1

Erfolgreiche Messebeteiligungdurch gezielte Pressearbeit

2

3

Inhaltsverzeichnis

1 Keine Angst vor der Presse, oder Journalisten sind auch nur Menschen

2 Das müssen Sie tun …

2.1 Wer soll für die Pressearbeit verantwortlich sein?

2.2 Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur

2.3 Informieren Sie Ihren Presseverantwortlichen

3 Für jede Zielgruppe die richtige Information

3.1 Fachpresse

3.2 Wirtschaftspresse

3.3 Funk und Fernsehen

3.4 Lokalpresse

3.5 Online-Medien

3.6 Betreuung von Journalisten auf dem Messestand

4 Die Instrumente für Ihre Pressearbeit

4.1 Presseverteiler

4.2 Pressedienste

4.3 Der Versand: Print oder online?

4.4 Die Presseinformation

4.5 Das Pressefoto

4.6 Die Pressemappe

4.7 Presseinformationen im Internet

4.8 Die Pressekonferenz

4.9 Das Pressegeschenk

4.10 Presseausschnitte

5 Messe-Nachbereitung und Erfolgskontrolle

6 So arbeitet die Presseabteilung der Messe Düsseldorf

7 Unser Service für Sie

7.1 Fachpresseliste

7.2 Pressemeldungen

7.3 Fototermine/Fernsehrundgänge

7.4 Presseplaner

7.5 Pressefächer

8 Akkreditierung

8.1 Journalistenbetreuung

9 Tipps für die Sonderfälle im Medienalltag

9.1 Elektronische Medien: Fernsehen/Hörfunk

9.2 Privater Hörfunk/Privates Fernsehen

9.3 Redaktion und Anzeigengeschäfte

9.4 Verlagsbeilagen usw.

9.5 Wenn die Meinungen auseinandergehen

9.6 Tipps für Interviews

10 Checklisten für Ihre Pressearbeit

10.1 Zeitplanmodell eines Presseauftritts vor einer Messeveranstaltung

10.2 Checkliste für Pressekonferenzen

10.3 Muster-Pressemeldung

10.4 Die Presseformulare der Messe Düsseldorf

4

Diese Broschüre wurde herausgegeben von derMesse Düsseldorf GmbHMesseplatzD-40474 Düsseldorf

Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung

Printed in GermanyDüsseldorf, April 2014

Neunte überarbeitete Ausgabe

5

Sehr geehrte Ausstellerin,sehr geehrter Aussteller,

Ihr Unternehmen beteiligt sich an einer Fachmesse in Düsseldorf. Eine Messebeteiligung kostet Geld, das wissen Sie als Aussteller sehr genau. Je intensiver und sorgfältiger Sie Ihre Messebeteiligung vorbereiten, desto größer wird der Nutzen sein. Deshalb sollten Sie alle Instrumente effektiv einsetzen, schon im Vorfeld des Ereignisses und natürlich auch bei der Nachbereitung.

Der Pressearbeit kommt zusammen mit der Werbung große Bedeutung für die Absatzstrategien sowie für die Gesamt- und Außendarstellung eines Unternehmens zu. Bitte beachten Sie: Pressearbeit ist ein eminent wichtiger Teil Ihres Messeauftritts. Das beste Produkt, die fantastischste Neuheit bringt Ihnen nichts, wenn die Öffentlichkeit bzw. der Fachbesucher nicht rechtzeitig davon erfahren.

Fachmessen haben ihre Funktion in der Vergangenheit immer wieder verändert und den Markterfordernissen angepasst. Sie sind nicht mehr ausschließlich Ordertermine, sondern sie haben ihre Kommunikationsfunktion in starkem Maße ausgebaut. Das bedeutet im Klartext: Besucher und Aussteller wollen sich über Neuheiten und Weiterentwicklungen sowie über die Konkurrenz und die Positionierung des eigenen Unternehmens im Zielmarkt informieren.

Ein unersetzliches Kommunikationsmedium für Sie als Aussteller sind die Medien, also Zeitungen, Zeitschriften, Hörfunk, Fernsehen und elektronische Medien wie z.B. das Internet. Diese Multiplikatoren für die eigene Messearbeit und die eigene PR-Strategie im Ganzen richtig anzusprechen und zu bedienen, muss das Inter esse Ihres Hauses sein.

Die Presseabteilung der Messe Düsseldorf unterstützt die Aussteller in ihrem Bemühen, Informationen über ihre Messeprodukte und ihr Unternehmen – in der richtigen Form – in die richtigen Medien – an die richtigen Zielgruppen zu bringen.

Die Presseabteilung kann aber nur der Mittler zwischen Ausstellern und den Medien sein. Deshalb müssen Sie selbst die Initiative ergreifen. Wir wollen Ihrer Messe beteiligung zu größtmöglichem Erfolg verhelfen.

Dieser Leitfaden soll Sie dabei unterstützen. Legen Sie ihn nicht zur Seite, und sagen Sie nicht, dass es noch zu früh ist für Ihre Pressearbeit. Kommunikation und Pressearbeit/Öffentlichkeitsarbeit sind Dauerthemen.

Nur wer ständig im Gespräch ist, schafft sich einen Namen (oder erhält ihn).

Unser Leitfaden ist das Produkt langjähriger Kommunikation mit Ausstellern und Medien. Er basiert nicht auf grauer Theorie, sondern sondern auf erlebter Praxis. Er entstand nicht am grünen Tisch, sondern aus der lebhaften und kontroversen Diskussion mit Journalisten aus allen Medien: Fach-, Wirtschafts-, Lokal-, Fernseh-, Hörfunk- und Online-Redaktionen. Wir haben auch die Erfahrungen verschiedener Unternehmenspressestellen, die seit langem die Partner Düsseldorfer Messen sind, einfließen lassen. Allen an diesem Projekt Beteiligten gilt deshalb unser ganz besonderer Dank!

Das vorliegende Heft ist also ein Leitfaden im wahrsten Sinne des Wortes, von Profis für Praktiker geschrieben! Unsere Bitte: Nutzen Sie ihn!

Noch ein ganz wichtiger Hinweis:

Erfolgreiche Pressearbeit hängt nicht von der Unternehmensgröße ab! Sagen Sie nie: „Das ist nichts für mich, das können nur große Konzerne!“ Pressearbeit ist für alle wichtig, egal ob Sie zehn oder zehntausend Mitarbeiter beschäftigen. Entwickeln Sie deshalb Ihr individuelles Messekonzept mit Ihrer spezifischen Pressearbeit.

Viel Erfolg bei Ihrer Messebeteiligung in Düsseldorf wünscht Ihnen

das Presseteam der Messe Düsseldorf.

Erfolgreiche Messebeteiligung durch gezielte Pressearbeit

Kooperation mit den Medien vor, während und nach einer Messe

6

Immer wieder erlebt man das Phänomen „Unsicherheit und Angst im Umgang mit der Presse“, das manche Unternehmen davon ab-hält, eine konsequente und offene Pressearbeit zu betreiben. Das sollte nicht sein und ist auch nicht nötig.

Wenn beide Partner die Aufgaben und Interessen des Gegenübers kennen und diesen als gleichwertig anerkennen und respektieren, ist die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit geschaffen. Das kann nur durch permanenten Dialog, durch Kommunikation geschehen. Dies bedeutet beim einen eine ehrliche, offene Informations politik (auch und gerade in Krisensituationen) und beim anderen den gewissenhaften Umgang mit den erhaltenen Informationen. Die Anforderungen der Öffentlichkeit an die Informationspolitik von Unternehmen haben sich in der Vergangenheit drastisch gewandelt. Es reicht heute nicht mehr, ausschließlich über neue Produkte und die finanzielle Situation eines Unternehmens zu berichten. Vielmehr sind zusätzliche Informationen, zum Beispiel über Verfahren, Inhaltsstoffe und die damit verbundene Umweltverträglichkeit, gefordert. Das heißt, dass ein Unternehmen, dessen Ziel es ist, Vertrauen in der Öffentlichkeit aufzubauen und zu sichern, in seiner Pressearbeit die Wünsche und Anliegen dieser Öffentlichkeit berücksichtigen und offensiv Stellung nehmen muss.

Ein Journalist, der fair behandelt wird, kann aufgrund seiner Sorgfaltspflicht und Treuhänderfunktion dazu beitragen, dass die Anliegen eines Unternehmens in angemessener Form an die Öffentlichkeit weitergegeben werden.

Für Ihre Pressearbeit bei einer Fachmesse bedeutet dies eine nachvollziehbare, seriöse Informationspolitik, auch wenn es über den Produktrahmen hinaus um weitergehende, eine breitere Öffentlichkeit interessierende Themen geht, bei denen eine Kontroverse vorprogrammiert ist (wie zum Beispiel: Umweltaspekte, humanere Arbeits welt usw.).

Widerstehen Sie der Versuchung, einen Tatbestand zu beschönigen oder zu verharmlosen, auch wenn es manchmal schwerfällt. Journalisten haben naturgemäß eine kritische Distanz zu Informa- tionen. Sie sollen, ja müssen sogar in vielen Fällen die Distanz wahren, um ihrer Aufgabe gerecht zu werden. Teilinformationen erhöhen lediglich die Bereitschaft zu weiterer Recherche, das „dicke Ende“ kommt dann schließlich noch dicker.

Langfristig zahlt sich eine offene, ehrliche Kommunikation mit Sicherheit aus.

1Keine Angst vor der Presse, oder Journalisten sind auch nur Menschen!

7

Sie haben sich entschlossen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen auf unserer Fachmesse einem großen Publikum zu präsentieren. Bereits lange vor Messebeginn haben Sie die Gestaltung Ihres Standes und den Einsatz von Prospekten, Katalogen und Preislisten festgelegt. Auch das Standpersonal wurde bestens darauf vor- bereitet, den Besuchern zu allen Fragen qualifizierte Auskünfte zu geben. Doch was passiert, wenn der erhoffte Besucherstrom ausbleibt, wenn zwar die Konkurrenz von guten Geschäfts- abschlüssen berichtet, Ihr Unternehmen jedoch bei der Auftragsvergabe leer ausgegangen ist …?

Um einen solchen Misserfolg zu vermeiden, müssen Sie die Fachbesucher über Ihre Messebeteiligung rechtzeitig informieren. Ein wichtiges Instrument dafür ist die gezielte Pressearbeit. Denn nur durch frühzeitige Kontaktaufnahme mit der Fachpresse und der daraus resultierenden Berichterstattung können Sie den Großteil der Besucher bereits im Vorfeld der Messe auf Ihr Unternehmen und auf die Leistungsfähigkeit Ihrer Produkte aufmerksam machen.

Wenn Sie bisher noch keine systematische Pressearbeit betrieben haben, scheuen Sie sich nicht, dieses Terrain zu betreten.

Von Ihrer Zurückhaltung profitieren vor allem jene Wettbewerber, die die Pressearbeit als effektives Mittel der Besucheransprache nutzen. Und das sind heute nicht mehr ausschließlich große Firmen. Auch viele kleine und mittlere Unternehmen haben die Vorteile guter Presse kontakte erkannt und arbeiten ständig daran.

Bevor Sie konkrete Maßnahmen ergreifen, müssen Sie zunächst einige grundsätzliche Fragen in Ihrem Unternehmen klären.

2.1 Wer soll für die Pressearbeit verantwortlich sein?

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen gehen oft davon aus, dass es sich für sie nicht lohnt, eine Fachkraft für Pressearbeit einzustellen oder gar eine eigene Abteilung für Presse- und Öffent-lichkeitsarbeit aufzubauen.

Langfristig gesehen – und Sie wollen ja nicht nur vor und während einer Messe im Gespräch sein – müssen Presseaktivitäten regel- mäßig durchgeführt werden. Denn nur wenn Sie die Journalisten regelmäßig mit Informationen versorgen, erreichen Sie Ihr Ziel: Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens in der (Fach-)Öffentlich keit. Darüber hinaus müssen aber auch direkte Kontakte zu den Medien aufgebaut und gepflegt werden. Besuchen Sie deshalb die wichtigsten Redaktionen, klären Sie in Telefonaten mit den zuständigen Redakteuren und Journalisten, welche Infor-mationen benötigt werden, oder laden Sie zum Beispiel zu einer Werksreportage ein. Neben Kontinuität ist in gleichem Maße Professionalität gefragt. Laienhaft verfasste Pressemitteilungen und falsche Auskünfte werfen ein schlechtes Licht auf das Unternehmen. Denn die Redaktionen messen Sie an den Profis der Branche, und schlecht aufbereitete Informa tionen erwecken dort leicht den Eindruck, dass Amateure am Werke waren.

Deshalb darf auch nicht der Verkauf oder die Werbung mit der Pressearbeit betraut werden. Denn mit der Zusendung von Prospekten und Katalogen ist die gewünschte Resonanz in den Medien sicherlich nicht zu erreichen. Auch der Hinweis: „Im Internet finden Sie alles über uns!“ ist nicht hilfreich. Redakteure werden täglich mit Informationen überflutet und sind auf Arbeitserleichterungen angewiesen: Eine gut formulierte Pressemitteilung hat immer Abdruckchancen, aber mit den werblichen Aussagen eines Prospektes wird sich ein Journalist nicht auseinandersetzen. Ihr Werbematerial landet postwendend und ungelesen im Papierkorb.

Es spricht also vieles dafür, einen Fachmann mit der Pressearbeit zu betrauen. Doch selbst, wenn Sie der Ansicht sind, dass sich diese Investition im Augenblick noch nicht lohnt, müssen Sie in Ihrem Betrieb

eine Person bestimmen, die für die Koordination der Presse- aktivitäten verantwortlich ist und nach außen hin als Ansprech-partner für die Journalisten auftritt.

In diesem Zusammenhang müssen Sie auch verbindlich klären, dass ausschließlich von dieser Person Informa tionen an die Redakteure und Journalisten, also an die Öffentlichkeit, weitergegeben werden dürfen, damit keine widersprüchlichen Aussagen in Umlauf geraten.

Nachdem die Verantwortung für die Pressearbeit in Ihrem Hause geregelt ist, können Sie die konkrete Planung und Durchführung der Maßnahmen in Angriff nehmen.

2.2 Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur?

Greifen Sie im Zweifelsfall auf das Know-how eines Pressebüros oder einer PR-Agentur zurück. Gerade, wenn Sie Neuland betreten, kann es für Sie nützlich sein, Spezialisten in Sachen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit über die Schulter zu schauen: Diese Fachleute wissen, wie eine gute Pressemitteilung formuliert wird, welche Medien mit welchen Texten bedient werden müssen oder zu welchem Zeitpunkt eine Pressekonferenz sinnvoll ist. Pressebüros beziehungsweise Agenturen sind außerdem bei der Erarbeitung eines Themenkatalogs und bei der zeitlichen Koordi- nierung eines Aktionsplanes behilflich. Kontinuierliche Beratung des Unternehmens, die Analyse der Presseaktivi täten des Wett- bewerbs sowie die Dokumentation der erzielten Veröffentlichungen gehören ebenfalls zum Leistungsspektrum.

Sie müssen nicht sämtliche Leistungen in Anspruch nehmen, sondern können Einzelaufträge für bestimmte Aktionen vergeben (zum Beispiel Organisation einer Pressekonferenz) oder nur einen Aufgabenbereich an die Agentur übertragen (zum Beispiel Erstellung der Pressemitteilungen und Erarbeitung eines fach- spezifischen Verteilers). Empfehlenswert ist jedoch eine langfristige Zusammen arbeit, um die Kontinuität Ihrer Pressearbeit zu gewähr- leisten.

Das müssen Sie tun …

2

++

8

Die Auswahl der „richtigen“ Presse- oder PR-Agentur ist jedoch mit einem gewissen Risiko verbunden. Gerade auf diesem Gebiet tummeln sich viele Neulinge, die von professioneller Pressearbeit nur wenig verstehen. Lassen Sie sich deshalb Referenzen vorlegen, vergeben Sie Probearbeiten, oder fragen Sie bei der DPRG e.V. – Deutsche Public Relations Gesellschaft, Reinhardtstraße 19, 10117 Berlin-Mitte, Tel. 030/80 40 97-33) nach, welchen Ruf die von Ihnen gewählte Agentur genießt. Dort können Sie auch Hinweise erhalten, welche Kosten für die verschiedenen Leistun gen gerechtfertigt sind.

Bedenken Sie bitte: Auch wenn Sie mit einer PR-Agentur zusammen- arbeiten, müssen Sie, Ihr Unternehmen, die Fäden in der Hand behalten.

Legen Sie die Inhalte fest und schauen Sie sich die Arbeit der Agentur genau an. Lassen Sie sich permanent unterrichten, nicht erst nach der Messe!

2.3 Informieren Sie Ihren Presseverantwortlichen

Ob Sie die Pressearbeit mit Mitarbeitern des eigenen Hauses oder mit einer PR-Agentur in Angriff nehmen, stets gilt derselbe

Grundsatz: Transparenz und Offenheit sind unverzichtbar in der Informationsweitergabe.

Denn der Presseverantwortliche ist nur so gut wie die Informationen, die er aus dem Betrieb erhält. Insbeson dere für die Zusammenarbeit mit den Fachjournalisten sind fundierte Kenntnisse notwendig, denn sie kennen die Branche, die wichtigen Unternehmen, deren Marktstellung und die Wettbewerbssituation sehr genau. Und vielleicht wissen sie auch über Ihr Unternehmen schon mehr, als Sie vermuten.

Der Presseverantwortliche Ihrer Firma muss auch auf kritische Fragen Antwort geben können. Lassen Sie ihn deshalb an allen Besprechungen der Führungsspitze teilnehmen, so dass er nicht nur die Produkte kennt, sondern auch über langfristige Strategien informiert wird. In die sem Kreis kann gleichzeitig festgelegt werden, welche Informationen nach außen gegeben werden sollen.

Sie müssen dem Presseverantwortlichen darüber hinaus die Mög-lichkeit geben, bei kritischen Themen nicht erst auf unangenehme Fragen der Medien zu warten, sondern die Probleme offensiv anzugehen. Wenn das Unternehmen einen Großkunden verloren hat oder sich die Neueinführung eines Produktes erheblich verzögert, obwohl der Termin allgemein bekannt war, muss die erste Stellung- nahme aus Ihrem Hause kommen. Lassen Sie sich nicht in die Defensive drängen, das schadet langfristig Ihrer Glaubwürdigkeit.

Auch auf Ihrem Messestand erwarten die Journalisten einen kompetenten Gesprächspartner, der Antworten geben kann, die die Meinung der Geschäftsleitung repräsentieren. Wenn Ihr Firmen- sprecher dort bei jedem heiklen Thema nur bedauernd mit den Schultern zuckt, ist der Erfolg der Pressearbeit gefährdet.

2

+

9

Als Aussteller haben Sie es in erster Linie mit folgenden Medien- vertretern zu tun:

– Fachjournalisten, (entweder Redakteure von Zeitungen oder Zeitschriften, also in der Regel Ange stellte eines Verlages oder freiberuflich tätige Journa listen)

– Wirtschaftsredakteuren (die bei Wirtschaftsmagazinen, Fachzeitschriften, Tageszeitungen oder Publikums zeit schriften tätig sein können)

– Hörfunk- und Fernsehjournalisten

– Lokalredakteure

– Online-Redakteure.

Wichtig ist, dass Sie auf die spezifischen Informationsbedürfnisse des jeweiligen Journalisten eingehen. Denn jedes Medium be- trachtet eine Information aus einem anderen Blickwinkel, arbeitet mit anderen Stilmitteln. Während der Fachredakteur über die technischen Details eines Produktes Bescheid wissen will, wird der Wirtschaftsredakteur mehr an den wirtschaftlichen und sozialen Aspekten (zum Beispiel Energieeinsparung, Umweltschutz, Verbesserung der Arbeitsbedingungen) interessiert sein, die mit der Markteinführung einer Neuheit verbunden sind. Für den Fernseh-journalisten ist es darüber hinaus wichtig, dass das Produkt auch optisch attraktiv ist, und der Hörfunkredakteur braucht einen Ge-sprächspartner, der einen Sachverhalt anschaulich schildern kann.

3.1 Fachpresse

Die wichtigste Medienzielgruppe für Sie als Aussteller ist die Fach-presse. Fachzeitschriften sind Instrumente der Marktorientierung, der Wissensvermittlung und des Erfahrungsaustausches. Fachzeit-schriftenleser sind die potentiellen Anwender Ihrer Produkte und die Besucher an Ihrem Messestand. Eine intensive und effektive Fachpressearbeit vor, während und nach einer Messe kann den Erfolg Ihrer Messebeteiligung nachhaltig positiv beeinflussen.

Verschaffen Sie sich deshalb einen umfassenden Überblick über die Fachzeitschriften Ihrer Branche.

Am besten, Sie abonnieren die für Sie und Ihr Unternehmen wichtigsten Titel. So erfahren Sie, welche Themen Sie den verschiedenen Publikationen anbieten können und wie die Infor- mationen aufbereitet werden müssen. Die meisten Fachmedien veröffentlichen neben Produktberichten auch Wirtschaftsmeldungen und Informationen über personelle Veränderungen, Jubiläen und kulturelle Aktivitäten von Unternehmen. Außerdem sind Sie durch eine sorgfältige Beobachtung der Fachpresse stets darüber infor- miert, wie sich der Wettbewerb der Öffentlich keit präsentiert. Viel-leicht ergeben sich daraus auch für Ihre eigene Pressearbeit neue Anregungen und Perspektiven. Eine hervorragende Möglichkeit, auf Ihre Messe beteiligung aufmerksam zu machen, bieten die Messevorschauen, die Fachzeitschriften und Branchenportale im unmittelbaren Vorfeld von Messen und Ausstellungen veröffentlichen.

Diese Berichte sind für Messebesucher in der Vorbereitungsphase eine vielbeachtete Orientierungshilfe.

Informieren Sie die Redaktionen deshalb rechtzeitig über Neuheiten und Weiterentwicklungen auf Ihrem Messestand.

Rechtzeitig heißt, dass Ihre Informationen dem Redakteur spätestens sechs Wochen vor dem Erscheinungstermin der Messe-ausgabe vorliegen müssen. Soviel Zeit ist in der Regel für Text- bearbeitung und Produktion einer monatlich erscheinenden Fachzeitschrift nötig.

Viele Fachredaktionen machen es den Ausstellern leicht und fordern Unterlagen über das Messeangebot für ihre Vorberichterstattung termingerecht ab. Aber Sie können auch selbst die Initiative ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen rechtzeitig auf dem Tisch des Redakteurs liegen. Besorgen Sie sich von Ihrer Werbeabteilung, Ihrer Werbeagentur oder den Verlagen die Mediainformationen der Ihnen wichtig erscheinenden Titel. Darin finden Sie den Themenplan des laufenden Jahres mit den Erscheinungsterminen der Messehefte.

3.2 Wirtschaftspresse

Für Wirtschaftsjournalisten sind Messen in erster Linie Barometer für Branchenkonjunkturen und Spiegelbilder wirtschaftlich-tech- nischer und sozialer Entwicklungen. Eine produktorientierte Pressearbeit hat nur dann Aussicht auf Erfolg, wenn Ihr Messe- angebot beispielhaft für diese Entwicklungen steht oder sie nachhaltig beeinflusst und verändert. Trotzdem sollten Sie auf das Interesse der Wirtschaftspresse vorbereitet sein.

Wirtschaftsjournalisten nutzen Messen und Ausstellungen gerne, um sich aus erster Hand über Unter nehmen und Märkte zu informieren.

Halten Sie deshalb auf Ihrem Stand Informationen mit wichtigen betriebswirtschaftlichen Daten (zum Beispiel Umsatz, Zahl der Mitarbeiter, Investitionen, Produktprogramm, Abnehmerstruktur usw.) bereit.

3.3 Funk und Fernsehen

Die Neugier von Funk und Fernsehen zu wecken, ist nicht einfach, auch wenn man es richtig macht und geeignete Produkte, Personen oder Themen anbieten kann. Diese Medien richten sich an eine breite Öffentlichkeit und machen bei der Themenauswahl ein großes, allgemeines Interesse zum Maßstab. Gerade bei hoch- spezialisierten technischen Fachmessen schränkt das den Kreis der für diese Art der Berichterstattung in Frage kommenden Exponate erheblich ein. Gefragt ist das Spektakuläre, das Exemplarische. Außerdem ist hier Voraussetzung, dass sich die Exponate fernseh- beziehungsweise hörfunkgerecht präsentieren lassen. Denken Sie daran, dass es auch bei Hörfunk und Fernsehen verschiedene

Für jede Zielgruppe die richtige Information

3

+

+

+

10

Ressorts gibt (zum Beispiel Aktuelles, Wirtschaft), und stimmen Sie die Inhalte Ihrer Meldungen darauf ab!

3.4 Lokalpresse

Lokalredakteure berichten gerne über Ereignisse und Initiativen in der heimischen Wirtschaft. Wie die Unternehmensgründung oder das Jubiläum eines ortsansässigen Betriebes, so hat auch ihre Messebeteiligung eine Chance, Beachtung zu finden.

Informieren Sie deshalb im unmittelbaren Messevorfeld die Lokalredaktionen der Tageszeitungen Ihres Firmenstandortes über Ihre Ausstelleraktivitäten.

Insbesondere dann, wenn Sie sich erstmals an einer Messe be- teiligen oder eine Neuheit vorstellen. Gehen Sie auf die Bedeutung Ihres Unternehmens für die Stadt oder Region und die Ziele ein, die Sie mit Ihrer Messebeteili gung anstreben. Vergessen Sie bei Ihrer Pressearbeit nicht die Lokalredaktionen der Düsseldorfer Tagespresse (zum Beispiel Rheinische Post, Westdeutsche Zeitung, usw.)! Prominenz am Messestand, Produktneuheiten für einen größeren Verbraucherkreis oder eine interessante Standaktion sind Themen, die gerne von der Düsseldorfer Lokalpresse aufgegriffen werden.

3.5 Online-Medien

Das Internet hat die Möglichkeiten der Informationsverbreitung enorm erweitert. Eine Fülle von Fachzeitschriften, Magazinen und Tageszeitungen bieten online-Versionen ihres Produktes an. Dazu kommen Branchenportale, Informationsdienste und eigenständige Online-Magazine. Sie alle bieten hervorragende Chancen, Meldungen aktuell und zielgruppengerecht zu platzieren. Wer Meldungen für das Internet schreibt, sollte sich vor allem einen Grundsatz zu Eigen machen: „In der Kürze liegt die Würze“ (Mehr zu diesem Thema in Kapitel 4.4: Die Presseinformation). Darüber hinaus freuen sich Internet-Redaktionen über gutes Bildmaterial, Video- und Audiodateien.

Nutzen Sie auch die Branchenportale, die die Messe Düsseldorf für viele ihrer Fachmessen betreibt!

Die Portal-Redaktionen sind an Ihren Neuheiten sehr interessiert und veröffentlichen sie gerne!

3.6 Betreuung von Journalisten auf dem Messestand

Messen und Ausstellungen bieten Journalisten hervorragende Möglichkeiten, sich im Gespräch mit der ausstellenden Wirtschaft über neue Produkte, neue Verfahren und Branchentrends zu informieren. Nutzen Sie diese einmalige Chance, Kontakte zu Journalisten zu knüpfen und zu pflegen. Sie sind auf Pressebesuch gut vorbereitet, wenn Sie folgende Punkte beachten:

– Auf Ihrem Messestand muss während der gesamten Laufzeit der Messe täglich (oder zumindest während der ersten Messetage) ein Ansprechpartner für die Presse zur Verfügung stehen. Wichtig ist, dass es sich dabei um einen Mitarbeiter handelt, der sich im Unternehmen und in der Branche bestens auskennt und vor allem die Kompetenz hat, auch kritische Fragen zu beantworten. Ebenso sollte der Firmeninhaber oder ein Mitglied der Führungsspitze bei Bedarf für Gespräche zur Verfügung stehen.

– Laden Sie Journalisten, deren Besuch Ihnen besonders am Herzen liegt, schon mehrere Wochen vor Messebeginn schriftlich ein, und vereinbaren Sie gegebenenfalls einen Termin.

– Halten Sie eine Pressemappe mit Informationen über Ihre Neuheiten, Weiterentwicklungen und über Ihr Unternehmens bereit.

3+

+

+

11

4.1 Presseverteiler

Es ist der Mühe wert, Arbeit und Zeit in den Aufbau und die Pflege von Presseverteilern zu investieren. Denn die beste Presseinformation nützt nichts, wenn sie an die falsche Adresse geht. Deshalb:

– Prüfen Sie, welche Fachzeitschriften und Zeitungen für Ihre Informationen in Frage kommen. Die Anschriften sollten möglichst auch das zuständige Ressort (nämlich die Redaktion und nicht die Anzeigenabteilung) nennen.

– Ordnen Sie Ihr Anschriftenmaterial nach Zielgruppen (zum Beispiel Fachpresse, Wirtschaftspresse, E-Medien = Hörfunk/Fernsehen). So können Sie Ihre jeweilige Versandliste stets dem Inhalt der Meldung anpassen, vermeiden damit Streuverluste und Portokosten.

Hilfe bei der Zusammenstellung von Verteilern leisten zahlreiche Nachschlagewerke, zum Beispiel:

– der STAMM-„Leitfaden durch Presse und Werbung“, Stamm-Verlag GmbH, Goldammerweg 16, D-45134 Essen, www.stamm.de

– die jährlich im Kroll-Verlag erscheinenden Pressetaschenbücher (branchenspezifische Fachpresse und Fachpressejournalisten), BEMA-Buchvertrieb, Aubachstraße 17a, D-32229 Seefeld/Obb.

– „Zimpel online“, ein Programm, mit dem Sie sich selbst Verteiler in verschiedenen Medienkategorien zusammenstellen können oder der „Zimpel-Verteilerservice“, bei dem Verteiler nach Kundenwünschen erstellt werden. Verlag Dieter Zimpel, Abraham-Lincoln-Straße 46, D-65189 Wiesbaden, www.zimpel.de

– „Redaktions Adress“, Media Daten Verlag, Abraham-Lincoln-Straße 46, D-65189 Wiesbaden (Zeitungen, Zeitschriften, Fachzeitschriften, E-Medien, Annuals).

Auch Wirtschafts- und Fachverbände, Industrie- und Handels- kammern sowie die Messe Düsseldorf können bei der Beschaffung von Redaktionsanschriften behilflich sein.

Um Ihre Verteiler stets auf dem neuesten Stand zu halten, sollten Sie alle Adressenänderungen, die Ihnen bekannt werden, sofort vermerken.

Überprüfen Sie die Richtigkeit der Anschriften regel mäßig.

4.2 Pressedienste

Eine weitere Möglichkeit, Presseinformationen zielgruppengerecht und ganz nach Bedarf zu streuen, bieten Presseagenturen wie z.B. dpa mit speziellen Serviceportalen für die PR-Branche. Gegen eine Gebühr haben Sie als registrierter Nutzer Zugriff auf die Verteiler der Agenturen für Texte, Bilder, Multimedia und vieles mehr.

Darüber hinaus gibt es im Internet zahlreiche Brancheninfor- mationsdienste, Portale und Newsletter, mit denen Sie Ihre Zielgruppe ohne Streuverluste erreichen. Auch diese Services sind oft mit Kosten verbunden. Prüfen Sie, ob es für Sie sinnvoll ist, dort eine Meldung platzieren!

4.3 Der Versand: Print oder online?

Pressetexte und Bilder werden fast ausschließlich per E-Mail verschickt. Dennoch gibt es auch heute noch Journalisten, die das auf Papier gedruckte Wort und den Postweg bevorzugen, auch wenn diese Gruppe zunehmend kleiner wird. Unser Tipp: Fragen Sie die bevorzugte Versandart ab und bauen Sie Ihre Verteiler entsprechend auf. So erhält jeder Ihre Informationen, wie er sie möchte und am leichtesten bearbeiten kann.

Wenn Sie Ihre Texte per E-Mail verschicken, verwenden Sie das Rich Text Format (RTF) als Dateiformat. Es stellt sicher, dass Ihre Pressemeldung von jedem Empfänger, ganz gleich welches Betriebssystem er nutzt, geöffnet und bearbeitet werden kann.

4.4 Die Presseinformation

Die Chance, dass Ihre Presseinformation abgedruckt wird, hängt wesentlich von ihrem Aufbau und der Formulierung ab.

Ihr Produkt kann noch so gut, Ihre Nachricht noch so interessant sein – wenn das Wesentliche im Text nicht sofort erkennbar ist, geht die Meldung unter. Bedenken Sie, dass Redaktionen eine Fülle von Informationen erhalten. Der Redakteur hat die Qual der Wahl und steht stets unter Zeitdruck. Verständlich, dass er zuerst Texte berücksichtigt, die auf Anhieb seine Neugier wecken und leicht zu bearbeiten sind. Machen Sie vor allem deutlich, worin der Nutzen Ihres Produktes für den Anwender liegt.

Um veröffentlicht zu werden, müssen Pressemitteilungen immer auf ein aktuelles, besonderes Ereignis oder eine Neuigkeit eingehen. Wenn Sie darüber hinaus folgende Regeln beachten, haben Sie gute Aussichten auf Erfolg:

– Fassen Sie sich kurz, schreiben Sie sachlich und in der dritten Person.

– Vermeiden Sie werbliche Aussagen und Superlative. Da Redak- tionen für die Richtigkeit ihrer Aussagen verantwortlich sind, werden solche Formulierungen ohnehin gestrichen.

– Stellen Sie die wichtigsten Informationen an den Anfang. Eine gute Orientierung bieten die „fünf W’s“ (Wer, Was, Wann, Wie, Warum). Diese Fragen müssen sich für den Leser sofort beant-worten lassen. Außerdem erleichtert ein so aufgebauter Text das Kürzen bei Platzmangel.

– Versehen Sie den Text mit einer Überschrift oder Überschriften, die die Kernaussage(n) deutlich machen.

Die Instrumente für Ihre Pressearbeit

4+

+

+

+

12

– Verzichten Sie, wo möglich, auf Fachausdrücke und Fremdwörter. Der Leserkreis von Fachzeitschriften setzt sich nicht nur aus Technikern zusammen. Es erschwert dem Redakteur außerdem die Arbeit, wenn er Ihren Text erst „übersetzen“ muss.

– Für das Ausland bestimmte Meldungen müssen in der Landes- sprache abgefasst sein. Lassen Sie den Text von einem Fachüber-setzer, am besten einem Muttersprachler, übersetzen.

Wichtig ist auch der formale Aufbau einer Pressemeldung:

– Sie ist in der Kopfleiste deutlich mit dem Aufdruck „Presseinfor- mation“ zu versehen. Optimal sind vorgedruckte oder digitale Deckblätter, die alle Standardinformationen (zum Beispiel Firmenadresse, Telefonnummer usw.) enthalten.

– Vermerken Sie das Versanddatum und für Rückfragen den Namen des Presseverantwortlichen und seine Telefonnummer, möglichst auch die Telefaxnummer und E-Mail-Adresse.

– Das Papier darf nur einseitig und mit mindestens 1,5 Zeilen Abstand beschrieben werden. Schreiben Sie 30 Zeilen pro Seite und 40–50 Anschläge pro Zeile.

– Wichtig! Strukturieren Sie den Text durch Absätze, und ver- zichten Sie auf Unterstreichungen, Versalien und ähnliche Hervorhebungen zum Beispiel von Markennamen.

– Fügen Sie dem Text ein Foto bei oder geben Sie einen Hinweis darauf, ob ein Foto zum Text angefordert werden kann, bei wem und wo.

4.5 Das Pressefoto

Fotos sind ein unverzichtbares Element der Gestaltung von Print-medien.

Ein gutes Bild hat oft größere Abdruckchancen als ein Text!

Darüber hinaus können Bilder Presseinformationen sinnvoll ergänzen und erläutern. Gerade Fachredaktionen sind auf gutes Fotomaterial angewiesen, weil sie oft nicht die Möglichkeit haben, einen Pressefotografen zu beschäftigen oder teure Bilderdienste in Anspruch zu nehmen. Aber gute Fotos sind leider selten. Die häufigsten Fehler: Die Bilder sind zu klein, die Bildqualität ist schlecht, und das Motiv lässt vermuten, dass ein Amateur am Werk war.

Ganz wichtig! Nehmen Sie auf keinen Fall Motive aus Ihren Werbe- prospekten. Achten Sie darauf, dass Ihre Fotos glaubwürdig sind und fotografierte Personen oder Gegenstände in ihrer „natürlichen“ Umgebung dargestellt sind. Beispiel: Eine Maschine im Werk foto-grafieren, nicht im Fotostudio!

Das sollten Sie bei Pressefotos beachten:

– Die Produktion von Pressefotos gehört in die Hand eines Presse- oder Industriefotografen. Er weiß, welche Ansprüche Redaktionen an Bildqualität und Bildaufbau stellen.

– In der Medienwelt hat das digitale Bild das Papierfoto verdrängt. Wichtig ist die richtige Bildauflösung! Sie sollte mindestens 300 dpi betragen.

– Zu jedem Bild gehört eine Bildunterschrift, die Auskunft über das Motiv, Veröffentlichungsrechte und den Absender (Firmenadresse) gibt.

Tipp: Der Zusatz „honorarfrei“ erspart Rückfragen und erleichtert den Abdruck eines Fotos.

Beachten Sie auch, dass Sie mit Bildern oft große Datenmengen versenden, auf die nicht jedes Empfänger-Postfach eingerichtet ist. Das kann zu Verärgerungen führen. Fügen Sie Ihrem Pressetext zunächst nur ein Bild bei und bieten Sie an, weiteres Bildmaterial per E-Mail oder als CD bei Bedarf nachzuschicken. Sie können auch auf Bildmaterial hinweisen, dass Sie in Ihrem firmeneigenen Online-Presseservice für die Medien bereit halten.

4.6 Die Pressemappe

Wenn Sie Journalisten mit mehreren Pressemeldungen versorgen wollen, empfiehlt es sich, eine Pressemappe auszugeben. Den Inhalt der Mappe bestimmt der Anlass, zu dem sie verteilt wird. Bei einer Messe sind das Pressekonferenzen oder der Besuch eines Journalisten auf dem Stand.

In die Pressemappe gehören Informationstexte über Messeneuheiten, eine Foto-CD und ein Bericht über das Unternehmen mit den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Daten für die Wirtschaftspresse. Informationen über andere Produkte Ihres Unternehmens sollten auf Wunsch am Stand ausgegeben werden können.

Wird die Pressemappe bei einer Pressekonferenz verteilt, erwartet der Journalist außerdem eine Liste der Sprecher mit vollständigen Vornamen, Namen, Titeln und Funktionen sowie die Redetexte. Wenn möglich, fügen Sie auch eine Kurzfassung des Konferenz- inhaltes mit den zentralen Aussagen der Redner bei. Berück- sichtigen Sie, dass internationale Messen auch von ausländischen Journalisten besucht werden. Sie sollten deshalb Ihre Pressemappe auch fremdsprachig, zumindest in Englisch, bereithalten. Die Übersetzungen sollte unbedingt ein Fachübersetzer vornehmen. Schlecht übersetzte Texte, vor allem wenn es sich um Fachtexte handelt, können nicht nur zu schwerwiegenden Missverständnissen führen, sondern schaden auch dem Ansehen Ihres Unternehmens.

Ein guter Service ist es, wenn Sie Texte und Bilder zusätzlich auf einem USB-Stick anbieten.

Wenn Sie einen Online-Presseservice unterhalten, können Sie alternativ in der Pressemappe einen Hinweis darauf platzieren, dass Ihre Texte dort abrufbar sind.

4

+

+

13

4.7 Presseinformationen im Internet

Es empfiehlt sich, innerhalb Ihres Internet-Auftritts einen eigenen Bereich für die Presse einzurichten. Diese Sektion sollte direkt von der Startseite der Homepage aus per Button zu erreichen sein und auf den ersten Blick übersichtlich aufzeigen, welche Angebote bereitgehalten werden (z.B. News, Unternehmensinformationen, Produktinformationen, Archiv, Fotoservice, Ansprechpartner etc.). In dem Pressebereich sollte tagesaktuell das Text- und Fotomaterial zur Verfügung stehen, das es in Ihrem Unternehmen gibt. Gerade im Vorfeld einer Messe bietet es sich an, ein Link zu der ent-sprechenden Veranstaltung einzurichten, um auf Ihre Teilnahme aufmerksam zu machen. Das zugehörige Logo kann vom Messeserver heruntergeladen werden.

Für viele Veranstaltungen ist die Messe Düsseldorf mit einem eigenen Portal im Internet vertreten. Hier wird den Ausstellern die Möglichkeit geboten, ihre Neuheiten und Firmeninformationen an prominenter Stelle aufzuführen – eine nützliche Ergänzung zu Ihrem eigenen Online-Auftritt.

4.8 Die Pressekonferenz

Die Pressekonferenz bietet die Chance, persönliche Kontakte zu den Journalisten auf- und auszubauen und einen um- fassenderen Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln.

Andererseits stehen die Redakteure gerade während der Messe-laufzeit extrem unter Zeitdruck. Überlegen Sie deshalb sorgfältig, ob eine Pressekonferenz während der Messe genügend sachlichen Gehalt bietet, so dass sie sich für die Journalisten auszahlt. Sie als Aussteller stehen nämlich mit Ihrer Veranstaltung im Wettstreit mit vielen anderen Unternehmen um die knappe Zeit der Journalisten und um den begrenzten Raum in den Fachzeitschriften. Wenn Sie keine substanziellen Informationen weiterzugeben haben, können Sie die Journalisten schnell verärgern, und die gewünschte Resonanz bleibt aus.

Statt eine Pressekonferenz zu veranstalten, können Sie die Journalisten auch zu Gesprächen auf Ihren Messestand einladen. Die Geschäftsleitung hat bei Einzelbesuchen viel eher die Möglich-keit, auf die speziellen Fragen und Interessen von Fach-, Wirt-schafts- oder Tageszeitungsjournalisten einzugehen. Das fördert die Intensität der Gespräche und bietet die Chance, von den Redakteuren – die ja auch bestens informiert sind – interessante Neuigkeiten zu erfahren.

Wenn Sie trotzdem der Ansicht sind, einen bedeutenden Anlass für eine Pressekonferenz zu haben, beginnen Sie rechtzeitig mit den organisatorischen Vorbereitungen. (Eine Checkliste finden Sie auf Seite 24.) Zunächst müssen Sie Ort und Termin mit der Unter- nehmensführung abstimmen, denn ihre Anwesenheit ist ein absolutes Muss, damit eine umfassende Diskussion möglich ist. Haben Sie einen Termin ins Auge gefasst, klären Sie diesen unbedingt mit der Presseabteilung der Messe Düsseldorf und

eventuell auch mit den wichtigsten Journalisten ab. Zum gleichen Zeitpunkt hat vielleicht schon ein anderes Unternehmen zu einer Pressekonferenz geladen. Als Ort bietet sich ein Raum auf dem Messegelände oder in dessen unmittelbarer Nähe an, damit die unter Termindruck stehenden Redakteure nicht schon wegen des langen Weges von Ihrer Veranstaltung fernbleiben.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, auf Ihrem Stand eine Pressekonferenz zu organisieren. Das hat den Vorteil, dass Sie sich in Ihrem eigenen Umfeld bewegen, den Journalisten Ihre Produkte vorführen können und auch über die Pressemappe hinausgehende Informationen zur Hand haben, falls danach gefragt wird.

Sind Termin und Ort abgestimmt, müssen Sie drei bis vier Wochen vor der Pressekonferenz die schriftliche Einladung mit Antwortkarte versenden (an ausländische Journalisten kann die Einladung sogar bereits fünf bis sechs Wochen vorher geschickt werden).

Schicken Sie die Einladung per E-Mail, dann können Sie etwas kurzfristiger agieren (ca. eine Woche). Medien, die täglich große Mengen aktueller Informationen bearbeiten wie z.B. Presseagen-turen und Tageszeitungen, ziehen es vor, Informationen per E-Mail zu erhalten oder bestehen sogar darauf. Diesen Wünschen sollte man unbedingt nachkommen. Dennoch: Gedruckte Einladungen sind selten geworden. Gerade deshalb können sie Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Eine Chance für Sie, sich durchzusetzen!

Vergessen Sie dabei nicht, alle wichtigen Daten wie Ort, Uhrzeit, Referenten usw. hervorzuheben (weitere Hinweise für die Einladung finden Sie in der beigefügten Checkliste). Falls die Antwort auf die Einladung ausbleibt, können Sie einige Tage vor dem Ereignis noch einmal die Redaktionen telefonisch um eine Terminbestätigung oder -absage bitten.

Bei der inhaltlichen Vorbereitung müssen Sie die einzelnen Referenten darauf einschwören, sich möglichst kurz zu fassen.

Wortbeiträge von maximal zehn Minuten müssen ausreichen, um die wichtigsten Informationen weiterzugeben.

Menschen sind meist eitel. Viele wollen reden. Begrenzen Sie deshalb die Zahl der Referenten auf maximal drei. Bleiben Sie hart. Die anschließende Diskussion darf keiner zeitlichen Begrenzung unterliegen. Erfahrungsgemäß wird sie aber kaum mehr als 20 Minuten in Anspruch nehmen. Bereiten Sie die Redner auch auf kritische Fragen vor, damit es nicht zu peinlichem Schweigen oder hektischen Reaktionen kommt.

Um sicherzustellen, dass den Journalisten alle genannten Fakten zur Verfügung stehen, halten Sie Pressemappen bereit, die neben den Referaten auch ein Kurzporträt Ihres Unternehmens sowie Fotos der vorgestellten Produkte und eventuell auch der Redner enthalten.

Überreichen Sie diese Informationen bereits vor Beginn der Konferenz, damit die Journalisten während der Vorträge erste Bearbeitungen und Ergänzungen vornehmen können.

Bei einem Buffet oder Mittagessen können Sie sich zwar als guter

4+

+

14

Gastgeber präsentieren, doch während der Messe haben die Journalisten nur selten Zeit, daran teilzunehmen. Es reicht deshalb völlig aus, wenn Sie Konferenzgetränke bereithalten.

4.9 Das Pressegeschenk

Es ist weit verbreitet, Journalisten im Anschluss an ein Presse- gespräch oder bei einem Besuch am Stand ein Geschenk zu überreichen. Die Auswahl des Pressegeschenks verlangt allerdings eine gehörige Portion Fingerspitzengefühl. Allzu teure Präsente verfehlen meistens die gewünschte Wirkung. Was lediglich Dank für die Zusammenarbeit ausdrücken soll oder Zeichen der Gast- freundschaft ist, könnte von dem Beschenkten als Versuch der Manipulation oder sogar der Bestechung interpretiert werden. Sein Berufsethos verpflichtet den Journalisten zur Objektivität, und die überwiegende Mehrheit der Journalisten nimmt diese Verpflichtung ernst. Belassen Sie es deshalb bei Aufmerksamkeiten. Ersetzen Sie Geld durch Phantasie!

Etwas Nützliches oder Dekoratives für den Schreibtisch, ein originelles Spiel oder auch ein als Geschenk geeignetes Produkt Ihres Hauses bereitet Freude, ohne zu verpflichten.

Denken Sie auch daran, dass Pressegeschenke handlich und leicht zu transportieren sein sollten. Wer schleppt schon gerne Kartons durch Messehallen oder Konferenzräume?

4.10 Presseauschnitte

Vor und während der Messe haben Sie die vorgestellten PR-Instru-mente eingesetzt. Nach der Messe möchten Sie natürlich wissen, in welchen Publikationen über das Unternehmen und seine Produkte berichtet wurde.

Verlassen Sie sich nicht allein darauf, dass Ihnen Belegexemplare zugesandt werden, denn nicht alle Verlage pflegen diesen Service. Am besten, Sie abonnieren die wichtigsten Fachzeitschriften und sehen sie gezielt daraufhin durch, ob Ihre Firma oder Ihre Produkte darin erwähnt werden.

Um eine möglichst vollständige Sammlung der Bericht erstattung zu erhalten, schalten viele Unternehmen auch Ausschnittdienste ein. Doch werden die Fachzeitschriften bei der Recherche nur ungenügend berücksichtigt. So liegt dann zwar der Vierzeiler einer Lokalausgabe vor, aber nicht der mehrseitige Fachartikel über Produktneuheiten Ihres Unternehmens. Für besondere PR-Aktionen, bei denen Sie die gesamte Tages- und Wirtschaftspresse informieren, ist es durchaus sinnvoll, den Ausschnittdienst einmalig in Anspruch zu nehmen. Mit der Bestellung sollten Sie dem Ausschnittdienst dann auch den Text Ihrer Pressemitteilung sowie eine Auflistung der angeschriebenen Redaktionen (Verteiler) zukommen lassen, damit man dort weiß, auf welche Publikationen besonders zu achten ist.

Adressen und Konditionen der verschiedenen Ausschnittdienste fin-den Sie im „STAMM-Leitfaden durch Presse und Werbung“. Auf den zugesandten Ausschnitten finden Sie dann gleichzeitig Hinweise auf die Höhe der Auflage und in welchem Rhythmus die Publikation erscheint. Damit haben Sie einen Überblick, wie viele Leser Ihre Mitteilung erreicht hat. Doch ärgern Sie sich nicht, wenn eine wichtige Tageszeitung nicht auf Ihre Pressemeldung reagiert hat, denn Sie sollten die Abdruckergebnisse nicht zum einzigen Maßstab für den Erfolg Ihrer Arbeit machen.

4+

+

15

Nach dem Ende der Messe sollten Sie gleich mit der Nachbereitung beginnen. So wie Sie Ihren Messeerfolg bewerten und analysieren, müssen Sie auch Ihre Pressearbeit nachbereiten.

Registrieren Sie deshalb die Namen und Anschriften der Journalisten und Redaktionen, die bei Ihnen am Stand waren, und aktualisieren Sie so Ihren Presseverteiler.

Erstellen Sie Ihren eigenen Messeabschlussbericht für die Presse und schicken Sie ihn den Journalisten. Nutzen Sie den Abschluss- bericht der Messe Düsseldorf, um Ihre Meldung anzureichern. Sie finden ihn unmittelbar nach Messeschluss auf der jeweiligen Homepage der Veranstaltung im Online-Presseservice

Journalisten, die sich angemeldet hatten, aber nicht an Ihrem Stand erschienen sind, empfiehlt es sich, die Pressemappe zu schicken. Denjenigen, die da waren, zeigt ein kurzer Dankesbrief, dass Sie Interesse an ihrer Arbeit und der weiteren Zusammenarbeit haben. Versuchen Sie, den Kontakt zu halten bis zu Ihrem nächsten Messeauftritt in Düsseldorf. Berichtenswertes über Ihre Produkte oder die Unternehmensentwicklung gibt es auch zwischen den Veranstaltungen. Halten Sie sich in Erinnerung, aber nur mit wirklich interessanten Nachrichten.

Der Erfolg der Pressearbeit ist nur schwer zu messen. Auch wenn Sie hervorragende Arbeit geleistet haben, werden Sie Ihr Unter-nehmen nicht unbedingt auf den ersten Seiten aller wichtigen Publikationen wiederfinden.

Doch vielleicht haben Sie während der Laufzeit der Messe bemerkt, dass das Interesse der Journalisten an Ihrem Unternehmen größer als bei vorherigen Messeauftritten war oder dass Fragen gestellt wurden, die bereits auf fundierten Kenntnissen beruhten. Auch damit haben Sie Beweise für den Erfolg Ihrer Pressearbeit erhalten.

Eines müssen Sie sich bei der Bewertung Ihrer Arbeit immer wieder vor Augen führen: Pressearbeit verlangt viel Geduld, und Sie können nicht gleich nach den ersten Aktivitäten erwarten, dass die gesamte Presse Ihr Informationsangebot annimmt. Nur wenn Sie die Medien kontinuierlich mit sachlichen Informationen versorgen und die einmal geknüpften Kontakte auch weiterhin pflegen, gewinnen Sie eine positive öffentliche Meinung für Ihr Unternehmen und stärken das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit Ihrer Produkte. Der Erfolg Ihrer Pressearbeit kann deshalb nur langfristig beurteilt werden.

Messenachbereitung und Erfolgskontrolle

5

16

Die Messe Düsseldorf misst der Zusammenarbeit mit der internatio-nalen Presse entscheidende Bedeutung bei. Bereits weit im Vorfeld einer Fachmesse nimmt das zuständige Presseteam seine Arbeit auf. Gemeinsam mit den Auslandsvertretungen der Messe Düsseldorf werden die relevanten Presseanschriften aus aller Welt beschafft oder aktualisiert. Wie bereits erläutert, sind – vor allem im Ausland – die jeweiligen Fachzeitschriften die wichtigsten Ansprechpartner. Je nach Art und Inhalt der einzelnen Messen werden jedoch auch alle anderen Medien, wie zum Beispiel Wirtschaftsmagazine, Tages-zeitungen, Hörfunk und Fernsehen, angesprochen.

Meldungen über alle Aspekte der Messe sowie die wirtschaftliche und soziale Bedeutung der ausstellenden Branche werden konti- nuierlich erstellt und von der Presseabteilung zielgruppenspezifisch gestreut. Zudem werden sie in den Online-Presseservices der Messen zusammen mit Bildmaterial und vielen anderen Informationen rund um die Messe den Journalisten zur Verfügung gestellt.

Ergänzt wird die Pressearbeit durch Fachartikel, die die Presse- abteilung bei Fachjournalisten in Auftrag gibt. Darin werden aktuelle Branchenentwicklungen aufgegriffen, die Thema der Messe sein werden. Experten der zuständigen Industrieverbände oder Trägerorganisationen und der Messe Düsseldorf stehen auf Presse-konferenzen im In- und Ausland Rede und Antwort.

Alle wichtigen Informationen sowie eine Auswahl an Fotomotiven steht auch im Internet im Pressebereich der jeweiligen Messe zur Verfügung.

Mit Hilfe von gezielt und medienspezifisch aufgearbeitetem Informationsmaterial werden Hörfunk und Fernsehen auf die Messe aufmerksam gemacht. Spezielle Termine sowie Messerundgänge für Fotografen und Fernsehteams setzen die Messe ins rechte Bild und machen sie somit einem breiten Publikum bekannt.

„Wozu das alles?“

Pressearbeit ist ein entscheidender Faktor, um eine Messe international bekannt zu machen. Mit Hilfe der Presse erfahren Fachleute aus aller Welt von dem für ihre Branche wichtigen Messeereignis und werden zum Besuch in Düsseldorf angeregt. Und das ist der Punkt, der für Sie, den Aussteller, die Messebeteiligung lohnend macht: Der Besuch von Experten, denen Sie Ihre Produkte oder Ihre Dienstleistung präsentieren, mit denen Sie ins Geschäft kommen. Die Arbeit der Presseabteilung der Messe Düsseldorf kommt somit jedem einzelnen Aussteller unmittelbar zugute, auch wenn einzelne Firmen oder Produkte nicht besonders hervorgehoben werden.

Lassen Sie sich von uns Termine und Orte der Pressekonferenzen nennen, die vor der jeweiligen Messe im Aus- und Inland veran- staltet werden. Bitte beachten Sie dabei, dass die Übersee-Presse- konferenzen zu den großen Investitionsgütermessen zum Teil bereits bis zu einem Jahr vor Beginn der Messe stattfinden. Weisen Sie Fachjournalisten, zu denen Sie oder Ihre Auslands- niederlassungen gute Kontakte haben, auf diese Pressekonferenzen hin.

So arbeitet die Presseabteilung der Messe Düsseldorf

6

17

Die Presseabteilung der Messe Düsseldorf hat für Sie ein Paket an Services geschnürt, um Sie bei Ihren Presseaktivitäten im Rahmen Ihrer Messebeteiligung zu unterstützen. Die folgenden Services werden Ihnen in unserem Online-Order-System angeboten, für das Sie direkt nach der Zulassung die Zugangsdaten erhalten.

7.1 Fachpresseliste

Wir stellen Ihnen gerne für jede Messe die aktuellen Anschriften der wichtigsten Fachzeitschriften aus dem In- und Ausland zur Verfügung. Diese Liste soll Ihnen bei Ihrer eigenen Pressearbeit behilflich sein und Ihnen eine gezielte Ansprache der in Frage kommenden Medien ermöglichen.

7.2 Pressemeldungen

Zeitungen und Fachzeitschriften sind ideale Multiplikatoren, die Sie nutzen sollten. Beste Karten haben Sie mit Pressemeldungen zu neuen Produkten und innovativen Dienstleistungen sowie mit Hin-tergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen. In professioneller Sprache, ohne Werbung und mit echtem Informationsgehalt haben Ihre Nachrichten beste Chancen auf Veröffentlichung. Hinterlegen Sie Ihre Pressemeldungen im Internetportal der jeweiligen Messe. Mit Nutzung Ihres Aussteller-Logins können Sie Eingaben im Be-reich „Ihre Firma im Portal“ vornehmen. Diese Präsentationsplatt-form für Aussteller bietet Ihnen viele kostenfreie Möglichkeiten, Ihre Firma online darzustellen. Ein umfassendes Firmenprofil mit Foto und/oder vollständige Produktinformationen erhöhen Ihre Resonanz bei Medien ebenso wie bei Interessenten und Kunden.

Erfahrungsgemäß wird dieser Service von der Presse rege genutzt, um in einem Messevorbericht eine Vorschau auf die zu erwartenden Neuheiten und Weiterentwicklungen zu geben und um die vor-liegenden Berichte als fachlichen Wegweiser durch die Messe zu nutzen. Wer sich der kleinen Mühe nicht unterzieht, von diesem – kostenlosen – Angebot Gebrauch zu machen, erweckt leicht den Eindruck, er habe nichts Interessantes vorzuweisen.

Natürlich ist auch uns folgende Überlegung nicht unbekannt: Firmen, die eine bedeutende Neuerung auf einer Messe vorstellen wollen, fürchten manchmal, sich durch die Vorabinformation der Presse des „Knüllereffekts“ der eigenen Präsentation zu berauben. Natürlich ist bei der Markteinführung eines neuen Produktes abzuwägen, wann und wie man dieses Produkt am wirkungsvollsten bekannt macht. Doch bei diesen Überlegungen darf nicht übersehen werden, dass es letztlich darauf ankommt, Kaufinteressenten für das Produkt zu gewinnen. Messebesucher sind Kaufinteressenten. Sie sehen sich jedoch auf der Messe mit einer kaum überschaubaren Fülle von Exponaten konfrontiert.

7.3 Fototermine / Fernsehrundgänge

Die von den Ausstellern eingereichten Produktinformationen dienen natürlich auch der Information des jeweiligen Presseverantwort- lichen bei der Messe. Und wenn es auch banal klingt:

Nur Informationen, die uns zugehen, können wir auch weiter-leiten.

Das bedeutet, dass wir in unseren Gesprächen mit Fachjournalisten, bei der Zusammenstellung von Themenangeboten für Hörfunk und Fernsehen und bei der Auswahl geeigneter Objekte für Fototermine und TV-Aufnahmen nur das berücksichtigen können, von dem wir rechtzeitig Kenntnis erhalten haben. Gerade bei den letztgenannten Aktivitäten – Fototermine und Fernsehrundgänge – sind wir auf ausführliche Exponatbeschreibungen angewiesen, um abwägen zu können, ob die Produkte optisch gut darstellbar und von möglichst breitem Verbraucherinteresse sind.

Selbst wenn es nicht gelingt, einen Produktbericht termingerecht einzureichen, sollte jeder Aussteller unbedingt auch noch kurz- fristig die Presseabteilung über seine Exponate sowie über alle Sonderaktivitäten während der Messe (zum Beispiel Besuch promi-nenter Gäste am Stand) informieren.

Eines muss in diesem Zusammenhang aber noch einmal deutlich gesagt werden: Die Auswahl der Exponate, über die berichtet wird, trifft jede Redaktion, jede Fachzeitschrift und jeder Fernsehsender selbst. Wir können, genau wie Sie in Ihren eigenen PR-Aktivitäten, nur anbieten – ein Anspruch besteht nicht. Wenn aber aufgrund einer Vorabinformation Journalisten an Sie herantreten: Nutzen Sie die Chance! Verweigern Sie keine weitergehenden Auskünfte.

Seien Sie bereit, die – meist kleinen – Unbequemlichkeiten einer Foto- oder Fernsehaufnahme mitzutragen!

Selbst wenn Foto- oder TV-Aufnahmen, die oftmals einen Tag vor Messebeginn stattfinden, Ihren Zeitplan beim Standaufbau etwas durcheinanderbringen: Um die Wirkung eines Berichtes im Fernsehen oder eines Fotos in der Tageszeitung wird Sie jeder Wettbewerber beneiden!

7.4 Presseplaner

Die Presseabteilung erstellt zu jeder Messe in Düsseldorf einen Presseplaner für Journalisten. Diese Broschüre, die von den Journa-listen als Leitfaden und Arbeitshilfe ausgiebig genutzt wird, enthält:

– Termine aller Pressekonferenzen während der Messe.

– die Namen aller Repräsentanten der ausstellenden Unternehmen, die sich als Ansprechpartner für Journalisten an den Messe- ständen zur Verfügung halten.

– allgemeine Informationen über die jeweilige Messe, die Namen des Presseteams, Hinweise zum Service für Journalisten.

Unsere Services für Sie

7+

+

+

+

18

Sie haben sich sicher lange vor Beginn einer Messe überlegt, ob Sie die Anwesenheit zahlreicher Fachjournalisten in dieser Zeit für eine Pressekonferenz Ihres Hauses nutzen wollen. Die Kriterien, anhand derer Sie sich für oder gegen eine

Firmenpressekonferenz

entscheiden sollten, haben wir Ihnen bereits dargelegt. Wir sind aber auch jederzeit gerne bereit, Sie im persönlichen Gespräch bei der Entscheidungsfindung zu beraten oder Ihnen bei der Wahl des Termins und Ortes sowie bei der Zusammenstellung einer Liste der einzuladenden Journalisten behilflich zu sein. Eines sei aber auch deutlich gesagt: Vorbereitung und Ausführung einer Pressekonferenz liegen allein in Ihrer Verantwortung, wir können lediglich Hilfestel-lung leisten.

Auf jeden Fall sollten Sie aber Termin und Ort Ihrer Veranstal-tung mit uns abstimmen – bevor Ihre Einladung versandt wird.

Das hat zwei Gründe. Zum einen nehmen wir in der Presseabteilung eine zeitliche Koordination der anfallenden Konferenzen vor. Sollten sich nämlich zwei Firmen für denselben Termin anmelden – was bei Messen mit 500 und mehr Ausstellern häufig vorkommt – werden diese sofort auf die Überschneidung aufmerksam gemacht und um Verlegung einer der geplanten Konferenzen gebeten. Ein Verfahren, das sowohl für die veranstaltenden Firmen als auch für die Journa- listen sehr wichtig ist. Nach den im Presseplaner veröffentlichten Ausstellerpressekonferenzen teilen sich nämlich viele Journalisten ihren Arbeitstag auf der Messe ein.

Ganz aktuell weisen wir Zeit und Ort noch einmal am Tag der Konfe-renz im Presse-Center aus.

Gleichzeitig mit der Bitte um Bekanntgabe Ihres Pressekonferenz- termins fordern wir Sie auf, einen oder mehrere Mitarbeiter Ihrer Firma namentlich zu benennen, die sich während der gesamten Messezeit für Gespräche mit Journalisten zur Verfügung halten. Diese Angaben werden im Presseplaner veröffentlicht und stellen sicher, dass Journalisten, die sich für Ihre Produkte interessieren, gleich fachlich betreut und nicht aus Unwissenheit voreilig abge- fertigt werden. Dass der benannte

Ansprechpartner für die Presse

natürlich ein exzellenter Kenner des Unternehmens und kompetent genug sein muss, auch kritischen Fragen zu begegnen, wurde bereits ausgeführt.

7.5 Pressefächer

Fast jeder Journalist, der eine Messe besucht, kommt auch in das Presse Center. Sie als Aussteller können von dieser Einrichtung profitieren, indem Sie ein Pressefach mieten, um dort Ihre Presse-mitteilungen oder -mappen auszulegen. Auch dieses Bestellformular finden Sie im Online-Order-System.

Die Fächer befinden sich gleich am Eingang des Presse Centers und werden – in alphabetischer Reihenfolge – mit den Namen der Ausstellerfirmen versehen.

In diesen Pressefächern sollten Sie in jedem Fall nur Presse- material deponieren, also keine Prospekte oder Fotos für Werbezwecke.

Haben Sie Ihre Pressemitteilungen in verschiedenen Sprachversionen vorrätig, so sollten Sie auch entsprechend viele Pressefächer an- mieten und diese deutlich kennzeichnen. Mit Hilfe der Pressefächer haben Sie die Chance, auch außerhalb Ihres eigenen Messestandes die Journalisten anzusprechen und für Ihre Exponate zu interessie-ren.

7+

19

Journalisten, die eine Messe in Düsseldorf besuchen möchten, erhalten eine Pressekarte – allerdings nur, wenn sie sich offiziell als Pressevertreter ausgewiesen haben.

Pressekarten werden nur nach Vorlage gültiger Presseausweise oder Redaktionslegitimationen ausgegeben.

Für uns eine nicht immer einfache Auslese. Und wir sind ziemlich restriktiv bei der Ausgabe von Pressekarten und der Anerkennung der unterschiedlichen Legitimationen. Wir möchten damit sicher- stellen, dass diejenigen, die mit einer Pressekarte der Messe Düssel-dorf Ihren Stand betreten, Ihre fachliche Unterstützung verdienen. Denn bei uns arbeiten fast ausschließlich hochkarätige Medien- vertreter. Dies hat über die Jahre hinweg zu einer qualitativ hoch-wertigen Berichterstattung, gerade in den Fachmedien, geführt. Das soll so bleiben und möglichst noch besser werden.

„Qualität ist das Maß der Dinge“, dieser Satz gilt nicht nur für unsere Veranstaltungen, sondern auch für die Pressearbeit. Wenn also ein Medienvertreter an Ihrem Stand erscheint, achten Sie bitte darauf, dass er eine gültige Pressekarte der Messe Düsseldorf besitzt oder sich durch unsere Jahrespressekarte ausweisen kann. So sehen die beiden Karten aus:

Jahrespressekarte

Veranstaltungspressekarte

Akkreditierung

umd1302_00220.indd 1 11.09.13 16:12

Da kein Akkreditierungssystem vollkommen ist, die Bitte der Presse- abteilung an Sie: Wenn Sie Zweifel haben, ob jemand mit Presse-karte wirklich Journalist ist, oder jemand sich als Anzeigenvertreter o.ä. herausstellt, geben Sie dem zuständigen Pressereferat Bescheid. Wir kümmern uns dann darum. Grundsätzlich gilt natürlich: Jeder akkreditierte Journalist ist ein wichtiger Partner. Für uns, um mit der jeweiligen Messe die gewünschte Publizität zu erreichen, und für Sie in Ihrem Bemühen, Ihrer Firma und Ihren Produkten Auf-merksamkeit und geschäftlichen Erfolg zu verschaffen.

Nutzen Sie darum die Tatsache, dass viele Medienvertreter die Pressekarte sichtbar tragen. Sprechen Sie sie an und überreichen Sie ihnen Ihre Pressemappe, informieren Sie sie sachlich über die Neuheiten, die Ihr Unternehmen auf der Messe vorstellt. Aus sol-chen Zufallsbegegnungen können sich wertvolle Kontakte ergeben. Resignieren Sie aber auch nicht, wenn ein Journalist kein Interesse zeigt. In der differenzierten Presselandschaft sind Journalisten oftmals nur für bestimmte Teilbereiche einer Branche zuständig und von daher nur an bestimmten Aspekten einer Messe interessiert.

8.1 Journalistenbetreuung

Die Messe Düsseldorf bietet den bei ihr akkreditierten Journalisten einen umfassenden Service – das ist einer der Gründe, warum wir so hohe Maßstäbe bei der Akkreditierung anlegen. Im Presse Center, zu dem nur Medienvertreter Zutritt haben, bieten wir Fach- und Wirtschaftsinformationen über die Messe und die an ihr beteiligten Branchen, Meldungen über Kongressveranstaltungen, Seminare und Sonderschauen, Fotos, Ausstellerberichte, Presseplaner und Katalo-ge an. Voll ausgestattete Arbeitsräume stehen zur Verfügung. W-LAN, Telefon sowie PCs mit Internet anschlüssen gewährleisten die schnelle Verbindung zu den Redaktionen in aller Welt.

Das Presseteam vermittelt auf Wunsch die Kontakte zu Interview- partnern und zu Experten für Hintergrundgespräche. Nicht zuletzt nutzen Journalisten das Presse Center, um im Verlauf eines anstren-genden Messetages eine Pause einzulegen, mit Kollegen aus dem In- und Ausland zu sprechen oder sich einfach bei einem Imbiss zu entspannen.

8

+

+

+

20

9Auch für die elektronischen Medien sind Messen in Düsseldorf ein Ereignis. Die Bedürfnisse dieser Medien sind natürlich andere als die der Printmedien, der gedruckten Presse. Der Hörfunk lebt von interessanten Gesprächspartnern und Neuheiten. Für den Fernseh-redakteur ist neben dem Neuheitenwert natürlich auch die optische Umsetzbarkeit von größter Wichtigkeit. Ein wenig attraktiver Stand und ein nicht fernsehgerecht präsentables Objekt sind kaum dazu angetan, ein Fernsehteam zur Berichterstattung zu motivieren.

9.1 Elektronische Medien: Fernsehen/Hörfunk

Machen Sie sich bitte klar, welch hoher PR-Wert in einem Fernseh- spot oder Hörfunkbeitrag steckt. Wenn es eventuell auch zusätz- lichen Aufwand bedeutet, helfen Sie den Fernseh-, Hörfunkrepor-tern und auch Fotojournalisten.

Seien Sie kooperativ, richten Sie Ihren Stand her, und ermögli-chen Sie die Aufnahmen.

Die möglicherweise anfallenden Kosten stehen in keinem Verhältnis zum zu erwartenden Nutzen.

9.2 Privater Hörfunk / Privates Fernsehen

Einen erwähnenswerten Sonderfall gibt es in der Landschaft der privaten Hörfunk- und Fernsehsender. Deren Beiträge haben nicht immer redaktionellen Charakter, sondern sind manchmal reine Wer-besendungen. Das bedeutet: Trotzdem ein Vertreter dieser Medien mit einer Pressekarte der Messe Düsseldorf ausgestattet ist, kann es sich hier um einen für die Werbung zuständigen Mitarbeiter handeln. Ob es sich lohnt, sich in eine Sendung einzukaufen, muss jeder Aussteller selbst entscheiden.

Die Presseabteilung der Messe Düsseldorf kann hier nur einige Hinweise zur Beachtung geben:

– Privatsender beauftragen manchmal freie Produktionsfirmen. Lassen Sie sich erklären, für welche Sendung produziert wird. Fragen Sie nach dem Produktionsauftrag der Rundfunkanstalt.

– Angenommen, Sie haben der Produktion zugestimmt: Machen Sie einen „Kaufvertrag“, in dem Folgendes festgehalten werden sollte: a) Sender b) Titel der Sendung c) Sendezeit (Tag und Uhrzeit).

– Informieren Sie sich über Zuschauerzahlen der Sendung oder des Senders (Reichweite).

Fernsehauftritte im Privatfernsehen sind teuer. Prüfen Sie deshalb vorher ganz genau, ob sich das Projekt für Sie rechnet.

9.3 Redaktion und Anzeigengeschäfte

Die redaktionelle Arbeit der verschiedenen Medien ist grundsätzlich getrennt vom Anzeigengeschäft der Verlage. Auch viele Unterneh-men legen aus gutem Grund nicht Pressearbeit und Werbung in die selben Hände.

Grundsätzlich gilt:

– Zeitschriften und Zeitungen leben von der Werbung ihrer Anzei-genkunden. Vernünftige und dauerhafte redaktionelle Bericht- erstattung ist nur für Medien möglich, die auf finanziell gesunden Füßen stehen. Schon aus diesem Grund ist Anzeigenwerbung unbedingt notwendig.

– Eine Anzeige eignet sich sehr gut zur Unterstützung einer redaktionellen Aussage, sie kann die Aufmerk samkeit für die besprochenen Produkte erhöhen.

– Werbung und redaktionelle Arbeit haben unterschiedliche Ziele. Weder ersetzt eine Anzeige den journalistisch aufbereiteten Inhalt, noch ersetzt ein Artikel eine Anzeige.

Es ist zwar nicht die Regel, aber es kommt durchaus vor, dass Anzeigenschaltungen von redaktionellen Berichterstattungen abhängig gemacht werden und umgekehrt. Es ist Ihre Entscheidung, ob Sie in dieser Form für Ihr Unternehmen werben wollen. Berücksichtigen Sie dabei aber bitte folgende Gesichtspunkte:

Leser sind potenzielle Kunden und Käufer Ihres Produktes, die sich, gerade im Vorfeld einer Messe, über den für sie interessanten Markt frühzeitig informieren wollen. Sie lesen und kaufen das Blatt nur, solange sie sicher sind, dass allein die Sachkenntnis und das Urteilsvermögen der an der Stoffbeschaffung und -verarbeitung beteiligten (Fach-)Journalisten für die Auswahl und Darbietung des redaktionellen Textes maßgeblich sind. Tritt hier eine Vertrauens- krise ein, ist auf beiden Seiten, bei Ausstellern und Verlagen, großer und schwer zu behebender Schaden entstanden.

Als Aussteller sollten Sie ein Interesse daran haben, dass die (Fach-) Redaktionen im journalistischen Sinne unabhängig sind. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist nur dann erfolgreich, wenn sie auf lange Sicht geplant wird und nicht auf die kurzfristig erfolg-reich umgesetzte Maßnahme setzt.

In diesem Zusammenhang noch eine Bitte der Presseabteilung der Messe Düsseldorf:

Normalerweise erhalten nur ausgewiesene Journalisten unsere Pressekarten. Aber auch uns ist es nicht immer und in jedem Fall möglich, den Anzeigenvertreter vom Journalisten zu unterscheiden. Informieren Sie uns, wenn jemand einen Presseausweis trägt, Ihnen aber tatsächlich Anzeigenschaltungen oder andere kostenpflichtige Leistungen anbietet. (Namen und Telefonnummern finden Sie in Ihren Teilnahme- und Ausstellerinformationen und im Internet). Wir haben ein Interesse daran, dass der als Journalist ausgewiesene Gesprächspartner am Stand auch tatsächlich ein Journalist ist.

Tipps für die Sonderfälle im Medienalltag

+

+

+

21

9 9.4 Verlagsbeilagen, Sonderseiten, Supplements, Themenhefte usw.

Zahlreiche Zeitschriften und Zeitungen geben unterschiedliche Verlagsbeilagen, Sonderseiten, Supplements, Magazine und Themenhefte für bestimmte Zielgruppen heraus. Es ist dabei völlig normal, wenn Sie vom Verlag, nicht von der Redaktion, auf die Möglichkeit zur Anzeigenschaltung hingewiesen werden. Entscheiden müssen Sie natürlich selbst. Hier ein paar Informationen als Ent-scheidungshilfen:

– Höhe der Zeitungs- oder Zeitschriftenauflage

– Verbreitungsgebiet (international, national, regional, lokal)

– Bekanntheitsgrad der Zeitung/Zeitschrift

– Ist die avisierte Zielgruppe für Ihr Unternehmen und Ihr Projekt interessant und groß genug?

– Bei technischen Beilagen: Repräsentiert das Thema wirklich Ihre Produktpalette?

– Bei Ausgaben in Auslandsmärkten: Ist das betreffende Land oder die Region für Sie ein Zielmarkt?

– Wird das Thema umfassend, ausreichend und professionell aufbe-reitet?

– Wie hoch sind die Kosten?

Wenn Sie der Überzeugung sind, dass sich für Sie der Einsatz auszahlt, sollten Sie nicht zögern, die entsprechenden Angebote anzunehmen.

9.5 Wenn die Meinungen auseinandergehen

Nicht immer entspricht das, was am Ende in der Zeitung steht, genau den Intentionen des Urhebers, mit anderen Worten: Man fühlt sich missverstanden oder falsch interpretiert. Der Journalist hat möglicherweise eine andere Meinung als das Unternehmen und beurteilt das Produkt weniger positiv. Was ist in einem solchen Falle zu tun?

Vorab: Es ist das wesentliche Merkmal einer freien, unabhängigen Presse, sich von keiner Seite vorschreiben zu lassen, welche Mei-nung sie zu vertreten hat! Danach sollte man sich die Frage stellen, inwieweit das Geschriebene nicht auch seine Berechtigung und Richtigkeit hat, ob nicht die eigene Produktbeschreibung zu positiv war, die eigene Werbetrommel nicht zu laut gerührt worden ist (der allzu leichtfertige Einsatz von Superlativen – Das Beste, Größte, Schönste! Einzigartig! Weltneuheit! usw. schreit geradezu nach kritischer journalistischer Überprüfung).

Ist man dennoch der Meinung, zu schlecht weggekommen zu sein, empfiehlt sich zunächst der Kontakt zum zuständigen Redakteur. Weisen Sie ihn in Ruhe darauf hin, dass man die Sache auch anders sehen könnte, und versuchen Sie auf gütlichem Wege, also unter Berufung auf die journalistische Fairness, ins Gespräch zu kommen.

Das ist auch dann noch zu empfehlen, wenn der zur Diskussion stehende Bericht falsche Daten über das entsprechende Produkt in Umlauf gebracht hat oder wenn durch gravierende Übertragungs-, Verständnis- oder Druckfehler so sinnentstellend darüber berichtet worden ist, dass sich kaum ein Leser für das Produkt entscheiden wird.

Wenn man es der Redaktion überlässt, einen Vorschlag zu machen, wie der Fehler korrigiert werden kann, wird nicht nur sehr viel weniger Staub aufgewirbelt. Man verhindert darüber hinaus auch eine Konfrontation, die Brücken abbrechen kann.

Bedenken Sie in einer solchen – zugegeben ärgerlichen – Situa-tion: Pressearbeit und PR sind auch eine Vertrauenssache.

Erst wenn aller gute Wille nichts hilft und die Möglichkeiten zur gütlichen Einigung erschöpft sind oder Ihr Gegenüber uneinsichtig auch gegenüber eindeutigen Fehlern bleibt, sollten Sie sich auf das Presserecht (in der Bundesrepublik Deutschland: die Pressegesetze der Bundesländer) berufen und den Abdruck einer selbst formulier-ten Gegendarstellung verlangen. Denken Sie daran, dass Meinungen nicht gegendarstellungsfähig sind. Sie dürfen nur „Falsche Fakten und Behauptungen“ korrigieren.

Dieses sollte und muss aber die absolute Ausnahme sein!

9.6 Tipps fürs Interview

Interview ist nicht gleich Interview, und so wie es unterschiedliche Medien gibt, sind auch die Interviewtechniken und -abläufe sehr verschieden. Für unseren Bereich können wir vier Interviewtypen unterscheiden:

a) das Interview in einer Fachzeitschrift

b) das Interview in der Tages- und Wirtschaftspresse

c) das Rundfunk- und

d) das Fernsehinterview.

Die Typen a) und b) sind oftmals gar keine Interviews im Sinne eines tatsächlich durchexerzierten „Frage-und-Antwort-Spiels“. Die Redaktion möchte Fragen zur Produktpalette, zur Produkt- oder Firmenpolitik oder zu einem bestimmten, eventuell heiklen Thema (zum Beispiel Ökologie) schriftlich beantwortet haben. Wenn es sich tatsächlich um ein Gespräch handelt, führt entweder der Sprecher Ihres Unternehmens oder im Idealfall ein Mitglied der Geschäftsleitung dieses Gespräch während der Messe, nach oder vor der Veranstaltung durch.

Bedenken Sie bitte immer: Sie gehen beim gesprochenen Interview durchaus ein Risiko ein, nämlich, dass Sie etwas sagen, was Sie (so) gar nicht sagen wollten. Manchmal bieten Redaktionen an (meistens Fachzeitschriften), den Interviewtext fachlich noch einmal zu überprüfen. Diese Gelegenheit sollten Sie nutzen.

In anderen Fällen sollten Sie auf die Sorgfaltspflicht des Journa-listen vertrauen. In der Bundes republik Deutschland sind die Re-

+

+

+

22

9daktionen verpflichtet, den Interviewtext zur Veröffentlichung vom Interviewten freigeben zu lassen. Falls man hiervon Gebrauch machen möchte, ist es wichtig zu wissen, dass es nur um inhaltliche Korrekturen zur Vermeidung von Fehlern oder Missverständnissen geht. Versuchen Sie bitte nicht, stilistische oder sprachliche Dinge zu verändern, letztlich haben Sie selbst Ihre Gedanken in Worte zu kleiden versucht. Wenn Sie unsicher sind, was Sie sagen sollen, seien Sie sich der möglichen Konsequenzen bewusst und lassen Sie es lieber!

Beim Hörfunk- und Fernsehinterview sieht die Sache noch anders aus. Zwar ist die Gelegenheit dazu viel seltener, aber wenn es dazu kommt, dann heißt es aufgepasst! Was Sie vor Mikrofon und Kamera erklären, das gilt. Erst recht beim Live-Interview!

Deshalb:

– Bereiten Sie sich gründlich darauf vor!

– Gehen Sie mit dem Redakteur die Fragen vorher durch!

– Lassen Sie sich erklären, in welchem Zusammenhang das Inter-view gesendet wird!

– Schreiben Sie auf, was Sie sagen wollen!

– Prüfen Sie, ob die Ihnen zugestandene Zeit dafür reicht!

– Das Wichtigste gehört an den Anfang des Statements, kurze Sätze erhöhen den „Merkwert“ und verhindern das Verlieren des eigenen Fadens!

– Kein „Fachchinesisch“, keine Höflichkeitsfloskeln, der Hörer beziehungsweise Zuschauer soll Sie verstehen können!

– Sprechen Sie Ihr Statement im Stehen, das erleichtert das Atmen!

– Der Hörfunk lebt unter anderem vom Wechsel der Stimmen, also kurze und präzise Statements!

– Ruhig und gleichmäßig sprechen, aber nicht gleichgültig wirken!

Für Fernsehinterviews bedenken Sie bitte zusätzlich:

– Lassen Sie sich, wenn möglich, ein wenig schminken! Glänzende Stirnpartien sehen später im Bild überhaupt nicht vorteilhaft aus!

– Prüfen Sie Ihre Frisur ebenso wie den Sitz Ihres Anzuges, Ihrer Socken, Ihres Kleides oder der Krawatte!

– Bleiben Sie ganz ruhig stehen, und bewegen Sie sich nicht hek-tisch hin und her. Lassen Sie auch die Augen nicht hin und her wandern!

– Falls Sie während des Interviews sitzen, lehnen Sie sich nicht zurück! Das kann leicht überheblich wirken.

Auf eventuelle Besonderheiten wird Sie der Interviewende hinwei-sen, sprechen Sie also mit ihm die Gesamtsituation durch.

23

10Im folgenden finden Sie ein Modell für einen Zeitplan Ihrer Presse- arbeit. Unterschiedliche Veranstaltungen und Inhalte verlangen unterschiedliche zeitliche Vorläufe, das müssen Sie bei Ihrer Zeit- planung berücksichtigen. Auch Ihr individuelles Unternehmens- pressekonzept hat natürlich maßgeblichen Einfluss auf Ihre Zeit- planung. Wenn Sie zum Beispiel Auslandspressearbeit betreiben wollen, müssen Sie für die Aktion mehr Zeit (und auch einen größeren Etat) einplanen.

Unser Modell listet deshalb in einem groben Zeitraster die erfor-derlichen Schritte für erfolgreiche Pressearbeit bei Fachmessen auf. Daran sollten Sie je nach Bedarf Ihre individuellen Schritte orientieren.

10.1 Zeitplanmodell eines Presseauftritts vor einer Messeveranstaltung

12 Monate vorher:

– Erstellen Sie einen zielgruppengerechten Presseverteiler, aktua-lisieren Sie Ihr altes Adressenmaterial. Greifen Sie, wenn nötig, auf die erwähnten Adressenanbieter zurück.

– Legen Sie jetzt bereits fest, wer in Ihrem Hause für die Presse- arbeit Ihres Messeauftritts verantwortlicher Ansprechpartner sein soll. (Falls Sie die Aufgaben einer Agentur übertragen wollen, ist es jetzt höchste Zeit!)

6 Monate vorher:

– Erstellen Sie die ersten Basisinformationen für die Fachpresse.

– Erstellen Sie einen ersten groben Ablaufplan Ihrer Pressearbeit (Maßnahmenkatalog) für die Messe.

3 Monate vorher:

– Falls Sie bereits jetzt wichtige Informationen für die Fachpresse haben, können Sie eine erste Pressekonferenz zu Ihre Messebe-teiligung durchführen.

– Informieren Sie die Fachpresse für die Vorberichterstattung Ihrer Produktneuheiten.

– Beauftragen Sie ggf. einen Ausschnittdienst für Ihre Veröffent- lichungen.

– Legen Sie in Zusammenarbeit mit der Presseabteilung der Messe Düsseldorf Ihren Pressekonferenztermin während der Messe (Anlass überprüfen!) fest.

– Mieten Sie Ihr Pressefach im Pressezentrum der Messe Düsseldorf.

– Teilen Sie dem Pressereferat den Namen des für Ihre Pressearbeit zuständigen Ansprechpartners Ihres Hauses mit.

– Konzipieren Sie Ihre Pressemappen.

Checklisten für Ihre Pressearbeit

– Lassen Sie, falls nötig, Übersetzungen anfertigen. Das Material sollte zumindest in Deutsch und Englisch vorliegen.

– Lassen Sie professionelle Pressefotos von Ihren Exponaten machen.

3 bis 4 Wochen vorher:

– Laden Sie Fach- und Wirtschaftspresse an Ihren Stand beziehungs- weise zu Ihrer Pressekonferenz auf der Messe ein.

2 Wochen vorher:

– Informieren Sie Ihre regionalen und lokalen Tageszeitungen über Ihren Messeauftritt und bieten Sie dort Ihre Informationen an.

– Überprüfen Sie noch einmal, ob alles bereit ist (Pressemappen usw.).

– Teilen Sie es dem Pressereferat mit, wenn Sie optisch reizvolle Motive für den Fotorundgang am Messevortag anbieten können. (Bedenken Sie bitte, Ihr Stand muss präsentabel sein!)

1 Woche vorher bis zum Messeschluss:

– Geben Sie an die Presseabteilung Berichtenswertes, Kurioses oder Interessantes für die Messe-Splitter weiter (Besuch von VIPs an Ihrem Stand o.ä.).

Nach der Messe:

– Beobachten Sie die Veröffentlichungen in der Presse.

– Lösen Sie am Messestand gegebene Versprechen ein, spezielle Informationswünsche zu erfüllen (besonderes Info-Material, Fallstudien, Aufsätze, Interviews u.ä.) oder äußern Sie sich dazu.

– Schicken Sie Journalisten, die nicht zu Ihnen an den Stand gekommen sind, eine Pressemappe zu.

– Schicken Sie den Journalisten einen eigenen Abschlussbericht über Ihren Messeauftritt. Bedanken Sie sich bei den Journalisten, die Sie am Stand besucht haben, mit einem netten Brief für ihr Interesse.

– Presseveröffentlichungen bringen evtl. Echo in Form von Leser- anfragen. Sorgen Sie dafür, dass rasch, kompetent und umfassend reagiert wird. Bleiben Sie am Ball! Jeder nicht bearbeitete Kon-takt kann ein vorzeitig abgebrochenes Verkaufsgespräch sein.

– Halten Sie Kontakt zu den Medien bis zu Ihrem nächsten Messe-auftritt in Düsseldorf. Nehmen Sie die Namen der Journalisten, die Sie während der Messe besucht haben, in Ihre Verteiler auf.

+

24

10Pressekonferenzen Veranlasst Erledigt

8 Hilfsmittel

8.1 Plakate

8.2 Modelle

8.3 Powerpoint

8.4 Videos

8.5 Multimedia

9 Ablaufplan Veranstaltung für alle Mitwirkenden

10 Pressemappe

10.1 Presseinformationen

10.2 Ansprachen

10.3 Fotos

10.4 Prospekte

10.5 Veranstaltungsprogramme

10.6 Grafiken

10.7 Notwendige Auflagenhöhe feststellen

10.8 Vervielfältigung veranlassen/Druckvorlagen erstellen

10.9 CDs oder USB-Sticks produzieren

10.10 Mappen konfektionieren

10.11 Pressegeschenk

11 Versand der Pressemappen an nicht erschienene Journalisten, deren Interesse bekannt ist

Checkliste für Pressekonferenzen

Pressekonferenzen Veranlasst Erledigt

1 Terminierung unter Berücksichtigung:

1.1 der Verfügbarkeit der Schlüsselredner

1.2 redaktionelle Interessenschwerpunkte/ Verfügbarkeit der Journalisten

2 Programm

2.1 Themen

2.2 Rednerauswahl

2.3 Vortragsablauf

2.4 Briefing der Schlüsselredner

2.5 Diskussionsleiter benennen

3 Tagungsort-Auswahl

3.1 Raumgröße

3.2 Sitzordnung

3.3 Bewirtung

3.4 Beleuchtung

3.5 Elektrische Anschlüsse

3.6 Garderobe

3.7 Telefon

3.8 Internet

4 Kostenplan

5 Sicherung des Veranstaltungsortes

6 Presseeinladungen

6.1 Einladungen/Antwortkarten/-formulare

6.2 Nachfassen/Telefon oder E-Mail

7 Personal

7.1 Hostessen

7.2 Technisches Bedienungspersonal

7.3 ggf. Dolmetscher

The World’s Leading Retail Trade Fair

16 – 20 February 2014

Düsseldorf · Germany

www.euroshop.de

EuroShop

Your

Global Global

Flagship Flagship

Event. Event.

esp1401_01031.indd 1

30.05.12 15:15

25

10

dru1602_00001.indd 1

31.10.12 11:33

DüsselDorf Germany 08 –14 may 2014 INTerPACK.CoM

to

PROCESSES AND PACKAGINGLEADING TRADE FAIR

ipc1401_01112.indd 1

22.08.12 10:21

The World’s Leading Retail Trade Fair

16 – 20 February 2014

Düsseldorf · Germany

www.euroshop.de

EuroShop

Your

Global Global

Flagship Flagship

Event. Event.

esp1401_01031.indd 1

30.05.12 15:15

www.prowein.com

International Trade FairWines and Spirits

pwe1402_00022.indd 1 22.04.13 14:02

10.3 Muster-Pressemeldung+

26

10 10.4 Die Presseformulare der Messe Düsseldorf+

27

10

28

10

29

10

30

10Dieser Leitfaden hat Ihnen hoffentlich einige nützliche Hinweise für Ihre Pressearbeit geben können. Vielleicht hat er auch Ihr Interesse geweckt, sich intensiver mit dem Thema zu beschäftigen. Im Folgenden finden Sie ein Literaturverzeichnis, das Ihnen eine Auswahl an Veröffentlichungen zum Thema Public Relations vor- stellen will, darüber hinaus die Titel einiger nützlicher Nachschlage- werke und Fachzeitschriften enthält, die bei Ihrer täglichen PR- Arbeit hilfreich sein können.

I Handbücher, Sammelwerke, Lexika, Internetseiten

Bentele/Piwinger/Schönborn Kommunikationsmanagement 2. Bd., Loseblattsammlung, Neuwied; Kriftel, 2002 ff. Berlin: Luchterhand, flfd.

Förster, Hans-Peter Texten wir ein Profi Frankfurter Allgemeine Buch, 12. Auflage, 2011

Bentele, Günter/Fröhlich, Romy/Szyszka, Peter Handbuch der Public Relations VS Verlag für Sozialwissenschaften, 2. korrigierte und erweiterete Auflage, 2008

Zerfaß, Ansgar/Pleil Online-PR UVK Verlagsgesellschaft mbH, 1. Auflage, 03-2012

Oeckl, Prof. Dr. Albert Taschenbuch des öffentlichen Lebens Festland Verlag, Bonn

Deutsche Public Relations Gesellschaft e.V. www.dprg.de

Bundesverband deutscher Pressesprecher www.bdp-net.de

II Adressbücher/Verteilerpflege

Kroll – Pressetaschenbücher www.krollshop.de Branchenspezifische Fachpresse/Journalisten und Institutionen, Seefeld/Obb.

Redaktions Adress (Handbuch) www.mediadaten.de – Media-Daten Verlag, Wiesbaden

Zimpel Media-Daten www.zimpel.de – Verlag Dieter Zimpel, Wiesbaden

Redaktionsadressen www.stamm.de – Stamm Verlag GmbH, Essen

Stamm Leitfaden durch Presse und Werbung www.stamm.de – Stamm Verlag GmbH, Essen

III Literatur zum Thema PR

Stephanie Schmidt, Renée Hansen Konzeptionspraxis Eine Einführung für PR- und Kommunikationsfachleute F.A.Z.-Institut GmbH, 2009, 4. aktualisierte Auflage

Fuchs, Wolfgang/Rota, Franco P. Lexikon Public Relations: 500 Begriffe zu Öffentlichkeitsarbeit, Markt- und Unternehmenskommunikation DTV-Beck, 2007

PR-Woerterbuch www.pr-woerterbuch.de

Bentele/Dolderer/Fechner/Seidenglanz Profession Pressesprecher Berlin: Helios Media 2012

Fuchs, Wolfgang/Rota, Franco P. Lexikon Public Relations: 500 Begriffe zu Öffentlichkeitsarbeit, Markt- und Unternehmenskommunikation DTV-Beck, 2007

IV Fachzeitschriften

pr magazin Das Magazin der Kommunikationsbranche Verlag Rommerskirchen GmbH & Co. KG Mainzer Str. 16 – 18, 53424 Remagen-Rolandseck Tel. 0 22 28/931-0, Fax 0 22 28/931-149 www.prmagazin.de

PR Report Haymarket Media GmbH Weidestr. 122a, 22083 Hamburg Tel. 040/6 92 06-0, Fax 040/6 92 06-333 www.prreport.de

Public Relations Forum für Wissenschaft und Praxis Aufgesang Public Relations GmbH GmbH Braunstr. 6a, 30169 Hannover Tel. 05 11/923 999-0, Fax 05 11/923 999-79 www.public-relations-forum.de

Der Journalist Verlag Rommerskirchen GmbH & Co. KG Mainzer Str. 16 – 18, 53424 Remagen-Rolandseck Tel. 0 22 28/931-0, Fax 0 22 28/931-149 www.journalist.de

M Menschen machen Medien Medienpolitische ver.di-Zeitschrift ver.di Paula-Thiede-Ufer 10, 10179 Berlin www.mmm.verdi.de

31

10

32

Messe Düsseldorf GmbH

Postfach 101006 _ 40001 Düsseldorf _ Germany

Tel. +49(0)211/4560-01 _ Fax +49(0)211/4560-668

www.messe-duesseldorf.de