieprotocollen, standaard protocollen voor sommige

behandelplannen van veel voorkomende zorgsituaties.

SOG-arts Specialist ouderengeneeskunde

Subtraject Een subtraject is een afgebakende periode binnen een zorgtraject van de patiënt

waarover de geleverde zorg wordt gedeclareerd.

De declaratie heeft betrekking op één of meer subtrajecten van de patiënt (zie ook

Declaratietraject).

Subtraject 1. Subtrajectnummer

Een uniek nummer waarmee het subtraject binnen de instelling wordt

geïdentificeerd. Dit nummer kan automatisch worden gegenereerd door het

registratiesysteem.

2. Begindatum

De begindatum van een subtraject is:

• de datum waarop de eerste activiteit plaatsvindt bij het openen

van het zorgtraject. Bij een subtraject met zorgtype 11 kan dit de

datum van de opname of het eerste onderzoek/activiteit zijn; of

• bij een subtraject zorgtype 21 de dag na het afsluiten van het

vorige subtraject.

3. Einddatum

Dit is de datum waarop het subtraject wordt afgesloten. In voorkomende gevallen

kan het ICT-systeem op basis van de afsluitregels de einddatum automatisch invullen.

4. Zorgtype

De code van het zorgtype. Specialismecode AGB-code van het specialisme dat deze

behandeling uitvoert.

(Typerende) Zorgvraag

Nog niet van toepassing voor de GRZ in afwachting van de uitwerking van de

zorgvraagzwaarteclassificatie.

(Typerende) Diagnose De typerende diagnose is de diagnose waarmee de geleverde

zorg over de te declareren periode ( is het subtraject) het best kan worden

getypeerd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de diagnosecode uit de typeringslijst.

Afsluitreden subtraject De afsluitreden wordt gecodeerd vastgelegd. De lokale

instellingsapplicaties kunnen de afsluitredenen volledig automatisch afleiden.

Triage Een zo vroeg mogelijk gestart dynamisch beslisproces waarmee patiënten, waar van

verwacht wordt dat er beperkingen in activiteiten en/of participatie (of een

verergering daarvan) zullen ontstaan, worden geïndiceerd tijdens een

ziekenhuisopname voor de juiste revalidatiezorg op de juiste plaats.

Er moet een goed systeem zijn die kan stellen dat de patiënt/cliënt revalideerbaar is.

Triage moet zo vroeg mogelijk worden gestart en is een dynamisch beslisproces

waarin wordt bepaalt wat de juiste revalidatiezorg voor de patiënt is. Dit is een

proces wat tijdens de opname in het ziekenhuis gebeurt. Triage vindt meestal plaats

in het ziekenhuis.

Typerende Diagnose De typerende diagnose is die diagnose die de geleverde zorg over de periode

waarover wordt gedeclareerd (het subtraject) het beste typeert. De typerende

diagnose kan per subtraject verschillen. De grouper leidt uit de typerende

diagnose en het zorgprofiel (= de bijbehorende zorgactiviteiten) de declarabele

(zorg-)producten af.

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 26

Typerende Zorgvraag De typerende zorgvraag is de component binnen de DBC-registratie waarmee de

zorgvraag (uit een vooraf gedefinieerde lijst) kan worden aangeduid. De zorgvraag

kan eventueel een rol spelen bij het afleiden van DBC-zorgproducten in de

grouper. Bij de specialismen die de zorgvraag vastleggen, is de component

zorgvraag opgenomen in de typeringslijst. Bij de andere specialismen is zorgvraag

niet opgenomen en hoeft dus niet te worden ingevuld.

In dit document wordt ook in algemene zin gesproken over zorgvraag. Hierbij is de

zorgvraag het door de medische specialist gedefinieerde probleem waarmee de

patiënt zich tot hem/haar wendde.

Verwijzing Wanneer een nieuw zorgtraject wordt geopend, wordt bij dat zorgtraject

vastgelegd waarvandaan de patiënt is verwezen. Er zijn twee soorten verwijzingen:

Een externe verwijzing: als een patiënt door zelfverwijzing of door een

derde partij buiten de instelling is verwezen naar het specialisme dat het

zorgtraject opent.

Een interne verwijzing: als een patiënt door een ander of hetzelfde

specialisme (dus vanuit een ander zorgtraject) binnen de instelling is

verwezen naar het specialisme dat het zorgtraject opent.

Vijf patiëntgroepen

GRZ

1. CVA.

2. Electieve orthopedie (geplande knie- /heup- en schouderoperaties).

3. Trauma.

4. Amputaties.

5. Overige aandoeningen (waaronder longziekten, hartziekten,

neurologische aandoeningen e.d.).

VVT Verpleeg-verzorgingshuis en thuiszorg

Zorgactiviteit Een zorgactiviteit is een verrichting die is uitgevoerd bij het leveren van zorg aan

de patiënt. Zorgactiviteiten worden:

direct bij het registreren gekoppeld aan een zorgtraject, of

na registratie achteraf gekoppeld aan het zorgtraject via het (alternatieve)

koppelalgoritme5.

Bij het afleiden van DBC-zorgproducten worden alleen geldige6 zorgactiviteiten uit

de ZA-tabel geaccepteerd door de grouper. Als bij de registratie gebruik wordt

gemaakt van verrichtingencodes uit een lokale verrichtingentabel, dienen deze in de

lokale ICT-applicaties eerst te worden omgezet naar de bijbehorende codes uit de

ZA-tabel alvorens ze naar de grouper te sturen.

Zorgpad Een beschrijving van opeenvolgende stappen, beslismomenten en criteria in het

zorgproces voor een patiëntengroep (De GRZ cliënten) met een specifieke

zorgvraag. Dit doe je om een concreet zorgprogramma te kunnen opstellen die

kwalitatief en efficiënt is. Dit is handig omdat je dan op een systematische wijze

een patiëntgericht programma kan opstellen en plannen.

Zorgprofiel De verzameling van zorgactiviteiten die horen bij een DBC-zorgproduct heet het

zorgprofiel van het DBC-zorgproduct. Het zorgprofiel kan een individueel

zorgprofiel zijn waarin is vastgelegd welke zorg aan de patiënt gedurende een

bepaalde periode (subtraject) is geleverd (individueel geregistreerd zorgprofiel). Er

kan ook mee worden bedoeld het gemiddelde van alle geregistreerde

zorgactiviteiten die bij dat DBC-zorgproduct zijn geregistreerd zoals bij een DBC-

Zorgpaden in de GRZ

Pagina 27

zorgproduct met een prijs (gemiddeld profiel van een DBC-zorgproduct).

Zorgtraject Het zorgtraject is het niveau waarop de gegevens over de geleverde zorg

(waaronder de zorgactiviteiten) worden vastgelegd. Wanneer bij de behandeling

van de zorgvraag van de patiënt meer specialismen zijn betrokken, opent elk

poortspecialisme een eigen zorgtraject (mits er sprake is van een eigen zorgvraag

voor het betreffende specialisme).

Het zorgtraject blijft over de gehele behandelperiode van de patiënt actief en wordt

pas afgesloten bij uitbehandeling of overlijden van de patiënt.

Bij een zorgtraject dienen de volgende gegevens te worden vastgelegd:

1. Patiëntnummer

2. Geslacht

3. Leeftijd

4. Zorgtrajectnummer Een uniek nummer waarmee het zorgtraject binnen de

instelling wordt geïdentificeerd. Dit nummer kan automatisch worden

gegenereerd door het registratiesysteem.

5. Verwijsgegevens Gegevens over de verwijzing van de patiënt naar het

specialisme dat het zorgtraject opent.

6. Behandelend specialisme AGB-specialismecode van het specialisme dat het

zorgtraject opent.

7. Begindatum De begindatum waarop de eerste activiteit plaatsvindt naar

aanleiding van de zorgvraag van de patiënt. Dit kan de datum van de

opname of het eerste onderzoek/activiteit zijn.

8. Einddatum Dit is de datum waarop het zorgtraject wordt afgesloten. In de

meeste gevallen kan het ICT-systeem de einddatum automatisch invullen

op basis van de vaste afsluitregels.

Zorgtype Het zorgtype is een component binnen de DBC-registratie waarmee op het niveau

van het subtraject de geleverde zorg wordt getypeerd. Er wordt onderscheid

gemaakt in de volgende zorgtypen:

zorgtype 11: het eerste (initiële) subtraject bij de diagnostiek en reguliere

behandeling van een zorgvraag.

zorgtype 21: de volgende subtrajecten bij de reguliere of controle

behandeling van een zorgvraag.

zorgtype 13: het subtraject bij een intercollegiaal consult.

Literatuurlijst

DBC Onderhoud. (2013). Handleiding registratie GRZ. DBC Onderhoud.

DBC Onderhoud. (2013). Leidraad GRZ.

DBC Onderhoud. (2014). Handleiding registratie geriatrische revalidatie .

Wikipedia. (2014, 07 29). Wikipedia. Opgehaald van Wikipedia - Geriatrie:

https://nl.wikipedia.org/wiki/Geriatrie