Agenda

Velkomst v/ produktchef Mortimer Liebman, Microsoft Danmark

Muligheder med Microsoft Enterprise Search

v/ løsningsspecialist Lars-Bo Heidemann og Simon Tange Jensen, Microsoft Danmark

Vigtigheden af Information Management nu og i fremtiden v/ lektor

Dorte Madsen, Copenhagen Business School

Bring internettets søgemuligheder ind i virksomheden v/ Senior

Manager Kim Meldgård Andersen, Gumlink

Pause

Nem adgang til informationer – hvordan greb vi det an, og hvor er

vi i dag? v/ afdelingsleder Jens Erik Jensen, Danish Crown

Erfaringer med Information Management fra nogle af Danmarks største virksomheder v/ Senior Backoffice Engineer Jens Nørgaard, NNIT

Lav dine vaner om, og bliv bedre til information Management v/ forfatter og virksomhedsejer Torben Wiese, Habitmanager

1

Halvanden måneds spildtid

Det burde være vigtigt

Mere end en time om dagen.

Halvanden måned om året.

Det er den tid, en vidensarbejder – typisk spilder på unødigt at lede efter information.

Tid som irriterer medarbejderen, og som ikke giver virksomheden værdi*.

Sammendrag af IDC rapport

#29127

Men der bliver ikke gjort nok

Oftest på grund af;

At virksomheden ikke har indført strukturer for, hvordan information bliver behandlet.

At der ikke er defineret et ansvar for det.

At ansvar og følt behov ikke går hånd i hånd.

Resultatet er

Dårlige beslutninger taget på et fejlagtigt eller tyndt informationsgrundlag.

Overlappende anstrengelser, fordi mere end én afdeling eller forretningsenhed arbejder på samme områder uden at vide, at det allerede er lavet.

Tabte salg, fordi kunder ikke kan finde de informationer de leder efter på produkter og services, og giver fortabt I frustration.

Tabt produktivitet, fordi ansatte ikke kan finde den information de skal bruge for, at løse en opgave og er nødt til, at afbryde kollegaer for at få hjælp.

Derfor ser vi Individuelle løsninger

Analyseinstituttet Butler Group er i en amerikansk undersøgelse nået frem til, at 80 procent af alle virksomhedsdata ligger på medarbejdernes egne computere og ikke på en fælles server…

…Fordi frygten for at miste data eller ikke at kunne finde data er for stor.

Efterlyses! Holdning til information

Der ligger et interessant paradoks i, at virksomheder får flere og flere systemer til at håndtere økonomi, kunder og værdikæden i erkendelse af, at den digitale viden er kritisk for virksomheden.

Men den enkelte medarbejder bruger en større del af sin arbejdstid på at finde relevante informationer.

Teknik eller ledelse?

Jeg tror årsagen til at det nogen gange går galt

ligger den manglende ansvarsfordeling.

Mit gæt er, at det skyldes, at når virksomheder

har succes og vokser, så falder

dokumenthåndtering og videnindsamling ned

mellem flere stole – er det it-chefen som har

ansvaret? Er det HR-chefen? Eller er det

informationschefen?

Hvem har ansvaret hos jer?

Derfor bør du allerede i dag

Begynde selv at anvende Søge feltet i din hverdag.

Erkende at strukturerede og ustrukturerede data eksisterer

I sameksistens på et bredt spektrum og er derfor ikke

opposition til hinanden. Derfor skal videnarbejderens

behov dækkes hele vejen rundt.

Glemme holdningen til at søgning kun drejer sig om mest

relevans i “første” søgning.

Tro på Søgning som en platform for avanceret teknologi.

Udføre POC’er “proofs of concepts”.

Bryde med de gamle vaner

Enterprise Search fra MicrosoftInformations søgning på tværs af virksomhedssystemer

Simon Tange Mortensen &Lars-Bo Heidemann

Microsoft Danmark

Team

Division

Extranet

Internet

Individ

Organisation

Flere grænseflader – fælles platform

Collaboration Content management

Streamlined processes

Portals

Business intelligence

Search

Videndeling og

samarbejde tæt

integration med

Office

Rollebaseret adgang

til information,

processer og personer

Søgning på tværs af

alle organisationens

informationskilder

Ensartet styring af

elektronisk indhold,

med understøttelse af

arbejdsprocesser,

metadata og regler

Digital inddatering og

automatisering af

arbejdsprocesserBeslutningskraft igennem

adgang til data fra

forretningssystemer og

indblik i processer

SharePoint 2007 fokus områder

Arb.

Dele

Finde

Finde information på tværs afdesktop, intranet og Internet

Arbejde med information via intuitive ogvelkendte interfaces

Dele information mellemteams og skabe forbindelsertil eksperter real-time

En suveræn søgeløsning sætter medarbejderen i stand til at finde,

dele og arbejde med forretnings information hurtigt, nemt og sikkert.

Search er ikke det ultimative mål !

15

Enterprise Search fra Microsoft

Server-Side Search Platform

Line-of-business systemer

Ogstrukturerede

datakilder

Web sites,file shares,

Lotus databases,Microsoft®

Exchange Serverpublic folders,

SharePoint® sites, Eller f.eks

Documentum FileNet

People, expertise

Eksterne Websites

E-mails, aftaler, kontakter samt

Instant Messaging

Client-Side Search Platform

Dokumenterprogramer og

Medier

Brugerne skal sættes i centrum

Hurtig Identificering af personers viden

og ekspertise

Sikker og skalerbar løsning,

der er nem at administrere

Søgning som en central del af

virksomhedens infrastruktur

Indeksering af struktureret og

ustruktureret information

Søgning med

brugerne i centrum

Business Data CatalogIndeksering af struktureret info.

Database

• Tabeller

• Relationer

• Metoder

Microsoft Office SharePoint Server 2007

Search

Index

XML

• Entiteter

• Relationer

• Aktioner

Indeksering af struktureret og

ustruktureret information

360° indeksering af struktureret og ustruktureret information

360° indeksering af virksomhedens informationer

Intranet, internet og extranet

Filsystemer

Struktureret data fra ERP, CRM & Databaser

Exchange server og Notes databaser

Indeksering af mange forskellige data

Office dokumenter, PDF, HTML, 200+ files

Søgning kan udføres fra

• Windows

• SharePoint

• Office

• Websites

• Special applikationer via webservice

Find personer med viden og ekspertise

Find personer baseret på keywords der matcher med personlige profiler,

Find kollegaer på baggrund af, afdeling, medlemskaber, job titel mv.

Gruppering af resultater på baggrund af social distance, fælles interesser samt filtrering på metadata

People Search

Hurtig Identificering af personers viden og

ekspertise

Features i SharePoint Search 2007

Top resultat på den første side, hver gang !

Enterprise Search er væsentlig forskellig fra Internet Search

Ranking algoritmer er forbedret

I samarbejde med Microsoft Research

Mulighed for tuning af relevansen

Opsætning af Best Bets

Synonym ordbog

“Did you mean” stave korrektion

Mulighed for at gemme og abonnere på et søgeresultat f.eks. via RSS

Mulighed for Search Scopes

Søgning med brugerne i

centrum

Brugervenlig søgning

Faneblade

Fremhævede

søgeord i resultatet

“Did you mean”

søgekorrektion

Abonner på

søgeresultat

Søgning i LOB systemerEksempel på kundesøgning i Siebel hos Microsoft

Links til actions Tilstedeværelses-

information fra LCS

Administration og sikring afsøgeløsningen

Administration Nem og brugervenlig administration i SharePoint

Mulighed for brugeranalyse via “out-of-the-box” rapportering i SharePoint

PeopleSearch bygger på Active Directory og MySites i SharePoint

SkaleringMulighed for opdeling af query server, og index databaser

Dedikeret server giver mulighed for meget høj performance

Op til 50 million enheder per index

Sikkerhed og adgangskontrolStandard indbygget “query time security trimming”

Sikker og skalerbar løsning,

der er nem at administrere

Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Search

Stand-alone søgeløsning til Intranet eller websites

To versioner – licensed per server

Standard Edition max 500K docs

Enterprise Edition ubegrænset docs

Indeholder kun kerne søgefunktionaliteteten fra SharePoint Server 2007

Enterprise Search fra MicrosoftSearch som en integreret del af virksomhedens forretnings løsninger

Enterprise Search

Indeholder specialiserede søge features og muligheder

Simple løsning med mulighed for skaleringog med indbygget sikkerhed

Lave omkostninger

Entry-level Search

Lave omkostninger

Nem at implementere

Begrænsede features

Ingen skaleringsmuligheder

Begrænset sikkerhed

Specialiseret Search

Høje omkostninger

Dyr at implementere

Dyr at vedligeholde

Komplex

Mange Features

Microsoft Search Positionering

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S.

and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because

Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any

information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS

PRESENTATION.

Vigtigheden af InformationManagement nu og i fremtiden

v/ lektor Dorte Madsen, Copenhagen Business School

28

© Dorte Madsen 29

© Dorte Madsen 30

Vigtigheden af Information Management nu og i

fremtiden

Dorte Madsen, phd

Institut for Informatik,

Copenhagen Business School

E-mail: dorte@cbs.dk

Studieleder BA in Information Management

www.cbs.dk/im

© Dorte Madsen 31

Vigtigheden af Information Management nu og i

fremtiden

Agenda:

Hvorfor er Information Management vigtig?

Hvad koster information (skrækscenariet)

Aktuelle problemstillinger

Håndtering af information efter værdi

Behov for personer med særlige kompetencer i at

håndtere information i en forretningsmæssig kontekst

© Dorte Madsen 32

Hvorfor er Information Management vigtig?

Information er råstoffet

Information kan skabe værdi

Information er paradoksal

Information er forskellig og skal behandles

forskelligt

© Dorte Madsen 33

Information - tidsforbrug

I gennemsnit bruger den typiske medarbejder 9,5 timer

om ugen på at søge efter information (Microsoft)

”Fredagen der forsvandt” (tysk undersøgelse)

© Dorte Madsen 34

The information explosion(Gilchrist 2004, © tfpl 2003)

• Annual publication rates > 800mb/person/annum for

every person on the planet

• The size of the world-wide web is doubling every 12-

months and this rate is increasing

• E-mail volumes are doubling every 9 months

• Disk space usage in organisations increasing 50-70%

per annum

• 80% of digital information in organisations is duplicated

• Only 10% of all material is ever used again after 90

days – usually summary information and key “node”

documents.

© Dorte Madsen 35

Treating all

files as equally

valuable

unique,

unstructured

information

Lack of

skilled

curators

Lack of

integrated

information

storage

Lack of

training for

existing

employees

Lack of

Publication

& storage

Standards

Root causes of information explosion (Gilchrist 2004, © tfpl 2003)

© Dorte Madsen 36

IDC's undersøgelse af tidsforbrug til

informationssøgning (kilde: Feldman 2004)

© Dorte Madsen 37

IDC's regnestykke (kilde: Feldman 2004)

© Dorte Madsen 38

Information Management – centrale

problemstillinger

• Information Lifecycle Management - ILM

• E-mail management

• Større krav om dokumentation af

forretningsprocesser (compliance)

© Dorte Madsen 39

Børsen, 29. august 2006:

© Dorte Madsen 40

Håndtering af information efter værdi

Information er forskellig (indhold)

Information har forskellig værdi

Information skal håndteres forskelligt

Al information har en livscyklus

I livscyklus er værditilvækst forskellig

© Dorte Madsen 41

Forretningsmæssig

værdi

Delbarhed

Krav til strukturering

Sammenhæng ml. Informations værdi og

strukturering (kilde: Bush et al. 2005)

© Dorte Madsen 42

Forretningsmæssig

værdi

Delbarhed

Krav til strukturering

Mindre behov for

deling og genfinding

Stort behov for

deling og genfinding

Volumen (antal dokumenter)Høj Lav

Sammenhæng ml. Dokumentvolumen og krav til

strukturering (kilde: Bush et al. 2005)

© Dorte Madsen 43

Behovet for en uddannelse i Information Management

• ”Ingenmandsland” i mange virksomheder/

organisationer mellem øer af ekspertise / afdelinger

• Behov for personer med en helhedsforståelse af

information og informationsprocesser

• Behov for paradigmeskifte til digitale

arbejdsprocesser

© Dorte Madsen 44

BA in Information Management

Grunduddannelse

Stærk tilknytning til erhvervslivet

tæt kobling mellem teori og praksis

Internationalt studiemiljø

© Dorte Madsen 45

BA in Information Management

• Kommunikation

• IT

• Organisation

Information Management

© Dorte Madsen 46

Information management

Handler fx om:

• IT-systemers rolle i organisationen

• Hvordan udnytter vi bedst de teknologiske muligheder der er?

• Hvordan kan man bruge information til at skabe værdi?

• Styring af information

Hvordan kan virksomheder styre information?

Hvordan gør de?

© Dorte Madsen 47

Erhvervslivet:

• Uddannelsen udvikles i samarbejde med en række virksomheder

• Virksomheder involveret i undervisningen

• virksomhedscases

• projekter

• praktikophold

BA in Information Management

© Dorte Madsen 48

Referencer

Busch, Peter, Morten Dall, Claus Simonsen og Bo Hembæk Svensson. 2005. Whitepaper om håndtering af dokumenter, Convergens inspirationsdokument, 2. opdatering, 2005

Feldman, Susan. 2004. The high cost of not finding information. KM World 13:8-10.

Gilchrist, Alan (2004) The case for taxonomies in IA. In: Konference om Informationsarkitektur (DK-IA1) d. 9. - 10. marts 2004, Konferencecenter Klarskovgaard, Korsør. http://www.dfdf.dk/ik/ia/ia.shtml [læst 27.03.2005]

Gransøe, Morten (2006) Ledere spiller hasard med deres e-mail. Børsen. 29. august 2006. Fredagen der forsvandt. Convergens. Artikel er offentliggjort på www.convergens.dk d. 18-11-2003.

Madsen, Dorte (2005). Strategisk fokus på information som ressource -medarbejderportalens infrastruktur. I Knowledge Management Per Nikolaj Bukh (ed.). København: Børsen Forum. 2005

Bring internettets søgemuligheder ind i virksomheden

v/ Senior Manager Kim Meldgård Andersen, Gumlink

49

Search ...

Kim Meldgård Andersen

Fertin Pharma A/S

(Corporate IT for Fertin Pharma A/S, Gumlink

A/S + Chew Tech I/S)

The Bagger-Sørensen Group

The Bagger-Sørensen Group

• Gumlink A/S

• 450 employees

• BTB customers – Food and functional chewing gum

• Fertin Pharma A/S

• 350 employees

• development and manufacture of selected innovative drug delivery systems –

BTB industry working with the pharmaceutical industry

• ChewTech I/S

• 30 employees

• Chewing gum development

Fertin Pharma commercial products

Nicotinell®, Novartis

NiQuitin CQ®, GSK

Fludent®, Alpharma

Vitaflo CHX®, Vitaflo

Aquafresh®, GSK

Fluorette®, Meda

Nicotine polacrilex gum, Perrigo

Gumlink products

Vidensdelings visionen

• Vi er ikke gode til vidensdeling, men vi har drømt

om det længe ...

• IT strategi tekst anno 2000:

• ”Mulighed for at søge information uden kendskab til

bagvedliggende systemer”

• ”Self -service” i stedet for IT afhængighed (i.f.m.

informationsbehov)”

Knowledge management

• Et tidligere buzz-word som måske kan få en ny mening

• I sin tid en disciplin der skulle fokuseres ekstra på fordi viden

og data er vigtige, men var meget svære at finde.

• Intensionen:

• gør viden tilgængelig

• fokus på hvor viden er gemt i organisationen

• skab struktur der gør det muligt at genfinde data

Hvad har vi gjort

• I mange år var vidensdeling mest en overskrift.

• Ressourcer brugt på standardisering af IT systemer og på ERP udvikling – det blev hos os nemmere at trække rapporter fra ERP

• Information (ikke viden...) blev delt på intranet

• I mellem tiden udviklede værktøjer og muligheder sig heldigvis betydeligt

• I 2005 fik vores udviklingsafdelinger øje på behov for at sikre viden fra erfarne medarbejdere

Hvad har vi gjort - vidensdeling

lokalt

• Sharepoint site etableret til såvel Gumlink som Fertin’s R&D funktioner

• Lokal vidensdeling med stort fokus på adgangs begrænsning indenfor funktionen – men dog vidensdeling

• For ChewTech selskabet bygget en egentlig intranet portal med samling af alle virksomhedens dokumenter i en fælles portal.

• Dette er første gang hvor søgning i en virksomheds samlede mængde af dokumenter (næsten) blev tilgængeligt et sted

Hvad har vi så gjort – Search ...

• Desktop search• Installeret desktop serach på udvalgte brugere

• Meget tidsbesparende når man ikke har alt for meget struktur på f.eks. sine mails

• Ultimo 2006 lavet et proof of concept på Sharepoint 2007 - Search center

• 2 dages arbejde – 1 konsulent -1-2 interne IT medarbejdere

• Nu muligt at søge på tværs i:• alle fil biblioteker

• alle sharepoint sites

• alle intranet

• alle websider

• fuld respekt for eksisterende rettigheder – man ser kun det man har rettighed til.

Muligheder vi ser nu

• Generelle search muligheder udrulles til alle brugere

• Dette er nok det tætteste vi kommer opfyldelsen af vores strategi fra 2000....

• Mulig brug af sharepoint applikation som front end til datawarehouse data

Opsummering

• Search mulighederne er der

• Det er ikke længere en stor sag at skabe intern search

• Vi tror på værdien af dette

• Der er tid at spare i det daglige

• Det bliver lettere at genbruge viden i virksomheden

• Det er starten vi har snust til og jeg forventer mig mere – så

nu skal vi for alvor igang....

Spørgsmål ?

kma@fertin.com+45 7215 1860

Pause

66

Nem adgang til informationer –hvordan greb vi det an, og hvor er vi i dag?

v/ afdelingsleder Jens Erik Jensen, Danish Crown

67

Nem adgang til Informationer

1. marts 2007

Indhold

• Lidt om Danish Crown/Hvem er jeg?

• Udgangspunktet

–Infrastruktur

–Informationstyper

• Strategien

• Udrulningen

• Udfordringer

• Erfaringer og perspektivering

Hvem er jeg?

• Jens Erik Jensen

• 42 år

• 2 år i Danish Crown

• Placeret i central IT afdeling med

ansvar for ca. 3.400

administrative arbejdspladser i

ind- og udland

• Leder for afdeling med

konceptudvikling, drift og support

Nøgletal 2005/2006

Danish Crown koncernen

G13 – Dec. 2005

Koncern Nøgletal

Omsætning 48,5 mia. kr.

Omsætning

(Moderselskab)

25,5 mia. kr.

Slagtninger pr. år Ca. 19,5 mio. svin

Heraf godt 2 mio. i udlandet

373.000 kreaturer

Andelshavere Ca. 15.000

Medarbejdere Ca. 25.000

Danish Crown

• Fødevareproducerende virksomhed

• Produktion i DK, Tyskland, UK, Polen

• Salgskontorer rundt i verdenen

• Central IT funktion i DK (Randers og Herning)

• Opdeling i IT funktioner:

–Administrativ IT/Infrastruktur

–Produktions IT

–SAP

Infrastruktur

• Decentralt placerede fil- og printservere på alle

afdelinger

–Gruppedrev (G) og personlige drev (H)

• Central Mailsystem (Exchange)

–Arkivering i offentlige mapper

• Anvender Sharepoint til udvalgte områder – centralt

placeret

• Tværgående projektdrev – både lokalt og centralt

placerede

Infrastruktur

Exchange Fælles drevSharePoint

Randers

Afdeling 1

Lokal filserver

Afdeling 2

Lokal filserver

Informationstyper

• Produktionsdata

–Kvalitet, mængder, timer, etc

• Økonomidata

–Produktion, salg, køb, etc

• Dokumentation

–Systemdokumentation

–Arbejdsgange

• Korrespondance

–Mails

–Breve/dokumenter

Ustruktureret

information

Fildrev og mailsystem

Struktureret

information

SAP og prod.

Systemer

Informationsfordeling

”Worker” ”Information-Worker”

Struktureret information

Ustruktureret information

Stigende mængde og kompleksitet

Strategien

• Vi kan ikke revidere alle eksisterende dokumenter og

mails – og dernæst foretage struktureret arkivering.

• Vi arbejder med struktureret arkivering – blandt andet

via SharePoint/SAP portal – dette gælder for en stor del

af ny dokumentation…

• Vi skal kunne finde ny og eksisterende dokumentation –

dels gennem strukturering og dels gennem at

dokumentationen gøres søgbar

• Her kommer MS Search ind i billedet…

–DeskTop Search

–Microsoft Enterprice Search – central placering i Randers

Udrulningsplan

1. Opsætning af Desktop Search

1. Mail

2. Personlige drev

2. Udrulning Desktop Search – FUT (Friendly User Test)

3. Udrulning Desktop Search – Superbrugere

4. Udrulning Desktop Search – Slutbrugere

5. Opsætning MS Enterprice Search

6. Indeksering af Gruppe- og fælles drev

7. Udrulning brugere - alle

Væsentligste udfordringer

• Kombination af personlige og fælles informationer

–Skabt af Kultur/Forretningsprocesser

• Meget store mængder af data på fælles drev

–Internt på afdelinger

–Mellem afdelinger

–Fra afdeling til Randers

• Indeksering vil kræve store system ressourcer under

den første indeksering

• Slutbrugere varierer meget i kvalifikationer

• Information til superbrugere og brugere

Erfaringer og perspektivering

• Desktop search hjælper mange – specielt ”information

workers” med meget mail- og brev korrespondance

• Selv om vi strukturerer og etablerer portal adgange til

informationer, skal information stadig være søgbar.

• Vil alle nu kunne finde alt den information de søger?

–Sandsynligvis ikke

Erfaringer med Information Management fra nogle af Danmarks største virksomheder

v/ Senior Backoffice Engineer Jens Nørgaard, NNIT

81

Erfaringer med Information Management

Charlottehaven

Jens Nørgaard, NNIT A/S

jnqr@nnit.com

• •Slide 83

Agenda

Hvor ligger virksomhedens information gemt og hvor opstår kravet til at finde denne information.

Find din virksomheds ambitionsniveau.

Eksempler fra danske virksomheder.

Find

UseShare

• •Slide 84

I hvilken form findes information

Struktureret data

En telefonbog

Sager i et CRM system

Ordre i et ERP system

Ustruktureret data

Billeder

E-mails

Word/Excel dokumenter

• •Slide 85

Hvor er informationerne gemt?

E-mails

Centrale fil drev

Intranet

Filer lokalt på

brugernes PC

Forretnings systemer fx CRM og ERP

Exchange Public

Folders

Lotus Notes Databaser

• •Slide 86

Hvor opstår kravet til informationssøgning?

Fra virksomhedens vidensmedarbejder

Generelle krav fra den enkelte vidensmedarbejder.

Eksperimenterer eventuelt med desktop produkter.

Fra en afdelings specifikke behov.

Eksempler:

En HR afdeling der har brug for at finde alle dokumenter i et ansættelsesforhold.

En juridisk afdeling der har behov for at finde dokumenter med specifik indhold

Fra informationscentret (fx et bibliotek)

Et fagligt behov for at strukturer virksomhedens informationer og derefter fremsøge dem igen.

• •Slide 87

Projektforløb

Fase 1: Frigør virksomhedens eksisterende informationer

Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens informationer

Fase 3: Organiser virksomhedens informationer

• •Slide 88

Fase 1: Frigør virksomhedens eksisterende informationer

Ved at implementere 2 værktøjer i virksomheden, skabes der mulighed for vidensmedarbejderen at søge i virksomhedens ustruktureret data.

Windows Desktop Search

E-mail

Filer på lokale PC’er

Microsoft Office SharePoint Server 2007

Fil drev

Intranet

Exchange Server – Public Folders

SharePoint 2003 og WSS v2

• •Slide 89

Fase 1: Skaber hurtigt værdi

Øget effektivitet

Finder mails og dokumenter på få sekunder

Sikre videndeling

Sikre genbrug af dokumenter

Kort projekt forløb, dage ikke uger

Omkring 2 – 5 dage til den tekniske implementeringen.

Lave software udgifter

Windows Desktop Search er et gratis produkt fra Microsoft

Eksisterende Sharepoint 2003/2007 installationer kan udnyttes

Administration

Windows Dekstop Search kan administreres vha. Group Policies

Er integreret med Windows sikkerhedsmodel, viser kun de informationer brugerne har adgang til.

• •Slide 90

Windows Desktop Search

• •Slide 91

MOSS 2007 Søge Portal

• •Slide 92

Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens informationer

Business Data Catalog

Giver adgang struktureret data i virksomhedens systemer.

Indexering af Active Directory

Telefonbog med data fra Active Directory eller andet LDAP directory

Protocol Handler

Informationer hentet fra Lotus Notes (med Protocol Handler leveret af Microsoft)

3. parts Protocol Handlers fx til indexering af Documentum

• •Slide 93

Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens informationer

Fordele: Give adgang til alle informationer i virksomheden fra én samlet søge portal, på tværs af

platform, afdelinger og personer.

Åbner for informationer der ikke tidligere har været tilgængeligt for alle medarbejdere.

Implementering på få uger.

Ulemper: Business Data Catalog kræver MOSS 2007 Enterprise licens

Udgifter til Protocol Handlers fra 3. parts leverandør

• •Slide 94

Telefonbog

• •Slide 95

Lotus Notes

• •Slide 96

Fase 3: Organiser virksomhedens informationer

Analyse af de forretningsmæssige behov for at strukturere data.

Udarbejdelse af en informationsstruktur, samt implementering af metoder til at oprette og vedligeholde dokumenter i denne struktur.

Tilpasse søge muligheder og resultater således de passer ind i informationsstrukturen.

Giver ustruktureret data egenskaber som struktureret data.

Eksempel: Ingeniør divisionen i en stor dansk produktionsvirksomhed havde behov for at finde og genbruge dokumentation vedrørende etablering og vedligeholdelse af fabrikkerne.

• •Slide 97

Fase 3: Organiser virksomhedens informationer

Giver fuld søgbarhed på dokumenter:

Fritekst

Metadata

Sikre kvaliteten og gennemsigtigheden af information

3. parts produkter som kan give en bedre brugeroplevelse:

Ontolica fra Mondosoft

Interse

• •Slide 98

Avanceret Søgning

• •Slide 99

Case 1 - Eksempler på 2 dages Proof of Concept

1 – 4 Sharepoint 2001/2003 sites

20 – 30 Exchange Public Folders med underfoldere

>½ TB filer på diverse netværks drev

1 - 2 intranet portaler og 1 - 2 internet side

Udrulning af Windows Desktop Search ved hjælp af SMS og styret af Group Policies.

• •Slide 100

Case 2 – High Performance eksempel

I forbindelse med en retssag skulle der fremfindes dokumenter med bestemte søgeord

10 TB data skulle indexeres (blev senere indsnævret til 5 TB)

MOSS 2007 installeret og konfigureret på 4 timer, selve indexeringen tog flere dage.

Kapacitets målinger: Server konfiguration; 2 stk. Dual Core Xeon processors, 4 Gb ram, gigabit

netværksforbindelse til alle indholdskilder. MOSS database + index var placeret på SAN

Ca. 1 TB indexeret i døgnet svarende til ca. 1 million dokumenter, dette kan optimeres ved at adskille Sharepoint og SQL server på separat hardware

Index fyldte ”kun” 150 Gb svarendes til 3% (Best practice fra Microsoft anbefaler dog man reserverer ca. 30% til index)

• •Slide 101

Case 3 – Novo Nordisk

I forbindelse med opgraderinge af 8000+ arbejdsstationer i Novo Nordisk gruppen, har NNIT forberedt en udrulning af Windows Desktop Search.

Følgende udforinger blev identificeret:

Memory forbrug (kun installeret på maskiner med over 380Mb RAM)

Der skal være rigelige diskplads

Man bør være opmærksom på Exchange Server load (kun indexering af cachedExchange data)

Windows profiler på netværks foldere ikke supporteret (løst med WDS v3.01)

Ovennævnte kan styres ved hjælp af Group Policies

• •Slide 102

Afslutning

E-mails

Centrale fil drev

Intranet

Filer lokalt på

brugernes PC

Forretnings systemer fx CRM og

ERP

Exchange Public

Folders

Lotus Notes

Databaser

Fase 1: Frigør virksomhedens eksisterende informationer

Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens informationer

Fase 3: Organiser virksomhedens informationer

Projekt forløbInformationer

Lav dine vaner om, og bliv bedre til information Management

v/ forfatter og virksomhedsejerTorben Wiese, Habitmanager

103

Bryd vanen og nå dine mål

Vidensdeling

1. marts 2007

”Det er ikke den stærkeste eller mest intelligente der overlever,men den der er mest forandringsvillig”

Charles Darwin

Program

• Kort præsentation af Habitmanager®

• Baggrund for vigtigheden af at arbejde med vaner

• Hvad er vaner – hvilke typer af vaner findes der

• Vaners indflydelse på

– Forandringer og fornyelse - indførelsen af nye ideer og arbejdsmetoder

– Håndteringen af Informationer

– Organisationens gennemslagskraft

• Hvordan øge muligheden for at opfylde dine og Jeres mål – igennem fokus på vaner

Giver uddannelser altid det ønskede resultat?

VanefokusVanefokusVanefokus

Tid

Færdigheds

forbedring

Uddannelse Uddannelse Uddannelse

Normal udvikling

Vane

tilbagefald

Vane

tilbagefald

Vane

tilbagefald

Habitmanager®

GfK Observaundersøgelse for Habitmanager:

”Hvor ofte tager du kritisk stilling til de vaner og rutiner du har?”

• 21% svarer at de relativt ofte tager stilling

”Det eneste konstante er forandringen”

Heraklitos for 2.500 år siden

”Gør som du plejer og du får det du plejer”

”Gør hvad du plejer og du får slet ikke hvad du plejer”

Det er ikke de STORE der spiser de SMÅ

…Det er de HURTIGE der spiser de LANGSOMME

Det er ikke de STORE der spiser de SMÅ

…Det er de ”HURTIGE” der spiser de LANGSOMME

”Nokia’s største trussel er selvtilfredshed”

Jorma Ollila, bestyrelsesformand og direktør i Nokia - 2001

”Vi har været for arrogante”

B&O’s Administrerende direktør Torben Ballegaard - 2005

Hvad er forskellen på afveksling og forandring?

Hvad er forskellen på forandring og forvandling?

Den bevidste og ubevidste brug af hjernen

Bevidst

Ubevidst

PlanlægningFordybelseHvilket mål?

Hvilke indsatser?Hvilken effekt?

EvalueringUmage

KoncentreretSingle-tasking

AfvekslingForandring

Vaner

Vi plejer…

Ensformigt

Jeg er som jeg er…

Rutiner

Rygmarvshandlinger

Traditioner

Ritualer

Spontanitet

Paradigme

Tage for givet…

Videre til det næste

Multi-tasking

Forandringsberedskab

Søger nyt

Kan se bort fra gamle oplevelser

Nysgerrig

”Lad os prøve…”

Forandringer er

muligheder

Forandrings-agent

Bruger erfaringer

konstruktivt

”Ikke alt nyt er godt…”

Betænkelig

Skal ”hjælpes” til

at prøve

Skeptisk

”Hvorfor ændre noget der virker…”

Træghed

Modvilje

”Bedre før i tiden…”

Bekæmper forandringer

”Det der går aldrig…”

Forhindrings-agent

”Jamen, det er jo det vi

allerede gør…”

Erfaringer

Ved undfangelsen

Ingen vaner

Ingen rutiner

Intet plejer

Rigid

”Lad mig være…”

”Jeg er som jeg er…”

”Hvad sagde jeg…”

Forandringer er en trussel

Hvilket udviklingsmønster følger vi ?

• Hvad er en vane?

• Hvor mange vaner har du?

Vaner

Hvad kendetegner din komfortzone ?

Komfortzone

Komfortzone

•

•

•

•

•

•

Privat

Arbejde Fritid

Familie

Forskellige vaner i forskellige sammenhænge

Vaner

Typer af vaner og deres indflydelse på mål og visioner

Vaner

Værdifulde Begrænsende

Neutrale

Typer af vaner og deres indflydelse på mål og visioner

Vaner

Værdifulde Begrænsende

Neutrale

Minevisioner

&mål

Typer af vaner og deres indflydelse på mål og visioner

Vaner

Tankemæssige

FølelsesmæssigeFysiske

Privat

Arbejde Fritid

Familie

Hvilke vaner – i hvilke situationer?

FølelsesmæssigeFysiske

Tankemæssige

Vaner

Værdifulde BegrænsendeNeutrale

•Morgen

•Formiddag

•Frokost

•Eftermiddag

•Aften

•Nat

Bryd vanen og nå dine mål

Vidensdeling

1. marts 2007

”Det er ikke den stærkeste eller mest intelligente der overlever,men den der er mest forandringsvillig”

Charles Darwin