Einführung von WINPACCS accounting 4.0 und … Einführung von... · SAP möglich: somit sind...

Einführung von WINPACCS accounting 4.0 und WINPACCS cashbook 2.0 in der GIZ

Birgit Klose und Tanja Trümper, GIZ GmbH

08.11.2017Einführung von WINPACCS accounting 4.0 und cashbook 2.0 in der GIZ 1

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AGENDA

1. Vorstellung Referentinnen

2. Vorstellung GIZ

3. Ausgangssituation und Motivation

4. Produktauswahl

5. Schnittstellen und Umgebung

6. Das Projekt: Ziele und Vorgehen

7. Herausforderungen und Positives


Vorstellung Referentinnen und Vorstellung GIZ


GIZ Projektleitung

Birgit Klose, GIZ

Ausbildung zur Fachinformatikerin Anwendungsentwicklung in der GIZ.

13 Jahre Systementwicklerin im SAP Umfeld in der GIZ. In dieser Zeit unter anderem technische Systemverantwortliche für WINPACCS accounting und WINPACCS cashbook und dessen eigenentwickelten SAP-Schnittstellen.

Seit Ende 2014 in der IT Beratung der GIZ für den Bereich Finanzen tätig.

IT Projektleiterin seit 2013 für das Konzeptprojekt „neue Projektbuchhaltung“ und seit 2015 für das daraus folgende Umsetzungsprojekt „neues WINPACCS“.


GIZ Projektleitung

Tanja Trümper, GIZ

Studium der Wirtschaftswissenschaften.

Seit 1995 in der GTZ / GIZ tätig in verschiedenen kaufmännischen- und Verwaltungsbereichen, wie Vertragsabteilung, Finanzteam, Stabsstelle Recht und Versicherung, Stabsstelle Revision, Rechnungswesen.

Dazwischen diverse Auslandseinsätze, u. a. 3 Jahre Verwaltungsleitung im GIZ-Büro Kambodscha und 2 Jahre Verwaltungsleitung GIZ-Büros Pakistan.

Seit September 2015 Leitung der Gruppe Projektbuchhaltung und fachliche Projektleiterin für das Projekt „neues WINPACCS“.


Die GIZ ist in mehr als 120 Ländernmit über 90 Landesbüros aktiv.

Die Gesellschaft hat Sitze in Bonn und Eschborn.

Weltweit beschäftigt die GIZ mehr als 18.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter –etwa 70 Prozent von ihnen sind einheimische Kräfte.

Das Geschäftsvolumen der GIZ liegt bei etwa 2,4 Milliarden Euro.

Derzeit realisiert die GIZ ca. 1.600 Projekte in der Entwicklungshilfe weltweit.


Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit

Ausgangssituation und Motivation


Ausgangssituation In den Landesbüros der GIZ werden die anfallenden Buchhaltungsbelege der

Projekte von weltweit ca. 400 Buchhaltern erfasst und in der Zentrale der GIZ im Rechnungswesen in SAP-FI gebucht.

Diese Belege machen rund 70% (ca. 1,4 Mio. Belege) aller Belege aus, die im Rechnungswesen der GIZ gebucht werden.

Die ursprünglich verwendete Lösung genügt nicht mehr den heutigen fachlichen und technischen Anforderungen.

Deswegen haben die Abteilungen Rechnungswesen und Informationstechnologie gemeinsam ein IT Projekt aufgesetzt, um das bestehende IT System in der Außenstruktur durch ein Standardprodukt eines Softwareunternehmens abzulösen.


Motivation für ein neues Produkt

alte Programmiersprache und -technik beim vorhandenen WINPACCS

keine Wartung der Programmiersprache mehr durch Microsoft

zunehmende Probleme im Netzbetrieb

zunehmende Probleme bei neueren Windows-Versionen

Probleme bei der Performance

Mängel bei der Anwenderfreundlichkeit

zusätzliche fachliche Anforderungen insbesondere aus der Außenstruktur


Produktauswahl


Muss-Kriterien für ein neues Produkt

Offlinefähigkeit des Systems

Multiuserbetrieb

Mehrwährungsfähigkeit

gleitender Durchschnittskurs zur Umrechnung der Fremdwährungsbeträge

Nur WINPACCS erfüllte sämtliche Kriterien.


Vorteile und Verbesserungen des neuen WINPACCS

Tagesaktuelle Übernahme der Buchungen aus WINPACCS nach SAP möglich: somit sind aktuellere Auswertungen in SAP verfügbar

paralleles Buchen in einem Journal im lokalen Netzwerk möglich

flexiblere Auswertungsmöglichkeiten

Zusätzliche Berichtsschema bei den Kostenträger- und Ausgabenberichten in SAP mit den Informationen aus der Projektbuchhaltung


Vorteile und Verbesserungen des neuen WINPACCS

Prüfung der Gültigkeit der Projektnummern / Kostenstellen direkt beim Buchen: Korrekturen erfolgen vor Ort

neue moderne Oberfläche

verbesserte Performance durch aktuelle Technologie

erweiterte und komfortablere Buchungsfunktionen


Schnittstellen und Umgebung


WINPACCS wird in der GIZ bereits in einer früheren Version eingesetzt und ist in Prozesse und Verfahrensumgebung integriert

Ca. 30 Schnittstellen zu Fach- und IT-Verfahren wurden identifiziert

Viele Schnittstellen mussten durch die GIZ angepasst werden (in Eigenentwicklung)

Wesentlich waren die Schnittstellenzum ERP (SAP FI/CO):

Belegschnittstelle

Projektschnittstelle

Benutzerschnittstelle


Schnittstellen und Umgebung

Das Projekt: Ziele und Vorgehen


Projektziele

Nutzung der Standardsoftware WINPACCS mit den Komponenten

WINPACCS online

WINPACCS cashbook

WINPACCS accounting

Auf WINPACCS cost control wurde zugunsten einer

eigenentwickelten Lösung verzichtet.

Fachliche und technische Anforderungen an das neue Produkt im

Detail definieren und mit dem Softwareunternehmen abstimmen.


Projektziele

Entwicklung der Schnittstellen zwischen WINPACCS und dem SAP-

FI Rechnungswesen der GIZ.

Integrationstests der neu erstellten Standardsoftware

durchführen.

Pilotierung der neuen Standardsoftware in verschiedenen Ländern

durchführen.

Weltweiten Rollout des fertigen Produktes in die Außenstruktur

der GIZ ausführen.


Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug

2016 2017 2018

Frozen Zone

Jahresabschluss

Projektablauf Nach einem Vorprojekt zur Produktauswahl begann das Projekt im Januar 2016

Die Kernteamgröße beträgt 8 Personen, zzgl. 5 Externe, zzgl. mbi


Initialisierung MBI Lieferungen WINPACCS(accounting, cashbook, online)

Konzepte

Anforderungen Spezifikation

Integrations-Tests

Rollout

Entwicklung und Test Verteilung und Nutzung

Entwicklung und Modultests Schnittstellen

Piloten

Funktionale Einzeltests WP-Produkte

Tester-Schul.

Kommunikation

Benutzertests

Projektvorgehen

Strukturierung in 2 Hauptphasen

Entwicklung und Test

Verteilung und Nutzung

Entwicklungsphase in enger Zusammenarbeit mit mbi


Projektvorgehen

Piloten

Test des Programms unter den realen Bedingungen vor Ort

Doppelbuchung in der alten und der neuen Software für einen begrenzten

Zeitraum und für eine begrenzte Anzahl Journale

Migration und Umstellung auf das WINPACCS 4.0

wichtig für Validierung Schulungskonzept und –material

3 Wochen pro Land mit Unterstützung vor Ort durch Projektmitarbeiter


Projektvorgehen

Rollout

Migration mit Unterstützung der GIZ-Zentrale

4 Tage Schulung

in Folgewoche Produktiveinsatz


Piloten und Rollout


3 Pilotländer: Brasilien, Pakistan, Botswana

5 Rollout-Blöcke (mit jeweils bis zu 30 Ländern)

Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug

2017 2018

Europa

Asien

Westafrika

Ostafrika

Latein-

amerika

Brasilien

Pakistan

Botswana

Frozen Zone

Ramadan,

GIZ-Tagung

Herausforderungen und Positives


Herausforderungen während Entwicklung und Test

Entwicklung und Tests erfolgten in enger Zusammenarbeit von GIZ-IT, GIZ-

Fachseite und mbi

Erstellung der Schulungskonzepte und -materialien aufwändig

Fehlen der endgültigen Version machte erneute Screenshots etc. erforderlich

Manche Anforderungen erst während Test erkannt

100%-Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen nicht realisierbar

Wissensbündelung bei Schlüsselpersonen: Ausfallrisiko

Kommunikation mit mbi bzgl. Funktionsumfang konstruktiv aber aufwändig

Anforderungen an „Prio 2“ Schnittstellen erst während Test erkannt


Herausforderungen bei den Piloten

Als Piloten wurden Länder mit unterschiedlichem Belegvolumen, Vielfalt von Geschäftsvorfällen und unterschiedlichen technischen Voraussetzungen (gute und schlechtere Internetanbindung) ausgewählt

Voraussetzungen an die Technik nicht erfüllt

Kaum erfahrene und englischsprechende IT-Supporter vor Ort

Probleme, den komplexen Sachverhalt klar zu kommunizieren

Tiefgreifende Änderungen wurden vor Ort nicht erwartet


Positives

Hohes Engagement und schnelles Feedback aller Beteiligten (GIZ-IT, GIZ-Fachseite und mbi) während des Projektverlaufs

Hohes Engagement der Mitarbeiter vor Ort bei den Piloten

Hohe Produktqualität von WINPACCS (wenig Fehler in Tests)

Migration war aufwändig, hat aber in Piloten gut geklappt

Während Pilotierung Aufbau von wertvollen Erfahrungen für den Rollout


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