Effizient und einfach - die SAP Benutzeroberfläche mit GuiXT gestalten

Gerhard Rodé Vor 8000 Jahren gab es schätzungsweise eine oder einige wenige Millionen Menschen auf der Erde. Heute benutzen ebenso viele Menschen beruflich ein SAP System. Für sie ist jetzt, evolutionsgeschichtlich „plötzlich“, statt Beerenpflücken B2B angesagt, statt Sammeln und Jagen drag and relate ™ im mySAP.com workplace. Unsere Flexibilität ist erstaunlich. Aber nicht unbegrenzt. Während wir damit beschäftigt sind, Netzwerke und Server sorgfältig auf Belastungsgrenzen zu prüfen und ständig zu verbessern, bleiben Menschen die kritischen Teile der Prozesse im doppelten Sinn des Wortes. In welcher Umgebung wir uns wohlfühlen, wann wir schnell ermüden, wie wir besonders gern arbeiten, all das hängt immer noch von ähnlichen Faktoren ab wie einstmals beim Beerensammeln. Wir wollen wissen, wo wir gerade sind und was wir dort tun können, wollen uns in unserer Umgebung sicher und heimisch fühlen und von dort aus Neues kennen lernen, hassen Umwege und giftige Beeren. Entsprechend erwarten wir, dass unsere heutige virtuelle Arbeitsumgebung so gestaltet ist, dass wir uns darin wohlfühlen und effizient arbeiten können: Feldbezeichnungen, die uns aus der bisherigen Praxis schon vertraut sind, keine verwirrenden unnötigen Eingabefelder, keine überflüssigen Dialogschritte, keine „giftigen“ Drucktasten, die wir keinesfalls drücken sollen. Ist das zuviel verlangt, wenn man Standardsoftware einsetzt? Sind lange Anwenderschulungen und lange Gesichter bei der Benutzung des Systems wirklich nicht zu vermeiden? Jede Standardsoftware wird, je allgemeiner sie einsetzbar ist, umso weniger eine schlüsselfertige, für alle passende Oberfläche liefern. SAP bietet jedoch mittlerweile sehr gute Techniken an, mit relativ geringem Aufwand eine intuitive und schnell bedienbare Oberfläche zu schaffen. Anpassung und Optimierung der Benutzerschnittstelle, parallel zum Customizing der Geschäftsprozesse, ist eine Aufgabe, für die es sich lohnt Zeit und Ressourcen einzuplanen. Kleinigkeiten erzielen dabei oft eine große Wirkung, sowohl bei der Systemeinführung als auch nach jahrelanger Nutzung des Systems. Eine neue Drucktaste etwa statt der bisherigen zwei Dialogschritte spart bei der Erfassung Zeit. Die Vermeidung einer Fehleingabe (etwa „Tage“ statt „Stunden“ in der Rückmeldung) macht spätere Korrekturarbeiten unnötig. Ein kleiner zusätzlicher Hilfetext vermeidet den wiederholten Anruf im Benutzerservice. Als Partner von SAP haben wir bei Synactive GmbH seit 1998 eine Technologie entwickelt, mit der die SAP Benutzeroberfläche ohne Modifikation der Anwendungsprogramme an die Bedürfnisse der Benutzer angepasst werden kann. Die Entwicklungen sind zum Teil in den SAP Standard eingeflossen (Komponente GuiXT ab R/3 Release 4), zum Teil bieten wir sie als add-on separat an (InputAssistant, Viewer, Designer). Technologie Von entscheidender Bedeutung für die Wahl der Technologie war das Ziel, alle Anpassungen modifikationsfrei durchzuführen, d.h. ohne Änderung von Anwendungsprogrammen oder Dynpros auszukommen. Andernfalls wären Risiko und Wartungsaufwand zu groß, und es käme

wieder zu dem bekannten Konflikt zwischen Fachabteilung (die dringende Änderungswünsche hat) und EDV (die keine Modifikationen am System möchte). Die 3-Ebenen-Architektur des SAP-Systems (Datenbank/Applikationsserver/Frontend) bietet in der Schnittstelle zwischen Applikationsserver und Frontend eine gute Möglichkeit, Oberflächenvarianten zu realisieren. GuiXT erhält vor der Anzeige auf dem Frontend die Kontrolle und kann, gesteuert durch ein Skript, die Benutzeroberfläche variieren. Enthält das GuiXT Skript zum Beispiel eine Anweisung, das Feld „Partnergeschäftsbereich“ in der Maske nicht anzuzeigen, so wird dem SAP Frontend das Feld nicht weitergegeben. Gibt es nur drei Buchungskreise, so kann GuiXT diese als drei Radiobuttons mit entsprechenden Texten darstellen. Die Auswahl eines Radiobuttons durch den Benutzer wird durch GuiXT als Eingabewert wieder umgeschlüsselt, z.B. in „0160“, und dann an den Applikationsserver gegeben. Für die SAP Anwendung sind sowohl die unterschiedliche Darstellung der Werte als auch die Art der Eingabe vollkommen transparent.

Abbildung 1: GuiXT-Architektur für Sapgui for Windows: Skript-basierte Anpassung der Oberfläche auf dem Frontend Ab April 2002 steht GuiXT auch für das HTML Frontend von SAP zur Verfügung, wobei hier die Architektur entsprechend übertragen wurde. GuiXT läuft in dem Agate-Prozess des SAP Internet Transaction Servers. Vor der Konvertierung in HTML erhält GuiXT die Gelegenheit, das zu generierende Bildschirmbild anzupassen. Weggeblendete Felder belasten dann weder die HTML-Generierung noch den http-Datenstrom zum Browser. Und bei der Einsparung von Dialogschritten mit GuiXT findet die Kommunikation sozusagen auf dem kurzen Dienstweg

zwischen ITS und Applikationsserver statt; erst der endgültig anzuzeigende Bildschirm wird über den Web Server wieder an den Benutzer hinausgeschickt.

Abbildung 2: GuiXT-Architektur für Sapgui for HTML: Skript-basierte Anpassung der Oberfläche auf dem ITS GuiXT erlaubt die lokale Entwicklung einer neuen Oberfläche auf einem PC, ohne andere Benutzer zu stören. Zur produktiven Nutzung werden die Skripte dann wahlweise in der R/3 Datenbank, einem lokalen LAN Server oder einem http/ftp-Server zentral zur Verfügung gestellt. Die Benutzeroberfläche kann rollenbasiert oder abhängig von Berechtigungsprofilen unterschiedlich gestaltet werden.

Abbildung 3: Roll-out der GuiXT Skripte Abgrenzung der Komponenten Seit der ersten GuiXT-Version im Jahr 1998 gab es zahlreiche Erweiterungen, meist angeregt durch den Einsatz in konkreten Kundenprojekten. Heute steht mit der Version GuiXT 2002 ein ziemlich vollständiges und gut ausgetestetes Toolset zur Anpassung der Oberfläche zur Verfügung. Wann braucht man welche Komponente?

• GuiXT: Zur Anpassung des Bildschirmlayouts, mit Definition neuer Drucktasten, Einfügen von Abbildungen, eigenen Feldbezeichnungen

• InputAssistant: Zur Vereinfachung über mehrere Bilder hinweg und zur schnellen Dateneingabe

• Designer: Zum einfachen Gestalten der Oberfläche in einem graphischen Editor (wysiwyg), der die GuiXT Skripte automatisch generiert

• Viewer: Zum Einbinden von .html- und .rtf-Dateien, mit interaktiven Möglichkeiten Falls man sich bei der Anpassung auf das Layout einzelner Bildschirme beschränken möchte, ist der Einsatz von 1-2 Designerarbeitsplätzen in Verbindung mit Standard-GuiXT ein guter Start. Geht es auch darum, komplexe SAP Transaktionen in der Bedienung effizienter zu gestalten, ist meist der Einsatz des InputAssistant nötig, da man hier Dialogschritte über mehrere Masken hinweg automatisieren wird. Der Viewer eignet sich insbesondere dann, wenn Informationen (eigene Dokumentation, Produktkatalog u.ä.) in html-Form vorliegen, die in die R/3 Bildschirme integrieren werden sollen.

Tabellarische Übersicht der wichtigsten Funktionen

GuiXT

Layout anpassen

• Felder, Tabellenspalten, Drucktasten verschieben oder löschen

• Feldtexte, Spaltenüberschriften, Drucktastentexte ändern

• Texte, Rahmen und Tipps hinzufügen

• Bilder anzeigen

• Texte simultan für alle R/3 Masken ändern

Navigation, Dateneingabe

• Funktionen auf eigene Drucktasten legen

• Eingabefelder mit Vorschlagswerten vorbelegen

• Auswahlknöpfe anbieten statt Werteingabe

• Bei Feldeingabe nur Ziffern oder Grossbuchstaben zulassen

• Länge eines Eingabefeldes ändern

Diverses

• Zentrale Administration der Skripte mit lokaler Pufferung

• Rollenspezifische Gestaltung

• Anzeige datenabhängiger Bilder (Produktabbildung z.B.)

• Start von PC-Anwendungen bei Klick auf Bilder, mit Übergabe von Parametern

• Bilder in Listanzeigen

InputAssistant

Schnelle Dateneingabe

• Lokale Wertehilfe

• Eingabehistorie mit Texten

• Eingabekombinationen für einzelne Geschäftsvorfälle

Einbildtransaktionen und Navigation

• Zusammenfassen mehrerer Navigationsschritte auf einer eigenen Drucktaste

• Einbildtransaktionen statt Mehrbildtransaktionen

Diverses

• Eigene Prüflogik für Eingaben

• Mehrstufige graphische Menüs

Designer

• Komfortabler graphischer Editor für GuiXT (wysiwyg)

• Skript in syntaxkoloriertem Skripteditor parallel zu wysiwyg-Editor pflegbar

Viewer

• Einbinden von .rtf Dateien (aus Word z.B.) in die R/3 Bilder

• Einbinden von .html Dateien in die R/3 Bilder

• Setzen von Werten in die R/3 Eingabefelder bei Mausklick in html-Anzeige

• Auslösen von Aktionen im R/3 bei Mausklick in html-Anzeige

• Anzeigetransaktionen in html Format mit automatischer Übernahme der R/3-Werte

• Eingabe von Werten in html mit Verarbeitung durch JavaSkript und Weitergabe an R/3

Verfügbarkeit und Preise Alle Komponenten sind ab R/3 Release 3.1 einsetzbar. Im allgemeinen wird dabei heute das Frontend Sapgui 4.6d verwendet. Die GuiXT-Version für Sapgui 6.10 (ab Patch 15) wurde kürzlich ebenfalls freigegeben. Bei Einsatz des Sapgui for HTML im ITS ist das ab April 2002 verfügbare ITS 6.10 Update erforderlich. GuiXT selbst ist ab R/3 Rel. 4.0 kostenlos, es wird bei der Sapgui-Installation ab 4.6 automatisch mitinstalliert. Ein Update auf eine neuere GuiXT-Version ist jederzeit kostenlos möglich. Die add-on Komponenten InputAssistant, Viewer und Designer erfordern nach einer kostenlosen 30-tägigen Testphase einen separaten Lizenzschlüssel. Der Kaufpreis für ein Paket bestehend aus 2 Designer-Arbeitsplätzen plus 100 Benutzerlizenzen für InputAssistant liegt bei EUR 8.100,- . Schulung und Dokumentation SAP Schweiz und SAP France bieten eigene Schulungen zu GuiXT und InputAssistant an (Dauer: jeweils 1 Tag). Inhouse-Schulungen durch Synactive oder Partnerfirmen auf Anfrage. Zu allen Produkten stehen Tutorials auf der Synactive Internetseite www.synactive.com zur Verfügung. Dokumentation sowie Tutorials sind in html- oder pdf-Format kostenlos verfügbar. Kunden und Partner Über 100 europäische Firmen, sowohl aus dem Mittelstand als auch Weltkonzerne, setzen heute zusätzlich zum Standard-GuiXT eines der Synactive add-on Produkte InputAssistant, Viewer oder Designer ein. In Vertrieb, Beratung und Schulung arbeitet Synactive mit verschiedenen SAP Systemhäusern zusammen (siehe Partner-Seite in www.synactive.com). In den USA vertreibt Synactive LLC (San Francisco) die Produkte.

Ausblick Die jetzt verfügbare SAP User Interface Technologie (Sapgui für die verschiedenen Plattformen, GuiXT, ITS, SAP Workplace) wird sicherlich noch in den nächsten 5 Jahren die normale Arbeitsumgebung fast aller produktiven SAP Installationen bilden. Welche Trends zeichnen sich nun für die nächste User Interface Generation ab, insbesondere im SAP System? Dazu einige Thesen:

• Für viele Anwendungen wird die Forderung, als zero-footprint-client im Browser ablauffähig zu sein, in Zukunft selbstverständlich werden. Mit ITS hat SAP hier eine gute Grundlage, die aber hinsichtlich Benutzerkomfort und Performance noch erheblich verbessert werden dürfte. Ob der bestehende Ansatz der bildweisen Kommunikation mit dem Browser für komplexe Anwendungen weit trägt, erscheint mir zweifelhaft. Stattdessen vielleicht etwas mehr Intelligenz auf der Browserseite in Form von Javacode und ein schmaleres, nicht bildschirmweise arbeitendes Protokoll auf XML-Basis.

• Daneben wird es wohl noch längere Zeit die separat zu installierende Windows-basierte Lösung für den Poweruser geben, eventuell auch in Form von plug-ins im Browser. Es ist bisher noch nicht zu sehen, wie reine HTML-Browseranwendungen den Komfort guter Windowsanwendungen erreichen sollten.

• SAP könnte die unter dem Namen „Business Server Pages“ mit 6.10 neu angebotene Technologie in Zukunft auch für eigene Anwendungskomponenten nutzen.

• Web Services werden über die reine Datenschnittstelle hinaus in Zukunft wohl auch Oberflächenkomponenten mitbringen, die dann in eine übergeordnete Browseranwendung integriert werden können. Die entstehenden Standards für Web Services werden solche Dialogteile hoffentlich umfassen, und SAP wird dann sicher eigene dialogfähige „business services“ publizieren und auch die Möglichkeit bieten, fremde Services in die SAP-Oberfläche aufzunehmen.

• Damit wird auch deutlich, dass die Internet-Idee und B2B konsequent dazu führen, dass charakteristische Merkmale und Stärken des SAP-Systems (Repository, Mehrsprachigkeit, formal definierte Schnittstellen,...) in Zukunft in einem übergreifenden Maßstab gebraucht werden, sowohl über Unternehmen hinweg als auch über Hersteller hinweg. Da kann man nur gespannt sein, wann sich hier genügend stark unterstützte offene Standards herausbilden werden.

Was bedeuten unsere Thesen für GuiXT? Das Bedürfnis nach Anpassung der Standardoberfläche, gleich wie sie realisiert ist, wird bestehen bleiben. Auch die einzelnen Elemente der Benutzeroberfläche (Eingabefelder mit Texten, Drucktasten, Tabellen, ...) werden sich in ihrem Typ kaum ändern. Damit wird die semantische Struktur der GuiXT Skripte („lösche Feld X“, „gib Feld Y einen anderen Namen“, „erlaube nur Grossbuchstaben in Feld Z“) gültig bleiben als Beschreibung, welche Änderungen wir in der Standardoberfläche haben möchten. Inwieweit die GuiXT add-on Komponenten als separate Produkte in einer wesentlich geänderten SAP User Interface Architektur noch nötig sein werden, lässt sich heute wohl schwer sagen. Das Prinzip, in einer logisch separaten Ebene, basierend auf der Standardoberfläche, aber nicht mit ihr vermischt, eine angepasste Benutzeroberfläche zu definieren, wird sicher noch eine ganze Weile nützlich sein.