Elektronischer Kontoauszug Format MT 940 und automatisches ... · Um Kontoauszüge einlesen zu...

HandbuchElektronischer Kontoauszug

Format MT 940 undautomatisches Zuordnen vonBelegen

Handbuch KFM

Elektronischer Kontoauszug Format MT 940

und autom. Zuordnen von Belegen

Von IST-Belegen zu SOLL-Belegen und zu

Sammlern im MT940-Modul

Autom. Generieren von IST-Buchungen im

MT940-Modul

Stand: März 2013

Handbuch KFMElektronischer Kontoauszug Format MT 940


© KIGST GmbH 2013 Seite 3 von 79

Inhalt

1. Voraussetzungen........................................................................................................................................4

2. Erweiterungen Stammdaten der KG..........................................................................................................5

3. Menüpunkt: Elektronischer Kontoauszug .................................................................................................6

4. Einlesen elektronischer Kontoauszug........................................................................................................8

5. Bearbeiten elektronischer Kontoauszug..................................................................................................17

5.1. Erster Bereich: Zahlweg.....................................................................................................................18

5.2. Zweiter Bereich: Kontoauszüge ........................................................................................................20

5.3. Dritter Bereich: Umsätze...................................................................................................................21

6. Bearbeitungsmöglichkeiten eines Kontoauszuges ..................................................................................24

6.1. Buchungen anzeigen .........................................................................................................................26

6.2. Buchungen bearbeiten......................................................................................................................26

6.3. Kontoauszug als geschlossen kennzeichnen.....................................................................................27

6.4. Kontoauszug als offen kennzeichnen................................................................................................28

6.5. Zuordnungen zu Umsätzen finden....................................................................................................28

6.6. Umsätze mit eindeutiger Zuordnung buchen ...................................................................................39

6.6.1. Buchung generieren...................................................................................................................39

6.6.1.1. IST-Buchung anhand eines Soll-Beleges wurde generiert .....................................................39

6.6.1.2. Buchung generiert anhand eines Sammlers ..........................................................................46

6.6.1.3. Buchung generieren anhand einer Zuordnung aus der Zuordnungstabelle..........................50

6.6.2. Meldung wenn keine Buchungen generiert werden konnten ..................................................55

7. Bearbeitungsmöglichkeiten eines Umsatzes ...........................................................................................56

7.1. Details eines Umsatzes......................................................................................................................57

7.2. Drucken eines Umsatzes ...................................................................................................................67

7.3. Buchen eines Umsatzes.....................................................................................................................68

7.4. Schwebeposten auflösen ..................................................................................................................74

8. Menüpunkt: MT940 Zuordungstabelle....................................................................................................77




Aut. Zuordnen von IST-Belegen zu SOLL-Belegen und zu Sammlern im MT940-Modul /Aut. Generieren von IST-Buchungen im MT940-Modul

Elektronische Kontoauszüge im Format MT 940 können in KFM seit der Version 4.10 eingelesen undmanuell verarbeitet werden. Mit der neuen Funktionalität soll dieser Zuordnungsprozess vereinfacht undmöglichst automatisiert werden, um die Mitarbeiter der Kasse zu unterstützen.

Zur Vereinfachung und Automatisation werden die Funktionen

- Soll-Stellungen (mit BS 120 auch für Ist-Buchführer)

- Überwachungs-Dauervorgänge

- Sammler

genutzt.

Je mehr Informationen auf dem Kontoauszug und in Buchungen oder Stammdaten dieser genanntenFunktionen übereinstimmen, umso einfacher wird eine Zuordnung.

Teilen sie deshalb ihren Debitoren mit, was diese im Verwendungszweck angeben sollen. Nutzen sie dieFelder Rechnungsnummer, Kundennummer zur besseren Identifikation von Buchungen.

Die Zuordnung ist lernfähig. Über eine Zuordnungstabelle können sie manuelle Zuordnungen für dieZukunft als Suchkriterium definieren.

Auf die Weise wird die Trefferquote einer automatisierten Zuordnung auf Dauer besser und erleichtert dieVerarbeitung der Kontoauszüge.

1. Voraussetzungen

Um Kontoauszüge einlesen zu können, müssen diese im Format MT 940 von der Bank zur Verfügunggestellt werden.

Das Funktionsrecht „25 – Elektronischer Kontoauszug“ für den Menüpunkt „Elektr. Kontoauszug“ muss denBenutzern zugewiesen werden.




2. Erweiterungen Stammdaten der KG

In der Maske „Stammdaten“ der KG wird eine zusätzliche Einstellung angeboten.

Eine neue Auswahlliste „Offene Posten(OP) ab Haushaltsjahr:“ zwischen der Option „Mahnwesen“ und„Zinsmethode“ wird angeboten.Inhalt der Auswahlliste:Alle Haushaltsjahre der jeweiligen KG; Vorbelegung der Auswahlliste: Haushaltsjahr 2

Abbildung 1: „Stammdaten-Kassengemeinschaft“

Mit dieser Auswahl (Offene Posten ab .. ) legen sie fest, welche offene Posten bei der Auszifferung

angeboten werden.

Bitte beachten sie, dass alle Soll-Stellungen der Vergangenheit weiterhin als OP´s im System sind, da es

keine direkte Gegenbuchung gab. Je weiter sie zurückgehen, umso größer wird die Treffermenge.




3. Menüpunkt: Elektronischer Kontoauszug

Um die von Ihrer Bank als Datei zur Verfügung gestellten Kontoauszüge einlesen zu können, steht Ihnen inder Basis unter dem Menüpunkt „Daten/Belegbearbeitung“ der Programmpunkt „Elektr. Kontoauszug“ zurVerfügung.

Abbildung 2: „Menüpunkt Elektr. Kontoauszug“

Nachdem Sie den Programpunkt ausgewählt haben, öffnet sich die unten angezeigte Maske:

„Übersicht Zahlwege“

Abbildung 3: „Übersicht Zahlwege“

In dieser Maske werden die vorhandenen Zahlwege mit der Zahlwegart „S“ und „A“ (außer „00“ und „99“)mit ihren Beständen angezeigt.




Beschreibung der Spalteninhalte in der Maske: Übersicht Zahlwege

Spalte InhaltZahlweg Zahlweg-Nr.Saldo-alt Saldo-alt aus der Kassenabstimmung

Saldo-neu Saldo-neu aus der KassenabstimmungIstbestand „Istbestand“ aus Maske „Letzter Kontoauszug“ (Schwebepostenliste)ltzt. Kontoauszug „Datum“ aus Maske „Letzter Kontoauszug“ (Schwebepostenliste)Kontoauszug_Nr „Kontoauszug_Nr“ aus Maske „Letzter Kontoauszug“ (Schwebepostenliste)

Abbildung 4:„Übersicht Zahlwege“




4. Einlesen elektronischer Kontoauszug

Um einen Kontoauszug einlesen zu können, muss ein Zahlweg markiert werden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Pfeil vor der Zeile mit dem Zahlweg und Sie gelangen in einKontextmenü, welches die Einträge „Auszüge einlesen“ (ist nur aktiv, wenn dem Zahlweg eineBankverbindung zugewiesen ist) und „Auszüge bearbeiten“ enthält. Wählen Sie „Auszüge einlesen“ aus.

Abbildung 5:„Übersicht Zahlwege“




Sie gelangen in die unten angezeigte Maske und klicken dort den Button „Importdatei“ an.

Abbildung 6: „MT940 Daten einlesen“

Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Auswahl der Datei.




Die gewünschte Datei markieren und den Button „Öffnen“ anklicken.

Abbildung 7: „MT940-Datei zum Import auswählen“

Der Pfad mit der Datei, die ausgewählt wurde, wird neben dem Button „Importdatei“ angezeigt.

Abbildung 8:„Pfad Importdatei“

Im rechten Teil der Maske sind jetzt außer dem Button „Schließen“, die Buttons „Einlesen“ und

„Viewer“ aktiv.

Die Checkbox „Ansi-Zeichensatz“ ist beim Aufruf der Maske aktiviert. Bei aktiver Checkbox werden beimEinlesen der MT940-Datei Zeichensätze mit Umlaufen in den Umsätzen korrekt dargestellt.

Die Checkbox muss nur aktiviert sein, wenn die MT940-Datei im Ansi-Zeichensatz erstellt wurde.Ansonsten muss die Checkbox deaktiviert werden, weil der DOS-Zeichensatz zum Tragen kommt.

Ob die Umlaute korrekt übernommen werden, kann im Viewer festgestellt werden. Dazu kann dieCheckbox aktiviert sein und der Viewer aufgerufen werden. Werden die Umlaute korrekt dargestellt, kannder Import mit aktivierter Checkbox erfolgen. Sollten die Umlaute im Viewer nicht korrekt dargestellt,sollte der Viewer geschlossen, die Checkbox deaktiviert und der Viewer wieder aufgerufen werden.

Sind die Umlaute dann korrekt, soll der Import mit deaktivierter Checkbox erfolgen.




Abbildung 9:„Buttons - MT940 Daten einlesen“

Mit dem Button gelangen Sie jederzeit wieder in die „Übersicht Zahlwege“ zurück.

Der Button generiert ein Vorschaufenster, das den Inhalt der Importdatei ohne Detailsanzeigt.

Abbildung 10: „MT940 Dateiviewer“

Die Vorschau lässt sich über den Button mit dem x schließen. Die Spalten dieser Vorschau können in derÜberschriftenzeile, mit Mausklick auf die vertikale Spaltentrennung verschoben werden.

Der Button startet das Einlesen der MT940-Datei.




Folgende Prüfungen werden dabei durchgeführt:

Stimmen Bankleitzahl und Kontonummer mit den im Zahlweg hinterlegten Daten überein.Sollte dies nicht der Fall sein, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Abbildung 11: „Mögliche Fehlermeldung beim Einlesen“

Ein Einlesen der Daten ist nicht möglich.Ist die Kontoauszugsnummer gültig, d.h. hat sie einen Wert der größer als 0 ist und ist dieser Wert nochnicht eingelesen worden.Sollte dies nicht der Fall sein erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Abbildung 12: „Mögliche Fehlermeldung beim Einlesen“

Ein Einlesen der Daten ist nicht möglich.

Wurden alle vorhergehenden Kontoauszüge eingelesen.Sollte dies nicht der Fall sein erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Abbildung 13:„Meldung beim Einlesen“

Diese Meldung ermöglicht den Vorgang des Einlesens fortzusetzen.




Die Prüfungsergebnisse werden in der Maske angezeigt. Über den Button „Protokoll“ lassen sich dieseausdrucken.

Abbildung 14: „MT940 Daten einlesen-Prüfergebnisse“



©

Beispielprotokoll:

W

N

W

N

W

KIGST GmbH 2013 Seite 14 von 79

urden keine Plausibilitätsdifferenzen festgestellt, wird die Datei verarbeitet.

ach der Verarbeitung, die in der Maske angezeigt wird, erfolgt folgende Anfrage:

Abbildung 15:„Importprotokoll“

urden keine Plausibilitätsdifferenzen festgestellt, wird die Datei verarbeitet.

ach der Verarbeitung, die in der Maske angezeigt wird, erfolgt folgende Abfrage:

Abbildung 16: „MT940 Daten einlesen-Prüfergebnisse“

Abbildung 17: „Mögliche Meldung beim Einlesen“

ird die Anfrage mit der Schaltfläche „Ja“ bestätigt (empfohlen), werden folgende Daten aktualisiert:



©

In der Tabelle „Letzter Kontoauszug“ (Schwebepostenliste):

- „Kontoauszug_Nr.“ mit Auszugsnummer

- „Datum“ mit Buchungsdatum des Schlusssaldos

- „Istbestand“ mit Betrag des Schlusssaldos

Bei „Nein“ werden die Daten nicht aktualisiert.

In beiden Fällen wird abschließend diese Meldung erzeugt:

Abbildung 18:„Mögliche Meldung beim Einlesen“

Über den Button kann das Übernahmeprotokoll erzeigt und gedruckt werden.

Beispielprotokoll:

Ü

B

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Abbildung 19: „Importprotokoll“

ber den Button wird der Dialog beendet und die „Übersicht Zahlwege“ angezeigt.

ei dem in unserem Beispiel benutzten Zahlweg (66) wurde die Anfrage




Abbildung 20: „Mögliche Meldung beim Einlesen“

mit „JA“ beantwortet, so dass der neue Kontostand, sowie Auszugsdatum und -nummer in der „ÜbersichtZahlwege“ angezeigt werden.

Abbildung 21: „Übersicht Zahlwege“

Der Auszug steht jetzt zur Bearbeitung zur Verfügung.




5. Bearbeiten elektronischer Kontoauszug

Markieren Sie die Zeile des Zahlweges deren Auszüge Sie bearbeiten möchten und klicken Sie dann mit derrechten Maustaste wieder auf den Pfeil vor der Zeile um in das Kontextmenü zu gelangen.

Wählen Sie „Auszüge bearbeiten“ aus.

Abbildung 22:„Auszüge bearbeiten“




Es öffnet sich die Maske: Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZW xx.

Abbildung 23:„Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX“

Die Maske gliedert sich in drei Bereiche.

5.1. Erster Bereich: Zahlweg

Der Zahlweg mit seinen Beständen (wie in der Abbildung „Übersicht aller Zahlwege“) wird angezeigt.

Verschiedene Auswahlboxen steht zur Verfügung.

Abbildung 24: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX-Erster Bereich“




Spaltenbeschreibungen:

Spalte Inhalt

01 Zahlweg Zahlweg-Nr.

02 Saldo-alt Saldo-alt aus der Kassenabstimmung

03 Saldo-neu Saldo-neu aus der Kassenabstimmung

04 Istbestand„Istbestand“ aus Maske „Letzter Kontoauszug“(Schwebepostenliste)

05 ltzt. Kontoauszug„Datum“ aus Maske „Letzter Kontoauszug“(Schwebepostenliste)

06 Kontoauszug_Nr„Kontoauszug_Nr“ aus Maske „Letzter Kontoauszug“(Schwebepostenliste)

Abbildung 25: Tabelle „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX- Erster Bereich“

Feldbeschreibungen:

Feld Inhalt

07Bearbeitungsstatus derKontoauszüge

Über diese Auswahl wird die Anzeige der Kontoauszüge imzweiten Bereich gefiltert. Es können „alle“ bishereingelesenen Kontoauszüge angezeigt werden(Standardeinstellung), oder die Kontoauszüge mit demBearbeitungsstatus „offen“ oder die Kontoauszüge mitdem Bearbeitungsstatus „geschlossen“.


Vorgaben für automatische Buchungen:

Die Felder sind keine Pflichtfelder und können leer sein.

Eingaben in diesen Feldern werden in alle automatischen Buchungen übernommen.

Feld Inhalt

08 Abstimmkreis

Auswahl eines Abstimmkreis des Benutzers.Der Abstimmkreis muss zuvor vom Benutzer überDaten/Belegbearbeitung/Abstimmkreis bearbeitenangelegt worden sein.

09 Haushaltsjahr Auswahlmöglichkeit Haushaltsjahr 1 und 2 der KG

10 Buchungsdatum

Eingabemöglichkeit eines Buchungsdatums.Dieses Buchungsdatum wird für sämtliche automatischenBuchungen verwendet, die im 3. Bereich „Umsätze“gebucht werden.

Das Buchungsdatum muss in der Karenzeit liegen, die inden Stammdaten der KG unterPrüfen Buchungsdatum abweichend: „TageVergangenheit“ und „Tage Zukunft“ hinterlegt wurden.


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5.2. Zweiter Bereich: Kontoauszüge

Die im ersten Bereich selektierten Kontoauszüge des Zahlweges werden angezeigt.

Die Spaltenanordnung und Spaltenumbenennung kann über das Kontextmenü „Spalten einvorgenommen werden.

Abbildung 28: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX


Spalte

01 Kontoauszugsstatus

02 Einlesedatum

03 Kontoauszug_Nr

04 Datum-Anfangssaldo

05 Anfangssaldo

06 Soll-/Haben-Anfangssaldo

07 Datum-Schlusssaldo

08 Schlusssaldo

09 Soll-/Haben-Schlusssaldo

10 Anzahl-Umsätze

11 Anzahl erledigter Umsätze

Abbildung 29: Tabelle „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX

Die Umsätze zu dem im zweiten Abschnitt markierten Kontoauszug werden im dritten

Die Spaltenanordnung und Spaltenumbenennung kann über das Konvorgenommen werden.

Elektronischer Kontoauszug Format MT 940und autom. Zuordnen von Belegen

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Kontoauszüge

selektierten Kontoauszüge des Zahlweges werden angezeigt.

Die Spaltenanordnung und Spaltenumbenennung kann über das Kontextmenü „Spalten ein

Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX- Zweite

Spalte Inhalt

Kontoauszugsstatus

Bearbeitungsstatus („offen“ oder „geschlossen“)des Kontoauszuges wird an

Wenn die Umsätze im 3.BereichKontoauszuges entweder den Bearbeitungsstatus„Aufgelöst“ oder „Bearbeitet“ besitzen wirdautomatisch der Status „geschlossenTagesdatum an dem der Kontoauszug in KFMeingelesen wurdeKontoauszugsnummer

Anfangssaldo Buchungsdatum des Anfangssaldos

Anfangssaldo des Kontoauszuges

Anfangssaldo Soll-/Habenkennung des Anfangssaldos

Schlusssaldo Buchungsdatum des Schlusssaldos

Schlusssaldo des Kontoauszuge

Schlusssaldo Soll-/Habenkennung des Schlusssaldos

Anzahl der Umsätze des gewähltenKontoauszuges

Anzahl erledigter UmsätzeAnzahl der Umsätze mit Bearbeitungsstatus„Aufgelöst“ oder „Bearbeitet“

Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX

Die Umsätze zu dem im zweiten Abschnitt markierten Kontoauszug werden im dritten




selektierten Kontoauszüge des Zahlweges werden angezeigt.

Die Spaltenanordnung und Spaltenumbenennung kann über das Kontextmenü „Spalten ein-/ausblenden“

Zweiter Bereich“

Inhalt

Bearbeitungsstatus („offen“ oder „geschlossen“)angezeigt.

im 3.Bereich desKontoauszuges entweder den Bearbeitungsstatus„Aufgelöst“ oder „Bearbeitet“ besitzen wird

„geschlossen“ ausgeben.Tagesdatum an dem der Kontoauszug in KFM

Buchungsdatum des Anfangssaldos

Anfangssaldo des Kontoauszuges

/Habenkennung des Anfangssaldos

Buchungsdatum des Schlusssaldos

des Kontoauszuges

/Habenkennung des Schlusssaldos

Anzahl der Umsätze des gewählten

Anzahl der Umsätze mit Bearbeitungsstatus„Aufgelöst“ oder „Bearbeitet“

Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX- Zweiter Bereich“

Die Umsätze zu dem im zweiten Abschnitt markierten Kontoauszug werden im dritten Bereich angezeigt.

textmenü „Spalten ein-/ausblenden“

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5.3. Dritter Bereich: Umsätze



Abbildung 32: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX Dritter

Elektronischer Kontoauszug Format MT 940und autom.

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Umsätze

Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX - Dritter

Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX - Dritter

Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX Dritter Bereich“



Dritter Bereich“

Dritter Bereich“





Spalte Inhalt

01 Meldung

Wenn im 2. Bereich über das Kontextmenü dieFunktion „Umsätze mit eindeutiger ZuordnungBuchen“ ausgeführt wurde und keineautomatische Buchung generiert werden konnte,werden zum jeweiligen Umsatz dieFehlermeldungen angezeigt.

02 Anzahl_Zuordnungen

Anzahl der gefundenen Zuordnungen, wenn im2.Bereich über das Kontextmenü die Funktion„Zuordnungen zu Umsätzen finden“ ausgeführtwurde.

Ein Speichern der gefundenen Zuordnungen istüber den Butten Speichern oder über STRG+Smöglich.

Wenn die Funktion „Zuordnungen zu Umsätzenfinden“ noch nicht ausgeführt wurde, ist derInhalt dieser Spalte leer.

Beim Betätigen der Schaltfläche „Aktualisieren“wird der Wert in der Spalte„Anzahl_Zuordnungen“ wie beim Aufruf derMaske gesetzt (Standard: leer).

03 Geschäftsvorfallcode

Geschäftsvorfallcode eines Umsatztes aus demKontoauszug.

GVC 091 + 092 betrifft Schwebeposten, die indiesem Bereich über das Kontextmenü„Schwebeposten auflösen“ aufgelöst werdenkönnen.

Schwebeposten werden in der Zeile grauhinterlegt dargestellt.

04 Umsatz_NrLaufende Nummer des Umsatzes aus demKontoauszug

05 ID-KFMWurde ein Umsatz gebucht und enthält denStatus „bearbeitet“ oder „teilbearbeitet“ wird dieID-KFM der IST-Buchung zum Umsatz angezeigt.

06 WertstellungValuta-Datum des Umsatzes aus demKontoauszug

07 BuchungsdatumBuchungsdatum des Umsatzes aus demKontoauszug

08 Betrag Betrag des Umsatzes aus dem Kontoauszug

09 BuchungstextBuchungstext des Umsatzes aus demKontoauszug




Spalte Inhalt

10 StornoIst die Checkbox angekreuzt, handelt es sich umeine Stornobuchung.

11 Bearbeitungssatus

- Offen- Teilbearbeitet- Aufgelöst- Bearbeitet

12 VerbuchtZeigt die Summe der in KFM erfassten Beträgezum Umsatz an.

13 RestbetragZeigt die Summe abzüglich des Betrages in derSpalte verbucht an.

14 KundenreferenzKundenreferenz des Umsatzes aus demKontoauszug

15 Einzahler/EmpfängerName Auftraggeber / Zahlungsempfänger desUmsatzes aus dem Kontoauszug

16 Verwendungszweck 1 Verwendungszweck 1 des Umsatzes aus demKontoauszug

17 Verwendungszweck 2 Verwendungszweck 2 des Umsatzes aus demKontoauszug

18 KontoinhaberKontoinhaber des Umsatzes aus demKontoauszug

19 BuchungsschlüsselBuchungsschlüssel des Umsatzes aus demKontoauszug

20 BLZ_Einzahler/EmpfängerBLZ vom Einzahler/Empfängers des Umsatzes ausdem Kontoauszug

21 Konto-Nr.Konto-Nr. vom Einzahler/Empfängers desUmsatzes aus dem Kontoauszug

22-34 Verwendungsweck 3 bis 14Verwendungszweck 3-14 des Umsatzes aus demKontoauszug

35 PrimanotennummerPrimanotennummer des Umsatzes aus demKontoauszug

36 Bankreferenz Bankreferenz des Umsatzes aus dem Kontoauszug

Abbildung 33: Tabelle „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX - Dritter Bereich“

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6. Bearbeitungsmöglichkeiten eines

Abbildung 34: „Kontextmenü im zweiten

Beschreibung Menüeinträge:

Kontext-Menüeintrag Funktion

Buchungen anzeigen

(siehe 6.1.)

Aufruf der Belegliste. Alle zu den Umsätzen desmarkierten Kontoauszugs erfassten Buchungen werdenangezeigt. Änderungen können nicht vorgenommenwerden.

Buchungen bearbeiten

(siehe 6.2.)

Aufruf der Belegliste „Buchungen bearbeiten“. Alle zu denUmsätzen des markierten Kontoauszugs erfasstendispositiven Buchungen werden angezeigt. Änderungenkönnen vorgenommenBetragesUmsatzes

Kontoauszug als„geschlossen“kennzeichnen

(siehe 6.3.)

Dieser Kontextdem BearbeitungsstatusDer Kontoauszug erhält den Bearbeitungsstatus„geschlossen“. Die Umsätze des Kontoauszugs werdennicht im Bearbeitungsstatus verändert.Bei den Umsätzen des Kontoauszugs wird imKontextmenü nur noch „Detailansicht“ undangeboten.

Kontoauszug als „offen“kennzeichnen

(siehe 6.4.)

Dieser Kontextdem Bearbeitungsstatus geschlossen angebotenDer Kontoauszug erhält den Bearbeitungsstatus „offen“.Die Umsätze des Kontoauszugs werden nicht imBearbeitungsstatus verändert. Bei den Umsätzen desKontoauszugs wird im Kontextmenüund „Drucken“„Schwebeposten auflösen“

Elektronischer Kontoauszug Forund autom. Zuordnen von Belegen

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Bearbeitungsmöglichkeiten eines Kontoauszuges

Kontextmenü im zweiten Bereich“

Funktion

Aufruf der Belegliste. Alle zu den Umsätzen desmarkierten Kontoauszugs erfassten Buchungen werdenangezeigt. Änderungen können nicht vorgenommenwerden.Aufruf der Belegliste „Buchungen bearbeiten“. Alle zu denUmsätzen des markierten Kontoauszugs erfasstendispositiven Buchungen werden angezeigt. Änderungenkönnen vorgenommen werden. Die Änderung desBetrages wirkt sich auf den Bearbeitungsstatus desUmsatzes aus.

Dieser Kontext-Menüeintrag wird bei Kontoauszügen mitBearbeitungsstatus offen angeboten.

Der Kontoauszug erhält den Bearbeitungsstatus„geschlossen“. Die Umsätze des Kontoauszugs werdennicht im Bearbeitungsstatus verändert.Bei den Umsätzen des Kontoauszugs wird imKontextmenü nur noch „Detailansicht“ und „Drucken“angeboten.Dieser Kontext-Menüeintrag wird bei Kontoauszügen mitdem Bearbeitungsstatus geschlossen angeboten.Der Kontoauszug erhält den Bearbeitungsstatus „offen“.Die Umsätze des Kontoauszugs werden nicht imBearbeitungsstatus verändert. Bei den Umsätzen desKontoauszugs wird im Kontextmenü außer „Detailansicht“und „Drucken“ auch wieder „Buchen“ und evtl.

webeposten auflösen“ angeboten.



markierten Kontoauszugs erfassten Buchungen werdenangezeigt. Änderungen können nicht vorgenommen

Aufruf der Belegliste „Buchungen bearbeiten“. Alle zu denUmsätzen des markierten Kontoauszugs erfasstendispositiven Buchungen werden angezeigt. Änderungen

werden. Die Änderung dessich auf den Bearbeitungsstatus des

Kontoauszügen mit

„geschlossen“. Die Umsätze des Kontoauszugs werden

„Drucken“

Kontoauszügen mit

Der Kontoauszug erhält den Bearbeitungsstatus „offen“.

Bearbeitungsstatus verändert. Bei den Umsätzen des„Detailansicht“




Abbildung 35: Tabelle „Kontextmenü im zweiten Abschnitt“

Zuordnungen zuUmsätzen finden

(siehe 6.5.)

Dieser Kontext-Menüeintrag wird nicht beiKontoauszügen mit dem Bearbeitungsstatus„geschlossen“ angeboten.

Es wird für jeden Umsatz des markierten Kontoauszugesnach SOLL-Belegen bzw. Sammlern bzw. Zuordnungen ausder Zuordnungstabelle gesucht und im 3. Bereich in derSpalte „Anzahl_Zuordungen“ die Anzahl der gefundenenZuordnungen angezeigt.

Die Details der gefundenen Zuordnungen werden im3.Bereich „Umsätze“ über das Kontextmenü „Detailseines Umsatzes“ angezeigt.

Umsätze mit eindeutigerZuordnung buchen

(siehe 6.6.)

Dieser Kontext-Menüeintrag wird nicht beiKontoauszügen mit den Bearbeitungsstatus „geschlossen“angeboten.

Zu allen Umsätzen im 3.Bereich, die in der Spalte„Anzahl_Zuordnungen“ den Wert „1“ und einenBearbeitungsstatus „Offen“ oder „Teilbearbeitet“ haben,wird eine Buchung generiert, anhand der gefundenenZuordnung.

Für die Umsätze, für die aufgrund vonPlausibilitätsverletzungen keine Buchung generiertwerden konnte, wird eine Meldung zu den Umsätzen im3.Bereich „in der Spalte „Meldungen“ ausgegeben.




6.1. Buchungen anzeigen

Über diesen Kontextmenüeintrag wird in den Programmpunkt „Beleglisten Buchungen anzeigen“gewechselt, wobei hier die Umsätze des Kontoauszuges gefiltert angezeigt werden, derenBearbeitungsstatus entweder bearbeitet, teilbearbeitet oder aufgelöst ist.

Abbildung 36: „Belegliste Buchungen anzeigen“

6.2. Buchungen bearbeiten

Über den Kontextmenüeintrag „Buchungen bearbeiten“ wird die „Belegliste Buchungen anzeigen“geöffnet. Wie zuvor in Buchungen anzeigen beschrieben, werden hier die Umsätze zu dem markiertenKontoauszug angezeigt, deren Bearbeitungsstatus bearbeitet, teilbearbeitet oder aufgelöst ist.

Die Buchungen können hier je nach Bearbeitungsstand weiter bearbeitet werden oder auch gelöschtwerden. Bei einer Löschung, bekommt der Umsatz in der Übersicht eingelesener Kontoauszüge wieder denBearbeitungsstatus „offen“.

Abbildung 37: „Belegliste Buchungen bearbeiten“




6.3. Kontoauszug als geschlossen kennzeichnen

Klicken Sie im Kontextmenü auf den entsprechenden Menüeintrag, erhält der Kontoauszug denKontoauszugstatus „geschlossen“.

Abbildung 38: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX-Kontextmenü

Im Kontextmenü der zum Kontoauszug gehörenden Umsätze sind nun nur noch die Menüeinträge „Detailseines Umsatzes“ und „Drucken“ aktiv.

Abbildung 39: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX-Kontextmenü

Steht der Bearbeitungsstatus aller Umsätze eines Kontoauszuges auf „aufgelöst“ bzw. „bearbeitet“, sokann der Kontoauszug den Kontoauszugsstatus „geschlossen“ bekommen.




6.4. Kontoauszug als offen kennzeichnen

Dieser Kontextmenüeintrag setzt Kontoauszüge mit dem Status „geschlossen“ auf „offen“ zurück.

Das Kontextmenü der Umsätze erweitert sich wieder um die Einträge „Buchen“ und ggfs. „Schwebepostenauflösen“.

6.5. Zuordnungen zu Umsätzen finden

Dieses Kontextmenü wird bei allen Umsätzen angeboten werden (unabhängig vom Bearbeitungsstatus).

Beim Ausführen dieser Funktion wird folgende Meldung ausgegeben:

Die Anzahl der insgesamt gefundenen Zuordnungen zu diesem Kontoauszug wird angezeigt.

Abbildung 40: „Meldung bei Zuordnungen zu Umsätzen finden

Die Anzahl der gefundenen Zuordnungen zum jeweiligen Umsatz wird in im 3.Bereich Umsätze in derSpalte Anzahl Zuordnungen angezeigt.




Abbildung 41: „Umsätze“

Suche nach passenden SOLL-Belegen

Ein Soll-Beleg ist eine Forderung (Einnahme) oder Verbindlichkeit (Ausgabe).Soll-Belege sind Belege mit folgenden Buchungsschlüsseln:

Soll-Buchführer

Einnahme-SOLL-Belege (Buchungsschlüssel):

BS Storno BS Bezeichnung

011 061 AOS Einnahmen nur bei Einzelbelegen und nicht bei DV

111 161 Ratensoll + AOS Einnahmen

120 170 Ratensoll EinnahmenZusätzlich werden Belege mit folgenden Buchungsschlüsseln angeboten:


112 162 Ratensoll + Ist-Einnahmen

Ausgabe-SOLL-Belege (Buchungsschlüssel):


031 081 AOS Ausgaben

131 181 Ratensoll + AOS Ausgaben

140 190 Ratensoll AusgabenZusätzlich werden Belege mit folgenden Buchungsschlüsseln angeboten:


132 182 Ratensoll + Ist-Ausgaben




IST-Buchführer

Einnahme-SOLL-Belege (Buchungsschlüssel):


111 161 Ratensoll + AOS Einnahmen


120 170 Ratensoll EinnahmenZusätzlich werden Belege mit folgenden Buchungsschlüsseln angeboten:



Ausgabe-SOLL-Belege (Buchungsschlüssel):


131 181 Ratensoll + AOS Ausgaben

140 190 Ratensoll AusgabenZusätzlich werden Belege mit folgenden Buchungsschlüsseln angeboten:


135 185 Ratensoll + Ist-Ausgaben

Abbildung 42: Tabelle „Buchungsschlüssel“

Regeln für die Suche:

Für Umsätze mit Soll/Haben-Kennung im Kontoauszug „CR“ oder „C“ oder „RC“, (Gutschriften, StornoGutschrift) wird nach Einnahme-Sollbelege oder Bestandskonten gesucht.Für Umsätze mit Soll/Haben-Kennung im Kontoauszug „DR“ oder „D“ oder „RD“(Lastschrift, StornoLastschrift) wird nach Ausgabe-Sollbelege oder Bestandskonten gesucht.

Die neue KG-Option „Offene Posten ab Haushaltsjahr“ wird bei der Suche der SOLL-Belege berücksichtigt.Es werden nur Belege berücksichtigt, die ein Haushaltsjahr ab dem im „Offene Posten ab Haushaltsjahr“angetragen besitzen.




Wann ist eine Übereinstimmung gegeben.

Übereinstimmung 0:

Wenn eine Übereinstimmung 0 der in Frage kommenden Belege vorliegt, werden die gefundenenSollbelege ausgegeben und die Suche abgebrochen.

Übereinstimmung 0: Kontoauszug / Umsatz Soll-Beleg KFMAlle in Frage kommende Belege mitGeschäftspartner dessen Kontonr.und BLZ identisch der Kontonr.und BLZ des Umsatzes sindwerden gefunden.

Konto-Nr. und BLZKontonr. und BLZ desEmpfängers

Aus dem Inhalt der Umsatzzeilen(Texte-Umsatz) werden Textstückegebildet, wobei Trennzeichen(Leerzeichen , ; ()[ ]{} % $ § ! ? / \ +* #) berücksichtigt werden.Floskeln (alle Tokens deren Länge <3 ist, nr, knr., dr., dr.dr., herr, frau,auf, und, oder, aus, von, das,gmbh) werden dabei nichtberücksichtigt.Eine Übereinstimmung ist gegeben,wenn mind. 1 Textstück in einerden Belegfeldern (Texte-Sollbeleg)enthalten ist. Die Reihenfolgespielt keine Rolle.

Texte-Umsatz:Verwendungszweck 1-13,Buchungsschlüssel undReferenz

Texte-Soll:Re-Nr., Kunden-Nr., Re-Datum,Buchungstext 1 undBuchungstext 2

Es wird eine genaueÜbereinstimmung gesucht.

Betrag-Umsatz Buchungsbetrag-Soll

Abbildung 43: Tabelle „Übereinstimmung 0-Sollbelege“

Wenn keine Übereinstimmung vorliegt, wird mit der Suche nach Übereinstimmung 1 fortgefahren.




Übereinstimmung 1:

Wenn eine Übereinstimmung1 der in Frage kommenden Belege vorliegt, werden die gefundenenSollbelege ausgegeben und die Suche abgebrochen.

Übereinstimmung 1: Kontoauszug / Umsatz Soll-Beleg KFMAus dem Inhalt der Umsatzzeile(Name-Umsatz) werden Textstückegebildet, wobei Trennzeichen(Leerzeichen , ; ()[ ]{} % $ § ! ? / \ + *#) berücksichtigt werden.

Floskeln (alle Tokens deren Länge <3 ist, nr, knr., dr., dr.dr., herr, frau,auf, und, oder, aus, von, das, gmbh )werden dabei nicht berücksichtigt.

Eine Übereinstimmung ist gegeben,wenn mind. 1 Textstück imBelegfeld (Empfaenger) enthaltenist.Die Reihenfolge spielt keine Rolle.

Name-Umsatz:Name Auftraggeber/Zahlungsempfänger

Empfänger-Soll:Name Einzahler/Empfänger

Aus dem Inhalt der Umsatzzeilen(Texte-Umsatz) werden Textstückegebildet, wobei Trennzeichen(Leerzeichen , ; ()[ ]{} % $ § ! ? / \ + *#) berücksichtigt werden.Floskeln (alle Tokens deren Länge <3 ist, nr, knr., dr., dr.dr., herr, frau,auf, und, oder, aus, von, das, gmbh)werden dabei nicht berücksichtigt.Eine Übereinstimmung ist gegeben,wenn mind. 1 Textstück in einer denBelegfeldern (Texte-Sollbeleg)enthalten ist.Die Reihenfolge spielt keine Rolle.


Texte-Soll:Re-Nr., Kunden-Nr., Re-Datum,Buchungstext 1 und Buchungstext 2








Übereinstimmung 2:



Floskeln (alle Tokens deren Länge <3 ist, nr, knr., dr., dr.dr., herr, frau,auf, und, oder, aus, von, das, gmbh)werden dabei nicht berücksichtigt.

Eine Übereinstimmung ist gegeben,wenn mind. 1 Textstück imBelegfeld (Empfaenger) enthaltenist.Die Reihenfolge spielt keine Rolle.



Aus dem Inhalt der Umsatzzeilen(Texte-Umsatz) werden Textstückegebildet, wobei Trennzeichen(Leerzeichen , ; ()[ ]{} % $ § ! ? / \ + *#) berücksichtigt werden.


Eine Übereinstimmung ist gegeben,wenn mind. 1 Textstück in einer denBelegfeldern (Texte-Sollbeleg)enthalten ist.

Die Reihenfolge spielt keine Rolle.








Übereinstimmung 3:




Eine Übereinstimmung ist gegeben,wenn mind. 1 Textstück im Belegfeld(Empfaenger) enthalten ist.Die Reihenfolge spielt keine Rolle.







Übereinstimmung 4:


Übereinstimmung 4: Kontoauszug / Umsatz Soll-Beleg KFMAus dem Inhalt der Umsatzzeilen(Texte-Umsatz) werden Textstückegebildet, wobei Trennzeichen(Leerzeichen , ; ()[ ]{} % $ § ! ? / \ + *#) berücksichtigt werden.Floskeln (alle Tokens deren Länge <3 ist, nr, knr., dr., dr.dr., herr, frau,auf, und, oder, aus, von, das, gmbh)werden dabei nicht berücksichtigt.Eine Übereinstimmung ist gegeben,wenn mind. 1 Textstück in einer denBelegfeldern (Texte-Sollbeleg)enthalten ist.Die Reihenfolge spielt keine Rolle.










Übereinstimmung 5:


Übereinstimmung 5: Kontoauszug / Umsatz Soll-Beleg KFMAus dem Inhalt der Umsatzzeilen(Texte-Umsatz) werden Textstückegebildet, wobei Trennzeichen(Leerzeichen , ; ()[ ]{} % $ § ! ? / \ + *#) berücksichtigt werden.Floskeln (alle Tokens deren Länge <

3 ist, nr, knr., dr., dr.dr., herr, frau,auf, und, oder, aus, von, das, gmbh)werden dabei nicht berücksichtigt.Eine Übereinstimmung ist gegeben,wenn mind. 1 Textstück in einer denBelegfeldern (Texte-Sollbeleg)enthalten ist.Die Reihenfolge spielt keine Rolle.




Wenn kein passender SOLL-Beleg gefunden wird, wird weiter nach Sammlern gesucht.




Suche nach passenden Sammelanordnungen

Regeln für die Suche:

Für Umsätze mit Soll/Haben-Kennung „CR“ oder „C“ oder „RC“, Gutschriften, Storno Gutschrift)wird nach Sammelanordnungen mit Einnahme-HHST oder Bestandskonten gesucht.

Für Umsätze mit Soll/Haben-Kennung „DR“ oder „D“ oder „RD“, “,(Lastschrift, Storno Lastschrift)wird nach Sammelanordnungen mit Ausgabe-HHST oder Bestandskonten gesucht.Es wird immer in den Haushaltsjahren 1 und 2 der Kassengemeinschaft nach Sammlern gesucht.

Wann ist eine Übereinstimmung gegeben:

Aus dem Inhalt der Umsatzzeilen (Texte-Umsatz) werden Textstücke gebildet, wobei Trennzeichen(Leerzeichen , ; ()[ ]{} % $ § ! ? / \ + * #) berücksichtigt werden. Floskeln (alle Tokens deren Länge < 3 ist, nr,knr., dr., dr.dr., herr, frau, auf, und, oder, aus, von, das, gmbh) werden dabei nicht berücksichtigt.

Eine Übereinstimmung ist gegeben, wenn mind. 1 Textstück im Belegfeld (Sammelanordnung) enthaltenist.Die Reihenfolge spielt keine Rolle.

Übereinstimmung 1:

Wenn eine Übereinstimmung1 der in Frage kommenden Sammelanordnungen vorliegt, werden diegefundenen Sammelanordnungen ausgegeben und die Suche abgebrochen.

Übereinstimmung 1: Kontoauszug / Umsatz Sammelanordnung KFMTexte-Umsatz:Verwendungszweck 1-13,Buchungsschlüssel undReferenz

Sammelanordnung:Sammelanordnung undBezeichnung derSammelanordnung

Abbildung 49: Tabelle „Übereinstimmung 1-Sammelanordnung“


Übereinstimmung 2:



Sammelanordnung:Sammelanordnung






Übereinstimmung 3:



Sammelanordnung:Bezeichnung derSammelanordnung


Wenn keine passende Sammelanordnung gefunden wird, wird weiter nach Zuordnungen aus derZuordnungstabelle gesucht.




Suche nach passender Zuordnung aus der Zuordnungstabelle

Eine Zuordnung wird gefunden, wenn alle gefüllten Einträge der Umsatzseite einer Zuordnungszeile,

Zuordnungstabelle:

Abbildung 52: „Zuordnungstabelle“

den gefüllten Einträgen des Umsatzes der MT940-Datei entsprechen.

Umsatz zum Kontoauszug:

Abbildung 53: „Umsatz zum Kontoauszug-Detail eines Umsatzes“




6.6. Umsätze mit eindeutiger Zuordnung buchen

6.6.1. Buchung generieren

Konnten Buchungen erfolgreich generiert werden, wird folgende Meldung ausgegeben:

„NN Buchungen wurden generiert“ bzw. „NN Buchungen konnten nicht automatisch generiert werden“.

Abbildung 54: „Meldung beim Buchung generieren“

6.6.1.1. IST-Buchung anhand eines Soll-Beleges wurde generiert

Der Umsatz erhält den Bearbeitungsstatus „Bearbeitet“, wenn der Umsatz-Betrag komplett verbuchtwurde. Der Umsatz erhält die „ID-KFM“ der IST-Buchung, wenn der Umsatz-Betrag verbucht wurde.

Abbildung 55: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX, Bearbeitungsstatus bearbeitet“




Die IST-Buchung wird mit dem Kennzeichen „MT940“ versehen.

Abbildung 56: „Belegliste Buchungen anzeigen“

Die Buchung ist über „Buchungen bearbeiten“, im Erfassungsstapel

Abbildung 57: „Belegliste Erfassungsstapel abstimmen“

und in der Kassenabstimmung bearbeitungsfähig.

Abbildung 58: „Kassenabstimmung Belegliste“




Die Änderung des Betrages in einer Buchung wirkt sich auf den Bearbeitungsstatus des Umsatzes aus. DerUmsatz erhält den Bearbeitungsstatus „teilbearbeitet“.

Abbildung 59: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX “

Wird die Buchung zu einem Umsatz gelöscht, wird der Bearbeitungsstatus des Umsatzes auf „offen“zurückgesetzt.

Abbildung 60: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX “




Ist die KG-Option „Mahnwesen“ aktiviert und wird aus einem Soll-Beleg mit einem Offenen Posten ein IST-Beleg generiert, wirkt sich die Zuordnung auf den OP-Betrag aus und der IST-Beleg enthält die OP-Nr. desOP erhalten.

Offene Posten

Abbildung 61: „Offene Posten“




Inhalt der IST-Buchung, wenn sie anhand eines SOLL-Beleges generiert wird

Umsatz zum Kontoauszug

Abbildung 62: „Umsatz zum Kontoauszug-Details eines Umsatzes“

Soll-Beleg

Abbildung 63: „Buchung-Sollbeleg“

© KIGST GmbH 2013

Ist-Buchung

Abbildung 64: „Ist

Feldbeschreibungen:

Feld

01 Haushaltsjahr

02 Schlüssel(HHST bzw. Bestandskonto)

03 Belegart

04Buchungsschlüssel


Seite 44 von 79

: „Ist-Buchung“

Inhalt

Aus Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereiches(Vorgaben für aut. Buchungen:).Wenn das Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereichesleer ist Jahr der Wertstellung des Umsatzes

(HHST bzw. Bestandskonto)Schlüssel des SOLL-Beleges

Buchung

Abhängig von Soll/Haben-Kennung des Umsatzes

Wenn der Umsatz die Kennungbesitzt (Lastschriften)-> Soll-BF 032/ Ist-BF 035 (Ist

Wenn der Umsatz die Kennung(Storno Lastschriften)-> Soll-BF 082/ Ist-BF 085 (Storno Ist

Wenn der Umsatz die Kennungbesitzt (Gutschriften)-> Soll-BF 012/Ist-BF 015 (Ist

Wenn der Umsatz die Kennung(Storno-Gutschriften)-> Soll-BF 062/ Ist-BF 065 (Storno Ist


autom. Zuordnen von Belegen

Inhalt

Aus Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereiches(Vorgaben für aut. Buchungen:).Wenn das Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereiches

Jahr der Wertstellung des Umsatzes

Kennung des Umsatzes.

der Umsatz die Kennung „DR“ oder „D“

(Ist-Ausgaben)

der Umsatz die Kennung „RD“ besitzt

BF 085 (Storno Ist-Ausgaben)

der Umsatz die Kennung „CR“ oder „C“

(Ist-Einnahmen)

der Umsatz die Kennung „RC“ besitzt

(Storno Ist-Einnahmen)




Feld Inhalt

05 Empfängernummer aus Soll-Beleg

06 Abstimmkreis

Aus Feld „Abstimmkreis“ des 1. Bereiches(Vorgaben für aut. Buchungen:).Wenn das Feld „Abstimmkreis“ des 1. Bereichesleer ist Feld leer lassen

07 Betrag Betrag aus dem Umsatz

08 Empfänger/Einzahler

Wenn Empfängernummer gefüllt ausEmpfängernr.

Wenn Empfängernummer nicht gefüllt ausUmsatz.

09 Zahlweg Zahlweg des Kontoauszuges

10 Rechnungsnummer Rechnungsnummer aus Soll-Beleg

11 Rechnungsdatum Rechnungsdatum aus Soll-Beleg

12 Datum Tagesdatum

13 Fälligkeit Tagesdatum

14 Buchungsdatum

Aus Feld „Buchungsdatum“ des 1. Bereiches(Vorgaben für aut. Buchungen:).Wenn das Feld „Buchungsdatum“ des 1.Bereiches leer ist Buchungsdatum desUmsatzes

15 Erfasser Benutzername

16 Kundennummer Kundennummer aus Soll-Beleg

17 Buchungstext1 Verwendungszweck1 aus Umsatz

18 Buchungstext2 Verwendungszweck2 aus Umsatz

Abbildung 65: Tabelle „Inhalt der Ist-Buchung, wenn sie anhand eines Soll-Beleges generiert wird“




6.6.1.2. Buchung generiert anhand eines Sammlers

Inhalt der Buchung, wenn sie anhand eines Sammlers generiert wird

Der Umsatz erhält den Bearbeitungsstatus „Bearbeitet“, wenn der Umsatz-Betrag komplett verbuchtwurde. Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren) Abbildung 55.

Die Buchung wird mit dem Kennzeichen „MT940“ versehen. Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren)Abbildung 56.

Die Buchung wird über „Buchungen bearbeiten“, im Erfassungsstapel und in der Kassenabstimmungbearbeitungsfähig, Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren) Abbildung 58.

Die Änderung des Betrages wirkt sich auf den Bearbeitungsstatus des Umsatzes aus.

Der Umsatz erhält den Bearbeitungsstatus „teilbearbeitet“. Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren)Abbildung 59.

Wird die Buchung zu einem Umsatz gelöscht, wird der Bearbeitungsstatus des Umsatzes auf „offen“ oderzurückgesetzt. Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren) Abbildung 60.


Abbildung 66: „Inhalt der Ist-Buchung, wenn sie anhand eines Soll-Beleges generiert wird“




Sammelanordnung

Abbildung 67: „Sammelanordnung“

© KIGST GmbH 2013

Ist-Buchung

Abbildung 6

Feldbeschreibungen:

Feld

01 Haushaltsjahr

02 Sammler

03 Schlüssel(HHT bzw. Bestandskonto)

04 Belegart


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Abbildung 68: „Ist-Buchung“

Inhalt

Aus Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereiches(Vorgaben für aut. Buchungen:).Wenn das Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereichesleer ist aus dem Sammleraus dem Sammler

(HHT bzw. Bestandskonto)aus dem Sammler

Buchung



Inhalt

Aus Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereiches(Vorgaben für aut. Buchungen:).Wenn das Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereiches

aus dem Sammler




Feld Inhalt

05 Buchungsschlüssel

Der Buchungsschlüssel wird aus dem Sammlerverwendet.

Wenn das Feld im Sammler leer ist, ist derBuchungsschlüssel abhängig von der Soll/Haben-Kennung des Umsatzes und der Sachbuchart desSchlüssels des Sammlers.

- Sachbuchart „Haushalte, Invest“:Wenn der Umsatz die Kennung „DR“ oder „D“besitzt (Lastschriften)-> Soll-BF 030/ Ist-BF 035 (AOS und Ist-Ausgaben)Wenn der Umsatz die Kennung „RD“ besitzt-> Soll-BF 080/ Ist-BF 085 (Storno AOS und Ist-

Ausgaben)

Wenn der Umsatz die Kennung „CR“ oder „C“besitzt (Gutschriften)-> Soll-BF 010/Ist-BF 015 (AOS und Ist-

Einnahmen)Wenn der Umsatz die Kennung „RC“ besitzt-> Soll-BF 060/ Ist-BF 065 (Storno AOS und Ist-

Einnahmen)- Sachbuchart „Verbund, Teilverbund“:Wenn der Umsatz die Kennung „DR“ oder „D“besitzt (Lastschriften)-> Soll-BF 032/ Ist-BF 035 (Ist-Ausgaben)Wenn der Umsatz die Kennung „RD“ besitzt-> Soll-BF 082/ Ist-BF 085 (Storno Ist-Ausgaben)Wenn der Umsatz die Kennung „CR“ oder „C“besitzt (Gutschriften)-> Soll-BF 012/ Ist-BF 015 (Ist-Einnahmen)Wenn der Umsatz die Kennung „RC“ besitzt-> Soll-BF 062/ Ist-BF 065 (Storno Ist-Einnahmen)

06 Empfängernummer aus dem Sammler

07 Abstimmkreis

Aus Feld „Abstimmkreis“ des 1. Bereiches(Vorgaben für IST-Buchungen:).Wenn das Feld „Abstimmkreis“ des 1. Bereichesleer ist Feld leer

08 Betrag Betrag aus dem Umsatz

09 Empfänger/Einzahler

Wenn Empfängernummer gefüllt ausEmpfängernr.

Wenn Empfängernummer nicht gefüllt ausUmsatz.


11 Datum Tagesdatum




Feld Inhalt


13 Buchungsdatum

Aus Feld „Buchungsdatum“ des 1. Bereiches(Vorgaben für IST-Buchungen:).Wenn das Feld „Buchungsdatum“ des 1.Bereiches leer ist Buchungsdatum desUmsatzes.


15 Buchungstext1

Buchungstext1 aus dem Sammler.

Wenn im Sammler leer, aus Verwendungszweck1aus dem Umsatz.

16 Buchungstext2

Buchungstext2 aus dem Sammler.

Wenn im Sammler leer, aus Verwendungszweck2aus dem Umsatz.

Abbildung 69: Tabelle „Inhalt der Buchung, wenn sie anhand eines Sammlers generiert wird.“

6.6.1.3. Buchung generieren anhand einer Zuordnung aus der Zuordnungstabelle

Der Umsatz erhält den Bearbeitungsstatus „Bearbeitet“, wenn der Umsatz-Betrag komplett verbuchtwurde. Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren) Abbildung 55.

Die Buchung wird mit dem Kennzeichen „MT940“ versehen. Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren)Abbildung 56.

Die Buchung wird über „Buchungen bearbeiten“, im Erfassungsstapel und in der Kassenabstimmungbearbeitungsfähig. Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren) Abbildung 58.


Der Umsatz erhält den Bearbeitungsstatus „teilbearbeitet“. Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren)Abbildung 59.

Wird die Buchung zu einem Umsatz gelöscht, wird der Bearbeitungsstatus des Umsatzes auf „offen“ oderzurückgesetzt. Siehe Abbildung 6.6.1.1 (Buchung generieren) Abbildung 60.

Splitt-Zuordnung: Handelt es sich um eine Splitt-Zuordnung, wird die entsprechendenBuchungen anhand der Zuordnungstabelle generiert. Der Umsatz erhält den Bearbeitungsstatus„Bearbeitet“.




Inhalt der Buchung, wenn sie anhand einer Zuordnung aus der Zuordnungstabelle generiert wird






Zuordnungstabelle

Abbildung 71: „Zuordnungstabelle“

Ist-Buchung

Abbildung 72: „Ist-Buchung“




Feldbeschreibungen:

Feld Inhalt

01 Haushaltsjahr

Aus Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereiches(Vorgaben für aut. Buchungen:).Wenn das Feld „Haushaltsjahr“ des 1. Bereichesleer ist Jahr der Wertstellung des Umsatzes

02 Schlüssel(HHST bzw. Bestandskonto)

Schlüssel der Belegseite der Zuordnung

03 Belegart Buchung


Abhängig von Soll/Haben-Kennung des Umsatzesund der Sachbuchart des Schlüssels derBelegseite:

-- Sachbuchart „Haushalte, Invest“:Wenn der Umsatz die Kennung „DR“ oder „D“besitzt (Lastschriften)-> Soll-BF 030/ Ist-BF 035 (AOS und Ist-Ausgaben)Wenn der Umsatz die Kennung „RD“ besitzt-> Soll-BF 080/ Ist-BF 085 (Storno AOS und Ist-

Ausgaben)

Wenn der Umsatz die Kennung „CR“ oder „C“besitzt (Gutschriften)-> Soll-BF 010/Ist-BF 015 (AOS und Ist-

Einnahmen)Wenn der Umsatz die Kennung „RC“ besitzt-> Soll-BF 060/ Ist-BF 065 (Storno AOS und Ist-

Einnahmen)

- Sachbuchart „Verbund, Teilverbund“:Wenn der Umsatz die Kennung „DR“ oder „D“besitzt (Lastschriften)-> Soll-BF 032/ Ist-BF 035 (Ist-Ausgaben)Wenn der Umsatz die Kennung „RD“ besitzt-> Soll-BF 082/ Ist-BF 085 (Storno Ist-Ausgaben)

Wenn der Umsatz die Kennung „CR“ oder „C“besitzt (Gutschriften)-> Soll-BF 012/ Ist-BF 015 (Ist-Einnahmen)Wenn der Umsatz die Kennung „RC“ besitzt-> Soll-BF 062/ Ist-BF 065 (Storno Ist-Einnahmen)

05 Empfängernummer aus der Belegseite der Zuordnung

06 Abstimmkreis

Aus Feld „Abstimmkreis“ des 1. Bereiches(Vorgaben für IST-Buchungen:).Wenn das Feld „Abstimmkreis“ des 1. Bereichesleer ist Feld leer




Feld Inhalt

07 Betrag

Bei Einzel-Zuordnung: aus dem Umsatz.

Bei Splitt-Zuordnung: aus dem jeweiligen Beleg.Hat der Beleg den Betrag „0,00“Betrag = (Umsatz_Betrag) – (Summe der Beträgealler restlichen Belege)

08 Empfänger/Einzahleraus der Belegseite der Zuordnung.Wenn das Feld leer ist aus dem Umsatz


10 Rechnungsnummer Wird nicht gefüllt.

11 Rechnungsdatum Wird nicht gefüllt.

12 Datum Tagesdatum


14 Buchungsdatum

Aus Feld „Buchungsdatum“ des 1. Bereiches(Vorgaben für aut. Buchungen:).Wenn das Feld „Buchungsdatum“ des 1.Bereiches leer ist Buchungsdatum desUmsatzes


16 Kundennummer Wird nicht gefüllt.

17 Buchungstext1aus der Belegseite der Zuordnung.Wenn das Feld leer ist aus dem Umsatz

18 Buchungstext2aus der Belegseite der Zuordnung.Wenn das Feld leer ist aus dem Umsatz

Abbildung 73: Tabelle „Inhalt der Buchung, wenn sie anhand einer Zuordnung aus der Zuordnungstabelle geniert wird“




6.6.2. Meldung wenn keine Buchungen generiert werden konnten

Folgende Meldung wird ausgegeben, wenn keine IST-Buchung anhand eines SOLL-Beleges, Sammlers odereiner Zuordnung aus der Zuordnungstabelle generiert werden konnte.

Einzelne Plausibilitätsverletzungen werden ausgeben..

Meldungen im 3. Bereich Umsätze

Abbildung 74: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZWXX“

Eine weitere Bearbeitung der Umsätze mit einer Fehlermeldung sind über das Kontextmenü „Details einesUmsatzes“ möglich. siehe 7.1

© KIGST GmbH 2013

7. Bearbeitungsmöglichkeiten

Um einen Umsatz zu bearbeiten muss dieser markiert sein. Durch Klicken mit der rechten Maustaste aufden Pfeil vor dem Umsatz erscheint das folgende Kontextmenü:

Kontextmenü:

Abbildung 75: „Kontextmenü im


Seite 56 von 79

Bearbeitungsmöglichkeiten eines Umsatzes

Um einen Umsatz zu bearbeiten muss dieser markiert sein. Durch Klicken mit der rechten Maustaste aufden Pfeil vor dem Umsatz erscheint das folgende Kontextmenü:

: „Kontextmenü im dritten Abschnitt“



Um einen Umsatz zu bearbeiten muss dieser markiert sein. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf




7.1. Details eines Umsatzes

Die Navigation über die Pfeiltasten und F-Tasten (F5-F8) ist möglich.


Anzeige des Umsatzes (1. Bereich)

Im 1. Bereich wird der Umsatz mit seinen Informationen angezeigt.

Die Felder Verwendungszweck 4- 14 können über STRG+W bzw. Drop-down-Feld im Verwendungszweck 3eingeblendet werden (wie in der Zahlungserfassung).

Zuordnungen zum Umsatz (2. Bereich)

Im 2. Bereich werden die gefunden Zuordnungen (Sollbelege, Sammler, Zuordnungen mit den Inhalten derBelegseite) zum Umsatz angezeigt.

© KIGST GmbH 2013

Abbildung 77: „Zuordnungen zum Umsatz“

Die Spaltenanordnung und Spaltenumbenennung kann über das Kontextmenü „Spalten einvorgenommen werden.


Spalte

01 Auswahl

02 Lfd. Nr. der Zuordnungstabelle

03 Haushaltsjahr

04 Sammler

05 HHST

06 Geschäftspartner-Nr.

07Geschäftspartner-Name (intern:Empfänger)

Elektronischer Kontoauszug Formaund autom. Zuordnen von Belegen

Seite 58 von 79

: „Zuordnungen zum Umsatz“


Spalte Inhalt

CheckboxEs kann nur eine Zuordnung über die Checkbox„Auswahl“ aktiviert werden. Beim Aufruf ist keineZuordnung aktiviert, wenn mehr als eineZuordnung gefunden wird. Wird nurZuordnung gefunden, ist diese aktiviert.

Lfd. Nr. der ZuordnungstabelleWird eine Zuordnung zu der Zuordnungstabellegefunden, wird die fortlaufende NummerZuordnungstabelle angezeigt

Wird eine Zuordnung zu einem Solleiner Sammelanordnung gefunden, wird dasHaushaltsjahr aus der jeweiligen Zuordnungangezeigt.

Wird eine Zuordnung zu einer Sammelanordnunggefunden, wird die Sammelanordnung angezeigt.Wird eine Zuordnung zu einem SollSammelanordnung oder zutabelle gefunden, wird die HHST aus derjeweiligen Zuordnung angezeigt.

Nr.

Wird eine Zuordnung zu einem SollSammelanordnung oder aus der Zuordnungstabelle gefunden und ist dort eineGeschäftspartner-Nr. hinterlegt, wird diese beider jeweiligen Zuordnung angezeigt.

Name (intern:

Wird eine Zuordnung zu einem SollSammelanordnung oder zu einertabelle gefunden und ist dort einGeschäftspartner-Name hinterlegt, wird dieserbei der jeweiligen Zuordnung angezeigt.



Die Spaltenanordnung und Spaltenumbenennung kann über das Kontextmenü „Spalten ein-/ausblenden“

Inhalt

Es kann nur eine Zuordnung über die Checkbox„Auswahl“ aktiviert werden. Beim Aufruf ist keineZuordnung aktiviert, wenn mehr als eineZuordnung gefunden wird. Wird nur eineZuordnung gefunden, ist diese aktiviert.

der Zuordnungstabelleortlaufende Nummer aus der

Zuordnungstabelle angezeigt.

einem Soll-Beleg odereiner Sammelanordnung gefunden, wird das

aus der jeweiligen Zuordnung

einer Sammelanordnunggefunden, wird die Sammelanordnung angezeigt.

einem Soll-Beleg, einerzu der Zuordnungs-

tabelle gefunden, wird die HHST aus derjeweiligen Zuordnung angezeigt.

einem Soll-Beleg, einerSammelanordnung oder aus der Zuordnungs-tabelle gefunden und ist dort eine

Nr. hinterlegt, wird diese beider jeweiligen Zuordnung angezeigt.

nem Soll-Beleg, einerzu einer Zuordnungs-

tabelle gefunden und ist dort einhinterlegt, wird dieser

bei der jeweiligen Zuordnung angezeigt.




Spalte Inhalt

08 Buchungsbetrag

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg, einerSammelanordnung oder aus der Zuordnungs-tabelle gefunden und ist dort ein Buchungsbetraghinterlegt, wird dieser bei der jeweiligenZuordnung angezeigt.

09 OP-Betrag

Ist die KG-Option „Mahnwesen“ aktiviert undwird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg miteinem OP gefunden, wird der OP-Betrag bei derZuordnung angezeigt.

10 OP-Nr.

Ist die KG-Option „Mahnwesen“ aktiviert undwird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg miteinem OP gefunden, wird die OP-Nr. bei derZuordnung angezeigt.

11 Rechnungs-Nr.

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleggefunden und ist dort eine Rechnungs-Nr.hinterlegt, wird dieser bei der jeweiligenZuordnung angezeigt.

12 Rechungsdatum

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleggefunden und ist dort ein Rechnungsdatumhinterlegt, wird dieser bei der jeweiligenZuordnung angezeigt.

13 ID-KFMWird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleggefunden wird die ID-KFM des Soll-Beleges beider jeweiligen Zuordnung angezeigt.

14 DV-Nr.

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg oderder Zuordnungstabelle mit einer DV-Nr. gefundenwird die DV-Nr. bei der jeweiligen Zuordnungangezeigt.

15 DV-Text

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg miteiner DV-Nr. gefunden wird der DV-Text bei derjeweiligen Zuordnung angezeigt.


Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg, einerSammelanordnung oder aus der Zuordnungs-tabelle gefunden, wird der Buchungsschlüssel beider jeweiligen Zuordnung angezeigt.Bitte beachten:Es werden nur Soll-Belege und Sammel-anordnungen mit entsprechendenBuchungsschlüsseln bei der Suche berücksichtigt.

Siehe Kapitel 6.5 „Zuordnungen zu Umsätzenfinden“

17 Buchungstext1

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg, einerSammelanordnung oder aus der Zuordnungs-tabelle gefunden, wird der Buchungstext 1 beider jeweiligen Zuordnung angezeigt.




Spalte Inhalt

18 Buchungstext2

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg, einerSammelanordnung oder aus der Zuordnungs-tabelle gefunden, wird der Buchungstext 2 beider jeweiligen Zuordnung angezeigt.

19 Verwendungszweck1

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg, einerSammelanordnung oder aus der Zuordnungs-tabelle gefunden und wurde dort einVerwendungszweck 1 hinterlegt, wird dieser beider jeweiligen Zuordnung angezeigt.

20 Verwendungszweck2

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleg, einerSammelanordnung oder aus der Zuordnungs-tabelle gefunden und wurde dort einVerwendungszweck 2 hinterlegt, wird dieser beider jeweiligen Zuordnung angezeigt.

21 FälligkeitWird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleggefunden wird das Datum der Fälligkeit des Soll-Beleges bei der jeweiligen Zuordnung angezeigt.

22 Buchungsdatum

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleggefunden wird das Buchungsdatum des Soll-Beleges bei der jeweiligen Zuordnung angezeigt.

23 Beleg_Art

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleggefunden wird die Belegart des Soll-Beleges beider jeweiligen Zuordnung angezeigt.

24 Zeitbuch-Nr.Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleggefunden wird die Zeitbuch-Nr. des Soll-Belegesbei der jeweiligen Zuordnung angezeigt.

25 Abschluss-Nr.

Wird eine Zuordnung zu einem Soll-Beleggefunden wird die Abschluss-Nr. des Soll-Belegesbei der jeweiligen Zuordnung angezeigt.

Abbildung 78: Tabelle „Zuordnungen zum Umsatz -2.Bereich“




Schaltflächen in der Detailansicht eines Umsatzes (3. Bereich)

Schaltfläche Funktion

01

Zuordnungen zum Umsatz finden

(siehe Inhalte 6.5)

Diese Schaltfläche wird bei allen Umsätzenangeboten (unabhängig vom Bearbeitungsstatus).

Nach den Regeln wie im Kapitel 6.5 beschrieben,wird für den Umsatz nach SOLL-Belegen bzw.Sammler bzw. Zuordnungen aus derZuordnungstabelle gesucht und im 2. Bereich in„Details eines Umsatzes “ angezeigt werden.

02Buchen

(siehe Inhalt 6.6)

Wird eine Zuordnung im 2. Bereich mit derCheckbox „Auswahl“ aktiviert, wird beimBetätigen der Schaltfläche eine Buchunggeneriert, anhand der ausgewählten Zuordnung.Die Buchungsmaske wird geöffnet und vorbelegt.Beschreibung siehe Kapitel 7.3.

Die bisherigen Plausibilitäten beim Speicherneiner Buchung bleiben erhalten. Der nächsteoffene Umsatz des Kontoauszuges wirdaufgerufen.

Konnte keine Buchung zum Umsatz generiertwerden, wird eine Meldung ausgegeben.Beschreibung siehe „Es konnte keine Buchungzum Umsatz generiert werden“.

03Schwebeposten auflösen

(siehe Inhalt 7.4)

Diese Schaltfläche wird bei allen Umsätzenangeboten, die mit dem Geschäftsvorfallcode 91oder 92 gekennzeichnet sind.

Abbildung 79: Tabelle „Zuordnungen zum Umsatz -3.Bereich“




Es konnte keine Buchung zum Umsatz generiert werden.

Wird eine Zuordnung im 2. Bereich mit der Checkbox „Auswahl“ aktiviert, wird beim Betätigen derSchaltfläche eine Buchung generiert, anhand der ausgewählten Zuordnung.

Konnte keine Buchung zum Umsatz generiert werden, wird folgende Meldung ausgegeben:

Abbildung 80: „Meldung, wenn keine Buchung zum Umsatz generiert werden konnte.“

Einzelne Plausibilitätsverletzungen werden ausgeben. Wie bei der Belegerfassung.

Soll die Buchungsmaske mit Vorbelegungen der Zuordnung (Ja) oder zum manuellen Buchen (Nein)geöffnet werden?

Bei „Ja“ wird die Buchungsmaske mit Inhalten aus Soll-Belegen, Sammlern oder Zuordnungstabellegeöffnet.

Abbildung 81: „Buchungsmaske, mit Inhalten aus Soll-Belegen“




Bei „Nein“ wird die Buchungsmaske geöffnet und vorbelegt (wie bisher).Siehe Kapitel 7.3

Abbildung 82: „Buchungsmaske, ohne Vorbelegung.“

Bei „Abbrechen“ soll die Meldung geschlossen werden.




Checkbox „in Zuordnungstabelle übernehmen“ in der Belegerfassung

Die Belegerfassung, die aus dem MT940-Modul aufgerufen wird, wird um die Checkbox „inZuordnungstabelle übernehmen“ (unter Checkbox „Belegdruck bei Tagesabschluss“) erweitert, wenn derBenutzer das neue Recht „25“ besitzt.

Abbildung 83: „Details eines Umsatzes“

Abbildung 84: „Buchungsmaske, mit Checkbox in Zuordnungstabelle übernehmen.“




Bei aktivierter Checkbox wird beim Speichern des Beleges automatisch ein neuer Satz mit folgendem Inhaltin der Zuordnungstabelle angelegt:


Spalte Inhalt

01 Lfd. Nr. Automatisch/Fortlaufend Nummer wird vergeben

02 Name Auftrag./Empfänger Wird aus dem Umsatz übernommen.

03 Verwendungszweck1 Wird aus dem Umsatz übernommen.







10 BLZ/BIC Wird aus dem Umsatz übernommen.

11 Konto-Nr./IBAN Wird aus dem Umsatz übernommen.

12 Betrag Bleibt leer

13 Schlüssel Wird aus dem Beleg übernommen.

14 DV-Nr. Wird aus dem Beleg übernommen.

15 Geschäftspartner-Nr. Wird aus dem Beleg übernommen.

16 Geschäftspartner-Name Wird aus dem Beleg übernommen.

17 Buchungstext1 Wird aus dem Beleg übernommen.

18 Buchungstext2 Wird aus dem Beleg übernommen.

19 Betrag Bleibt leer

20 Sammler Wird aus dem Beleg übernommen.

Abbildung 85: Tabelle „Inhalt der Zuordnung anhand der Checkbox“

Beim Speichern eines Beleges wird die erfolgreiche Speicherung bestätigt.

Danach wird bei aktivierten Checkbox „in Zuordnungstabelle übernehmen“ geprüft, ob der Datensatzschon in der Zuordnungstabelle vorhanden ist. Existiert kein Eintrag, wird die Speicherung vorgenommenund die Meldung „Eintrag in die Zuordnungstabelle übernommen“ ausgegeben.

Abbildung 86: „Meldung, wenn Zuordnung in Zuordnungstabelle gespeichert wurde.“




Existiert bereits solch ein Eintrag in der Zuordnungstabelle, wird folgende Meldung ausgegeben:

Abbildung 87: „Meldung, wenn Zuordnung in Zuordnungstabelle bereits vorhanden ist.“

Bei betätigen der Schaltfläche „Ja“ wird diese Zuordnung erneut in der Zuordnungstabelle gespeichert.

Bei betätigen der Schaltfläche „Nein“ wird diese Zuordnung nicht in die Zuordnungstabelle übernommen.




7.2. Drucken eines Umsatzes

Eine PDF-Datei „Details eines Umsatzes (MT940) wird generiert und kann ausgedruckt werden.

Beispieldruck:

Abbildung 88: „PDF-Datei, Drucken eines Umsatzes“




7.3. Buchen eines Umsatzes

Über den Menüeintrag „Buchen“ im Kontextmenü des Umsatzes, oder über den Button „Buchen“ in derDetailansicht des Umsatzes

Abbildung 89: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZW XX, Kontextmenü Buchen“

gelangen Sie in die Belegerfassung, die mit folgenden Feldern aus dem MT940-Satz vorbelegt ist:

Abbildung 90: „Belegerfassung, mit Vorbelegung aus dem MT940-Satz“




Übersicht Maske Umsatz:

Abbildung 91: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZW XX, Maske Umsatz“

Feldbeschreibungen:

Feld Inhalt

01 BuchungsdatumBuchungsdatum des Umsatzes

02 Buchungs-Betrag

Betrag mit Restbetrag (siehe Spalte„Restbetrag“ aus „3.Bereich: Alle Umsätze einesKontoauszuges“).

03 Adress-Nr.

Empfängernummer von KFM, wenn auf Grundder Bankleitzahl und Kontonummer desEinzahlers/Empfängers ein Bezug zurEmpfängerverwaltung hergestellt werden kann /ein relevanter Datensatz in derEmpfängerverwaltung gefunden wird (gesperrteEmpfänger bleiben unberücksichtigt). Werdenmehrere Empfänger gefunden, wird dieEmpfängerauswahlmaske geöffnet. In diesem Fallwird auch der Einzahler/Empfänger gefüllt.

04 Einzahler/Empfänger

Einzahler/Empfänger des Umsatzes, wenn keinrelevanter Datensatz in der Empfängerverwaltunggefunden wird.




Feld Inhalt

05 Buchungstext 1mit Verwendungszweck 1 des Umsatzes

06 Buchungstext 2mit Verwendungszweck 2 des Umsatzes

07 Zahlweg

Zahlweg auf Grund des gewählten Zahlweges inder Maske „Übersicht eingelesener Kontoauszügeund Umsätze

08 Aktenzeichen Kontoauszugsnummer des Umsatzes

Abbildung 92: Tabelle „Maske Umsatz“

Folgende Buchungsschlüssel werden in der Buchungsmaske zur Auswahl angeboten:

- IST-Buchführer: 015, 035, 085, 065, 115, 135, 185, 165- SOLL-Buchführer: 010, 012, 080, 082, 112, 182, 030, 032, 060, 062, 132, 162

Die restlichen Felder sind zu füllen und der Beleg kann abgespeichert werden.

Alle Felder können in der Buchungsmaske manuell geändert werden, außer Zahlweg.

Abbildung 93: „Belegerfassung“

© KIGST GmbH 2013

Ist der gesamte Umsatzbetrag gebucht, erhält der Umsatz den Bearbeitungsstatus „bearbeitet“.

Abbildung 94: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZW XX,

Nach dem Abspeichern der Buchung erhält der Buchungssatz ein Kennzeichen „MT940“, das i„Belegliste Buchungen anzeigen“ angezeigt wird, sofern die Spalte der Liste zugeordnet wurde.

Abbildung 95: „Belegliste“

Die Buchungen sind zusätzlich über „Buchungen bearbeiten“, im Erfassungsstapel und in derKassenabstimmung bearbeitungsfähig.


Wird die Buchung zu einem Umsatz gelöscht,„Teilbearbeitet“ zurückgesetzt.

Das Speichern von Buchungen als Entwurf ist nicht zulässig.

Elektronischer Kontoauund autom. Zuordnen von Belegen

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ucht, erhält der Umsatz den Bearbeitungsstatus „bearbeitet“.

Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZW XX, Bearbeitungsstatus bei Umsätze

Nach dem Abspeichern der Buchung erhält der Buchungssatz ein Kennzeichen „MT940“, das i„Belegliste Buchungen anzeigen“ angezeigt wird, sofern die Spalte der Liste zugeordnet wurde.

“

über „Buchungen bearbeiten“, im Erfassungsstapel und in derKassenabstimmung bearbeitungsfähig.

sich auf den Bearbeitungsstatus des Umsatzes aus.

Wird die Buchung zu einem Umsatz gelöscht, wird der Bearbeitungsstatus des Umsatzes auf „offen“ oder

Das Speichern von Buchungen als Entwurf ist nicht zulässig.



ucht, erhält der Umsatz den Bearbeitungsstatus „bearbeitet“.

Bearbeitungsstatus bei Umsätze“

Nach dem Abspeichern der Buchung erhält der Buchungssatz ein Kennzeichen „MT940“, das in der„Belegliste Buchungen anzeigen“ angezeigt wird, sofern die Spalte der Liste zugeordnet wurde.

über „Buchungen bearbeiten“, im Erfassungsstapel und in der

sich auf den Bearbeitungsstatus des Umsatzes aus.

msatzes auf „offen“ oder




Buchen von Teilbeträgen

Der Umsatz von Kontoauszug Nr.: 14 soll nur zum Teil verbucht werden:

Abbildung 96: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZW XX, Kontextmenü Buchen“

Es werden nur 1.000,00 € von dem Betrag 1.165,00 Euro verbucht.

Abbildung 97: „Belegerfassung“




Der Umsatz erhält den Bearbeitungsstatus „teilbearbeitet“ und kann zu einem späteren Zeitpunkt wiedermit dem Kontextmenüeintrag „buchen“ weiterbearbeitet werden.

Abbildung 98: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZW XX, Bearbeitungsstatus bei Umsätzen“

Der Restbetrag muss von 0 bis Betrag (aus MT940-Satz) liegen.

Ist dies nicht der Fall, wird folgende Meldung ausgegeben:

Abbildung 99: „Meldung, wenn die Änderung nicht gespeichert werden konnte.“




7.4. Schwebeposten auflösen

Im Fall von Umsätzen, die mit dem Geschäftsvorfallcode 91 oder 92 gekennzeichnet sind, ist derMenüeintrag „Schwebeposten auflösen“ im Kontextmenü des Umsatzes aktiviert.

Abbildung 100: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZW XX, Kontextmenü Schwebeposten auflösen“

Ein Klick auf den Menüeintrag und die Ansicht wechselt in die Schwebepostenliste.

Ist kein passender Schwebeposten vorhanden, so wird die komplette Schwebepostenliste mit folgenderMeldung angezeigt:

Abbildung 101: „Meldung, Schwebeposten “




Sind passende Schwebeposten vorhanden, wird die Schwebepostenliste wie folgt angezeigt:

Abbildung 102: „Schwebepostenliste“

Hier werden alle Schwebeposten angeboten.

Abbildung 103: „Schwebepostenliste, Kontextmenü Auflösen“




Markieren Sie den aufzulösenden Schwebeposten und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Pfeilvor dem Schwebeposten, um in das Kontextmenü zu gelangen. Hier wählen Sie „Auflösen“ aus.

Folgende Anfrage wird angezeigt:

Abbildung 104: „Meldung“

Die Bestätigung der Anfrage mit „Ja“ bewirkt die Auflösung des Schwebepostens. Die Positionverschwindet aus der Schwebepostenliste. Bei der Bestätigung mit „nein“ passiert nichts.

Aktualisieren Sie die Ansicht. Der Umsatz hat nun den Bearbeitungsstatus „aufgelöst“.

Abbildung 105: „Übersicht eingelesener Kontoauszüge und Umsätze ZW XX, Bearbeitungsstatus“




8. Menüpunkt: MT940 Zuordungstabelle

Abbildung 106: „Aufruf MT940 Zuordnungstabelle“

Pflegetabelle „MT940 Zuordnungstabelle“

Über die Pflegetabelle besteht die Möglichkeit, Zuordnungen für Umsätze einer MT940-Datei zudefinieren. Es ist auch möglich, zu einem Umsatz mehrere Belege zu hinterlegen (Splitt-Zuordnung).

Funktionsrecht für den Menüpunkt „MT940 Zuordnungstabelle“

Das Funktionsrecht „2502 – MT940 Zuordnungstabelle“ für den Menüpunkt „MT940 Zuordnungstabelle“muss den Benutzern zugewiesen werden.

© KIGST GmbH 2013

Abbildung 107: „Maske MT940 Zuordnungstabelle

Anzeige des Umsatzes (1. Bereich)

Im 1. Bereich (Umsatzbereich) werden die Umsatzinfo

Die Pflegetabelle enthält folgende Erfassungsfelder


Spalte

01 Lfd. Nr.

02 Name Auftrag./Empfänger

03-07 Verwendungszweck1

10 BLZ/BIC

11 Konto-Nr./IBAN

12 Betrag

Abbildung 108: Tabelle


Seite 78 von 79

Maske MT940 Zuordnungstabelle“

Im 1. Bereich (Umsatzbereich) werden die Umsatzinformationen erfasst /definiert.

folgende Erfassungsfelder im 1. Bereich (Umsatzbereich)

Spalte Inhalt

Automatisch/Fortlaufend Nummer

Name Auftrag./Empfänger Alphanumerische Eingabemöglichkeit

Verwendungszweck1-7 Alphanumerische Eingabemöglichkeit

Nummerische Eingabemöglichkeit


Nummerische Eingabemöglichkeit mit Komma alsDezimaltrennzeichen

Tabelle „MT940 Zuordnungstabelle-1.Bereich“



/definiert.

im 1. Bereich (Umsatzbereich):

Inhalt

Automatisch/Fortlaufend Nummer

Eingabemöglichkeit

Alphanumerische Eingabemöglichkeit



Nummerische Eingabemöglichkeit mit Komma als




Anzeige der Belege (2. Bereich)

Im 2. Bereich (Belegbereich) werden die Beleginformationen zu den einzelnen Umsätze erfasst /definiert.

Die Pflegetabelle enthält folgende Erfassungsfelder im 2. Bereich (Belegbereich):


Spalte Inhalt

13 Schlüssel

Combobox wie bei Spalte „Konto“ unterAnschlussbuchungen.Eine Teilangabe nach Sachbuchhierarchie istmöglich.

14 DV-Nr. Combobox wie in der Belegerfassung

15 Geschäftspartner-Nr.Combobox wie „Empfängerauswahl“ in derBelegerfassung

16 Geschäftspartner-Name

Alphanumerische Eingabemöglichkeit; beiAuswahl der Geschäftspartner-Nr. wird diesesFeld aus den Stammdaten der Empfängerdateigefüllt.

17 Buchungstext1

Alphanumerische Eingabemöglichkeit incl.Platzhalter. Es sollen dieselben Platzhalterverwendbar sein wie bei Sammelanordnungen (z.B. !TT.MM.JJJJ)

18 Buchungstext2

Alphanumerische Eingabemöglichkeit incl.Platzhalter. Es sollen dieselben Platzhalterverwendbar sein wie bei Sammelanordnungen (z.B. !TT.MM.JJJJ)

19 BetragNummerische Eingabemöglichkeit mit Komma alsDezimaltrennzeichen .Bei Splitt-Zuordnung: Wert„0,00“ zulassen.

20 SammlerCombobox wie „Sammlerauswahl“ in derBelegerfassung

Abbildung 109: Tabelle „MT940 Zuordnungstabelle-2.Bereich“

Mehrfacheinträge (Zuordnungen mit gleichen Feldinhalten) und Mehrfachmarkierung von Zuordnungensind möglich.Ein Löschen und Bearbeiten einer Zuordnung ist möglich. Beim Löschen einer kompletten Zuordnung wirdfolgende Abfrage ausgegeben:„Möchten Sie die komplette Zuordnung löschen“ (Schaltfläche „Ja“, „Nein“).

Einzel-Zuordnung (zu einem Umsatz wird ein Beleg hinterlegt)Um eine Einzel-Zuordnung speichern zu können, muss in beiden Bereichen mind. ein Feld gefüllt sein,wobei für Belege kein Betrag erfasst werden darf (nur für Splitt-Zuordnungen gedacht).Splitt-ZuordnungEs ist möglich, zu einem Umsatz mehrere Belege zu hinterlegen (Splitt-Zuordnung).

Nur in einem der Belege ist es möglich, im Feld „Betrag“ den Wert „0,00“ einzugeben. Ist dies der Fall, istder Betrag des Umsatzes keine Pflicht. Wird in allen Belegen ein Betrag hinterlegt, ist der Betrag desUmsatzes Pflicht und der Betrag des Umsatzes muss mit den Beträgen der Belege in Summeübereinstimmen.

Elektronischer Kontoauszug Format MT 940 und automatisches ... · Um Kontoauszüge einlesen zu...

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