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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Elektronische Betriebsprüfung

    Dr. Mathias Philipp, KPMG mphilipp@kpmg.com

    PBS Archiving Day, 11. Juni, 2002PBS Archiving Day, 11. Juni, 2002

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    1. Einleitung

    2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung 2.1 Rechtliche Änderungen 2.2 Auslegung der Finanzverwaltung durch die GDPdU 2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen 2.4 Lösungsansätze zur Vorbereitung auf den Datenzugriff

    3. Handlungsbedarf

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Signaturgesetz vom 15.02.2001 Änderung der Abgabenordnung

    (Steuersenkungsgesetz)

    ERS FAIT 1, EPS 330, IFAC-Guideline zu E-Business

    1. Einleitung Neue Herausforderungen

    => Erweitere Zugriffsrechte der BP

    => Erweitere Aufbewahrungspflichten des Steuerpflichtigen

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Archivierungsanforderungen: Jederzeitige Verfügbarkeit der Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) Unverzügliche Lesbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit

    ➜ Beispielsweise über elektronisches Archiv

    2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung 2.1 Rechtliche Änderungen: § 146, 147, 200 AO

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Zugriff auf das DV-System durch die Finanzverwaltung gemäß § 147 Abs. 6 AO

    Rechte der Finanzverwaltung:

    Einsicht in die gespeicherten Daten

    Zugriff auf das Datenverarbeitungs- oder Archivierungssystem zur Prüfung und Auswertung

    Bereitstellung von Unterlagen und Aufzeichnungen auf einen maschinell verwertbaren Datenträger

    ➜ Beispielsweise über Archiv oder über Standardsoftware

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Themengebiete:

    (1) Zugriffsmöglichkeiten bei der Betriebsprüfung (2) Archivierung digitaler Unterlagen (3) Übergangsregelung (4) Mitwirkungspflichten

    2.2 Auslegung durch die Finanzverwaltung

    BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 (GDPdU)

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Zugriff ausschließlich auf steuerlich relevante Daten

    Daten, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind

    Primär steuerlich relevante Daten: => FiBu, Anlagen-, Lohnbuchhaltung

    Sekundär steuerlich relevante Daten: Auch darüber hinausgehende steuerlich relevante Bereiche

    2.2 Auslegung durch die Finanzverwaltung

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Arten des Zugriffs: Unmittelbarer Zugriff (Z1)

    Mittelbarer Zugriff (Z2)

    Datenträgerüberlassung (Z3)

    Wahl des Zugriffs im Ermessen der Finanzverwaltung

    (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung

    2.2 Auslegung durch die Finanzverwaltung

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Unmittelbarer Zugriff: Betriebsprüfer nutzt DV-System des Steuerpflichtigen selbst

    Mittelbarer Zugriff: Auswertungen durch Steuerpflichtigen oder Dritten auf Anordnung des Betriebsprüfers

    Datenüberlassung: Aushändigung der Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern

    Beachte: Grundsatz der Verhältnismäßigkeit (z.B. Z3 vs. Z1)

    Arten des Datenzugriffs:

    (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Nur in Räumlichkeiten des Stpfl. oder eines Dritten zulässig (keine Fernabfragen, Remote Access) Nur Lesezugriff: lesen, filtern, sortieren und auswerten ➜➜➜➜ Kein Herunterladen von Dateien durch Betriebsprüfer Auswertung anhand der vom Stpfl. eingesetzten Hard- und Software ➜➜➜➜ Kein Einspielen von Prüfsoftware durch Betriebsprüfer Steuerpflichtige ist für Datensicherheit selbst verantwortlich

    Unmittelbarer Datenzugriff

    (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Umfang des Zugangs wie bei unmittelbarem Zugriff (Nur-Lesezugriff, kein Einspielen von Prüfsoftware)

    Auswertungen durch Steuerpflichtigen oder von ihm beauftragten Dritten

    Auswertungen durch Dritte bei ausgelagerter Buchhaltung

    Mittelbarer Zugriff

    (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Überlassung von Daten auf Datenträgern

    Auswertung erfolgt im System der Betriebsprüfer

    Rückgabe- und Vernichtungsverpflichtung bzgl. der Datenträger bzw. den Daten durch die Betriebsprüfer (Organisation)

    WinIdea von audicon (www.audicon.net)

    Aussage der Finanzverwaltung: > 80% der Zugriffe über Datenträgerüberlassung. Online-Zugriff tendenziell bei Großunternehmen. Mittelbare Zugriff bei exotischen (Mainframe-)Systemen

    Datenträgerüberlassung (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Originär digitale Unterlagen sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu speichern

    Papier oder Microverfilmung nicht ausreichend pdf-, jpg-Dateien nicht ausreichend möglich: xhtml-pdf

    (2) Archivierung digitaler Unterlagen

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    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    Originär digitale Unterlagen:

    In elektronischer Form eingehende Unterlagen (z.B. EDI-Eingangsrechnung) Im DV-System erzeugte Daten, die zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten Buchführungssystem geeignet sind (pdf, Microfilm nicht ausreichend) Ausnahme: Elektronische Erzeugung aber nicht für Weiterverarbeitung geeignet (z.B. Textdokumente) Aber steuerlich relevante email Migration aller Daten, bis zum Abschluss der Betriebsprüfung

    (2) Archivierung digitaler Unterlagen

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    Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung

    PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung

    (3) Übergangsregeln:

    Zugriff nur bei Betriebsprüfungen, die nach dem 31.12.2001 beginnen

    Vor dem 1.1.2002 archivierte Daten

    Keine Verpflichtung zur Einspeisung von Daten in DV-System bei unverhältnismäßig hohem Aufwand Ausnahme: 3. Variante des Zugriffs: Datenträgerüberlassung

    ➜➜➜➜ Rückwirkung auf a